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Ing. Heriberto Aja Leyva

Introducción a proceso de ventas

Estrategias para incrementar las ventas 2

Expositor : Ing. Heriberto Aja Leyva • Ingeniero en Sistemas Computacionales, Egresado del Tecnológico de Monterrey

• Maestría en Administración Con Especialidad en Mercadotecnia y Ventas

en la Universidad Virtual en el TEC de Monterrey.

Actividad actual

• Consultoría y Asesoría de Empresas con especialidad en Administración de procesos de administrativos, Técnicas de ventas , Tecnologías de información y desarrollo de mandos medios

• Director de la Firma KMSOLUCION, con la finalidad de promover la Gestión y administración del conocimiento, por medio de servicios de representación comercial.

Experiencia Profesional :

• Director Centro de Desarrollo Empresarial, en el Tec de Monterrey en campus Sonora norte

• Socio y director de Empresas en giro de educación y Servicios Computacionales

• Consultor Empresarial desde 1984 a la fecha en Sonora y Baja California.

• Especialidad en Alineación de procesos estratégicos en ramo comercial y de servicios

• Director y fundador de la Sede Mexicali, Tecnológico de Monterrey y promotor del Programa Global MBA con Thunderbird en Phoneix, Arizona.

• Coordinador de la promoción de maestrías virtuales en la Zona Noroeste de México.

• Director del Centro de Educación Continua , en la Dirección de Innovación y Desarrollo del Tecnológico de Monterrey Campus Sonora Norte, Como responsable de las sedes en la ciudades de Nogales, Hermosillo, Mexicali y Tijuana.

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Contenido :

1.- Introducción a la Administración del Proceso de ventas

2.- Administración y Estadística de Ventas

3.- Territorios de ventas – Objetivos de Venta – Mercado Meta

4.- Segmentación y Prospectación

Administración y Seguimiento CRM

Estrategia de e-marketing

5.- Mercadotecnia – Momentos de Verdad

6.- Estrategia de Tele-marketing

4

Introducción “No hay una Técnica mágica en las ventas”

Empieza con el Cliente

y

Termina con el cliente

“Resulta difícil dirigir inteligentemente a una Estrategia de ventas si no tiene una percepción clara del proceso de la venta”

Estrategia de Alineación

del

Proceso de Venta

Perspectiva del

cliente


6

Objetivo de las ventas

Perspectiva del cliente

“Satisfacer los deseos

y

las necesidades de los clientes.”

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El éxito de los negocios debe ser planteado en base a

una lógica sencilla de Balancear los siguientes puntos :

Perspectiva Financiera: Si queremos tener Resultados,

nuestros clientes deben ser leales.

Perspectiva del Cliente: Si queremos Clientes leales,

debemos darles buenos Productos y Servicios.

Perspectiva de Procesos: Si queremos buenos

Productos y Servicios, necesitamos Procesos de ventas

apropiados que funcionen eficazmente.

Perspectiva del Personal: Si queremos un Proceso de

ventas Eficaz debemos desarrollar el conocimiento de

las todas las personas que se involucren en ventas en

la empresa.

Alineación Estratégica (Balanced Scorecard Kapplan y norton)


Efectividad en el desarrollo del personal de ventas

Perspectiva del capital humano 6P´s

1 Persona • Con quien negocias - Cliente

• Hombre o Mujer

• Principios y valores - empresa

• Comportamientos y conductas – Perfil del vendedor

2 Producto ó Servicio • Que se está negociando

• un beneficio , una necesidad

3 Proceso de Venta • Orden y disciplina

• Cada cosa en su lugar

• Optimización y productividad

4 Poder – Persuasión •Percepción de una persona

•Percepción uno de otro

•Percepción de tener más que otro, dinero, información, tiempo.

•Percepción que tiene la contraparte de nosotros, vendedores buenos ó malos

5 Pronóstico – Presupuesto anual •Riesgo, algo fuera de control de las partes por fuerzas externas, economía

•Ventas, Tendencias, Crisis

6 Problema • Cuando se rompen las reglas

• se requiere un tercero, coordinador

•Auditores, policía, abogado, gerente

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Proyección en la Organización de ventas en este Siglo

XXI será con enfoque en las relaciones con el cliente:

1.- Técnicas administrativas de Ventas

el territorio nacional o en territorios extranjeros Competencia Global - Territorios Regionales

(“Quien conozca mejor a su cliente no tendrá competidor”)

2.- Comportamiento ético y social, el futuro está en las relaciones con tu clientes

3.- Participación activa de la Mujer y Segmentos ó nichos de negocios

4.- Estrategia eficaz en utilizar las Tecnologías de Información e Internet

5.- Formas de incrementar la productividad en el equipo de ventas

Pensamiento Esbelto – Lean Thinking - Comercio Electrónico – e-Marketing

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¿Cómo ser competitivo ?

