AUDITORIA.

ACCIÓN DE CONTROL A LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL DE LABORATORIO A TRAVÉS DE ANTICIPOS – PERIODO 2010

PRESENTACIÓN:

El presente trabajo tiene la finalidad de hacer de conocimiento, que la Gerencia de Control Interno Descentralizado de Essalud. ha evidenciado las presuntas deficiencias o irregularidades, hechos identificados como resultado de la aplicación de los procedimientos de control, a procesos de adquisición de material de laboratorio en el año 2010. Configurándose al otorgamiento de anticipos para la compra de material, Reactivos e Insumos de Laboratorio, en Essalud Junín.

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

EsSalud fue creado el 29.Ene.1999 por Ley Nº 27056, sobre la base del ex Instituto Peruano de Seguridad Social, como organismo público descentralizado, adscrito al Sector Trabajo y Promoción del Empleo, con personería jurídica de derecho público interno, con autonomía técnica, administrativa, económica, financiera, presupuestal y contable.EsSalud tiene su sede principal en la ciudad de Lima y desarrolla sus actividades en todo el territorio nacional a través de 26 Redes Asistenciales que lo conforman, clasificadas en Tipos A, B y C.

Base Legal de la Entidad

Normas Legales:

•Ley N° 27056 - Ley de Creación del Seguro Social de Salud (EsSalud) y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N°002-99-TR y N°002-2004-TR.•Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.•Ley Nº 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado., (…)

Base Legal a Aplicar

•Normas de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60; aprobada con Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG•Directiva Nº 001-GG-ESSALUD-2006•Directiva Nº 015-GG-ESSALUD-2007•Directiva Nº 001-PE-ESSALUD-2010•Directiva Nº 003-PE-ESSALUD-2010•Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo Nº 1017 DEL 03.JUN.2008

Conceptos de ReferenciaNAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

Es el mejor medio para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia y transparencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La auditoría se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en el sector público.

Anticipo o anticipación es la acción y efecto de anticipar o anticiparse (prever, anteponer, aventajar, adelantar, hacer que algo suceda antes del tiempo esperable).

Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N°1017 del 03.Jun.2008 Artículo 8° Plan Anual de Contrataciones Cada entidad elaborará su plan Anual de Contrataciones, el cual deberá prever todas las contrataciones de bienes y servicios y obras que sé requerirán durante el año fiscal, Artículo 6° Elaboración del Plan Anual de Contrataciones En la fase de programación y formulación del presupuesto institucional Artículo 20° Prohibición de Fraccionamiento

Metodología Utilizada para el Hallazgo

Procedimiento de recopilación de la información documental

Técnicas empleadas para el procesamiento de datos e interpretación de la información(Observación, Indagación y Entrevista)la información

Presentación de los

Hallazgos y Resultados obtenidos

Etapas para una contratación

estudiar el mercado es una necesidad para toda

contratación

Tomar decisiones

adecuadas :dispone el uso de los recursos

disponibles

NAGU 3.60 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

CARTA N°xxx -CML-RAJ-GCDI-OCI-ESSALUD-2011Señor:CPC. XXXXXXXXXXXEx Jefe de Unidad de Contabilidad y Costos de la Red Asistencial JunínPresente.-Asunto : Comunicación de HallazgosRef. : Acción de Control “A los Procesos de Adquisición de Material de Laboratorio – Período 2010” De mi consideración: Tengo el agrado de dirigirme a usted, en concordancia con lo establecido en la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60, aprobada por Resolución de Contraloría N°259-2000-CG del 07.Dic.2000, para comunicarle los hallazgos que se indican en el Anexo, determinados en la Acción de Control de la referencia que se viene ejecutando en la institución, a efecto que se sirva presentar sus aclaraciones o comentarios sustentados con documentación autentica, según su participación y competencia funcional, para la evaluación y consideración pertinente en el informe.Al respecto, se le otorga el plazo perentorio de tres (03) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción a la presente comunicación; tal situación constará en el informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observación, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado.Para tal propósito, agradeceré que remita lo solicitado a la Oficina de Control Descentralizado I – Sede Huancayo, ubicada en la Avenida Independencia 296, El Tambo – Huancayo (telefax xxxx)

Atentamente,OCI Se adjunta hallazgo N° 01 en folios xxx

Deficiente e inoportuna programación de las necesidades ocasionan que estas sean incluidas con posterioridad al Plan Anual de Contrataciones de la Entidad.

