4. v2-Caracterizacion Gestion Directiva 04-05-2016

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Institución Educativa MunicipalESCUELA NORMAL SUPERIOR DE PASTO

Código: GD-REC-009

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Caracterización de Proceso Página 2 de 10

Aprobó: Comité de Calidad Fecha de Elaboración: 30 de Agosto de 2015 Fecha de Actualización: 11 de Diciembre de 2015

CARACTERIZACIÓN

SOLICITANTE ENTRADAS Nº ACTIVIDADES SALIDAS DESTINATARIO SEGUIMIENTO/MEDICIÓN

Comunidadeducativa

Resultados de laevaluacióninstitucional

HACER

7

Controlar el desarrollo del PMI (Plan de MejoramientoInstitucional) Mejoramiento

continuo e integral;desarrollo sostenible

Comunidad educativa

Seguimiento medianteregistros

MEN Democracia yparticipación

8Implementar el gobierno escolar e instancias departicipación

Dirección colegiada ycorresponsabilidad

Comunidad educativa


Comunidadeducativa

Interacción socialPEI

9

Promover la apropiación de la cultura escolarClima asertivo ydesarrollo del PEI

Comunidad educativa


Áreas de gestión Necesidadesinstitucionales

10 Facilitar las relaciones interinstitucionales y con elentorno

Cooperación yresponsabilidadsocial

Comunidad educativaComunidad local

Seguimiento mediante

registros

Comunidadeducativa

Necesidades deInformacióninstitucional

11 Establecer medios de comunicación efectivosReciprocidad yambientecomunicativo

Comunidad educativa


Indicador PQRSNúmero de PQRSrespondidas/ Número dePQRS presentadas

Comunidad

educativa

Interacción social

PEI

12

Liderar y acompañar el desarrollo institucionalProcesos, resultadosy evidencias del PEI;el acompañamiento

al cumplimiento delas funciones

Comunidad educativa


Directivosdocentes

Estado delservicioeducativo

13

Verificar el desarrollo institucionalOportunidades demejoramiento

Áreas de gestión


Comunidadeducativa

Necesidades yexpectativas

EVA

14

Evaluar la satisfacción comunitariaMejoramientocontinuo del servicio

Áreas de gestión



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CARACTERIZACIÓN

SOLICITANTE ENTRADAS Nº ACTIVIDADES SALIDAS DESTINATARIO SEGUIMIENTO/MEDICIÓN

Áreas de gestiónRequisitosaplicables

LUAR

15 Auditar la prestación del servicio educativoOportunidades demejoramiento

Áreas de gestiónSeguimiento medianteregistros

Directivosdocentes

Estado delservicioeducativo

16 Adelantar la revisión por la direcciónOportunidades demejoramiento

Áreas de gestiónSeguimiento medianteregistros

MENComunidadeducativa

Estado de lagestión

17 Adelantar la autoevaluación InstitucionalResultados yoportunidades demejoramiento

Comunidad educativaSeguimiento medianteregistros

Directivosdocentes

Oportunidadesdemejoramiento A

CTUAR

18Emprender acciones correctivas, preventivas y/omejora

Mejoramiento ysostenimientocontinuo

Comunidad educativa


Indicador acciones

correctiva y/o preventivanúmero de acciones

correctivas y/opreventivascerradas/número deacciones correctivascerradas

Comunidadeducativa

Resultados de laevaluacióninstitucional

19Formular y/o actualizar el Plan de MejoramientoInstitucional

Mejoramientocontinuo e integral;desarrollo sostenible

Comunidad educativa


Indicador acción directivanúmero de actividades

cumplidas/número deactividades planeadas


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Anexo Nº 1: Estandarización y Normalización del Proceso

ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DEL PROCESO

No ACTIVIDAD INSTRUCCIONES PARA LA GESTIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA RESPONSABLES DOCUMENTOS REGISTROS

