1

Ing. Heriberto Aja Leyva

Introducción al proceso de ventas

Estadística y Administración de Ventas

2

¿Cómo ser competitivo ?

Responder a la pregunta:

¿En que negocio estamos y en que negocio no

estamos?

Juntas Semanales para Vincular el mundo

externo del cliente con la organización del

proceso interno

Rendir cuentas por el desempeño y los

resultados :

Indicadores del

Proceso de ventas y mercadotecnia…

3

1° Establecer metas y objetivos de Ventas

Perspectiva Financiera

1. Gráfica de Ventas

2. Gráfica para identificar tendencias

3. Pronósticos de la semana

4. Presupuesto de ventas del año

5. Presupuesto de ventas del mes

6. Presupuesto de ventas de la semana

4

$0.00

$50,000.00

$100,000.00

$150,000.00

$200,000.00

$250,000.00

$300,000.00

$350,000.00 ven

tas

Meses 2009-2010

Gráfica de Ventas

5

$0.00

$50,000.00

$100,000.00

$150,000.00

$200,000.00

$250,000.00

$300,000.00

$350,000.00

ven

tas

Meses 2009-2010

Tendencia – Pronósticos de ventas

Meta en Diciembre $300,000

Analizar 12 a 18 Meses anteriores

Volumen Total de Ventas

Volumen total de ventas, y la estadística de ventas de cada semana, y en año ó de los últimos 18 meses.

Las ventas combinadas de todos los productos, en todos los territorios y para todos los clientes.

El trabajo del departamento de ventas se realiza en gran parte con los indicadores que le suministra las áreas administrativas y la participación activa del personal de informática.

Valor del Rendimiento del Equipo de Ventas

El Valorar el rendimiento implica volver primero la mirada hacia atrás para seguir mirando después hacia delante.

Al mirar hacia atrás, la administración analiza los resultados de sus operaciones en función de los objetivos y planes estratégicos establecidos.

1.- Análisis del volumen de Ventas

2.- Análisis del Costo y análisis de rentabilidad.

3.- Esfuerzos dirigidos a la venta

4.- Apoyos indirectos a las ventas

Sistema de Información – Tecnología en Ventas

Contar con la Tecnología de información que suministre al departamento de ventas la información que le es necesaria.

La clasificación de la información y las combinaciones de datos son ilimitados, donde entre las mas frecuentes se encuentran:

Ventas Semanal, mensual y Anual

Ventas por Territorio o por zona de clientes

Ventas por vendedor

Ventas por producto tanto en $ como en unidades

Ventas por clientes, individual, cuentas claves o especiales, por grupo de clientes, por canal de distribución

Ventas por tamaño de pedidos

Selección de Bases

para valorar el rendimiento de las Ventas

1.- Fijar políticas básicas

2.- Seleccionar bases de medición del rendimiento de ventas

3.- Que los resultados sean autoevaluados por el personal

involucrado en ventas, donde la dirección es solo un

facilitador y apoyo de la venta.

Medidas de Resultados

utilizadas como bases para la valoración

1.-Volumen de ventas

En dinero y en unidades ____

Por producto y por clientes (ó grupos de clientes) ____

Por correo, teléfono y visitas personales de ventas ____

2.-Volumen de ventas como porcentaje de: Cuota ó presupuesto de ventas ó venta del mes anterior ____

