2. Estructura de la información

[ ]Presentación asignatura TI por Stephen García Garibay se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial 3.0 Unported.

Universidad Nacional Autónoma de MéxicoPrograma de Posgrado en Ciencias de la AdministraciónMaestría en Administración de la Tecnología

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Tecnologías de Información

Tema 2 Estructura de la información

sábado, 31 de agosto de 13

Presentación asignatura TI por Stephen García Garibay se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial 3.0 Unported.

2.1 Auditoría de la información



Concepto 1 Auditoría de la información

• Serie de exámenes periódicos de un servicio informático cuya finalidad es analizar y evaluar la planificación, el control, la eficacia, la seguridad, la economía y la adecuación de la infraestructura de TI en la empresa.

González Ramírez, M. R. (2001). Sistemas de información para la empresa. España: Publicaciones de la Universidad de Alicante.




• Proceso que permite detectar, controlar y evaluar la información que existe en una organización y los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación con las necesidades de su personal y con los objetivos de la organización.Serrano González, S. y Zapata Lluch, M. (s/f). Auditoria de la información, punto de partida de la gestión del conocimiento. EOI América, disponible en http://docencia.udea.edu.co/ingenieria/semgestionconocimiento/documentos/Mod5_AuditInfo.pdf


http://docencia.udea.edu.co/ingenieria/semgestionconocimiento/documentos/Mod5_AuditInfo.pdf






• Examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización para conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Ros Martín, M. (11 de junio 2004). El porqué de las auditorías de información en las organizaciones. Post en el El Documentalista Enredado: www.documentalistaenredado.net/77/metodologas-para-la-auditora-de-informacin/



Problemas a resolver (1)

• Incertidumbre sobre qué información tiene la organización y dónde está situada, identificando:

Duplicidades• Información que se crea, man7enen y almacena de forma independiente entre unidades de una misma empresa.

Carencias• Entre unidades de no se comparte información que puede perjudicar la estrategia de la empresa (vacíos de información).

Inconsistencias• Se man7enen la misma información de forma independiente dando lugar a información dispar o contradictoria.



Problemas a resolver (2)

• Diagnosticar qué uso se hace de la información y la importancia que a ésta se le otorga.

Quién esta usando la información

Para qué se usa la información

Detectar los puntos crí7cos de la cadena de valor, donde el uso de la información es esencial



Problemas a resolver (3, 4, 5)

• Detectar los input de información, cómo fluye y su relación con la información generada al interior.

• Detectar los outputs de información y en qué casos genera un flujo de retorno de información.

• Detectar las necesidades concretas de información de los miembros de la empresa, los proveedores y clientes.



Elementos de una auditoría

• Identificación de recursos y flujos de información.

• Valoración del uso efectivo que se hace de las TI disponibles.

• Control y racionalización de costos.

• Diseño de las tareas de las personas que trabajan con información dentro de la unidad de negocio.



Metodologías de auditoria de información

2.1 Auditoría de la información



Metodología 1Serrano González, S. y Zapata Lluch, M. (s/f). Auditoria de la

información, punto de partida de la gestión del conocimiento. EOI América, disponible en http://docencia.udea.edu.co/ingenieria/

semgestionconocimiento/documentos/Mod5_AuditInfo.pdf



Fases de la auditoría: Serrano y Zapata

1. Planificación

2. Colección de datos

3. Análisis de datos

4. Evaluación de datos

5. Comunicar recomendaciones

6. Implementación de las recomendaciones

7. Seguimiento de la auditoria



1. Planificación

• Definir los objetivos, que se desea conseguir, conocer la organización, identificar a personas claves a nivel funcional (no jerárquico), alcance del proyecto.

• Preparar una base de datos de recursos de información, colección de datos, cuestionarios y entrevistas grupales e individuales.

2. Colección de datos



3. Análisis de datos

• Preparación de los datos y método de análisis.

• Evaluar vacíos y duplicaciones, interpretar el flujo de información , evaluar los problemas, formular recomendaciones, desarrollar un plan de acción para el cambio

4. Evaluación de datos



5. Comunicar recomendaciones

• Redactar el informe, presentaciones orales y seminarios, intranets/extranets corporativos, obtener feedback con participantes y personas claves en el proceso.

