b Sistema de Caja y Bancos[1] - SICA

CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala

Sistema de Caja y Bancos PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional Consultoría a corto plazo – abril 2009

LIC. OSKAR ARROYO D.

CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala 1

Tabla de Contenido 2. Políticas y Procedimientos ....................................................................................... 2

a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos ....................................................... 2 b) Manejo de los Fondos de Caja Chica .............................................................. 3 c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas .................................. 4 d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en

Internet .................................................................................................................. 4 e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher ....................................... 5

i) Emisión de Cheques Voucher ........................................................................... 5 ii) Procedimiento General para la Emisión de Cheques ................................... 5 iii) Custodia de los Cheques NO cobrados .......................................................... 6 iv) Emisión de Cheques a Empleados y Funcionarios ....................................... 7 v) Del Archivo de los Cheques Voucher ............................................................. 8

f) Transferencias Bancarias .................................................................................. 8 g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) ......................................................... 8 h) Conciliaciones Bancarias ................................................................................... 8 i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al Valor

Agregado ............................................................................................................ 10 j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos ...................................................... 10 k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC ........................ 11

3. Glosario de Términos ............................................................................................. 11 4.1 Firmas Registradas: ............................................................................................... 11 4.2 Fondo de Caja Chica: ............................................................................................. 11 4.3 Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA): .................... 11

4. Diagramas de Flujos ............................................................................................... 12 4.1 Simbología Utilizada en los Flujogramas ...................................................... 12 4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos de

Caja Chica .......................................................................................................... 13 4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidación de Anticipos ......................... 14 4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos ........................................ 15 4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica ...... 16 4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias ............. 17 4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las Cuentas

Bancarias ............................................................................................................ 19 4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisión, Registro y Custodia de

Cheques Voucher .............................................................................................. 20 4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria ........................... 23 4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas ................................... 25 4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias ........................ 26 4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneración del

Impuesto al Valor Agregado (IVA) .................................................................. 27


1. Alcance y Control Este Sistema contiene las políticas y los flujogramas de procedimientos descritos a continuación:

a) Fondo y Arqueos de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos b) Manejo de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos

c) Apertura de Cuentas Bancarias, Registro de Firmas y su Flujograma

d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet e) Custodia, Emisión y Archivo de Cheques Voucher y sus flujogramas

• De la Custodia de los Voucher en Blanco • De la Emisión en general • Emisión de Cheques Voucher a Empleados y Funcionarios • Archivo de Cheques Voucher

f) Transferencias Bancarias y su Flujograma de Procedimientos g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) y su Flujograma de Procedimientos

h) Conciliaciones Bancarias y su Flujograma de Procedimientos

i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al Valor

Agregado Flujogramas de Procedimientos

j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos 2. Políticas y Procedimientos

a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos

• Se establece un fondo de caja chica para cubrir gastos menores del CEPREDENAC y de los proyectos que administra, por un valor de Q 2,000.00 y en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica por un valor de US$ 2,000.00. Los gastos cubiertos con el fondo de caja chica deben ser hasta por un monto máximo de Q 350.00 o US$ 300.00, dependiendo de la moneda que se utilice.

• Para pagos mayores a estos valores debe emitirse un cheque utilizando el

procedimiento establecido en el Sistema de Bancos y de Cuentas por Pagar.

• Todo desembolso de caja chica deberá ser aprobado por el Administrador (a) del CEPREDENAC.


• El Técnico (a) Financiero (a) deberá efectuar arqueos sorpresivos al fondo de caja chica por lo menos una vez al mes, con el objetivo de tener certeza de la utilización adecuada y de la documentación de los gastos utilizando el fondo de caja chica.

b) Manejo de los Fondos de Caja Chica

• Por los desembolsos de caja chica que aún no cuenten con la documentación

de soporte correspondiente (anticipos entregados), el funcionario deberá firmar un vale de caja chica por el efectivo que recibe (Anexo 1). El anticipo otorgado debe ser liquidado con la documentación correspondiente en un período máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la finalización de la actividad en la que se utilizaron los fondos, o de que se haya realizado el gasto correspondiente.

• El empleado o funcionario que haya recibido anticipos de caja chica y que

dentro del plazo establecido no los haya liquidado, se le descontará dicho anticipo de sus honorarios o de su salario. Dicho descuento será reintegrado cinco (5) días después de que el empleado o funcionario haya liquidado satisfactoriamente el anticipo.

• Los documentos que soporten gastos pagados con el fondo de caja chica,

deben presentarse en original (no fotocopias) y consignar un sello con la frase “Pagado con Caja Chica”, además debe contener la fecha de pago y número del cheque de reembolso del fondo de caja chica.

• Las solicitudes de reembolso de caja chica deben ser elaboradas y presentadas cuando el encargado (a) haya utilizado el 50% monto establecido del fondo, con el objetivo de contar siempre con disponibilidad de efectivo.