Potencial de mercado (cuota del mercado) ____

3.- Margen bruto por línea de producto, grupo de clientes y tamaño de pedido

___

4.-Pedidos Número de pedidos ___

Tamaño de pedidos (Volumen en $$$) del pedido ___

Promedio de bateo (Pedidos / visitas) ___

Número de pedidos cancelados ___

5.- Cuentas Porcentaje de cuentas vendidas ___

Número de cuentas nuevas ___

Número de cuentas perdidas ___

Número de cuentas con pagos vencidos ___

B ó M B= Si utilizamos M= podemos mejorar

Medidas de Insumos

utilizadas como bases para la valoración

6.-Visitas por día (tasa de visitas) ____

7.- Días Trabajados ____

8.- Tiempo Dedicado a ventas respecto a tiempo dedicado a otras actividades __

9.- Gastos directos de ventas En total ____

Como porcentaje del volumen de ventas ____

Como porcentaje de la cuota ____

10.-Actividades que no son de ventas Escaparates publicitarios preparados ____

Cartas escritas a clientes eventuales ____

Llamadas teléfonicas a clientes eventuales ____

Número de reuniones con distribuidores ____

Número de visitas a servicio realizadas ____

Cobranzas efectuadas ____

Número de quejas de clientes recibidas ____

B ó M B= Si utilizamos M= podemos mejorar

Factores Cualitativos

utilizados como bases para la valoración

11.- Esfuerzos personales del vendedor Gestión de su tiempo ____

Planificación y preparación de visitas ____

Calidad de las presentaciones de ventas ____

Capacidad para resolver objeciones y cerrar ventas ____

12.-Conocimiento Producto ____

Compañía y políticas de la empresa ____

Productos y estrategias de los competidores ____

Clientes ____

13.-Relaciones con el cliente ___

14.-Apariencia personal y Salud ___

15.-Personalidad y factores actitudinales Cooperación ___

Habilidad ___

Aceptación de responsabilidades ___

Capacidad para el análisis lógico y para la toma de decisiones___

¿Cuántas indicadores Utilizas actualmente ? ___

¿Cuántas Indicadores podemos mejorar ? ___

Embudo (Funnel) de ventas

El Embudo de ventas es una metáfora usada en administración de

empresas para referirse a las fases de la venta.

El Embudo de ventas es el proceso por él que las oportunidades

potenciales de ventas son cualificadas y seleccionadas para

convertirlas en oportunidades reales que terminan en transacciones

reales.

El concepto se representa como una herramienta gráfica que

muestra las Oportunidades de Negocio (y sus montos) en cada

paso del proceso de ventas de su empresa y se utiliza

especialmente por los equipos de ventas de las grandes empresas.

ProyectosIngenieria Metalmecanica Ingenieria Mecatronica

INGRESOS

20

FACTURADO/CXC

12

EN PROCESO

8

PRESUPUESTOS

7

POR COTIZAR

2PROSPECTOS

47

SUSPECTOS - 1000

Ejercicio:

Favor de

llenar con

datos de tu

empresa

Fases del Embudo de Ventas

El embudo se nutre de acciones de marketing de generación de demanda y de

las propias acciones de prospección de la fuerza de ventas sobre su cartera de

clientes o prospectos.

Dichas oportunidades se califican mediante la investigación de la situación real

del presunto cliente y sus posibilidades e intención de compra y por último

culminan en la fase de venta con la construcción y lanzamiento de la oferta, la

negociación, el cierre de la venta y la entrega de la solución vendida.

Para mantener el proceso de forma eficiente, cada fase debe ser alimentada y

gestionada con herramientas específicas y todo el proceso con una visión global

de gestión del embudo de ventas.

Útil para controlar el flujo de trabajo en cada negocio llevándolo al cierre de

ventas, definir prioridades, asignación de recursos y detectar cuellos de botella.

El profesional de ventas debe conocer su tasa de conversión de ventas al dividir

el número de cierres de ventas que consigue en un período de tiempo

determinado, por el número de prospectos en dicho período.

Las fases del Funnel de ventas,

en términos generales, serían:

ETAPA LEAD ó Dato, Contacto: es la primera etapa en el contacto con

nuestros clientes y se da cuando nos enteramos de que un cliente potencial

existe (persona natural o jurídica). A esta información se le denomina Lead

o Dato.

ETAPA PROSPECTO: es la etapa que le sigue al LEAD y se califica así

cuando, a partir de la investigación, obtenemos evidencias que nos

permiten concluir que el cliente potencial podría requerir nuestros productos

o servicios.

ETAPA OPORTUNIDAD: es la etapa que le sigue al prospecto y comienza

cuando nuestro cliente potencial manifiesta su interés o necesidad en

nuestros productos.

