UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Jefe de Unidad: Dr. Elio Machaca Cardenas

◦ Equipo Tecnico:

◦ Lic. Cecilia Virginia Poma Quispe ◦ Lic. Ross Melanio Mujica Caliizaya ◦ Lic. O. Luis S. Gutierrez

Apoyo administativo: Sra. Adelaida Lopez Gamarra GESTION 2013

La Unidad de Desarrollo Organizacional ha presentado su Plan de Trabajo a la Dirección de Desarrollo Organizacional y Tecnologías de la Información en el cual ha fijado los objetivos y los tiempos para alcanzarlos en la gestión 2013. Los objetivos planteados son los siguientes:

1.Ajuste de la Estructura Organizacional y MOF en el POA ajustado I. 2. Actualización de los Reglamentos Específicos de SABS-SOA-SAP de la Ley N°

1178. 3. Revisar las propuestas de funciones planteadas por las unidades

organizacionales para el ajuste y actualización del MOF. 4. Actualizar el Manual de Procesos y Procedimientos de acuerdo a la nueva

estructura organizacional del GAMEA. 5. Análisis retrospectivo y prospectivo de la estructura organizacional del GAMEA

para la Gestión 2013 6. Elaborar la propuesta de nueva estructura organizacional y MOF para la gestión

2014. 7. Desarrollar e Implementar el Manual de Contrataciones del GAMEA. 8. Elaboración de modelos de carpetas, documentos y formularios para los

procesos de contratación del GAMEA 9. Proponer procesos y procedimientos para la recepción de bienes y/o servicios. 10. Planificar y Organizar eventos de difusión del contenido de los reglamentos

específicos y otros instrumentos administrativos internos. 11. Presentación de productos

En el periodo comprendido entre el 2 de enero al 25 de abril de 2013 se ha avanzado en los siguientes puntos del Plan de Trabajo:

En el marco de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales que establece el Sistema de Organización Administrativa y que a través de los Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa y específicamente de acuerdo al Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto, para la gestión 2013, se ha elaborado el Manual de Organización y Funciones y la Estructura Organizacional lo cual permitió que se aprobará el Plan Operativo Anual y el Presupuesto correspondiente.

Producto de este trabajo técnico se tiene la Ordenanza Municipal 022/2013 que aprueba el ajuste a la Estructura Organizacional del GAMEA.

Cabe señalar que se realizo el análisis retrospectivo y prospectivo para el diseño del Manual de Organización y Funciones y la Estructura Organizacional del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto.

Como se podrá apreciar, de lo descrito anteriormente la Unidad de Desarrollo Organizacional, en este punto específico, ha cumplido parcialmente con las funciones establecidas en el Manual de Organización y Funciones específicamente en lo que se refiere a: “Elaborar las modificaciones y/o actualizaciones al Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos y Procedimientos”.

Si bien el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto cuenta con reglamentos específicos de los sistemas de administración que establece la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales, los mismos se encuentran desactualizados. Es asi que el equipo de esta unidad analizo la pertinencia de realizar la actualización de los siguientes reglamentos:

Específicamente se priorizó la adecuación del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. En este sentido y en coordinación con la Oficialía Mayor Administrativa se conformó una comisión revisora del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Es así que se sostuvieron 8 talleres de ajuste y revisión con miembros de la comisión revisora y se hicieron las modificaciones pertinentes.

Producto de este proceso se obtuvo un proyecto de Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios el mismo que según la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales, Normas Básicas del SABS y Reglamento Especifico del SABS debe ser remitido al Órgano Rector del SABS para que esta instancia en ejercicio de atribuciones efectué la compatibilización al proyecto de Reglamento y se socializó el proyecto de RE-SABS a la Dirección de Finanzas y Dirección Administrativa.

Como una de las funciones de la Unidad de Desarrollo Organizacional es prestar asistencia a otras unidades organizacionales sobre reglamentos específicos de la Ley Nª 1178 de Administración y Control Gubernamentales, a invitación de la Dirección de Capital Humano para tratar el tema del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal, el personal de la Unidad de Desarrollo Organizacional se hizo presente en oficinas de la Dirección de Capital Humano y sostuvo reunión con personal de dicha dirección.

Producto de reuniones de trabajo, sostenidas con el personal de la Dirección de Capital Humano se presento un proyecto de Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal el cual contempla las modificación según la Ley Nº 321.