1 Analizar los requisitos

a. Actualizar las normas técnicas curriculares y demás disposiciones legalesvigentes (Ministerio de Educación Nacional y del ente territorial);

b. Analizar el posicionamiento estratégico de la institución;c. Cuando haya lugar, encuestar a la comunidad educativa para analizar su

satisfacción frente al servicio educativo;d. Retroalimentar la encuesta de satisfacción y determinar las

oportunidades de mejoramiento;e. Retroalimentar la autoevaluación institucional;f. Consolidar y/o actualizar la matriz del requisito del servicio educativo

(CLIO);g. Articular los requisitos del servicio educativo con el proyecto, los

procesos, planes de mejoramiento y el currículo;

h. Socializar con el nivel directivo, docente y administrativo los requisitosdel servicio educativo: concienciar sobre su cumplimiento;

i. Evaluar el cumplimiento de los requisitos (en el contexto de las auditoríasinternas de calidad educativa)

Nota:

La actualización de los requisitos está sujeta a la decisión de los DirectivosDocentes en el contexto de la revisión por la dirección.Cuando los requisitos estén actualizados y vigentes, la actividad se dinamizadesde la instrucción “J”. En el caso de la normatividad, la actualización es permanente. Sin embargo, laoportunidad del cumplimiento está sujeta a la decisión de los DirectivosDocentes.

Anual

Semestral

DirectivosDocentes

Proyecto EducativoInstitucional

Normas técnicascurriculares delMinisterio deEducación Nacional ydel ente Territorial

Normagrama

Análisis deposicionamiento

Satisfacción de lacomunidad

Matriz de Requisitos

Asistencia

2Revisar el horizonteinstitucional

a. Cuando haya lugar, retroalimentar y actualizar el horizonte institucionalcon base en los requisitos, tipificando: misión, visión, política de calidad,objetivos de calidad, objetivos institucionales, valores institucionales.

b. Articular el horizonte institucional con las áreas de gestión;c. Articular el horizonte institucional con las metas institucionales

(operativo, estratégico y los indicadores de gestión);d. Concienciar acerca del desarrollo y vivencia del horizonte institucional y

publicarlo en los diferentes espacios escolares (pendones, aulas, entradade la institución, documentos institucionales);

e. Autoevaluar el cumplimiento y apropiación del horizonte.

Nota:

N/ADirectivosDocentes


Horizonteinstitucional

Asistencia

Actas


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La actualización del horizonte está sujeta a la decisión de los DirectivosDocentes en el contexto de la revisión por la dirección.Cuando el horizonte esté actualizado, la actividad se dinamiza desde lainstrucción “c”.

3Planificar la vigenciaescolar

a. Convocar a Directivos Docentes:- Determinar actividades y responsables para la planeación;- Analizar los resultados de la autoevaluación institucional;- Retroalimentar y/o actualizar el plan de mejoramiento; definir las

estrategias y metas para la vigencia escolar;- Determinar las decisiones y acuerdos directivos para la vigencia;- Consolidar los instructivos y materiales para el trabajo in situ;- Consolidar la agenda de planeación.b. Convocar al personal docente y administrativo, según el cronograma

Municipal;c. Desarrollar la agenda de planeación institucional con el personal docente y

administrativo;- Dinamizar la planeación de las áreas de gestión;- Consolidar los planes operativos, resultados y productos de las áreas de

gestión escolar;- Facilitar la puesta en común de los avances y realizar los ajustes a los que

haya lugar.d. Consolidar el cronograma institucional;e. Retroalimentar los resultados de la planeación institucional.

Nota:

Revisar y verificar los acuerdos de planeación, según lo previsto en la etapa “V”

(verificar) de éste proceso.

