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Institución Educativa MunicipalESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PASTO
Código: GD-REC-009
Versión: 1
Caracterización de Proceso Página 2 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
CARACTERIZACIÓN
SOLICITANTE ENTRADAS Nº ACTIVIDADES SALIDAS DESTINATARIO SEGUIMIENTO/MEDICIÓN
Comunidadeducativa
Resultados de laevaluacióninstitucional
HACER
7
Controlar el desarrollo del PMI (Plan de MejoramientoInstitucional) Mejoramiento
continuo e integral;desarrollo sostenible
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
MEN Democracia yparticipación
8Implementar el gobierno escolar e instancias departicipación
Dirección colegiada ycorresponsabilidad
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
Comunidadeducativa
Interacción socialPEI
9
Promover la apropiación de la cultura escolarClima asertivo ydesarrollo del PEI
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
Áreas de gestión Necesidadesinstitucionales
10 Facilitar las relaciones interinstitucionales y con elentorno
Cooperación yresponsabilidadsocial
Comunidad educativaComunidad local
Seguimiento mediante
registros
Comunidadeducativa
Necesidades deInformacióninstitucional
11 Establecer medios de comunicación efectivosReciprocidad yambientecomunicativo
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
Indicador PQRSNúmero de PQRSrespondidas/ Número dePQRS presentadas
Comunidad
educativa
Interacción social
PEI
12
Liderar y acompañar el desarrollo institucionalProcesos, resultadosy evidencias del PEI;el acompañamiento
al cumplimiento delas funciones
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
Directivosdocentes
Estado delservicioeducativo
13
Verificar el desarrollo institucionalOportunidades demejoramiento
Áreas de gestión
Seguimiento medianteregistros
Comunidadeducativa
Necesidades yexpectativas
EVA
14
Evaluar la satisfacción comunitariaMejoramientocontinuo del servicio
Áreas de gestión
Seguimiento medianteregistros
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Código: GD-REC-009
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Caracterización de Proceso Página 3 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
CARACTERIZACIÓN
SOLICITANTE ENTRADAS Nº ACTIVIDADES SALIDAS DESTINATARIO SEGUIMIENTO/MEDICIÓN
Áreas de gestiónRequisitosaplicables
LUAR
15 Auditar la prestación del servicio educativoOportunidades demejoramiento
Áreas de gestiónSeguimiento medianteregistros
Directivosdocentes
Estado delservicioeducativo
16 Adelantar la revisión por la direcciónOportunidades demejoramiento
Áreas de gestiónSeguimiento medianteregistros
MENComunidadeducativa
Estado de lagestión
17 Adelantar la autoevaluación InstitucionalResultados yoportunidades demejoramiento
Comunidad educativaSeguimiento medianteregistros
Directivosdocentes
Oportunidadesdemejoramiento A
CTUAR
18Emprender acciones correctivas, preventivas y/omejora
Mejoramiento ysostenimientocontinuo
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
Indicador acciones
correctiva y/o preventivanúmero de acciones
correctivas y/opreventivascerradas/número deacciones correctivascerradas
Comunidadeducativa
Resultados de laevaluacióninstitucional
19Formular y/o actualizar el Plan de MejoramientoInstitucional
Mejoramientocontinuo e integral;desarrollo sostenible
Comunidad educativa
Seguimiento medianteregistros
Indicador acción directivanúmero de actividades
cumplidas/número deactividades planeadas
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Código: GD-REC-009
Versión: 1
Caracterización de Proceso Página 4 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
Anexo Nº 1: Estandarización y Normalización del Proceso
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
1 Analizar los requisitos
a. Actualizar las normas técnicas curriculares y demás disposiciones legalesvigentes (Ministerio de Educación Nacional y del ente territorial);
b. Analizar el posicionamiento estratégico de la institución;c. Cuando haya lugar, encuestar a la comunidad educativa para analizar su
satisfacción frente al servicio educativo;d. Retroalimentar la encuesta de satisfacción y determinar las
oportunidades de mejoramiento;e. Retroalimentar la autoevaluación institucional;f. Consolidar y/o actualizar la matriz del requisito del servicio educativo
(CLIO);g. Articular los requisitos del servicio educativo con el proyecto, los
procesos, planes de mejoramiento y el currículo;
h. Socializar con el nivel directivo, docente y administrativo los requisitosdel servicio educativo: concienciar sobre su cumplimiento;
i. Evaluar el cumplimiento de los requisitos (en el contexto de las auditoríasinternas de calidad educativa)
Nota:
La actualización de los requisitos está sujeta a la decisión de los DirectivosDocentes en el contexto de la revisión por la dirección.Cuando los requisitos estén actualizados y vigentes, la actividad se dinamizadesde la instrucción “J”. En el caso de la normatividad, la actualización es permanente. Sin embargo, laoportunidad del cumplimiento está sujeta a la decisión de los DirectivosDocentes.
