Pmi - Charla Prince2

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1 PRINCE2® Javier Peris CGEIT®, CRISC®, ITIL® Expert, PRINCE2® Practitioner, ISO27K LA, SMBE, MCP y Business Angel Vocal Junta Directiva del PMI, Valencia Spain Chapter Alfonso Tienda MBA, PRINCE2® Practitioner, PMP®, SMP® Licenciado en Informática IT Project Manager en iProcuratio Consultores

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1

PRINCE2®

Javier PerisCGEIT®, CRISC®, ITIL® Expert, PRINCE2® Practitioner, ISO27KLA, SMBE, MCP y Business AngelVocal Junta Directiva del PMI, Valencia Spain Chapter

Alfonso Tienda MBA, PRINCE2® Practitioner, PMP®, SMP®Licenciado en InformáticaIT Project Manager en iProcuratio Consultores

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AGENDA

• PRINCE2

• Temáticas– Business Case– Organización– Calidad– Planes– Riesgo– Cambio– Progreso

• Procesos– Puesta en Marcha de un Proyecto– Dirección de un Proyecto– Inicio de un Proyecto– Control de una fase– Gestión de la Entrega de Productos– Gestión de los Límites de Fase– Cierre de un Proyecto

PRINCE2® es una marca registrada

por OGC y la Corona Inglesa. El uso

de la marca está restringido a las

entidades acreditadas por APMG.

El examen de certificación lo provee

APM Group por medio de sus canales

de distribución y representación.

Este material no pretende sustituir el

manual oficial de PRINCE2® el cual

imprime y distribuye TSO, sino

servir de información genérica sobre

la certificación.

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PRINCE2®Gestionando Proyectos con PRINCE2®

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Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos es la

planificación, delegación ,

seguimiento, y control de todos

los aspectos del proyecto y la

motivación de aquellos que

participan para lograr los

objetivos del proyecto dentro de

las metas de rendimiento

previstas para duración, coste,

calidad, alcance, beneficios y

riesgos.

Planificar

DelegarMonitorizar

Controlar

Page 5: Pmi - Charla Prince2

¿Qué queremos controlar?

Calidad

Coste

Alcance

Calendario

Riesgos Beneficios

Productos

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De 3 a 6 restricciones

PRODUCTO

BENEFICIOS

ALCANCE

COST

O

TIEMPO

CALIDAD

RIES

GOS

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Estructura de PRINCE2009

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Procesos y Temáticas

Procesos - Cronológico

1. Puesta en Marcha de un

Proyecto (SU)

2. Inicio de un Proyecto (IP)

3. Dirección de un Proyecto (DP)

4. Control de una Fase (CS)

5. Gestión de la Entrega de un

Producto (MP)

6. Gestión de Límites de Fase

(SB)

7. Cierre de un Proyecto (CP)

Temáticas – Uso Continuo

1. Business Case

2. Organización

3. Calidad

4. Planes

5. Riesgo

6. Cambio

7. Progreso

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7 Principios1. Justificación Comercial

Continua

Motivo para iniciarlo

La justificación se mantiene

La justificación se

documenta y aprueba

2. Aprender de la

Experiencia

Al iniciar el proyecto

En el progreso del

proyecto

Al cierre del proyecto

4. Gestión por fases

Dividir en fases

Plan de Proyecto de alto

nivel

Plan de fase

3. Roles y

Responsabilidades

Partes interesadas:

Patrocinadores

Usuarios

Proveedores

5. Gestión por excepción

Tolerancias definidas

Dirección

Gestión

Entrega

6. Enfoque en los Productos

Orientado a resultados no a actividades

Descripciones detalladas

Apoyo a aspectos: planificación, respon-sabilidades,

informes de estado, calidad, control de cambios, alcance,

configura-ción, gestión de riesgos y aceptación.

7. Adaptación

El proyecto se relaciona

con el entorno

Controles basan en

tamaño, complejidad,

importancia, capacidad,

etc.

Page 10: Pmi - Charla Prince2

El Project ManagerEl Project Manager es quien planifica la secuencia de actividades para construir el producto,

determina la cantidad de recursos que se requieren, y da seguimiento al plan.

El Project Manager tiene la responsabilidad de delegar el trabajo, asignando roles y

responsabilidades.

