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Taller sobre PlaneaciónEstratégica
“Si no sabes a dónde vas, cualquier
camino te llevará ahí”
Proverbio Sioux
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Comprender los elementos básicosde la planeación estratégica a fin de
aplicar en forma homogénea losconceptos en que se apoya el Modelode Planeación Estratégica de laAdministración Pública Federal, asícomo reconocer su importancia en elcontexto de la gestión por resultados.
Objetivo
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3
Preguntas catalizadoras
¿Cuál es la importancia de la Planeación en un
modelo de gestión por resultados?
¿Cuáles son los elementos fundamentales para una
definición de Planeación?
¿Cuáles son los elementos fundamentales para unadefinición de Planeación Estratégica?
¿Cuáles son los elementos generales de un modelo
de planeación estratégica?
¿Qué es una estrategia y cómo se formula?
¿Qué características debe tener como estratega un
servidor público?
¿Cuál es la función del control estratégico?
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Temática
Antecedentes
Planeación estratégica
Estrategia
Estratega
Control estratégico
Sistema de Planeación
Estratégica
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Reflexión
Hay dos formas de enfrentar el futuro:
Ser víctima del azar
Definir a dónde queremos ir y luchar por ello
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Origen
Planear, una característicahumana
Se desarrolla a la par de la caza,la agricultura y el combate
Evoluciona con la práctica bélica
Se expresa en el juego y seperfecciona en la guerra
Sus principios se extienden alcampo de los negocios y elgobierno
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La planeación en el proceso administrativo
Planeación
OrganizaciónAdministración
Dirección
Control
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Concepto de planeación
• La planeación es una actividad intelectualque antecede a todo el procesoadministrativo, su objetivo es lograr que secumpla con la misión y propósitos básicosde la organización
• En la planeación se establece el marco dereferencia general para toda la organización
• La planeación posibilita contar conparámetros para evaluar los resultados
• La planeación debe abarcar desde periodoslargos (planeación estratégica) hastaperiodos cortos y actividades rutinarias(planeación operativa)
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Características de la planeación
•
La planeación constituye el puente entre lasituación actual y el futuro que deseamos
• Permite enfrentar con éxito los cambiostecnológicos, del mercado, de la economía yde la reglamentación gubernamental, entreotros
• Debe provocar que la organización seacapaz de adaptarse a las circunstanciascambiantes de su entorno
• Su importancia radica en que afecta demanera fundamental a las otras etapas delproceso administrativo; las demás no sedarían sin que previamente se hayaejecutado la planeación (prevalencia opreeminencia de la planeación)
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Concepto de planeación estratégica
Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales. Consiste en relacionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr objetivos específicos en camino hacia esas metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas sean ejecutados
Mintzberg y Waters
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Aspectos comunes en la definición de planeación estratégica
Es un proceso que seutiliza para definir yalcanzar las metasorganizacionales
Es un proceso deplaneación a largo plazo
Se realiza sobre la base deun análisis de laorganización y del entorno
Se deben establecer losmecanismos necesariospara poder evaluar elcumplimiento de loacordado
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Másgenérico
Máscualitativo
Másespecífico
Máscuantitativo
Jerarquía de intenciones estratégicas
Metas
Planes
Objetivos
Visión
Misión
Sistema integral
de información
Sistema de tomade decisiones
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Misión
Visión
Propósitos
básicosValores
Objetivos generales(Estratégicos)Metas y políticas generales
P r o g r a m a s
P r o y e c t o s
P r e s u p u e s t o s
Políticas específicas y normas de operación
Procedimientos y métodos de trabajo
Planeación
estratégica
Planeación
táctica
Planeación
operativa
Alta gerencia
Gerencia
media
Supervisores
Jerarquía de los planes
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Proceso global de planeación
Misión, visión-propósitos,
metas y valores,
políticas generales y
estrategias
Planeación estratégica
Es propiamente el proceso de ejecución
y seguimiento de todos los planes asignandoresponsabilidades.
Definir políticas y normas de operación.
