INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS PRIMER SEMESTRE 2012

•Mejora en la administración de los PUNTOS DE VENTA.•Fortalecimiento económico en los negocios. (Capital de trabajo)•Mejoramiento del comportamiento financiero en los puntos de venta.•Se ha logrado una mejor planeación y distribución de los recursos.•Se ha logrado unificar la planeación de presupuestos de ingresos y gastos.•Organización administrativa y contable de los negocios.•Direccionamiento con responsabilidad social empresarial.•Pagos oportunos al personal y satisfacción de necesidades básicas.•Medidas de protección Personal – Laboral. (Control)•Seguridad en el trabajo e integridad física. (Sisbén, EPS)•Mejoramiento en la calidad de los productos y en la prestación del servicio.

ANÁLISIS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CADA OBJETIVO

Descripción

ACTIVIDADES EJECUTADAS

•Capacitación al personal administrativo de los negocios acerca de la misión, visión de la empresay su estructura. De igual manera, mínima capacitación en los temas que comprenden laadministración de un negocio.•Se establecieron procedimientos y se difundieron a los administradores para presentación desoportes contables (facturas de compra, facturas de venta y reportes de efectivo).•Se estrecharon relaciones comerciales con nuevos proveedores para realizar las compras.•Ubicación de registradoras en los puntos de ventas.•Capacitación al personal administrativo sobre el manejo de las registradoras.•Elaboración de catálogo para cada negocio de acuerdo a los productos que se comercializan,teniendo en cuenta el catálogo nacional de precios.•Adecuación y mejoramiento físico de los locales comerciales.•Apertura y adecuación de nuevos locales.

TOMA DE DECISIONES (Dificultades, Sugerencias)

Dificultades

•Garantizar la estabilidad del personal.•En algunas oportunidades falta de compromiso del personal.•Elaboración de contratos de arrendamiento por los requisitos exigidos por las inmobiliarias parasu legalización.•Matrícula de establecimientos de comercio.•Falta de compromiso para garantizar el apoyo a las actividades de FACE S.A.S.•Falta de sensibilización en las personas para que vean la importancia de la labor de FACE.

Sugerencias

•Agilización en trámites (Contratos, Industria y comercio).•Contar con mas apoyo de los directores departamentales y asesores.

RESULTADOS(Exitosos, Favorables, Aceptables) Explicar el por qué

Favorables: No se ha cumplido con la meta financiera (Consignaciones).

Numero de departamentos visitados: 14

Numero de negocios mejorados: 22

Apertura de nuevos negocios: 10

DEPARTAMENTO MEJORAMIENTO APERTURAANTIOQUIA 4 3ATLANTICO 2CORDOBA 2

CESAR 2NORTE SDER 2 1

CHOCO 1RISARALDA 4 1

CALDAS 2 1VALLE 4 1

GUAJIRA 2

MEJORAMIENTO Y APERTURA DE NEGOCIOS

DEPARTAMENTO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

ANTIOQUIA 7.007.468 7.148.922 6.685.127 7.650.000 10.691.166 7.070.450

SANTANDER 1.400.000 3.604.000

NORTE DE S/DER 1.665.000 2.623.000 2.850.600 3.779.450 6.514.306 4.604.000

CAUCA 4.507.181 4.918.055 9.404.571 9.271.646 8.803.507 7.028.326

VALLE 17.933.675 12.119.225 10.398.840 15.771.000 16.480.600 11.418.235

QUINDIO 5.367.850 6.871.100 5.971.950 8.651.400 7.169.701 5.718.000

RISARALDA 6.882.200 5.980.000 3.200.000 13.859.000

CALDAS 8.078.190 4.169.324 1.986.750 1.575.000

ATLANTICO 1.956.350 2.843.000 1.614.144 2.075.459 859.937 1.012.964

INGRESOS / UTILIDADES

DEPARTAMENTO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

HUILA 4.714.750 5.741.400 5.095.000 6.239.000 5.364.666

TOLIMA 7.000.000 6.360.250 6.471.950 5.528.450 8.084.200 7.821.350

CORDOBA 1.826.400 5.689.320 1.770.300

CESAR 2.861.089

CAQUETA 1.200.000 2.500.000 2.439.026

BOLIVAR 1.397.300 1.873.650 1.271.871 611.193 760.000 633.000

MAGDALENA 11.619.100 2.529.000 3.203.550 2.758.730

NARIÑO 1.137.800 2.645.450 3.239.850 2.086.650 2.930.550 2.179.808

BOYACA 1.318.800 6.124.300 9.223.000 5.165.291 4.528.550 8.276.225

META 5.016.400 3.353.700 11.103.850 7.008.850 7.270.300 18.809.434

CHOCO 1.826.400 2.618.650 2.245.000

CUNDINAMARCA 8.782.750 2.734.000 4.721.300

PARTICIPACION Y CONTRIBUCION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Y DIRECCIONES DEPARTAMENTALES

•Poca colaboración por parte de los equipos de trabajo.•Desconocimiento a cerca de lo que es FACE .•Se programan actividades extras en los negocios y se recibe poco apoyo.•Los colaboradores están en sus diferentes roles en la parte política , y las personas que nos podríanapoyar esperan a cambio una retribución en lo económico.• Falta de motivación de las direcciones departamentales.

NOTA: No tomarlo como algo general.

ACCIONES EMPRENDIDAS(Estrategias utilizadas para Crecer, Mejorar y Corregir)

Se han mejorado los negocios físicamente y se ha dado apertura a nuevos puntos de ventas, seredistribuyeron los espacios ya que en algunos casos se contaba con un mínimo espacio para laatención a los clientes y ello generaba incomodidad, se han implementado estrategias y métodosde control y mejora continua logrando así que los clientes den su opinión favorable enreconocimiento a la mejora en la calidad del servicio y el producto.

