Ing. Jaime Astorga Sariñana

Hallazgos en auditoría interna – 20 de Marzo 2015

Descripción de no conformidad

Descripción de la No Conformidad: Se detectó que se están usando formatos diferentes a los que están documentados en el Sistema de Gestión de Calidad.

Acciones en proceso:1. Se revisó y actualizó instructivo de compras ITCJ-AD-IT-01 y el formato ITCJ-AD-FO-01 en donde se incluyó la clasificación de proveedores que impactan directamente en la prestación del servicio educativo. 2. Durante la semana del 23 al 27 se van a actualizar los nuevos proveedores en el formato actualizado.3. Incluir en el formato actualizado de Enero a la fecha aquellos proveedores que no habían sido incluidos en el catálogo de proveedores aprobados.3. En proceso la reevaluación de proveedores que se tienen del 2014.

3.1 Una vez evaluados los criterios de aprobación contenidos en el formato ITCJ-AD-FO-01 y determinado al proveedor como aprobado, se clasifica como proveedor normal o proveedor directo de acuerdo al impacto en el servicio educativo y se registra en el catálogo de proveedores aprobados ITCJ-AD-FO-04.

4. La oficina de adquisiciones solicita cotizaciones a proveedores aprobados y registrados en el catálogo de proveedores ITCJ-AD-FO-04, en caso que no se tenga un proveedor aprobado que nos pueda proporcionar el servicio o producto debido a su naturaleza, se realiza la selección evaluando los criterios numerados en el formato ITCJ-AD-FO-01.

Modificaciones al instructivo de compras

Evaluación de proveedores ITCJ-AD-FO-01No CRITERIOS VALOR PUNTOS1 Calidad de productos Mala 0 puntos / Buena 15 puntos2 Precio de productos comparado con proveedores similares Mayor 0 puntos / Menor 15 puntos3 Tiempo máximo de entrega de productos Más de 10 días 5 puntos / 1 a 5 días 10 puntos

4 Ofrece tiempo de garantía en productos que lo requieran No ofrece 0 puntos / Si ofrece 10 puntos5 Atención y servicio al cliente Mala 0 puntos / Buena 10 puntos6 Cuenta con personal para dar servicio y/o surtir material Insuficiente 0 puntos / Suficiente 5 puntos7 Ofrece crédito No 0 puntos / 15 días o más 10 puntos 8 Sus productos son biodegradables No 0 puntos / Sí 10 puntos 9 Desarrolla actividades de protección al medio ambiente No 0 puntos / Si 10 puntos

10 Cuenta con local fijo No 0 puntos / Sí 5 puntos11 Impacta directamente al servicio educativo No 0 puntos / Si 10 puntos

TOTAL

NOTAS: 1. Para la selección de un proveedor se evaluarán los criterios 2, 3, 4, 6 y 10 los cuales debe cumplir y se mantendrá como proveedor condicionado hasta que se realice otra evaluación.

2. Evaluado y aprobado se considera proveedor normal si totaliza un mínimo de 80 puntos.

3. Si se tiene un proveedor con puntuación entre 60 y 80 puntos y no se cuenta con un proveedor aprobado para proporcionar un servicio o producto el proveedor se considera proveedor condicionado hasta que se realice una re-evaluación del mismo.

4. Para ser aprobado como proveedor directo debe cumplir completamente con los criterios 1,3,4,5,8 y 11 y aunado a los demás criterios de evaluación debe reunir como mínimo 90 puntos.

RESULTADO: Proveedor aprobado Si 1. Proveedor Directo __ 2. Proveedor normal __ Proveedor condicionado Si __

Catálogo de proveedores aprobados

No.Nombre del proveedor R.F.C. Domicilio

No. Telefónico/

celular/correo elect

EstatusActividades comerciales

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

INSTITUTO TECNOLOGICO DE CD. JUAREZDEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

CATALOGO DE PROVEEDORES APROBADOS FECHA __________________

Indicadores de compras

MES Total requisicionesRequisiciones con fecha promesa cumplida

% cumplimiento de fecha promesa 80%

requisiciones con firma de conformidad (recibido)

% cumplimiento con especificaciones 90% Requisiciones atendidas

% requisiciones atendidas 95%

Enero 22 20 91% 22 100% 22 100%

Febrero 63 55 87% 63 100% 63 100%

Marzo 66 61 92% 66 100% 66 100%

Abril 68 64 94% 68 100% 68 100%

Mayo 59 58 98% 59 100% 59 100%

Junio 67 62 93% 67 100% 67 100%

TOTAL 345 320 93% 344 100% 345 100%

Julio 11 11 100% 11 100% 11 100%

Agosto 99 96 97% 99 100% 99 100%

Septiembre 152 148 97% 152 100% 152 100%

Octubre 162 161 99% 162 100% 162 100%

Noviembre 135 135 100% 135 100% 135 100%

Diciembre 90 90 100% 90 100% 90 100%

TOTAL 649 641 99% 649 100% 649 100%

TOTAL

86

88

90

92

94

96

98

100

Semestre 1-2011Semestre 2-2011Semestre 1-2012Semestre 2-2012Semestre 1-2013Semestre 2-2013Semestre 1-2014Semestre 2-2014

fecha promesa

conformidad

atendidas

fecha promesa Conformidad AtendidasSemestre 1-2011 97 100 100Semestre 2-2011 91 100 100Semestre 1-2012 99 100 100Semestre 2-2012 100 100 100Semestre 1-2013 95 100 100Semestre 2-2013 97 100 100Semestre 1-2014 93 100 100Semestre 2-2014 99 100 100

Indicadores de compras