UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

Campus Arturo Ruiz Mora

Santo Domingo

FACULTAD DE EDUCACION A DISTANCIA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis previa a la obtención del título de:

LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CONTADOR PÚBLICO

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA

MEJORAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y

FINANCIEROS DE ALMACEN’S C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) DEL

CANTON EL CARMEN 2010.

Estudiante:

NANCY LORENA MOYANO ROMÁN

Directora de Tesis:

Dra. Clemencia Carrera N.

Santo Domingo-Ecuador

Diciembre, 2011.

ii

Autoría de Tesis

La abajo firmante, en calidad de estudiante de la Licenciatura en Contabilidad y Auditoría, declaro que los contenidos de este Proyecto de Investigación, requisito previa a la obtención de Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría C.P.A, son absolutamente originales, auténticos, personales y de exclusiva autoría de la misma.

…………………………………………………..

Nancy Lorena Moyano Román

iii


Campus Arturo Ruiz Mora

Santo Domingo

INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS

Santo Domingo, 28 de julio de 2011.

Matemático

Mauricio García

DIRECTOR DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA


Presente.-

De mis consideraciones.-

Mediante el presente hago llegar el informe de dirección de tesis, de la Srta. Nancy

Loren Moyano Román, sobre el tema: “ELABORACIÓN DEUN MANUAL DE

CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y FINANCIEROS DE ALMACEN’S C.C.R

(Centro Comercial Rivadeneira) DEL CANTÓN EL CARMEN 2010”.

El trabajo de investigación lo ha desarrollado la estudiante, bajo mi dirección, el

mismo que se compone de cinco capítulos que contienen lo siguiente:

En el capítulo I se encuentran los antecedentes, la importancia del estudio, situación

actual del tema de estudio, limitación del estudio, los objetivos, la justificación,

hipótesis y el planteamiento del problema.

En el capítulo II consta el marco de referencia del control interno y tenemos sobre la

reseña histórica del control interno, definición de control interno, elementos del

control interno, ambiente del control interno, objetivos del control interno,

importancia, estructura del control interno, clasificación del control interno, técnicas

iv

del control interno, limitaciones de las actividades de un sistema de control interno,

tipos de control interno, control interno administrativo, control interno financiero-

contable, evaluar el riesgo de control interno, manuales, objetivos, tipos de manuales.

En el capítulo III se presenta la metodología, en donde consta la situación de la

empresa, la misión, visión, los clientes fijos, proveedores, la situación financiera de

la empresa, la estructura de la organización, evaluación del control interno,

cuestionarios de control interno para la gerencia, caja, digitación, contabilidad,

ventas, cartera y los resultados e la evaluación del control interno.

En el capítulo IV consta la propuesta que es la elaboración de un manual de control

interno para mejorar los procesos administrativos, contables y financieros de

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) del cantón El Carmen, el mismo

que contiene la misión, visión, y el control interno para caja, caja chica, bancos,

cuentas y documentos por cobrar, inventario de mercaderías, cuentas por pagar,

ventas, compras.

En el capítulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones del trabajo de

investigación a los cuales ha llegado la estudiante.

Este trabajo se ha desarrollado con la rigurosidad científica el mismo que servirá para

el control de los recursos económicos de Almacen’s C.C.R de la ciudad de El

Carmen y de negocios similares.

Atentamente,

Dra. Clemencia Carrera Naranjo.

DIRECTOR DE TESIS.-

v

DEDICATORIA

El presente trabajo de investigación está dedicado a las dos personas que han sido el

pilar fundamental de mi vida, por quienes he luchado para alcanzar todas las metas

propuestas, quienes me apoyaron incondicionalmente a subir un escalón más de mi

preparación académica; la Sra. Lucy Román y el Sr. Willian Moyano, mis bellos

padres que supieron inculcar en mi el esfuerzo y la dedicación en todo lo que uno

emprende.

A demás quisiera dedicar este trabajo de manera muy especial a mis hermanos y

demás familiares que de corazón me apoyan en todos mis proyectos, a todos quienes

hicieron posible este logro, al Sr. Guido Chamorro quien es y ha sido más que un

jefe, un amigo incondicional y con su ayuda hice posible este anhelo.

A mi esposo y a mi hija mis dos grandes amores, quienes sacrificaron horas de su

tiempo apoyándome de manera directa e indirecta, que están conmigo siempre

confiando y creyendo en mi.

Nancy Lorena Moyano Román.

vi

AGRADECIMIENTO

Quisiera agradecer en primer lugar a Dios quien es el motor principal del ser

humano, por quién he sido inmensamente bendecida hasta ahora y a quién le debo

todo cuanto soy como mujer, esposa, madre, hija y persona.

Un agradecimiento muy grande a mis padres, hermanos y demás familiares ya que

han estado conmigo en todo momento, brindándome su apoyo, comprensión y cariño

el cual ha constituido mi motivación más grande para llegar a esta meta.

A mi tutora por su paciencia, comprensión y dedicación a mi trabajo de tesis ya que

sin su ayuda no habría sido posible la culminación de la misma.

A mi hija y esposo mil gracias por su amor incondicional sin ellos este sueño no

hubiese tenido sentido, su comprensión y apoyo significan mucho para mí.

Nancy Lorena Moyano Román.

