ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Yuri Paico Zusanibar

Sub Gerencia de Proyectos Informáticos

AGOSTO 2002

Coordinación de Cambios a través del Proyecto

4.3. Control General de Cambios

5.5. Control de Cambios del Alcance

6.5. Control de Cambios del Cronograma

7.4. Control de Cambios de Costos

8.3. Control de Calidad

11.6. Control de Cambios de Riesgo y Monitoreo

12.5. Administración del Contrato

Control de Cambios Auxiliares

10.3. Reportes de Rendimiento

IntegraciónComunicaciones

INTEGRACIÓN

4.3. Control General de Cambios

Relacionado con:

• Influir sobre factores que generan cambios para asegurar que estos sean útiles

• Determinar que ocurrió un cambio

• Controlar los cambios producidos, cuando y como se producen

Requiere:

• Mantener la integridad de las bases para la evaluación del proyecto, los cambios deben reflejarse en el plan y en el alcance del proyecto

• Asegurar que los cambios del alcance del producto sean reflejados en la definición del alcance del proyecto.

• Coordinación de cambios a través de las áreas de conocimiento

4.3. Control General de Cambios

Datos

• Plan del proyecto

• Informes de realización del proyecto

• Requerimientos de Cambio

Herramientas

• Sistema de Control de Cambios

• Manejo de configurración

• Medida de la realización del proyecto

• Planificación adicional

• Sistemas de información del manejo del proyecto

Resultados

• Actualizaciones del Plan del Proyecto

• Acciones correctivas

• Lecciones aprendidas

CONTROL DE CAMBIOS

AUXILIARES

5.5. Control de Cambios del Alcance

Relacionado con:

•Factores que influencian la creación de cambios en el proyecto para asegurar que se realicen conforme a lo pactado.

•Determinar que ha ocurrido un cambio.

•Manejar los cambios actuales cuando ocurren.

5.5. Control de Cambios del Alcance

• Estructura de Des-composición (WBS)

• Reportes de Ejecución

• Pedidos de Cambios:

•Pedidos Externos

•Error u omisión en la definición del alcance del producto o proyecto

•Cambio con valor agregado

• Plan de Administración del Alcance

• Control de Cambios del Alcance

•Define un procedimiento por el cual se cambia el alcance del proyecto

• Medida de la ejecución

• Planes Adicionales

• Cambios al Alcance

• Acción Correctiva

• Lecciones Aprendidas

• Líneas de base ajustadas

Datos Herramientas Resultados

6.5. Control del Cronograma del Proyecto

Relacionado con:

•Influir sobre los factores que originan cambios del cronograma para asegurar que dichos cambios son útiles

•Establecer qué ha ocurrido un cambio en el cronograma

•Gestionar los cambios que se producen, cuándo y cómo se producen.

Datos Herramientas Resultados

6.5. Control del Cronograma del Proyecto

• Cronograma del proyecto (Schedule Baseline): Creible en recursos y técnicamente.

• Informes de realización del proyecto

• Solicitudes de cambio

• Plan de manejo del cronograma

• Sistema de control de cambios en el cronograma

• Evaluación de la realización del proyecto

• Planificación adicional

• Software para la dirección del proyecto

• Análisis de variaciones: Respecto de las actividades programadas

• Actualizaciones del cronograma

• Acciones correctivas

• Lecciones aprendidas

7.4. Control de Costos

Relacionado con:

•Influir sobre los factores que originan cambios del costo referencial para asegurar que dichos cambios son útiles

•Establecer qué ha ocurrido un cambio en el costo referencial

•Gestionar los cambios que se producen, cuándo y cómo se producen.

Datos Herramientas Resultados

7.4. Control de Costos

• Costo Referencial.

• Reportes de Performance

• Solicitudes de cambio

• Plan de administración de costos

• Sistema de control de cambios en el costo

• Cálculo de la perfonmance

• Administración del valor ganado (EVN)

• Planificación adicional

• Herramientas Computarizadas

• Revisión de costos estimados

• Actualización del presupuesto

• Acciones correctivas

• Estimaciones a la culminación

• Cierre de Proyectos

• Lecciones aprendidas

8.3. Control de la Calidad

Comprende el seguimiento de los resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con las normas de calidad e identificar las maneras de eliminar causas de resultados insatisfactorios.

Resultados del proyecto incluyen tanto el resultado del producto como los de resultados de dirección.

El equipo deben tener conocimiento practico de control de Calidad estadístico, muestreo , probabilidades. Debe saber las diferencias:

•Prevención.

•Muestreo por Atributos y muestreo de Variables.

•Causas Especiales y Causas Aleatorias.

•Tolerancias y Limites de Control.

Datos Herramientas Resultados

• Resultados del Trabajo.

• Plan de Dirección de la Calidad.

• Definiciones Operativas.

• Checklist

8.3. Control de la Calidad

• Inspección; para determinar si los resultados satisfacen los requerimientos

• Diagramas de Control

• Diagramas de Pareto

• Muestreo Estadístico

• Diagramas de Flujo.

• Análisis de Tendencia, técnicas matemáticas para predecir resultados futuros.

• Mejoras de la Calidad.

• Decisiones de Aceptación.

• Repetición del trabajo, conseguir que elementos defectuosos o no estén conformes cumplan los requerimientos

• Checklist Completadas

• Ajustes del Proceso, comprende acciones inmediatas preventivas o correctivas.

