Administración, Organización y Práctica de Oficina / 4to. Perito Contador Sección K / 2015

MANUALES ADMINISTRATIVOSEs una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos.

Es muy importante su utilización por cuanto es una valiosa herramienta técnica que ayuda a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma en cómo deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Asegurar adecuada comprensión de funciones, propósitos y expectativas de organización y de actividades que realiza.

Lograr y mantener sólida visión orgánica de toda la entidad. Facilitar estudio de la organización. Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las mates. Conocimiento de la estructura y valoración de cargos que la integran. Establecer canales de comunicación y de relaciones funcionales. Proporcionar una visión global de la organización, conocimiento de roles y medio que facilite formación

técnico - profesional al orientarle en las actividades a desarrollar.

REQUISITOS

a) Comprenda a la totalidad de la estructura, dependencias, cargos, funciones, procesos atribuciones y responsabilidades.

b) Variable tiempo deba estar presente en todo momento.c) Entiendan todos destinatarios, redactado en lenguaje claro, sencillo y concreto.d) Conocido por todos, llegar a cada trabajador para lo conozcan, puedan examinarlo y lo puedan aplicar.

Lic. Julio Cesar Morales Marroquín / Escuela Nacional Central de Ciencias Comerciales J.V. – Extensión -

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CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALESPOR SU CONTENIDO

De historia.-Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento, logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de ella.

De organización.- Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos puestos.

De políticas.- Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización.

De procedimientos.- Expresa los procedimientos administrativos a través de los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. También le explica al personal cómo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos prescritos. 

De contenido múltiple.- Es cuando la cantidad de personal o actividades no sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se combinen dos o más categorías como “políticas y procedimiento”.

POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN 

GENERAL: También reglamentos internos, se refieren a estructura global de la organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son de propósito múltiple. 

De organización y funciones:Establece estructura orgánica de la entidad y funciones que cumplen diferentes órganos internos, las relaciones formales necesarias en el cumplimiento de sus tareas.

De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas.

De políticas: Dirección fija orientaciones y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organización. Facilita cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armonía, consistencia y solidez a entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes, con los proveedores y con otras organizaciones.

ESPECÍFICO: Estos manuales contienen información de una unidad orgánica. 

De reclutamiento y selección: Se refiere al área del personal y su objetivo es establecer pautas de cómo reclutar y seleccionar.

De auditoría interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a actividades de la auditoría interna.

De políticas de personal: Su objetivo es definir políticas, así como señalar guías respecto a temas de contratación, permisos, etc.

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De procedimiento de tesorería: Su objetivo es establecer procesos a seguir en el área de tesorería, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo.

POR FUNCIÓN ESPECÍFICA 

De Producción.-Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos de fabricación, es decir la inspección y control de producción.

De Compras.-Define las actividades que se relacionan con las compras, es una útil fuente de referencia para los compradores.

De Ventas.-Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.

De Finanzas.-Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de administración y contiene instrucciones específicas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y protección de bienes.

De Contabilidad.-Señala los principios y técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, manejo de registros, etc.

De Crédito y Cobranzas.-Son los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crédito, etc.

De Personal.-Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y selección, administración de personal, políticas de personal, capacitación.

Técnico.-Contiene los principios y técnicas de una función operacional determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos.

De Adiestramiento.-Su objetivo es explicar de forma detallada las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. También incluye técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para el usuario.

PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Tabla de contenido. Introducción. Instrucciones para el uso de manual. Cuerpo. Flujograma(s). Glosario, con términos importantes. Conclusiones. Recomendaciones. Anexos.

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MANUALES DE PROCEDIMIENTOSTodo manual de procedimiento debe constar de las siguientes partes:

1. LA PRESENTACIÓN2. LOS OBJETIVOS3. LA JUSTIFICACIÓN DE SU NECESIDAD4. DEFINICIÓN, CARACTERÍSTICAS Y CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Metodología de Trabajo para el Estudio de Procedimientos

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

1. Planeación del estudio: el primer paso será definir la naturaleza del problema en cuestión, esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio, además de proporcionarnos elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución el plan de trabajo.

2. Investigación de la situación actual: cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento tal como se desarrolla, esta fase incluye: la recopilación de la información, el registro y documentos del procedimiento actual y la obtención de la aprobación correspondiente.