vii

INDICE DE CONTENIDOS

Descripción Páginas

Portada i

Hoja de Derecho de Autor ii

Informe de Aprobación del Director de Tesis iii

Dedicatoria v

Agradecimiento vi

Tabla de contenido vii

Resumen Ejecutivo xvi

CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

1.1.1 Antecedentes 1

1.1.1 Antecedentes históricos 1

1.1.2 Antecedentes científicos 2

1.1.3 Antecedentes prácticos 3

1.1.4 Importancia del Estudio 4

1.1.5 Situación actual del tema de investigación 4

1.2. Limitación del estudio 5

viii

1.3. Alcance del trabajo 5

1.4 Objeto del estudio 5

1.5 Objetivos 6

1.5.1 Objetivo General 6

1.5.2 Objetivo Específico 6

1.6 Justificación 6

1.7 Hipótesis 7

1.7.1 Variables 7

1.7.2 Indicadores 7

1.8 Aspectos metodológicos del estudio 8

CAPITULO II

MARCO DE REFERENCIA

2.1 Marco Teórico 11

2.1.1 Reseña histórica del control interno 11

2.2 El Control Interno 13

2.3 Definición de control interno 13

2.4 Elementos del control interno 13

2.5 Medios de obtener el control interno 15

2.5.1 Ambiente de control 15

ix

2.5.1.1 Integridad y valores éticos 15

2.5.1.2 Compromiso con la competencia 15

2.5.1.3 Consejo de administración o comité de auditoría 15

2.5.1.4 Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos 15

2.5.1.5 Estructura organizacional 16

2.5.1.6 Asignación de autoridades y responsabilidades 16

2.5.1.7 Políticas y procedimientos de recursos humanos 16

2.5.2 Procesos de evaluación de riesgo 16

2.5.3 Sistema de información aplicable a los informes

financieros y a la comunicación e información contable 16

2.5.4 Actividades de control 17

2.5.4.1 Evaluaciones del desempeño 17

2.5.4.2 Controles de procesamiento de información 17

2.5.4.3 Controles físicos 18

2.5.4.4 División de obligaciones 18

2.5.4.5 Monitoreo de los controles 18

2.6 Objetivos del control interno 19

2.7 Importancia 19

2.8 Estructura del control interno 20

2.9 Clasificación del Control Interno 22

2.10 Técnicas de Control Interno 24

2.11 Limitaciones de la actividad de un sistema de control interno 27

x

2.12 Tipos de control interno 29

2.12.1 Control interno administrativo 30

2.12.2 El control interno financiero-contable 30

2.13 Evaluar el riesgo de control 31

2.13.1 Determinar el nivel de riesgo de control evaluado y planeado 31

2.13.2 Diseñar y realizar pruebas adicionales de los controles 32

2.13.3 Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas

planificadas 32

2.13.4 Documentar el nivel evaluado de riesgo de control 32

2.14 Empresa 33

2.14.1 Aplicación del concepto de empresa 33

2.15 Clases de empresa 34

2.15.1 Empresa Comercial 35

2.16 Contabilidad 35

2.17 El proceso contable 35

2.18 Fases del desarrollo contable 36

2.19 Manuales 37

2.20 Objetivos 37

2.21 Tipos de manuales 39

2.21.1 Manual de procedimientos 39

2.21.2 Manual de políticas 39

2.21.3 Manual de organización 40

xi

2.22 Tesorería 40

2.22.1 Funciones específicas de la tesorería 41

CAPITULO III

METODOLOGÍA

3.1 Análisis de la situación actual 42

3.1.1 Situación actual de la empresa 42

3.2 Misión 42

3.3 Visión 42

3.4 Clientes fijos 42

3.5 Proveedores 45

3.6 Situación financiera 46

3.7 Estructura de la organización 50

3.7.1 Estructura orgánica 51

3.8 Evaluación del Control Interno 52

3.8.1 Cuestionario de control interno aplicado a Gerencia 52

3.8.2 Cuestionario de control interno aplicado a caja 53

3.8.3 Cuestionario de control interno aplicado a digitación 54

3.8.4 Cuestionario de control interno aplicado a contabilidad 55

3.8.5 Cuestionario de control interno aplicado a ventas 56

xii

3.8.6 Cuestionario de control interno aplicado a cartera 57

3.9 Resultados de la evaluación de Control Interno 58

3.9.1 Análisis del departamento de Gerencia 58

3.9.2 Análisis del departamento de Caja 59

3.9.3 Análisis del departamento de digitación 59

3.9.4 Análisis del departamento de contabilidad 60

3.9.5 Análisis del departamento de ventas 60

3.9.6 Análisis del departamento de cartera 61

CAPITULO IV

PROPUESTA

4.1 Introducción 62

4.1.1 Actividad de la empresa 62

4.1.2 Misión 62

4.1.3 Visión 62

4.1.4 Propuesta de Organigrama estructural 63

4.2 Manual de Control Interno 64

4.2.1 Control Interno Activos 64

4.2.1.1 Caja 64

4.2.1.2 Caja Chica 64

xiii

4.2.1.3 Bancos 65

4.2.1.4 Cuentas y documentos por cobrar 66

4.2.1.5 Inventario de mercaderías 69

4.2.2 Control Interno Pasivos 70

4.2.2.1 Cuentas por pagar 70

4.2.3 Control Interno Ingresos 71

4.2.3.1 Ventas 71

4.2.4 Control Interno Costos 72

4.2.4.1 Compras 72

4.3 Manual de funciones 73

4.3.1 Gerencia 73

4.3.2 Asistente de Gerencia 75

4.3.3 Contador 76

4.3.4 Auxiliar de Contabilidad 77

4.3.5 Supervisor de Caja o custodio 78

4.3.6 Cajero o tesorero 79

4.3.7 Vendedores 80

4.3.8 Bodeguero 82

xiv

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones 84

Recomendaciones 85

Bibliografía 87

Anexos 90

INDICE DE GRÁFICOS

Gráfico #1 50

Gráfico # 2 63

INDICE DE ANEXOS

ANEXO N°1 Modelo de Arqueo de Caja 90

ANEXO N°2 Informe Diario de Caja o reporte 91

ANEXO N°3 Modelo de Comprobante de Egreso 93

ANEXO N°4 Acta de solicitud para reposición de caja chica 94

ANEXO N°5 Modelo de Vale de Caja 95

ANEXO N°6 Solicitud de emisión de estado de cuenta bancario 96

ANEXO N°7 Modelo de Conciliación bancaria 97

ANEXO N°8 Modelo de Cartilla Individual de cliente 98

xv

ANEXO N°9 Carta de confirmación de saldo con clientes 101

ANEXO N°10 Solicitud de crédito 102

ANEXO N°11 Guía de remisión 103

ANEXO N°12 Factura Legal que se emite al cliente 104

ANEXO N°13 Contrato y pagaré para ventas a crédito 105

ANEXO N°14 Reserva de dominio para ventas a crédito 106

ANEXO N°15 Letra de cambio para ventas a crédito 107

ANEXO N°16 Notificación escrita por pagos adeudados 109

ANEXO N°17 Modelo de Kárdex 110

ANEXO N°18 Modelo de factura de proveedores 111

ANEXO N°19 Modelo de guía de proveedores 113

ANEXO N°20 Solicitud de reposición stock de mercaderías 115

ANEXO N°21 Solicitud de confirmación de saldo con proveedores 116

ANEXO N°22 Recibo de cobro a clientes en almacén. 117

ANEXO N°23 Recibo de cobro de notificadores fuera del almacén 118

ANEXO N°24 Vista de Almacen´s C.C.R, tomado de un espacio en el 119

Periódico La Hora.

xvi

RESUMEN EJECUTIVO

En el presente trabajo se expone la investigación realizada a Almacen’s C.C.R

(Centro Comercial Rivadeneira), la cual tiene como principal propósito la

elaboración de un manual de control interno para mejorar los procesos

administrativos, contables y financieros. Este está distribuido en cinco capítulos que

se detallan a continuación.