PORCENTAJE ALCANZADO (Calificar de 1 a 10) FACTORES QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS

(Problemas, imprevistos , razones y el por que)• 6• Falta de tiempo, porque a veces se presentan diferentes situaciones en el mismoinstante, por lo tanto se deja de prestar atención alguno que pudo ser importante paracualquier resultado .•Daños en los activos fijos (neveras, enfriadores, licuadoras).•Falta de recursos financieros para la compra de activos fijos.•Las personas, por la falta de compromiso, hay que estar en permanenteacompañamiento para que se cumplan las tareas y esto genera desgaste y conlleva adilatar el tiempo para cumplir con las metas.•Falta de un perfil comercial para tener apoyo y así cumplir con las expectativas y darrespuesta oportuna a las solicitudes.• Falta de análisis y seguimiento al costo de los productos por falta de tiempo.•Falta de acompañamiento, seguimiento y capacitación a los administradores.•Cruce y saturación de actividades hechas por los diferentes empresas. (Mira, Red,FMLMI)

RECOMENDACIONES

•Sensibilización desde la parte directiva nacional a los directores departamentales.•Resaltar la importancia de FACE en cada una de las regiones.•Métodos y herramientas para lograr sensibilización en las personas y garantizar masapoyo.•Definir y aclarar el compromiso y las responsabilidades de la dirección comercial deInversiones FACE S.A.S., con los procesos de MIRA.•Capacitar el personal administrativo (Puntos de venta) en todos los procesos. Crear unformato administrativo general para todos lo negocios.•Optimizar las audio conferencias logrando un contacto continuo con todos losdepartamentos y no solo con las regionales.•Que el director comercial departamental cuente con un apoyo para que le apoye con losnegocios ya que el tiempo no es suficiente para cumplir con la parte administrativa yoperativa. Este perfil haría seguimiento y estaría pendiente de la mejora continua en cadapunto de venta. (Analizar en que dptos es necesario).

GRACIAS

INFORME DE GESTIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVO INVERSIONES FACE

TEMAS A TRATAR

• INTRODUCCIÓN

• RECURSOS FISICOS

• INVENTARIOS DE ELEMENTOS DE TRABAJO

• MANEJO DE INVENTARIOS DE CAFETERIA Y ASEO

• CORRESPONDENCIA DE DOCUMENTOS Y CARGA

• MENSAJERIA

• SISTEMA DE LIMPIEZA

• AHORRO DE ENERGÍA

• CRECIMIENTO AREAS DE TRABAJO

• ADMINISTRACION DE AREAS PARA LA REALIZACION DE REUNIONES Y RESTAURANTE

• SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES

• MODIFICACIONES DE LAS OFICINAS

• DISTRIBUCION PERIODICO MIRA Y MIRA MAS

• SUSCRIPCIONES PERIODICO MIRA

• PROYECTO PARA SEGUNDO SEMESTRE 2012

INTRODUCCIÓN

RECURSOS FÍSICOS

• IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMA

• PERSONAS RESPONSABLE

• RESULTADO

INVENTARIO DE ELEMENTOS DE TRABAJO

• OBJETIVO

• PROCESO

• PROYECCIÓN

MANEJO DE INVENTARIO DE CAFETERÍA Y ASEO

CORRESPONDENCIA

• ¿POR QUÉ?

• ¿QUÉ SE ESPERA?

• ¿CON QUIÉN ?

• ¿CUÁLES HAN SIDO LOS RESULTADOS?

• ¿CÓMO ES EL CONTROL?

MENSAJERÍA

SISTEMA DE LIMPIEZA

AHORRO DE ENERGÍA

• ¿CUÁL ERA EL PROBLEMA?

• ¿ES LA CAMPAÑA?

• ¿QUÉ RESULTADO HA TENIDO?

• ¿CÓMO LO HAN TOMADO LOS FUNCIONARIOS?

CRECIMIENTO ÁREAS DE TRABAJO

• CRECIMIENTO

• NEGOCIOS Y PRODUCTOS INSTITUCIONALES: DE 3 A 5

• FUNDACION ENCAUSA: DE 1 A 2

• ADMINISTRACION: DE 1 A 3

NUEVAS ÁREAS DE TRABAJO

• COMUNICACIONES: 2 FUNCIONARIOS

• BIBLIAS: 2 FUNCIONARIOS

• REGISTRADORAS: 1 FUNCIONARIO

• MENSAJERÍA: 2 FUNCIONARIOS

• TALENTO HUMANO: 1 FUNCIONARIO

• SOPORTE TECNOLÓGICO: 1 FUNCIONARIO

• COMPRAS: 1 FUNCIONARIO

SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES

MODIFICACIÓN DE LAS OFICINAS

DISTRIBUCIÓN PERIÓDICO MIRA Y MIRA MÁS

SUSCRIPCIÓN PERIÓDICO MIRA

PROYECTO PARA SEGUNDO SEMESTRE 2012

• ARREGLOS LOCATIVOS

• BAÑOS

• MANTENIMIENTO SILLAS

• PROBLEMAS ELÉCTRICOS

• CAMPANA COCINA

• LAVADO TAPETE

• PUERTA DE ENTRADA

ÁREA DE TECNOLOGÍA Y DESARROLLO

Progreso y desarrollo Seguridad de la red Hardware y Software

Progreso y desarrollo

Objetivo:

Crear una plataforma unificada y documentada para la optimización y correcto uso de los recursos mediante procesos.

Procesos:

Establecer métodos y estrategias para definir tiempos de respuesta, canalización de solicitudes.

Proceso Enero - Julio

• Se evalúa la red, las fallas y las diferentes adecuaciones que sele realizan.

• Se evidencia que no hay información de los equipos, el cableadoestructurado no esta debidamente marcado.

• Las inalámbricas se encuentran en un recinto cerrado y por ellola señal decae con frecuencia.

• Se observa que no hay un conducto o canal para solicitar losservicios de soporte a usuario.

• No hay licenciamiento en equipos con Windows.

Proceso Enero - Julio

• Reparación de equipos.

• Información de los equipos.

• Ing. Rene Salamanca.

• Reinstalación de varios equipos en diferentes áreas.