Anual
Semestral
DirectivosDocentes
Proyecto EducativoInstitucional
Normas técnicascurriculares delMinisterio deEducación Nacional ydel ente Territorial
Normagrama
Análisis deposicionamiento
Satisfacción de lacomunidad
Matriz de Requisitos
Asistencia
2Revisar el horizonteinstitucional
a. Cuando haya lugar, retroalimentar y actualizar el horizonte institucionalcon base en los requisitos, tipificando: misión, visión, política de calidad,objetivos de calidad, objetivos institucionales, valores institucionales.
b. Articular el horizonte institucional con las áreas de gestión;c. Articular el horizonte institucional con las metas institucionales
(operativo, estratégico y los indicadores de gestión);d. Concienciar acerca del desarrollo y vivencia del horizonte institucional y
publicarlo en los diferentes espacios escolares (pendones, aulas, entradade la institución, documentos institucionales);
e. Autoevaluar el cumplimiento y apropiación del horizonte.
Nota:
N/ADirectivosDocentes
Proyecto EducativoInstitucional
Horizonteinstitucional
Asistencia
Actas
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Caracterización de Proceso Página 5 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
La actualización del horizonte está sujeta a la decisión de los DirectivosDocentes en el contexto de la revisión por la dirección.Cuando el horizonte esté actualizado, la actividad se dinamiza desde lainstrucción “c”.
3Planificar la vigenciaescolar
a. Convocar a Directivos Docentes:- Determinar actividades y responsables para la planeación;- Analizar los resultados de la autoevaluación institucional;- Retroalimentar y/o actualizar el plan de mejoramiento; definir las
estrategias y metas para la vigencia escolar;- Determinar las decisiones y acuerdos directivos para la vigencia;- Consolidar los instructivos y materiales para el trabajo in situ;- Consolidar la agenda de planeación.b. Convocar al personal docente y administrativo, según el cronograma
Municipal;c. Desarrollar la agenda de planeación institucional con el personal docente y
administrativo;- Dinamizar la planeación de las áreas de gestión;- Consolidar los planes operativos, resultados y productos de las áreas de
gestión escolar;- Facilitar la puesta en común de los avances y realizar los ajustes a los que
haya lugar.d. Consolidar el cronograma institucional;e. Retroalimentar los resultados de la planeación institucional.
Nota:
Revisar y verificar los acuerdos de planeación, según lo previsto en la etapa “V”
(verificar) de éste proceso.