En el primer capítulo se encuentra la introducción de la investigación en donde se

describen los antecedentes históricos, científicos y prácticos del estudio además de la

importancia del estudio, situación de tema de investigaciones y limitaciones que se

podrían suscitar en el transcurso de la misma. Encontrarán también el alcance del

trabajo, objeto, impacto y objetivos que se esperan del mismo.

En el segundo capítulo se detalla el marco de referencia el cual contiene toda la

información científica sobre la cual se basa el tema de investigación, como

conceptos, definiciones, actividades de control, importancia, etc. Esto se logró luego

de una recopilación y análisis teórico del tema objeto del estudio, con el fin de que se

permita entender cada una de las actividades que serán realizadas en el presente

trabajo.

En el tercer capítulo se presentan todas las herramientas que se utilizo para el análisis

de la empresa Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), las cuales sirvieron

fundamentalmente para establecer el estado en el que esta se encuentra y determinar

falencias, debilidades que mantienen para poder estructurar la propuesta que se

presenta.

xvii

En el cuarto capítulo se da a conocer el desarrollo de la propuesta de la elaboración

de un manual de control interno para mejorar los procesos administrativos, contables

y financieros de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), de los procesos y

controles que se plantear con la finalidad de mejorar la situación en la que se

encontró la empresa.

En el quinto capítulo se encuentran las conclusiones a las que se llego al terminar el

proceso de la investigación sobre cómo se encuentra la empresa y las

recomendaciones que se emiten en base a las falencias halladas, de esta forma

cumplir el objetivo fundamental del trabajo el cual es brindar soluciones que mejoren

su rentabilidad empresarial y laboral por medio de un buen control interno.

1

CAPITULO I

1.1. Antecedentes

1.1.1. Antecedentes históricos

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), inició sus actividades

comerciales el 29 de mayo del año 2000, estableciéndose inicialmente como

un pequeño negocio no obligado a llevar contabilidad; cuya actividad

principal hasta la actualidad es la venta de electrodomésticos, muebles y

artículos para el uso del hogar.

No contaba con local propio es por ello que puso a funcionar su negocio en el

sitio de las cinco esquinas en la ciudad de Santo Domingo, provincia de los

Tsáchilas de donde es oriundo su dueño y fundador el Sr. Guido Chamorro

Peña, quien con su espíritu emprendedor y visionero supo concretar sus

sueños haciendo posible que hasta la actualidad este en pie brindando no solo

la mejor calidad en electrodomésticos sino también fuentes de trabajo para

varias personas.

El Carmen, es una zona comercial y productiva cuya principal actividad es la

producción, comercialización y exportación de plátano gracias a las diferentes

compañías existentes, por ello esta ha sido la fuente que mueve la economía

de este cantón y sus zonas aledañas.

La rentabilidad que recibían al realizar recorridos los vendedores hacia este

cantón y sus alrededores, era evidente y significativo, esto obligó a su dueño a

que en el año 2002 se de la apertura de una sucursal en esta ciudad,

ubicándose un local en la Av. La Esperanza y Salustio Giler.

En el año 2003 el Centro Comercial Rivadeneira fue notificado por el SRI

como una persona natural obligada a llevar contabilidad e incrementó a su

2

inventario, con un nuevo tipo de mercaderías vehículos motorizados, en la

actualidad aún comercializa motos pero no como actividad principal.

Con el pasar de los años, el incremento en las ventas fue notable, así como

también su clientela, por lo cual fue necesaria la construcción de un local

propio que proporcione las condiciones necesarias para ventas, cobros y

atención al cliente.

Es por ello que en el año 2007, gracias a la ayuda de sus colaboradores, al

incondicional apoyo de su esposa la Sra. Zoila Rivadeneira y toda su

dedicación pudieron cristalizar este anhelo y hoy cuenta con un local

comercial propio en la calle Salustio Giler y Portoviejo diagonal al registro

civil, en donde hasta la actualidad se atiende a la clientela.

El establecimiento que existía en Santo Domingo de los Tsáchilas, fue cerrado

en este mismo año, por factores de influencia como la competencia y la falta

de liquidez para mantener activo dos negocios en diferentes ciudades.

1.1.2. Antecedentes científicos.

La empresa objeto de análisis, hasta la actualidad se dedica a la venta de

electrodomésticos, al por menor, variedad de muebles y artículos para uso del

hogar; cuenta con un amplio stock de mercadería tanto en línea café, como en

línea blanca, muebles, motos, artículos de cocina, computadoras, entre otros

artículos, en las mejores marcas como son: Sony, Panasonic, Samsung,

Philips, LG, Indurama, Global, Innova, Bosch, Electrolux, entre otras.

Línea blanca.- Todo lo referente a cocinas, refrigeradoras, aires

acondicionados, lavadoras, secadoras, microondas, entre otros artículos de

cocina.

3

Línea Café.- Televisores, DVD`s, equipos de sonido, minicomponentes, radio

grabadoras, radios para carro, Lcd’s, Plasmas, cámaras digitales, etc.

Vehículos Motorizados.- Todo tipo de motocicletas en diferentes marcas

como Motor Uno, Honda, Suzuki, Thunder, entre otras.-Actualmente no

adquiere en gran cantidad como en un principio ya que el monto de

recuperación de este capital era insuficiente para cubrir el pago de las nuevas

adquisiciones lo que provocó falta de liquidez económica.

