AUDITORIA ADMINISTRATIVA

I. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SU EFECTO RETROALIMENTADOR.

1. Marco teórico de la Ciencia Administrativa.A lo largo de nuestra existencia pertenecemos a una organización u otra; todas las organizaciones tienen un elemento básico y es su meta o propósito. Además, todas las organizaciones tienen un programa o método para alcanzar las metas, es decir un plan. Las organizaciones también deben adquirir y asignar los recursos que necesitan para alcanzar sus metas.

La Administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones. En un mundo en donde las organizaciones están por doquier, existen tres motivos básicos para estudiarlas:• Vivir en el presente. Contribuyen al nivel de vida presente de todas las personas del mundo. • Edificar el futuro. Se perfilan hacia un futuro deseable y sirven para que las personas también lo

hagan. Tienen repercusiones en la condición futura del entorno natural, en la prevención y el tratamiento de enfermedades y en la guerra.

• Recordar el pasado. Sirven para conectar a las personas con su pasado, las organizaciones son patrones de las relaciones humanas.

La administración en el siglo XXI.La administración del siglo XXI considera cuatro puntos muy importantes en la mejora de la sociedad, los cuales son:1. Las organizaciones se vuelven verdes.

Una forma de encontrar la manera en que las organizaciones pueden empezar a aplicar el desarrollo sostenible a decisiones particulares es averiguar cuánto les preocupa el ambiente natural a los grupos de interés que las componen.

Las organizaciones pueden adoptar, cuando menos, cuatro posiciones para ser más sensibles ante el ambiente:a) La postura legal, adoptar la postura de obedecer todas las leyes sobre el ambiente,

voluntariamente y sin cometer infracciones.b) La postura del mercado, adoptar la postura con la que respondan a las preferencias ambientales

de sus clientes.c) La postura de los grupos de interés, incluye responder ante muchos grupos de interés en cuanto

a cuestiones ambientales se refiere.d) La postura del verde oscuro, adoptar valores ambientales que nos dicen que debemos vivir en

forma más armónica con la tierra.

2. Responsabilidad social.Ética y responsabilidad social son conceptos que se refieren, fundamentalmente, a la calidad de nuestras relaciones a través del tiempo. Andrew Carnegie (1835-1919) fundamentaba en dos principios:a) Principio de caridad, establece que las personas más afortunadas deben ayudar a los miembros

menos afortunados de la sociedad.b) Principio de custodia, doctrina bíblica que dicta que las empresas y los ricos se deben considerar

custodios, o cuidadores, a quienes se les ha otorgado la “custodia” de sus bienes para el provecho de la sociedad entera.

3. Ética en las organizaciones.Se ha definido como el estudio en que nuestras acciones y decisiones afectan a los demás. Es el estudio de los derechos y obligaciones de las personas, las reglas morales que las personas aplican cuando toman decisiones y de la naturaleza de las relaciones entre personas. Los términos básicos del lenguaje de la ética son:a) Valores, deseos relativamente permanentes, que parecen buenos en sí, como la paz o la buena

voluntad.b) Derechos, otorga a la persona el “espacio” que necesita para actuar o emprender una acción

concreta.c) Obligaciones, es el deber de dar pasos concretos, cuando una persona tiene un derecho, otra tiene

una obligación al respecto. Reglas morales, reglas de conducta que se suelen interiorizar como valores morales.

d) Relaciones humanas, existen porque unos y otros nos necesitamos para recibir apoyo y para alcanzar nuestras metas.

e) El de la sociedad, se plantean interrogantes referentes a las instituciones básicas de una sociedad.f) El de los grupos de interés, el trato que la empresa debe dar a los grupos externos que se ven

afectados por sus decisiones.g) El de la política interna, como son las relaciones de la empresa con sus empleados.h) El del personal, como deben unas personas tratar a otras dentro de una organización