Sobre el SOA: A la fecha y considerando que hay modificaciones a reglamentos específicos del GAMEA, el personal de esta unidad se encuentra analizando las modificaciones pertinentes al Reglamento Específico del Sistema de organización Administrativa del Gobierno Autónomo Municipal de El Alto.

Producto de este análisis y trabajo de gabinete realizado por el personal de esta unidad se tiene un borrador de proyecto de Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa para el Gobierno Autónomo Municipal de El Alto, en versión preliminar.

Como se podrá preciar el lo descrito anteriormente la Unidad de Desarrollo Organizacional. En este punto, ha cumplido con las funciones establecidas en el Manual de Organización y Funciones específicamente en lo que se refiere a: “Realizar la actualización a los reglamentos específicos de los sistemas que establece la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales” y “Emitir criterio técnico sobre los proyectos de manuales y otros instrumentos administrativos internos así como aquellas que le sean requeridas en el ámbito de su competencia”

Como iniciativa de esta unidad y del personal que lo conforma, considerando nuevas formas para la recolección de información para la elaboración del Manual de Organización y Funciones, se procedió sostener reuniones internas en las cuales se analizó la pertinencia de diseñar el formulario denominado “FORMULARIO – F-MOF-01” y la Guía para el llevado del Formulario F-MOF-01. Dichos instrumentos se diseñaron tomando en cuento criterios de Organización y Métodos los mismos que se publicaron el la pagina WEB del GAMEA para que puedan ser descargados para su consulta.

Es asi que una vez que se tuvieron las versiones finales de los instrumentos mencionados anteriormente, se procedió a la entrega de los mismos a las unidades organizacionales, fijando un tiempo prudente para que las mismas puedan llenar el formulario y lo remitan para sus sistematización. Cabe señalar que por primera vez se proporciono una guía para orientar a las unidades organizacionales en el llenado del formulario del Manual de Organización y Funciones.

Actualmente el personal técnico de esta unidad se encuentra sistematizando los formularios remitídos a esta unidad por las diferentes unidades organizacionales del GAMEA. Así mismo se presto asistencia técnica a las diferentes unidades que visitaron las dependencias de esta unidad y por oro lado se visito a las unidades organizacionales para realizar las correcciones y aclarar las dudas que fueran presentadas.

Como se podrá apreciar el lo descrito anteriormente la Unidad de Desarrollo Organizacional. En este punto especifico, ha cumplido con las funciones establecidas en el Manual de Organización y Funciones específicamente en lo que se refiere a: “Diseñar formatos y formularios que permitan mejorar los procesos administrativos”.

Se ha realizado la presentación del nuevo esquema de los manuales de contratación a Directores y jefes de la Oficialía Mayor Administrativa y Financiera.

Así mismo se han desarrollado 3 Talleres de ajuste y revisión del manual de bienes: introducción, requisitos, flujogramas para contrataciones menores.

Desarrollo de la Tabla Referencial de bienes de avance.

Elaboración del nuevo formato de especificaciones técnicas.

Formulario de contratación menor-bienes (revisado y ajustado en taller).

Nuevo formato de especificaciones técnicas (revisado y ajustado en taller).

Diseño de formulario de evaluación y adjudicación (revisado y ajustado en taller).

Nuevo formato de órdenes de compra y órdenes de servicio (revisado y ajustado en taller).

Presentación del nuevo formato de órdenes de compra y órdenes de servicio a la Dirección de Finanzas y Dirección Administrativa..

Por otro, indicar que el personal de esta unidad también apoya, coadyuva y presta asistencia técnica requerida por otras unidades organizacionales ya se a de forma oficial como verbal.

Se han alcanzado los objetivos planteados en el Plan de Trabajo hasta la fecha dentro el periodo que corresponde a los meses de enero, febrero, marzo y abril. Los demás objetivos planteados en el Plan de Trabajo se alcanzaran de acuerdo a los tiempos fijados en el plan de trabajo, que se adjunta al presente.

Jefe de Unidad: Dr. Elio Machaca Cardenas

Equipo Tecnico:

Lic. Cecilia Virginia Poma Quispe

Lic. Ross Melanio Mujica Caliizaya

Lic. O. Luis S. Gutierrez

Apoyo administativo: Sra. Adelaida Lopez Gamarra