Línea de Computadoras.- En esta gama cuenta con computadoras completas,

Laptops, impresoras, accesorios de computadoras, memorias, monitores,

parlantes, etc.

Línea de Muebles.- En este aspecto cuenta con camas de madera, fierro,

cómodas, juegos de sala, comedor, literas, colchones en las marcas Paraíso,

Chaide & Chaide y Resiflex.

Artículos de cocina y varios.- En este segmento encontramos todo en cuanto

se refiere a accesorios de cocina en general o para uso de la ama de casa, así

como también diferentes tipos de adornos y accesorios para dormitorios, sala,

cocina y comedor.

1.1.3. Antecedentes prácticos.

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), es una empresa legalmente

constituida sus ingresos reflejan un desempeño económico normal, pese a esto

se detectó muchas falencias administrativas y financieras que corresponden

básicamente al no contar con una estructura de control interno que garantice y

proporcione una seguridad razonable en sus actividades financieras y en su

4

desempeño administrativo, por tal razón la empresa se encuentra en inminente

riesgo de control.

1.1.4. Importancia del Estudio.

El presente estudio es importante ya que ayudará a solucionar los problemas de

funcionamiento administrativo, contable y financieros de la empresa y facilitará

en la elaboración de los correctivos que sean necesarios; así también se podrán

corregir las falencias y debilidades existentes para impulsar al desarrollo

productivo de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira).

1.1.5. Situación actual del tema de investigación.

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), se encuentra actualmente

comercializando los mejores electrodomésticos y artículos para el hogar,

tratando siempre de satisfacer las necesidades y exigencias de su clientela, es

por ello que ha tratado de innovar su mercadería acorde con el avance

tecnológico. Pese a su gran espíritu de liderazgo en mantenerse en pie firme

como una empresa competitiva, arrastra una serie de inconvenientes

administrativos que han generado que no surjan las actividades de la mejor

manera posible y que sigan llevando las cosas de manera ambigua.

Esto en gran forma se ha dado ya que no cuenta con un manual de control

interno que sea un soporte administrativo, contable y financiero; que les ayude

a continuar siendo una empresa sólida, competente y productiva aun más de lo

que actualmente.

5

La estructura organizativa de Almacen`s C.C.R (Centro Comercial

Rivadeneira) se encuentra definida de la siguiente manera:

- Gerencia

- Asistente de Gerencia

- Departamento de Caja

- Departamento de Cartera

- Departamento de Contabilidad

1.2. Limitación del estudio.

El estudio se realizó durante el año 2011 en toda el área administrativa y

financiera de la empresa y comprendió la elaboración de un manual de control

interno.

1.3. Alcance del trabajo

Al plantear un manual de control interno como alternativa a los problemas que

aun mantiene la empresa permitirá que esta se fortalezca de manera

administrativa, contable y financiera. A la vez será parte del crecimiento de la

empresa, de que logre satisfacer las necesidades del consumidor y el

cumplimiento de sus objetivos y metas propuestas.

1.4. Objeto del estudio.

Almacen`s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira) se encuentra ubicado en la

calle Salustio Giler y Portoviejo diagonal al registro civil domiciliado en el

cantón El Carmen provincia de Manabí.

6

1.5. Objetivos

1.5.1. General

Elaborar un manual de control interno que regule y mejore el cumplimiento

en los procesos administrativos, contables y financieros de Almacen’s C.C.R

(Centro Comercial Rivadeneira) del cantón El Carmen.

1.5.2. Específicos

- Obtener la información técnica necesaria y otro tipo de información no

financiera para utilizarla como elemento útil en el mejoramiento

administrativo, financiero y contable con la ayuda de los resultados

obtenidos en el trabajo de tesis.

- Establecer los beneficios y garantías que proporciona una buena

estructura de control interno para salvaguardar sus actividades

administrativas, financiera y contables.

- Plantear las soluciones o correctivos necesarios en cada área afectada

para mejorar la productividad de la empresa, por medio de la estructura de

control interno.

- Proponer la creación de una manual de control interno para mejorar el

cumplimiento de los procesos administrativos, contables y financieros de la

organización.

1.6. Justificación

La estructura de control interno es importante, ya que podrá solucionar los

problemas de funcionamiento administrativo, contable y financieros de la

empresa y facilitará en la elaboración de los correctivos que sean necesarios;

7

para impulsar al desarrollo productivo de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial

Rivadeneira).

Así mismo ayudará a que los encargados de las áreas administrativa, contable y

financiera puedan obtener soluciones en problemas que se han venido dando

con anterioridad y exponer alternativas eficientes a la gerencia de la empresa.

1.7. Hipótesis

La falta de un diseño de control interno está afectando en el avance y

cumplimiento de objetivos de la empresa. Con la aplicación del manual de

control interno, mejorarán los procesos administrativos, contables y financieros

de Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira).

1.7.1 Variables:

- Variable Independiente 1: Control Interno

- Variable Dependiente 1: Procesos administrativos, contables y financieros.

- Variable Dependiente 2: Eficiencia, Efectividad y Eficacia

- Variable Dependiente 1: Pruebas de Control

1.7.2 Indicadores:

- Los procesos administrativos, contables y financieros serán evaluados a

través de un análisis, por medio de entrevistas y se desarrollaron en el

transcurso del trabajo de mi investigación.

8

- La eficiencia, efectividad y eficacia, fueron analizados de forma cuantitativa

y cualitativa por medio de indicadores de gestión esto se llevó a cabo en el

desarrollo.

- Las pruebas de control fueron evaluadas por medio de inspecciones e

investigaciones, a través de observaciones y preguntas, las cuales se

realizaron durante el desarrollo del trabajo de tesis.

1.8. Aspectos metodológicos del estudio

a.- Diagnóstico:

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), es una empresa dedicada a

la venta de electrodomésticos, motocicletas, muebles de todo tipo y diferentes

artículos para el hogar.

Pese a que es una empresa legalmente constituida y que sus ingresos brutos

reflejan un desempeño económico normal, tiene muchas falencias

administrativas y financieras que corresponden básicamente al no contar con

una estructura de control interno que garantice y le proporcione una seguridad

razonable en sus actividades financieras y en su desempeño administrativo. El

control interno incluye además el programa para preparar, comprobar y

distribuir a varios niveles ejecutivos los informes y análisis que les permiten

mantener el control sobre las actividades y funciones que se realizan en una

gran corporación.