4. La globalización y la administración.La globalización de la administración es una realidad de la vida diaria. Todos los días, los periódicos están llenos de noticias que nos recuerdan que las organizaciones han adoptado un enfoque global. Es el reconocimiento, por parte de las organizaciones, de que los negocios deben tener un enfoque global en lugar de local. El fenómeno de la globalización está compuesto por tres factores interrelacionados los cuales son:a) La proximidad, los gerentes están trabajando mucho más cerca de una mayor cantidad y

variedad de clientes, competidores, proveedores y reguladores gubernamentales. Kenichi Ohmae dice que se debe suponer que todos los clientes se encuentran en puntos equidistantes.

b) La ubicación, y la integración de las operaciones de una organización a través de diversas fronteras internacionales.

c) La actitud, la globalización habla de una nueva actitud abierta para ejercer la administración internacionalmente. Ohmae comenta que “ya no se puede hablar de ultramar”.

Características de la Administración. Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una

empresa industrial que en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc. Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser

un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma; mediante ésta se busca obtener determinados resultados.

Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.

Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características

propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.

Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

Importancia de la Administración.Los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina son:1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible par el adecuado

funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

4. A través de sus principios, la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Relaciones con diversas ciencias y técnicas.La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.1. Ciencias sociales. Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La

administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:a) Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras.

Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc.

b) Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre ausentismo, etc.

c) Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen.

d) Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc.

e) Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc., influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.

2. Ciencias exactas.Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables:a) Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido

grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc.

3. Disciplinas técnicas. Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia,

pero que utilizan y aplican fundamentos científicos, su carácter es más bien práctico, que teórico.a) Ingeniería industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el óptimo

aprovechamiento de los recursos del área productiva. La administración y la ingeniería industrial están íntimamente ligadas, se interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre sí. Como se estudiará más adelante, ambas disciplinas nacieron juntas. La diferencia entre ellas radica en que la ingeniería industrial se enfoca al área de producción en las empresas industriales primordialmente, y la administración es aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas.

b) Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración.

c) Ergonomía. Estudia la interrelación existente entre las máquinas, instrumentos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.

d) Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimientos, sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación.

El proceso administrativo.Es el conjunto de pasos o etapas necesarias para realizar una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción; o también como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Estas fases son: Estructural o mecánica. En la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de

obtenerlos; es decir, es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse. Se dirige siempre hacia el futuro, y se divide en: Previsión, Planeación y Organización.

Operativa o dinámica. En la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración, es decir cómo manejar el organismo social. Se divide en Control, Dirección e Integración.

ADMINISTRACIÓN DINÁMICA                   

Planeación Organización Dirección Control¿Qué es lo que se

quiere hacer?¿Qué se va a hacer?

¿Cómo se va a hacer?

Verificar que se haga ¿Cómo se ha hecho?

Elementos.Los elementos del proceso administrativo son: a) Planeación.

Implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, y acciones, y basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no corazonadas, los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos, además, los planes son una guía para que:1. La organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.2. Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los

procedimientos elegidos.3. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea

satisfecho, se pueden tomar medidas correctivas.Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de planificación la planificación produce una imagen de la circunstancia futuras deseables, dados los recursos disponibles, las experiencias pasadas. Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de las organizaciones entera, pueden abarcar de entre cinco y diez años.

b) Organización.Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.Después de que la dirección y el formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente, para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las actividades de trabajar entre los miembros del grupo e indican la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo está guiada por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.Existen una serie de principios en cualquier Organización que deben ser considerado como parte fundamental para garantizar el éxito de la misma a continuación representan estos principios.1. La organización debe ser una expresión de los objetivos.2. La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares debe ser requeridas en lo

posible.3. La coordinación de personas, actividades y la unidad de esfuerzos, son propósito básico de toda

organización.4. La máxima autoridad debe descansar en el ejecutivo el jefe más alto con líneas claras de

autoridad para cada uno dentro del grupo.5. La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones deben ser

establecidos por escrito y puesta en conocimiento de todos los miembros del grupo.