AnualDirectivosDocentes

Proyecto PedagógicoInstitucional

Manual de Calidad

Agenda deplaneación

Acta

Cronogramainstitucional

Instructivos detrabajo

4Definir las estrategiaspara la apropiación de lacultura escolar

a. Establecer estrategias de información:- Publicaciones de documentos institucionales;- Publicación en espacios físicos de la institución;- Publicación en la página web y redes sociales.b. Establecer estrategias de comunicación:- Reunión de profesores, administrativos y directivos;- Asamblea de padres de familias;- Reuniones de consejo directivo, académico, estudiantil, de padres de

familia;- Atención al público;c. Establecer estrategias de formación:- Talleres de promoción de la cultura escolar con los diferentes estamentos

PermanenteDirectivosDocentes


CircularesPublicaciones en lapágina WebGuías de inducciónInstructivos


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que conforman la comunidad educativa;- Actividades de inducción y reinducción a la comunidad educativa.- Encuentros de orientación grupal;d. Establecer las estrategias de retroalimentación de la apropiación de la

cultura escolar.- Buzón de Sugerencias y Propuestas;- Procedimiento para la atención a las sugerencias y propuestas;- Encuentros de retroalimentación de la apropiación de la cultura escolar.

NOTA: La frecuencia está determinada por las necesidades concretas de lacomunidad educativa (unas estrategias son cotidianas y otras periódicas).

5Planificar las metasinstitucionales

a. Construir las metas institucionales con base en el horizonte, lascondiciones institucionales y los requerimientos de los distintosestamentos de la comunidad educativa;

b. Programar las metas e indicadores del plan de mejoramiento;c. Definir las tareas para llevar a cabo las actividades de los procesos

directivo, académico, comunitario y administrativo;d. Programar las unidades de medida y el tiempo límite para su ejecución;a. Programar los indicadores de los objetivos de calidad;b. Socializar con el equipo docente y directivo docente;c. Establecer acuerdos de mejoramiento si hay lugar.d. Consolidar la información en el Cuadro Integral de Mando.

Anual Directivo Docente Manual de Calidad

Cuadro integral de

mando

Plan deMejoramientoInstitucional

6Revisar y aprobar laplaneación

a. Verificar la planeación del proceso:- Retroalimentar el cumplimiento de los requisitos del servicio hasta la

etapa de planeación;- Retroalimentar el cumplimiento de la agenda de planeación escolar;- Retroalimentar la planeación de las áreas de gestión;- Retroalimentar las metas para la vigencia;b. Controlar los cambios a los que haya lugar;

c. Aprobar la planeación para la vigencia escolar;d. Divulgar con la comunidad educativa.

Anual Comité de Calidad PEIActa

Asistencia

7

Controlar el desarrollodel PMI (Plan deMejoramientoInstitucional)

a. Acompañar el cumplimiento de las metas y actividades trazadas para lavigencia;

b. Retroalimentar los avances, estancamientos, retrasos y modificaciones;c. Aprobar los cierres de metas cuando haya lugar;d. Retroalimentar con la comunidad educativa los avances del PMI.

Semestral Directivos docentes N/A

Cuadro integral demando

PMI

8Gestionar el gobiernoescolar e instancias departicipación

a. Conformar y posicionar los consejos directivo, académico, padres defamilia, estudiantes y personero;

b. Concienciar sobre las funciones y responsabilidades;c. Construir, donde haya lugar, proyectos de los consejos directivo,

académico, estudiantil y de padres de familia, que serán revisados de

Periódico Directivos docentes Legislación VigenteActas de estamentosde gobierno escolar


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manera periódica;d. Concertar agenda y desarrollar reuniones de cada consejo;e. Propiciar el diálogo entre delegatarios y representados;f. Autoevaluar el cumplimiento de sus funciones.

9Promover la apropiaciónde la cultura escolar

a. Desarrollar talleres de formación para la c omunidad educativa;b. Retroalimentar la relación entre las prácticas pedagógicas, el diseño

curricular y la teleología institucional;c. Concienciar sobre los requisitos, rasgos, valores y demás elementos que

definen la identidad institucional;d. Autoevaluar los avances, apropiación y determinar oportunidades de

mejoramiento.

