Gestion de Proyectos

Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

GESTIÓN DE PROYECTOSGESTIÓN DE PROYECTOS

1.1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOSINTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2.2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJOPRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO

3.3. GESTIÓN DE PROYECTOSGESTIÓN DE PROYECTOS

Sec. 1: Diseño del proyectoSec. 1: Diseño del proyecto

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajoSec. 2: Constitución del equipo de trabajo

Sec. 3: Planificación temporal y de recursosSec. 3: Planificación temporal y de recursos

Sec. 4: Presupuesto y financiaciónSec. 4: Presupuesto y financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

Sec. 6: Difusión y comunicaciónSec. 6: Difusión y comunicación

ÍNDICEÍNDICE ÍNDICEÍNDICE

1.1. Introducción a la gestión de proyectosIntroducción a la gestión de proyectos

1.1. Definición de proyecto1.1. Definición de proyecto

1.2. Gestión de proyectos1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales1.2.1. Definición y conceptos generales

1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

1.2.3. Fases de la gestión de proyectos1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para

lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad en la gestión de proyectos”

¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?

1.1. Definición de proyecto1.1. Definición de proyecto

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?¿GESTIONAR MATERIALES?¿CONSEGUIR PERSONAS?¿CREAR CRONOGRAMAS?

Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están

involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.

Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

1.2. Gestión de proyectos1.2. Gestión de proyectos1.2.1. Definición y conceptos generales1.2.1. Definición y conceptos generales

ALCANCE

CALIDAD

TIEMPOCOSTE

ObjetivoRequisitos

Gestión de riesgos

PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando:

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad

Las necesidades o requisitos identificados

Los intereses de las partes implicadas

Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

1.2. Gestión de proyectos1.2. Gestión de proyectos1.2.1. Definición y conceptos generales1.2.1. Definición y conceptos generales

• Fase inicial . Diseño

• Fases intermedias . Ejecución

• Fase final.0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

inicio fases medias final

Niv

el d

e co

ste

y N

ivel

de

cost

e y

pers

onal

pers

onal

TiempoTiempo

1.2. Gestión de proyectos1.2. Gestión de proyectos1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS

Planificación y selección de ideas

Priorización de ideas (criterios)

(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*)

FASES PROYECTO

Diseño del proyecto

Planificación (recursos/medios…)

Fase de información, consenso

Fase de ejecución

Fase de seguimiento y revisión

Difusión y comunicación

¿Y vosotros? ¿Qué ciclos de vida tienen vuestros proyectos?

1.2. Gestión de proyectos1.2. Gestión de proyectos1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

2. Presentación del caso de trabajo2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ruta de comprasCASO : Ruta de compras

2. Presentación del caso de trabajo2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ruta de comprasCASO : Ruta de compras

AntecedentesAntecedentesLos estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmente causada por motivos laborales. Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.

Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios.

D.1

3. La gestión de proyectos3. La gestión de proyectos

Sec. 1: Diseño del proyecto

1.1 Análisis de los requisitos del proyecto1.1 Análisis de los requisitos del proyecto

1.2 Definición del alcance1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos1.5 Gestión de riesgos

REQUISITOS DE LOS

CLIENTES/POBLACIÓN

REQUISITOS DE LOS

ASOCIADOS REQUISITOS DEL SERVICIO

REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL

PROYECTO

REQUISITOS COMERCIAL

ES

REQUISITOS DE

MARKETING

REQUISITOS DEL

PROYECTO

REQUISITOS DE

LA JUNTA

REQUISITOS DE APROVISIONAMIE

NTO

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

F.06

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con éxito.

Alcance del Proyecto:Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las características y funciones especificadas.

Procesos

Lugar

Participantes

3.1.2. Definición del alcance3.1.2. Definición del alcance

F.07

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific* específico: definición

Measurable * medible: control

Assignable * asignable: responsabilidades

Realist * realista: recursos

Time related *relacionado con tiempo: plazos

3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

F.07

Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo

3.1.4. Identificación y segregación de tareas 3.1.4. Identificación y segregación de tareas

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto.