ETAPA OPORTUNIDAD CALIFICADA: después de detectar una

oportunidad es obligatorio calificarla. Cada vendedor debe tener una lista

de PREGUNTAS INTELIGENTES, cuyas respuestas son las que le

permiten llevar al cliente potencial a través de las etapas. La oportunidad

calificada nos brinda argumentos para la propuesta y para el cierre, o bien,

para abandonar la oportunidad.

Ejemplo - Organización de un proceso de ventas

trabajo, utilizando indicadores ó estadística de ventas

1.- Reporte Semanal de Ventas

2.- Reporte Mensual de Ventas Vs Presupuesto

3.- Determinación del Presupuesto Semanal

4.- Determinación del Presupuesto Mensual

5.- Visualizar las Tendencias en la Gráfica de Ventas

6.- Visualizar el avance del Presupuesto Anual

7.- Prospectación – Estadísticas de Bateo

8.- Sistema de Comunicación Visual - Pizarrón

9.- Identificación de Desperdicios en los procesos

10.- Junta Semanal – Sistema de trabajo en equipo

11. – Sistema de Reconocimientos y estímulos

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Proceso Alineación Estratégica

Modelo de Junta de trabajo #1

Orden del día

Objetivo: Reunión de medición del Tablero de indicadores de Desempeño

Junta semanal – Rendición de cuentas y Seguimiento a cumplir la meta

Junta Mensual – Revisión de Objetivos con la meta anual

Junta Anual - Planeación y estrategias del año

I.- Administración y Finanzas

II.- Ventas y prospectación de clientes

III.- Procesos de Operación - Mejoras y detección de Desperdicios de la semana

IV.- Desarrollo del Capital humano, tecnologías de información, cultura organizacional

V.- Información mensual de la empresa.

VI.- Asuntos generales

Reuniones Semanales de Ventas

20

Presupuesto de ventas por Semana y del Mes

Pronostico Meta de Ventas en Diciembre 2010 $____________

1.- Resultado de Ventas de la Semana Anterior $ ______________

Clientes: Mostrador Rutas

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

2.- Presupuesto de ventas para esta semana $ ______________

Clientes: Mostrador Rutas

_________________ _________________ ___________

_________________ _________________ ___________

Ingresos Enero $__________ Total Acumulado del mes de Junio $ __________

Ingresos Febrero $ __________ Meta Junio “ Reto de todos juntos” $ _________

Ingresos Marzo $ __________

Ingresos Abril $___________

Ingresos Mayo $_____________

Ingresos Junio $_____________

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Inventario de medios de promoción, diseño y publicidad

Plan de Mercadotecnia de Servicio y de los productos ( 12 puntos )

1. Logotipo

2. Facturas

3. Tarjeta de presentación

4. Dossier informativo – Catalogo (Atención, Interés, Deseo, Acción

5. Facsheet Hoja Técnica,

6. Tríptico

7. Presentación Digital Powerpoint

8. Biombo

9. Boletín Informativo

10. Bookmark ó Souvenir´s

11. Evento de Lanzamiento

12. Chart´s – Material de apoyo visual en Exposiciones

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Estadística de Ventas – KPI´s

*RESULTADO KPI'S VISITA SEMANAL DETALLE

SEM PAS & SEM ACT

SEMANA 24-30 01-07 CREC (+,-)

TOTAL CLTS 1,270 1,277 0.55%

CTES. NUEVOS 9 10 11.11%

CTES. D BAJA 0 3 -3

COBERTURA 95% 94% -1.23%

EFICIENCIA 78% 77% -1.28%

TMPO. TRASLAD 05:32 05:40 2.41%

TMPO. SERVICIO 04:47 04:49 0.70%

PZAS POR CLTE 6.99 6.58 -5.81%

Estrategias para incrementar las ventas 23

Video y Ejercicio

Nuevos

Paradigmas

Ideas que Comentar en grupo de 3 ó 4 personas

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

6.-

7.-

8.-

9.-

10.-