PROCEDIMIENTO QUE SE DESPRENDE DE LA POLÍTICA B6 LÍMITES EN RELACIÓN A LOS GASTOS

1. OBJETIVO

Establecer el tipo de gastos a reembolsar a través de cuentas de gastos, así como los límites para gastos de viaje, autos, representación y anticipos.

2. ALCANCE

Es aplicable a miembros de staff, miembros de Consejo Directivo, Miembros del Comité de Vigilancia y Asociados en general que realicen gastos por cuenta de AFS INTERCULTURA MEXICO, A.C.Todos los gastos deben estar presupuestados. En casos de viajes, deberán estar presupuestados y/o, aprobados previamente en Asamblea o cuenten con un Acta de Consejo que los respalde.

3. RESPONSABILIDADES

El autorizador:

Se asegura de que el personal a su cargo conozca y entienda la política y su procedimiento antes de incurrir en gastos.

Debe revisar cada uno de los gastos realizados y comprobantes presentados, verificar la razonabilidad de los mismos así como el que cumplan con los propósitos de la organización y que sean apropiados y consistentes con la(s) función(es) de trabajo del asociado miembro del Consejo Directivo o miembro del staff que lo elabora.

Debe asegurarse que antes de aprobar el reporte de gastos se hayan realizado todas las correcciones o aclarado las dudas que sean necesarias.

En caso de ausencia o imposibilidad para revisar y autorizar los reportes de gastos de los asociados, miembros del Consejo o miembro del staff que tenga a su cargo, debe delegar oportunamente esta actividad y notificar al departamento de Administración y Contabilidad.

Es responsable de las cuentas contables a las que se esté cargando los gastos que está aprobando.

Con su firma autógrafa y/o electrónica certifica la responsabilidad en la autorización de los gastos reportados e indica que realizó una revisión apropiada considerando que los mismos son correctos y que cumplen con la política de gastos y con el código de ética vigentes.

Para el staff las personas que deben revisar los gastos son:Coordinación de Programas: Coordinación Envío, Coordinación de Hospedaje; así como sus asistentes.Coordinación Escuelas y Visas: Coordinación de Logística y Travel, Administración.Para asociados: El departamento de administración dará la primera autorización.Los Autorizadores facultados serán:Director Nacional: Gastos del Staff y Asociados, con el previo VoBo. del área involucrada.Facultades: Hasta $5,000.00 en Gastos de Viaje y Viáticos a miembros del Staff.Hasta $20,000.00 en Compra de Boletos de Avión por persona.

Tesorero: Gastos de Miembros del Consejo y del Comité de Vigilancia.Facultades: A partir de $5,001.00 en Gastos de Viaje a miembros del Staff o asociados y a partir de $1.00 en adelante a miembros del Consejo y Comité de Vigilancia.A partir de $20,001.00 en compra de Boletos de Avión por persona.

NOTA: Todos los gastos deberán apegarse a lo presupuestado.

RESPONSABLES

Tesorería

Es la responsable de verificar el adecuado cumplimiento a la política y su proceso y está facultada a autorizar cualquier excepción y/o modificación a la misma.

Informa al Consejo Directivo y/o Director Nacional cualquier discrepancia o irregularidad que se presente.

Administración

Revisa que los comprobantes de gastos cumplan con los requisitos contemplados y que los cálculos matemáticos sean correctos.

Dirección Nacional

Es la responsable de verificar el adecuado cumplimiento a la política y su procedimiento y está facultad a autorizar gastos del Staff y/o Asociados hasta por los montos que se le permita.

AsociadoMiembro del ConsejoMiembro del StaffMiembro del Comité de Vigilancia

Es responsable de que los gastos que reporta así como sus soportes evidencien el buen uso que hizo de los recursos sean razonables, que hayan sido con fines del objetivo establecido y cumplan con la política de gastos y con el código de ética.

4. LINEAMIENTOS

Fechas, condiciones y plazos de comprobación, reembolsos de cuentas de gastos

a. Los miembros del staff deberán reportar los gastos realizados dentro de las 48 horas laborables después de haberse realizado el evento.

b. Los miembros del consejo directivo y voluntarios en general, deberán reportar los gastos en un plazo no mayor a 5 días hábiles o antes, siempre y cuando sea dentro del mes corriente.

c. Los gastos en pesos y dólares se reportarán por separado.d. Las Excepciones autorizadas por el Tesorero deberán ser notificadas al

Consejo Directivo.