• Desarrollar un programa de implementación, incorporar los cambios dentro de los planes formales (marketing, negocios y estrategia), desarrollar una estrategia de post implementación, desarrollar una política de información.

6. Implementación de las recomendaciones



7. Seguimiento de la auditoria

• Medir y valorar los cambios, planear un ciclo regular de auditoria de información.



Metodología 2González Ramírez, M. R. (2001). Sistemas de información para la

empresa. España: Publicaciones de la Universidad de Alicante.



Faces de la auditoría: González

2. Planificación de la operación

3. Desarrollo de la auditoría

4. Síntesis y diagnós7co

5. Presentación de conclusiones

6. Informe y plan de mejoras

1. Conocimiento de la organización



1. Conocimiento de la organización

• Realizar entrevistas, observación directa, análisis de documentos, para obtener un análisis inicial que defina la viabilidad del proyecto.

• Detallar los objetivos esperados; determinar los tiempos; exponer los problemas detectados en el análisis inicial; realizar inventario de puntos a estudiar; identificar a los participantes y el momento de su colaboración; establecer la documentación necesaria para la auditoría.

2. Planificación de la operación



3. Desarrollo de la auditoría

• Fase de mayor duración; ejecución de las tareas planificadas; 1ro. se analiza el entorno puramente informático, 2do la satisfacción en la utilización de los SI de los usuarios.

• Conclusión del estudio; analizar e interpretar la información obtenida en fases anteriores; el resultado es un diagnostico de la situación observada (puntos débiles y fuertes del sistema, posibles riesgos y oportunidades, posibles soluciones y mejoras).

4. Síntesis y diagnós7co



5. Presentación de conclusiones

• Se presenta las evidencias a la dirección de la empresa y se confrontan con los responsables afectados (entrevista previa al informe).

• Documento que expresa el juicio emitido por el auditor y la única referencia oficial verificable de la auditoría.

6. Informe y plan de mejoras



Ros Martín, M. (11 de junio 2004). El porqué de las auditorías de información en las organizaciones. Post en el El Documentalista

Enredado: www.documentalistaenredado.net/77/metodologas-para-la-auditora-de-informacin/

Metodología 3



Faces de la auditoría: Ros

1. Inventario Rsico

2. Mapa de la información (Infomap).

3. Análisis de las necesidades de información

4. Procesos de control y

verificación.



1. Inventario físico

• Proceso de identificación y categorización de los recursos de información de una forma sistemática (fotografía de lo que la organización posee).

• Forma gráfica de representar los recursos de información que hay en la empresa y las interrelaciones entre éstos; señalan su ubicación, quien los utiliza, quien es el responsable, etc.

2. Mapa de la información (Infomap)



3. Análisis de las necesidades de información

• Se determina qué información requieren los empleados y la dirección de la organización para desarrollar sus papeles y alcanzar los objetivos; se elabora gráficos de procesos y flujos de trabajo.

• Fase de medición y establecimiento de los ciclos de auditoría.

4. Procesos de control y verificación.



Referencias adicionales

• Cómo elaborar un plan de trabajo para realizar una auditoría de información:• http://www.documentalistaenredado.net/994/

propuesta-de-un-plan-de-trabajo-para-la-realizacion-de-una-auditoria-de-informacion-trabajando-en-profundidad-1/

• Cuestionarios para auditorías de un sistema de información:• Página 146-148 de González Ramírez, M. R. (2001).

Sistemas de información para la empresa. España: Publicaciones de la Universidad de Alicante.


http://www.documentalistaenredado.net/994/propuesta-de-un-plan-de-trabajo-para-la-realizacion-de-una-auditoria-de-informacion-trabajando-en-profundidad-1/









2.3 Calidad de la información



Ley de Mooers, 1959

“Un sistema de recuperación de información tiende a no ser utilizado cuando el proceso de

información le resulta al usuario más pesado y problemático que el hecho de no tenerla.

• El problema no es el exceso de información.

• ¿La información recibida es de la suficiente calidad requerida o se adecua a un propósito determinado?

”



Cómo determinar la calidad

• La calidad de la información se puede valorar por las siguientes dimensiones:

Thomas Davenport (1999) Alfonso Cornella (2002)

•Precisión•Oportunidad•Accesibilidad•Atracción•Aplicación•Singularidad

•Relevancia•Focalización•Presición•Exhaus7vidad•Puntualidad•Detalle•Formato•Comprensibilidad•Tiempo



Pertinencia de la información

• Se da cuando la respuesta(resultado de la búsqueda de información) cumple con el propósito de la pregunta de información (búsqueda).