Deficiente e inoportuna programación de las necesidades ocasionan que estas sean incluidas con posterioridad al Plan Anual de Contrataciones de la Entidad.

En el plan anual de contrataciones aprobado por Gerencia General mediante Resolución N°010-GG-ESSALUD-2010 solo se incluyó el sgte. proceso

En el plan anual de contrataciones aprobado por Gerencia General mediante Resolución N°010-GG-ESSALUD-2010 solo se incluyó el sgte. proceso

Del requerimientos formulado por el área usuaria, la división de adquisiciones y contrataciones debieron evaluar lo requerimientos efectuados, definiendo la cantidad, características de los bienes, en función a las EE.TT del Petitorio de Patología Clínica y Anatomía Patológica del HNRPP, la cuál no evidenciaron haber efectuado adecuadamente la evaluación, consolidación y programación de los requerimientos de los materiales

Del requerimientos formulado por el área usuaria, la división de adquisiciones y contrataciones debieron evaluar lo requerimientos efectuados, definiendo la cantidad, características de los bienes, en función a las EE.TT del Petitorio de Patología Clínica y Anatomía Patológica del HNRPP, la cuál no evidenciaron haber efectuado adecuadamente la evaluación, consolidación y programación de los requerimientos de los materiales

N°PACTipo

ProcesoDescripción

Mes deConvocatoria

ValorEstimado

1158 ADS

Adq. De materiales, reactivos y pruebas de laboratorio para bioquímica seca del Hospital Base Huancayo de la Red Junín por 1 año.

Febrero 450,000.00

mediante Resolución N° 091-GRAJ-ESSALUD-

2010 del 23.Feb.2010, dicho

proceso fue reprogramado para

Marzo de 2010

POSTERIORMENTE las inclusiones se efectuaron a partir del cuarto mes del ejercicio 2010POSTERIORMENTE las inclusiones se efectuaron a partir del cuarto mes del ejercicio 2010

Resolución de GRAJ

FechaTipo

ProcesoDescripción

Mes deConvocatoria

ValorEstimado

160 08.04.2010 ADSAdq. De materiales, reactivos y pruebas de laboratorio para inmunología II del Hospital Base Huancayo de la Red Junín por 1 año.

Abril 2010 431,456.00

193 03.05.2010 AMCAdq. De materiales, reactivos y pruebas de laboratorio para microbiología II del Hospital Base Huancayo de la Red Junín por 1 año.

Mayo 2010 171,000.00

226 22.06.2010 AMCAdq. De materiales laboratorio de uso general para el Hospital IV Huancayo de la Red Junín.

Junio 2010 148,234.12

461 01.12.2010 AMCAdquisición de insumos de laboratorio para histocompatibilidad.

Diciembre 2010 178,494.00

Asimismo, se aprecia que no se incluyeron las necesidades de reactivos de laboratorio de sector hematología, con equipo en sesión de uso, reactivos de hemostasia con equipo automatizado, ni reactivos de electroforesis que requieren equipo automatizado.

La División de Adquisiciones, efectuó compras de material, reactivos e insumos de laboratorio, a través de sucesivos procesos N (iguales o inferiores a 3 UIT), por el importe de S/. 220,941.63 para el servicio de laboratorio.

La División de Adquisiciones, efectuó compras de material, reactivos e insumos de laboratorio, a través de sucesivos procesos N (iguales o inferiores a 3 UIT), por el importe de S/. 220,941.63 para el servicio de laboratorio.

N° Ord Proceso O/C Fecha Importe S/. Descripción

1 1027N00037 4501243881 26.01.2010 8,200.00 Material de laboratorio

2 1027N00049 4501242938 25.01.2010 9,279.00 Reactivos de laboratorio

3 1027N00059 4501244207 26.01.2010 10,800.00 Reactivos de laboratorio

4 1027N00127 4501249927 05.02.2010 6,178.42 Reactivos de bioquímica

…)

Relación de Compras Menores o igual a 3 UIT para el Servicio Patología Clínica de laRed Asistencial Junín 2010

Fuente: Expedientes DE Procesos “N”, proporcionados por la división de adquisiciones; sistema SAP R/3.Elaboración: Comisión de Auditoría del OCI.

