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San José, 25 de octubre del 2017 AI-INF-018-2017

Licenciado Fernando Rodríguez Garro Ministro a.i. Asunto: Revisión del proceso de registro contable de los costos de las “Obras en Proceso” relacionadas con

proyectos informáticos. Estimado señor: Nos permitimos presentarle informe sobre la revisión del proceso de registro contable de los costos de las “Obras en Proceso” relacionadas con proyectos informáticos, estudio realizado en la Dirección de Contabilidad Nacional (DCN), en atención al Plan de Trabajo Anual de Trabajo 2017 de esta Auditoría Interna. El objetivo del estudio consistió en evaluar los procedimientos y controles implementados por la DCN, para el tratamiento contable que se brinda al registro del costo de las obras en proceso de los proyectos de tecnologías de información del Ministerio de Hacienda y de las demás instituciones de la Administración Central, y su conformidad con la preservación del patrimonio público, el marco regulatorio emitido mediante Directriz DGABCA-08-2014-DCN-006-2014, así como el seguimiento a las recomendaciones 4.12 y 4.13 del informe DGAI-INF-035-2016 de esta Auditoría Interna. El periodo de revisión comprendió de enero a diciembre de 2016, extendiéndose cuando se consideró necesario y las actividades del estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público, el cual estuvo a cargo de la Auditoría del Área de Egresos de esta Auditoría Interna. Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron presentados el 04 de octubre de 2017 a la Licda. Martha Cubillo, Viceministra de Egresos a.i., Lic. Luis Paulino Calderón Lobo, Contador Nacional y a la Licda. Jeannette Solano García, Subcontadora Nacional, cuyas observaciones son consideradas en el Anexo N°1 de este informe. 1. RESULTADOS

1.1. Proceso de información de obras en proceso.

1.1.1. Sobre la necesidad de disponer de una metodología para el costeo de los proyectos

informáticos en desarrollo La Contraloría General de la República, en su informe N° DFOE-SAF-IF-07-2013, sobre el Sistema de Registro y Control de Bienes SIBINET”, emitido en julio de 2013, en la parte que interesa incluye el siguiente resultado: “2.20 Resulta necesario también subsanar a la brevedad, las limitaciones que tiene el sistema de bienes para registrar las obras en proceso o construcción, según la ejecución presupuestaria de cada período, de manera que se posibilite una adecuada conciliación de las cifras y un oportuno control de los activos.” Y dispone para ese fin a la Directora de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, cumplir en un plazo máximo de dos años lo siguiente:

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4.3 Implementar, en los sistemas para el registro y control de bienes que administra la DGABCA, un módulo que permita registrar de manera precisa, oportuna y detallada, los gastos e inversiones en obras en proceso desde su inicio hasta su culminación en bienes terminados, y que permita la completa conciliación de la ejecución presupuestaria de la partida de bienes duraderos en el SIGAF con el registro de los flujos e inventarios anuales de bienes duraderos que actualmente se contabilizan y reportan en el SIBINET.

Por su parte, el informe remitido por esta Auditoría Interna Nº DGAI-INF-035-2016 a este Despacho, sobre la evaluación del avance del Proyecto Sistema de Administración de Bienes (SIABI), cuyas recomendaciones se acogen mediante Acuerdo Nº DM-0017-2017 del 8 de febrero de 2017, en el numeral 4.12, dirigido a la DCN, recomienda lo siguiente:

“4.12. Revisar y actualizar los lineamientos vigentes en coordinación con las instancias institucionales que se estimen pertinentes, a fin de que se disponga de una metodología para el costeo de los proyectos en desarrollo de TIC, de manera que en éstos se contemplen las alternativas en que un proyecto de esta naturaleza pueden ser desarrollados, sea con recursos propios, contratación de servicios profesionales o una combinación de las dos anteriores, tomando en consideración los aspectos señalados en el punto 2.3 de este informe, se especifique con el nivel de detalle suficiente, los elementos que permitan la identificación y cuantificación de todos los costos directos e indirectos asociados a estos proyectos, entre otros aspectos./…Lo anterior, con el propósito de asegurar razonablemente, la objetividad, adecuada valuación del costo incurrido en los proyectos en desarrollo de TIC, en atención al principio de transparencia y rendición de cuentas que rigen la función pública.”

