UNIDAD 2. PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS
ACTIVIDAD: PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS
APRENDIZ: PAOLA ANDREA PORTILLA GUTIERREZ
1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA.
OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la empresa de construcciones PAPG, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.
ALCANCE
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la constructora PAPG.
Acontinuacion encontramos el programa de auditoria para la empresa:
Plan de Auditoria:
ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.
CONCLUSIN:
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.
TIPO DE INDICADORAPLICA SI/NO *
COBERTURANO
EFECTIVIDADNO
EFICACIASI
IMPACTONO
PEPEPEPEPEPEPEPEPEPEPEPE
Auditora General QHSE todos los procesosAuditor interno11
Auditora proceso ejecucin de proyectos (Obras)Auditor interno1111
Auditora proceso ejecucin de proyectos (Interventoras)Auditor interno111
Auditoraprocesosdeapoyo:Compras,GestinHumana,Administrativo,
Coordinacin QHSE
Auditor interno111
RECURSOS NECESARIOS
ACTIVIDADES PROGRAMADAS MES
ACTIVIDADES EJECUTADAS MES
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO MES
(Actividades ejecutadas /Actividades programadas)*100
Primer semestre
Segundo semestre
* APLICA SI /NO
Efectividad
Cobertura
InduccinEfectividad
Cobertura
Eficacia
Cobertura
Eficacia
Programas de Vigilancia Epidemiolgica
Cobertura
Eficacia
Impacto
Programa de inspecciones
Capacitacin y entrenamientoProgramas de Gestin
PLAN DE ACCIN
ACTIVIDADFECHARESPONSABLESEGUIMIENTO
ANLISIS
oct-14nov-14dic-14
(Actividades ejecutadas /Actividades
programadas)*100
100%SEMESTRAL
PROGRAMA DE AUDITORAS 2015
OBJETIVO
Verificar la conformidad con el Sistema Integrado de Gestin establecido por la empresa
INDICADORMETAFRECUENCIA
RESULTADO
ANALISIS DE TENDENCIAS E INDICADORES
INDICADOR
CRONOGRAMA
ACTIVIDADESRESPONSABLES
ene-15feb-15mar-15abr-15may-15jun-15jul-15ago-15sep-15oct-15nov-15dic-15
ene-14feb-14mar-14abr-14may-14jun-14jul-14ago-14sep-14
000040010040
000030000000
#DIV/0!#DIV/0!#DIV/0!#DIV/0!75%#DIV/0!#DIV/0!0%#DIV/0!#DIV/0!0%#DIV/0!
00,511,522,533,544,5ene.-14feb.-14mar.-14abr.-14may.-14jun.-14jul.-14ago.-14sep.-14oct.-14nov.-14dic.-14
MESES
MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA
ACTIVIDADES PROGRAMADAS MESACTIVIDADES EJECUTADAS MES
0%10%20%30%40%50%60%70%80%ene.-
14
feb.-14mar.-
14
abr.-14may.-
14
jun.-14jul.-14ago.-
14
sep.-
14
oct.-14nov.-
14
dic.-14
MESESMONITOREO DEL PROGRAMA
CIUDAD:
BOGOT
FECHA:
31/03/2015
AUDITORIA No.
OBRA/PROYECTO Y/O ACTIVIDAD:
Reunin de apertura:
Reunin de cierre:
Poltica
Manual de gestin integralProcedimientos
Registros
Detalle:
- Norma ISO 9001: Numerales 7,4-7,4,1-7,4,2 y 7,4,3
- ISO 14001: 4,4,6 Control Operacional.
- OSHAS 18001: 4,4,6 Control Operacional
- GUA RUC: 3,2,1 Administracin de contratistas y
proveedores.
Detalle:Detalle:
- Procedimiento de Compras
- Procedimiento control de documentos y registros.
Detalle:
- Evaluaciones.
- Reevaluaciones.
- Permisos ambientales.
- Ordenes de compra.
- Remisiones
Fecha y horaProceso/Requisito por auditarDocumentos
Auditado (Cargo,
nombre, Lugar)
Proceso de compras
Informacin de l as compras
Requisitosparalaaprobacinde
las compras
Requisitosparalacalificacinde
los proveedores
Verificacindelosproductos
comprados.
Controlesoperacionalespara
controlaralosproveedoresenla
parte SISOMA
CriteriosSISOMApara
seleccionar,evaluaryreevaluara
los proveedores.
Divulgacindelprocedimientose
seleccindesubcontratistasy
proveedores
Plan de accin resultante de la
evaluacin a los subcontratistas y
proveedores.
Divulgacin de resultados a los
proveedores.
Nombre completoResponsabilidadComentariosFirma
Auditor
Contacto
PROCESOS DE CONTRATACIN Y COMPRAS
Documentos de referencia:
Fecha de ejecucin:
RUC, ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
Contacto:
Auditor Interno:
PAOLA PORTILLA
Verificar la conformidad del proceso de compras de acuerdo a los
requisitos del sistema integrado de gestin. RUC, ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001
20/05/2014
. Procedimiento de compras.
. Solicitudes (Formatos multiusos).
. Seleccin, evaluacin y reevaluacin.
. Registros de comunicacin, planes de accin.
. Dems registros que evidencien la gestin.
Objetivo:
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Lugar: Oficina principal
Lugar: Oficina principal
20/05/2014
Proceso de Compras
Agenda de Auditora
Alcance:
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
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