• La Liquidación de fondos de caja chica debe mostrar como mínimo, la

siguiente información por cada gasto realizado (Anexo 2): o Fecha de factura o Número de factura o Nombre del proveedor o Descripción del gasto o Monto neto del gasto (sin incluir impuestos) o Número de cuenta contable o Descripción de cuenta contable

• Al final de cada mes el (la) encargado (a) del fondo de caja chica deberá

presentar solicitud de reembolso por el monto utilizado, aún cuando el mismo sea menor al 50% del monto establecido del fondo, con el objetivo de contabilizar los gastos en el mes en que se realizaron.

• En el mes de diciembre de cada año se debe liquidar el fondo de caja chica en

su totalidad, y proceder a su apertura en el mes de enero del siguiente año. Esta disposición aplica únicamente para las cajas chicas correspondientes al Programa Regular.


c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas

• Cada proyecto debe contar como mínimo con dos cuentas bancarias, una cuenta en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$) y otra cuenta en Quetzales (Q). Cuando la entidad cooperante lo requiera o a conveniencia del CEPREDENAC, se podrá aperturar una cuenta bancaria en euros (€).

• Se deberán registrar firmas mancomunadas para la emisión de cheques

voucher y como mínimo deberán ser dos (2) firmantes.

• En todas las cuentas bancarias aperturadas a nombre del CEPREDENAC o de los proyectos que administra, deberá ser registrada la firma del Secretario Ejecutivo, quien debe firmar en cada uno de los cheques que se emitan.

• Las personas que deben tener firma registrada en las cuentas bancarias son:

• Secretario (a) Ejecutivo (a) (persona que firma en todos los cheques emitidos).

• Director (a) de Cooperación Internacional (firma en cheques de honorarios y transferencias).

• Administrador (a) (firma en todos los cheques excepto los de honorarios y transferencias).

En casos de ausencia del Director (a) de Cooperación Internacional o bien del Administrador (a), si surge un pago de suma urgencia, uno (una) podrá sustituir al otro (a).

Para proyectos en donde las firmas registradas para la emisión de cheques en las cuentas bancarias son mancomunadas entre un funcionario del CEPREDENAC y un representante de la entidad cooperante, el que deberá tener la firma registrada por parte del CEPREDENAC será el Secretario Ejecutivo.

d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet

Al momento de aperturar una cuenta bancaria, el Director (a) Financiero (a) y el Secretario (a) Ejecutivo (a), solicitarán a la institución bancaria la habilitación de una clave de acceso para consultas y transacciones de la cuenta bancaria, utilizando el sistema de banca en línea. El Director (a) Financiero (a), podrá solicitar una clave de acceso para el Coordinador (a) del Proyecto, si el caso lo amerita. Estas claves de acceso deberán autorizar únicamente a realizar consultas e impresión de estados de cuenta bancarios. Es responsabilidad de los empleados y funcionarios del CEPREDENAC el adecuado uso que le den a las claves de acceso de cuentas bancarias que les sean habilitados. Al momento en que una de las personas con clave de acceso habilitado deje de laborar para el CEPREDENAC, es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) la elaboración de una carta dirigida a la institución bancaria solicitando la


cancelación de dicha clave de acceso, esto con el objetivo de prevenir el mal uso de la misma. e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher

i) Emisión de Cheques Voucher

• Todos los cheques voucher (Anexo 3) serán emitidos por el Auxiliar Contable y

deben contar con la documentación de respaldo correspondiente, para el pago a proveedores se deben adjuntar adicionalmente, los documentos generados en los procedimientos indicados en el manual de Compras (Sección 3, Inciso g) Políticas Generales, Numeral 3). Los documentos que deben adjuntar a cada uno de los cheques , según el origen del pago son:

Pago a Proveedores:

Factura original Cotizaciones realizadas Orden de compra Contrato de servicios (si aplica)

Pagos a Funcionarios:

• Factura original (si aplica) • Informe de actividades • Contrato de trabajo

ii) Procedimiento General para la Emisión de Cheques El procedimiento para la emisión de cheques para pago a proveedores es el siguiente: 1) La Recepcionista recibe la factura del proveedor y emite contraseña de

pago. 2) Traslada la factura al Administrador (a) para autorización del pago.

3) La Recepcionista hace solicitud del cheque y reúne documentación de

soporte.

4) Traslada la documentación al Contador (a) General para revisión y elaboración de la partida de diario.

5) El Contador (a) General elabora la partida de diario correspondiente,

traslada la documentación al Auxiliar Contable para la emisión del cheque y Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (Anexo 5).

6) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher elaborado, la constancia de

exención y la documentación de soporte a el Técnico (a) Financiero (a) para su revisión y aprobación.


7) Al estar aprobado el cheque voucher el Técnico (a) Financiero (a) lo traslada al Asistente Contable para continuar el proceso.

8) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher a los funcionarios con firma

autorizada en las cuentas bancarias para consignar la firma correspondiente.

9) Luego se traslada el cheque firmado a la Recepcionista para que sea

entregado a los beneficiarios.