Diseñar procedimientos y métodos de trabajo
Planeación operativa
Diseño de planes y programas
y presupuestos, así como del
sistema de información y de
toma de decisiones para su
seguimiento y control
Planeación táctica
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Reflexión
La estrategia es producto de un acto creador, innovador, lógico y aplicable que genera un grupo de acciones coherentes de decisiones tácticas y asignación de recursos
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Perspectivas para la definición de estrategia
Lo que unaorganización
finalmente hace
El patrón derespuestas de la
organización a suambiente a través deltiempo
Lo que unaorganización
pretende hacer
Es el programageneral para definir yalcanzar los objetivosde la organización yponer en práctica su
misión
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Esencia en las definiciones de estrategia
Expresa la visión del estado deseado aalcanzar en el futuro
El enfoque sistemático en las relaciones
internas de la organización y con su
entornoLa dirección de los recursos hacia fines
específicos
Una activa posición operacional con
carácter proactivoLa definición de términos o plazos
temporales
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Concepto académico de estrategia
Estrategia:
Es el patrón o planque integra las
principales metas ypolíticas de unaorganización, y a lavez, establece la
secuencia coherentede las acciones arealizar.
Henry Mintzberg
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Criterios para una estrategia eficaz
Claridad en elplanteamiento
Impactomotivacional
Consistencia interna
Compatibilidad conel entorno
Disponibilidad delos recursosnecesarios
Grado de riesgoCongruencia con losvaloresinstitucionales ypersonales
Horizonte temporaladecuado
Aplicabilidad
Objetivos claros yprecisos
Conservar la iniciativaConcentración
Flexibilidad
Liderazgo comprometidoy coordinado
Sorpresa (velocidad,silencio e inteligencia)
Seguridad
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La estrategia comprende lo impredecible y lo desconocido...
Los sistemas de gran escala pueden
reaccionar de manera contraria a la
intuición ante acciones aparentemente
racionales
Eventos que pueden parecer caprichosospueden articularse para impedir o apoyar
los éxitos
Por lo tanto, la esencia de la estrategia
debe construir una posición tan sólida en
ciertas áreas, que la organización puedalograr sus metas a pesar de lo
imprevisible del comportamiento de las
fuerzas externas
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La realización de las estrategias puedenmodificarse durante su instrumentación
Estrategiaintentada Estrategiarealizada
Estrategiaemergente
Estrategiano realizada
Estrategia planeada
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Reflexión
El propósito de la planeación estratégica no es predecir el
futuro, el intento de “acertarle” ; sino cambiar los modelos
mentales de quienes tienen que tomar las decisiones
importantes, ensanchando sus percepciones y re-enmarcando sus perspectivas. Para lograrlo
con éxito el equipo directivo
debe comprender claramente lo que pasa por su mente.
Arie De Geus, en The Living Company
(Ex director de Planeación de Royal Dutch Shell)
í
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El estratega: características esperadas deun gerente público moderno
1. Liderazgo2. Gran habilidad de trabajo en
equipo
3. Visión, pensamiento y capacidadde planificar estratégicamente
4. Capacidad de iniciar y manejarprocesos de cambio
5. Experiencia, competenciaprofesional y orientación hacia laobtención de resultados
6. Creatividad, criterio y capacidadintelectual
7. Habilidades generales deadministración
8. Capacidades de administrar recursoshumanos y de generar buenasrelaciones interpersonales
9. Conocimiento de tecnologías deinformación
10. Habilidades en comunicación11. Conocimientos en administración de
recursos financieros
12. Experiencia en el sector público
13. Manejo de recursos humanos malremunerados, poco motivados y muycriticados
14. Conocimientos básicos de las normasadministrativas
15. Criterio político superior al que serequiere en el sector privado
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1. Ver haciaadelante 7. Ver a
través de6. Ver más
allá2. Ver hacia
atrás
3. Ver desde arriba
4. Ver desdeabajo
El pensamiento estratégico como algo visual
Estrategia
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Control estratégico: propósito
