M.C. J. ROBERTO ESPINOZA P.

El primer paso que debemos dar cuando

nos enfrentamos a la gestión de

proyectos es hacer una correcta y detallada

planificación. Es fundamental planificar las

tareas, los plazos y los recursos que

tenemos a nuestra disposición para llevar a

cabo una gestión de proyectos eficiente. De

lo contrario, puede correr peligro la

consecución de nuestro objetivo.

En nuestra planificación deben

figurar revisiones periódicas que nos

aseguren que todo se está cumpliendo

según los plazos previstos. Esto nos

servirá no solo para llevar un control

exhaustivo del proceso, sino también

para corregir a tiempo posibles errores

en su desarrollo.

Uno de los pilares fundamentales

en la gestión de proyectos es la

comunicación con nuestro equipo. El

intercambio de información y opiniones

debe ser constante para evitar

malentendidos

Aunque siempre hay una persona

que debe planificar, gestionar y liderar

al equipo que llevará a cabo el

proyecto, la consecución y realización

del mismo debe ser cosa de todos.

Conseguir que todos los miembros del

equipo se involucren con el

proyecto es una de las principales

tareas del Project Manager en la

gestión de proyectos.

Es muy importante que, además de

estar involucrados con el proyecto, los

miembros del equipo estén unidos.

Esto evitará enfrentamientos internos y

problemas de coordinación que

puedan afectar al desarrollo del

proyecto.

Es muy frecuente que durante el

desarrollo del proyecto se produzca un

aumento del gasto previsto en nuestro

presupuesto inicial. Algunos indicios que

nos adelantan que esto va a suceder son,

por ejemplo, realizar trabajos imprevistos

que no habíamos planificado o no

contabilizar qué cantidad del fondo de

emergencia hemos gastado previamente.

Debemos definir desde el principio

quienes van a intervenir directamente en la

ejecución de nuestro proyecto y asignarles

unas funciones y roles concretos. Un equipo

de trabajo bien estructurado es aquel en el

que cada miembro comprende su papel en

la ejecución del proyecto y lo desempeña de

forma adecuada.

Se trata de un proceso necesario

para saber cómo enfocar, planificar y

ejecutar las actividades de riesgos que

pueden afectar al desarrollo de

nuestro proyecto, con el objetivo

de estar preparados para afrontar sus

consecuencias.

Los KPI’s son indicadores que nos

van a servir para medir aspectos

relevantes de una web que afectan a

la evolución de los objetivos. Suelen

seguir el acrónimo SMART (Specific,

Measurable, Achievable, Relevant,

Timely) y deben ser lo más

consistentes y específicos posibles

para poder medirse a lo largo del

tiempo.

No nos servirá de nada realizar una

magnífica planificación si después no

conseguimos cumplir los plazos

fijados en nuestro calendario.

Unos de los momentos más importantes

en la gestión de proyectos se produce

cuando tenemos que hacer la entrega a

nuestros clientes. En muchos casos,

esta entrega se hace de manera

precipitada por problemas de tiempo y/o

presupuesto, y en algunas ocasiones sin

hacer las pruebas de calidad

pertinentes, lo que puede acarrear la

pérdida de confianza por parte de

nuestros clientes.

Es imprescindible que nuestro

proyecto esté liderado por alguien con

capacidad para tomar la iniciativa,

gestionar, promover, motivar,

incentivar y evaluar a todo el equipo

para que se desarrolle de la manera

más eficaz y eficiente.

Los Stakeholders son todos los

interesados en el proyecto y van

desde la organización, hasta el cliente,

pasando por el equipo, los usuarios,

etc. Las personas son también

riesgos, si no identificamos bien a los

interesados clave del proyecto o no

hay implicación de los mismos en el

proyecto tendremos problemas.

Si no está en el plan del proyecto

inicial, son fueras de alcance que no

se han tenido en cuenta ni en el

presupuesto ni en los plazos y que

afectan al éxito del proyecto.

El estudio PMI’s Pulse of the Profession de

este año 2016 refleja:

Sólo el 55% de los proyectos finalizan

cumpliendo el presupuesto inicial del

proyecto.

Algunas de las causas del fracaso de los

proyectos fueron: cambios en las

prioridades de la organización (40%),

reuniones de requisitos inexactas (38%),

cambios en los objetivos del proyecto (35%),

no se definieron riesgos ni oportunidades

(30%) y pobre o inadecuada comunicación

(30%).