Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales… ¿realidad o ficción?

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El pasado 27 de marzo tuve el placer de asistir a la jornada formativa “Los archivos en las redes sociales”, organizada por el Archivo General de Castilla y León en Valladolid. Los objetivos generales que tenían dichas jornadas formativas no eran más (ni menos) que entender los nuevos entornos de comunicación que ofrece Internet a través de las redes sociales más relevantes, ponerse al día en el uso de las redes sociales como herramientas habituales de trabajo para contribuir a la proyección social de los archivos, transmitir la importancia de “darse a conocer” a través de estas redes sociales, aprovechando su enorme potencial y posibilitar los conocimientos necesarios para ofrecer una comunicación adecuada con el ciudadano.

Transcript of Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales… ¿realidad o ficción?

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Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales…¿realidad o ficción?

27 de marzo de 2014

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¿Quién soy?

@JulianMarquinajulianmarquina.es

¿Qué vamos a ver hoy?

• Introducción y datos de la sociedad online

• Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

• Posibles utilidades de los medios sociales en los archivos

• Habilidades y funciones del archivero 2.0

• Creación cuenta en Twitter• Conclusiones

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¿Qué objetivo me marco?

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Ver la importancia de los medios sociales en archivos y la labor del archivero 2.0

¿Qué objetivo me marco?

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Introducción y datos de la sociedad

online

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Introducción y datos de la sociedad online

¿Qué es un archivo?

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Introducción y datos de la sociedad online

“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o

actividades”

¿Qué es un archivo?

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Introducción y datos de la sociedad online

“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o

actividades”

¿Qué es un archivo?Se quedaalgo corta

esta definición

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Introducción y datos de la sociedad online

Lo mismo que pasa con los

medios sociales

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Introducción y datos de la sociedad online

Se quedan cortos si falla la planificación o hay trabas

administrativas

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Introducción y datos de la sociedad online

Recopilando datos sobre archivos en España:

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Introducción y datos de la sociedad online

Recopilando datos sobre archivos en España:

35.718 archivos (públicos / privados)

Archivos de Titularidad Estatal (2012):• + 105.000 metros cuadrados• + 260.000 metros lineales de documentación• 35 millones de imágenes digitalizadas• 18 millones de imágenes microformadas• 23 millones de páginas visitadas en Internet

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Muchísima información en nuestro poder

Introducción y datos de la sociedad online

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Introducción y datos de la sociedad online

Está claro que el principal usuario

es el usuario presencial

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Introducción y datos de la sociedad online

Pero no hay que perder de vista datos como los 23 millones de páginas visitas en Internet

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Introducción y datos de la sociedad online

Pero no hay que perder de vista datos como los 23 millones de páginas visitas en Internet

Acceso cadavez más

importantepara los usuarios

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Introducción y datos de la sociedad online

Pero no hay que perder de vista datos como los 23 millones de páginas visitas en Internet

Acceso cadavez más

importantepara los usuarios

Facilitar el acceso yel descubrimiento de

documentosde valor para ellos

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¿Qué es lo bueno de todo esto?

Introducción y datos de la sociedad online

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Introducción y datos de la sociedad online

El ADN del archivero

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Introducción y datos de la sociedad online

ILUSIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

ILUSIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

ILUSIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

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Introducción y datos de la sociedad online

INNOVACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

INNOVACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

INTERACCIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

INTERACCIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

COLABORACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

COLABORACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

COMUNICACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

COMUNICACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

COOPERACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

COOPERACIÓN

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Introducción y datos de la sociedad online

¿Se estaráaprovechando todo esto en los medios sociales?

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Introducción y datos de la sociedad online

El 83% consideran adecuadas las herramientas 2.0, pero solo el 25% hace uso de ellas.

Entre las razones principales de no usarlas: falta de tiempo (52%) y desconocimiento (14%)

Informe del Grupo de trabajo de difusión de los archivos a través de la web 2.0. (Conferencia de

Archiveros de las Universidades Españolas)

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Aún así…

Introducción y datos de la sociedad online

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Introducción y datos de la sociedad online

Las razones principales para usarlas: comunicación (54%) y difusión (27%)

Se señalan como herramientas más ventajosas: Facebook (66%), blogs (46%), Youtube (29%), Linkedin (29%) y Twitter (21%)

Informe del Grupo de trabajo de difusión de los archivos a través de la web 2.0. (Conferencia de

Archiveros de las Universidades Españolas)

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Turno para conocer datos sociales

Introducción y datos de la sociedad online

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2.640 millones de internautas y el 70% estáen redes sociales de manera activa