• Se instala antivirus de Microsoft validando las licencias.

Proyección Agosto - Enero

• Definir políticas generales para el uso de las herramientas.

• Actualización y mantenimiento de los equipos.

• Publicar procedimientos del departamento de sistemas.

• Elaborar un plan de backups.

• Impresora de alto rendimiento.

• Cableado eléctrico de la casa.

• Polo a tierra de la casa.

Seguridad de la red

Contraseñas.

Antivirus

Manejo de la información

Organización de la red

Hardware y Software

Licenciamiento

Proceso de renovacion de hardware

Gestión de Talento HumanoInforme de Gestión I Semestre 2012Paola Andrea López M., Ps.

CONTENIDO

1. Descripción del personal

2. Proceso de selección

3. Proceso de vinculación

4. Proceso de retiro

5. Manual de funciones

6. Gestión del Desempeño

7. Salud ocupacional

8. Formación9. Bienestar organizacional10. Ausentismo Laboral11. Dotación12. Análisis FODA13. Propuestas

1. Descripción del Personal

Vinculados Contrato Laboral

98

Contrato Comercial de Corretaje

7+

TOTAL 105 personas

Distribución por Dependencia

Distribución por género

Promedio de Edad

40 39

2. Proceso de Selección94

Entr

evist

as18

Neg

ocio

s

Identificar perfiles de personas concapacidades administrativas3 ascensosIdentificar irregularidades en el manejo del

personal y de los suministrosGenerar cercanía y confianza de los equipos

de trabajo con la Empresa

• Diseño de entrevista de selecciónestandarizada

• Inclusión de los Jefes InmediatosLogros

• Los coordinadores comprenden laimportancia de identificar el perfil y lasfunciones que ejecutará una persona.

• Los coordinadores involucran a GTH en elproceso de selección y comprendan laimportancia del mismo.

Metas

2. Proceso de Selección

2. Proceso de Vinculación

2. Proceso de Vinculación

• Rediseño del proceso de vinculación.• Rediseño de formatos para el proceso

de vinculaciónLogros

• Entrega inoportuna de toda ladocumentación por parte de losfuncionarios.

• Seguimiento a la activación deservicios por parte de las entidadescorrespondientes.

Limitaciones

2. Proceso de Vinculación

Índice de Rotación17.2 %

Primer Semestre

4. Proceso de Retiro

4. Proceso de Retiro

• Establecer procesos más eficientes yamigables en la desvinculación del personal.Logros

• Lograr mayor involucramiento de losCoordinadores de las ÁreasMetas

• Falta de documentación de los llamados deatención.

• Escasa comunicación de los Coordinadores de lasÁreas con GTH..

Limitaciones

4. Proceso de Retiro

5. Manual de Funciones

Aprobados

Coordinación de Presupuesto Coordinación Administrativa Coordinación de Soporte

Tecnológico Dirección Comercial

Departamental Dirección Comercial Regional Analista de Compras Administradores de Cafetería Auxiliares de Cafetería

Por aprobar

Auxiliares contables Contador Tesorería Coordinación de

Contabilidad

Estructuración del Plan Básico de S.O 2 Visitas de la ARP 3 Capacitaciones en la ARP Conformación del COPASO Exámenes Médicos de Ingreso

A destacar: 4 funcionarias en estado de gestación

7. Salud Ocupacional

8. Formación

Actualización de Temas Laborales Facturación: 12 personas Protocolo: 20 personas Liderazgo en los negocios: 1 persona Argumentación estratégica de ventas: 5 personas ¿Cómo generar una relación a largo plazo con los

clientes?: 3 personas

9. Bienestar Organizacional

• Realización de la primerajornada de bienestarinstitucional.

• Documentar las principalesactividades de la Empresa entorno a los sucesos de la vidamas importante de losfuncionarios.

Logros

Inca

paci

dade

s10. Ausentismo Laboral

67 días Empresa

21 EPS

Inca

paci

dade

s10. Ausentismo Laboral

Lice

ncia

s N

o R

emun

erad

as Enero – Julio 20121. 3 días2. 31 días3. 31 días

10. Ausentismo Laboral

Perm

isos

10. Ausentismo Laboral

Perm

isos10. Ausentismo Laboral

12. FODA

FORTALEZAS GTH es una dependencia reciente que está en construcción de

sus procesos. Dado el crecimiento de la Empresa y los nuevos cargos, es

tiempo de asumir los cambios y gestar una nueva culturaorganizacional.

La Empresa cuenta con un recurso humano conconocimientos y experticia en diversas áreas.

Los funcionarios comparten el mismo sistema de valoreséticos y morales.

12. FODA

OPORTUNIDADES Generar procedimientos que fomenten el trabajo en equipo. Crear un sistema de incentivos basado en el cumplimiento de

metas. Empoderar a los funcionarios en sus cargos y roles, basados

en la estructura organizacional. Posicionar una cultura organizacional definida. Documentar los procesos y replicarlos en el país.

DEBILIDADES Ausencia de una estructura organizacional definida. Falta de reconocimiento y empoderamiento de los nuevos roles y

cargos. Ausencia de un esquema de planeación que permita evaluar el

desempeño individual con relación a las metas de la Compañía. Ajustar las normas de la Compañía a las necesidades de los

trabajadores. Ausencia en la documentación de los procesos y de las

experiencias. Escaso personal en Gestión de Talento Humano.

12. FODA

AMENAZAS Resistencia al cambio por parte de los funcionarios antiguos. Posicionamiento de líneas de negocio sobre el reconocimiento

empresarial. Cambios continuos o no planificados de personal en la organización. Alta rotación en los equipos de trabajo de comercial y negocios, lo

que afecta de manera directa la continuidad en los procesos y elsentido de pertenencia en la Empresa.

Continuar con prácticas que obvien las nuevas coordinaciones sinque exista un medio de corrección ante esas irregularidades.

12. FODA

Mejorar la comunicación con los Asesores, a finde agilizar la entrega de los conceptos delpersonal.

Obtener una prueba que permita evaluar laescala de valores de los candidatos en elproceso de selección.