A continuación se describen algunos problemas que se observo:

• Ausencia de reglamento interno.

• Ausencia de un manual de funciones.

• No cuenta con un organigrama establecido.

• Administración ejercida de manera empírica sin conocimiento ni

suficiente preparación académica.

9

• No hay un sistema adecuado para el manejo de personal en

diferentes áreas.

• Falta de controles y supervisión:

a. Reportes de caja no custodiados, retraso en pago a

proveedores, remuneraciones al personal y terceros.

b. Disminución del capital de trabajo.

• No existen políticas de crédito ni de ningún otro tipo.

• No existe orden ni control adecuado en cuanto a mercadería

receptada, devuelta, cambios de producto, etc.

• No existe comunicación adecuada de empleados a jefe y viceversa.

• No se realizan auditorias ni arqueos sorpresivos.

En consecuencia la empresa necesita de manera urgente un manual de control

interno para el cumplimiento de sus objetivos y metas propuestas.

b.- Pronóstico

Por lo expuesto anteriormente, podemos decir con seguridad que estos

problemas acarrean una serie de inconvenientes administrativos, financieros y

contables que si no se solucionan a tiempo traerán consecuencias

desfavorables para la economía y desenvolvimiento del negocio, que hasta la

actualidad se han venido pasando por alto sin solución alguna.

c.- Control de Pronóstico

Al encontrar alternativas y soluciones correctas que lleguen a remediar de

alguna manera los inconvenientes que se han suscitado hasta la actualidad en

la empresa mencionada; ayudarán a su crecimiento económico a buscar

maneras de cómo aumentar sus ingresos, mejorarán las relaciones laborales,

funcionamiento administrativo y sobre todo la imagen como empresa y su

10

rentabilidad aumentará en altos grados hasta alcanzar en algún momento la

expansión de la misma.

d.- Formulación del Problema

El mal manejo de los procesos administrativos, contables y financieros de

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), a causa de la ausencia de

un manual de control interno ha generado que no logren mejorar su

desempeño económico, por ende no se incrementa la productividad y el

cumplimiento de sus objetivos.

11

CAPITULO II

MARCO DE REFERENCIA

2.1 Marco Teórico

2.1.1 Reseña histórica del control interno

Antecedentes: Si bien en un principio el Control Interno comienza en las

funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época

lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados

feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor,

persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los

funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo

por escrito.

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento

de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta

fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y

establecer sistemas adecuados para proteger sus intereses.

La causa principal que dio origen al Control Interno fue la "gran empresa" A

finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la

producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de

continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales

y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la

organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que

previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse

sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los

negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y

comercialización que a la fase administrativa u organizativa.

Los contadores idearon el control interno para asegurarse de no caer en

posibles errores y fraudes, a demás de poder brindar a la administración, hasta

donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información

verídica.

12

En el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las

exigencias en los Controles Internos, a partir de la década del 70, por el

descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras prácticas

delictivas en los negocios, por lo que terceras personas quisieron conocer por

qué los Controles Internos de las entidades no habían prevenido a la

administración de la ocurrencia de esas ilegalidades.

El Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades,

aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar

al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por

organizaciones profesionales, universidades y autores individuales;

generalmente el Control Interno se ha considerado como un tema reservado

solamente para los contadores.

Se comenzaron a ejecutar una serie de acciones a partir de los años 80 en

diversos países desarrollados con el fin de dar respuestas a un conjunto de

inquietudes sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones

que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional. La pretensión

consistía en alcanzar una definición de un nuevo marco conceptual para el

Control Interno, que fuera capaz de integrar las diversas definiciones y

conceptos que habían sido utilizados sobre éste, con el objetivo de que los

diferentes niveles legislativos y académicos dispongan de un marco

conceptual común, con una visión integradora que pueda satisfacer las

demandas generalizadas de todos los sectores involucrados con dicho

concepto.”1

1 http://www.mailxmail.com/noticias/noticia.cfm?idn=1102

En conclusión el propósito básico del Control Interno es el de promover la

operación eficiente de la organización. Está formado por todas las medidas

que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo

está funcionando como se debe.

13

2.2 El Control Interno

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y

procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada y

mixta, para obtener información y adhesión a su política administrativa”.2

“Puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y

planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar la eficiencia,

seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la

empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y

registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.)”.

El control interno tiene el propósito de organizar y fomentar ante todo el

orden en todas las actividades que se desarrollan en la empresa y que sus

integrantes cumplan a cabalidad las metas y objetivos de la organización.

2.3 Definición de control interno.

3

2 Abraham Perdomo Moreno, Fundamentos de Control Interno; 7ª.Edición, Capitulo 1, pagina 3.

3 Coordinador: D.Juan M. Aguirre Ormaechea y colaboradores, Auditoria III edición 1997, capitulo 1 pag.7, cultural de ediciones s.a. Madrid-España.

El control interno es un plan estratégico que sirve como ayuda a cada empresa

a crecer y fortalecerse económica y administrativamente para garantizar su

estabilidad y fortalecer sus metas y objetivos a seguir.

2.4 Elementos del Control Interno

Existen siete elementos de control interno estos son:

14

- Organización.- Implica las relaciones de conducta entre trabajo, funciones,

niveles y actividades de empleados de una empresa para alcanzar su

máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos.

- Catálogo de cuentas.- Relación del rumbo de las cuentas de activo, pasivo,

capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un

esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de

una empresa determinada en el registro de sus operaciones.

- Sistema de contabilidad.- Se entiende por el conjunto de principios

aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar de forma

ordenada la información monetaria, de las operaciones que realiza una

entidad económica.

- Estados financieros.- Son documentos que reflejan la situación económica

de la empresa, capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada,

pasado o futura, o el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo

o ejercicio económico.

- Presupuestos y pronósticos.- Grupo de estimaciones programadas de las

condiciones de operación y resultados que prevalecerán en el futuro

dentro de un organismo social público, privado o mixto.

- Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal.- Tiene por objeto que

todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y

experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública,

privada o mixta.

- Supervisión.- “La supervisión da lugar a que el personal desarrolle los

procedimientos de acuerdo con los planes de organización establecidos,

engloba dos funciones.- revisar, por parte de la persona responsable tanto

la gestión económica-financiera, como las políticas y procedimientos

establecidos.- y la aprobación y autorización de documentación para un

normal circuito informativo-contable.”4

4 Auditoria III edición 1997, capitulo 1 pag.12, cultural de ediciones s.a. Madrid-españa coordindor: d.juan m. aguirreormaechea y colaboradores.

15

2.5 Medios de obtener el control interno

“El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como

el tamaño, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante,

ciertas características son esenciales para un buen control interno en las

grandes empresas. Incluye cinco componentes:

2.5.1 Ambiente de control

2.5.1.1 Integridad y valores éticos

La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e

imposición de la integridad y valores éticos del personal encargado de crear,

administrar y vigilar los controles, ya que al existir controles inadecuados o

ineficaces está latente la tentación de cometer actos inmorales o de incurrir en

actos reprobables.

2.5.1.2 Compromiso con la competencia

Los empleados deben ser capacitados adecuadamente de manera que cumplan

sus obligaciones a cabalidad.

2.5.1.3 Consejo de administración o comité de auditoría

Los factores de los que depende su eficacia son: el grado de independencia de

gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia

cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los auditores internos y

externos.

2.5.1.4 Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos

En este aspecto se reflejan en la forma de administrar la organización. En

organizaciones informales los controles suelen a través del contacto personal

entre empleados y directivos o superiores. En una organización más formal se

16

establecerán políticas escritas, informes de desempeño entre otros para

controlar sus actividades.

2.5.1.5 Estructura Organizacional

Una estructura correctamente diseñada ofrece la base para planear, dirigir y

controlar las operaciones. Divide la autoridad, responsabilidades y

obligaciones entre los miembros, toma de decisiones y división de actividades

entre departamentos. A demás divide las responsabilidades en autorizar las

transacciones, llevar el registro de ellas y custodiar los activos.

2.5.1.6 Asignación de autoridades y de responsabilidades

El personal de la empresa debe conocer bien sus responsabilidades, reglas y

normas. Por ello para mejorar el ambiente de control se definen los puestos,

autoridades y las responsabilidades de cada personal de la organización.

2.5.1.7 Políticas y procedimientos de recursos humanos

Las características del personal influyen en la eficacia del control interno, así

pues todo lo concerniente a los empleados influye en la idoneidad del

ambiente de control.

2.5.2 Procesos de evaluación de riesgo

Sirve para describir el proceso con el que los ejecutivos identifican y

responden a los riesgos de negocios que enfrenta la organización y el

resultado de ello. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su

importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlos.

2.5.3 Sistema de información aplicable a los informes financieros y a la

comunicación e información contable

A los auditores les interesa principalmente el sistema de información contable

y la manera en que las responsabilidades del control interno sobre los

informes financieros se comunican en ella, para ayudar a los ejecutivos a

alcanzar los objetivos de la organización. El sistema de información contable

17

se compone de los métodos y de los registros establecidos para incluir,

procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la responsabilidad

del activo, pasivo y patrimonio unido. Por lo tanto un sistema contable

debería:

1.- Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

2.- Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para

poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros.

3.- Medir los valores de transacciones de modo que pueda anotarse su valor

monetario en los estados financieros.

4.- Determina el periodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas

en el periodo contable correspondiente.

5.- Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones en los estados

financieros.

2.5.4 Actividades de control

Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan

las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que atacan los riesgos

de la organización. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control,

pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditoria a

los estados financieros:

2.5.4.1 Evaluaciones del desempeño

Estos controles consisten en revisar el desempeño real comparado con los

presupuestos, los pronósticos y el desempeño de periodos anteriores; en

relacionar los conjuntos de datos entre sí, en hacer evaluaciones globales del

desempeño.

2.5.4.2 Controles del procesamiento de información

Se realizan actividades de control para comprobar la veracidad, integridad y

autorización de las transacciones. Un aspecto importante de los controles del

procesamiento de información se refiere a la autorización legítima de todos

18

los tipos de transacciones, esta puede ser general cuando la alta dirección

establece criterios para aceptar cierta clase de transacciones; o puede ser

específica cuando las transacciones se autorizan de modo individual.

2.5.4.3 Controles físicos

Otorgan seguridad física respecto a los registros y otros activos. Una de las

actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control

siempre sobre los documentos prenumerados que no se emitan, lo mismo que

sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas

de computación y a los archivos de datos.

2.5.4.4 División de obligaciones

En función del bienestar de cada empresa y para que la responsabilidad entre

departamentos no sea análoga, ninguna persona debería realizar más de una

de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los

activos.

La finalidad es que ningún individuo tenga obligaciones incompatibles que le

permita cometer y ocultar errores en el cumplimiento de sus tareas.

2.5.4.5 Monitoreo de los controles

Consiste en evaluar su calidad con el tiempo. Para monitorear pueden

efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las

actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisión y

administración como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o

revisar la credibilidad de los informes de los ejecutivos.

Las evaluaciones individuales se efectúan en forma no ordenada, mediante

auditorias periódicas por parte de los auditores internos; siendo esta muy

importante ya que investigan y evalúan el control interno y la eficiencia con

19

que varias unidades de la organización están desempeñando sus funciones,

después comunican los resultados y los hallazgos a la alta dirección. ” 5

2.6 Objetivos del Control Interno

6

a) Prevenir fraudes

:

b) Descubrir robos y malversaciones

c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y

oportuna.

d) Localizar errores administrativos, contables y financieros.

e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedad y demás activos de

la empresa.

f) Promover la eficiencia del personal

g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.

h) Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación

(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria, etc.

2.7 Importancia

“El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza

en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos,

contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta

las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos

los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas

contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y

manejos empresariales”7

5O.Ray Whittington/Kurt Pany,Principios de auditoria; decimocuarta edicion, Capitulo siete, pagina 214.

6 Abraham Perdomo Moreno, Fundamentos de Control Interno; 7ª.Edición, Capitulo 1, pagina 5.

7 http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html

.