6. La responsabilidad del superior. Por lo que respecta a la actuación de sus subordinados es absoluta.

7. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.8. Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar mas de cinco

unidades administrativas con funciones entre si.9. Es esencial que las distintas unidades de la organización se mantengan en proporción a su

autoridad y responsabilidad.10.Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio en nuevas o aplicaciones.

c) Dirección.Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales, las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección, la dirección llegue al fondo de la relaciones de los Gerentes con cada uno de las personas que trabajan con ellos, los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los Gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudar a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

d) Control.Por último, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la función de control de la administración lo cual destaca los siguientes elementos que son:Establecer estándares de desempeño.1. Medir los resultados presentes.2. Comparar estos resultados con las normas establecidas.3. Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.El Gerente gerencia a la función de control, puede mantener a la organización en el buen camino. Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, manera de incluir la calidad en la función de control un enfoque que goza de gran popularidad, es la administración de calidad.Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control, los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos a las relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon.

2. Concepto de sistemas. Un sistema se define como un conjunto de elementos íntimamente relacionados para un fin determinado o como un conjunto o combinación de elementos o partes que forman un todo unitario y complejo.

Clasificación.A) Por el grado de interacción con otros sistemas (Según el nivel de influencia que reciben)

1. Abiertos. Son sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas; se recibe mucha influencia o insumos.

2. Cerrados. reciben poca influencia; no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, puesto que son herméticos a cualquier influencia ambiental; así mismo, no proporcionan ningún tipo de influencia al ambiente. Por lo que podemos concluir que no existen sistemas totalmente abiertos puesto que no podrían procesar nada, o totalmente cerrados ya que no serían sistemas.

B) Por su composición material y objetiva.1. Abstractos. Son aquellos donde sus elementos son conceptos, planes, hipótesis e ideas (idiomas,

sistemas filosóficos y numéricos).2. Concretos. Son aquellos en donde por lo menos dos de sus elementos son  objetos.

C) Por su capacidad de respuesta1.  Pasivos. Son aquellos que por si solos no pueden responder al estímulo de otros sistemas,

necesitan de un sistema activo para funcionar. Sistemas abstractos como el lenguaje, las matemáticas, o cultura son algunos ejemplos de los sistemas pasivos; puesto que por si solos son cerrados, es decir necesitan del ser humano (activo) para poder funcionar.

2. Activos. Son aquellos que responden por sí solos frente a otros sistemas. Un sistema numérico solo tiene función cuando se relaciona con un sistema activo como el ser humano, que sería el que estimularía al sistema para su funcionamiento.

3. Reactivos. Son aquellos que funcionan en respuesta al estímulo de otro, es decir, necesitan de otros sistemas para responder o funcionar.

D) Por su movilidad interna1.  Estático. Es aquel sistema que permanece en un mismo estado, es decir, sin movimiento alguno,

por lo que necesitará de un sistema dinámico que estimule su funcionamiento, convirtiéndolo en un sistema reactivo.

2.  Dinámico. Son aquellos sistemas que poseen movilidad interna propia. De hecho todo sistema es dinámico hasta cierto punto. Este dinamismo interno produce un efecto de caos en su proceso conocido como entropía (tendencia de un sistema a agotarse a medida que utiliza la energía de los sistemas o de los insumos, desorden generalizado en un sistema).

3. Homeostático. Es aquel que siempre esta en equilibrio, actúa solo, se auto corrige, y autorregula; como es el caso de un termostato del calentador de agua, el cual se enciende solo al faltar calor y se apaga automáticamente cuando el calor es suficiente.

E) Por la predeterminación de su funcionamiento.1. Determinísticos. Se caracterizan por que su funcionamiento puede predecirse con toda  certeza,

como por ejemplo el sistema solar.F) Por su grado de dependencia

1. Dependientes: Son aquellos cuyo funcionamiento depende totalmente de otros y su medio ambiente, por ejemplo el cuerpo humano es un sistema dependiente porque necesita de las piernas para caminar.

2. Independientes. Están regidos por ellos mismos y pueden modificarse porque tienen libertad para decidir, esto supone un grado de evolución. Ejemplo: el aire

3. Interdependientes. Son aquellos que dependen unos de otros; éste es el caso de los sistemas sociales, aunque en ocasiones impera uno sobre otro.