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Ciclo de Vida del Proyecto y el Producto

Ciclo de Vida del ProductoBussiness Case

fin

Pre Proyecto

Preparación

Ciclo de Vida del Proyecto

Día a día de la Gestión

Operación

Beneficios

PRINCE2®

InicioCierr

e

Junta del Proyecto

Mandato

Project Manager

Especialistas

Page 12: Pmi - Charla Prince2

El manual de PRINCE2®

Tema CapítulosPrincipios 2Temáticas 3 – 10Procesos 11 – 18Adaptación 19

Descripciones deProductos AGobierno BRoles y Responsabilidades CEj. Planificación DVerificaciones EDiccionario F

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TEMÁTICAS

Business Case Organización

Calidad Planes

Riesgos Cambio

Progreso

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Temáticas

Aspectos de la gestión del proyecto que se deben abordar continuamente

Temática Descripción Contesta alBusiness Case el valor para la organización ¿Por qué?

Organizaciónasume la responsabilidad y la dirección del proyecto hasta su terminación ¿Quién?

Calidadexplica la manera en que se desarrollará el producto y los atributos de calidad para su entrega

¿Qué?

Planes los pasos requeridos de los planes aprobados para cumplir con la calidad

¿Cómo?¿Cuánto?¿Cuándo?

Riesgo la manera para gestionar la incertidumbre ¿Qué pasa si…?

Cambioevalúa y actúa sobre las cuestiones que tienen un posible impacto en cualquier aspecto del proyecto

¿Cuál es el impacto?

Progreso aborda la viabilidad continua de los planes

¿Dónde estamos?¿Adónde vamos?

¿Deberíamos continuar?

Page 15: Pmi - Charla Prince2

Business Case

Pre-Proyecto

Fase de Inicio

Fase(s) de entrega

Fase de entrega

final

Post Proyecto

Desarrollar el Business Case Mantener el Business Case

Verificar el Business Case

Preliminar

Verificar el Business Case

Detallado

Verificar el Business Case actualizado

Confirmar los beneficios

Confirmar los beneficios

Confirmar los beneficios

Contenido- Resumen ejecutivo- Razones- Opciones Comerciales- Beneficios esperados- Contrabeneficios previstos- Calendario- Costes- Evaluación de inversión- Riesgos principales

El Business Case es la información utilizada para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y alcanzable como un medio para apoyar la toma de decisiones en su inversión.

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Organización

UsuariosPrincipales Ejecutivo

Project Manager

Team Managers

ProveedoresPrincipales

Junta de Proyecto

Gestión corporativa o del programa

Miembros del equipo

Definir y establecer la estructura de responsabilidades y delegación del proyecto

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Organización - Interesados

Comercial

UsuarioProveedorProyecto

Los 3

inte

rese

s

Comercial: satisfacer una necesidad comercial que justificará la inversión en el proyecto.

Usuario: - Utilizarán los resultados del

proyecto- Operarán, mantendrán y

apoyarán- Recibirán un impacto por los

resultados del proyecto

Proveedor: el punto de vista de quienes suministrarán las competencias necesarias y producirán el producto.

Cliente / Proveedor

Page 18: Pmi - Charla Prince2

CalidadPropósito: definir e implementar los medios con los que el proyecto creará y verificará productos aptos para su propósito

Definición: la totalidad de los rasgos y características en un producto que influye en su capacidad para demostrar que satisface las necesidades

Page 19: Pmi - Charla Prince2

PlanesDocumento que describe cómo, cuándo y quién logrará una meta

Diseñar el plan

Definir y analizar los productos

Identificar actividades y dependencias

Preparar estimaciones

Preparar el cronograma

Documentar el Plan

Ana

lizar

los

ries

gos

Enfoque de PRINCE2 hacia los planes

• Plan corporativo (o programa)• Plan de Proyecto• Planes de Fase

• Inicio• Entrega

• Planes de Equipo• Planes de Excepción• Plan de revisión de beneficio

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Riesgo

Identificar

Evaluar

Planificar

Implementar

ComunicarPropósito: identificar, evaluar y controlar la incertidumbre, y en consecuencia, mejorar las probabilidades de éxito.

