3. v2-Caracterizacion Gestion Administrativa y Fin.

8/17/2019 3. v2-Caracterizacion Gestion Administrativa y Fin.

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Institución Educativa MunicipalESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PASTO

Código: GD-REC-009

Versión: 2

Caracterización de Proceso Página 1 de 14

Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE Gestión Administrativa y financiera RESPONSABLE Equipo administrativo

OBJETIVO Administrar los recursos físicos, financieros y humanos

desde una cultura de transparencia y legalidad. ALCANCE

Cubre el área administrativa y financiera en relación con laplaneación, desarrollo, evaluación y mejoramiento continuo de

los recursos administrativos y servicios necesarios para el

desarrollo educativo.

CARACTERIZACIÓN

SOLICITANTE ENTRADAS Nº ACTIVIDADES SALIDAS DESTINATARIO SEGUIMIENTO/MEDICIÓN

Comunidad en

general

Población

educativa

interesada

sPLANEAR

1Programar las matriculas de estudiantes.(cronograma)

Cronograma y

requisitosComunidad educativa

Fecha definida para obtener el

cronograma de matriculas

Directivos

docentes,

docentes y

administrativos

Ingresos

operaciona

les,

trasferenci

as,

gratuidad

2 Estructurar el presupuestoPresupuesto de

ingresos y

gastos

Comunidad educativa

Seguimiento mediante registros

Directivos

docentes,

docentes y

administrativos

Identificaci

ón de

necesidad

es y

proveedor

es

3 Programar la actualización de inventariosCronograma de

actualización de

inventarios

Docentes, Personal

administrativo

Seguimiento mediante registros


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Versión: 2



Directivos

docentes,

docentes y

administrativos

Necesidad

es de

mantenimi

ento

4Programar el mantenimiento deinstalaciones y equipos

Plan de

mantenimientoComunidad educativa

Indicador:Aprobación plan demantenimiento global= Plan de

mantenimiento de recursosaudiovisuales aprobado x (0,25)

+ Plan de mantenimiento de

equipos de sistemas aprobado

x(0,25) +

Plan de mantenimiento de

planta física aprobado x(0,25)

+Plan de saneamiento básico

aprobado x (0,25)

Directivos

docentes,

docentes y

administrativos

Actividade

s de apoyo

administra

tivo para la

vigencia

5Establecer las necesidades de recursoshumanos, materiales y servicios

Necesidades de

personal, Plan

de compras

Directivos docentes,

docentes y

administrativos

Indicador:

Eficiencia requerimientos depersonal:No. Trabajadores requeridos a

SEM/No. Trabajadores

necesarios

Indicador:Plan de compras aprobado

Comunidad

educativa

Población

estudiantil

interesada

H

A

C

E

R

6 Legalización de matrícula de estudiantesFicha de

matrícula

Estudiantes, padres de

familia, Coordinaciones

institucionales

Indicador: Cumplimiento Matriculados=Estudiantes matriculados

/Estudiantes inscritos (aplica

para preescolar y PC)

Indicador:Cobertura en Renovaciónmatricula: MatrículasRenovadas/(No. Estudiantes

antiguos – Graduados)


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Directivos

docentes,

docentes y

administrativos

Presupuest

o del

fondo de

servicios

educativos

, recursos

7Ejecutar el presupuesto de ingresos ygastos

Contratos,Ejecución

presupuestal

Comunidad educativa y

partes interesadas

Indicador:Ejecución presupuestal:Recursos

Ejecutados/presupuesto inicial

Indicador:Eficiencia contractual: Fechafirma Acta inicio – Fecha

solicitud aprobada

Gestión

directiva

Necesidades de

asignación

y control

bienes y

servicios

8 Actualizar inventariosInventarios

actualizados

Directivos docentes,

docentes y

administrativos

Indicador:Nivel de inventarioactualizado= Valor inventariodevolutivo asignado/Valor total

inventario devolutivo

Indicador:Eficiencia Tiempo de serviciopromedio=Promedio (Fecha solicitud

aprovisionamiento interno –

Fecha recepción pedido)