Diseñar pruebas específicas de acuerdo alcargo.

13. PropuestasSe

lecc

ión

de

Pers

onal

Socialización en pro del uso del formato derequerimiento de personal con losCoordinadores de Área.

Crear la base única de hojas de vida. Crear una base única de breve reporte de

entrevista. Establecer un mecanismo para apoyar la

selección de personal de las regiones.

Sele

cció

n de

Pe

rson

al13. Propuestas

Determinar en el mes de octubre de2012, los funcionarios y la nómina de2013.Obtener la aprobación de las políticas de

vinculación de personal.Socializar las políticas de vinculación de

personal.

Vinc

ulac

ión

del P

erso

nal

13. Propuestas

Realizar cada trimestre un seguimientoa las afiliaciones al SGSS de todos losfuncionarios.Entregar a cada nuevo funcionario un

carnet que lo acredite como parte de laEmpresa.Establecer los exámenes médicos

ocupacionales por cargo.

Vinc

ulac

ión

del P

erso

nal

13. Propuestas

Realizar una capacitación dirigida a loscoordinadores con relación al proceso dedesvinculación laboral desde la perspectivajurídica.

Documentar el procedimiento de retiro depersonal.

Establecer un proceso colaborativo entre losCoordinadores de Área y la Coordinación deGestión de Talento Humano para finalizar larelación laboral.

Ret

iro d

elPe

rson

al13. Propuestas

Culminar la documentación de las funciones Incluir dentro de los manuales de funciones la

ubicación del cargo con base en elOrganigrama así como las competenciasprofesionales acorde a ello.

Hacer entrega de los manuales de funciones ysocializarlas al interior de cada área.Man

ual d

e Fu

ncio

nes

13. Propuestas

Se realiza con base en los manuales defunciones:

Identificar la metodología a usar para medir eldesempeño.

Realizar las acciones requeridas para hacer lamedición del desempeño.

Ubicar fechas o periodos específicos para lagestión del desempeño.

Ges

tión

del

Des

empe

ño13. Propuestas

Finalizar la propuesta de Plan de SaludOcupacional para aprobación de la Gerencia.

Elaboración del Panorama de Riesgo de laOficina Principal y de los Negocios en Bogotá.

Tomar los correctivos necesarios de manerapreventiva, independientemente del nivel deriesgo de cada cargo.

Salu

d O

cupa

cion

al13. Propuestas

Establecer y gestionar las actividades delCOPASO y de la Brigada de Emergencias.

Documentar el seguimiento a los funcionariosque, de acuerdo al certificado de aptitudmédica, requieren revisión por parte deespecialistas.

Implementar un programa de pausas activas,liderado por un funcionario de cada área.

Salu

d O

cupa

cion

al13. Propuestas

Elaborar el material de inducción Institucional ycoadyuvar a los coordinadores de área en laelaboración de la inducción específica

Gestionar y documentar una escuela de negociospara las administradoras de cafeterías (40 horas,con cartillas, refrigerios y transporte de losfacilitadores).

Identificar las principales necesidades de lostrabajadores en torno a la capacitación.

Form

ació

n13. Propuestas

Gestionar convenios para que los trabajadoresinteresados en terminar sus estudios desecundaria, lo puedan hacer.

Gestionar convenios para que los trabajadoresinteresados puedan estudiar idiomas.

Elaborar una agenda única de facilitadores a nivelnacional.

Crear un cronograma de capacitación trimestral.

Form

ació

n13. Propuestas

Institucionalizar 3 o 4 jornadas de bienestar Incluir en las actividades al personal de negocios

Bogotá y regiones. Elaborar un breve magazín bimestral que destaque

los logros de cada una de las regiones. Involucrar a los funcionarios en la planeación de las

jornadas de bienestar. Tener un presupuesto asignado para las acciones de

bienestar basadas en las Políticas.

Bie

nest

ar

Org

aniz

acio

nal

13. Propuestas

Revisión de la misión, visión y valores corporativosde Inversiones FACE S.A.S.

Diseño de la estructura organizacional uorganigrama.

Promover la comunicación entre loscoordinadores.

Estimular el trabajo colaborativo entre lascoordinaciones.

Empoderar a los Coordinadores de Área en mediode la Organización.

Cul

tura

O

rgan

izac

iona

l13. Propuestas

Promover el slogan “Inversiones FACE S.A.S, tu Empresa, tu Casa”, como una manera de promover el sentido de pertenencia.

Entregar al personal de los negocios en el país, afiches con la misión, visión y valores corporativos.

Gestionar un sistema de Balance Score Card Cul

tura

O

rgan

izac

iona

l13. Propuestas

MUCHAS GRACIAS

• Este departamento se enfoca en realizar las compras de todos los materialesque requiere la empresa para que pueda llevar acabo satisfactoriamente cada unade sus actividades, además busca mantener buenas relaciones con susproveedores para así asegurar que cumplan de forma oportuna y sin retrasos.

Departamento de Compras

• El departamento de compras a servido como soporte de las diferentes aéreas de inversiones FACE.

• Así mismo ha logrado proporcionar a cada área los recursos necesarios de acuerdo a sus solicitudes y parámetros de la empresa.

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTAL

138.847.772 32,012,626 209.239.77 124.114.52 92.888.874 140.791.47 70.671.789 16.621.783 654.328.22

COMPRAS

RESULTADOS DE ENERO A AGOSTO

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO TOTALSeries1 138.847.7 32.012.62 209.239.7 124.114.5 92.888.87 140.791.4 70.671.78 16.621.78 825.188.6

-

100.000.000

200.000.000

300.000.000

400.000.000

500.000.000

600.000.000

700.000.000

800.000.000

900.000.000

RESULTADOS DE ENERO A AGOSTO

PROYECCIÓN

• Elaborar un informe mensual de las compras realizadas para tener una mejor contabilidad

• Plantear un mejor sistema de entrega eficiente para cada una de las áreas de INVERSIONES FACE.