11.6. Control de Riesgo y Monitoreo

Proceso de identificar continuamente los riesgos, monitorear los riesgos rsiduales e identificar los nuevos riesgos, asegurandonos la ejecución de los planes de riesgos y evaluando su efectividad en la reducción de ellos.

Los registros de riesgos son asociados con la implementación de los planes de contingencia

Es un proceso continuo en la vida del proyecto

Los cambios de los riesgos, como la maduracion de los proyectos, desarrollan nuevos riesgos o riesgos anticipados desaparecen.

11.6. Control de Riesgo y Monitoreo

El propósito es determinar:

• La respuesta a los riesgos han sido implementadas como planeadas.

• Las acciones de respuesta a los riesgos son efectivas, o si las nuevas respuestas deben ser desarrolladas

•Los supuestos del proyecto son aùn validos

•Un disparador de riesgo ha ocurrido.

•Procedimientos y polìticas apropiados han sido ejecutados

• Riesgos han ocurrido o surgido y no fueron previamente identificados

11.6. Control de Riesgo y Monitoreo

Datos Herramientas Resultados

• Plan de Gestión de Riesgos

• Plan de Acción

• Plan de Comunicaciones del Proyecto

• Lista de riesgos para análisis adicional y su gestión

• Cambios de Alcances del Proyecto

• Auditorías del Plan de Acción

• Revisiones periódicas del riesgo del proyecto

• Análisis de Valor Añadido

• Medición de desempeño técnico

• Planeamiento de respuesta a los riesgos adicionales

• Workaround plans

• Acciones correctivas

• Requerimientos de cambio

• Actualizaciones al Plan de Acción

• Base de datos de riesgos

• Actualizaciones a la lista de identificación de riesgos

12.5. Administración del Contrato

Es el proceso de verificación de que el suministro del proveedor satisface los requerimientos contractuales.

La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo que el equipo del proyecto sea especialmente cauto con las implicaciones legales de las acciones tomadas durante la administración del contrato.

Debe incluir:

• Ejecución del plan de proyecto

• Reportes de Rendimiento

• Control de Calidad

• Control de Cambios

12.5. Administración del Contrato

Datos Herramientas Resultados

• Contrato

• Resultados del trabajo

• Solicitudes de cambio

• Facturas del proveedor

• Sistema de control de cambios del contrato

• Reporte de rendimiento

• Sistema de Pago

• Correspondencia

• Cambios del contrato

• Solicitudes de pago

COMUNICACIONES

10.3. Reportes de Rendimiento

Involucra coleccionar y repartir información del rendimiento a los stakeholders para que determinen cuales recursos son usados para alcanzar los objetivos del proyecto

• Reportes de Estado

•Reportes de Progreso

•Pronosticar – predecir estados y progresos de proyectos

10.3. Reportes de Rendimiento

• Plan del Proyecto

• Resultados del trabajo

• Registros de otros Proyectos

• Revisión del rendimiento

• Analisis de variaciones

• Análisis de amenazas

• Análisis del valor ganado (EVA)

• Herramientas y técnicas de distribución de información

• Reportes de Rendimiento

• Solicitudes de cambio

Datos Herramientas Resultados

Reportes de Rendimiento

Actividades Costo Estimado

Costo Real

Costo Ahorrado

Tiempo Estimado

Tiempo Real

Tiempo Ahorrado

Observaciones

Actividad 1

• Sub Act.1.1

•Sub Act.1.2

•Sub Act.1.3

Actividad 2

•Sub Act.2.1

•Sub Act.2.2

•Sub Act.2.3

•Sub Act.2.4

Periodo : 26/08/02 – 01/09/02

Nombre del Proyecto: XXXXX

Fecha Elaboracion : xx/xx/xx

Flujograma de Control de Cambios

Evaluación

Del impacto

Revisar

Solicitud

Identificar las

necesidades

de cambio

Impacta

en el plan?

Aprobar

Orden de

Cambio

Preparar la

Orden de CambioRegistrar el

rechazo

Hacer el

cambio

Actualizar

El Plan

Buena

idea

No

Si

No

Si

No es

Buena

Idea

Actividades SEMANA 1 % Avance Esperado

Observaciones Acción a tomarD1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

Actividad 1

•Entregable 1 10% 15% 20% 20% 20% 30% 35% 50%

•Entregable 2

•Entregable 3

Actividad 2

•Entregable 1

•Entregable 2

•Entregable 3

•Entregable 4

Periodo : 26/08/02 – 01/09/02

Nombre del Proyecto: XXXXX

Fecha Elaboracion : xx/xx/xx

Reportes de Seguimiento de Entregables

Organización de la Administración de Riesgos

IMP

AC

TO

PR

OD

UC

IDO

PROBABILIDAD DE RIESGOBajo Medio Alto Muy alto

Baj

oM

edio

Alt

oM

uy

alto Inaceptable

Accionado

Por Nivel 3

Accionado

Por Nivel 2

Accionado

Por Nivel 2

Accionado

Por Nivel 2

Accionado

Por Nivel 2

Accionado

Por Nivel 1

Accionado

Por Nivel 1

Accionado

Por Nivel 1

Responsable

Nivel 1

Responsable

Nivel 1

Accionado

Por Nivel 2

(Informe a

Nivel 3

Inaceptable

Accionado

Por Nivel 3

Accionado

Por Nivel 2

(Informe a

Nivel 3

Accionado

Por Nivel 2

(Informe a

Nivel 3

Inaceptable

Accionado

Por Nivel 4

Monitoreo

No hay

Plan de

Mitigación