Todos deberán entregar comprobantes físicos de sus gastos dentro de las fechas y plazos establecidos en el presente documento. En caso de que el día de entrega sea festivo o fin de semana, éste se recorre al día hábil siguiente.En lo referente al mes de Diciembre (cierre fiscal) el departamento de Administración y Contabilidad o la Dirección Nacional, emitirá un comunicado donde establecerá las fechas de entrega de documentación.

e. Las condiciones para la entrega de los comprobantes y reportes de gastos son los siguientes:

El reembolso está sujeto a los siguientes pasos:

Jefe inmediato: Autoriza el gasto y el monto en función a su presupuesto, adicional a las responsabilidades mencionadas en esta política.

Dirección Nacional: Autoriza la razonabilidad del gasto. Tesorero: Autoriza el Gasto del Miembro del Consejo y/o Comité de

Vigilancia. Tesorero: Autoriza o declina la excepción correspondiente y lo

notifica al Consejo Contabilidad y/o Administración: Autoriza el reembolso Todos los comprobantes deben tener requisitado el Formato de

Gastos correspondiente. Se devolverán los Formatos de Gastos que no tengan la

documentación comprobatoria completa, no tengan las firmas correspondientes o en su caso que no cuenten con el soporte mencionado.

Los comprobantes duplicados, que presenten alteraciones (tachaduras y/o enmendaduras) o que contengan gastos que sean considerados como violaciones directas, serán retenidos y se notificará a la Dirección Nacional suspendiendo el pago del reporte de gastos. Posteriormente se reportará a Tesorería esta irregularidad.

Todos los comprobantes deben ser anexados en el reporte correspondiente.

El formato debe tener la firma del solicitante del reembolso y/o comprobación de anticipo así como la de su jefe inmediato.

Todos los reembolsos de cuentas de gastos se pagarán por transferencia electrónica bancaria o cheque.

Es importante señalar que en caso de incumplimiento de los plazos, fechas y/o condiciones de entrega, el pago de la cuenta de gastos se realizará hasta que se cumplan todos y cada uno de los requisitos antes mencionados. No se pagaran los gastos que no cumplan Plazos, Fechas o Requisitos Fiscales.NOTA: En adición a lo anterior no se realizarán pagos parciales es decir todos los soportes deben de cumplir con las condiciones aquí establecidas, para que sea reembolsado la totalidad del reporte. En caso de existir un diferencial a regresar a la organización la persona que recibió el monto será responsable de hacer el depósito a la cuenta de AFS correspondiente y hacer llegar la ficha de depósito para anexarse en la comprobación del gasto.

Conceptos que no se reembolsarán: Gastos de índole personal

Bebidas Alcohólicas Medicamentos Equipo de cómputo Mobiliario y equipo de oficina Películas o Pago por evento en los hoteles de viaje Cualquier tipo de multa, sanción y/o recargos imputables al

asociado/Consejero/Miembro del comité de Vigilancia/Staff Regalos y/o material promocional Cualquier otro gasto que no esté contemplado en éstas políticas.

Requisitos de los comprobantes de gastos:a. Todos los comprobantes expedidos en territorio nacional deben ser originales

y cumplir con los siguientes requisitos:

Impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del RFC de quien expida el comprobante.

Número de folio. Lugar y fecha de expedición. RFC de la compañía a favor de quien se expida (AIM930419 8W8 José Martí

186 bis, Col. Escandón, 11800 México, D.F.) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. Valor unitario en número e importe total en número o en letra. En su caso, el monto de los impuestos que deban trasladarse. Fecha de impresión y datos de identificar del impresor autorizado y; Vigencia del comprobante.

b. En el caso de boletos de avión emitidos en papel, deben anexar el boleto donde se muestra el monto del servicio y todos los impuestos (TUA, IVA, etc.) Para el caso de boletos electrónicos anexar copia del itinerario y el documento original de la travesía emitido por la agencia. Sólo el departamento de Travel y Logística está autorizado para emitir boletos de transporte, los cuales se comprarán:

a. A través de la agencia de viajes, anexando la facturab. Por internet con la tarjeta American Expressc. A través de pago en efectivo en el caso de boletos de autobús. Donde

preferentemente se buscará realizar el pago con tarjeta de AFS:La coordinación de éste departamento será responsable de la mala emisión de los mismos y deberá absorber el costo que se ocasione por errores u omisiones.