Al respecto, se determinó que a octubre de 2017, de acuerdo con el plan de acción presentado por la DCN se establece como fecha de compromiso que para el próximo 30 de junio del 2018 se emitirán los lineamientos requeridos para el costeo de los proyectos en desarrollo de la DTIC, y así disponer de una metodología, que deberá ser aplicada por las instituciones comprendidas dentro de su ámbito de acción, para propiciar una adecuada valuación de los costos incurridos en este rubro, a efectos de revelar esta información mediante nota en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo; de conformidad con lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). Lo anterior, ante la imposibilidad material de registrar esa información en el Sistema SIBINET, el cual, será sustituido cuando se concluya el Proyecto SIABI, desarrollado con recursos propios de la DTIC, en el cual se tiene considerado como uno de los requerimientos, que las unidades primarias de registro, puedan ingresar los costos de las obras en proceso, para efectos de su registro contable. Entretanto, este Ministerio y las demás instituciones de la Administración Central, continuarán presentando la información requerida por la DCN, de acuerdo con la directriz emitida por esa dependencia, en octubre de 2014, en forma conjunta con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en adelante DGABCA, en su condición de órganos rectores y conforme a sus competencias, dirigida a las Proveedurías Institucionales y los encargados de control de bienes de las Instituciones de la Administración Central, Nº DGABCA-08-2014-DCN-006-2014, denominada "Procedimiento para ordenar el registro de obras en proceso de los Ministerios del Gobierno Central", como un instrumento alterno para lograr una correcta clasificación y contabilización presupuestaria de los activos que comprenden la Cuenta “Construcciones en




Proceso” hasta tanto se cuente con un sistema informático que permita el registro de esa información por ese medio.

Sobre el particular, de acuerdo con la indagación y revisión de documentos facilitados por la Unidad de Registro Patrimonial, en adelante URP, de la DCN, se determinó que además del anterior, coexisten al menos tres procedimientos vigentes elaborados en fechas posteriores a la directriz mencionada, todos relacionados con el registro y control de obras en proceso, cuyos contenidos, presentan importantes diferencias y omisiones con ésta, en cuanto a requisitos de información, plazos de presentación, tratamiento de incumplimientos, controles para el aseguramiento de la veracidad de los datos y comunicación entre instancias relacionadas. Además, según lo manifestado por funcionarios de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) a esta Auditoría Interna, durante entrevista realizada el 16 de marzo de 2017, actualmente esa Dirección, se encuentra utilizando un nuevo procedimiento de elaboración propia, titulado "Procedimiento de Gestión de Obras en Proceso", el cual, aunque aún no ha sido debidamente formalizado y comunicado, pretende servir de guía a los responsables del Ministerio de Hacienda para gestionar este tipo de obras, estableciendo las tareas y actividades que deben realizar cada uno de los actores involucrados, sea la propia DTIC, la DCN y la Proveeduría Institucional. La proliferación de procedimientos para el registro y control de este tipo de obra, algunos como el anterior, genera duda sobre la validez y suficiencia de los procedimientos existentes y obliga a su revisión por parte de las instancias rectoras en esta materia, a fin de evitar confundir al obligado y por ende, derivar en un incumplimiento de requisitos y en el entorpecimiento de un adecuado y oportuno registro contable y revelación del costo de las obras en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, emitidos por la DCN. Según se logró comprobar durante el desarrollo de este estudio, durante todo el periodo 2016 y aun en el primer trimestre de 2017, la DTIC incumplió con la presentación trimestral de los informes correspondientes a los costos de sus proyectos de TI en desarrollo. Consultada al respecto, la Jefatura del Departamento de Sistemas de esa Dirección indicó “…el desconocimiento y la falta de claridad en la normativa establecida fue la causa de tal situación”. En línea con lo anterior, cabe señalar, lo dispuesto en la recomendación 4.10 contenida en el informe de esta Auditoría Interna Nº DGAI-INF-035-2016, dirigida al Director de la DTIC, que estipula lo siguiente:

