indicadores auditoria administrativa

INDICADORESINDICADORES

ConceptoConcepto

Características que debe reunir un indicadorCaracterísticas que debe reunir un indicador

Aspectos a considerar en su formulaciónAspectos a considerar en su formulación

Niveles de aplicaciónNiveles de aplicación

Dimensiones a evaluar por medio de Dimensiones a evaluar por medio de

indicadoresindicadores

Indicadores financierosIndicadores financieros

Indicadores de gestiónIndicadores de gestión

EL USO DE LOS INDICADORES EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA OBEDECE A LA NECESIDAD DE CONTAR CON UN INSTRUMENTO

QUE PERMITA ESTABLECER EL MARCO DE REFERENCIA PARA EVALUAR LOS RESULTADOS DE LA GESTION DE UNA

ORGANIZACIÓN

EN ESTE SENTIDO, APORTA ELEMENTOS SUSTANCIALES PARA PROMOVER LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS, BIENES Y SERVICIOS, EL EMPLEO PUNTUAL DE SUS RECURSOS Y ABRE LA

POSIBILIDAD DE INSTRUMENTAR LOS CAMBIOS NECESARIOS PARA LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO

INTRODUCCIONINTRODUCCION

Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación

Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por sí solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza

Un indicador pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema, programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre componentes

ConceptoConcepto

Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas

Es conveniente contar con varios indicadores para garantizar la exactitud de la medición. Por cada aspecto que se evalúa es recomendable definir un máximo de 15 a 20 indicadores

ConceptoConcepto

Ser relevante o útil para la toma de decisiones

Factible de medir

Fácil de conducir información de una parte a otra

Altamente discriminativo

Verificable

Libre de sesgo estadístico o personal

Aceptado por la organización

Justificable en relación a su costo-beneficio

Fácil de interpretar

Utilizable con otros indicadores

Precisión matemática en los indicadores cuantitativos

Características que debe reunir un Características que debe reunir un indicadorindicador

Definir el objetivo que se pretende alcanzar

En su formulación se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su operación.

Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y no hacia la descripción de procesos o actividades intermedias.

Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las

personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión de la organización.

Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el método inductivo, y se validan a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se están midiendo

Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos, y aplicar acciones inmediatas para evitar una desviación negativa.

Aspectos a considerar en la formulación de Aspectos a considerar en la formulación de un indicadorun indicador

- ESTRATEGICOS- ESTRATEGICOS

- DE GESTION- DE GESTION

- DE SERVICIOS- DE SERVICIOS


Indicadores estratégicosIndicadores estratégicos

Permiten identificar:Permiten identificar:

La contribución o aportación al logro de los objetivos La contribución o aportación al logro de los objetivos

estratégicos enestratégicos en relacrelación ión con la misiócon la misión dn de la unidad e la unidad

responsable.responsable.

Miden el cumplimiento de los objetivos en:Miden el cumplimiento de los objetivos en:

- - Actividades Actividades

- - Programas especialesProgramas especiales

- Procesos estratégicos- Procesos estratégicos

- - Proyectos organizacionales y de inversiónProyectos organizacionales y de inversión


Indicadores de Gestión Indicadores de Gestión

Informan sobre procesos y funciones clave:Informan sobre procesos y funciones clave:

Se utilizan en el proceso administrativo para:Se utilizan en el proceso administrativo para:

- - Controlar la operaciónControlar la operación

- Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento - Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento

de los objetivos estratégicos de los objetivos estratégicos

- Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de - Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de

negocio y centros de control negocio y centros de control

- Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones - Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones


Indicadores de Indicadores de servicioservicio

Miden la calidad con que se generan productos y/o serviciosMiden la calidad con que se generan productos y/o servicios

en función de estándares y satisfacción de clientes y en función de estándares y satisfacción de clientes y

proveedoresproveedores

Se emplean para:Se emplean para:

- - Implementar acciones de mejoraImplementar acciones de mejora

- - Elevar la calidad de la atención a clientesElevar la calidad de la atención a clientes

Permiten identificar:Permiten identificar:

- D- Desempeño o cumplimiento de los estándares de servicioesempeño o cumplimiento de los estándares de servicio

- S- Satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el atisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el

producto o servicio producto o servicio recibidorecibido


Impacto (Efecto)Impacto (Efecto)

