Analisis y Descripción de puestos de trabajo

PUESTOS DE TRABAJO

CONCEPTOS BÁSICOS

Federico Galvis Tarquino Mgs En Administración de Empresas, con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad Seguridad y Medio Ambiente

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CONCEPTOS

Tarea Responsabilidades Función Cargo

Tarea individual

que ejecuta el

ocupante del

cargo

Obligaciones

implícitas en la

tarea para que

ésta se realice

adecuadamente

Conjunto de

tareas o

atribuciones que

el ocupante del

cargo ejecuta de

manera

sistemática y

reiterada.

Conjunto de

funciones con

posición definida

en la estructura

organizacional


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CONCEPTOS

Capacidad Experiencia Relacionada

S e r e f i e r e a l o s

recursos y aptitudes

q u e t i e n e u n

individuo, entidad o

i n s t i t u c i ó n p a r a

de sem p e ña r u na

determinada tarea o

c o m e t i d o .

Es la adquirida en el

ejercicio de empleos o

actividades que tengan

funciones similares a las

del cargo a proveer.

Competencia

C o n j u n t o d e

c o n o c i m i e n t o s ,

habilidades, destrezas y

actitudes cuya aplicación

en el trabajo se traduce

e n u n d e s e m p e ñ o

superior, que contribuye

al logro de los objetivos

c l a v e s d e l n e g o c i o


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FINALIDADES

• Reclutamiento

• Selección de personal

• Formación

• Evaluación del rendimiento

• Valoración de puestos

• Análisis de retribuciones

• Seguridad y salud

• Planes de carrera


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COMPETENCIA

Cualidad

Que hace

A la persona

Apta

Para un Fin

Habilidades (SABER HACER)

Conocimientos (SABER)

Actitudes

(SABER SER Y ESTAR)

IDENTIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS (Inventario Global o Mapa de Competencias)


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EL PUESTO DE TRABAJO

Está formado por el conjunto de tareas que realiza una

persona en una empresa, con la consiguiente autoridad y

responsabilidad.


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un puesto = una persona

un puesto = varias personas


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DISEÑO DE FUNCIONES

Las Funciones

Son la base

De la aplicación

De las personas

En tareas organizacionales


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Proceso que determina, mediante observación y estudio, los

elementos que componen un trabajo específico, la

responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y

mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que

comporta y las condiciones ambientales en que se

desenvuelve. (Lanham 1962)

ANÁLISIS DE PUESTOS

Qué es ?


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Qué es ? Proceso que descompone un puesto de trabajo en unidades menores

para, a través de un estudio más detallado, comprender su

responsabilidad e importancia en conjunto y dentro de un contexto

organizativo determinado (Rev. McCormick, otros)


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Qué aporta

Permite saber qué se hace en un puesto determinado, cómo se hace, por

qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo

Requiere un exhaustivo conocimiento de los puestos analizados y del

contexto organizativo en el que operan.


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Reclutamiento

Selección

Compensación

Capacitación

Evaluación de desempeño

Planeación de RRHH

Relaciones labaorales y con

empleados

Seguridad e higiene

Actividades Responsabilidades Deberes

Habilidades Cualidades Conocimiento

Descripción de puestos

Especificaciones de puesto

Análisis de puesto


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Lista y describe las funciones, actividades, tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y, en su caso, las funciones de supervisión de un puesto.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Qué es

Es una herramienta de RR HH, que documenta de forma sintética y estructurada, la información básica recogida del análisis de un puesto de trabajo en un contexto organizativo determinado.


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EJEMPLO PUESTO: ENCARGADO/A DE TIENDA

FUNCION: Asegurar aprovisionamiento en tienda.

TAREAS: .

Realizar los pedidos de prendas agotadas a las empresas proveedoras

seleccionadas por teléfono, fax o correo electrónico.

Firmar hojas de pedido.

RESPONSABILIDADES:

Asegurar que las prendas agotadas sean repuestas en un plazo máximo de 3

días.