Tipos de sistemas.En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:- Sistemas físicos o concretos; compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El

hardware.- Sistemas abstractos; compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo

existen en el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:- Sistemas cerrados; no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos

a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

- Sistemas abiertos; presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

Características de los sistemas.A. Estabilidad. Cualidad por medio de la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a

las acciones de los factores externos.B. Adaptabilidad. Es la cualidad mediante la cual el sistema es capaz de evolucionar dinámicamente

con arreglo a su entorno de manera que atraviesa diferentes estados en los que conserva su eficacia y orientación al objetivo. Habilidad de un sistema para mantener su estructura y función particular, cuando se enfrenta a cambios en el medio.

C. Eficiencia. Es la cualidad por la cual el sistema atiende a su objetivo ahorrando recursos, poniendo en juego procesos que le permiten ser adaptables y equilibrados. Dentro de la empresa el criterio de rentabilidad se manifiesta en la eficiencia de los sistemas que pone en juego el desarrollo de su actividad.

Para otros autores las características de los sistemas son los siguientes:- Propósito u objetivo; todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como

también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.- Globalismo o totalidad; un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá

cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.- Entropía; es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de

los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

- Homeostasis o estado firme; es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un súper sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquél representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

Principios de los sistemas.Los sistemas tienen los fundamentos de su actuación en unos principios, cuya permanencia debe ser buscada a fin de mantenerlos en condiciones de eficacia.A. Subsidiariedad. Ningún sistema es completo en sí mismo. Todo sistema es un subsidiario, en su

delimitación, de otros sistemas en virtud, de los cuales actúa y forma su entorno. (Es decir que se da en socorro de uno, acción que suple a otra principal).

B. Interacción. Todos los sistemas que forman la empresa están mutuamente relacionados en su comportamiento, de manera que las acciones desarrolladas en uno afectan a los demás.

C. Determinismo. Todo fenómeno de conjunto que actúe en o a través de los sistemas, es resultado de causas definidas y constatables. Es decir, conocer las causas de los resultados es fundamental para corregir e influir en los objetivos.

D. Equifinalidad. El sistema debe estar diseñado de tal forma que pueda alcanzar un mismo objetivo a través de acciones y medios entre sí.

Para otros autores los principios en que se sustenta la teoría de sistemas son:1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas.2. Los sistemas son abiertos.3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

Las organizaciones como sistemas.Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.Subsistemas que forman la Empresa:a) Subsistema psicosocial; está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema

está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

b) Subsistema técnico; se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

c) Subsistema administrativo; relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

El sistema de Control.Concepto:Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada función del control.Elementos básicos:a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar.b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable.c) Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas.d) Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de actividad.e) La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los censores, se

logra realizar las acciones correctivas.

Método de control.Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:1. Reporte de variación; esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos

reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.

2. Decisiones Programadas; otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico

y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas. Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.

1. Notificación automática; en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado.

Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero sólo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción.

El Sistema de Control en las Organizaciones.El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los restantes) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones. Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.

Importancia.El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están realizando.De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es sólo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir sólo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, éste cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

Principios.El control tiene los siguientes principios:1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferida debe proporcionársele el grado de control

correspondiente.2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un

medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de

que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los

planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias y evitarlas en el futuro.

5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costos y tiempo.

7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no deben estar involucradas con la actividad a controlar.

Clases. Existen 3 clases de control, los cuales son:1. Control preliminar. Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e

incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

2. Control concurrente. Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será realizado en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error.

3. Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se realiza después de la acción.Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.