“Girar los lineamientos necesarios para determinar y subsanar las causas o aspectos por los cuales la DTIC no ha remitido a la Dirección General de Contabilidad Nacional la información de los costos de los proyectos que están en desarrollo, de acuerdo al nivel de detalle y formato requerido para la debida revelación en las notas a los estados financieros.”

En esa oportunidad, se indicó a esta Auditoría Interna, que hasta tanto no se cuente con una metodología de costeo emitida de parte de la DCN, poco se puede hacer en proyectos y que el enfoque debe direccionarse en una definición integral de los costos, pues muchos de los insumos dependerían de una política integral. La Contraloría General de la República en su informe N°DFOE-SAF-IF-07-2016, sobre el direccionamiento y gestión de proyectos de tecnologías de información del Ministerio de Hacienda determinó que algunos proyectos de tecnologías de información presentan limitaciones para su seguimiento, por cuanto el 30% del portafolio de proyectos tecnológicos no contaba con un costo estimado y que el 23% de estos a setiembre del 2013 cambió sus costos de inversión con respecto a los originalmente fijados, disponiendo al efecto a este




mismo Despacho, asegurar que se cumplan oportunamente las condiciones establecidas para dicho Portafolio de Proyectos, y se dé debida cuenta de los resultados e inversiones realizadas al efecto. La norma 4.1 del componente actividades de control de las Normas de Control Interno para el Sector Público1 dispone lo siguiente:

“4.1. Actividades de Control.- “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales./…El ámbito de aplicación de tales actividades de control debe estar referido a todos los niveles y funciones de la institución. En ese sentido la gestión institucional y la operación del SCI deben contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjunción de ellas. Lo anterior debe hacer posible la detección y la corrección ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, así como ante indicios de la eventual materialización de un riesgo relevante".

Por su parte, el Reglamento de Organización de la Dirección General de la Contabilidad Nacional2 en su artículo 11.- Objetivo y funciones de la Unidad de Registro Patrimonial, inciso i), establece: “…i) Elaborar y proponer las actualizaciones que requieran los manuales de procedimientos de cada uno de los procesos que se ejecutan en esta Unidad, y hacerlos de conocimiento de la Dirección para su aprobación respectiva".

1.1.2. Presentación de los informes

En la Directriz DGABCA-08-2014-DCN-006-2014 se establece a las proveedurías institucionales y encargados de control de bienes de todos los Ministerios de la Administración Central, la obligación de remitir de manera trimestral a la DCN, un informe certificado en forma digital con la documentación soporte del caso de los movimientos de activos de la cuenta "Construcciones en proceso", en el cual se incluya la información acumulada de la totalidad de bienes relacionados con este rubro a la fecha de corte; asimismo, las instituciones que a la fecha de presentación de cada informe trimestral no posean obras en proceso deben comunicarlo de manera formal. Durante el periodo 2016, de los 18 Ministerios que componen la cartera de la Administración Central, solamente 2 cumplieron, con la obligación de presentar dichos informes a la DCN dentro del plazo establecido, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, MOPT. De los 16 restantes Ministerios, 7 incumplieron totalmente con la obligación, sea que no presentaron ningún informe y tampoco comunicaron de manera formal no tener ninguna obra en proceso durante esos periodos y los otros 9, presentaron incumplimientos parciales ya sea por omisión en la presentación o comunicación en alguno de los trimestres o por el envío de esa información fuera del plazo formalmente establecido. Sobre el cumplimiento de requisitos que debe contener el informe, establecidos en la Directriz de cita, se determinó que de los 11 Ministerios que presentaron la información trimestral requerida, ninguno cumplió con la totalidad de los requisitos formales establecidos, por ejemplo, la presentación certificada del informe en