Responder a la pregunta:

¿En que negocio estamos y en que negocio no

estamos?

Vincular el mundo externo del cliente con la

organización del proceso interno

Rendir cuentas por el desempeño y los

resultados :

Indicadores del

Proceso de Ventas…


Tipos de proceso de Venta

El Equipo de ventas va a los clientes

Los Clientes van

al vendedor

Visitas personales

de Ventas

Los vendedores

internos establecen

contacto por correo ó

telemarketing

Venta Interna

de Mostrador

ó al Mercado

Venta en

Establecimientos

Minoristas

Página en internet

Redes Sociales


Receptores

de Pedidos

Personal

de apoyo

a las

ventas

Buscadores

De

Pedidos

Conductor- Vendedor

Receptor interno de pedidos

Receptor externo de pedidos

Personal de ventas misionero

Ingeniero en Ventas

Vendedor Creativo

Bienes inmuebles

Vendedor creativo

Intangibles y servicios

(Trabajo rutinario)

(Facilita la Venta)

(Mayor dificultad)

Perseverancia y persuasión, conocimiento del producto y de la necesidad del cliente

Mostrador

Promotores

Degustadores

(No venden)

Conocimiento producto

Tractocamiones

Servicios

Ideas

Sorteos


Elementos básicos del

Proceso de la venta Posventa _____

Ganancias o utilidades ____

Estadística Ventas kpi´s____

Clientes Satisfechos _____

Cuentas por Cobrar - Ingresos _____

Facturación – Factura Electrónica _____

Operación y Servicio al cliente _____

Cierre: Satisfacer al cliente _____

Negociación-Manejar objeciones _____

Cotización, proyectos, lista precios, descuento _____

Identificación con las necesidades del cliente _____

Publicidad del producto ó servicio _____

. Seguimiento_ CRM _____

Prospectación (Clientes con Potencial y probabilidad de comprar)_____

Vendedores o Equipo de ventas, personal de Ventas, dueño, gerente _____

Segmentación de clientes (Tipos de clientes) _____

Territorio de Ventas (Geografía de donde estan los clientes) _____

Plan ó Campaña de Ventas _____

Presupuestos de Ventas – Metas de Ventas _____

Estrategias de productos y Servicios Para satisfacer al cliente _____

Mercadotecnia : Identificar las gustos y necesidades del cliente _____

Clientes : Necesidades, deseos y Gustos (Mercado) _____

Evaluación___/44 ___%

Ejercicio #1 2=Bien 1= Regular 0= Mal

Estadística y

Administración de

Ventas


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1° Establecer metas y objetivos de Ventas

Perspectiva Financiera

1. Gráfica de Ventas

2. Gráfica para identificar tendencias

3. Pronósticos de la semana

4. Presupuesto de ventas del año

5. Presupuesto de ventas del mes

6. Presupuesto de ventas de la semana

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Proceso Alineación Estratégica

Modelo de Junta de trabajo #1

Orden del día

Objetivo: Reunión de medición del Tablero de indicadores de Desempeño

Junta semanal – Rendición de cuentas y Seguimiento a cumplir la meta

Junta Mensual – Revisión de Objetivos con la meta anual

Junta Anual - Planeación y estrategias del año

I.- Administración y Finanzas

II.- Ventas y prospectación de clientes

III.- Procesos de Operación - Mejoras y detección de Desperdicios de la semana

IV.- Desarrollo del Capital humano, tecnologías de información, cultura organizacional

V.- Información mensual de la empresa.

VI.- Asuntos generales

Reuniones Semanales de Ventas

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$0.00

$50,000.00

$100,000.00

$150,000.00

$200,000.00

$250,000.00

$300,000.00

$350,000.00ven

tas

Meses 2009-2010

Gráfica de Ventas

18

$0.00

$50,000.00

$100,000.00

$150,000.00

$200,000.00

$250,000.00

$300,000.00

$350,000.00

ven

tas

Meses 2009-2010

Tendencia – Pronósticos de ventas

Meta en Diciembre $300,000

Analizar 12 a 18 Meses anteriores

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Presupuesto de ventas por Semana y del Mes