Actividades:– Sencillas – Descomposición detallada para evitar el desperdicio de recursos– Completas: gestión autónoma– Asignadas a un responsable único– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

3.1.4. Estructura del proyecto 3.1.4. Estructura del proyecto

PREPARACIÓN DEL MATERIAL

INFORMACIÓN, CONSENSO

PRUEBA PILOTO

EJECUCIÓN

DIFUSIÓN SEGUIMIENTO Y CIERRE

DISEÑO DEL PROYECTO

PLANIFICACIÓNRECURSOS/COSTES/PLAZOS

ADQUISICIÓN

MATERIALES/SERVICIOS

Paquetes de trabajo

3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

¿ A qué llamamos riesgo?

Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desvíe significativamente del resultado esperado.

E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos más. Desde ahora queda prohibido resolver problemas.

Esa desviación puede ser tanto positiva como negativa.

Efectos positivos oportunidades

Efectos negativos amenazas

3.1.5. El riesgo3.1.5. El riesgo

1. Identificación y caracterización de riesgos.

2. Cuantificación de riesgos.

3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)

4. Supervisión y Control de los riesgos.

Herramientas:

Cuantificar riesgos Matrices de

priorización. Árbol de decisión Check list DAFO

OBJETIVO PROY.

I MUY BAJO I BAJO I MEDIO I ALTO I MUY

ALTO

Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

F.09

Aceptables y no aceptables

Evitables e inevitables

A corto y largo plazo

Positivos y negativos

Gestionables y no gestionables

Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)

PERSONAL COSTES CALENDARIO

Personal desmotivado Coste externos no planificados Inadecuada planificación

Responsabilidad toma de decisiones indefinida

Mayores costes subcontratas Retraso en financiación

3.1.5. Tipos de riesgos3.1.5. Tipos de riesgos

El control y prevención de los riesgos consiste en:

Descripción del riesgo y objetivos afectados

Definir Acciones (Plan de acción)

-Preventivas (para evitar que suceda)

-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

F.09


Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables

2.2 Reuniones de trabajo2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos2.3 Conflictos

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen sus relaciones en,

la confianza,

la identificación con los objetivos de la asociación,

una metodología activa para resolver los problemas de una manera creativa.

3.2.1. Equipos de trabajo3.2.1. Equipos de trabajo

Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto.

- Funciones (quién hace qué)

- Responsabilidades (quién decide qué)

Pueden ser asignadas a personas internas o externas

Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.

Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.

3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfacción de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.1. El consenso de objetivos3.2.1. El consenso de objetivos

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.

Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y dinámica.

Reuniones eficaces:• Reuniones no muy largas• Llegar con los temas preparados• Ceñirse al orden del día• Puntualidad• Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables

3.2.2. Reuniones de proyecto3.2.2. Reuniones de proyecto

Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro de

una organización.

¿Qué es un conflicto?

Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de difícil salida.

“Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya satisfacción simultánea resulta incompatible”.

Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN

• El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas

• Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto

Habilidades para resolver conflictos

Enfrentar el conflicto

Ofrecer alternativas

Negociar las soluciones No ser negativo

Prever las consecuencias

Ser asertivos

No amenazar

Escuchar

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para los implicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya

deteriorado su relación.

¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?

3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

Planificación requerida para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos:

Definición de actividades

Secuenciación de las actividades: identificar y definir las interrelaciones.

Estimación de la duración

Desarrollo del cronograma

Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificación y por debajo del presupuesto, No está mal para

la primera hora!!!!

3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

F.08

TIEMPO DE EJECUCIÓNTIEMPO DE EJECUCIÓN

TA

REA

S D

EL P

RO

YEC

TO

TA

REA

S D

EL P

RO

YEC

TO

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.