• Análisis de las ofertas de mercadeo para mejorar los precios dándole prioridad a la calidad de los materiales e insumos que se manejen.

• Conseguir un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas.

PROPUESTAS

• Tener reuniones mensuales con el departamento de contabilidad para tener un mejor inventario.

• Dar por enterado al personal de trabajo el horario de solicitudes y las funciones del departamento de compras.

• Establecer fechas límites para que cada departamento presente solicitudes de compras.

MUCHAS GRACIAS

LIBRERÍA FACE / COORDINACIÓN REGISTRADORAS

LIBRERÍA FACE / COORDINACIÓN REGISTRADORAS

1. Octubre de 2011: Prueba Piloto con Bodega Ferias. Programación 1ra Máquina Registradora para venta de Biblias.

2. Enero de 2012: Empalme con Librería Futuro bodegas Bogotá. Programación 17 Registradoras para ventas de Biblias y negocios cafeterías.

3. Marzo de 2012: Toma de 12 Departamentos a Nivel Nacional y envío de Registradoras para negocios.

ESTADO DE RESULTADOS

DEPARTAMENTOS A PARTIR DE MARZO

1. Atlántico2. Antioquia3. Boyacá4. Bolívar5. Caquetá6. Quindío7. Cauca8. Nariño9. Norte de Santander10. Tolima11. Valle12. Huila

4. Abril de 2012: Toma de 12 Departamentos restantes y envío de Registradoras para negocios.

ESTADO DE RESULTADOS

1. Córdoba2. Sucre3. Cesar4. Meta5. Chocó6. Cundinamarca

7. Risaralda8. Caldas9. Santander10. Magdalena11. Guajira12. San Andrés

DEPARTAMENTOS A PARTIR DE ABRIL

5. Mayo de 2012: Toma de 6 Departamentos faltantes sin Director Comercial, reportan ventas a FACE a partir de Junio.

ESTADO DE RESULTADOS

1. Amazonas2. Arauca3. Casanare4. Guaviare5. Putumayo6. Vichada

COORDINACIÓN DE REGISTRADORAS

ESTADO DE RESULTADOS

Con base en análisis realizado de los negocios a nivel nacional, a partir de junio se han ubicado 48 Registradoras, para un total de 88 en todo el país.

Distribución Registradoras a nivel Nacional

Bogotá: 33 Caquetá: 4 Cauca: 1 Quindio: 1

Valle: 8 Santander: 3 Cundinamarca :1 Risaralda: 1

Meta: 6 Cesar: 2 Choco: 1 Sucre: 1

Antioquia: 6 Cordoba:2 Huila: 1 Guajira: 1

Boyaca: 4 Nariño:2 Magdalena: 1 Bolivar:1

Tolima: 4 Atlantico:2 Norte de Santander: 1 Caldas: 1

PROYECCIÓN COORDINACIÓN REGISTRADORAS

1. Instalación herramienta de Sistema Modem para tener información de ventas e inventarios en línea.

1. Tener cubrimiento con Registradoras en todos los puntos de venta Principales a nivel Nacional.

1. Capacitación personalizada para las personas que manejen las Máquinas Registradoras.

DIFICULTADES Y PROPUESTAS COORDINACIÓN REGISTRADORAS

Se ha presentado inconvenientes en cuanto a presentación de informes.

Las administradoras designan un reemplazo sin la suficiente capacitación para el manejo de la registradora.

Propuesta: Capacitación personalizada a los encargados de manejo de registradoras.

ESTADO DE RESULTADOS

14 de Junio de 2012: Asignación de responsabilidades de manejo Registradoras y Librería.

Paola Andrea Vargas C, asume Librería FACE

Ricardo Patarroyo, ratificado para Coordinación Nacional de Registradoras.

Actividades desde 14 de junio:

LIBRERÍA FACE

LIBRERÍAESTADO DE RESULTADOS

Ventas año 2012:

Enero: $ 45,463,668Febrero: $ 5,765,583Marzo: $ 70,789,692Abril: $ 88,492,905Mayo: $ 141,204,433Junio: $ 72,011,527Julio: $ 103,008,965 Vta SO-FI $ 114,757,000

Total: $ 526,736,773

Valor Inventario:

Contabilidad: $ 620,303,745 (Costo)SO-FI: $ 426,759,062 (Costo)Pte Pago $ 662,257,434 (Costo + IVA – Rte Fte)

LIBRERÍA

PROYECCIÓN

De Agosto a Enero:

1. Consolidar el uso de la plataforma SO-FI en todos los puntos de venta a nivel nacional.

2. Retirar vitrinas de las bodegas de la IDMJI

3. Implementar la venta por catálogo.

4. Optimizar inventarios por punto de venta.

LibreríaDificultades y Propuestas

Se ha encontrado las siguientes dificultades:

1. Personal capacitado para el manejo de Registradoras y SO-FI. Caso Bogotá.Propuesta: Selección de personal apto y/o capacitación intensiva.

2. Intervención Librería y Papelería Futuro en los procesos de Librería FACE.Propuesta: Elaborar un documento por escrito en el que quede establecida la función de Librería y Papelería Futuro.

3. Se agotaron referencias de Biblias de mayor demanda.Propuesta: Compra directa de solo Biblias a Sociedad Bíblica, obteniendo descuentos.

4. Ubicación Registradoras en los puntos a nivel nacional.Propuesta: Asignar registradora a cada punto de venta de Librería.