• Para los cheques voucher emitidos por la cancelación de honorarios a funcionarios del CEPREDENAC debe adjuntarse como respaldo el informe de actividades elaborado por el funcionario o empleado con el visto bueno correspondiente y la factura (si es funcionario local) o recibo (si es funcionario y/o consultor extranjero), también debe adjuntar copia del contrato de trabajo firmado entre el CEPREDENAC y el funcionario.

• Previo al traslado del cheque a los funcionarios con firma autorizada, el Técnico

(a) Financiero (a) debe revisar y aprobar la documentación de soporte y firmará el cheque voucher para dejar evidencia del procedimiento realizado.

• La documentación de soporte del cheque voucher deberá ser revisada por el

Técnico (a) Financiero (a) antes de la emisión del cheque voucher respectivo.

• Posterior a la revisión y aprobación los cheques voucher, deben ser trasladados adjuntando la documentación de soporte correspondiente, a los funcionarios que tienen firma registrada para la emisión de cheques. Para tal efecto se debe de tomar en cuenta lo indicado en el inciso c) de este manual (Apertura de cuentas bancarias y registro de firmas).

• Queda terminantemente prohibido la firma de cheques voucher en blanco.

• Todos los cheques deberán de consignar la frase “No Negociable”.

• Queda terminantemente prohibido la emisión de cheques voucher al

portador.

iii) Custodia de los Cheques NO cobrados

• Los cheques con las firmas de autorizado, deberán ser trasladados a la Recepcionista, quien será la persona encargada de la entrega de los cheques a los beneficiarios. Los cheques que no sean cobrados en el horario establecido deberán ser entregados a el Director (a) Financiero (a) para su almacenamiento en la caja fuerte.

• Se establece que los días y horario para pagos a proveedores de bienes y

servicios serán los viernes de 14:00 a 17:00 horas.

• Si el beneficiario no se presenta a las instalaciones del CEPREDENAC a recoger el cheque por el período de 6 meses desde la emisión, el cheque debe ser trasladado con nota justificativa emitida por la encargada de entrega de los cheques, a el Director (a) Financiero (a) para su anulación tanto en el sistema


como física, la cual deberá ser realizada por el Contador (a) General.

• Los cheques voucher que se elaboren con errores, deberán ser anulados físicamente y en el sistema inmediatamente por el Contador (a) General y archivados en el correlativo de cheques voucher emitidos.

• Al momento en que el beneficiario se presenta a recoger el cheque voucher debe:

• Firmar de conformidad al recibir el cheque. • Cancelar la factura correspondiente indicando la fecha de recepción del

pago.

• O emitir el recibo de caja correspondiente cuando se trate de factura cambiaria.

• Entregar la contraseña de pago emitida por el CEPREDENAC.

• Luego de la entrega de los cheques, la documentación deberá ser trasladada al

Asistente Contable para el archivo correspondiente. (firmando el control de recepción de documentos).

iv) Emisión de Cheques a Empleados y Funcionarios

• Los cheques para pago de honorarios a funcionarios y empleados del

CEPREDENAC, deberán ser emitidos el penúltimo día hábil de cada mes. Dichos cheques deberán ser elaborados por el Auxiliar Contable y cumplir con el proceso de revisión y aprobación establecido para el pago a proveedores (Sección e) de este manual).

• La documentación requerida consistirá en el reporte de actividades del

funcionario, el cual comprenderá las actividades del día 21 del mes anterior al día 20 del mes en curso. Salvo los casos cuando en el contrato de trabajo se especifiquen otras condiciones. El reporte de actividades debe ser entregado al Auxiliar Contable a más tardar el día 25 de cada mes. Los informes de actividades deberán estar firmados por el jefe inmediato superior de cada empleado. (Ejemplo: personal de proyectos serán evaluados por los coordinadores (as) de proyectos, y los coordinadores (as) de proyectos serán evaluados por el Secretario Ejecutivo). Al momento en que un empleado inicie relaciones laborales con el CEPREDENAC, se deberá elaborar un plan de trabajo durante el período que dure el contrato, por lo que mensualmente se deberá comparar el informe de actividades con el plan de trabajo elaborado al inicio de la relación laboral.

• A los funcionarios y/ó empleados que no han liquidado oportunamente

anticipos recibidos para gastos diversos se les realizará el descuento correspondiente del pago de sus honorarios. Se les reintegrará el monto retenido cinco días después que realicen la liquidación respectiva (Ver normativa en el manual de Cuentas por Cobrar en Sección d), Anticipos a Funcionarios para Realización de Actividades).


v) Del Archivo de los Cheques Voucher

• Todos los cheques emitidos y cobrados por los beneficiarios deberán ser archivados y ordenados por número correlativo, por fecha de emisión (días, meses, años), así como por proyectos y cuentas bancarias.