- - Mide el cumplimiento de los objetivosMide el cumplimiento de los objetivos

- - Cuantifica valores y efectos en clientesCuantifica valores y efectos en clientes

- - Mide el desarrollo de los procesosMide el desarrollo de los procesos

CoberturaCobertura

- - Informa sobre el alcance de las accionesInforma sobre el alcance de las acciones

EficienciaEficiencia

- - Mide costos unitarios y productividadMide costos unitarios y productividad

- - Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales,

financieros y tecnológicos,financieros y tecnológicos, para obtener productos y/o para obtener productos y/o

servicios al menor costo y en el menor tiemposervicios al menor costo y en el menor tiempo

CalidadCalidad

- - Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las

necesidades y expectativas de los clientesnecesidades y expectativas de los clientes

- - Cuantifica la satisfacción del clienteCuantifica la satisfacción del cliente

Dimensión a evaluar por medio de Dimensión a evaluar por medio de indicadoresindicadores

SSon los que tradicionalmente on los que tradicionalmente emplean las organizaciones emplean las organizaciones

para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgospara apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos

que, durante una auditoría se obtienen, y que sirven que, durante una auditoría se obtienen, y que sirven

para determinar las relaciones y tendencias de los para determinar las relaciones y tendencias de los

hechos. Esta claro que su adecuada utilización esta hechos. Esta claro que su adecuada utilización esta

subordinada al correcto conocimiento de su significado y subordinada al correcto conocimiento de su significado y

alcancealcance

Indicadores financierosIndicadores financieros

Indicadores financierosIndicadores financieros(ejemplos)(ejemplos)

RENTABILIDAD

RENDIMIENTO DE VENTAS UTILIDAD NETA X 100

VENTAS NETAS LIQUIDEZ CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CIRCULANTE – PASIVO CIRCULANTE

FINANCIAMIENTO

GRADO DE OBLIGACIÓN PASIVO TOTAL

ACTIVO TOTAL

VENTAS

ROTACIÓN DE INVENTARIOS VENTAS NETAS INVENTARIOS

Indicadores financierosIndicadores financieros (ejemplos)(ejemplos)

PRODUCCIÓN CAPACIDAD UTILIZADA PRODUCCIÓN REAL CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN ABASTECIMIENTO IMPORTANCIA DE LOS COSTO MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES ABASTECIMIENTOS COSTO DE FABRICACIÓN FUERZA LABORAL NIVEL DE CAPACITACIÓN EMPLEADOS CAPACITADOS TOTAL DE EMPLEADOS

El fin primordial de emplear indicadores en el proceso El fin primordial de emplear indicadores en el proceso

administrativo, es el administrativo, es el de de poder evaluar en términos cualitativos poder evaluar en términos cualitativos

y cuantitativos el puntual cumplimientoy cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y de sus etapas y

propósito estratégicopropósito estratégico, a partir de la revisión de sus, a partir de la revisión de sus

ComponentesComponentes

Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejorPara estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor

información, información, a cada etapa del proceso se le asignan a cada etapa del proceso se le asignan

indicadores cualitativosindicadores cualitativos, que son los que dan razón de , que son los que dan razón de

ser a la organización, ser a la organización, e indicadores cuantitativose indicadores cuantitativos, que son los, que son los

que traducen en hechos el objeto de la organizaciónque traducen en hechos el objeto de la organización

El manejo de éstos dos indicadores en forma simultánea, esEl manejo de éstos dos indicadores en forma simultánea, es

con el propósito de que el auditor tenga una visión global con el propósito de que el auditor tenga una visión global

y completa de la organizacióny completa de la organización,, asociando la esencia con las asociando la esencia con las

acciones y el comportamiento con los resultadosacciones y el comportamiento con los resultados