1 Publicadas en la Gaceta N°26 del 06 de febrero de 2009 2 Decreto N°35535-H Publicado en la Gaceta N°201 del 16 de octubre de 2009




forma digital y la documentación que soporta los movimientos o gastos realizados, pues en la mayoría de los casos, sólo enviaron la información en forma física, fotocopiada, sin certificar y carente de respaldos. Al respecto, el numeral 4 del apartado de requisitos de informe establece: “La información deberá ser remitida en forma digital sin excepción alguna” Es decir que se deben enviar el informe consolidado firmado digitalmente, incluyendo la matriz en formato Excel (digital). Así las cosas, aunque desde el establecimiento de ésta obligación en 2014, la DCN ha venido promoviendo diferentes iniciativas tendientes a ordenar y depurar el envío de la información sobre obras en proceso de los entes estatales, a la fecha de este informe tales acciones no han alcanzado los resultados establecidos por la normativa, y casi tres años después de haberse establecido el "Procedimiento para ordenar el registro de obras en proceso de los Ministerios del Gobierno Central", aún la gran mayoría de los Ministerios de la Administración Central incumplen con el envío de la información a la DCN en el tiempo y forma establecidos. En ese sentido, la DCN no está ejerciendo el rol de Ente Rector que le confiere la Ley de Administración Financiera (Ley 8131), en su artículos 91, 93 y 94 con el fin de cumplir el objetivo de obtener información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable de las Entidades y Organismos del Sector Público, aun cuando para ello, esa misma ley establece que los órganos y entes administradores o custodios de los fondos públicos, están obligados a atender los requerimientos de información de la DCN para cumplir con sus funciones. La desatención a la normativa antes señalada por parte de los entes obligados, no sólo impide a la DCN brindar una seguridad razonable del saldo de la cuenta “Construcciones en proceso”, sino que además afecta negativamente la confiabilidad y oportunidad de los registros contables contenidos en el Sistema SIGAF, y la revelación de la información mediante notas a los Estados Financieros del Poder Ejecutivo. La norma 4.4 “Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información", de las Normas de Control Interno para el Sector Público en su capítulo IV Actividades de Control, dispone lo siguiente:

“…El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior tomando en cuenta fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas."

Asimismo, la norma 5.6.2 sobre la oportunidad de la información, establece: “… Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales.”

1.1.3. Control de la veracidad de la información recibida.

De acuerdo con la revisión del contenido tanto de los procedimientos como de los instructivos vigentes establecidos por la URP de la DCN para el manejo, control y registro de la información sobre obras en proceso, se determinó que en estos, no se incluyen controles específicos que aseguren mediante su aplicación la veracidad de los datos enviados por las Unidades Primarias de Registro de los Ministerios de la Administración Central.




En varias ocasiones la información trimestral enviada por esas instituciones, ha presentado inconsistencias y diferencias de importancia relativa entre los registros de movimientos de la cuenta "Construcciones en Proceso " realizados en SIGAF (órdenes de compra) y los montos informados. A manera de ejemplo se cita el caso del Ministerio de Seguridad Pública quien presentó omisión de información y diferencias en sus informes por concepto de obras de infraestructura, obras en proceso “Edificios” y desarrollo de procesos informáticos registradas en SIGAF, durante 2016 por un monto total de ¢ 81.736.553.025,24 de acuerdo con el siguiente detalle:

Cuadro N°1 Comparación de Obras en proceso según SIGAF y el reporte.