• La custodia y responsabilidad de los cheques voucher en blanco estará a

cargo del Director (a) Financiero (a) de la entidad. En tanto los cheques voucher emitidos y anulados estarán bajo la responsabilidad del Auxiliar Contable y de el Contador (a) General.

f) Transferencias Bancarias

• Únicamente el Director Financiero (a) y el Contador (a) General de la entidad

están autorizados (as) para la realización de transferencias bancarias. Ya sea entre cuentas bancarias de la institución o para la realización de pagos por concepto de anticipos o contrapartidas a entidades relacionadas con el CEPREDENAC. Dichas transferencias deberán contar con la firma de visto bueno del Secretario Ejecutivo del CEPREDENAC.

g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera)

• Para las operaciones en moneda extranjera, se aplicará el tipo de cambio establecido por el banco al momento de realizar las transferencias bancarias correspondientes.

• No se manejará diferencial cambiario (derivado de negociación de divisas).

h) Conciliaciones Bancarias

• Se deben elaborar conciliaciones bancarias por todas las cuentas aperturazas (activas) a nombre del CEPREDENAC y de los proyectos que administra, a más tardar el día 10 del mes siguiente al que se concilia. Los estados de cuenta correspondientes deben ser impresos utilizando el servicio en línea bancario el primer día hábil del mes (Anexo 6).

• Al momento de recibir los estados de cuenta bancarios originales del banco, se

deben sustituir los estados de cuenta impresos utilizando el servicio en línea ofrecido por el banco, verificando que no existan diferencias entre los mismos, en caso de que las hubiese deben ser reportadas.

• El saldo del banco mostrado en las conciliaciones bancarias debe coincidir con

el saldo mostrado en los estados de cuenta recibidos del banco.

• Debido a que los estados financieros se presentan en US$ dólares, el tipo de cambio que se debe utilizar para re-expresar la moneda local (Quetzales) a US$ dólares deberá ser el tipo de cambio que proporciona el banco al


momento de efectuar las transferencias bancarias de US$ dólares a quetzales.

• Los cheques en circulación con períodos de 6 meses o más deberán anularse y registrarse en una cuenta pendiente de pago al beneficiario del cheque voucher.


i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al Valor Agregado

• Estas se emitirán únicamente por los gastos que realice el CEPREDENAC en

el giro normal de sus operaciones y únicamente por los fondos que administra.

• Queda terminantemente prohibido emitir constancias de exención por gastos personales de funcionarios del CEPREDENAC. Como ejemplo de estos gastos se mencionan los pagos de seguros de dependientes del personal que labora para el CEPREDENAC, excepto aquellos funcionarios que en sus contratos se exprese lo contrario.

• Se deben emitir constancias de exención de IVA en todas las compras de

bienes o servicios que se adquieran por montos iguales o mayores a Q 400.00.

• Las constancias de exención de IVA deben ser custodiadas por el Auxiliar Contable del CEPREDENAC quien es responsable del correcto uso de las mismas.

• Trimestralmente se debe enviar al Ministerio de Relaciones Exteriores un informe de todas las constancias de exención emitidas durante el trimestre calendario, este reporte deberá ser elaborado por el Auxiliar Contable y con el visto bueno del Contador (a) General (Anexo 7).

j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos

• Es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) y el Técnico (a) Financiero (a) del CEPREDENAC, establecer los controles necesarios que permitan detectar de forma oportuna posibles fraudes e irregularidades en el manejo de los fondos del Programa Regular y los fondos de los Proyectos que administra el CEPREDENAC.

• Al momento en que se establezca o determine que algún Funcionario o

Empleado del CEPREDENAC está haciendo uso indebido de los fondos a su cargo, se deberá realizar el procedimiento siguiente:

1) Se deberá citar al Funcionario o Empleado y se le solicitará la documentación bajo su responsabilidad.

2) El Técnico (a) Financiero (a) en presencia de el Director (a) Financiero (a),

deberá realizar un arqueo de la documentación y establecer la razonabilidad de los mismos.

3) Si se determina que efectivamente existen irregularidades en el manejo de

fondos por parte del Funcionario o Empleado, se deberá informar al Administrador (a) para que proceda a elaborar el Acta Administrativa.

4) A partir de ese momento el Funcionario o Empleado involucrado en el manejo irregular de fondos, quedará inhabilitado para ejercer sus funciones.

5) Temporalmente y mientras se aclare la situación, al Contador (a) General

custodiará la documentación recibida del empleado.


6) Si el monto de la irregularidad detectada es mayor a US$ 5,000, se deberá

contratar los servicios de una firma de auditoría externa para la revisión del fraude, de lo contrario bastará con la revisión realizada por el Técnico (a) Financiero (a) para determinar y certificar el monto de la irregularidad.

7) Después de realizar las investigaciones y procedimientos de verificación de la

documentación, y se determina que el Funcionario o Empleado efectivamente incurrió en irregularidades en el manejo de los fondos, a partir de ese momento finalizará su relación laboral con el CEPREDENAC, así mismo el Administrador (a) deberá realizar los procesos penales y administrativos ante las autoridades competentes para la recuperación del monto no utilizado para los fines del CEPREDENAC.

