Administración por objetivos

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. (Chiavenato)

Actividades

Cómo administ

rar

Objetivos

Para qué administ

rar

ORÍGENES DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Peter Drucker1954

--Pérdida de ganancias en empresas--Necesidad de reducción de gastos--Necesidad de concentrarse en resultados y no en esfuerzos o actividades-- Control excesivo no surtió efecto--Mayor participación, autocontrol, autoevaluación, más libertad: objetivos son claros, los medios son autodeterminados--Al inicio, se concentró en criterios financieros

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

1.EL ESTABLECIMIENTO CONJUNTO DE OBJETIVOS ENTRE EL GERENTE

Y EL SUBORDINADO

Tanto el gerente como su subordinado participanactivamente en el proceso de definir y establecerobjetivos.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS PARA CADA DEPARTAMENTO O POSICIÓN.

Los objetivos pueden denominarse metas, blancos o finalidades; sin embargo la idea básica

es la misma: determinar los resultados que el gerente y el subordinado deberán alcanzar.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

3. INTERRELACIÓN ENTRE LOS OBJETIVOS DEPARTAMENTALES

Esta conexión debe implicar objetivos comerciales con objetivos de producción u objetivos de un nivelcon los objetivos de los niveles superiores e inferiores.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

4. ÉNFASIS EN LA MEDICIÓN Y EN EL CONTROL DE RESULTADOS

A partir de los objetivos establecidos, el gerente y elsubordinado pasan, entonces, a elaborar los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor forma. La APO enfatiza la cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los resultados alcanzarlos y compararlos con los planeados.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

5. CONTINUA EVALUACIÓN, REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS PLANES

Todos los sistemas de la APO implican la evaluacióny la revisión regular del proceso y de los objetivos poralcanzar permitiendo que se tomen las providenciasy que se establezcan nuevos objetivos para el

siguiente periodo.

EVALUACIÓN, REVISIÓN YMODIFICACIÓN DE LOS PLANESObjetivos

organizacionalesPlan

estratégico

Objetivos departament

ales

Plan táctico departament

al

Plan operacional

Evaluación y análisis

comparativo

Reajuste de planes y objetivos

Plan táctico departament

al, año II

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

6. PARTICIPACIÓN ACTIVA DE LAS GERENCIAS Y DE LOS SUBORDINADOS

Existe una intensa participación del gerente y del subordinado. Cuando el gerente defina los objetivos, se los vende a los subordinados, los mide y evalúa el progreso.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

7. APOYO INTENSIVO DEL PERSONAL

La implantación de la APO requiere del apoyo intenso de un personal entrenado y preparado, pues ésta exige coordinación e integraciónde esfuerzos, lo que debe ser llevado a cabo por el personal.

PROCESO PARTICIPATIVO DE LA APO

JERARQUÍA DE OBJETIVOS

7. Objetivos individualesDesempeño Objetivos de Desarrollo Personal

6. Objetivos departamentales y de unidades

5. Objetivos divisionales

4. Objetivos generales más específicos

3. Objetivos generales de la organización (Largo plazo,

estratégicos)

2. Misión

1. Propósito

socioec

Administradoresde nivel inferior

Administradoresde nivel intermedio

Administradoresde nivel superior

Consejo de administración

Métododescendente

Métodoascendente

Jerarquía de Objetivos Jerarquía Organizacional

JERARQUÍA DE OBJETIVOSRetorno sobre la

Inversión Empresarial

Aumento del retorno

Aumento de la facturación

Utilización eficiente de los Recursos

Reducción de costos

Adquisición de recursos adicionales

Reducción de la Inversión Objetivos

organizacionales

Objetivos departamentales

Objetivos Operacionales

ERRORES EN LA APLICACIÓN DE LA APO

• No obtener la participación de la alta dirección y tampoco de todas las personas.

• Adoptar la APO en forma acelerada.• Establecer únicamente objetivos financieros y

cuantificables.• No aplicar la APO de manera global• Subrayar los objetivos a corto plazo a expensas del

largo plazo• El riesgo de la inflexibilidad • Olvidar que la administración implica algo más que

únicamente el establecimiento de metas.