c. Cuando un comprobante haya sido extraviado es responsabilidad de la persona que extravió el documento el conseguir con el proveedor del servicio y proporcionar el duplicado del(os) documento(s) perdidos. En caso extraordinario que no se llegase a conseguir el duplicado del documento debe proporcionar copia del estado de cuenta donde refleje el gasto, el cual debe estar firmado de conformidad por el Director Nacional y llenar el anexo correspondiente. El valor del documento extraviado no debe exceder de los siguientes montos: $500 MXN (nacionales) por pago en efectivo y $2,000 MXN (nacionales) por pago con tarjeta. No se autorizará el reembolso por este concepto más de una vez al año y los importes antes mencionados no son acumulativos. Para tal efecto, se realizara un Acta Administrativa con el fin de dejar constancia del hecho y para respaldar la excepción.

Comprobantes Extraviados o PerdidosPago en Efectivo (Carta responsiva por comprobantes extraviados (Efectivo)):

1. Obtener la copia y/o duplicado del comprobante.2. Si no se obtiene la copia y/o duplicado:

El gasto debe ser autorizado por la Dirección Nacional En caso de no cumplir con ninguna de las opciones anteriores no se

reembolsará el gasto.

En aquellos casos en que algún asociado o miembro del Staff sufra un robo o asalto y que con motivo del mismo se hayan extraviado los comprobantes, éstos serán reembolsados únicamente con la autorización de la Dirección Nacional con una copia del acta levantada ante el ministerio público correspondiente. En el caso de miembros del Consejo, el Tesorero otorgara la autorización correspondiente.Gastos de viaje

Llamadas telefónicas:a. El asociado y/o staff puede hacer una llamada a sus familiares por tres días de

estancia cuya duración no exceda de 5 minutos, siempre buscando el menor costo.

b. No se reembolsarán las llamadas telefónicas de hotel por servicio de Internet, ya que éste debe ser realizado en las oficinas o en donde se cuente con servicio de internet gratuito.

Hospedaje, alimentos y transportea. Los importes diarios máximos para gastos de viaje (más impuestos)

NACIONALES serán los siguientes:

Concepto (MXN)

Hospedaje * 800

Alimentos:Desayuno: 150Comida: 150Cena: 150

*Como primera opción se deberá buscar el alojamiento con los voluntarios

b. Los importes diarios para gastos de viaje (más impuestos) AL EXTRANJERO serán los siguientes:

US$50.00 diarios

Debido a que la comprobación de gastos en el extranjero es compleja y no son deducibles, dichas cantidades serán fijas por día, y se buscará entregar todos los comprobantes que sea posible.

c. Tratándose de convenciones, congresos o talleres previamente programados y donde los montos excedan los incisos a) y b) serán considerados como una excepción y deben ser avalados por la Dirección Nacional / Tesorería y autorizados por el Consejo durante la Junta Inmediata anterior con el fin de Aprobar o Declinar el Gasto.

d. Tratándose de un viaje repentino, no programado y en consecuencia, no presupuestado, la excepción deberá autorizarla el Tesorero y 3 miembros del consejo, cumpliendo con ello la mayoría necesaria. Esta excepción únicamente aplica para el Director Nacional quien será el único autorizado para realizar los viajes mencionados en este inciso.

e. Los hoteles ubicados en las zonas fronterizas y turísticas, debe cumplir las condiciones de excepción por lo que deberán ser autorizados previamente.