NEGOCIOS

INFORME ENERO A JULIO DEL 2012

LILIANA BOLAÑOMARIA ELENA FOREROERNESTO RENEROGIOVANY SANCHEZ

1. CAFETERIAS

Vinculación de administradores. Organización de personal (cafetería y cocina) por turnos. Base o presupuesto semanal para compra de insumos. Envío de soportes y registro en el SOFI

CAFETERIA ADMINSTRADOR (A) ADMINISTRADORAltamira Claudia Sierra CafeteríaBosa Griselda Hernandez CafeteríaGalán Liliana Beatriz Duarte CafeteríaKennedy Cafetería Ruby Falla CafeteríaKennedy Fruteria Derlys Acosta FRUTERIA-BIBLIASKennedy Panadería Eusebio Montaña PANADERIASanta Lucia 1 Ruby Oyola RESTAURANTESanta Lucia 2 Estefany Bocanegra CafeteríaSantander Nubia Yolanda Barrera RESTAURANTESoacha Dora Medina Cafetería-BIBLIASUsme Luz Marina Gil Cafetería-BIBLIASCarvajal Cafetería- Biblias

CAFETERIAS ZONA SURLiliana Bolaño

CAFETERIA ADMINSTRADOR (A) ADMINISTRADORCalle 80 Yalile Gamez Cafetería-BIBLIAS

EngativaLucy Esperanza Castro Daza Cafetería-BIBLIAS

Ferias 1 Angelica Patricia Gonzalez CafeteríaFerias 2 Marina Zapata FRUTERIAFerias 3 Janeth Roncancio RESTAURANTEFerias 4 Blanca Rojas PANADERIAFontibón Blanca Castro CafeteríaLisboa Dufay Florez Cafetería-BIBLIASOrquídeas Barbara Mejía Cafetería-BIBLIASPrado Hilda Guevara Cafetería-BIBLIASSuba Centro Luz Angela Castiblanco Cafetería-BIBLIASSuba Rincón Maria Elvia Quiroga Cafetería-BIBLIAS

CAFETERIAS ZONA NORTEErnesto Renero

UTILIDAD CAFETERÍASCAFETERIA FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO METAAltamira 754.590 1.460.132 1.395.900 95.000 50.000 245.000 1.200.000Bosa 4.390.000 4.360.000 4.113.000 3.334.000 4.240.000 4.500.000Calle 80 2.121.280 978.000 1.759.000 832.714 1.089.334 2.000.000Engativa 686.000 1.065.900 560.000 600.100 187.200 2.000.000Ferias 1 718.000 246.250 158.440 657.000 337.000 2.000.000Ferias 2 0 260.000 1.000.000 612.500 90.500 2.000.000Ferias 3 977.000 3.130.000 3.083.400 5.686.800 6.557.758 5.000.000Ferias 4 506.550 977.750 336.000 1.063.500 1.307.550 2.000.000Fontibón 687.000 1.967.650 2.031.000 2.059.650 273.000 3.000.000Galán 4.079.900 5.985.000 3.994.000 1.668.000 1.962.000 837.000 3.000.000Kennedy Cafetería 3.372.900 6.949.100 5.734.000 5.141.000 4.518.202 3.704.947 5.500.000Kennedy Fruteria 712.200 1.004.200 468.500 311.748 496.123 1.300.000Kennedy Panadería 4.232.000 5.913.000 4.727.000 4.917.000 5.107.000 5.000.000Lisboa 166.000 153.000 1.015.800 98.000 0 0 1.200.000Orquídeas 841.000 613.076 1.977.900 827.000 0 2.500.000Prado 749.500 1.184.750 634.000 871.300 0 1.600.000Santa Lucia 1 302.450 3.153.000 0 0 0 3.000.000Santa Lucia 2 150.430 376.350 0 0 0 1.500.000Santander 2.850.000 1.875.000 2.250.000 3.300.000 5.000.000Soacha 7.461.500 2.890.000 207.000 2.201.500 1.003.000 4.000.000Suba Centro 300.000 1.749.000 3.000.000 1.407.000 800.000 1.199.000 2.500.000Suba Rincón 1.187.000 1.141.000 550.000 150.000 0 0 1.600.000Usme 110.500 74.300 94.150 101.300 255.900 1.200.000TOTALES 10.701.390 41.854.718 48.098.750 30.432.490 32.829.314 30.230.312 62.600.000

MES UTILIDAD

FEBRERO 10.701.390

MARZO 41.854.718

ABRIL 48.098.750

MAYO 30.432.490

JUNIO 32.829.314

JULIO 23.068.262

TOTAL 186.984.924

UTILIDAD CAFETERIASACUMULADO DE FEBRERO A JULIO 2012

CAFETERIA INVERSIONES FACE SAS

Su actividad se realiza en las instalaciones de FACE SAS.

Manejo de los recursos y proceso de contabilización.

Utilidad

CAFETERIA ORQUIDEAS, NUEVA UBICACIÓN DE 15 PUESTOS A 160.

CAFETERIA PRADO VERANIEGO, NUEVA UBICACIÓN DE 12 PUESTOS A 50 Y PROXIMA AMPLIACION.

CAFETERIA CARVAJAL, NUEVA.

PANADERIA KENNEDY, AMPLIACION Y REMODELACION.

SUBA CENTRO, PARQUEADERO NUEVO, CAFETERIA, BIBLIAS, PRODUCTOS INSTITUCIONALES NUEVA UBICACIÓN.

SUBA CENTRO, PANADERIA Y PIZZERIA, NUEVAS EN LUGAR ACTUAL.

CALLE 80, EN NEGOCIACION NUEVA UBICACIÓN, CAFETERIA Y PARQUEADERO NUEVO.

PROYECTOS

2. PARQUEADEROSUTILIDAD

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

FERIAS I 2.764.000 2.422.500 3.233.000 2.499.500 3.182.500 3.495.500 3.549.000

FERIAS II 1.417.500 867.000 1.695.500 1.513.000 1.792.000 1.828.000 1.205.000

FERIAS III 449.000 1.464.500 1.530.500 1.321.500 1.755.000 1.387.000 1.383.000

KENNEDY 1.646.000 1.689.500 2.353.000 2.012.500 2.629.500 2.202.000 2.298.500

SANTA LUCIA 2.095.000 2.004.500 2.483.000 2.131.500 2.721.500 2.060.000 2.101.500

ENGATIVA 2.976.000 2.670.000 3.407.500 2.772.000 3.466.500 2.817.500 2.673.000

TOTALES 11.347.500 11.118.000 14.702.500 12.250.000 15.547.000 13.790.000 13.210.000

UTILIDAD PARQUEADEROSACUMULADO DE ENERO A JULIO 2012

PARQUEADERO UTILIDAD

FERIAS I 21.146.000

FERIAS II 10.318.000

FERIAS III 9.290.500

KENNEDY 14.831.000

SANTA LUCIA 15.597.000

ENGATIVA 20.782.500

TOTAL 91.965.000

3. MI TIENDAVENTA DE PRODUCTOS INSTITUCIONALES

UTILIDAD ACUMULADA ENERO A JULIO 2012

MI TIENDA UTILIDADFERIAS 8.060.000 SANTANDER 146.000 SUBA CENTRO 172.000 GALAN 209.500 TOTAL 8.587.500

PRODUCTOS INSTITUCIONALES, VENTA ANIVERSARIO.

