HALLAZGOS 2011

F-CAP-GC-07-rev-00

REPORTE DE HALLAZGOS

Fecha: 09/05/11 NO conformidad Observacin

No. de hallazgo: AUI/01/2011

Seccin del Norma, Manual de Calidad o Proceso: 4.2.1

Descripcin: Se conoce parcialmente por parte del personal auditado, la poltica de la calidad, objetivos de la calidad y procedimientos del SGC. (Todas las reas excepto la coordinacin de Planeacin).

Nombre del auditor que levanta el hallazgo: Eliu Ozni Vadillo Mandujano

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Todas

Responsable del hallazgo: n/a

Causas raz El personal de la unacar en sus diversas reas no analizan las informacin del SGC

ACCION CORRECTIVA o PREVENTIVA (especificar)

El Responsable de Gestin de Calidad invitar a Coordinadores, Directores y Jefes a travs de un correo electrnico a que en el orden del da de sus juntas de trabajo contemplen analizar documentacin del SGC.

Fecha compromiso de solucin: 30/05/11 ________________________

Nombre y Firma del Responsable de la accin. Cecilia del C. Oros Gutirrez

SEGUIMIENTO AL CIERRE DEL HALLAZGO

FECHA RUBRICA AUDITOR

DESCRIPCIN DEL AVANCE RUBRICA RESPONSABLE

CIERRE DEL

HALLAZGO

EFECTIVIDAD DE LA ACCIN CORRECTIVA O PREVENTIVA (una vez aplicada una accin se debe conocer si dio solucin a la problemtica)

EFECTIVIDAD

Autoriz: Considera que la accin correctiva o preventiva fue eficaz? Autoriz:

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SI NO _____________

Nombre, Firma, Fecha Representante de la

Direccin

Por qu? _________________________________________________________ Nota: en el caso de no ser efectiva se deber tomar una nueva accin.


Direccin

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Seccin del Norma, Manual de Calidad o Proceso: 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

Descripcin: No se cuenta con un espacio apropiado para el almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los registros de las reas de Direcciones de Administracin, Recursos Humanos, Finanzas, Control escolar, Biblioteca, as como la Contralora General y la Coordinacin de Planeacin. Nombre del auditor que levanta el

hallazgo: Yesenia Isabel Arenas Aguilar Teresa del J Arenas Aguilar

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Control Escolar, Contabilidad, Recursos Humanos

Responsable del hallazgo: Directores y jefes de rea.

Causas raz El constante crecimiento de la unacar en los ltimos 10 aos en donde ha pasado de tener 2656 a 4399 alumnos en licenciatura, ms los alumnos de media superior que actualmente suman aproximadamente 1200. (anexo grfica) Fuente: Dpto. de estadstica Inst.


1. La direccin de control escolar gestionar la compra de un equipo escner de capacidades especiales as como un equipo de computo para la digitalizacin de los expedientes que resguarda la unacar desde 1968 con la intencin de regresar a los ex alumnos sus documentos originales, con esto se pretende liberar los espacios y poder resguardar adecuadamente los expedientes de alumnos vigentes.

2. El rector autoriza la contratacin de dos personas que tendrn como funcin separar, analizar y escanear los expedientes que resguarda la direccin de control escolar.

3. Se evaluar la posibilidad de construir a un costado de la rectora un espacio que ser un archivo el cual contar con muebles especiales diseados para el resguardo de la informacin.

Fecha compromiso de solucin: 1.- 06/11, 2.- RH,06/11 3.- 08/11 ________________________

Nombre y Firma del Responsable de la accin. Mtra. Teresita Herrera Zavala Arq. Antonio Medina C.P. Karina Miguel Reyes




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Seccin del Norma, Manual de Calidad o Proceso: 5.1

Descripcin: No se presentan evidencia de revisar y asegurar el cumplimiento de los objetivos de calidad. Ejemplo: A pesar de que en las reas de Finanzas y administracin revisan el cumplimiento de los objetivos no presentan las evidencias.

Nombre del auditor que levanta el

hallazgo: C.P. Gloria Cmara, Lic. Vernica Q.

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Finanzas, Administracin


Causas raz No consideraron importante tener en los registros el seguimiento a los objetivos, pues se consider suficiente los informes emitidos por el depto. de programacin Institucional.


1. Se indica que las direcciones y coordinaciones determinen las fechas de seguimiento a los

objetivos plateados en sus POA, al igual elaboren los registros que den evidencia de dicha actividad.

Fecha compromiso de solucin: A partir de junio de 2011. ________________________ Nombre y Firma del Responsable de la accin. Coordinadores directores y contralor general




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Descripcin: No se tienen espacios fsicos suficientes y adecuados para la realizacin de las actividades.

Nombre del auditor que levanta el hallazgo: Lic. Cecilia Oros Gutirrez, Arq.

Rosario Rodrguez V.

Ejemplo: En el rea de Recursos materiales y servicios con un espacio de 5 x 5 metros laboran diariamente 13 personas. (Jefes y responsables de rea y de proceso, estudiantes que prestan su servicio social, choferes). Ver anexo B

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Direccin de administracin, contabilidad.