Consumo en Restaurantesa. Todos los consumos de alimentos deben estar relacionados con las actividades

de la organización para que sean reembolsables. Los asociados deben hacer uso de su buen juicio cuando realicen este tipo de gastos. Está prohibido hacer gastos excesivos o de carácter lujoso ya que no serán reembolsables.

b. En los comprobantes de alimentos se debe indicar en el reverso de la factura el nombre de las personas atendidas, su función/posición, asunto tratado y nombre del comité en su caso, o bien nombre de la Institución que representan.

c. En ningún caso se reembolsarán gastos efectuados en sábados, domingos o días festivos, excepto por haber sido motivados por viajes de los asociados-staff o cuando sean motivados por cuestiones de trabajo.

d. Cualquier gasto por comida en horarios de oficina y fuera de horarios de oficina deben ser autorizados por la Dirección Nacional y/o Tesorero en caso de gastos de miembros del consejo o del comité de vigilancia.

e. Las propinas no deben exceder el 15% del monto del consumo antes de IVA, en caso de q exceder el diferencial no será reembolsable.

f. De los gastos por consumo en restaurantes solo será deducible el porcentaje que indique la ley del ISR vigente. Este requerimiento se cumple cuando están dentro de una franja de 50 Km. a la redonda de la Oficina Nacional. Si son realizados en otros estados de la república y/o en el extranjero, será el 100% deducible, pero hay que observar que se cumpla con los establecidos en la sección Requisitos de los comprobantes de gastos de ésta política.

Boletos de Avióna. Es responsabilidad del asociado-staff reportar todos aquellos boletos de avión

no usados entregando al departamento de Administración-Contabilidad copia del mismo.Cualquier costo derivado de un cambio de boleto, deberá pagarlo el beneficiario del mismo; para excepciones, deberá ser autorizado por la Dirección Nacional y/o Tesorero cuando el gasto sea realizado por un miembro del consejo o comité de vigilancia, previo sustento.

b. Cuando el empleado-asociado no entregue el comprobante de vuelo, debe solicitar copia y/o scanner del pase de abordar para anexarlo a su reporte.

c. Los viajes en “business class” no están autorizados.d. En todos los casos al adquirir el boleto de avión se tendrá que hacer con la

tarifa aérea más baja disponible.e. Los reembolsos, descuentos u otras formas de beneficios, excluyendo el

beneficio “Viajero Frecuente”, resultado de los viajes de “negocios” de AFS deben ser reembolsados a la misma. El asociado puede reembolsarlo por medio de depósito a la cuenta bancaria de la organización.

Gastos de Representacióna. Estos deben ser pre-autorizados invariablemente por Tesorería, debiendo

presentarse un reporte de manera individual sin mezclarse con otro tipo de gasto propio del Miembro del Consejo o Dirección Nacional y deberá justificarse plenamente el beneficio que tiene dicho gasto para la organización.

b. El importe deberá estar presupuestado.c. Solo podrán Autorizarse Gastos de Representación a Miembros del Consejo

y/o Director Nacional.

Gastos de Viaje o entretenimiento por Estímulos

Cuando el gasto de viaje se realice para estimular a los asociados (ej. Voluntario del Año) o miembros del Staff, se seguirán las mismas políticas de gastos detalladas en la presente norma. El autorizador deberá asegurarse previamente de que el gasto por este rubro se encuentre previsto en el presupuesto.

Anticiposa. Los anticipos solo se otorgarán cuando sean solicitados por medio del formato

correspondiente con 48 hrs. de anticipación.b. Todo anticipo mayor a MXN $2,000.00 o su equivalente en moneda extranjera,

el solicitante debe describir a detalle el destino de los fondos otorgados.c. Cuando el anticipo otorgado se use para comprar moneda extranjera, debe

hacerlo en una institución financiera y/o casa de cambio donde tendrá que solicitar un comprobante que indique el monto de moneda extranjera que adquirió, el tipo de cambio utilizado en la transacción y en su caso los cargos cobrados por el mismo. De no cumplir con estos requisitos la Asociación determinará el tipo de cambio vigente al día de la comprobación y/o el saldo a favor a pagar del asociado.

d. Todos los empleados que hayan recibido anticipos, deben comprobar en el reporte de gastos inmediato siguiente dicho anticipo. En caso contrario se les aplicará el descuento vía nómina y no podrán solicitar un nuevo anticipo.

e. Los saldos a favor de los empleados-asociados, serán liquidados en moneda nacional; en caso de que sea en moneda extranjera se pagará en su equivalente con base al estado de cuenta y/o documentos comprobatorios. Si no se cuenta con dicha información se usara el tipo de cambio vigente al momento del pago.

f. Los anticipos a Miembros del Consejo o del comité de Vigilancia, deberán ser autorizados por el Responsable de Tesorería independientemente del monto; para ello, el Consejero deberá presentar un informe de justificación del gasto a realizar, el cual será evaluado por el Tesorero y autorizado o declinado de acuerdo a sus facultades.

g. Los anticipos a empleados y/o asociados deberán ser autorizados por el Director Nacional con el VoBo. del área correspondiente (Envío-Hospedaje-Desarrollo Voluntario, Administración, etc).