Indicadores de gestiónIndicadores de gestión

Proceso seguido para su formulación Proceso seguido para su formulación Asignación de responsabilidad de su preparaciónAsignación de responsabilidad de su preparación Difusión de su preparaciónDifusión de su preparación Aceptación por parte de la organizaciónAceptación por parte de la organización Interpretación adecuada de los miembros de la Interpretación adecuada de los miembros de la

organizaciónorganización Acceso a la información para su consultaAcceso a la información para su consulta Plazo o período de ejecución estimadoPlazo o período de ejecución estimado Claridad en su definiciónClaridad en su definición Consistencia en su conceptualizaciónConsistencia en su conceptualización Congruencia con las condiciones de la Congruencia con las condiciones de la

organizaciónorganización Revisión y actualización de los contenidosRevisión y actualización de los contenidos Vínculos con las instancias con las que interactúa Vínculos con las instancias con las que interactúa

la organización la organización

Aspectos a considerarAspectos a considerar

PLANEACIÓN

Visión

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacional

DIRECCIÓN

Liderazgo

CONTROL

• Niveles

Indicadores de gestiónIndicadores de gestión(ejemplo por etapa de proceso administrativo)(ejemplo por etapa de proceso administrativo)

Visión

Planeación

Indicadores cualitativos

• Nivel en que enmarca el logro de aspiraciones comunes• Cómo fomenta el nivel de compromiso• Cómo eleva la moral y el espíritu de equipo

Indicador cuantitativoEmpleados que la conocen

Total de empleadosEmpleados que la compartenEmpleados que la conocen

Estructura organizacional

Organización


• Precisión con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad

• Manera como traducen el objeto de la organización en un mecanismo de trabajo

Indicadores cuantitativos

Áreas sustantivasTotal de áreas

Áreas adjetivasTotal de áreas

Áreas desconcentradasTotal de áreas

Áreas descentralizadasTotal de áreas

Unidades de líneaTotal de unidades

Unidades asesorasTotal de unidades

Liderazgo

Dirección


• En qué forma el liderazgo constituye una conducta que guía y provee el soporte necesario a la organización

• Cómo el líder ejerce su poder de influencia en las personas

• Capacidad que tiene para lograr que las acciones se implementen de la mejor manera posible


Estilos de liderazgo actualTotal de estilos empleados

Estilos de liderazgo empleadosEstilos propuestos

Personal que identifica el estiloTotal del personal

Personal que acepta el estiloTotal del personal

Niveles

Control


• Capacidad de la organización

para jerarquizar controles • De qué manera efectúa el señalamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo


Controles estratégicos

Total de controles

Controles tácticos

Total de controles

Controles operacionales

Total de controles

Elementos complementariosElementos complementarios

Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Exportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

Adquisiciones


• Capacidad que tiene la organización

para obtener los recursos que atiendan sus requerimientos

• De qué manera efectúa el señalamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo


Adquisiciones realizadas Adquisiciones programadas

Monto de las adquisicionesPresupuesto de adquisiciones

Adquisiciones directasTotal de adquisiciones

Adquisiciones por licitaciónTotal de adquisiciones

Base de datos de clientesTotal de bases de datos

Portafolio de clientes Inventario de clientes

Almacenes e inventarios


• Capacidad para salvaguardar el patrimonio de la organización

• De qué manera agilizan el desplazamiento de recursos materiales

• Cómo preservan los bienes muebles e inmuebles

• En qué forma posibilitan el puntual control de los recursos


Procedimientos para el manejo de almacenesTotal de procedimientos existentes

Normas aplicables a los almacenesLegislación de la organización

Catálogos de materiales, artículos y productos disponibles Catálogos necesarios

Materiales, artículos y productos con un código de barra Total de materiales, artículos y productos que se manejan

Inventarios practicados_Inventarios programados

Monto de las pólizas de seguro de almacenesTotal de seguros en la organización

Asesoría externa


• Nivel en que el apoyo técnico especializado colabora con una visión independiente que aporta a la organización elementos de decisión valiosos

• Medida en que brinda soluciones imparciales a factores específicos que permiten percibir, comprender y resolver problemas específicos


Consultores contratadosConsultores autorizados

Presupuesto ejercidoPresupuesto aprobado

Estudios realizadosEstudios propuestos

Tiempo de respuestaTiempo programado

Calidad del servicioRequisitos pactados

Impacto logradoImpacto esperado

Asesoría interna


• Hasta qué punto la asesoría interna ofrece el apoyo técnico especializado que la organización requiere para atender aspectos específicos que se traducen en elementos de decisión

• Grado de contribución con propuestas de acción que complementan y fortalecen las acciones de los órganos de línea de la organización