AnualDirectivosDocentes
Proyecto PedagógicoInstitucional
Manual de Calidad
Agenda deplaneación
Acta
Cronogramainstitucional
Instructivos detrabajo
4Definir las estrategiaspara la apropiación de lacultura escolar
a. Establecer estrategias de información:- Publicaciones de documentos institucionales;- Publicación en espacios físicos de la institución;- Publicación en la página web y redes sociales.b. Establecer estrategias de comunicación:- Reunión de profesores, administrativos y directivos;- Asamblea de padres de familias;- Reuniones de consejo directivo, académico, estudiantil, de padres de
familia;- Atención al público;c. Establecer estrategias de formación:- Talleres de promoción de la cultura escolar con los diferentes estamentos
PermanenteDirectivosDocentes
Proyecto EducativoInstitucional
CircularesPublicaciones en lapágina WebGuías de inducciónInstructivos
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Caracterización de Proceso Página 6 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
que conforman la comunidad educativa;- Actividades de inducción y reinducción a la comunidad educativa.- Encuentros de orientación grupal;d. Establecer las estrategias de retroalimentación de la apropiación de la
cultura escolar.- Buzón de Sugerencias y Propuestas;- Procedimiento para la atención a las sugerencias y propuestas;- Encuentros de retroalimentación de la apropiación de la cultura escolar.
NOTA: La frecuencia está determinada por las necesidades concretas de lacomunidad educativa (unas estrategias son cotidianas y otras periódicas).
5Planificar las metasinstitucionales
a. Construir las metas institucionales con base en el horizonte, lascondiciones institucionales y los requerimientos de los distintosestamentos de la comunidad educativa;
b. Programar las metas e indicadores del plan de mejoramiento;c. Definir las tareas para llevar a cabo las actividades de los procesos
directivo, académico, comunitario y administrativo;d. Programar las unidades de medida y el tiempo límite para su ejecución;a. Programar los indicadores de los objetivos de calidad;b. Socializar con el equipo docente y directivo docente;c. Establecer acuerdos de mejoramiento si hay lugar.d. Consolidar la información en el Cuadro Integral de Mando.
Anual Directivo Docente Manual de Calidad
Cuadro integral de
mando
Plan deMejoramientoInstitucional
6Revisar y aprobar laplaneación
a. Verificar la planeación del proceso:- Retroalimentar el cumplimiento de los requisitos del servicio hasta la
etapa de planeación;- Retroalimentar el cumplimiento de la agenda de planeación escolar;- Retroalimentar la planeación de las áreas de gestión;- Retroalimentar las metas para la vigencia;b. Controlar los cambios a los que haya lugar;
c. Aprobar la planeación para la vigencia escolar;d. Divulgar con la comunidad educativa.
Anual Comité de Calidad PEIActa
Asistencia
7
Controlar el desarrollodel PMI (Plan deMejoramientoInstitucional)
a. Acompañar el cumplimiento de las metas y actividades trazadas para lavigencia;
b. Retroalimentar los avances, estancamientos, retrasos y modificaciones;c. Aprobar los cierres de metas cuando haya lugar;d. Retroalimentar con la comunidad educativa los avances del PMI.
Semestral Directivos docentes N/A
Cuadro integral demando
PMI
8Gestionar el gobiernoescolar e instancias departicipación
a. Conformar y posicionar los consejos directivo, académico, padres defamilia, estudiantes y personero;
b. Concienciar sobre las funciones y responsabilidades;c. Construir, donde haya lugar, proyectos de los consejos directivo,
académico, estudiantil y de padres de familia, que serán revisados de
Periódico Directivos docentes Legislación VigenteActas de estamentosde gobierno escolar
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Código: GD-REC-009
Versión: 1
Caracterización de Proceso Página 7 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
manera periódica;d. Concertar agenda y desarrollar reuniones de cada consejo;e. Propiciar el diálogo entre delegatarios y representados;f. Autoevaluar el cumplimiento de sus funciones.
9Promover la apropiaciónde la cultura escolar
a. Desarrollar talleres de formación para la c omunidad educativa;b. Retroalimentar la relación entre las prácticas pedagógicas, el diseño
curricular y la teleología institucional;c. Concienciar sobre los requisitos, rasgos, valores y demás elementos que
definen la identidad institucional;d. Autoevaluar los avances, apropiación y determinar oportunidades de
mejoramiento.