2016 Datos en colones

Obras en Proceso Según SIGAF Según reporte Diferencia

Obras de Infraestructura ¢105.350.863.438,12 ¢42.488.810.436,19 ¢62.862.053.001,93

Edificios ¢18.462.885.284,98 ¢ 0 ¢18.462.885.284,98

Desarrollo de Procesos Informáticos

¢ 0 ¢411.614.738,33 ¢411.614.738,33

Lo anteriormente expuesto afecta el proceso de conciliación de la información contable realizado por DCN y materializa el riesgo de omisión, error o modificación no autorizada en los registros, impactando de manera directa la confiabilidad y utilidad, que esta información pudiera tener para sus distintos usuarios al impedir que se brinde una seguridad razonable del saldo de la cuenta “Construcciones en Proceso”. Al respecto las normas 5.6.1 y 5.6.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, referentes a en la confiabilidad y utilidad de la información disponen lo siguiente:

"5.6.1 Confiabilidad.- La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente". "5.6.3 Utilidad.- " La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario."

1.1.4. Gestión de la DCN ante los incumplimientos presentados

Sobre este tema, se tiene que aun cuando la DCN a partir de su condición de Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad Pública dispone de las herramientas legales para exigir el cumplimiento de las regulaciones establecidas, esta Auditoría Interna no evidenció ningún tipo de gestión formal o escrita que demuestre la ejecución de acciones administrativas de tipo correctivo o preventivo promovidas por esta Dirección ante las autoridades competentes, que busquen reducir o evitar los incumplimientos presentados por los Ministerios de la Administración Central señalados en los apartados anteriores de este informe. La falta de supervisión y de un adecuado seguimiento y control al efectivo cumplimiento de los deberes formales de los Ministerios ante la DCN, sumados a la ausencia del establecimiento de medidas preventivas o




correctivas por parte de esta Dirección hacia sus obligados, podrían ser la causa de los incumplimientos presentados a la normativa bajo análisis. La situación expuesta, no sólo puede afectar el resultado de las gestiones de clasificación y contabilización presupuestaria de los activos que comprenden la cuenta “Construcciones en Proceso” realizadas por la DCN, sino que además, podría perjudicar la imagen de esta Dirección y la del Ministerio de Hacienda, dada su condición y potestad rectora sobre esta materia en la administración pública. Sobre el particular, es oportuno insistir en las potestades que le otorga la Ley 81313, LAFRPP, en sus artículos 91, 93 y 94 que en la parte que interesa establece:

"91.- Objetivos- El Subsistema de Contabilidad Pública tendrá el siguiente objetivo: d) Obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable. 93.- Órgano rector - La Contabilidad Nacional será el órgano rector del Subsistema y, como tal, tendrá los siguientes deberes y funciones: b) Establecer procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental. Dentro de este marco, definirá la metodología contable por aplicar, así como la estructura y periodicidad de los estados financieros que deberán producir las entidades. c) Velar porque las instituciones del sector público atiendan los principios y las normas mencionados en el inciso anterior. e) Llevar actualizada la contabilidad de la Administración Central. 94.- Obligatoriedad de atender requerimientos de información. Las entidades y los órganos de la Administración Central, estarán obligados a atender los requerimientos de información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones"

Las situaciones expuestas en los apartados 1.1.2, 1.1.3 y 1.1.4, del presente informe, también fueron consideradas en la recomendación 4.13 dirigida a la DCN, contenida en el informe de esta Auditoría Interna Nº DGAI-INF-035-2016 antes citado, remitido al Ministro, sobre la evaluación del avance del Proyecto Sistema de Administración de Bienes (SIABI), cuyas recomendaciones fueron avaladas mediante el Acuerdo del Despacho Nº DM-0017-2017 del 8 de febrero de 2017, que textualmente dice:

"4.13 En su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, emita las disposiciones pertinentes para que se realicen actividades fiscalizadoras, tanto a lo interno como externo (entidades y órganos comprendidos dentro de su ámbito de acción), tendientes asegurar el cumplimiento de la normativa de costeo aplicable a los proyectos en desarrollo de TIC, así como la veracidad de la información que le estarían remitiendo para su revelación en los estados financieros."