3. Naturaleza de la Auditoría.Concepto.La auditoría es una revisión cuidadosa, sistemática e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planes previstos, y/o pre-establecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos. Las auditorías pueden ser clasificadas en múltiples ramas: los sistemas de auditoría, auditoría, recursos humanos, auditoría de calidad, auditoría de estados financieros, auditoría legal, contabilidad, etc. El profesional de auditoría de los estados financieros o contable  está certificado y debe cumplir estrictas normas profesionales. Antecedente histórico.En el año 1800 los investigadores James Watt y Mathenw Bolton, desarrollaron la propuesta específica de utilizar la auditoría como mecanismo de evaluación para medir procedimientos de operación. Khandwala empieza manejando el término de “auditoría” pero los que verdaderamente realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al uso de los organigramas y al estudio de la administración fueron Charles Babbage en 1832, Daniel McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886. Un común denominador de estos teóricos, es que forman parte de la corriente denominada“Administración Sistemática”, cuyo principal enfoque se centra en el diseño de procedimientos y procesos para lograr una buena coordinación operativa, en el manejo adecuado del personal e inventarios, y un estricto control organizacional.En 1933 Lyndall Urwick menciona la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas. Y con el nacimiento del “Proceso Administrativo” la auditoría adquiere una relevancia singular para realizar estudios de la funciones de una empresa. En el año 1935 James McKinsey sentó las bases en lo que llamó “Auditoría Administrativa”; la cual consistía en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable. 1949 es declarada que la auditoría administrativa “es la más comprensiva y poderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración”.

En 1953, George Ferry menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de la auditoría y para esto señala cuatro procedimientos. Apreciación de conjunto. Análisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de

eficacia requeridas. Apreciación informal. Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento. Apreciación por comparación. Comparar la estructura orgánica de la empresa con las de otras

similares o competidoras. Enfoque ideal. Imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisión, anotando las

mejoras que pueden hacerse.Posteriormente, en 1955, Harol Kootz y Ciryl O’Donnell proponen la auto auditoría: una técnica de control del desempeño total que estaría destinada a evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos. William P. Leonard presenta una contribución con el nombre de auditoría administrativa y desarrolla los elementos básicos para la comprensión y aplicación a esta técnica en el manual of excellence Managements, en él propone un método para auditar empresas con y sin fines de lucro; este método considera la función, la estructura el crecimiento, las políticas financieras, la eficiencia operativa y la evaluación administrativa.Por otro lado, en 1961, Rose integra una nueva propuesta para el empleo de la auditoría administrativa en las organizaciones, poco después William P. Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa. En 1964 se contempla la necesidad de que las empresas consideren que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolución y transformación, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones. En el año 1968 se produce tres nuevas aportaciones. La primera se visualiza la auditoría como unos elementos de peso en la evaluación de la función de responsabilidad social de la empresa; en segundo lugar, se destaca los aspectos fundamentales de la auditoría administrativa, tanto en su contenido, programas e instrumentos, así como el papel que juegan los auditores responsables de su ejecución. Y en el tercer aporte, se da importancia a la elaboración de informe, cómo debe de prepararse y qué beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia.

En 1974, cesar González Alcántara retoma la importancia de la función de control como etapa final del proceso administrativo, además de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contraloría.

En julio de 1977, se difunde un trabajo presentado en el Congreso Nacional de Licenciados en Administración, reúne normas de auditoría administrativa, las características del servicio de un auditor interno e independiente, el alcance en una empresa con base en la consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada y sector público. En 1987 y en 1983 se aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología para utilizarla, la evaluación de sistemas, el enfoque y la implantación y seguimiento de sugerencias. También se define los fundamentos de la auditoría administrativa: administración de actividades, tratamiento de áreas operacionales, relaciones especiales y evaluación de una auditoría interna.Para 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teórico-prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para realizarlo. En 1994, Jack Fleiman incorpora conceptos fundamentales de evaluación en un enfoque profundo; muestra las fases y metodología para su aplicación, la forma de diseñar y emplear cuestionarios y cédulas, y el uso de casos prácticos para ejemplificar una aplicación especifica.

