Ing. Jaime Astorga Sariñana Hallazgos en auditoría interna – 20 de Marzo 2015.

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Ing. Jaime Astorga Sariñana

Hallazgos en auditoría interna – 20 de Marzo 2015

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Descripción de no conformidad

Descripción de la No Conformidad: Se detectó que se están usando formatos diferentes a los que están documentados en el Sistema de Gestión de Calidad.

Acciones en proceso:1. Se revisó y actualizó instructivo de compras ITCJ-AD-IT-01 y el formato ITCJ-AD-FO-01 en donde se incluyó la clasificación de proveedores que impactan directamente en la prestación del servicio educativo. 2. Durante la semana del 23 al 27 se van a actualizar los nuevos proveedores en el formato actualizado.3. Incluir en el formato actualizado de Enero a la fecha aquellos proveedores que no habían sido incluidos en el catálogo de proveedores aprobados.3. En proceso la reevaluación de proveedores que se tienen del 2014.

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3.1 Una vez evaluados los criterios de aprobación contenidos en el formato ITCJ-AD-FO-01 y determinado al proveedor como aprobado, se clasifica como proveedor normal o proveedor directo de acuerdo al impacto en el servicio educativo y se registra en el catálogo de proveedores aprobados ITCJ-AD-FO-04.

4. La oficina de adquisiciones solicita cotizaciones a proveedores aprobados y registrados en el catálogo de proveedores ITCJ-AD-FO-04, en caso que no se tenga un proveedor aprobado que nos pueda proporcionar el servicio o producto debido a su naturaleza, se realiza la selección evaluando los criterios numerados en el formato ITCJ-AD-FO-01.

Modificaciones al instructivo de compras

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Evaluación de proveedores ITCJ-AD-FO-01No CRITERIOS VALOR PUNTOS1 Calidad de productos Mala 0 puntos / Buena 15 puntos2 Precio de productos comparado con proveedores similares Mayor 0 puntos / Menor 15 puntos3 Tiempo máximo de entrega de productos Más de 10 días 5 puntos / 1 a 5 días 10 puntos

4 Ofrece tiempo de garantía en productos que lo requieran No ofrece 0 puntos / Si ofrece 10 puntos5 Atención y servicio al cliente Mala 0 puntos / Buena 10 puntos6 Cuenta con personal para dar servicio y/o surtir material Insuficiente 0 puntos / Suficiente 5 puntos7 Ofrece crédito No 0 puntos / 15 días o más 10 puntos 8 Sus productos son biodegradables No 0 puntos / Sí 10 puntos 9 Desarrolla actividades de protección al medio ambiente No 0 puntos / Si 10 puntos

10 Cuenta con local fijo No 0 puntos / Sí 5 puntos11 Impacta directamente al servicio educativo No 0 puntos / Si 10 puntos

TOTAL

NOTAS: 1. Para la selección de un proveedor se evaluarán los criterios 2, 3, 4, 6 y 10 los cuales debe cumplir y se mantendrá como proveedor condicionado hasta que se realice otra evaluación.

2. Evaluado y aprobado se considera proveedor normal si totaliza un mínimo de 80 puntos.

3. Si se tiene un proveedor con puntuación entre 60 y 80 puntos y no se cuenta con un proveedor aprobado para proporcionar un servicio o producto el proveedor se considera proveedor condicionado hasta que se realice una re-evaluación del mismo.

4. Para ser aprobado como proveedor directo debe cumplir completamente con los criterios 1,3,4,5,8 y 11 y aunado a los demás criterios de evaluación debe reunir como mínimo 90 puntos.

RESULTADO: Proveedor aprobado Si 1. Proveedor Directo __ 2. Proveedor normal __ Proveedor condicionado Si __

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Catálogo de proveedores aprobados

No.Nombre del proveedor R.F.C. Domicilio

No. Telefónico/

celular/correo elect

EstatusActividades comerciales

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

INSTITUTO TECNOLOGICO DE CD. JUAREZDEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

CATALOGO DE PROVEEDORES APROBADOS FECHA __________________

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Indicadores de compras

MES Total requisicionesRequisiciones con fecha promesa cumplida

% cumplimiento de fecha promesa 80%

requisiciones con firma de conformidad (recibido)

% cumplimiento con especificaciones 90% Requisiciones atendidas

% requisiciones atendidas 95%

Enero 22 20 91% 22 100% 22 100%

Febrero 63 55 87% 63 100% 63 100%

Marzo 66 61 92% 66 100% 66 100%

Abril 68 64 94% 68 100% 68 100%

Mayo 59 58 98% 59 100% 59 100%

Junio 67 62 93% 67 100% 67 100%

TOTAL 345 320 93% 344 100% 345 100%

Julio 11 11 100% 11 100% 11 100%

Agosto 99 96 97% 99 100% 99 100%

Septiembre 152 148 97% 152 100% 152 100%

Octubre 162 161 99% 162 100% 162 100%

Noviembre 135 135 100% 135 100% 135 100%

Diciembre 90 90 100% 90 100% 90 100%

TOTAL 649 641 99% 649 100% 649 100%

TOTAL

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86

88

90

92

94

96

98

100

Semestre 1-2011Semestre 2-2011Semestre 1-2012Semestre 2-2012Semestre 1-2013Semestre 2-2013Semestre 1-2014Semestre 2-2014

fecha promesa

conformidad

atendidas

fecha promesa Conformidad AtendidasSemestre 1-2011 97 100 100Semestre 2-2011 91 100 100Semestre 1-2012 99 100 100Semestre 2-2012 100 100 100Semestre 1-2013 95 100 100Semestre 2-2013 97 100 100Semestre 1-2014 93 100 100Semestre 2-2014 99 100 100

Indicadores de compras