8) Si el empleado aclara todas las dudas surgidas, inmediatamente retornará a

sus actividades ordinarias.

k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC

• Para todo funcionario o empleado que como parte de sus funciones se establezca el uso y manejo de efectivo se debe adquirir una fianza de fidelidad, esto con el objetivo de que al momento en que se detecten fraudes e irregularidades que involucren al funcionario, el CEPREDENAC pueda ejecutar la fianza (el costo de la fianza correrá a cargo del funcionario).

3. Glosario de Términos 4.1 Firmas Registradas: Son las firmas registradas ante el banco y aceptadas por

este para pago de los cheques emitidos. 4.2 Fondo de Caja Chica: Efectivo disponible para cubrir gastos menores del

CEPREDENAC y de los proyectos que administra. 4.3 Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA): Documento

que se extiende a los proveedores de bienes y servicios para cubrir el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA), debido a que el CEPREDENAC es una entidad exenta del pago de dicho impuesto.


4. Diagramas de Flujos 4.1 Simbología Utilizada en los Flujogramas

Símbolo Descripción

Inicio / FinalDetermina el inicio o final de una operación.

Proceso

Almacenamiento / ArchivoAlmacenamiento en archivos especiales dedocumentos o en el sistema de cómputo.

DocumentoTodo documento preimpreso o impreso

DecisiónIndica una decisión sobre una actividado proceso.

Se utiliza para describir una actividad, unproceso o verificación realizados.


4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a),Técnico(a) Financiero(a),Contador(a) General,Auxiliar Contable,Administrador(a),Coordinador(a) ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1

Responsable Flujograma Descripción

1)

Administración 2)

Personal CEPREDENAC 3)Personal Proyectos

Encargado (a) de Caja Chica 4)

5)Técnico (a) Financiero (a)

6)

Encargado (a) de Caja Chica

7) Se entrega la cantidad solicitada por el personal

Encargado (a) de Caja Chica



10) Fin del proceso

Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__

Vo. Bo. Administrador (a)

Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)

Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)

Vo. Bo. Consejo de Representantes

Archiva el vale debidamente firmado por el empleado a la espera de suliquidación

Revisa y aprueba la solicitud de los fondos por parte del personal

Se crea un fondo de caja chica para cubrir gastos menores delprograma regular y de los proyectos que se administra elCEPREDENAC.

La administración designará a la persona encargada del manejo de cajachica

Llenan una solicitud para solicitar que se les asigne cierta cantidad deefectivo para cubrir gastos menores.

Recibe la solicitud y la traslada a el (la) Técnico (a) Financiero (a) parasu revisión y aprobación

Después de aprobada la solicitud se traslada a el (la) encargado (a) deCaja Chica

El empleado o funcionario recibe el efectivo y firma el vale que amparala misma (Anexo 1)

Inicio

Solicitud

Aprobación

Entrega de dinero solicitado

Archivo

Fin

Persona encargada



Firma de vale


4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidación de Anticipos Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1


Empleado o Funcionario 1)


NoEncargado (a) de Caja Chica 3)

Si

4)Encargado (a) de Caja Chica

Encargado (a) de Caja Chica 5) Archiva la documentación de soporte

6) Finaliza el proceso






Anula el vale que amparaba los anticipos de caja chica al funcionario yadjunta la documentación recibida como parte del fondo de caja chica.

Aprueba los documentos que se adjuntan como liquidación de cajachica o de lo contrario los traslada nuevamente a la personaresponsable.

Se presenta a liquidar el anticipo otorgado utilizando fondos de cajachica.

Verifica que la documentación que se adjunta cumpla con los requisitosestablecidos en manual de compras (Sección g), Políticas Generales).

Inicio

Revisión

Aceptación

Arribo

Fin

Se anula el vale


4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador(a) de proyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1


Personal Cepredenac 1)Personal Proyectos

Personal Cepredenac 2)Personal Proyectos



Encargado (a) de Caja Chica 5) Se entrega la cantidad solicitada por el personal .


7) Fin del proceso.






Revisa la documentación, que este a nombre de CEPREDENAC con elNIT correcto y que el gasto este aprobado por el (la) Administrador (a) opor el (la) Coordinador (a) del proyecto según sea el caso.

Revisa y aprueba la documentación de los fondos por parte delpersonal.

Se presentan con el (la) encargado (a) de Caja Chica para la liquidación de gastos realizados, utilizando fondos propiedad del empleado.

Archiva la documentación para soportar la liquidación de caja chica.

El personal entrega a el (la) encargado (a) de Caja Chica ladocumentación que solicita ser liquidada.

Aprobación


Archivo

Fin

Inicio

Documentación de soporte

Revisión de documentación


4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1





Encargado (a) de Caja Chica 4) Revisará y aprobará la liquidación y solicitud de reintegro.


Técnico (a) Financiero (a) 6)

Auxiliar Contable 7)

Auxiliar Contable 8) Archivo de documentos.

9) Fin del proceso.