Definición: un evento (o conjunto) incierto que si tuviera lugar tendría un impacto en el logro de los objetivos.

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Cambio

Registrar

• Tipo• Priorid

ad• registr

o

Examinar

• Evaluar impacto

• Comprobar prioridad

Proponer

• Opciones• Evaluar

opciones• Recomen

dar opciones

• Control de Cambios y cuestiones• Gestión de la Configuración

• Elemento de configuración• Cuestiones

• Solicitud de cambio• Fuera de especificación• Problema / Asunto

Propósito: identificar, evaluar y controlar cualquier tipo de cambio potencial o aprobado que afecte a la baseline.

La finalidad de los procedimientos de control de cambios y cuestiones no es evitar los cambios, sino garantizar que todos los cambios sean acordados antes de que se accionen.

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Progreso

Áreas de tolerancia

Tolerancias a nivel de proyecto

Tolerancias a nivel de fase

Tolerancias a nivel de Paquete

de Trabajo

Tolerancia a nivel de

productoTiempo Plan de Proyecto Plan de la Fase N/C

Coste Plan de Proyecto Plan de la FasePaquete de

Trabajo N/C

Alcance Plan de Proyecto Plan de la FasePaquete de

Trabajo N/C

Riesgo

Estrategia de Gestión de

Riesgo Plan de la FasePaquete de

Trabajo N/C

Calidad Descripción del Producto del

Proyecto N/C N/C

Descripción del Producto

Beneficios Business Case N/C N/C N/C

Propósito: establecer mecanismos para hacer un seguimiento y comparar los logros reales con los planificados; proporcionar un pronóstico de los objetivos y de la viabilidad continua.

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PROCESOS

Puesta en Marcha de un Proyecto

Dirección de un Proyecto

Inicio de un Proyecto

Control de una Fase

Gestión de la Entrega de Productos

Gestión de límites de Fase

Cierre de un Proyecto

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ProcesosDefinición: un conjunto estructurado de actividades diseñadas para lograr un objetivo específico.

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Puesta en Marcha de un ProyectoPropósito: asegurar que se hayan implementado los prerrequisitos para el inicio, respondiendo a ¿tenemos un proyecto viable y que vale la pena?

Actividades: • Nombrar el Ejecutivo y el

Project Manager• Registrar lecciones

aprendidas• Diseñar y nombrar el

equipo de gestión del proyecto

• Preparar el Business Case preliminar

• Seleccionar el enfoque del proyectoelaborar el Expediente del Proyecto

• Planificar la fase de inicio

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Dirección de un ProyectoPropósito: permitir a la Junta de Proyecto ser responsable del éxito del proyecto al tomar decisiones y ejercer control, al mismo tiempo que delega la gestión diaria al Project Manager

Actividades: • Autorizar el inicio• Autorizar el Proyecto• Autorizar un Plan de la Fase o de

Excepción• Proporcionar dirección ad hoc• Autorizar el cierre del proyecto

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Inicio de un ProyectoPropósito: establecer bases sólidas para el proyecto, permitiendo a la organización comprender el trabajo que se debe realizar para entregar los productos antes de comprometerse a un gasto considerable.

Actividades: • Preparar la estrategia de gestión

de riesgo• Preparar la estrategia de gestión

de la configuración• Preparar la estrategia de gestión

de la calidad• Preparar la estrategia de gestión

de la comunicación• Establecer los controles del

proyecto• Crear el Plan de Proyecto• Perfeccionar el Business Case• Preparar la Documentación de

Inicio del Proyecto

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Control de una FasePropósito: asignar el trabajo que se debe realizar, hacer un seguimiento de dicho trabajo, hacer frente a las cuestiones, informar a la Junta de Proyecto.

Actividades: • Paquetes de Trabajo

• Autorizar• Revisar el estado• Recibir el Paquete

• Seguimiento e Información• Revisar el estado de la fase• Informar el desarrollo

• Cuestiones• Registrar y examinar

cuestiones• Presentar excepciones

relativas a cuestiones y riesgos

• Llevar a cabo rectificaciones

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Gestión de la Entrega de ProductosPropósito: controlar la conexión entre el Project Manager y los Team Managers mediante el establecimiento de requisitos formales para la aceptación, ejecución y entrega del trabajo del proyecto.