Tipos de Auditoría.En el siguiente cuadro se esquematiza los diferentes tipos de auditoría que se pueden aplicar a una empresa, en el cual se muestra las diferencias más representativas entre las diferentes auditorías, a continuación:

ConceptoAuditoría

AdministrativaAuditoríaContable

AuditoríaInterna

AuditoríaOperacional

AuditoríaSocial

AuditoríaIntegral

NaturalezaTécnica de

controladministrativo

Técnica decontrol

administrativo

Técnica decontrol

administrativo

Técnica decontrol

administrativo

Técnica decontrol

administrativo

Sistema deevaluacióny control

PropósitoEvaluar ymejorar la

administración

Dictaminar losestados

financieros

Controlar elcontrol interno

Promover laeficiencia de

lasoperaciones

Evaluar elimpacto socialde la empresa

Evaluar ymejorar laempresa

Alcance

La eficiencia yla efectividaddel proceso

administrativo

El sistemacontable

La efectividaddel control

interno

La eficienciade las

operaciones(procedimientos

)

La efectividadde los

programas ypolíticassociales

LasFODA de la

empresa

Fundamento

La cienciaadministrativa,el estado del

arte ynormatividadde la empresa

Los principiosde

contabilidad ylas normas dela auditoría

El estado delarte y la

normatividadde la empresa

El procesoadministrativo,

el estado delarte y

normatividadde la empresa

Las leyes, laopinión y la

política socialde la empresa

La cienciaadministrati-

va y otrasdisciplinas,el estado

del arte y lanormatividad

Metodología

Ecléctica,apoyada en el

métodocientífico

Técnicas yprocedimientospredetermina-

dos

Técnicas yprocedimientospredetermina-

dos y otros

Técnicas yprocedimientospredetermina- dos apoyadospor el método

científico

Contabilidadsocial

apoyada enlas cienciassociales y

económicas

Ecléctica

Aplicación

A la empresay sus

funcionesbásicas

A los estadosfinancieros

A lasSub funcionesde la empresa

A lasfunciones de la

empresaA la empresa A la empresa

EvaluaciónObjetiva/Subjetiva

Objetiva ObjetivaObjetiva/Subjetiva

CuantitativaObjetiva/Subjetiva

Resultados Interpretativos Precisos Precisos Interpretativos Cuantificados Interpretativos

AceptaciónActualmentesólo interna

Interna yexterna

Interna InternaInterna y a

veces externa

Actualmente sólo

interna

OrientaciónHacia las

causasHacia losresultados

Analizaoperaciones-

procedimientos

AnalizaOperaciones-

procedimientos

Analizaefectos

AnálisisIntegral

Proyección Hacia el futuroHacia elpasado

Hacia elpresente

Hacia el futuroHacia elpresente

Hacia el futuro

Uso Limitado Generalizado Generalizado Limitado Limitado LimitadoRegularidad Esporádica Anua Anua Esporádica Anua Esporádica

Antigüedad Medio sigloMas de un

sigloMas de un

sigloMedio siglo Reciente Muy reciente

Realización

Profesionalesde contabilidad

y/o deadministración

Contadorespúblicos

Profesionalesde contabilidad

Profesionales de contabilidad

y/o deadministración

Contadoresespecializados

EquipoMultidisci-plinario deexpertos

Informe Amplio Muy concisoRelativamente

amplioAmplio Conciso Muy amplio

El cuadro anterior hace énfasis en los puntos más representativos de cada una de las auditorias entre los que destacan el alcance, su metodología, su aplicación y resultados.

Concepto de Auditoría Administrativa.Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: ”Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que: “Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución”.

Podemos decir también que “Es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos”. El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoria se realiza según el sentido que tiene ésta para la dirección superior.

Necesidades de la auditoría administrativa.En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá una gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia; y, sobre todo, se ha dedicado al control financiero. Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de realizar el examen y evaluación de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoría administrativa funcional). La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoría analítica).

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.Tipos de Auditoría Administrativa.Los tipos de auditoría administrativa pueden ser totales o parcializados o una combinación de ambos, atendiendo al alcance en la revisión del proceso administrativo en la empresa, el siguiente cuadro nos muestra lo anterior:

ALCANCE DEL ESTUDIO

PROCESO ADMINISTRATIVOTOTAL PARCIALIZADO

El proceso administrativo (planeación, organización, integración, dirección y control).

Un elemento especifico delproceso administrativo:• Planeación.• Organización.• Integración.• Dirección.• Control.

E

M

P

R

E

S

A

TotalTodas las funciones que integran a la empresa.

El alcance de la auditoría administrativa es el desempeño del proceso administrativo de toda la empresa.