Introducción y datos de la sociedad online

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1.230 millonesde usuarios activos al mes

Introducción y datos de la sociedad online

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359 millonesde usuarios activos

Introducción y datos de la sociedad online

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277 millonesde usuarios

Introducción y datos de la sociedad online

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241 millonesde usuarios activos al mes

Introducción y datos de la sociedad online

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200 millonesde usuarios activos al mes

Introducción y datos de la sociedad online

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45 millones de usuarios 1,6 millones de negocios

Introducción y datos de la sociedad online

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+1.000 millonesde usuarios únicos al mes

Introducción y datos de la sociedad online

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+75 millones de blogs, vistos al mes por más de 409 millones

de personas

Introducción y datos de la sociedad online

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Introducción y datos de la sociedad online

¿Y en España qué datos se manejan?

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25 millones de internautas y el 70% está en redes sociales de manera activa

Introducción y datos de la sociedad online

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1 de cada 4 minutos en la Red se invierte en redes sociales

Introducción y datos de la sociedad online

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España es el primer país europeo en el uso de las redes sociales dentro de las organizaciones

Introducción y datos de la sociedad online

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18 millonesde usuarios

Introducción y datos de la sociedad online

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7,5 millonesde usuarios

Introducción y datos de la sociedad online

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3,2 millonesde usuarios activos

Introducción y datos de la sociedad online

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Factores por los que los archivos

deben estar en los medios

sociales

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Rápida difusión del mensaje

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Comunicación bidireccional

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Cercanía entre organización y usuarios

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Marketing y promoción

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

Pero además hay otra serie de factores que

también se tienen que tener en cuenta:

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Acceso a la información

¡y en tiempo real!

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Retroalimentación

Conocer opiniones y ver qué hacen otros

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Atención y servicio al usuario

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Socialización / Fidelización del usuario

Cercanía y atención personalizada

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Compartir y difundir

Conocimiento, información y promoción

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Dinamización / Interacción / Participación

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Colaboración

En la puesta en marcha de servicios

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Búsqueda de nuevos usuarios

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Imagen y reputación

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Visibilidad y posicionamiento

Para llegar lo más lejos posible

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Sencillez y gratuidad

(camuflada: tiempo y recursos)

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

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Posibles utilidades de los medios sociales en

archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias, actividades, enlaces, eventos,

tendencias de actualidad en el sector…

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Crear imagen y mostrar al archivo como un espacio cercano con sus usuarios y de difusión de los temas

de interés y actualidad.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo, tratar de ver qué temas les

interesan más para ser tratados posteriormente en el blog.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Difusión de resultados de actividades, estadísticas del archivo, y del sector, y cualquier caso que puede

ser considerado de éxito dentro del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Hacer una lista de temas interesantes a tratar desde la perspectiva del archivo y del sector. Hacer

rankings y listados de recomendaciones.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Elaboración de un listado de blogs (blogroll) que muestre cuales son los sitios web de referencia para

el archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Analizar los fondos y servicios que se ofrecen desde el archivo. Destacar las utilidades de cada uno de

ellos.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Mostrar el lado humano del archivo a través de entrevistas, post, vídeos o imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en el blog.

Mostrar que el archivo está vivo y no pensar en el blog como solo texto, sino incorporar vídeos, imágenes, presentaciones… que

hagan más animada y visual la exposición de los temas tratados.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Hacer menciones a los documentos destacados presentes en el archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad

del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Dar difusión al resto de medios sociales en los cuales se esté presente a través de iconos o de los

widgets proporcionados por cada plataforma.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

Difusión, dinamización y comunicación de información rápida, precisa y sencilla a usuarios del

archivo: noticias, enlaces, vídeos, fotografías, nuevas adquisiciones, exposiciones,

presentaciones…

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Creación de identidad digital y posicionamiento en el sector.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Escucha e interacción con los usuarios. Mostrarse cercano a ellos (de tú a tú), creación de vínculos y

fidelización de estos hacia el archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Marketing viral. Buscar la participación de la gente a través de tus campañas de marketing y que giran

alrededor del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Búsqueda de nuevos usuarios con ayuda de hashtags, temas de interés, búsquedas y la

geolocalización.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Buscar y compartir conocimiento a través de Twitter. Difusión de actividades, fondos y servicios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Posicionamiento en Twitter a través de hashtags en actividades y eventos organizados o en los que

participe el archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Potenciar otros medios sociales: Youtube, Instagram, SlideShare, blog…

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a

participar en cualquier actividad del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