Gastos de automóvil

a. Cuando el traslado se realice en el vehículo particular del empleado o asociado se cubrirán gastos de gasolina y casetas de peaje.GASOLINA: Se pagarán $2.00 MXN por kilómetro recorrido, lo cual incluye gasolina y desgaste del auto. Se deberá anexar factura del consumo de gasolina pagado con tarjeta de débito y/o crédito.PEAJE: Se pagarán las casetas incluidas en el recorrido contra comprobante de las mismas. Cuando sea posible el peaje deberá ser pagado con tarjeta IAVE o VIA PASS, según aplique.

Gastos de estacionamientoSólo se reembolsarán los gastos de estacionamientos relacionados con una diligencia de trabajo. No se reembolsarán pensiones ni gastos en sábados, domingos o días festivos, con excepción de que se realicen por una diligencia de trabajo.

Gastos Extraordinarios, Prestamos o Erogaciones de emergencia o no presupuestados

En caso de incurrir en Gastos Extraordinarios, o Prestamos o Erogaciones de emergencia o no presupuestados, estos deberán ser autorizados por la Dirección Nacional y el consejo Directivo en funciones, adjuntando una memoria correspondiente y haciéndosela llegar de inmediato al Comité de Vigilancia.

Reunión Nacional y capacitaciones

Estos eventos deberán siempre estar limitados por el presupuesto aprobado en Asamblea Nacional, de forma que puede ser que en ocasiones el monto del hospedaje y los alimentos exceda lo establecido en los gastos autorizados para viáticos. El ofrecer bebidas alcohólicas en éste tipo de eventos deberá estar autorizado por el Tesorero, siendo dicho gasto razonable en relación al número de personas. De igual manera si se realiza algún evento para los voluntarios en donde se contrate el servicio de música, éste deberá estar autorizado por el Tesorero. En ningún caso se autorizará un gasto excedente al presupuesto, salvo autorización expresa del consejo en pleno exponiendo la razón.

5. SANCIONES

a) El incumplimiento a la política y su procedimiento serán motivo de sanciones económicas hasta por el monto de lo no comprobado y si así

lo considera la Dirección Nacional y Miembros del Consejo Directivo mediante el acta correspondiente, podrá ser causal de separación del cargo tanto para Consejeros, Voluntarios, Miembros del Comité de vigilancia como Staff.

b) Sera causal de separación del cargo de Consejeros y Staff, el utilizar recursos de la organización sin estar soportados por un acta de Asamblea General o de Consejo Directivo. Si los recursos son para uso particular o que no se pueda demostrar que se utilizaron en favor de la organización serán también motivos de separación del cargo si así lo considera el Consejo Directivo mediante el Acta correspondiente.

c) En caso de no comprobar los gastos dentro de los 30 días de haberlo efectuado, no se reembolsara el gasto.

d) En caso de no comprobar el Anticipo dentro de 30 días de haberse otorgado, será considerado como un Préstamo y se deberá liquidar la totalidad del adeudo.

En todos los casos se elaborara el Acta Administrativa correspondiente para dejar constancia y se informara al Consejo y Comité de Vigilancia.El consejo Directivo será el responsable de Autorizar la Separación del Cargo al Voluntario, Consejero o Miembro del Comité de Vigilancia que haya incumplido la presente política de acuerdo a la gravedad del hecho.La Dirección Nacional será la responsable de Autorizar la Separación del Cargo al Miembro del Staff que haya incumplido la presente política de acuerdo a la gravedad del hecho.

La no observancia, desacato u omisión en las limitaciones señaladas a los autorizadores facultados como son TESORERIA y DIRECCION NACIONAL, los responsabiliza y se aplicaran las sanciones mencionadas en este capítulo.

6. TRANSITORIOS

Cualquier situación no prevista, será analizada y resuelta mediante el voto unánime de los miembros del Consejo Directivo a propuesta de la Dirección Nacional.