La función básica deun sistema de controlestratégico essuministrar a la altagerencia informacióngeneral para controlarlas estrategias y suestructura, es decir
tomar decisionesestratégicas queimpulsen a la acción
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Control estratégico: ventajas
Establecerestándares
Crear un sistema
de medición
Comparar eldesempeñocontra losobjetivos
Evaluar ycorregir
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Control estratégico: niveles
Niveles decontrol
Divisional
•Eficiencia•Eficacia
Coorporativo•Desempeño•Rentabilidad•Utilidad•Rotación
Departamental• Objetivos• Calidad•
Satisfacción delcliente
Individual• Desempeño• Productividad• Cumplimiento de
tarea
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Resumen
FORMULACIÓN
(Decidir qué hacer)
IMPLANTACIÓN
(Lograr resultados)
ESTRATEGIA
Determinaciónde
propósitos(plan) y
comportamiento(patrón) que,junto con las
políticas
(perspectiva yposición),definen a la
organización ysu
campo deacción
1. Identificación deoportunidad yriesgo
2. Determinar los
recursos materiales,técnicos, financieros yadministrativos de laempresa
3. Valores personales yaspiraciones de losadministradores de alto
nivel
4. Reconocimiento de laresponsabilidad noeconómica ante lasociedad
1. Estructura y relacionesde la organización.División del trabajoCoordinación de la
responsabilidad dividida.Subsistemas deinformación
3. Liderazgo de alto nivel:• Estratégico• Organizacional• Personal
2. Procesos de comportamientoorganizacionales.Normas y cuantificacionesSistemas de motivación o
incentivos
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El Sistema de Planeación Estratégica
Para cumplir con los Objetivos Nacionales debe existir
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Plan estratégicoinstitucional
ProgramaOperativo
Anual 2002
ProgramaOperativo
Anual 2006
ProgramaOperativo
Anual 2005
ProgramaOperativo
Anual 2004
ProgramaOperativo
Anual 2003
Compromisos presidenciales
Proyectos presidenciales
Metas presidenciales
Avance físico de metas
Indicadores de desempeño
Avance de control de gestión
Seguimiento y
evaluación
C o n s i s t e n c i a
Para cumplir con los Objetivos Nacionales debe existircongruencia en todos los elementos que forman parte del PND en
todos los niveles del Gobierno Federal
La Ley de Planeación establece el propósito y la
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La Ley de Planeación establece el propósito y lamanera de hacer la planeación dentro de la APF
Creación del PlanEstratégico
Definición deProyectos y Procesos
de acuerdo al PND
Seguimiento y Reportede Avances
Mediante la planeación se fijaránobjetivos, metas, estrategias yprioridades.
Mediante la planeación se asignaránrecursos, responsabilidades y tiemposde ejecución.
Mediante la planeación se coordinaránacciones y se evaluarán resultados.
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Sistema de Planeación Estratégica (SPE)
Conjunto de metodologías y
herramientas digitales
Apoya la implementación del
proceso de planeación estratégica
del Gobierno Federal
Facilita la definición y el
seguimiento de los proyectos y
procesos que contribuyen al
cumplimiento del Plan Nacional de
Desarrollo
El SPE apoya la ejecución del modelo de
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El SPE apoya la ejecución del modelo deplaneación estratégica del Gobierno Federal
PERSONAS PROCESOS
Proceso de PlaneaciónEstratégica
Mejores prácticas dePlaneación
Metodologías deAlineación deProyectos y Procesos
Flujos de trabajo paraPlaneación (Paso apaso)
Proceso deprogramación
Herramienta quefacilita el proceso
de planeaciónestratégica delGobierno Federal
Herramienta detrabajo que agilizael seguimiento delos proyectos yprocesos que
apoyan elcumplimiento delPND
ORGANIZACIÓN
CoordinadorAdministracióndel Portafolio
CoordinadorEstándares deCiclo de Vida
CoordinadorServicios deSoporte aProyectos
CoordinadorAdministraciónde Relaciones
Coordinador General
Roles yresponsabilidades en
Planeación, Ejecucióny Seguimiento
Diferentes actores enlos distintos nivelesde la AdministraciónPública Federal
Capacitación en el usodel sistema
TECNOLOGÍA
Oficina de la UPE
Enlaces de Planeación
Presidente INEGI,Directores Generales,Directores de Área
Coordinaciónadministrativa INEGI
Coordinación deInformática de la
Subsecretaría deEgresos de la SHCP
SOLUCIÓN HOLÍSTICA
Sistema Integral que puede responder a las necesidades
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Sistema Integral que puede responder a las necesidadesde todos los usuarios externos e internos...
