ContenidoProceso administrativo y la auditoria administrativa4ANTECEDENTES HISTRICOS42.2CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA62.2.1 Leonard William (1957)62.2.2 Jos Antonio Fernndez Arena62.2.3 Vctor Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez Fuentes62.3 ALCANCE DE LA AUDITORIA EXTERNA62.4 CONCEPTO DE SISTEMA, PROCEDIMIENTO Y ORGANIGRAMA92.5 EL CONTROL Y LOS ESTANDARES11

Introduccin

Proceso administrativo y la auditoria administrativa ANTECEDENTES HISTRICOSCon el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."

Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa.A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa.Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin.En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.

2.2CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA2.2.1 Leonard William (1957) Auditoria Administrativa es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquiera otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.2.2.2 Jos Antonio Fernndez Arena a. a. Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.2.2.3 Vctor Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez FuentesLa auditora administrativa. Consiste en evaluar el fundamento de la administracin, mediante la localizacin de irregularidades o anomalas y el planeamiento de posibles alternativas de solucin.2.3 ALCANCE DE LA AUDITORIA EXTERNA En las Auditoria Administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados, prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboracin, fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdn de lo que es una buena organizacin. Suele ocurrir a menudo que se produzcan prdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crnicas, hacen que vayan empeorando la situacin debido a falta de vigilancia. La Auditoria Administrativa puede ser de una funcin especfica, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupos de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinacin de dos o ms de dichas reas. El campo de estudio puede abarcar la economa de la produccin, incluyendo elementos tales como especializacin, simplificacin, estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin e integracin. Tambin podra incluir los factores de la produccin, a saber: materias primas, procuracin de partes de repuesto, disponibilidad de mano de obra, disposicin de las instalaciones, normas de trabajo, etctera. Por otra parte, las reas de examen, entre otras, podran comprender un estudio y evaluacin de los mtodos para pronosticar: programacin del producto, costos de proyectos de ingeniera, estimacin de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, canales de distribucin de la mercanca, eficiencia administrativa, etctera. La realizacin de una Auditoria Administrativa se puede enfocar en los siguientes elementos: a.- Planes y objetivos de la empresa.b.- Estructura orgnica.c.- Polticas y prcticas.d.- Sistemas y procedimientos.e .- Mtodos de control.f.- Formas de operacin.g.- Recursos materiales y humanos.h.- Medicin de los resultados.Toda vez que ya hemos definido lo que es y en que consiste la Auditoria Administrativa, as como sus alcances, fines y objetivos podemos detallar los problemas que se presentan al momento de realizar la misma en una empresa, as como sus posibles soluciones.Nos recuerda Gilbert Alexis Garca, que los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial.2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.4. Descubrir errores y fraudes.5. Prevenir los errores y fraudes6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:a. Exmenes de aspectos fiscales y legales.b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial).c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.Tipos de auditora:Nos recuerda Yolanda Jimnez, que la auditoria puede ser externa e interna con respecto a la primera se seala que es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc. La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica.Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditoria est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico.2.4 CONCEPTO DE SISTEMA, PROCEDIMIENTO Y ORGANIGRAMASistema: es un conjunto de elementos organizados que interactan entre s y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre informacin, sobre energa o materia u organismos para producir como salida informacin o energa o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energa con el medio ambiente la superioridad de los seres humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto cdigos como smbolos con significados que conformaron lenguajes comunes tiles para la convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de seales y lenguajes para la comunicacin.Procedimiento: Es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o ms personas realizan un trabajoLa finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modo. La necesidad de garantizar una regla rgida para la uniformidad de tratamiento de las operaciones peridicas tiene su razn de ser en algunos motivos fundamentales.Organigrama: consiste en una forma grfica que muestra las funciones principales, la relacin bsica entre ellas, los canales de autoridad formal, a quien tiene autoridad sobre quin.Los Organigramas se clasifican:

Por su mbito de aplicacin en:Generales: Presentan toda la organizacin y sus interrelaciones, se llaman tambin cartas maestras.Especficos: Representan la organizacin de un departamento o seccin de unaEmpresa.

Por su Contenido en:Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa del organismo.Funcionales: Indican adems las principales funciones de los departamentos.Integracin de Puestos: Destacan dentro de cada unidad los puestos, el nmero de plazas existentes y requeridas.

Por su presentacin en:Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo.Horizontales: Presentan las unidades ramificadas de izquierda a derecha.Mixtos: Se combinan los verticales y horizontales.De Bloque: Sirven para representar un mayor nmero de unidades.Circular: Se elaboran del centro a la periferia.

2.5 EL CONTROL Y LOS ESTANDARESEl controlProceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen camino.La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos*Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos, etctera.*Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como verificar pruebas o notas.*Control como comparacin con algn estndar de referencia como pensar una mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos etctera*Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.Los estndaresUn estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.

Conclusin

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