Elaborará solicitud de emisión de cheque para reintegro de caja chica.

Elaborará cheque de reintegro de caja chica (Ver Sección e), Emisión,Custodia y Archivo de Cheques Voucher).

Al momento de que se agoten los fondos asignados para caja chica, sedeberá solicitar el reintegro de la misma.

Deberá solicitar el reintegro de caja chica utilizando el formatoestablecido (Anexo 2).

Deberá trasladar esta solicitud de reintegro a el (la) Administrador (a)para su revisión.

Revisará y aprobará la documentación que ampara la solicitud dereintegro de caja chica.

Inicio

Reintegro de caja chica

Traslado

Revisión

Solicitud de cheque

Revisión de documentación

Elaboración de cheque

Archivo

Fin


4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2

Responsable Flujograma

1)

2)

Administración 3)Departamento Financiero

4)Bancos del Sistema

Bancos del Sistema 5) Se cumplen con todos los requisitos establecidos por el banco

No6) La entidad bancaria autoriza la apertura de las cuentas bancarias.

Bancos del Sistema

Si

7)Contador (a) General

Contador (a) General 8)

No9)

Técnico (a) Financiero (a)

Si

Revisa la póliza de diario, si no cumple con los procedimientosestablecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) General para sucorrección. Si el documento es correcto continúa el proceso.

Descripción

El proceso inicia al momento en que se firman los convenios con lasentidades donantes y el CEPREDENAC.

Por políticas internas del CEPREDENAC cada proyecto administradodeberá contar con una cuenta bancaria en US$ dólares, una en monedalocal (Quetzales) y una en Euros (€).

La administración conjuntamente con la Dirección Financiera Contableson los encargados de cumplir con los requisitos solicitados por lasinstituciones bancarias para la apertura de las cuentas bancarias.

El Banco del sistema designado será el que reciba la papelería y efectuará los trámites necesarios para la apertura de las cuentas bancarias.

(Se debe de tomar en cuenta que las firmas registradas deberán ser delos siguientes funcionarios: Secretario Ejecutivo, Director (a) deCooperación Internacional y el (la) Administrador (a)).

El (la) Contador (a) General después de realizar los procesos anteriores,deberá de elaborar la partida de diario para el registro de la cuentacontable en la contabilidad del proyecto o programa regular.

Se traslada la póliza de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para surevisión y aprobación.

Inicio

Políticas internas

Requisitos

Aprobación

Elaboración de Póliza de diario.

Revisión y aprobación

Verificación

El banco recibe papelería

Traslado

1


Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Financiero (a), Contador (a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de proyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2


Contador (a) General 10) Se contabilizan las pólizas de diario elaboradas.

Contador (a) General 11) Se archivan las pólizas contables.

12) Finaliza el proceso.






Descripción

Contabilización de pólizas de

diario

Archivo

Fin

1


4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las Cuentas Bancarias Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/1


1)

Director (a) Financiero (a)

2)

3)Banco del Sistema

4)Banco del Sistema

Director (a) Financiero (a) 5)

6) Fin del proceso






Deberá guardarse las claves de acceso a las cuentas bancarias en unacaja fuerte bajo llave, en la que únicamente tendrán acceso el Secretario(a) Ejecutivo (a) y el (la) Director (a) Financiero (a).

El proceso inicial al momento en que se apertura una cuenta bancaria anombre del CEPREDENAC o de los proyectos que administra.

El banco en donde se aperturó la cuenta bancaria deberá proceder con eltrámite de otorgamiento de las claves de acceso de las cuentas bancarias.

El (la) Director (a) Financiero (a), deberá solicitar al banco en la que seaperturó la cuenta bancaria, el acceso a través de internet a estascuentas. La solicitud deberá ser por medio de carta proporcionada por elbanco para el efecto.

El banco en donde se aperturó la cuenta bancaria, designará la forma enla cual se asigne la clave de acceso a dicha cuenta. Unicamente elSecretario (a) Ejecutivo (a), el (la) Director (a) Financiero (a) y el (la)Contador (a) General del CEPREDENAC, tendrán acceso a las clavespara el manejo de las cuentas bancarias.

Descripción

Inicio

Claves de Acceso

El banco recibe papelería

Claves de Acceso

Archivo

Fin


4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisión, Registro y Custodia de Cheques Voucher

Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


1)

Secretaria Recepcionista 2)

3)Secretaria Recepcionista

No

Administrador (a) 4)

Si

Administrador (a) 5)


Secretaria Recepcionista 7) La Secretaria traslada a el (la) Contador (a) la solicitud decheque y la documentación de soporte para su revisión.

Descripción

La emisión de los cheques se originan por las siguientesrazones: pago a proveedores por compra de bienes ysuministros, pago de honorarios por servicios prestados,anticipos otorgados a funcionarios y empleados delCEPREDENAC, reintegro de caja chica, pagos a contrapartidaspor convenios suscritos.