20

Cada empresa para su mejor desenvolvimiento tanto administrativo, contable y

financiero debe contar con instrumentos de control, es por esto que un buen

sistema de control interno es de suma importancia, para garantizar la integridad

absoluta.

2.8 Estructura del Control Interno

“Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían

incluir:

1. Un plan de organización que provea segregación adecuada de las

responsabilidades y deberes.

El cual puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan

satisfactorio debe ser simple, flexible y debe establecer claramente las líneas

de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de

organización es la independencia de funciones de operación, custodia,

contabilización y auditoría interna. Aunque estas separaciones son necesarias,

el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para

obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operación en general.

Establecerse la responsabilidad dentro de cada división para con la adhesión a

los requerimientos de la política de la empresa. Junto con esto debe ir la

delegación de autoridad para afrontar tales responsabilidades.

Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente

establecidas y definidas en las gráficas del manual de organización.

2. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea

adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y

gastos.

Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros

controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de

una estructura formal de cuentas. Un código de cuentas preparado cuida-

21

dosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se

adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos

correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de

transacciones contables.

Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y

transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios

apropiados y por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y

aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del

procedimiento de registro y aprobación se incorpora en manuales de

procedimientos.

3. Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los

departamentos de la organización.

La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones

están determinadas en alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y

cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la

organización.

Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la

autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de

los activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de

tales autorizaciones, registros y custodia.

Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y

responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción

completamente de principio a fin.

22

4. Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las

responsabilidades.

Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no

solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus

prácticas y procedimientos, sino también, de la competencia de los funcio-

narios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo

prescrito en una manera eficiente y económica.

Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirecta-

mente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el

auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos

tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros

financieros debe considerar la necesidad de evaluarles.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero

son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier

deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio

de todo el sistema.”8

2.9 Clasificación del Control Interno

“Los controles internos pueden clasificarse:

1.-Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros

contables; preparación oportuna de la información financiera contable;

beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no

intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento

8http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfpa2.html

23

de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de

responsabilidades legales.

2.-Por jurisdicción: control interno contable; control interno administrativo.

Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de

organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar

que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que

se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales.

Como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los

registros y la confiabilidad de la información contable.

Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se

relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e

informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia

operacional y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros

contables.

3,- Por métodos: controles preventivos; controles de detección.

4.-Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas;

controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad;

controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la

administración; controles documentales.

Medidas para lograr un buen Control Interno.

El sistema de control interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las

necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección,

pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas,

entre los cuales se encuentran los siguientes:

• Establecer líneas claras de responsabilidad.

• Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción.

• Subdivisión de funciones.

• Realizar auditorías o comprobaciones internas.

• Diseño adecuado de documentos y registros.

• Las computadoras y el control interno.

24

• El costo del control.

El alcance de la auditoría, las pruebas que se han de realizar y los

procedimientos a aplicar por el auditor dependen del sistema de control interno

existente y de la evaluación de su confiabilidad9

2.10 Técnicas de Control Interno

.”

“Si una empresa descuida de sus controles internos, su situación es tan frágil a

que se cometan fraudes, y errores que ponen en riesgo su patrimonio.

Para mejorar el proceso del control interno, dentro de la empresa existen cuatros

rubros vitales para la buena operación empresarial:

1) Ingresos

2) Cobranzas

3) Egresos, e

4) inversiones.

Si no se toma medida adecuadas las posibilidades de fallas y fraude crecen

paulatinamente.

1.- El presupuesto, es la herramienta de control financiero que marca la pauta

para evaluar las finanzas, dándonos claras evidencia de lo que se prevé, de lo

que está sucediendo, y del porque de las desviaciones; al compararse lo

presupuestado y lo obtenido realmente no vale la pena si no se ha identificado

las causas y efectos, por ejemplo si durante el periodo estimo gastar un monto x

en sueldo y salarios, y resulta que al compara contra resultados, rebasa el

presupuesto, esto da un elemento de análisis para la dirección de la empresa,

que buscará encontrar las causas en el ejercicio de los flujos de efectivo de la

empresa.

9 www.monografias.com

25

2.- El análisis de la Información Financiera, requiere de tiempo para revisar y

analizar todos los estados financieros, sino que también es necesario evaluar el

flujo de efectivo y demás reportes como las conciliaciones bancarias,

existencias de mercaderías, cartera por cobrar, cumplimiento de los

presupuestos de ventas; todo esto permitirá estar más atento a los cambios que

se efectúen en el desarrollo de las operaciones.

3.- Afianzar al personal que maneja efectivo y valores, sin importarle el nivel de

jerarquía o amistad, quizás se ofenda por tomar esta medida. El afianzar al

personal que maneja efectivo, inventarios y las cobranzas, hace pensar dos

veces a cualquiera de la posibilidad de cometer un fraude, y de cometerlos la

responsabilidad es compartida con la empresa afianzadora, de manera que el

daño económico será menor.

4.- Control permanente de las cobranzas e ingresos, es el punto neurálgico de

mayores fraudes a las empresas, por lo cual deben cotejarse constantemente los

documentos de cartera y actualizarlos de ser necesario. El arqueo sorpresivo al

encargado de cobranzas y al cajero (tesorero), así como enviar estados de

cuentas durante el ejercicio a los principales clientes, son procesos de controles

necesarios que actúan como timbre de alarma que alertan de los actos de

colusión y cohechos.

5.- El control de Inventarios físicos e implementación de sistemas de

monitoreo.- Esperar fin de año para realizar cruces de información, ejecutar

constataciones del inventario, es un error garrafal en cualquier organización

empresarial. Se deben entonces efectuar constataciones periódicas a cargo de

personal de total confianza y ajeno al almacén en lo posible. El inventario total

es muy difícil pero su constatación se debe realizar mediante un muestreo que

tenga en cuenta el movimiento que se ha tenido en el periodo principalmente.

26

6.- El control de Egresos al girar cheques con firmas compartidas, clasificación

y sello de las facturas pagadas evitará contra tiempos y errores fatales en la

ejecución de los pagos. Sin duda que el monitoreo de ingresos y egresos diarios

marcara las pautas en la ejecución de cada estrategia en el manejo de la liquidez.