Permanente Directivos docentes
Proyecto EducativoInstitucional
Manual de calidad
ActasCircularesGuíaInstructivo
10Facilitar las relacionesinterinstitucionales y conel entorno
a. Establecer acuerdos de cooperación y/o convenios con organizacionesgubernamentales y no gubernamentales para el mejoramiento de lainstitución educativa;
b. Gestionar la vinculación de estudiantes practicantes;c. Gestionar las relaciones interinstitucionales con las entidades de control;d. Monitorear el cumplimiento de los acuerdos y/o convenios.
Periódico Directivos docentes N/A
Convenios
Actas
Oficios
Proyectos de práctica
11Dinamizar los sistemasde comunicación
a. Dinamizar la comunicación institucional a través de los siguientes medios:
Boletín informativo con las actividades, fechas y requerimientos generalespara el desarrollo del proceso formativo;
Comunicados internos (según necesidad del servicio);
Redes sociales (facebook y twitter);
Cadenas de correos electrónicos (mensuales);
Página web (permanente);b. Reuniones con padres de familia (cuatro anuales);c. Reunión de áreas (semanal);d. Retroalimentar Blog Escolar.b.
Facilitar espacios de interacción comunicativa ascendentes ydescendentes;
c. Autoevaluar, comunitariamente, la efectividad de los procesoscomunicativos.
Permanente Directivos docentes N/A
Comunicados
Acta
Sitios web (página,correos y redessociales)
12Liderar y acompañar eldesarrollo institucional
a. Acompañar el cumplimiento de las actividades institucionales;b. Promover la participación de la comunidad educativa en el desarrollo del
PEI;c. Dirimir los conflictos y situaciones institucionales que entorpezcan el
desarrollo;d. Convocar y gestionar las reuniones de la Alta Dirección, Comité de Calidad
y Equipos de Gestión de las Áreas del PEI;e. Dinamizar las jornadas pedagógicas para la promoción del PEI;f. Autoevaluar, comunitariamente, el desarrollo del Proyecto Educativo.
Permanente Directivos docentesPEI
Manual de calidad
Actas
Cronograma
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Caracterización de Proceso Página 8 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
13Verificar el desarrolloinstitucional
a. Solicitar el informe y la planes de acción a los jefes de área ycoordinadores y determinar los avances y dificultades;b. Retroalimentar el cumplimiento de los objetivos, indicadores y metas
propuestas;c. Evaluar el desarrollo misional por medio de las actividades operativas de
los procesos;d. Evaluar el desarrollo visión por medio de las actividades del plan de
mejoramiento;e. Evaluar la política y objetivos de calidad por medio de los resultados de los
indicadores de gestión;g. Autoevaluar la efectividad, conveniencia y adecuación del desarrollo
educativo institucional;h. Determinar las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar.
Semestral Directivos docentesPEI
Manual de Calidad
Acta
Cuadro integral demando
14Evaluar la satisfaccióncomunitaria
a. Evaluar la satisfacción:
- Aplicar encuestas a padres de familia, estudiantes, docentes,administrativos y directivas docentes;
- Sistematizar los resultados y analizar la información;- Retroalimentar los resultados con la comunidad educativa;- Desarrollar las acciones de mejoramiento a las que haya lugar.b. De manera permanente:- Disponer formatos para recibir quejas, sugerencias o reconocimientos en
el buzón institucional;- Recolectar quincenalmente los registros depositados;- Analizar la naturaleza de la queja o sugerencia y establecer el tratamiento
(los reconocimientos se divulgan con los interesados);- Evaluar la respuesta y satisfacción del interesado;- Divulgar el tratamiento con el nivel directivo.