El alcance de la Auditoría administrativa es el desempeño de un elemento específico del proceso administrativo en toda la empresa. Por ejemplo: la formulación de los objetivos para toda la empresa.

Parcializada

Una funciónespecífica de laempresa como:• Producción.• Finanzas.• Mercadotecnia.• Recursos humanos.

Alcance de la auditoría administrativa es el desempeño del proceso administrativo en una área específica de la empresa. Por ejemplo la aplicación del proceso administrativo en el área de administración.

El alcance de la Auditoria administrativa es el desempeño de un elemento del proceso administrativo en una área específica de la empresa. Por los procedimientos del área de administración.

Objetivos de la auditoría administrativa. Objetivo general.

El objetivo de la Auditoria administrativa es determinar el grado de productividad en la aplicación del proceso administrativo en la empresa, localizando deficiencias e irregularidades, así como el planteamiento de alternativas de solución.

Objetivos específicos.El código de ética del Licenciado en administración, establece los siguientes objetivos para que su cobertura se encamine hacia logros más específicos:1. De control. Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento

organizacional en relación con estándares preestablecidos.2. De productividad. Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de

acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.3. De organización. Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia,

funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

4. De servicio. Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

5. De calidad. Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

6. De cambio. La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

7. De aprendizaje. Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

8. De toma de decisiones. Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Principios de auditoría administrativa.Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales: Sentido de la evaluación. La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de

ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Mas bien, se ocupa de realizar un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación. Una responsabilidad de la auditoría administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos. El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar cómo éste lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

Alcances.Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:Naturaleza jurídica. Criterios de funcionamiento. Estilo de administración.Proceso administrativo. Sector de actividad. Ámbito de operación.Número de empleados. Relaciones de coordinación. Desarrollo tecnológico.Nivel de desempeño. Entorno. Productos y/o servicios.Sistemas de calidad. Trato a clientes (internos y externos).Sistemas de comunicación e información.

Metodologías.1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.2. Organización.

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es

que la hay).c) Asegurarse de si se concede, o no, una plena estimación a los principios de una buena organización,

funcionamiento y departamentalización.3. Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en caso de requerirse) debe ser emprendida

para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.4. Reglamentos. Determinar si la empresa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y

federales.5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o

irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías.6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor

control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados.8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a

evaluación.9. Equipo Físico y su Disposición. Determinar su podrían realizarse mejorías en la disposición del equipo

para una mejor o más amplia utilidad del mismo.10.Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios

convenientes.

Campos de Aplicación. En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta, pública, privada o social. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:1. Dependencias del Estado.2. Entidad Paraestatal.3. Organismos Autónomos.4. Gobiernos de los Estados Regionales.5. Comisiones Intersecretariales.6. Mecanismos Especiales.

En el Sector Privado se utiliza considerando la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:1. Tamaño de la empresa. En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

Microempresa. Empresa pequeña. Empresa mediana. Empresa grande.

2. Sector de actividad. Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:Comercio. Transportes. Energía. Servicios.Construcción. Petroquímica. Turismo. Cinematografía.Banca. Seguros. Maquiladora. Electrónica.Automotriz. Editorial. Arte gráfico. Manufactura.Autocartera. Textil. Agrícola. Pesquera.Química. Forestal. Farmacéutica. Informática.Siderurgia. Publicidad. Alimentos y Bebidas.Telecomunicaciones.

3. En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:Nacionales. Internacionales. Mixtas.

También considerando las modalidades de:Exportación. Acuerdo de Licencia. Contratos de Administración.Subsidiarias. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas.

4. En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:Tipo de organización. Naturaleza de su función.

5. Por su tipo de organización son:Fundaciones. Agrupaciones. Asociaciones. Sociedades.Fondos. Programas. Proyectos. Comisiones.Colegios. Empresas de solidaridad.

6. Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas: Educación. Cultura. Salud y seguridad social. Política.Empleo. Alimentación. Derechos humanos.Apoyo a marginados y discapacitados.

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de autoridad. La conjunción de estos factores, considerando los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoría se traduzca en un proyecto innovador sólido.