¿...? = respuesta

• Es decir, la información es pertinente cuando esta relacionada con la cuestión planteada.



Valor de la información de Davenport



Variables de la calidad percibida de la información de Cornella

• Relevancia: grado relación entre una ¿? y =. Silencio y Ruido

• Focalización: alrededor de un tema concreto

• Precisión: grado de focalización

• Exhaustividad: Minimización del silencio

• Fiabilidad: Confianza en la fuente de información

• Puntualidad: Tiempo de obtención VS necesidad

• Detalle: Cantidad VS profundidad y lo que el usuario espera

• Formato: El que espera el usuario en una situación determinada

• Comprensibilidad: grado de comprensión por parte del usuario

• Tiempo: relevancia e irrelevancia en un tiempo determinado



Variables de la calidad percibida de la información de Cornella



2.5 Desinformación e infoxicación



Desinformación

• Situación de ausencia de información

• La información:• No tiene la suficiente calidad• No es adecuada para un propósito determinado

• Resultado de una acción intencionada:• manipulación informativa

• Aspectos fortuitos: Errores, omisiones, saturación de información



Aspectos negativos de la desinformación

• Favorece la parálisis o dilatación de toma de decisiones. Visión incompleta o sesgada.

• Reclamos de clientes debido a:• Retrasos de productos• Creación de falsas expectativas sobre un producto• Consultas para resolver dudas• Consecuencia en la perdida de reputación y tiempo

en la reparación de los reclamos.

• Inventar la rueda y la amnesia documental:• Repercute en tiempos y costos.



Infoxicación

• La producción y consumo de la información es cada vez más sencilla.

• Pero la capacidad individual para atender y procesar información tienen límites.

• Saturación informativa provoca el borrar o pasar por alto información importante.

• La infoxicación es la saturación informativa del individuo.

• El correo electrónico



Fuentes de infoxicación en internet

• El correo electrónico

• Los servicios de mensajería

• Redes sociales

• Blogs

• Sitios de noticias

• Bancos de patentes

• Base de datos científicas



2.4 Arquitectura de la información



Contexto

• No es útil la información de un SI cuándo no se organizada a las necesidades de los procesos.

• ¿Cómo es su intranet? ¿Localizan lo que necesitan? ¿La consultan diario?

• Conforme el usuario dispone de menos tiempo y la información crece, se vuelve esencial la organización de la información.



¿Qué es?

• La actividad de organizar la información para que sea útil se le denomina: Arquitectura de la información.

• Son procedimientos orientados a: estructurar, clasificar, recuperar, construir, capturar, orientar, conectar y ayudar en cuestiones relacionadas con el uso de la información”.

• Gestión de la información• Arquitecto de la Información (AI)• Chief information officer (CIO)



Perfil de un CIO

Informática administrativaInformación y documentaciónGestión de organizacionesPsicología, Usabilidad

Funciones principales

Funciones principales de un AI o CIO



Cómo agrupar la información

• Agrupación exacta• Orden alfabético, cronológico, geográfico, etc.

• Agrupación ambigua• Interpretación subjetiva• Agrupación de sectores industriales, etc.• El inconveniente de esta agrupación se da cuando:

• quien busca información no tienen el mismo patrón de quien organizo la información.



Cómo estructurar la información

• La estructura se define si hay algún criterio de importancia relativa entre los componentes de un sistema de información

• Tipos de estructuras• Jerárquica: es lineal y hay un orden de

importancia.• Hipertextual: la información esta enlazada entre sí,

sin que exista una estructura lineal.• Relacional: parte de que el usuario no visualiza

información clasificada; sino que establece una pregunta a una BD y responde la misma con registros relevantes.



Navegación y Búsqueda

• Navegación es un concepto relacionado a la usabilidad, su objetivo es facilitar al usuario su localización en cada momento dentro del sistema de información.

• Dos formas de búsqueda:• Browsing: es cuando no se sabe lo que se busca,

pero se cree que se puede reconocer al verlo.• Searching: es cuando se sabe que se busca.


2. Estructura de la información

Education

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