• Comisión Ad hoc sobre Normas de Descripción DEL CIA (ICA/DDS) que elaboró la ISAD (G) se transformó en un Comité Permanente en el Congreso Internacional de la Archivos Celebrado en Pekín en 1996.

• 1998 se propone en septiembre una revisión de la Norma cada cinco años.

• Primer proyecto ( ISAD – G) 19-22 de octubre 1998 - En la Haya.

• Tercera sección plenaria del CIA- se realizo en Suecia -1998.

• 2000 XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla se da a conocer el Texto.

• 2008 se dará a conocer la nueva Norma de Descripción (Norma Internacional para la descripción de funciones).

• Elementos específicos de información sobre los documentos de archivo se consignan en cada una de las fases de sus gestión.

• Producción

• Selección

• Acceso

• Conservación

• Organización

• Alcance principal de la organización en cuanto a preservar el contexto original de la creación de los documentos, salvaguardando su valor como prueba y su autenticidad.

• Soporte físico de documento de archivo

• Fotografías

• Mapas

• Garantiza la elaboración de descripción coherente, pertinente, y explícita.

• Facilita la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo.

• Comparte los datos de autoridad

• Hace posible la integración de la descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

• Principales elementos que se deben considerar ante la aplicación de la norma• Estructura de acuerdo con las normas

nacionales aplicadas en cada país.

• Principios teóricos de la archivística : –de lo general a lo particular (procedencia)

1. Un fondo puede ser descrito como un todo en una única descripción o representado como un todo y sus partes en varios niveles de descripción – Modelo jerárquico• Nivel de fondo

• Nivel de series

• Nivel de expediente

• Nivel de documento

2. Modelo del productor y las unidades de descripción de acuerdo con la ISAAR (CPF) y las relaciones existentes entre ellos.

• Cada regla consta de:

• Nombre del elemento de descripción• Objetivo por el cual se incluye en la descripción• Regla o reglas general es aplicables al elemento

3. Consta de 7 áreas de información descriptiva»Área de Identificación»Área de Contexto»Área de Contenido y Estructura»Área de Acceso y Utilización»Área de Documentación Asociada»Área de Notas »Área de Control de la Descripción

Principales elementos de la Norma de Descripción Archivística

• De las 7 áreas y 26 elementos se consideran :

1. Código de referencia

2. Título

3. Productor

4. Fecha

5. Extensión de la unidad descriptiva

6. Nivel de Descripción

Explicación de las áreas

Área 1

Identificación

• Código de referencia

Ejemplo: PA-AGUP-ACFH-DBAD-711-12-1-1040

PA: PANAMÁ

AGUP: ARCHIVO GENERAL DE LA U. DE PMA.

ACFH: ARCHIVO CENTRAL DE LA FAC. HUM.

DBAD: DEPT. DE BIBLIOTECOLOGÍA,

ARCHIVOLOGÍA Y DOCUMENTACIÓN

711-12-1-1040: Signatura

Área 1 Identificación

• TÍTULO

Se aplica al fondo, Subfondo, serie y unidades documentos, se indicará el nombre abreviado, atribuido o ampliado como se conoce en la institución.

Área 1 Identificación

• Fecha• Aplicación: A nivel de fondo,

subfondo, serie, y unidad documental, se indicará el año completo, el mes con dos dígitos y el día con dos dígitos

• Ejemplos:

Fechas extremas: 2004-08-04

2005-01-02

Fechas extremas sin días: 2004-04 2005-12

Área 1

Identificación

• Extensión de la Unidad de Descripción

VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O DIMENSIONES): Identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción,

• Ejemplo :

7.5 m.l, 50 cajas, 668 unidades documentales (620 documentos textuales, 48 casetes)

Área 1

Identificación

• Nivel de Descripción:

Nivel jerárquico de la unidad de descripción.

Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad documental.

En el caso de la unidad documental, no se precisará si es simple o compuesta.

Área 2

Contexto

• Productor

Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad documental, se indicará el nombre oficial del productor, siguiendo lo establecido en el cuadro de clasificación del Archivo.

- En los casos de personas físicas se anotan los dos apellidos separados del nombre por una coma, teniendo en cuenta para ello lo que señala la Norma ISAAR (CPF).

• Ejemplos: • Fondo: Organizaciones

docentes • Subfondo: Departamento

de Bibliotecología, Archivología y Documentación.

• Serie: Expedientes de docentes.