Pronostico Meta de Ventas en Diciembre 2010 $____________

1.- Resultado de Ventas de la Semana Anterior $ ______________

Clientes: Mostrador Rutas

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

2.- Presupuesto de ventas para esta semana $ ______________

Clientes: Mostrador Rutas

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

Ingresos Enero $__________ Total Acumulado del mes de Junio $ __________

Ingresos Febrero $ __________ Meta Junio “ Reto de todos juntos” $ _________

Ingresos Marzo $ __________

Ingresos Abril $___________

Ingresos Mayo $_____________

Ingresos Junio $_____________

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Administración

1.- Cuentas por cobrar

Semana Anterior Cartera $________ Pagos $________ Saldo $__________

2.- Resultado de Ingresos de la semana anterior $ _________

Contado Cuentas por cobrar Otros ingresos

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

3.- Egresos – Pagos Importantes que se realizaron $_________

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

4.- Egresos – Pagos Importantes por realizar esta semana $_________

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

5.- Cuentas por pagar $_________

Proveedores Gastos Administración Otros pasivos

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

Valor del Rendimiento del equipo de Ventas

El Valorar el rendimiento implica volver primero la mirada hacia atrás para seguir mirando después hacia delante.

Al mirar hacia atrás, la administración analiza los resultados de sus operaciones en función de los objetivos y planes estratégicos establecidos.

1.- Análisis del volumen de Ventas

2.- Análisis del Costo y análisis de rentabilidad.

3.- Esfuerzos dirigidos a la venta

4.- Apoyos indirectos a las ventas

Volumen Total de Ventas

Volumen total de ventas, y la estadística de ventas de cada semana, y en año ó de los últimos 18 meses.

Las ventas combinadas de todos los productos, en todos los territorios y para todos los clientes.

El trabajo del departamento de ventas se realiza en gran parte con los indicadores que le suministra las áreas administrativas y la participación activa del personal de informática.

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Estadística de Ventas – KPI´s

*RESULTADO KPI'S VISITA SEMANAL DETALLE

SEM PAS & SEM ACT

SEMANA 24-30 01-07 CREC (+,-)

TOTAL CLTS 1,270 1,277 0.55%

CTES. NUEVOS 9 10 11.11%

CTES. D BAJA 0 3 -3

COBERTURA 95% 94% -1.23%

EFICIENCIA 78% 77% -1.28%

TMPO. TRASLAD 05:32 05:40 2.41%

TMPO. SERVICIO 04:47 04:49 0.70%

PZAS POR CLTE 6.99 6.58 -5.81%

Sistema de Información – Tecnología en Ventas

Contar con la Tecnología de información que suministre al departamento de ventas la información que le es necesaria.

La clasificación de la información y las combinaciones de datos son ilimitados, donde entre las mas frecuentes se encuentran:

Ventas Semanal, mensual y Anual

Ventas por Territorio o por zona de clientes

Ventas por vendedor

Ventas por producto tanto en $ como en unidades

Ventas por clientes, individual, cuentas claves o especiales, por grupo de clientes, por canal de distribución

Ventas por tamaño de pedidos

Selección de Bases

para valorar el rendimiento de las Ventas

1.- Fijar políticas básicas

2.- Seleccionar bases de medición del rendimiento de ventas

3.- Que los resultados sean autoevaluados por el personal

involucrado en ventas, donde la dirección es solo un

facilitador y apoyo de la venta.

Medidas de Resultados

utilizadas como bases para la valoración

1.-Volumen de ventas

En dinero y en unidades ____

Por producto y por clientes (ó grupos de clientes) ____

Por correo, teléfono y visitas personales de ventas ____

2.-Volumen de ventas como porcentaje de: Cuota ó presupuesto de ventas ó venta del mes anterior ____