VILLAVICENCIO 9.167.000

CALI 3.926.000

MEDELLIN 4.080.000

BOLIVAR 2.051.000

QUINDIO 4.613.000

BOYACA 2.117.000

CAQUETA 1.350.000

TOTAL 27.304.000

IMPLEMENTAR VENTA INSTITUCIONAL EN TODOS LOS FOROS.

PUNTOS DE VENTA DE PRODUCTOS INSTITUCIONALES

A NIVEL NACIONAL

4. BOUTIQUE EN BOGOTAUTILIDAD DE ENERO A JULIO 2012

BOUTIQUE UTILIDAD

GALAN 3.000.000

SUBA CENTRO 600.000

UTILIDAD 3.600.000

INTRODUCCIÓN

El presente documento se ha elaborado por el Departamento deNegocios con el objetivo de identificar los avances y logroscorrespondiente al primer semestre del 2012 y la proyección para elsegundo semestre del mismo año, tendiente a mejorar la rentabilidadde los negocios.

ANTECEDENTES

FACTORES INTERNOS

FortalezasDebilidades

FACTORES EXTERNOS

OportunidadesAmenazasFODA

METODOLOGÍA

Mediante el método de Observación se realizó trabajo de campo, visitas a las diferentes cafeterías

HALLAZGOS

Alto volumen de inventariosIncumplimiento reiterados de los proveedoresAusencia de control de las diferentes actividades productivasDeficientes practicas de seguridad e higieneFalta sentido de pertenenciaÍndice alto de rotación en el equipo de trabajoLargas jornadas laborales

RESULTADOS

Desplazamiento de intermediario de Productos desechablesMULTIDIMENSIONALES

Mejoramiento de ProductosNESTLE - caféDisminución de extenuantes jornadas laboralesTamales- chorizos – PandebonosDiversificación de productosColombina (Helados- Dulces)

RESULTADOS

CONTROL DE INVENTARIOS DE DESECHABLES

Creación centro de acopio pequeñoNuevo formulario de pedido, con control de inventario, y Aumento de los productos a solicitar (abarrotes)Método comparativo en el momento de realizar el pedidoAumento de los productos en lista para el pedido

PERSONAL CAFETERÍA

Charlas con control de Asistencia

Calidad de Servicio, Flujo del Servicio, Manejo de Quejas y ObjecionesPolíticas de Operación, Tips de Seguridad e Higiene, cuidémoslo comoSi fuera nuestro, campaña al cero desperdicioMisión, Visión, Objetivos

PERSONAL DE CAFETERÍA

Diseño de Encuestas de Calidad de ServicioDiseño de formato de Sugerencias para el BuzónUniformes en la etapa de culminación

PROYECCIONES

Culminar la etapa de instalaciones de maquinas de NestleTiempos estimados Agosto 31 Bogotá

BOGOTA

18 Maquinas Alegria (grande)6 Máquinas Real (pequeña)

PROYECCIONES

Nivel Nacional- Base de datos enviada por el Señor Diego Giraldo17 Máquinas Alegría (grandes)24 Máquinas Real (pequeñas)

MULTIDIMENSIONALES

Coordinación el Señor Diego Giraldo según su criterio para Distribución a nivel Nacional

PROYECCIONES

Someter a Estudio de las Directivas pertinentes, siguientes proyectos

1. Estandarización de recetas2. Realización de Presupuesto de Productos desechables para cada cafetería2. Centro de Producción de pan, empanadas3. Centro de Acopio de Insumos (desechables y productos no perecederos)

Como una unidad de negocio 4. Implementación y puesta en marcha de programa de reciclaje de café, aceite e

Icopor.

PROYECCIONES

Se adelantan conversaciones con la DistribuidorasDIEZ, y Zuluaga y Soto, con el ánimo de ampliar nuestroPortafolio de productos y en búsqueda de mejores preciosY respuesta de servicio de mas corto tiempo

RESULTADOS

• Se inicia Comunicaciones desde Enero 18 con la convención de Comerciales.

• Conocimiento e identificación de las regiones y sus negocios.

• Trámite de consignaciones de bases de negocios.

• Atención generalizada en las solicitudes de las regionales comerciales.

• Se traslada Comunicaciones a las oficinas de INVERSIONES FACE S.A.S el 4 de Abril e ingresapersona para apoyar y dividir las regiones.

COMUNICACIONES 1

Atlántico : Luz Janet Pineda

Bolívar (Cartagena)

César (Valledupar)

Córdoba (Montería)

Guajira (Riohacha)

Sucre ( Sincelejo)

San Andrés

Quindío : Diana Prieto

Antioquia : Luz Helena León

Caquetá : Diana Patricia Gómez

Chocó : Gloria Indira Mosquera

Risaralda : Cecilia Perdomo Romero

COMUNICACIONES 2

Nariño: Ana Leidy Ruíz Dulce

Boyacá: Lucrecia Alvarado

Cauca: Fabiola Chica

Cundinamarca : Sandra Bibiana Vargas

Meta: Jhon Carlos Pineda García

Valle : Nasly López

Santander y Nte de Santander: Esmeralda Parada

Huila : Viviana Sánchez

Tolima : Viviana Triviño

Audio conferencias, semanales.