Anual
PermanenteDirectivos docentes
Procedimiento deQuejas,Reconocimientos oSugerencias
QuejasReconocimientos oSugerencias
Encuestas: Padres deFamilia, Estudiantes,Docentes, DirectivosDocentes yAdministrativos
Sistematización deResultados
Conclusionesentrevistas
15Auditar la prestación delservicio educativo
a. Establecer el programa de auditoría, tanto interna o externa si hay lugar;
b. Asignar o contratar el equipo de auditoría interna;c. Velar por el mantenimiento de las competencias del equipo auditor;d. Establecer y aprobar el plan de auditoría;e. Realizar la reunión de apertura de auditoría;f. Realizar la auditoría in situ, según lo previsto en el plan:- Entrevistar a la comunidad educativa;- Verificar el desarrollo del proceso escolar;- Consolidar las evidencias de auditoría;g. Realizar la reunión de cierre de auditoría;h. Presentar el informe de auditoría;i. Dinamizar las acciones de mejoramiento a las que haya lugar; j. Evaluar la competencia de los auditorías y la pertinencia de auditoría;
AnualDirectivos docentes
Equipo auditor
Procedimiento deauditorías de calidadeducativa
Programa de
auditoría
Plan de auditoría
Lista de personal
Listas de verificación
Informe de auditoría
Hoja de vida deauditores
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Código: GD-REC-009
Versión: 1
Caracterización de Proceso Página 9 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015
ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO
No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS
k. Determinar y dinamizar las oportunidades de mejoramiento.
Nota: Para el caso de las auditorías externas, de tercer parte, se atenderán losprocedimientos de la entidad contratada (ICONTEC).
Evaluación deauditores
16Adelantar la revisión porla dirección
a. Convocar a la alta dirección;b. Analizar los resultados y acciones de la última revisión por la dirección;c. Verificar:- Cumplimiento de requisitos;- Evaluación general del desarrollo de los procesos;- Estado de auditorías;- Estado de la satisfacción;- Resultados de la operatividad interna;- Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y Quejas;- Otros cambios que pueden afectar el desarrollo del servicio.d. Consolidar el estado general de la Institución para la vigencia;e. Determinar cambios y ajustes al desarrollo del servicio educativo;f. Definir acciones de mejoramiento institucional.
SemestralComité de calidadeducativa
Guía de Revisión porla Dirección
Revisión por laDirección
17Adelantar la Autoevaluación institucional
a. Elaborar la agenda de evaluación;b. Revisar y/o actualizar los documentos para la evaluación institucional;c. Convocar a la comunidad educativa para la evaluación;d. Evaluar el desarrollo de las áreas de gestión institucional;e. Consolidar la información;f. Establecer el estado de la gestión durante la vigencia;g. Priorizar las acciones para el mejoramiento.
Anual Directivos docentesGuía de EvaluaciónInstitucional
Informe deEvaluacióninstitucional
Acta
Asistencia
18
Emprender acciones
correctivas, preventivasy/o mejora
a. Determinar las oportunidades de corrección, prevención y mejoramiento,con base en los criterios del Procedimiento Institucional;
b. Determinar el responsable de levantar y adelantar la acción;c. Determinar las causas asociadas a la corrección, prevención y
mejoramiento;
d. Establecer las acciones de mejoramiento para corregir, prevenir o sostenerlas fortalezas;
e. Relacionar las acciones correctivas en el listado de acciones;f. Acompañar y analizar el cumplimiento de las acciones;g. Cerrar o reformular las acciones hasta que sean satisfactorias.
Permanente Comité de calidad
Procedimiento deacciones correctivas,
preventivas y/o demejora
Acciones correctivas,preventivas y demejora
Listado de acciones
correctivas,preventivas y demejora
Acta
19Formular y/o actualizarel Plan de MejoramientoInstitucional
a. Formular el plan de mejoramiento institucional;b. Determinar las metas a corto (1 año), mediano (2 años) y largo plazo (3
años);c. Retroalimentar el plan de mejoramiento;d. Promover la participación de la comunidad educativa y el cumplimiento.
Anual Directivos docentesGuía Plan demejoramientoInstitucional
Plan demejoramientoinstitucional
8/17/2019 4. v2-Caracterizacion Gestion Directiva 04-05-2016
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Institución Educativa MunicipalESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PASTO
Código: GD-REC-009
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Caracterización de Proceso Página 10 de 10
Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015