Áreas asesorasTotal de áreas

Personal asignadoTotal de personal

Acciones realizadas_Acciones programadas

Estudios efectuadosTotal de estudios

Recursos asignadosTotal de recursos

Resultados obtenidosResultados programados

Coordinación


• De qué manera la coordinación fomenta la interacción institucional

• Forma como apoya la reducción del margen de error en el trabajo

• Medida en que integra las actividades de los diferentes ámbitos

• Grado en que facilita la implementación de acciones


Lineamientos de coordinación formuladosLineamientos requeridos

LineamientosÁreas

Estudios para mejorar la coordinaciónEstudios requeridos

Mecanismos de coordinación aprobados_Mecanismos de coordinación establecidos

Mecanismos de coordinaciónTotal de áreas

Distribución del espacio


• Grado en que la distribución del espacio apoya la secuencia lógica del flujo del trabajo

• Forma en que optimiza el uso de espacios

• Cómo fomenta el cuidado de las instalaciones

• Grado en que permite el respeto de la planeación urbana y ecológica


Estudios de distribución de espacio realizadosEstudios programados

Estudios para la distribución de mobiliario y equipo realizadosEstudios programados

Asignación de personal y equipo por unidadTotal de unidades

Normas dictadas para el uso y cuidado de instalacionesPautas observadas para el uso y cuidado de instalaciones

Estudios para la expansión de instalacionesTotal de estudios programados

Exportaciones


• Nivel en que contribuye a orientar los esfuerzos de exportación

• Forma en que reduce el margen de incertidumbre para exportar

• Grado en que capitaliza las fortalezas y convierte las debilidades en oportunidades

• Capacidad para definir criterios en el desarrollo de un plan de exportación


Fuentes de información seleccionadasFuentes de información disponibles

Estrategias competitivasTotal de estrategias

Investigación del mercado metaEstudios de mercado

Clientes potencialesClientes detectados

Oportunidades realesOportunidades estimadas

Monto de las exportacionesExportaciones realizadas

Globalización


• Evalúa el calibre de la capacidad para crear y operar empresas de primera clase

• Define el modelo de negocio requerido para producir resultados con un desempeño superior

• Grado en que se consolidad la alternativa de convertirse en un estándar por tipo de industria

Indicadores cuantitativos(31)

Franquicias Total de empresas por giro industrial

Alianzas estratégicasTotal de empresas por giro industrial

AdquisicionesTotal de empresas por giro industrial

Estrategias de liderazgo en costosTotal de estrategias globales

Estrategias de concentraciónTotal de estrategias globales

Estrategias de diversificaciónTotal de estrategias globales

Importaciones


• En qué proporción la organización integra recursos de importación para atender sus requerimientos y funcionar adecuadamente

• Forma en que las importaciones constituyen una fuente de recursos que coadyuvan a la reducción de costos y elevación de la calidad de los procesos, productos y servicios


Adquisiciones de importaciónAdquisiciones programadas

Monto de las adquisiciones de importaciónMonto de adquisiciones

Certificados de calidad solicitadosComprobación de calidad

Monto de las adquisiciones de importaciónPresupuesto aprobado

Informática


• Cómo fortalece la calidad de la gestión

• Forma en que determina cuándo y cómo son salvaguardados los activos de los sistemas computarizados

• Manera en que mantiene la integridad de los datos


Normas para preservar la informaciónNormas de seguridad diseñadas

Estudios para evaluar el área de procesos electrónicosEstudios de evaluación de la gestión organizacional

Evaluación de los equipos de cómputo instaladosEstudios para evaluar la infraestructura organizacional

Equipos de cómputo necesariosTotal de equipos

Investigación y desarrollo


• De qué manera la investigación y desarrollo fortalece la capacidad de cambio

• Medida en que permite la diversificación de productos y/o servicios

• Forma en que impulsa la generación de mejores servicios y productos


Proyectos de investigación y desarrolloTotal de proyectos

Personal responsable de la funciónTotal de personal

Presupuesto asignadoPresupuesto total

Productos mejoradosTotal de productos

Marketing


• Grado en que el marketing constituye un vínculo estratégico entre la organización y sus clientes

• Cómo aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad competitiva de la organización