El (la) Administrador (a) verificará que la factura cumpla con losrequisitos necesarios, que el producto o servicio se hayarecibido satisfactoriamente, procederá a autorizar el pago de lafactura.

La Secretaria elabora la solicitud del cheque y prepara ladocumentación de soporte necesarias (Ver Manual de Compras,Sección g) Políticas Generales, Numeral 3).

La Secretaria Recepcionista recibe la factura del proveedor yemite la contraseña de pago (Anexo 4).

Traslada la factura recibida del proveedor a el (la) Administrador(a) para la aprobación del pago.

Traslada la factura del proveedor a la Secretaria Recepcionista.

Inicio

Contraseña de pago

Autorización

Traslado

Traslado

2

Solicitud de cheque y documentación de

soporte

Traslado


Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2





Auxilar Contable 11)

NO12)

Técnico (a) Financiero (a)

SI

13)Técnico (a) Financiero (a)

Descripción

El (la) Contador (a) General traslada la documentación a el (la)Auxiliar Contable para la elaboración del cheque voucher y laconstancia de exención del Impuesto al Valor Agregado.

Trasladará el cheque elaborado, la constancia de exención delImpuesto al Valor Agregado y la documentación de soporte a el(la) Técnico (a) Financiero (a) para su aprobación (Anexo 3).

El (la) Técnico (a) Financiero (a) revisa y aprueba el chequevoucher, la constancia de exención del Impuesto al ValorAgregado y la documentación de soporte.

El (la) Contador (a) General, recibe la documentación las revisay al cumplir los requisitos establecidos, elabora la partida dediario en el sistema contable.

El (la) Técnico (a) Financiero (a) después de revisar y aprobar elcheque y la documentación, traslada nuevamente la infomacióna el (la) Auxiliar Contable.

El (la) Auxiliar Contable, elabora el cheque voucher, así como laconstancia de exención del Impuesto al Valor Agregado.

Revisión y elaboración de patida de diario

Firma de cheques

Traslado

2

Elaboración de Cheques y

constancias de exención

Revisión y aprobación

Traslado

3


Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1



Funcionarios con firma autorizada 15)


17)Auxiliar Contable

18)Secretaria Recepcionista








Recibe los cheques voucher y es la encargada de la entrega delos mismos a los beneficiarios.

Elabora un listado de todos los cheques emitidos, listos para serentregados a los beneficiarios.

Después de elaborar el listado, traslada los cheques con firmaautorizada y la documentación de soporte a SecretariaRecepcionista para la entrega a los beneficiarios

Verifican que los cheques consignen documentación de sopote yque hayan sido previamente revisados para consignar su firma.

Después de entregar los cheques a los beneficiarios, trasladalos cheques voucher a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.

Descripción

Recibe los cheques aprobados por el (la) Técnico (a) Financiero(a) para ser trasladados a los funcionarios con firma autorizada.

Traslado a Funcionarios

para firma

Entrega de cheque voucher al

beneficiario

Archivo

Fin

Elaboración de litado de cheques

3

Traslado

Traslado


4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


1)

Administrador (a) / Asistente 2)

Administrador (a) / Asistente 3) Se elabora solicitud de emisión de transferencia.

4)

Contador (a) General

5)

Auxiliar Contable

No

Director (a) Financiero (a) 6) Aprueba la operación.

Si


Secretario Ejecutivo 8) El Secretario Ejecutivo deberá consignar su firma de visto buenoen las solicitud de transferencia.

Traslado a el (la) Director (a) Financiero (a) para su revisión yaprobación para lo cual se deberá adjuntar toda ladocumentación de soporte necesaria: Factura, solicitud deemisión de cheque, contraseña de pago.

Revisará y verificará que la documentación que ampara lasolicitud de emisión de transferencia sea correcta y que cumplacon los procedimientos establecidos en el manual de compras.

Descripción

Las transfencias bancarias se originan por los siguientesmotivos: traslados entre cuentas, por pago de contrapartidas porconvenios suscritos entre el CEPREDENAC y otrasinstituciones.

El proceso inicia al momento en que se emite la contraseña depago por parte de la Administración de CEPREDENAC o cuandouna institución de los países miembros o entidad co-ejecutorasolicita anticipo de fondos.

Traslada las solicitudes de transferencias a el SecretarioEjecutivo para su aprobación y visto bueno.

Inicio

Contraseña de pago

Solicitud de transferencia

Verificación

Aprobación

Traslado

Traslado

Firma de Aprobación

2


Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2


Secretario Ejecutivo 9)


Director (a) Financiero (a) 11)


Administrador (a) / Asistente13)

14) Fin del proceso






Se realiza el proceso de transferencias bancarias, ya sea parainstituciones co-ejecuotoras de proyectos o para entidades depaíses miembros del CEPREDENAC.

Devuelve la solicitud de transferencia autorizado a el (la) AuxiliarContable.

Se archivan los documentos

Traslada la autorización a el (la) Director (a) Financiero (a) pararealizar la transferencia respectiva.