Indicador:Depuración inventario=ValorBajas realizadas/Valor

inventario obsoleto


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Comunidad

educativa

Solicitudes

o

necesidades

detectadas

de

mantenimi

ento,

9 Realizar mantenimiento global

Infraestructura

educativa en

buenas

condiciones

Comunidad educativa

Indicador:Ejecución plan demantenimiento global=

Ejecución mantenimiento derecursos audiovisuales x (0,25) +

Ejecución mantenimiento de

equipos de sistemas x(0,25) +

Ejecución de mantenimiento de

planta física x(0,25) + Ejecución

Plan de saneamiento x (0,25)

Comunidad

educativa

Trámites,

producción

documental

10

Mantener el sistema de gestión

documental

Organización y

manejo de la

información de

acuerdo alsistema de

gestión

documental

Comunidad educativa

Seguimiento mediante

inspecciones y revisión por

dirección

Comunidad

educativa

Necesidad

es del

talento

humano

en las

dependenc

ias

11Solicitar el talento humano necesario parala prestación del servicio educativo

Personal

requeridoComunidad educativa

Indicador: Provisión derecursos humanos:No. Trabajadores registrados en

ENSUP/ No. Trabajadores

necesarios

Comunidad

educativa

Necesidades

logísticas y

de servicio

compleme

ntarias al

proceso

formativo

12Prestar servicios complementarios a laComunidad Educativa.

Servicio de

biblioteca,

internet, centro

de duplicación

Comunidad educativa

Indicador: Continuidad del

servicio:Tiempo con servicio efectivo/

Días calendario institucional

Indicador: Calidad de losservicios complementarios:PQRS relacionadas con los

servicios complementarios


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Comunidad

educativa

Ingreso,

salida y

seguridadinterna

13Apoyar en el cumplimiento de lascondiciones de vigilancia y seguridadinterna

Instalaciones

físicas

custodiadasComunidad educativa


inspecciones

Indicador:

PQRS Relacionadas concondiciones de vigilancia y

seguridad

Entes de

control y

Coordinaciones

institucionales

Matriculad

os

EVALUAR

14Verificación de matriculados por jornada,nivel, grado y grupos

Listas de

matriculados

Directivos Docentes y

docentes,

administrativos

Indicador:Control de matriculados: No.Fichas de matrícula – No.

Estudiantes en SIMAT

Condiciones de

la prestación

del servicio de

provisión

Proveedor

es de

bienes y

servicios

15 Evaluación de proveedoresProveedores

evaluadosComunidad educativa

Indicador: Evaluaciónproveedores:Proveedores evaluados /Total

proveedores

Entes de

control y alta

dirección

Inventario 16Verificación de actualización de inventariosy mantenimiento

Avance del

actualización y

mantenimiento

Entes de control y

partes interesadas

Seguimiento y control porindicadores de ejecución de

programas de mantenimiento y

de inventarios (Ya descritos)

Entes de

control,

comunidad

educativa

Accesos y

requerimie

ntos de

conservaci

ón

document

al

17Controlar y gestionar el archivo, losdocumentos y registros.

Estado de

aplicación de la

gestión

documental

Comunidad educativa


verificaciones periódicas del

manejo de gestión documental

Indicador: Transferenciasdocumentales:No transferencias documentales

ejecutadas/No. Transferencias

programadas

Entidades de

control

Ingresos y

gastos18

Soportar los movimientos contables,presupuestales y financieros ante lasentidades de control.

Libros contables

diligenciadosEntes de control


auditorías internas

Dirección

escolar

Ejecución

del

presupuest

o

19Presentar informes contables ypresupuestales

Informes de

revisión del uso

del recurso por

la alta dirección

SEM Pasto

MEN


auditorías internas


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Código: GD-REC-009

Versión: 2



Directivos

docentes

Oportunid

ades de

desarrollo

ACT

UAR

20Adelantar acciones correctivas, preventivas

y/o de mejora.