Actividades: • Aceptar un paquete de

trabajo• Ejecutar un paquete de

trabajo• Entregar un paquete de

trabajo

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Gestión de los Límites de FasePropósito: posibilitar que la Junta de Proyecto reciba información suficiente por parte del Project Manager para que pueda revisar el desarrollo satisfactorio de la fase actual.

Actividades: • Planificar la fase siguiente• Actualizar el Plan de

Proyecto• Actualizar el Business Case• Informar sobre el final de

fase• Elaborar un plan de

excepción

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Cierre de un ProyectoPropósito: proporcionar un punto fijo en el que se confirme la aceptación del producto del proyecto, y reconocer que se han alcanzado los objetivos establecidos en la Documentación de Inicio de Proyecto.

Actividades: • Preparar el cierre planificado• Preparar el cierre prematuro• Entregar los productos• Evaluar el proyecto• Recomendar el cierre del proyecto

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PRUEBA DE EXAMEN

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Clásica (tipo test)

Responda a la siguiente pregunta respecto de la relación entre El Sistema solar y las órbitas de los planetas

Cuál afirmación describe la relación entre las órbitas de los planetas y los cambios de climas

ALos planetas giran sobre su propio eje por lo que se ubican a diferentes distancias del sol

BLos planetas mantienen sus órbitas ejerciendo influencia por medio de la fuerza de gravedad unos sobre otros

CLos planetas giran alrededor del sol y al estar inclinado sobre su eje provoca cambios de clima en diferente ubicación

D La órbita no tiene relación con los cambios de clima

RespuestaA B C D EO O O O

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Respuesta Múltiple

Responda la siguiente pregunta referente al Sistema Solar

1 Cuáles son planetas mayores en el Sistema Solar

  A Marte

  B Luna

  C Saturno

  D Sol

  E Vía Lactea

RespuestaA B C D EO O O O O

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Asociar

En la Columna 1 hay una lista de situaciones y en la Columna 2 hay una lista de planetas. Para cada una de las situaciones de la Columna 1 asóciela con un planeta. Cada opción de la columna 2 puede usarse una vez, más de una vez o ninguna.

  Columna 1 Columna 2

22 Se considera un planeta enano

A SaturnoB MarteC TierraD PlutónE Mercurio2

3 Se le llama el planeta rojo

24 Está más lejos del Sol

25 Es el más grande en masa

A B C D E22 O O O O O23 O O O O O24 O O O O O25 O O O O O

Respuesta

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Secuencia

En la Columna 1 hay una lista de planetas del Sistema Solar y en la Columna 2 se indica una posición respecto del sol, siendo el más cercano el primero y el más lejano el último

  Columna 1 Columna 2

22 Tierra

A No está en el Sistema SolarB PrimeroC SegundoD TerceroE Cuarto2

3 Marte

24 Mercurio

25 Venus

A B C D E22 O O O O O23 O O O O O24 O O O O O25 O O O O O

Respuesta

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Afirmación y Razón

Las líneas 1 y 2 de la siguiente tabla tienen una afirmación y una razón. Para cada una de las líneas identifique la opción apropiada, de la opción A a la E, según aplique. Cada opción pude usarse una vez, más de una vez o ninguna. Opción Afirmación Razón A VERDADERO VERDADERO Y la razón explica la afirmación

B VERDADERO VERDADERO PERO la razón no explica la afirmación

C VERDADERO FALSO

D FALSO VERDADERO

E FALSO FALSO

Afirmación Razón

22 Saturno es el único planeta que muestra un sistema de anillos visible desde nuestro planeta Saturno es el segundo planeta en masa y tamaño del

sistema solar

23 Todos los planetas tienen órbitas elípticas Todos los planetas girann alrededor del sol y tienen satélites que giran a su alrededor

24 El Sistema Solar es parte de la Vía Láctea, y recibe su nombre debido al nombre de la estrella central El Sol es una de las estrellas que conforman la Vía Láctea y

funciona como estrella central

25 Venus es el planeta más próximo al sol El año de Venus es menor que el año de la Tierra

A B C D E22 O O O O O23 O O O O O24 O O O O O25 O O O O O

Respuesta

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Muchas gracias por su atenciónhttp://www.pmi-valencia.org

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