Potencial de mercado (cuota del mercado) ____

3.- Margen bruto por línea de producto, grupo de clientes y tamaño de pedido

___

4.-Pedidos Número de pedidos ___

Tamaño de pedidos (Volumen en $$$) del pedido ___

Promedio de bateo (Pedidos / visitas) ___

Número de pedidos cancelados ___

5.- Cuentas Porcentaje de cuentas vendidas ___

Número de cuentas nuevas ___

Número de cuentas perdidas ___

Número de cuentas con pagos vencidos ___

B ó M B= Si utilizamos M= podemos mejorar

Medidas de Insumos

utilizadas como bases para la valoración

6.-Visitas por día (tasa de visitas) ____

7.- Días Trabajados ____

8.- Tiempo Dedicado a ventas respecto a tiempo dedicado a otras actividades __

9.- Gastos directos de ventas En total ____

Como porcentaje del volumen de ventas ____

Como porcentaje de la cuota ____

10.-Actividades que no son de ventas Escaparates publicitarios preparados ____

Cartas escritas a clientes eventuales ____

Llamadas teléfonicas a clientes eventuales ____

Número de reuniones con distribuidores ____

Número de visitas a servicio realizadas ____

Cobranzas efectuadas ____

Número de quejas de clientes recibidas ____

B ó M B= Si utilizamos M= podemos mejorar

Factores Cualitativos

utilizados como bases para la valoración

11.- Esfuerzos personales del vendedor Gestión de su tiempo ____

Planificación y preparación de visitas ____

Calidad de las presentaciones de ventas ____

Capacidad para resolver objeciones y cerrar ventas ____

12.-Conocimiento Producto ____

Compañía y políticas de la empresa ____

Productos y estrategias de los competidores ____

Clientes ____

13.-Relaciones con el cliente ___

14.-Apariencia personal y Salud ___

15.-Personalidad y factores actitudinales Cooperación ___

Habilidad ___

Aceptación de responsabilidades ___

Capacidad para el análisis lógico y para la toma de decisiones___

¿Cuántas indicadores Utilizas actualmente ? ___

¿Cuántas Indicadores podemos mejorar ? ___

Ejemplo - Organización de un proceso de ventas

trabajo, utilizando indicadores ó estadística de ventas

1.- Reporte Semanal de Ventas

2.- Reporte Mensual de Ventas Vs Presupuesto

3.- Determinación del Presupuesto Semanal

4.- Determinación del Presupuesto Mensual

5.- Visualizar las Tendencias en la Gráfica de Ventas

6.- Visualizar el avance del Presupuesto Anual

7.- Prospectación – Estadísticas de Bateo

8.- Sistema de Comunicación Visual - Pizarrón

9.- Identificación de Desperdicios en los procesos

10.- Junta Semanal – Sistema de trabajo en equipo

11. – Sistema de Reconocimientos y estímulos

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Inventario de medios de promoción, diseño y publicidad

Plan de Mercadotecnia de Servicio y de los productos ( 12 puntos )

1. Logotipo

2. Facturas

3. Tarjeta de presentación

4. Dossier informativo – Catalogo (Atención, Interés, Deseo, Acción

5. Facsheet Hoja Técnica,

6. Tríptico

7. Presentación Digital Powerpoint

8. Biombo

9. Boletín Informativo

10. Bookmark ó Souvenir´s

11. Evento de Lanzamiento

12. Chart´s – Material de apoyo visual en Exposiciones

Administración del

proceso de venta



Perspectiva del proceso

Como gastan su tiempo los vendedores

Prospectando – Buscando nuevos clientes 14%

Llamadas de servicio 5%

Tareas administrativas 34%

Tiempo con los Clientes 15%

Esperando o viajando 32%

¿Dónde están los Desperdicios en las ventas?

¿Valor?

¿Valor?

¿Valor?

Desperdicio

Desperdicio

Desperdicio = Lo que el cliente no está dispuesto a pagar


Como Gastan su tiempo

los Coordinadores ó gerentes de Ventas Coordinación de Servicios 17% Juntas 14% Viajes 15%

Visitas con clientes 17% Administración 24%

Teléfono, Correo Electrónico 12%

Objetivo :

Tenemos que enseñar a nuestro equipo de ventas a identificar

desperdicios, como parte de la cultura de nuestra empresa y darle la

atención debida a todo lo que el cliente no está dispuesto a pagar

Sobreproducción

Movimiento

Transporte

Inventario

Procesos Productos defectuosos

o retrabajos

Espera

Motivar a evitar

7 Desperdicios

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Detección y Eliminación de 7+1 Desperdicios


Todas las empresas tienen Desperdicios

Desperdicios de políticas (invisibles)

-Pueden ser reglas, medidas, juicios y políticas

gerenciales, las cuales no pueden verse, tocarse, oírse,

pero perjudican igualmente.

Objetivos primordial de Eliminar Desperdicios:

¿Qué son Desperdicios?

Todo aquello que el cliente no esta dispuesto a pagar.

Desperdicios

Perspectiva del

capital humano

Estrategias De Ventas


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La competitividad de las

empresas depende, cada día

más de...

La velocidad con que las empresas puedan incrementar su talento humano...

Talento y Desarrollo del Personal

39

Velocidad la clave del éxito

El desafío está en el talento para ser efectivo:

Organizar los procesos

Priorizar

Manejar el tiempo

Reconocer oportunidades

Comunicarse

Limitar Distracciones

Identificar Desperdicios

Eliminar Desperdicios


Video y Ejercicio

Nuevos

Paradigmas

Ideas que Comentar en grupo de 3 ó 4 personas

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

6.-

7.-

8.-

9.-

10.-

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