Mejoramiento y

sostenimiento

continuo

Comunidad educativa


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Anexo Nº 1: Estandarización y Normalización del Proceso

ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO

No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS

1Tramitar lasmatriculas deestudiantes.

a. Se ejecuta según Procedimiento de matriculas

Anual y

semestral

para el PFC

Rectoría

Coordinaciones

Institucionales

Secretaria

general

Procedimiento

de matriculas

Ficha de

matrícula, lista

de estudiantes

matriculados

2 Estructurar elpresupuesto(Ingresos y gastos)

a. Proyectar gastos de funcionamiento (adquisición de bienes,servicios e inversión); Anual

Consejo

Directivo

Rectoría

Pagaduría

Normatividad

conexa, Manualde contratación,

Manual de

procedimiento

Acuerdo

presupuestal del

ConsejoDirectivo

Plan anual de

adquisiciones

(PAC)

3Programar laactualización deinventarios

a. Establecer las necesidades de actualización de inventarios

b. Determinar el agenda miento con las diferentes áreas en

las que se hará la actualización de inventarios

c. Socializar programa de actualización de inventarios

Periódica

Rectoría

Almacenista

Normatividad

conexa

Cronograma de

actualización de

inventarios

4

Programar elmantenimiento deinstalaciones yequipos

a. Establecer las necesidades de mantenimiento correctivo,

preventivo de las instalaciones y equipos

b. Programar y priorizar las diferentes actividades y áreas en

las que se realizará el mantenimiento

c. Socializar el plan de mantenimiento

Periódica

Rectoría

Almacén

Responsable de

sistemas

Responsable de

recursos

audiovisuales

Responsable de

Normatividad

vigente

Plan de

mantenimiento

de recursos

audiovisuales

Plan de

mantenimiento

de equipos de

sistemas

Plan de

mantenimiento


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Código: GD-REC-009

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mantenimientode planta física

y jardines

de planta física

Plan de

saneamiento

5

Establecer lasnecesidades derecursos humanos,materiales yservicios

a. Determinar las necesidades de las dependencias y

proyectos institucionales;

b. Establecer los insumos necesarios para el inicio de la

vigencia escolar: materiales pedagógicos, ambientes

pedagógicos (adecuación, reparaciones, entre otras).

c. Planificar los insumos requeridos para el funcionamiento y

las actividades pedagógicas

Permanente

Rectoría

Coordinaciones

Pagaduría

Normatividad

aplicable

Solicitudes de

personal a la SEM

Solicitudes de

necesidades de las

diferentes

dependencias o

proyectos

6Legalización dematrícula deestudiantes

Organización de matriculados por jornada, nivel, grado y

grupos:

a. Para estudiantes nuevos: Presentación de requisitos de

matrícula

b. Para estudiantes antiguos: Renovación de matricula

c. Para estudiantes PFC: Estar a paz y salvo Financiero

d. En todo caso: presentarse el padre de familia con el

estudiante,

e. Imprimir ficha de matrícula.

Anual y

Semestral (PFC)

Secretaría

académica

Instructivo de

matricula

Ficha de

matrícula.

7Ejecutar elpresupuesto deingresos y gastos

a. Consolidar información de ingresos

b. Gestionar transferencias de ingresos en las cuentas

bancarias institucionales

c. Expedir comprobantes de ingresod. Presentar el borrador de presupuesto al Rector y Consejo

Directivo ;

e. Elaborar el POAI;

f. Registrar movimientos (presupuesto y contabilidad)

g. Elaborar proyecto de acuerdo presupuestal;

h. Realizar modificaciones presupuestales;

i. Gestionar pagos a proveedores de bienes y servicios;

j. Revisar el cumplimiento de requisitos conforme al Manual

de Contratación

Periódica

Rector

Pagador/a

Manual de

contratación

POAI,

Estudios previos,

Libros auxiliares

de contabilidad

Libros auxiliares

de presupuesto

Conciliación

bancaria


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Código: GD-REC-009

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k. Emitir certificado de disponibilidad presupuestal y registropresupuestal

l. Seleccionar proveedores

m. Revisar factura, ingreso a almacén y cumplido de

actividades (para prestación de servicios), póliza y acta de

aprobación de póliza (cuando haya lugar)

n. hacer descuentos tributarios, elaborar comprobante de

pago y girar cheque

Comprobantesde ingreso

Comprobantes

de egresos

Soportes de

cuentas

8Actualizarinventarios

a. Ingresar bienes (devolutivos y de consumo);

b. Asignar los bienes devolutivos o entregar elementos de

consumo al funcionario responsable

c. Recibir y realizar ajustes de inventarios al finalizar la

vigencia

d. Establecer hoja de vida de los bienes devolutivos

e. Elaborar actas de baja de bienes (inservibles y obsoletos)

f. Actualizar inventarios (bienes devolutivos y de consumo)