3 Publicada en la Gaceta N°198 del 16 de octubre de 2001




1.2. Establecimiento de canales de coordinación y comunicación en el proceso de información y registro

La norma 6.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República, referente a las orientaciones para el seguimiento del SCI disponen en la parte que interesa lo siguiente:

: “…deben establecer formalmente, mecanismos y canales de comunicación que permitan la detección oportuna de deficiencias y desviaciones del SCI, y que quienes las detecten informen con prontitud a la autoridad competente para emprender las acciones preventivas o correctivas que procedan, de acuerdo con la importancia y riesgos asociados”.

De acuerdo con la normativa de cita, en este caso correspondería a la DCN y sus dependencias, establecer de manera formal los mecanismos y canales de comunicación internos y externos que sean necesarios a fin de evitar deficiencias y desviaciones en el proceso de información y registro de los movimientos de activos relacionados con obras en proceso. Producto de la revisión de las gestiones realizadas por la DCN sobre este tema, no se logró evidenciar que haya establecido de manera formal, canales de coordinación y comunicación ya sea a lo interno entre la Unidad de Análisis Contable, en adelante UAC y la URP o entre ésta y la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes de la DGABCA, o bien hacia lo externo con los ministerios del Gobierno Central. El Informe Anual de Bienes 2016, emitido por la DGABCA evidencia esta condición, al indicar que durante ese periodo, el 100% de los ministerios cumplieron con la obligación formal de remitirle la información sobre obras en proceso, mientras que para ese mismo periodo, 16 de esas instituciones incumplieron esa obligación ante la DCN, no obstante, la normativa vigente estipula el envío simultáneo de esta información tanto a la DGABCA como a la DCN. En ese mismo contexto, resalta la situación detectada en la UAC donde al consultar sobre la revelación de costos de los proyectos informáticos en proceso del Ministerio de Hacienda, se indicó a esta Auditoría Interna que esa Unidad no recibe ni solicita información relacionada con obras en proceso, ni del Ministerio de Hacienda ni de ninguno de los otros Ministerios de la Administración Central, a efectos de revelar dicha información mediante nota en los Estados Financieros. La falta de coordinación y comunicación afecta los deberes que en cuanto a registro, control y revelación por la naturaleza de sus funciones, compete a esas dos unidades. De continuar, esa condición podría impactar el resultado de las gestiones de control y seguimiento que lleva a cabo la DGABCA, exponer al Ministerio a inconsistencias y/o omisiones en el registro contable de las transacciones en la cuenta “Construcciones en Proceso” y afectar la toma de decisiones que con base en esa información realiza el Poder Ejecutivo.

1.3. Valoración y administración del riesgo

La Ley N° 8292, Ley General de Control Interno4, en su artículo 14 Valoración del riesgo, establece los deberes del jerarca y los titulares subordinados, indicando entre otros, en la parte que interesa, lo siguiente:

4 Publicada en la Gaceta N°169 del 4 de setiembre de 2002




“…b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.//(…) d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

Al respecto, se evidenció que tanto la URP como la UAC diseñaron, con base en el documento denominado “Informe de Valoración y Seguimiento de Riesgos de la DCN,” controles para mitigar los factores de riesgo relacionados con la falta de veracidad, transparencia, oportunidad y confiabilidad de la información recibida; no obstante, de acuerdo con los resultados expuestos en los apartados anteriores de este informe, dichas unidades no los están ejecutando de forma efectiva. Consultadas al respecto, las funcionarias encargadas de la elaboración del informe de valoración de riesgos anteriormente citado, indicaron que desconocen la existencia de planes acción para gestionar los riesgos identificados por esas unidades. La falta de un plan de acción para gestionar o mitigar los riesgos identificados, así como la importancia que tiene para la DCN el control sobre la información que recibe periódicamente de parte de los ministerios de la Administración Central, no permite brindar una seguridad razonable del saldo de la cuenta de “Construcciones en Proceso”.