Realizará la partida de diario por la transferencia realizada ycontabilizará cumpliendo con el proceso de revisión de la pólizapor parte de el (la) Técnico (a) Financiero (a).

Descripción

Partida de diario

Archivo

Fin

Traslado

Realización de Trasnferencias

2

Traslado


4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/1


1)

2)


3)



No

Técnico (a) Financiero (a) 5) Aprobará la operación.

Si










El (la) Contador (a) General deberá archivar los documentosque amparan los gastos registrados o las trasnferencias.

El (la) Contador (a) General al tener el visto bueno de el (la)Técnico (a) Financiero (a) con respecto a los tipos de cambioaplicados, deberá proceder con los registros contables en elsistema contable del CEPREDENAC o del proyecto al quecorresponde la operación realizada.

El tipo de cambio que se utilizará para las cuentas bancarias enmoneda extranjera, se deberá basar en el tipo de cambio queestablece el banco al momento de realizar la trasnferenciabanciaria. Por lo que no se manejará diferencial cambiario enninguna operación.

El (la) Contador (a) General deberá trasladar las transferenciasy/o partidas de gastos registradas a el (la) Técnico (a)Financiero (a) con el fin de que sea revisado el tipo de cambioaplicado en cada una de las transacciones registradas.

El cambio de divisas se origina al momento en que se realizanpagos en moneda diferente a la moneda en que se aperturó lacuenta bancaria, tal es el caso de pagos en quetzales realizadoscon cuentas aperturadas en US$ dólares, pagos en Eurosrealizados con cuentas aperturadas en US$ dólares.

Para efectos de determinar los montos de gastos se deberáutilizar el tipo de cambio de la primera transferencia recibida deldonante, hasta agotar dicho monto. Es decir que el tipo decambio para el registro de los gastos se deberá calcular conbase al tipo de cambio en el que se realizó el desembolso.

Trasladará las transferencias y/o partidas con el visto buenopara que las mismas puedan ser operadas en el sistemacontable.

Descripción

Inicio

Aprobacion

Traslado

Traslado

Registro Contable

Pago o transferencia de

fondos

Registro de gastos

Archivo

Fin


4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1




Contador (a) General3)

No

Técnico (a) Financiero (a) Si 4) Revisa y aprueba la conciliación bancaria.

SI


Contador (a) General 6) Archiva las conciliaciones bancarias.

7) Fin del proceso.






Descripción

Traslada a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para su revisión yaprobación.

Este proceso inicia al momento en que el banco envía el estadode cuenta bancario.

Coteja con estados financieros los montos de la conciliaciónbancaria.

Elabora conciliación bancaria utilizando el formato establecido(Anexo 2).

Inicio

Conciliación bancaria

Traslado

Revisión

Comparación con estados

financieros

Archivo

Fin


4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneración del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a),Técnico(a) Financiero(a), Contador (a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


Asistente Administrativo 1)

Asistente Administrativo 2)

3)

Contador (a) General / Auxiliar Contable

4)Contador (a) General / Auxiliar Contable


6)

Auxiliar Contable

7)

Asistente Administrativo

8)

Asistente Administrativo

Verificará la correcta elaboración de las constancias deexención de IVA.

El proceso inicia al momento en que se recibe la factura delproveedor y se emite la contraseña de pago (Anexo 4).

Elabora solicitud de emisión de cheque voucher dirigido a el (la)Auxiliar Contable.

Descripción

Al momento de la elaboración del cheque voucher de pago,tomará en cuenta que el Impuesto al Valor Agregado -IVA- noserá pagado, utilizando constancias de exención. (Ver Anexo 5)

Trasladará a el (la) Técnico (a) Financiero (a) los chequesvoucher emitidos y las constancias de exención de IVA para surevisión.

Trasladará a el (la) Asistente Administrativo (a) los chequesvoucher de pago a proveedores por bienes o servicios,adjuntando las constancias de exención de IVA.

Llegado el momento de la realización de los pagos aproveedores, entregará los cheques acompañados de lasconstancias de exención de IVA. Deberá entregar al proveedorla constancia de exención original y la copia la adjuntará alcheque voucher.

Trasladará el total de cheques voucher entregados aproveedores a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.

Inicio

Solicitud de emisión de

cheque

Elaboración de constancia de

exención

Traslado

Revisión

Traslado

Entrega a proveedores

Traslado

4


Departamento: ContabilidadResponsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de ProyectosJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2



10)Contador (a) General / Auxiliar contable


Auxiliar Contable 12) Fin del proceso.






Trimestralmente el (la) Auxiliar Contable deberá elaborar uninforme de todas las constancias de IVA emitidas durante elperíodo, para ser trasladado al Ministerio de RelacionesExteriores (Anexo 7).

Se archivan las constancias de exención emitidas y los reportesenviados al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Archivará los cheques voucher adjuntando las constancias deexención de IVA emitida.

Descripción

Archivo

Elaboración de informe de constancias

emitidas

Archivo

Fin

4

b Sistema de Caja y Bancos[1] - SICA

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