g. Gestionar la reposición de los bienes que no se encuentren

en la institución o fueron dañados por utilizarlos en forma

inapropiada

Permanente Almacenista N/A

Ingresos a

almacén

Entrega de

inventarios

Actas de baja

9Realizarmantenimientoglobal

a. Recepcionar solicitudes de mantenimiento

b. Ingresar solicitudes al programa de mantenimiento y

asignar prioridad

c. Hacer mantenimiento correctivo o preventivo de lasinstalaciones físicas, de equipos audiovisuales, de sistemas

y de saneamiento básico, conforme el cronograma de

mantenimiento

d. Hacer aseo y limpieza de la infraestructura física incluyendo

jardines y zonas verdes de la ENSUP

e. Coordinar con el COVISO y COPASO, la señalización y

mantenimiento según mapa de riesgos

Permanente

Rector,

Responsable de

sistemas

Responsable de

recursos

audiovisuales

Responsable de

mantenimiento

de planta física

y jardines

Plan de

mantenimiento,

Cronograma de

mantenimiento

Control de

ejecución del

mantenimiento


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Código: GD-REC-009

Versión: 2





10Mantener elsistema de gestióndocumental

a. Capacitación del personalb. Designar encargado de manejo de archivo central

c. Cumplir con los lineamientos institucionales para la gestión

documental

PermanenteTodas las

dependencias

Normatividad

conexa, TRDActas de reunión

11

Proveer y mantenerel talento humano

necesario para laprestación delservicio educativo

a. Elaborar requerimiento de personal a la Secretaría de

Educación Municipal

b. Asignar las responsabilidades académicas, operativas y

administrativas a todo el personal de la institución;

c. Motivar y sensibilizar al personal de la institución para

mejorar el compromiso y la participación activa en lasactividades de la institución;

d. Divulgar el procedimiento y requisitos para permisos al

personal.

Evaluación de desempeño laboral de personal Directivo,

Docente y Administrativo.

Permanente

Rector,

Encargado de

bienestar

institucional

Normas educativas

Manual de

funciones

Procedimiento de

inducción

Código de ética

Plan de

capacitación e

inducción

Resolución de

asignación de

funciones

Guía de inducción

Agenda de

inducción

Evaluación de

desempeño.

12

Prestar servicioscomplementarios ala ComunidadEducativa.

Servicio de biblioteca:a. El servicio de biblioteca se ejecuta según instructivo

establecido.

Servicio de Fotocopias:

a. Recibir y revisar las órdenes autorizadas que llegan delpersonal docente y administrativo

b. Recibir el valor correspondiente al número de fotocopias

que solicita la población estudiantil y comunidad en

general.

c. Recibir el material a fotocopiar y las indicaciones para

hacerlo por parte de los docentes y estudiantes.

d. Entregar el material ya duplicado tanto a docentes,

administrativos, estudiantes, padres de familia, etc.

e. Hacer el arqueo de caja y entregar los dineros

Permanente

Bibliotecaria

Auxiliar

administrativo

Instructivo de

biblioteca

Recibos

Ordenes

autorizadas

Informes

Solicitud de

recursos


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Código: GD-REC-009

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correspondientes a la Pagaduría.f. Hacer el respectivo archivo de las órdenes recepcionadas

de fotocopias autorizadas

g. Realizar y presentar informes cuando sean solicitados.

h. Revisar el funcionamiento de los equipos e informar a

Almacén y a Rectoría

e. Revisar la suficiencia de los insumos para el préstamo del

servicio y solicitarlos al almacén cuando sea necesario

13

Apoyar en elcumplimiento de

las condiciones devigilancia yseguridad interna

a. Establecer los turnos y zonas de vigilancia de los celadores

de la institución;

b. Verificar periódicamente el cumplimiento de las rondas y

novedades de los turnos;

c. Establecer lineamientos para el ingreso y salida de personas

de la Institución;

d. Registrar las novedades que se presenten para informar al

siguiente turno

Permanente

Rectoría

Coordinaciones

Personal de

Vigilancia

Normatividad

conexa

Registro de

novedades

Resolución dereglamentación

Asignación de

turnos

14

Verificación dematriculados por

jornada, nivel,grado y grupos(

a. Revisar matriculados contra listas y SIMAT

Anual y

Semestral

(PFC)