La división de adquisiciones, demora entre 26 a 218 días en efectuar las compras de material, reactivos e insumos de laboratorio a través de procesos ”N” menores o iguales a tres (3) U.I.T; pese a ser requeridas en calidad de muy urgente, desde la fecha en que la Unidad de Evaluación de Recursos Médicos (UERM) efectúa el requerimiento hasta que se gira la orden de compra, conforme se muestra en el siguiente cuadro

La división de adquisiciones, demora entre 26 a 218 días en efectuar las compras de material, reactivos e insumos de laboratorio a través de procesos ”N” menores o iguales a tres (3) U.I.T; pese a ser requeridas en calidad de muy urgente, desde la fecha en que la Unidad de Evaluación de Recursos Médicos (UERM) efectúa el requerimiento hasta que se gira la orden de compra, conforme se muestra en el siguiente cuadro

Relación de Compras Menores o igual a 3 UIT para el Servicio Patología Clínica de laRed Asistencial Junín 2010

Fuente: Expedientes DE Procesos “N”, proporcionados por la división de adquisiciones; sistema SAP R/3.Elaboración: Comisión de Auditoría del OCI.

Requerimiento de la UERM Orden de compra

Proveedor

Importe

S/.

Días de demora en efectuar la compra (1) y (2)

Carta N°

Fecha

(1)

N°

Fecha

(2)

665-REQ-UERM-OPCCI-OGD-RAJ-ESSALUD-2009

17.11.2009 4501259900 19.02.2010 Beltran Mejía EIRL. 1,951.50 94


04.02.2010 4501188770 14.04.2010 Química Suiza SA. 5,280.00 69


04.02.2010 4501188842 14.04.2010Importaciones Astrid

SAC.1,504.80 69


04.02.2010 4501302754 05.05.2010 Sixmar SRL. 2,154.00 90

…)

Deficiente Programación de Necesidades y Demora en las Compras de Material, Reactivos e Insumos de Laboratorios, Propicia que las Adquisiciones se Realicen a través de Procesos Menores a Tres Unidades Impositivas Tributarias y "Anticipos" Por El Importe De S/.301, 943.93

Deficiente Programación de Necesidades y Demora en las Compras de Material, Reactivos e Insumos de Laboratorios, Propicia que las Adquisiciones se Realicen a través de Procesos Menores a Tres Unidades Impositivas Tributarias y "Anticipos" Por El Importe De S/.301, 943.93

La División de Adquisiciones, efectuó compras de material, reactivos e insumas de laboratorio a través de Anticipos por el importe de S/.81,029.30

La División de Adquisiciones, efectuó compras de material, reactivos e insumas de laboratorio a través de Anticipos por el importe de S/.81,029.30

Del mes Abril a Diciembre 2010

7 Anticipos por un

importe de s/. 92,800.00 n/s

Del mes Abril a Diciembre 2010

7 Anticipos por un

importe de s/. 92,800.00 n/s

Así mismo se otorgaron anticipos para la compra de materiales de laboratorio

Anticipo Otorgado Autorización

N° Cheque

Fecha Importe S/. A nombre deDoc. N° Proveído

Fecha Funcionario

47166 14.04.2010 50,000.00José Armando Barletta

Villarán2684 12.04.2010

Gerencia de la Red Asistencial

Junín


Villarán3041 26.04.2010


Villarán3833 24.05.2010


Villarán4825 25.06.2010


Villarán6342 18.08.2010


Villarán8858 18.11.2010


Villarán9576 10.12.2010

TOTAL S/. 92,800.00

Fuente: Comprobantes de pago, División de Finanzas; sistema SAP/R3Elaboración: Comisión de Auditoria del OCI

Siete Anticipos Autorizados, para la compra de Materiales de Laboratorio, en la Red Asistencial Junín - 2010

Anticipo Rendición Total

adquisición con

anticipos

N° Cheque

Fecha Importe S/. Fecha Importe S/.

Devolución

Fecha Importe S/.