Difusión, dinamización y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias,

actividades, enlaces, vídeos, fotografías, eventos, nuevas adquisiciones, exposiciones,

presentaciones…

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Crear imagen y posicionamiento en el sector. Mostrar al archivo como un espacio de cercanía con sus usuarios y de difusión de los temas de interés y

actualidad.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Crear grupos, fan pages, comunidades, páginas…en las distintas plataformas de redes sociales para unir a personas alrededor del archivo. Participar en

dichos espacios y en otros espacios que puedan ser del interés del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo. Conectar con los usuarios del archivo y con potenciales usuarios. Búsqueda de la

fidelización de los usuarios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a

participar en cualquier actividad del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad

del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Plantear preguntas y dar respuestas. Hay altas posibilidades de encontrar la respuesta que se estábuscando a través de la ayuda en la respuesta de

los usuarios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Buscar y compartir conocimiento a través de Facebook. Difusión de actividades, productos y

servicios, y de contenido exclusivo para los seguidores.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Realizar concursos acordes con los objetivos del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Añadir eventos sobre nuestro sector profesional o actividad social en el archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Dar difusión al archivo a través de diferentes anuncios de pago en las redes sociales.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Realizar videoconferencias o hangouts con los usuarios del archivo en actividades o eventos

programados.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

Difusión, dinamización y comunicación de información a usuarios del archivo a través de

vídeos o presentaciones dinámicas.

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Difusión de vídeos relacionados con el archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus usuarios y la

comunidad.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Creación y difusión de una imagen visual a los usuarios sobre lo que es el archivo, sus instalaciones, servicios y actividades.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Espacio de difusión de buenas prácticas y experiencias de los usuarios en el archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Interacción con los usuarios a través de vídeos y comentarios. Usar las plataformas de vídeos como

un servicio más de atención al usuario dando respuesta a las consultas más comunes de los

usuarios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos de las personas que trabajan dentro o de

personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Realizar videoconferencias o hangouts con los usuarios del archivo en actividades o eventos

programados.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Contar historias con su presentación, nudo y desenlace. Buscar la originalidad, la creatividad, la

interactividad y la conexión con otros medios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

Creación y difusión de una imagen visual a los usuarios sobre lo que es el archivo, sus instalaciones, servicios y actividades.

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Compartir y etiquetar imágenes relacionados con el archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus

usuarios y la comunidad.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Conectar con los usuarios del archivo y obtener opiniones sobre las imágenes compartidas, fomentar

su participación. Crear comunidad a través de la participación y la interacción.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Crear colecciones y álbumes de imágenes en conjunto entre el archivo y sus usuarios.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Difusión de los fondos, documentos e imágenes antiguas y especiales.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Realizar exposiciones virtuales y concursos de fotografías.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Enlazar con otros medios sociales (blog, Twitter, Facebook...) para apoyar la campaña visual.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Geolocalizar imágenes (siempre que se pueda) para que los usuarios sepan dónde están tomadas las

imágenes.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Mostrar el lado humano del archivo a través de imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en

cualquier actividad del archivo.

Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo a través de presentaciones o

documentos.

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Difusión de material informativo y tutoriales de uso de los recursos del archivo, por ejemplo del

catálogo.

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Difusión de servicios, informes, reglamentos y actividades.

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Difusión del material formativo de actividades realizadas en el archivo.

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Difusión de la política de uso y plano de localización de secciones del archivo.

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Compartir la actividad científica o divulgativa del archivo.

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Como repositorio de documentos públicos del archivo.

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Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Para embeber documentos en los post del blog del archivo.

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Habilidades del archivero

2.0

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Habilidades del archivero 2.0

Conocimiento del sector y la profesión

@JulianMarquinajulianmarquina.es

Entender los objetivos del archivo

Habilidades del archivero 2.0

@JulianMarquinajulianmarquina.es

Una clara orientación hacia las personas

Habilidades del archivero 2.0

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Buena redacción, comunicación y conversación

Habilidades del archivero 2.0

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Originalidad y creatividad

Habilidades del archivero 2.0

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Gusto por las nuevas tecnologías, Internet y la web 2.0

Habilidades del archivero 2.0

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Capacidad de aprendizaje

Habilidades del archivero 2.0

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Usuario activo en los medios sociales

Habilidades del archivero 2.0

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Conocimiento de los canales adecuados para la comunicación online y las distintas herramientas de

análisis y monitorización

Habilidades del archivero 2.0

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Tener «cultura 2.0»

Habilidades del archivero 2.0

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Buen selector de información