Secretaría

académicaNA Lista de chequeo

15 Evaluarproveedores

h. Establecer los criterios de evaluación de proveedores;

i. Seleccionar proveedores (invitación conforme al Manual

de Contratación y Ley 80 de 1993);

j. Realizar cuadro comparativo para la adquisición de bienes yservicios, teniendo en cuenta costo-beneficio;

k. Hacer seguimiento a la evaluación a proveedores (calidad

del bien y/o servicios, precio, oportunidad, garantías)

Permanente

Almacenista

PagadoraManual decontratación

Proceso de

contratación

Registros

comparativos

16

Verificación deactualización deinventarios ymantenimiento

a. Hacer seguimiento a los bienes (controlar su uso y custodia)

b. Cumplir los protocolos de mantenimiento

c. Verificar el cumplimiento de los cronogramas establecidos

Permanente

Rector,

Responsable de

sistemas

Responsable de

Cronogramas de

mantenimiento,

Normatividad

aplicable

Reporte de

novedades

Cronograma de

mantenimiento


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Código: GD-REC-009

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recursosaudiovisuales

Responsable de

mantenimiento

de planta física

y jardines

17

Controlar ygestionar el

archivo, losdocumentos yregistros.

a. Conformar EL comité de archivo de la Institución

b. Organizar el archivo de gestión.

c. Hacer mantenimiento al archivo

d. Controlar los documentos;e. Controlar los registros;

f. Evaluar la disposición del archivo institucional, cuando haya

lugar hacer los ajustes pertinentes.

Permanente

Encargado de

gestión

documental,Comité de

archivo,

Procedimiento

para el Control de

Documentos

Procedimientopara el Control de

Registros

Procedimiento

para Archivo

Listado de

Documentos y

Registros

Tablas de

retencióndocumental

Solicitudes para la

Modificación de

Documentos y

Registros

18

Soportar losmovimientoscontables ante las

entidades decontrol.

a. Consolidar la información de los movimientos contables de

la Institución;

b. Relacionar el plan único de cuentas;

c. Generar los libros contables reglamentarios;

d. Presentar los reportes tributarios pertinentes;

e. Gestionar oportunamente el pago de las obligacionestributarias;

- Analizar el estado financiero y tomar las decisiones

pertinentes.

Permanente

Rectoría

Pagadora

N/A

Libros contables

(auxiliares de caja

y bancos, estado

de pérdidas y

ganancias,

declaraciones)

Informe de

ejecución

presupuestal

19Presentar informescontables ypresupuestales

a. Revisar el cumplimiento del Plan de Adquisiciones;

b. Revisar la ejecución presupuestal y contable;

c. Depurar y consolidar información presupuestal y contable;

d. Analizar estados financieros

e. Presentar informes presupuestales y contables ante el

Consejo Directivo, Secretaría de Educación Municipal y

Permanente

Rector

Pagadora

N/A

Plan de

adquisiciones

Informes de

ejecución

presupuestal


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entes de control;f. Presentar información exógena y tributaria a la DIAN;

g. Elaborar cierre presupuestal y acuerdo de cuentas por

pagar.

h. Emprender acciones de mejora continua.

(ingresos ygastos)

Informes

contables

(balance,

estados de

ganancias y

pérdidas)

Libros Auxiliares

Certificación de

información

exógena

Acuerdo

presupuestal

20

Adelantar accionescorrectivas,preventivas y/o demejora.

a. Determinar las oportunidades de corrección, prevención y

mejoramiento, con base en los criterios del Procedimiento

Institucional;

b. Determinar el responsable de levantar y adelantar la

acción;

c. Determinar las causas asociadas a la corrección, prevencióny mejoramiento;

d. Establecer las acciones de mejoramiento para corregir,

prevenir o sostener las fortalezas;

e. Relacionar las acciones correctivas en el listado de

acciones;

f. Acompañar y analizar el cumplimiento de las acciones;

a. Cerrar o reformular las acciones hasta que sean

satisfactorias.

Permanente

Rector

Coordinadores

Procedimiento deacciones

correctivas,

preventivas y/o de

mejora

Acciones

correctivas,

preventivas y de

mejoraListado de

acciones

correctivas,

preventivas y de

mejora

Actas


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Código: GD-REC-009

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