• Ejemplos de unidades documentales de persona física:

• Gutiérrez Sánchez, José Manuel

• Gutiérrez Sánchez, José Manuel; Carvajal Solís, Karla y Solano Alvarado, José María

Área 2

Contexto

• HISTORIA INSTITUCIONAL/RESEÑA BIOGRÁFICA :

• -Aplicación: a- A nivel de fondo y subfondo, corresponde al origen y evolución de una entidad.

• Se deben indicar las variantes de su nombre y de las funciones.

• Cuando se trata de personas físicas, se consigna información sobre su vida: nombre completo, fecha y lugar de nacimiento

Área 2

Contexto

• HISTORIA ARCHIVÍSTICA :

-Aplicación: A nivel de fondo y subfondo, se indicarán aspectos relacionados con la custodia de la documentación, la gestión documental y todos aquellos que incidan directamente en los antecedentes de la documentación.

Área 2

Contexto

• FORMA DE INGRESO :

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad documental, se indicará si es por transferencia, donación, compra, reproducción o expropiación.

Se debe consignar cómo fue remitida la documentación al archivo, la fecha y el modo de adquisición.

Área 3

Contenido y Estructura

• Alcance y contenido

Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y en la media de lo posible en unidad documental.

Se realizará un resumen de contenido con la visión de conjunto, que incluya períodos de tiempo, ámbito geográfico, tipos documentales y materia principal, entre otros elementos.

Área 3

Contenido y Estructura

• Valoración, Selección y Eliminación.

Aplicación A nivel de fondo, subfondo, serie y unidad documental.

Se consignará la metodología que se aplicó, quién la realizó y en qué fecha.

Área 3

Contenido y Estructura

• Nuevos Ingresos

Aplicación: En los casos de fondos, subfondos y series documental indicar si es abierto o cerrado.

Si fuese abierto señalar si están previstos nuevos ingresos, estimando, si es posible, su cantidad y frecuencia.

Área 3

Contenido y Estructura

• Organización:

– Información sobre la estructura interna,– Sistema de clasificación– La ordenación de la unidad

de descripción.

Área 4

Condiciones de Acceso y Utilización

• Condiciones de acceso:

Se especificará la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte el acceso a la unidad de descripción.

Cuando la documentación es de acceso restringido se indicará el período de tiempo de restricción y la fecha en que estará disponible al público.

Área 4

Condiciones de Acceso y Utilización

• Condiciones de reproducción

• Aplicación: se informará sobre el medio de reproducción autorizado, los procedimientos y el derecho de propiedad intelectual que regula la reproducción.

Área 4

Condiciones de Acceso y

Utilización

• Lengua/ escritura(s) de los documentos

Especifica cualquier tipo de alfabeto, escritura, sistema de símbolos o a

abreviaturas utilizados.

Tipo de escritura : itálica, procesal y encadenada, entre otras.

Área 4

Condiciones de Acceso y

Utilización

• Características físicas y requisitos técnicos

Ejemplo, si el orden de los folios es alterado por un error en la encuadernación.

También se deben anotar características físicas del documento, para efectos de

su conservación preventiva.

Área 4

Condiciones de Acceso y

Utilización

• Instrumento de Descripción

Aplicación: se indicará si la información está dispuesta en inventarios manuales o automatizados o cualquier otro instrumento que proporcione información relativa al contexto y contenido de la unidad de descripción

Área 5

Documentación Asociada

• Existencia y localización de los documentos originales

Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad de descripción este formada por copias, indicar la existencia, su localización y disponibilidad / eliminación.

Área 5

Documentación Asociada

• Existencia y localización de copias

• Se indicará solo en aquellos casos en que la unidad de descripción esté formada por originales.

Área 5

Documentación Asociada

• Unidad de descripción relacionadas

• Se informará sobre las unidades de descripción que se encuentran en el mismo archivo o en otro lugar y que tengan relación con la unidad de descripción. Pág. 47

Área 5

Documentación Asociada

• Nota de Publicaciones

Aplicación: A nivel de fondo, subfondo y serie documental, se consignarán las referencias bibliográficas de las publicaciones que trate o esté basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción.

Área 6

NOTAS

• Notas

Dar información que no haya podido ser incluida en ninguna de las otras áreas

Área 7

Control de la Descripción

• Nota del Archivero

• Regla o norma (internacional /local)

• Fecha (s) de la (s) Descripción (es) su elaboración .