2. CONCLUSIÓN De acuerdo con la evaluación realizada se concluye que: 2.1 La trazabilidad del registro contable de los costos de las obras en proceso relacionados con proyectos informáticos presenta debilidades en su gobierno corporativo, pues se evidencian problemas de coordinación y comunicación que no han permitido el reporte oportuno de información competente y suficiente para el registro contable, y la revelación correspondiente en los estados financieros del Poder Ejecutivo de proyectos informáticos desarrollados por la Administración Central, lo cual no permite a la DCN brindar una seguridad razonable del saldo de la cuenta “Construcciones en Proceso”. 2.2 El incumplimiento de la normativa establecida, determinado durante el desarrollo del estudio, evidencia la necesidad de reforzar, los procesos y procedimientos que se comentan en el presente informe, de tal forma que la DCN logre una adecuada supervisión de la información que remiten las Unidades Primarias de Registro, haciendo énfasis en el establecimiento de mecanismos de control que le permitan una adecuada gestión de los riesgos, a fin de asegurar el cumplimiento de sus funciones en este proceso, conforme con su papel de Ente Rector.

3. RECOMENDACIONES Para colaborar con la Administración en la mejora de los procesos de gobierno corporativo, gestión de riesgos y control interno relacionadas con la trazabilidad en el registro de las obras en proceso, en las que participan la Dirección de Contabilidad Nacional, la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa y la DTIC, recomendamos a ese Despacho, ordenar a las instancias responsables la implementación de las siguientes acciones de mejora: Al Ministro 3.1 Girar instrucciones al Viceministro de Egresos a fin de supervisar el cumplimiento de lo ordenado por ese Despacho en el Acuerdo N° DM-0017-2017 del 8 de febrero de 2017, de conformidad con lo dispuesto en




el informe N° INF-DGAI-035-2016 en las recomendaciones 4.10, 4.12 y 4.13, y se hagan los ajustes que resulten pertinentes, así como, considerar los aspectos de control interno señalados por esta Auditoría Interna, que se transcriben:

“4.10 Girar los lineamientos necesarios para determinar y subsanar las causas o aspectos por los cuales la DTIC no ha remitido a la Dirección General de Contabilidad Nacional la información de los costos de los proyectos que están en desarrollo, de acuerdo al nivel de detalle y formato requerido para la debida revelación en las notas a los estados financieros. 4.12 Revisar y actualizar los lineamientos vigentes en coordinación con las instancias institucionales que se estimen pertinentes, a fin de que se disponga de una metodología para el costeo de los proyectos en desarrollo de TIC, de manera que en éstos se contemplen las alternativas en que un proyecto de esta naturaleza pueden ser desarrollados, sea con recursos propios, contratación de servicios profesionales o una combinación de las dos anteriores, tomando en consideración los aspectos señalados en el punto 2.3 de este informe, se especifique con el nivel de detalle suficiente, los elementos que permitan la identificación y cuantificación de todos los costos directos e indirectos asociados a estos proyectos, entre otros aspectos. Lo anterior, con el propósito de asegurar razonablemente, la objetividad, adecuada valuación del costo incurrido en los proyectos en desarrollo de TIC, en atención al principio de transparencia y rendición de cuentas que rigen la función pública. 4.13 En su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, emita las disposiciones pertinentes para que se realicen actividades fiscalizadoras, tanto a lo interno como externo (entidades y órganos comprendidos dentro de su ámbito de acción), tendientes asegurar el cumplimiento de la normativa de costeo aplicable a los proyectos en desarrollo de TIC, así como la veracidad de la información que le estarían remitiendo para su revelación en los estados financieros.”