Permanente Directivos docentes


Manual de calidad

ActasCircularesGuíaInstructivo

10Facilitar las relacionesinterinstitucionales y conel entorno

a. Establecer acuerdos de cooperación y/o convenios con organizacionesgubernamentales y no gubernamentales para el mejoramiento de lainstitución educativa;

b. Gestionar la vinculación de estudiantes practicantes;c. Gestionar las relaciones interinstitucionales con las entidades de control;d. Monitorear el cumplimiento de los acuerdos y/o convenios.

Periódico Directivos docentes N/A

Convenios

Actas

Oficios

Proyectos de práctica

11Dinamizar los sistemasde comunicación

a. Dinamizar la comunicación institucional a través de los siguientes medios:

Boletín informativo con las actividades, fechas y requerimientos generalespara el desarrollo del proceso formativo;

Comunicados internos (según necesidad del servicio);

Redes sociales (facebook y twitter);

Cadenas de correos electrónicos (mensuales);

Página web (permanente);b. Reuniones con padres de familia (cuatro anuales);c. Reunión de áreas (semanal);d. Retroalimentar Blog Escolar.b.

Facilitar espacios de interacción comunicativa ascendentes ydescendentes;

c. Autoevaluar, comunitariamente, la efectividad de los procesoscomunicativos.

Permanente Directivos docentes N/A

Comunicados

Acta

Sitios web (página,correos y redessociales)

12Liderar y acompañar eldesarrollo institucional

a. Acompañar el cumplimiento de las actividades institucionales;b. Promover la participación de la comunidad educativa en el desarrollo del

PEI;c. Dirimir los conflictos y situaciones institucionales que entorpezcan el

desarrollo;d. Convocar y gestionar las reuniones de la Alta Dirección, Comité de Calidad

y Equipos de Gestión de las Áreas del PEI;e. Dinamizar las jornadas pedagógicas para la promoción del PEI;f. Autoevaluar, comunitariamente, el desarrollo del Proyecto Educativo.

Permanente Directivos docentesPEI

Manual de calidad

Actas

Cronograma


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13Verificar el desarrolloinstitucional

a. Solicitar el informe y la planes de acción a los jefes de área ycoordinadores y determinar los avances y dificultades;b. Retroalimentar el cumplimiento de los objetivos, indicadores y metas

propuestas;c. Evaluar el desarrollo misional por medio de las actividades operativas de

los procesos;d. Evaluar el desarrollo visión por medio de las actividades del plan de

mejoramiento;e. Evaluar la política y objetivos de calidad por medio de los resultados de los

indicadores de gestión;g. Autoevaluar la efectividad, conveniencia y adecuación del desarrollo

educativo institucional;h. Determinar las oportunidades de mejoramiento a las que haya lugar.

Semestral Directivos docentesPEI

Manual de Calidad

Acta

Cuadro integral demando

14Evaluar la satisfaccióncomunitaria

a. Evaluar la satisfacción:

- Aplicar encuestas a padres de familia, estudiantes, docentes,administrativos y directivas docentes;

- Sistematizar los resultados y analizar la información;- Retroalimentar los resultados con la comunidad educativa;- Desarrollar las acciones de mejoramiento a las que haya lugar.b. De manera permanente:- Disponer formatos para recibir quejas, sugerencias o reconocimientos en

el buzón institucional;- Recolectar quincenalmente los registros depositados;- Analizar la naturaleza de la queja o sugerencia y establecer el tratamiento

(los reconocimientos se divulgan con los interesados);- Evaluar la respuesta y satisfacción del interesado;- Divulgar el tratamiento con el nivel directivo.