• Forma en que posibilita el posicionamiento de la organización


Programas de comercializaciónTotal de programas

Estrategias comerciales___Programas de comercialización

Estrategias comercialesEstrategias de negocio

Fuerza de ventasTotal de personal

Proyectos de e-commerceTotal de proyectos

Operaciones


• Cómo el área de operaciones administra los recursos necesarios para generar los bienes y servicios requeridos por la organización

• Cómo promueve la rentabilidad de recursos productivos

• Forma en que fomenta el respeto a las condiciones ambientales


Procesos productivosTotal de procesos

Personal asignado a la funciónTotal de personal

Costo de los insumosCosto de producción

Costo de producciónArtículos producidos

Valor de los equipos y maquinariaActivo fijo

DepreciaciónActivo fijo

Proveedores


• Grado en que los proveedores abastecen de recursos que pueden ampliar las ventajas competitivas

• Cómo aumentan la capacidad de respuesta

• En que medida permiten elevar la calidad de los productos y/o servicios


Número de proveedores actualCartera de proveedores

Asistencia técnica recibida Asistencia técnica solicitada

Monto de las líneas_Líneas de crédito de proveedores

Sistemas de información de proveedoresTotal de sistemas de información

Proyectos


• Dimensión de los proyectos como mecanismo de trabajo que hace posible el definir y realizar las acciones en tareas específicas

• En qué medida crean un marco de referencia en cuanto al tratamiento de procesos, productos y servicios

• Forma en que se constituyen como marco de acción para ordenar el trabajo organizacional


Proyectos aprobadosProyectos presentados

Proyectos instrumentadosTotal de proyectos

Financiamiento por proyecto Total de proyectos

Proyectos rentablesTotal de proyectos

Recursos financieros y contabilidad


• Hasta qué punto la organización administra de una manera inteligente sus recursos financieros

• Capacidad que tiene para obtener ventaja competitivas derivadas de la captación y uso de recursos económicos

• En qué grado el manejo que hace de sus registros le posibilita el seguimiento y control sistemático de todas y cada una de sus operaciones realizadas


Circulante o capital de trabajo Activo circulante_ Pasivo a corto plazo

Margen de utilidad bruta Utilidad bruta Ventas netas

Utilidad por acción Utilidad neta____ Número de acciones

Precio a valor en libros Precio____ Valor en libros por acción

Rotación de la planta Ventas netas Activos fijos

Servicio a clientes


• Nivel en que el área de servicio a clientes ha integrado de un portafolio servicios

• Grado en que permite el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes

• Forma en que promueve el desarrollo de una actitud de servicio, así como de habilidades y destrezas para tratar a los clientes• De qué manera fortalece la imagen institucional


Servicios al clienteTotal de servicios

Personal responsable de la atención a clientesTotal de personal

Personal capacitado en trato a clientes_ ____Total de personal

Estadística de servicios brindadosServicios programados

Inversión en servicios a clientesTotal de servicios brindados

Servicios generales


• Medida en que el área de servicio generales conserva los medios productivos en buen estado

• Cómo mejora las condiciones de higiene y seguridad

• En qué forma coadyuva con la racionalización del uso de instalaciones y medios de operación

• Manera en que apoya el desahogo de las actividades

• Como contribuye a simplificar el tránsito de personas y documentos


Personal de vigilanciaTotal del personal

Personal de limpiezaTotal de personal

Servicios de transporte realizados Servicios necesarios

Correspondencia tramitadaTotal de correspondencia

Documentos archivadosTotal de documentos

Servicios de mensajería realizados Servicios de mensajería solicitados

Vehículos propiosTotal de vehículos

Vehículos arrendadosTotal de vehículos

Sistemas


• Nivel que tiene la organización en el desarrollo de mecanismos de información consistente y oportuna

• Capacidad que muestra para realizar un manejo efectivo de la información

• Grado en que fortalece el proceso de toma de decisiones a través de información oportuna y específica


Normas aplicadas en el diseño de sistemasNormas aprobadas en el diseño de sistemas

Sistemas aceptadosSistemas propuestos

Sistemas de informaciónTotal de sistemas

Sistemas de información Total de sistemas de control

Sistemas de información administrativaTotal de sistemas

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