Al Director General de la Contabilidad Nacional 3.2. Elaborar un plan de acción con el fin de implementar las actividades de control y mitigación de los riesgos identificados en el registro y revelación de los costos de las obras en proceso, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 8292, Ley General De Control Interno. Al Director General de Contabilidad Nacional y al Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

3.3 Definir una estrategia institucional que coadyuve a garantizar el cumplimiento en la presentación de informes de obras en proceso de los Ministerios de la Administración Central a la DCN en el tiempo y forma establecidos en la normativa, estableciéndose los formatos y estándares que deben aplicarse, para que exista uniformidad en la presentación de esta información, de tal forma que sea factible su consolidación y exposición contable. Por último, nos permitimos recordar que las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 37 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen




un plazo de 30 días hábiles, para ordenar al titular subordinado el cumplimiento de las recomendaciones. Si los subordinados discrepan de ellas, dentro del plazo de Ley, deben proponer a esta Auditoría Interna las soluciones alternas para la valoración respectiva. Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Auditoría Interna, dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean en el presente informe, si está conforme que se presente un Plan de Acción, con el respectivo cronograma de cumplimiento, donde se detallen loa plazos pertinentes para su efectivo cumplimiento y el seguimiento, que le corresponde seguir a esta Auditoría Interna. Dejándole informado para la toma de decisiones, se suscribe: Atentamente,

Máster Ronald Fernández Romero Subdirector de Auditoría Interna

Lic. Luis Fernando Obando Peraza Licda. Sonia Gin Lun Profesional de Auditoría Interna 2 Coordinadora Auditoría Área de Egresos c: Licda. Martha Cubillo Jiménez, Viceministra de Egresos a.i. Lic. Luis Paulino Calderón Lobo, Contador Nacional Lic. Manuel E. Ramos Campos, Director de Tecnología de Información y Comunicación Lic. Fabián Quirós Alvarez, Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Estudio N°036-2016 RFR/sgl/lop Criterio de auditoría: 16-2017 Registro Patrimonial


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Nuevo sello



ANEXO N° 1 OBSERVACIONES REALIZADAS DURANTE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

COMENTARIOS VALORACIÓN

En relación con la recomendación N° 4.12 emitida por esta Auditoría Interna en el informe Nº DGAI-INF-035-2016, la cual fue acogida por el Despacho del Ministro mediante acuerdo Nº DM-0017-2017 del 8 de febrero de 2017, dirigida a la DCN, que textualmente dice: “4.12. Revisar y actualizar los lineamientos vigentes en coordinación con las instancias institucionales que se estimen pertinentes, a fin de que se disponga de una metodología para el costeo de los proyectos en desarrollo de TIC, de manera que en éstos se contemplen las alternativas en que un proyecto de esta naturaleza pueden ser desarrollados, sea con recursos propios, contratación de servicios profesionales o una combinación de las dos anteriores, tomando en consideración los aspectos señalados en el punto 2.3 de este informe, se especifique con el nivel de detalle suficiente, los elementos que permitan la identificación y cuantificación de todos los costos directos e indirectos asociados a estos proyectos, entre otros aspectos…” Al respecto, la Licda. Martha Cubillo, Viceministra de Egresos a.i., indica que este es un tema que tiene su origen desde la creación de la Ley N° 8131, LAFRPP, pero que debido al grado de complejidad y dificultad que implica su implementación, a la fecha, en el Ministerio de Hacienda, no se dispone de una metodología de costos que permita llevar los costos incurridos en el desarrollo de los proyectos informáticos.

Sobre lo comentado por la Viceministra de Egresos a.i., esta Auditoría Interna indicó, que no obstante el grado de complejidad y dificultad que la implementación de esta metodología de costos, pueda representar para la Administración, es un esfuerzo conjunto (DCN, DTIC y otras dependencias que se consideren pertinentes) que deberán realizar para que el Ministerio de Hacienda, en su condición de Ente Rector del Sistema de Administración Financiera, y la DCN como rectora del Subsistema de Contabilidad Pública, proporcionen a las demás entidades comprendidas dentro de su ámbito de acción, de las herramientas necesarias para cumplir con dicha disposición. Lo anterior, con el propósito de asegurar razonablemente, la objetividad, adecuada valuación del costo incurrido en los proyectos en desarrollo de TIC, en atención al principio de transparencia y rendición de cuentas que rigen la función pública.


AI-INF-018-2017 · Central, y su conformidad con la preservación del patrimonio público, el marco...

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