47166 14.04.10 50,000.00 20.04.10 44,286.00 16.04.10 5,714.00 44,286.00

47324 29.04.10 15,000.00 04.05.10 12,999.95 03.05.10 2,000.05 12,999.95

47673 28.05.10 10,000.00 31.05.10 8,160.63 31.05.10 1,839.37 8,163.63

48111 05.07.10 12,000.00 15.07.10 10,927.72 15.07.10 1,072.28 10,927.72

48657 23.08.10 2,800.00 24.08.10 2,619.00 24.08.10 181.00 2,619.00

49719 19.11.10 1,500.00 24.11.10 660.00 24.11.10 840.00 660.00

50001 15.12.10 1,500.00 16.12.10 1,376.00 16.12.10 124.00 1,376.00

92,800.00 81,029.30 11,770.70 81,029.30


Con los anticipos otorgados, se rindió s/. 81,029.30

De los anticipos otorgados se rindieron dentro de los 05 días hábiles, excepto de un cheque que fue rendido después de 08 días hábiles.

Además se aprecia que la compra fue dentro del tiempo oportuno, y el internamiento de los materiales al almacén central demoró de 02 a 27 días.

Anticipo facturaNota Entrada a Almacén RAJ Demora

total días (3-1)

N° Cheque

Fecha - 1

Proveedor N° Fecha - 2 N° Fecha - 3

47166 14.04.10 Albis S.A 500-0189110

16.04.10 5012127355

16.04.10 0

47324 29.04.10 Albis S.A 500-0189478

30.04.10 5012116323

20.05.10 15

47673 28.05.10 Albis S.A 500-0191240

28.05.10 5012127360

28.0510 0

48111 05.07.10 Albis S.A 500-0191240

15.07.10 5012185887

16.08.10 27

48657 23.08.10 Norvic Represt. EIRL

001-00239 23.08.10 5012224040

20.08.10 Ingr. adelt


001-00308 23.11.10 5012284241

23.11.10 2


001-00328 15.12.10 5012303243

27.12.10 6


CONCLUSIONES Inadecuado proceder de la Gerencia de la RAJ, por no supervisar la programación de las necesidades de la

Red así mismo al haber autorizado el otorgamiento de anticipos, sin ajustarse a los procedimientos establecidos.

Falta de diligencia de la Unidad de Evaluación de Recursos Médicos, en el control y evaluación de las necesidades de necesidades del Servicio de Patología Clínica.

Falta de diligencia de los funcionarios y servidores de la División de Finanzas en el trámite de otorgamiento de los anticipos para las adquisiciones de materiales de laboratorios de la RAJ, período 2010.

La División de Finanzas, así como las Unidades de Contabilidad y Costos, y de Tesorería y Presupuestos, no asesoran a la Gerencia Red Asistencial ni a la Oficina de Administración, en los procedimientos a seguir para el otorgamiento de los anticipos.

Deficiente supervisión por parte de la Oficina de Planificación, Calidad y Control Interno, al otorgar visto bueno de los requerimientos de materiales, reactivos e insumos de laboratorio, sin la programación adecuada, efectuados por la Unidad de Evaluación de Recursos Médicos para la atención de necesidades del Servicio Patología Clínica.

Falta de supervisión por parte de la Oficina de Administración, en el trámite del giro de los anticipos solicitados, los cuales fueron otorgados sin cumplir el procedimiento establecido para tal fin.

Falta de diligencia en la ejecución oportuna de las adquisiciones urgentes, por parte de los funcionarios y personal de la División de Adquisiciones.

RECOMENDACIONES

Que no se haga uso eficiente de los recursos institucionales, toda vez que, para estas contrataciones, no se propicia la participación de un mayor número de postores, a fin de que oferten mejores precios y diversidad de productos, debido a la falta de programación e inclusión en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad.

Que se efectúen adquisiciones por un total de S/. 301,943.93, que por su forma de anticipos e importes menores o igual a tres (3) UIT, están fuera del alcance de la ley de Contrataciones del Estado.

Distorsión de la finalidad del otorgamiento de los anticipos, el cual esta normado para las adquisiciones urgentes, no previsibles e impostergables, y no para coberturar las omisiones de programación.

PREGUNTAS

Gracias!!

AUDITORIA.

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