Avance del PND
Avance de metas
presidenciales
Informe de gestión
Tablero de control
Programa Sectorial
Secretario
Subsecretario
DirectorGeneral
Oficial Mayor/DGPOP
Enlacede Planeación
El SPE se integra al ciclo continuo de la
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El SPE se integra al ciclo continuo de laplaneación del Gobierno Federal
Planeación
Creación del plan estratégico.Alineación de Proyectos yProcesos a los Objetivos
Institucionales
PresupuestaciónIntegración delpresupuesto
Seguimientoy Evaluación
Medición de avancede metas Capacidades
delSPE
Programación
Concertación dela estructuraprogramática
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Modelo de Planeación Estratégica
DIRECCIONESGENERALES
SECRETARÍAS
PLAN NACIONALDE DESARROLLO
Visión en el PNDPrioridades y
Políticas del PND
Visión de las Srías.
Misión de las Srías.
Indicadores
ActividadesSustantivas
ObjetivosGenerales
Objetivos Rectores
Estrategias del PND
Líneas EstratégicasGenerales
Procesos
Proyectos
Indicadores Metas
Indicadores
Atributos
Metas
Indicadores
Atributos
Metas
Metas
Indicadores Metas
Líneas EstratégicasEspecíficas
ObjetivosEspecíficos
ActividadesEspecíficas
Indicadores Metas
SUBSECRETARÍAS
ActividadesInstitucionales
Objetivos de laDirección General
La metodología contempla aterrizar la Planeación
Estratégica hasta el nivel de Planeación Operativa
Los Indicadores sonparte esencial del
Modelode Planeación
Estratégica
Asegura la alineación de información hasta el nivel operativo y
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Asegura la alineación de información hasta el nivel operativo ycontribuye a la generación de información para otros sistemas
Programación y Presupuesto
SAETI
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Objetivo de Dirección General
Enunciado breve que define en forma clara y específica
los resultados esperados en cada Dirección General.
Los Objetivos deben:
Estar orientados a resultados
Enfatizar la idea principal o área de logro,
Ser alcanzables en un tiempo establecido,
Ser medibles
Sintaxis de Objetivos de Dirección
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Sintaxis de Objetivos de DirecciónGeneral
Ejemplo
bienconstruido: MEDIANTE
+ +MEDIANTE
Resultadoesperado(el “qué”)
Acciones(el “cómo”)
Verbo, Elemento amedir y Área deenfoque
“Cómo”, “A travésde”
Consideraciones básicas para Objetivos de la
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Consideraciones básicas para Objetivos de laDirección General
El lado izquierdo debe
enunciar un resultadoesperado.
Debe ser medible
No se deben repetir: Los Objetivos Específicos Las Líneas Estratégicas
Específicas Las Actividades
Institucionales
El lado derecho debe
representar las acciones que se llevarán a cabopara lograr el resultadoesperado.
Permite la identificaciónde los proyectos y
procesos
Deben contribuir o sersuficiente para lograr elresultado esperado
Debe ser factible deejecutar en un plazorelevante
Mediante
¡¡ Si es lo que se hace actualmente,entonces no es un Objetivo de Dirección General !!
Preguntas para verificar la calidad de los
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Preguntas para verificar la calidad de losobjetivos
¿Su progreso puede ser medido uobservado usando uno o másIndicadores?
5. Medible
¿Es posible lograrlo en el tiempoestablecido? 4. Alcanzable
•¿Enfatiza la idea principal o área delogro (en vez de tocar muchosconceptos en una oración)?
3. Idea singular
¿Incluye un verbo, objeto a ser
medido y áreas de enfoque conformea las reglas de sintaxis?
2. Bienconstruido
¿Está claramente definido elpropósito, estado esperado, productofinal o logro a ser alcanzado?
1. Orientado aresultados
¿No? ¿Si?
Preguntas para verificar la
calidad
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Verbos sugeridos para redactar objetivos
Promover
Presentar Organizar Efectuar Informar Dirigir
Integrar Elaborar
Reducir
Eliminar Disminuir Abatir
Lograr
Mejorar Resolver Incrementar Actualizar Instalar
Extender Aumentar
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