Anual

PermanenteDirectivos docentes

Procedimiento deQuejas,Reconocimientos oSugerencias

QuejasReconocimientos oSugerencias

Encuestas: Padres deFamilia, Estudiantes,Docentes, DirectivosDocentes yAdministrativos

Sistematización deResultados

Conclusionesentrevistas

15Auditar la prestación delservicio educativo

a. Establecer el programa de auditoría, tanto interna o externa si hay lugar;

b. Asignar o contratar el equipo de auditoría interna;c. Velar por el mantenimiento de las competencias del equipo auditor;d. Establecer y aprobar el plan de auditoría;e. Realizar la reunión de apertura de auditoría;f. Realizar la auditoría in situ, según lo previsto en el plan:- Entrevistar a la comunidad educativa;- Verificar el desarrollo del proceso escolar;- Consolidar las evidencias de auditoría;g. Realizar la reunión de cierre de auditoría;h. Presentar el informe de auditoría;i. Dinamizar las acciones de mejoramiento a las que haya lugar; j. Evaluar la competencia de los auditorías y la pertinencia de auditoría;

AnualDirectivos docentes

Equipo auditor

Procedimiento deauditorías de calidadeducativa

Programa de

auditoría

Plan de auditoría

Lista de personal

Listas de verificación

Informe de auditoría

Hoja de vida deauditores


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k. Determinar y dinamizar las oportunidades de mejoramiento.

Nota: Para el caso de las auditorías externas, de tercer parte, se atenderán losprocedimientos de la entidad contratada (ICONTEC).

Evaluación deauditores

16Adelantar la revisión porla dirección

a. Convocar a la alta dirección;b. Analizar los resultados y acciones de la última revisión por la dirección;c. Verificar:- Cumplimiento de requisitos;- Evaluación general del desarrollo de los procesos;- Estado de auditorías;- Estado de la satisfacción;- Resultados de la operatividad interna;- Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y Quejas;- Otros cambios que pueden afectar el desarrollo del servicio.d. Consolidar el estado general de la Institución para la vigencia;e. Determinar cambios y ajustes al desarrollo del servicio educativo;f. Definir acciones de mejoramiento institucional.

SemestralComité de calidadeducativa

Guía de Revisión porla Dirección

Revisión por laDirección

17Adelantar la Autoevaluación institucional

a. Elaborar la agenda de evaluación;b. Revisar y/o actualizar los documentos para la evaluación institucional;c. Convocar a la comunidad educativa para la evaluación;d. Evaluar el desarrollo de las áreas de gestión institucional;e. Consolidar la información;f. Establecer el estado de la gestión durante la vigencia;g. Priorizar las acciones para el mejoramiento.

Anual Directivos docentesGuía de EvaluaciónInstitucional

Informe deEvaluacióninstitucional

Acta

Asistencia

18

Emprender acciones

correctivas, preventivasy/o mejora

a. Determinar las oportunidades de corrección, prevención y mejoramiento,con base en los criterios del Procedimiento Institucional;

b. Determinar el responsable de levantar y adelantar la acción;c. Determinar las causas asociadas a la corrección, prevención y

mejoramiento;

d. Establecer las acciones de mejoramiento para corregir, prevenir o sostenerlas fortalezas;

e. Relacionar las acciones correctivas en el listado de acciones;f. Acompañar y analizar el cumplimiento de las acciones;g. Cerrar o reformular las acciones hasta que sean satisfactorias.

Permanente Comité de calidad

Procedimiento deacciones correctivas,

preventivas y/o demejora

Acciones correctivas,preventivas y demejora

Listado de acciones

correctivas,preventivas y demejora

Acta

19Formular y/o actualizarel Plan de MejoramientoInstitucional

a. Formular el plan de mejoramiento institucional;b. Determinar las metas a corto (1 año), mediano (2 años) y largo plazo (3

años);c. Retroalimentar el plan de mejoramiento;d. Promover la participación de la comunidad educativa y el cumplimiento.

Anual Directivos docentesGuía Plan demejoramientoInstitucional

Plan demejoramientoinstitucional


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