Habilidades del archivero 2.0

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Ser resolutivo y perfecto trabajador en equipo

Habilidades del archivero 2.0

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Incentivar la participación

Habilidades del archivero 2.0

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Capacidad de escucha

Habilidades del archivero 2.0

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Empatía

Habilidades del archivero 2.0

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Asertividad y comprensión con las opiniones y comentarios

Habilidades del archivero 2.0

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Funciones del archivero 2.0

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Funciones del archivero 2.0

Desarrollar la estrategia online

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Creación de la presencia en los medios sociales

Funciones del archivero 2.0

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Elaborar un plan de creación y estrategias de contenido

Funciones del archivero 2.0

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Monitorizar las conversaciones

Funciones del archivero 2.0

@JulianMarquinajulianmarquina.es

Escuchar lo que de dice del archivo

Funciones del archivero 2.0

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Lectura y seguimiento de blogs a través del canal de RSS

Funciones del archivero 2.0

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Creación de contenidos

Funciones del archivero 2.0

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Creación de lazos de unión con los usuarios

Funciones del archivero 2.0

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Comunicar y difundir mensajes

Funciones del archivero 2.0

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Interactuar / Dinamizar

Funciones del archivero 2.0

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Localizar a posibles líderes o entusiastas

Funciones del archivero 2.0

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Involucrar al personal del propio archivo

Funciones del archivero 2.0

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Revisar la lista de blogueros, herramientas, plan editorial y de dinamización

Funciones del archivero 2.0

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Medir: Actividad, tamaño de la comunidad, visibilidad, interacción y difusión

Funciones del archivero 2.0

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ROI (Retorno de la inversión): visibilidad, imagen e impacto social

Funciones del archivero 2.0

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Analizar resultados y conclusiones

Funciones del archivero 2.0

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Innovar. Vigilar la aparición de buenas ideas, internas y externas a la organización, y tratar de aplicarlas

Funciones del archivero 2.0

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Archiveros 2.0 en Twitter

@JulianMarquinajulianmarquina.es

Archiveros 2.0 en Twitter

Llegó el momento de

crearnos nuestro perfil

en Twitter

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Archiveros 2.0 en Twitter

Vamos a conocer un poco más Twitter

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Red de información en tiempo real que permite enviar pequeños mensajes de texto de hasta 140

caracteres llamados tuits y en los cuales se pueden integrar enlaces, vídeos e imágenes

Archiveros 2.0 en Twitter

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241 millones de usuarios activos al mes en el mundo

7,5 millones de usuarios en España

Archiveros 2.0 en Twitter

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Al día se mandan más de 500 millones de tuits

El 75% de los usuarios accede a través de dispositivos móviles

Archiveros 2.0 en Twitter

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¿Para qué?

Archiveros 2.0 en Twitter

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• Estar informado de temas de interés y actualidad.• Canal de comunicación dentro del archivo.• Compartir contenido.• Interacción de tú a tú y conocer gente nueva.• Construir la propia marca personal / profesional. • Movilidad. Multidispositivo.• Posicionarnos profesionalmente.• Inmediatez y «viralidad». • Herramienta simple, intuitiva y gratuita.

Archiveros 2.0 en Twitter

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Los 7 términos clave

Archiveros 2.0 en Twitter

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• Tuit (o tweet). Mensaje de hasta 140 caracteres creado por cada usuario de Twitter.

• ReTuit (RT). Redistribuir el tuit de un usuario de Twitter entre tus seguidores.

• Hashtag (#hashtag). Etiquetas (o palabras clave) que nos facilita la búsqueda temática y la etiquetación de contenido.

Archiveros 2.0 en Twitter

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• Timeline (TL). Apartado principal donde aparecen todos los tuits y ReTuits de las personas que seguimos (followings)

• Siguiendo (followings). Usuarios de Twitter a los que sigues.

• Seguidores (followers). Usuarios de Twitter que te siguen.

• Mensaje directo (DM). Mensaje privado que le mandas a un usuario de Twitter..

Archiveros 2.0 en Twitter

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Y unas recomendaciones

Archiveros 2.0 en Twitter

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• Elige bien el nombre • Conoce la jerga de Twitter• Evita el autobombo• Interactúa• Menciona fuentes • No hagas spam• Usa menos de 140 caracteres• Incluye hashtag y acorta enlaces• Incluye imágenes

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• Sigue a la gente adecuada• Utiliza la búsqueda• Usa las listas• Atención a los horarios• Monitoriza acciones• Delimita tu público• Se tu mismo• No abandones a la primera

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Ahora sí… llegó el momento

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