2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.

3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;

Planificar las adquisiciones: qué, cuándo

Búsqueda y selección de proveedores

Comparativa de proveedores y servicios

Contratos y gestión de la relación con el proveedor

Evaluación del servicio prestado

3.3.3. Planificación del aprovisionamiento3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

F.10


Sec. 4:Presupuesto y financiación

4.1 Gestión de costes. Presupuesto.4.1 Gestión de costes. Presupuesto.

4.2 Financiación4.2 Financiación

Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.

1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos

2. Estimación de costes

3. Presupuesto

4. Planificación tesorería

5. Control del presupuesto y tesorería

3.4.1. Gestión de costes3.4.1. Gestión de costes

Planificación del Aprovisionamiento

Costes subvencionablesCostes no subvencionablesCostes subvencionablesCostes no subvencionables

Riesgos Costes financieros (Tesorería)Provisiones contingencias

Riesgos Costes financieros (Tesorería)Provisiones contingencias

“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

F.11

Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste objetivo del Proyecto

COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS

COSTES SUBVENIONABLES O NO

SUBVENCIONABLES

PROVISIONES CONTINGENCIAS Y

CRONOGRAMA

PRESUP. DE PROYECTO

COSTE OBJETIVO PROYECTO

COSTE FINAL PROYECTO

COSTES

FINANCIEROS

3.4.3. Elaboración del presupuesto3.4.3. Elaboración del presupuesto

Presupuesto interno : dedicación del personalPresupuesto externo : servicios externos contratados

PROVISIONES CONTINGENCIAS

RIESGOS

FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL

COSTES TEORICOS

COSTES REALES

DESVIACIÓN

3.4.4. Control de costes3.4.4. Control de costes

1. Presupuesto propio

2. Financiación regional

2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo

2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía

2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES

Innoempresa: - hasta 17 de Noviembre, max 50%- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido

3. Financiación nacional

4. Financiación europea

5. Esponsors

6. Financiación bancaria

3.4.5. Financiación3.4.5. Financiación


Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestión de cambios

5.2 Cierre del proyecto

El control de cambios debe: Asegurar que los cambios sean beneficiosos Detectar los factores que ocasionan los cambios Determinar cuándo se produce un cambio Gestionar los cambios reales cuándo ocurren

Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como negativas

Los cambios pueden ser;

En el alcance

En los plazos

En los costes

En los riesgos

3.5.1. Control de cambios3.5.1. Control de cambios

El control de cambios se identifica en: Los estados de revisión de los formatos del proyecto Un archivo ordenado de todos los registros Un Histórico del proyecto (de cambios) Reuniones de seguimiento. Actas de reunión

F.12 F.13

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

Analizar económicamente el resultado del Proyecto

Recursos iniciales –Recursos consumidos

Diagnosticar la actividad desarrollada

Identificar desviaciones y las causas

Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua

3.5.2. Cierre del proyecto3.5.2. Cierre del proyecto

Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mínimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…

Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora

Se exijan sobre-esfuerzos al personal

Ahorro en materiales, equipos, etc.

3.5.2. Informe de cierre3.5.2. Informe de cierre

0

2

4

6

8

10

12

Motivos del fracaso de un proyecto

3.5.2. Análisis del proyecto3.5.2. Análisis del proyecto

Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:

Planificación de las comunicaciones:

QUIÉN necesita la información QUÉ tipo de información CUÁNDO la va a necesitar CÓMO le será enviada

Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

3.6.1. Difusión y comunicación3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZCOMUNICACIÓN EFICAZ

Origen idea

Emisor codifica

Receptor descodifica

Mensaje

Código

Destino idea

Canal de comunicación

3.6.1. Difusión y comunicación3.6.1. Difusión y comunicación

Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

1. La periodicidad de la comunicación

2. El filtrado de la información

3. El lenguaje

4. La indefinición de los objetivos de la comunicación

3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

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