CRITERIO PARA ESTABLECER OBJETIVOS

Especificidad: deben ser claramente estipulados. Aceptabilidad: debe haber sido negociado previamente con el

colaborador, el cual debe estar de acuerdo en que debe cumplirlo. Flexibilidad: debe ser diseñado de tal modo que pueda ser

modificado en caso de ser necesario. Mensurabilidad: debe ser susceptible de medición, es decir, debe

ser cuantificable para que sea realmente motivador para el personal Accesibilidad:  es imprescindible que sean realistas, pero

desafiantes, alcanzables pero no utópicos, por que ello desmotiva al empleado.

Congruencia: debe estar “amarrados” como otros, orientados en la misma dirección, cuyo logro esté relacionado con la consecución de los primeros

ALGUNOS EJEMPLOS

Objetivos No Verificables Objetivos Verificables

• Obtener Ganancias Razonables • Obtener un rendimiento sobre la inversión del 12% al término del año fiscal en curso.

• Mejorar la comunicación • Publicar un boletín mensual de dos páginas a partir del 1 de Julio del 2007 que implique no más de 40 horas de trabajo de tiempo de preparación (tras el primer número)

• Elevar la productividad del departamento de producción.

• Incrementar la producción en 5% para el 31 de Diciembre del 2007, sin costos adicionales y manteniendo el nivel actual de calidad

• Desarrollar mejores administradores

• Diseñar e impartir un curso interno de fundamentos de administración de 40 horas de duración por concluir el 1 de Octubre del 2007 que implique no más de 200 horas de trabajo para el personal de desarrollo administrativo y con la aprobación del examen (especificado) por al menos 90% de los administradores.

• Instalar un sistema de cómputo

• Instalar un sistema de control computarizado en el departamento de producción para el 31 de Diciembre del 2008 que requiera no más de 500 horas de trabajo de análisis de sistemas y que opere con no más de 10% de tiempo de falla durante los 3 primeros meses ni más de 2% en adelante.

BENEFICIOS DE LA APO

• Mejoras en la administración y en la eficiencia gracias a la planeación orientada a resultados.

• Estímulo del compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los organizacionales

• Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas.

• Facilita el trabajo en equipo• Sirve de base para evaluar y evitar errores

• Participar en beneficios derivados de resultados • Personas necesitan estar preparadas,

entrenadas, y desarrolladas debidamente en sus habilidades y competencias.

• Requiere un programa de desarrollo de los gerentes y subordinados

• Requiere estar integrada a todos los sistemas organizacionales.

APO Y MOTIVACIÓN

NECESIDADES DE LA EMPRESA

NECESIDADES DEL EJECUTIVO

ETAPAS DEL PROGRAMA DE DESARROLLO DE EJECUTIVOS

Establecer metas para aclarar los objetivos del

negocio.

“díganme lo que esperan de mi”

Planes de objetivos AnualesPlanes de objetivos

Individuales

Obtener la mejor utilización de los recursos humanos.

“denme oportunidad de hacerlo”

Planeación de la organización

Remoción de barreras a la eficiencia

Orientar los recursos humanos para alcanzar la

eficiencia.

“díganme como estoy yendo” Evaluación del desempeño

Corregir desvíos en el desempeño de los

ejecutivos.

“oriéntenme cuando lo necesite” Capacitación y orientación

Retribuir el valor de la contribución individual.

“páguenme de acuerdo con mi contribución”

Clasificación de cargos ejecutivos

Sistema de remuneración

Garantizar el futuro del negocio. “favorezcan mi progreso” Plan de sucesión

PROGRAMA DE DESARROLLO

Fuentes umgadmonc.files.wordpress.com/2007/10/apo.ppt informatica.fquim.unam.mx/.../TeoriadelaAdminis. Peter Drucker.jpg‑ : holybibleprophecy.org Introducción a la Teoría General de la Administración

, Idalberto Chiavenato, Editorial McGraw Hill , Séptima Edición 2007 México

Administración: Una perspectiva global. KOONTZ Harold, WEIHRICH Heinz, 2ª edición, McGraw-Hill Interamericana, 2003.