Nota: se replica en otras reas.

Responsable del hallazgo: --

Causas raz El constante crecimiento de la unacar en los ltimos 10 aos en donde ha pasado de tener 2656 a 4399 alumnos en licenciatura, ms los alumnos de media superior que actualmente suman aproximadamente 1200. (anexo grfica) Fuente: Dpto. de estadstica Inst.


1.- Se inicia trabajos de reestructura de las reas que se encuentran en el edificio de rectora, es decir, la coord. de obras y el abogado general se ubicarn fuera de rectora, en los espacios que ellos dejen se organizar la direccin de administracin y control escolar, y recursos humanos se ampla a donde deja la

direccin de administracin.

Fecha compromiso de solucin: 08/11 ________________________

Nombre y Firma del Responsable de la accin. Arq. Antonio Medina Coordinador de Obras




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Descripcin: Algunos equipos utilizados por el personal de la institucin son lentos al abrir y utilizar las aplicaciones o el software es de versiones diferentes lo que dificulta la transferencia de documentos.

Nombre del auditor que levanta el hallazgo: Lic. Jess Horta Garca Rosa del C Hdez. Quej.

Ejemplo: Direccin de Bibliotecas Windows 2003

Nota: se replica en otras reas

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Direccin de Bibliotecas


Causas raz El no contar con las licencias del software que se utilizan en las diferentes reas no se puede actualizar los equipos

adecuadamente.


1. Continuar con la gestin del proyecto Campus Agreement.

Fecha compromiso de solucin: 09/11

________________________ Nombre y Firma del Responsable de la accin. Ing. Erika Snchez Chabl Coordinadora de Informtica




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Descripcin: Existen sistemas de informacin que se utiliza en el departamento de contabilidad pero que la informacin que genera no es til para la realizacin del servicio, lo consideran obsoleto.

Nombre del auditor que levanta el hallazgo:

Teresita Herrera Zavala, Marisol del Rocio Ak Prez.

Ejemplo: Contavisin

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Contabilidad

Responsable del hallazgo: Jefe de Contabilidad

Causas raz En la actualidad la unacar debe generar informacin contable de acuerdo a los requisitos emitidos por el estado y el programa contavisin no los genera por ser solamente contable.


1. Consolidar la habilitacin del Sistema Financiero Universitario (SFU). 2. Valorar la posibilidad de adopcin del INDETEC al SFU.

Fecha compromiso de solucin: 07/11

________________________ Nombre y Firma del Responsable de la accin. C.P. Gustavo Fuentes Bentez Director de Finanzas




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Seccin del Norma, Manual de Calidad o Proceso: 4.2.3.

Descripcin: Algunos documentos del SGC no estn debidamente identificados.

Nombre del auditor que levanta el hallazgo: Gloria Cmara Mtz., Vernica Quiones

Ejemplo: En el rea de Egresos falta codificar algunos documentos.

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Depto. de Egresos

Responsable del hallazgo: Jefe de Egresos

Causas raz No se toma en cuenta el procedimiento de elaboracin de documentos del SGC


1. Se recordar al personal involucrado en el sistema de gestin de la calidad la importancia de leer y analizar los procedimientos del sistema.

Fecha compromiso de solucin: 06/11 ________________________ Nombre y Firma del Responsable de la accin. Cecilia del C. Oros Gutirrez Responsable de Gestin de la Calidad




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Seccin del Norma, Manual de Calidad o Proceso: 5.5.1.

Descripcin: Los responsables de los procesos no conocen el Manual de Funciones de la Institucin.

Nombre del auditor que levanta el hallazgo: Todos

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Todas


Causas raz No se ha terminado de elaborar el manual de funciones de la unacar por lo que no se ha dado a conocer.


1. Continuar los trabajos de elaboracin del Manual de funciones de la unacar y para ello han solicitado el apoyo de un despacho externo.

Fecha compromiso de solucin: Por definir. ________________________ Nombre y Firma del Responsable de la accin. C.P. Karina Miguel Reyes Directora de Recursos Humanos




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Seccin del Norma, Manual de Calidad o Proceso: 6.2.2

Descripcin: El personal de las reas no recibe capacitacin especfica de las funciones que desarrollan.

Nombre del auditor que levanta el hallazgo: Eli Ozni Vadillo Mandujano, Magali Ramrez Pech.

Ejemplo: el responsable de los proyectos de fortalecimiento institucional no ha recibido capacitacin previa a presentar proyectos.

Depto./rea donde ocurre el hallazgo Coordinacin de Planeacin


Causas raz No se conoce la metodologa a seguir para solicitar cursos especficos a RH, pues solo se conoce la aplicacin del DNC.


1. Se solicitar al Responsable de Capacitacin una reunin a fin de analizar los procedimientos de desarrollo de personal.

Fecha compromiso de solucin: 06/11 ________________________

Nombre y Firma del Responsable de la accin. Mtro. Juan Pablo Cetina Monterrey. Coordinador de planeacin.




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