ATRIBUCIONES: Exigir el cumplimiento de plazos a las empresas proveedoras. Sugerir cambios de proveedores o de prendas poco demandadas


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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Título del Puesto: Auxiliar Administrativo de Reclutamiento y Selección. Departamento: Recursos Humanos. Sección: S/N Supervisor Inmediato: Lic. Yolanda Garza (Coordinadora Reclutamiento y Selección) Fecha de Análisis: Agosto 30 de 2012. II. DEFINICIÓN DEL PUESTO

Persona encargada de reclutar, recibir, procesar y canalizar los candidatos internos y externos para las vacantes de los diferentes departamentos de la Universidad Virtual del Área Andina. III. CONTENIDO DEL PUESTO

Funciones diaria: Recibir solicitudes de candidatos. Proveer de información sobre los trámites de reclutamiento para la Universidad Virtual. Proporcionar a los dueños de las vacantes la lista de los mejores candidatos para ocuparlas. Realizar entrevistas de salida a las personas que dejan la compañía. Realizar reclutamiento telefónico dirigido a ex -a-tec´s (invitarlos a que vayan a dejar sus currículums. Aplicar exámenes psicométricos a los candidatos. Funciones periódica: Obtener información sobre las diferentes Ferias de Empleo de la ciudad. Asistir a las Ferias de Empleo. Recibir currículums y proveer de información a las personas que van a dejar sus solicitudes al stand en las Ferias de Empleo. Funciones esporádica: Notificar, en nombre de la coordinadora, a los candidatos sobre su aceptación para una vacante.

IV. ACCESORIOS DEL PUESTO: Computadora con gran capacidad de memoria y procesamiento de datos. Escritorio moderno reciente modelo. Papelería referente a solicitudes de empleo para la UV y exámenes psicométricos. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO HABILIDAD Habilidad Física: Destreza para el manejo de la computadora. Agilidad para llevar diferentes agendas. Habilidad Mental: Facilidad para recordar datos, fechas, nombres, características de las personas. Conocimientos de Office y ambiente Windows. Experiencia mínima de 2 años en el departamento de Recursos Humanos. Facilidad de expresión. ESFUERZO Esfuerzo Físico: Cargar cajas de papelería cuando se va a ferias de empleo.


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UTILIDADES DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Aclarar la : jerárquica, funcional y matricialmente.

Identificar vacíos y solapamientos funcionales.

Verificar la congruencia entre los medios aportados a un puesto y las funciones y responsabilidades encomendadas.

Facilitar la comunicación de funciones en la empresa (Manual de funciones).

Definir nuevos puestos y delimitar responsabilidades entre puestos paralelos.

Utilidades (I) Organizativas


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Utilidades (II)

Servir de base para la valoración de puestos de trabajo.

Delimitar los colectivos que deben entrar en cada grupo de retribución,

en base a las funciones que realizan.

Facilitar la equidad retributiva.

Retributivas


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Utilidades (III)

Facilitar la evaluación del desempeño, a partir de los

resultados permanentes que debe aportar un puesto.

Identificar necesidades de formación, entrenamiento y

desarrollo profesional.

Definir políticas de Desarrollo de RRHH


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Utilidades (III)

Facilitar la descripción de perfiles, para la selección de

personal.

Ayudar en la planificación de carreras profesionales,

proyectando el desarrollo profesional hacia las

necesidades organizativas reflejadas en la descripción

de puestos.

Definir políticas de Desarrollo de RRHH


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Utilidades (IV)

Facilitar la elaboración del Mapa de riesgos laborales, al recoger

información sobre los factores de riesgo y siniestralidad asociados al puesto.

Definir políticas y procedimientos que potencien la salud laboral, al

proporcionar información sobre actividades que generan fatiga, estrés,

defectos ergonómicos, etc.

Seguridad, P.R.L. y Salud laboral


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ORGANIGRAMA

Elemento de confusión y discusión.

No usar categorías contractuales

Construir una nueva terminología

Facilita la sistematización, simplifica las comunicaciones. El sistema más utilizado es el decimal.

Relación de todos los puestos con sus respectivas denominaciones, código, nombre del empleado y cualificación.

IDENTIFICACIÓN (Inventario de Puestos)


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DESCRIPCIÓN DE

PUESTO


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Empresa Puesto

Nombre y Apellido del Titular

Área/Dirección

Departamento Puesto Superior

Organigrama

Síntesis del Puesto

Responsabilidades del Puesto Grado de Relevancia

Actividades/Tareas/Responsabilidades (alto-medio-bajo)

Aprobaciones Fecha

Titular del puesto Analista

Superior RR.HH.