3. Análisis y critica de la información: ya concluida la fase de investigación, se procederá a la realización de un examen crítico a través de los siguientes puntos:

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a. ANALISIS: consiste en diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Entre más críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa será la identificación de lo no esencial. Tanto el análisis como la crítica de la información deben realizarse desde diferentes puntos de vista.

b. DIAGNOSTICO: es el medio que deberá utilizar el analista para dar a conocer a los afectados o usuarios del procedimiento. Los resultados del análisis y crítica de la información. La etapa del diagnóstico es la más importante del estudio de procedimientos.

4. Diseño de procedimientos: ya efectuado el análisis, se está en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias de acuerdo con el resultado del mismo, estos podrían ser.

a. REDISEÑO DE FORMASb. DISEÑO DE NUEVAS FORMASc. RESPORTESd. REGISTROSe. CREACION O SUPRESION DE ARCHIVOSf. ELIMINACION DE OPERACIONES INNECESARIASg. CREACION DE NUEVOS CONTROLES

En resumen el manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa; y a su vez, contiene información y ejemplos de formularios autorizaciones y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

Dentro del contenido de un manual existen 3 secciones que aparecen invariablemente, estos son el texto, los diagramas y las formas.

EL TEXTO: todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras. Este describirá el procedimiento, enumerando en orden cronológico las operaciones de que se compone, en que consiste cada operación y quien debe ejecutarla, como cuando, donde y para que debe ejecutarse. Además de señalar quien es el responsable del procedimiento, el objetivo que se persigue con su ejecución y por supuesto las políticas que deberán aplicarse.

DIAGRAMAS: dentro de esta sección, va la clasificación de las gráficas administrativas, aunque existe una gran confusión dentro de la terminología administrativa; ya que se utilizan varios términos para un mismo contenido; es decir; existen autores que nombran a los “diagramas” por medio de otros términos o conceptos, por ejemplo:

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FORMAS: la mayor parte del material que se maneja está constituido por “formas”. Por eso, es importante incluir en el manual una sección de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe, añadiendo además una explicación detallada y ejemplos sobre la manera de llenarlas.El empleo de cada una de estas, depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate.

PRESENTACIÓN DE UNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SU ESQUEMA

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FORMATO DE OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

SIMBOLOGÍA DEL PROCESO

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EJEMPLO DE LA TABLA DE PROCESO

http://es.slideshare.net/mili19/manuales-de-administracion-presentationhttp://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/manuales-administrativos.html

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LABORATORIO 4 – CREACIÓN DE EMPRESAS –

Claves de las parejas de trabajo: _________, ________, ________ y ________Fecha de entrega: viernes 07 de agosto, 2015 / cumplieron con la entrega

Instrucciones: verifique lo que se les asigna y realice cada ítem, debe de entregarlo en original y una copia pegada en el cuaderno de cada integrante / cumplieron con la entrega

PASO 3

I. Lea detenidamente cada uno las líneas de este texto y trate de encontrar palabras para un glosario.

J. dentro de la estructura de un manual se establece: Tabla de contenido, Introducción, Instrucciones para el uso de manual, Cuerpo, Flujograma(s), Glosario, con términos importantes, Conclusiones, Recomendaciones y Anexos. SELECCIONE un proceso dentro de sus diferentes actividades que se realizan dentro de su empresa y establezca cada uno de los aspectos que se determinan en la estructura del manual; recuerde que tiene que redactar de forma técnica y con coherencia en cada aspecto.

K. ELABORE UN MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCESOS, (proceso de producción de su producto de venta) para ello deberá de tomar en cuenta los tres secciones que se presentan en el escrito: TEXTO, DIAGRAMAS Y FORMAS; utilice los elementos del flujograma para crear uno de acuerdo a la forma que se elaborará cada paso del proceso. El manual debe de estar presentado en forma de folleto o libro.

L. Realizar tres hojas de responsabilidades de tres puestos de trabajo, tomando en cuenta el cuadro de modelo.

LISTA DE TAREAS – NOMBRE DE LA EMPRESAperiodo semanal comprendido de: a:No. Descripción de Actividad o Responsabilidad Horas

CalculadasHorasReales

Nombre del responsable: Nombre del jefe inmediato Firma y fecha de autorización

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