Seguimiento a los temas de:

Librería

Soportes Contables

Contratos

Registradoras

Anticipos

SO-FI

• Administradores del programa SO-FI:

Creación usuarios

Aprobación presupuestos

Revisión programa.

• Comunicación con el ingeniero/programador.

• En el mes de Abril inician los ingresos al SO-FI.

• En el mes de Junio se hacen correcciones y se implementan:

Cuentas Contables en la Ejecución de gastos

RESULTADOS

PROYECCIÓN

Establecer el SO-FI, para los informes financieros con cuadre de Ingresos, gastos y utilidad.

Corregir con el acompañamiento del Departamento de Contabilidad falencias en los soportes

e ingresos contables. Seguimiento y análisis financiero a región con sus diferentes negocios.

PROPUESTAS

Propender una comunicación fluida con el departamento de contabilidad y las comerciales regionales.

Evaluar periodicamente a los comerciales regionales en cuanto a solicitudes de comunicación.

Información clara en los procesos.

CONTRATOS

RESULTADOS

Se inicio el día 7 de Mayo.

Procesos no elaborados.

Identificación de los locales a nivel nacional.

Elaboración de informe del estado de los contratos.

Clasificación de los contratos.

Arrendamiento

Depósito

Comunicación y diligenciamiento de los contratos.

CONTRATOS BOGOTÁ

BARRIO CONTRATOS CONTRATOSELABORADOS

Altamira 1 1

Calle 80 1 1

Engativá 1 0

Galán 1 0

Lisboa 1 0

Orquideas 1 0

Prado 1 1

Santa Lucia 1 1 0

Santa Lucia 2 1 1

Santander 1 0

Suba Centro 1 0

Suba Rincon 1 0

Usme 1 0

TOTAL 13 4

CONTRATOS REGIONES

DEPARTAMENTO CONTRATOS CONTRATOS ELABORADOS

Antioquia 5 2

Atlántico 1 0

Boyacá 2 1

Caldas 1 0

Caquetá 4 1

Cauca 1 0

Cesar 2 0

Choco 3 1

Córdoba 1 0

Meta 1 1

Norte de Santander 1 1

Quindio 2 2

Risaralda 3 2

Valle 6 3

TOTAL 33 14

46

58

TOTAL CONTRATOS 104

ArrendamientoDepósito

DIFICULTADES

Las inmobiliarias exigen varios documentos por tratarse de una empresa ubicada en Bogotá.

Para cambios de nombre en el contrato, aumentan el valor del arriendo.

El arrendador no quiere hacer contrato con la Empresa.

El vencimiento de algunos contratos estan próximos a vencer, sí se hace el cambio se debeasumir valor de las multas.

Hay contratos que son verbales y el arrendador no está interesado en legalizar.

En algunos casos por no cumplir con los requísitos de las Inmobiliarias, se elaboraráncontratos de subarriendo.

Retraso en los estudios de contratos con las inmobiliarias.

PROYECCIÓN

Finalizar los contratos de Arrendamiento y Depósito.

Revisión y seguimiento de los contratos.

GRACIAS

SOLUCIONES GRÁFICASFACE

EJECUTIVOS• Andrés Sarmiento• Andrés Rodríguez• Anderson Lanuza• Ixchel Espinoza• Carolina Aldana (Foros)• Víctor Hoyos• Betty Ulloa• Katherine Solórzano• Andrea Bejarano(Regiones)• Marcos Hernández • Moisés Bohórquez• Jesús Lugo• Jefferson Zuluaga• Cristian Cruz

CREATIVOS • Andrés Clavijo• Diego Silva• Johanna Infante• Jonathan López• Diana García• Miller Espitia

OPERATIVOS • Angie Serrano

(Soporte)• Alejandra Peña

(cartera)• Lina Castañeda(Marketing)

COORDINACIÓN COMERCIAL

• Luz Dary León Z

GESTIÓN ENERO - JULIO

INFORME DE 2012LINEA DE NEGOCIO: PERIODICO

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

$1.172.000 $9.070.662 $8.801.645 $21.613.775 $13.129.336 $10.723.166 $9.074.900

LINEA DE NEGOCIO: AGENCIA

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

$0 $3.549.000 $2.632.972 $1.258.694 $7.292.287 $439.900 $3.543.700

LINEA DE NEGOCIO: EVENTOS

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

$0 $0 $0 $0 $28.227.634 $1.717.900 $500.000

PERIÓDICO

MES % VALOR

ENERO 1,5% $1.172.000

FEBRERO 12% $9.070.662

MARZO 11% $8.801.645

ABRIL 29% $21.613.775

MAYO 17% $13.129.336

JUNIO 14% $10.723.166

JULIO 12% $9.074.900

• Proyección:Esperamos que con este nuevo magazín se logre aumentar las ventas en un gran porcentaje ya que este producto nos brinda muchas facilidades para lograr este objetivo y así darle una mayor sostenibilidad y efectividad al magazín. Se ha logrado crear estrategias comerciales que nos permitan posicionar su nombre, contenido y así mismo lograr una efectividad monetaria.

AGENCIA

MES % VENTAS

ENERO 0% $0

FEBRERO 18% $3.549.000

MARZO 14% $2.632.972

ABRIL 6% $1.258.694

MAYO 38% $7.292.287

JUNIO 2% $439.900

JULIO 18% $3.543.700

• Proyección:Trabajar en el periodo de agosto a enero en darle mas efectividad a las ventas de estos productos. Dando a conocer todos los productos que contiene esta línea de negocios.

EVENTOS

MES % VENTAS

ENERO 0% $0

FEBRERO 0% $0

MARZO 0% $0

ABRIL 0% $0

MAYO 92% $28.227.634

JUNIO 5% $1.717.900

JULIO 1% $500.000

• Proyección:Ya que es una actividad a en la cual que no es a corto o inmediato plazo se tiene planeado para el periodo restante dos eventos con los cuales esperamos tener una efectividad del 100% y asi poder traer a la empresa los resultados esperados.

GRACIAS