DESCRIPCIÓN DE

PUESTO

Requisitos del Puesto

Formación Básica

Otra Formación Complementaria

Experiencia Requerida

Idioma

PC (detallar)

Competencias Nivel de Requerimiento


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VIDEO ANÁLISIS

DE PUESTO


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MÉTODOS PARA LLEVAR A CABO EL

ANÁLISIS DE PUESTO

Observación Directa

Diarios y Anotaciones

Procedimiento sencillo que

consiste sólo en observar el

trabajo que se está haciendo.

Procedimiento que consiste en

solicitarle al ocupante del puesto

que haga anotaciones sobre su

trabajo por un período que puede

variar, de acuerdo con la

naturaleza del mismo


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.

Consultas Técnicas

Procedimiento que consiste en recabar información de una serie de fuentes, como pueden ser ocupantes del puesto, supervisores o consultores con especialidad en el tema.

Procedimiento donde se consignan todas las preguntas que se

consideren necesarias para conocer el puesto

Cuestionarios


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• El analista ahorra tiempo • Los empleados pueden incluir en la

bitácora toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener que interpretar preguntas ambiguas.

• El método elimina la renuencia que tienen algunos empleados a participar en entrevistas.

• El analista no puede observar los factores que afectan el desempeño del puesto.

• Los empleados tal vez sospechen que las bitácoras se emplearán para hacer análisis de tiempos que permitan a la administración fijar normas de producción.

• El método se limita a puestos rutinarios y repetitivos.

Bitácora de empleados.

El Tercer método impone a cada empleado llevar una bitácora de sus actividades durante un período determinado.

Ventajas Desventajas


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Entrevista de Grupo

Este procedimiento se usa cuando

el puesto tiene varias posiciones y

conviene obtener la respuesta de

más de uno de los ocupantes.

Entrevistas Individuales

Consiste en hacerle preguntas

al ocupante del puesto hasta

conocer las tareas regulares,

los requisitos, el alcance de

las responsabilidades y las

condiciones del trabajo en el

puesto que desempeña


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REQUISITOS

INTELECTUALES Estudios Experiencia Iniciativa

Competencias

FÍSICOS

RESPONSABILIDAD

CONDICIONES DE TRABAJO

Esfuerzo Físico Esfuerzo Mental Concentración Visual

Supervisión Materiales, equipos…. Dinero Contactos Información confidencial

Ambiente de trabajo Exposición a riesgos

ANÁLISIS DE CARGOS


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DEBERES Y RESPONSABILIDADES

TAREAS

METODOS

AMBIENTE DE TRABAJO

OBJETIVOS

PERIODICIDAD

Qué hace?

Cuando lo hace?

Como lo hace?

Donde lo hace?

Por qué lo hace?

Énfasis en las personas

Recompensas sociales

Productividad Basa en la satisfacción de las personas

Empoderamiento

Liderazgo Comunicación e información

DESCRIPCIÓN DE CARGOS


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CONTENIDO DEL CARGO

RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD

METODOS Y PROCESOS DE TRABAJO

Conjunto de tareas que el ocupante desempeña

Para satisfacer los requisitos: o Tecnológicos o Organizacionales o Sociales o Personales del

ocupante (ergonomía)

Como deben desempeñarse las tareas o responsabilidades

A quien deberá reportar el ocupante del cargo

A quien deberá supervisar y dirigir el ocupante del

cargo

DISEÑO DE CARGOS


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UTILIDAD DE LA VALORACIÓN DE PUESTOS

Se trata de valorar el puesto y no la persona.

La medida del puesto tiene un valor relativo.

Los resultados pueden dar pie a un cambio en la política salarial.

Solucionar un problema de justicia y comparación.

El éxito estriba en:

Los salarios resultantes se consideran suficientes.

Haya equidad entre los diferentes puestos.

Se incluyan todos los pluses (Se establecen en función del puesto de trabajo, en

función de la persona del trabajador y/o en función de los resultados de la empresa.

) y compensaciones

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