Normas para el manejo del presupuesto, tendrá como objetivo establecer el

control interno en las actividades relacionadas con el manejo presupuestario, en

cuanto acciones justificadas, responsables, tiempo de ejecución y metas que se

alcanzarán

Normas de control interno para tesorería, su finalidad deberá ser controlar el

proceso relacionado con el movimiento de tesorería, con el fin de lograr

seguridad y racionabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada

departamento, evitando riesgos en la gestión.

Normas de control interno para anticipos de fondos y cuentas por cobrar, se

deben aplicar para obtener información actualizada que permita realizar el cobro

oportuno de los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad a

tiempo.

Normas de control interno para inversiones en existencias y bienes de larga

duración; su tiene que ver con los aspectos relacionados con el control de

existencias y el registro, control, protección y conservación de los bienes de

larga duración.

Normas para el otorgamiento de Créditos e Inversión, la primera abarcar todo el

proceso de evaluación del prospecto, diversificación del portafolio e

instrumentación a tal punto que facilite su recuperación en procura de la

rentabilidad, eficacia, efectividad y seguridad, apuntalando las metodologías y

estándares de eficiencia idóneos.

27

Normas de control interno para el área de recursos humanos, se refieren a los

mecanismos que se aplicarán para la correcta administración de los recursos

humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeño de las

funciones encomendadas al personal; las políticas de control interno, deben

estar enfocadas a la selección, inducción, capacitación, rotación y promoción,

sanciones, evaluaciones.

Normas de control internos para el área de sistemas de información, buscará

promover la correcta utilización de los sistemas computarizados que procesan la

información que generan las entidades para mitigar los riesgos tecnológicos.

Norma de control interno para la producción y servicios sin duda han marcado

don gran impacto las normas ISO.”10

2.11 Limitaciones de la actividad de un sistema de control interno

“El control interno contribuye mucho a proteger contra los errores y el fraude,

además de garantizar la confiabilidad de los datos contables. Con todo es

importante reconocer la existencia de algunas de sus limitaciones intrínsecas.

Pueden cometerse errores en la aplicación de los controles porque no se

entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencia,

distracción o fatiga. Desde este punto de vista no es posible establecer controles

que brinden protección absoluta contra el fraude y el desperdicio; una seguridad

razonable en este aspecto es lo máximo que puede obtenerse generalmente”.11

10 De Félix Campoverde http://www.articulosinformativos.com/Tecnicas_del_Control_Interno-a1160207.html

11 O.Ray Whittington/Kurt Pany,Principios de auditoria; decimocuarta edicion, Capitulo siete, pagina 222.

28

Podemos decir que a pesar de que la base de toda buena organización es tener

un buen control interno, este no es suficiente o no garantiza seguridad absoluta

de que las operaciones enteras de una entidad serán levadas a entera cabalidad;

lo que si garantiza es seguridad razonable de las mismas. Por tanto depende

mucho de cada responsable de área o departamento para que de la importancia

necesaria y requerida para lograr los objetivos y metas que cada entidad tiene

trazada.

“Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales.

Consideran que el Control Interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto

es, el cumplimiento de los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la

supervivencia. El control interno efectivo sólo puede ayudar a que una entidad

logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el

progreso de la entidad, o hacia su consecución.

Pero no puede cambiar una administración ineficiente por una buena. Y,

transformándolas en políticas o programas de gobierno, acciones de los

competidores o condiciones económicas puede ir más allá del control

administrativo.

El control interno no asegura éxito ni supervivencia; el control interno puede

asegurar la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las

leyes y regulaciones.

Esta convicción es equivocada. Un sistema de control interno, no importa qué

tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad

razonable - no absoluta - a la administración y a la junta directiva mirando la

consecución de los objetivos de una entidad. La probabilidad de conseguirlos

está afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno,

por ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos y las

fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los

controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la administración

29

tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es que el

diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recursos y

los beneficios de los controles se deben considerar con relación a sus costos.

La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública

o privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia,

eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de

decisiones y cumplimiento de metas.”12

“Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede

garantizar por sí misma, una gestión eficiente y

.

registros e información

financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores,

irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a

cargos de confianza. Por ello mantener una estructura de control interno que

elimine cualquier riesgo, puede resultar un objetivo imposible y, es probable

que, más costoso que los beneficios que se considere obtener de su

implementación.”13

2.12 Tipos de Control Interno

El contar con un sistema de control interno bien definido nos brinda seguridad

razonable en cuanto a diferentes actividades de la empresa, pero no garantiza en

su totalidad que todas las actividades se den con normalidad, por lo tanto se

debe estar supervisando periódicamente y no descuidar de ninguna manera las

actividades que se desarrollan en una empresa.

Existen dos tipos de control interno estos son:

12 http://www.mailxmail.com/autor-yusnielviel

13 http://www.monografias.com/trabajos37/control-interno/control-interno.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml�

30

2.12.1 “Control interno administrativo

No está limitado a el plan de la organización y procedimientos que se

relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de

intercambios

Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las

operaciones establecidas por el ente.

2.12.2 El control interno financiero-contable

Comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la

salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables”14

“El control interno administrativo a demás comprende procesos que aseguran

la eficiencia operativa y el cumplimiento de las normas definidas por la

dirección. El control interno contable no solo refiere a normas de control con

fundamento contable por ejemplo conciliaciones de cuentas o repaso de

asientos; sino también a todos aquellos procedimientos que afectan a la

situación financiera como autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones

bancarias, entre otras.”

.

15

La fusión de estos dos controles se da ya que ambos son imprescindibles en

las actividades y desarrollo de cada empresa, por tanto es importante rescatar

que su correcto control y aplicación será crucial para el buen

desenvolvimiento de toda entidad.

14 www.monografias.com

15 Auditoría y Control interno, Grupo Cultural, Edición MMVI, Coordinador general Dr. Juan M. Aguirre Ormaechea y colaboradores, Capitulo 1

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml�

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE�

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml�

31

2.13 Evaluar el Riesgo de Control

En lo que respecta a la evaluación de riesgo de control, podemos decir que la

misión es detectar errores materiales o económicos en una empresa, con el fin

de evitarlos o corregirlos a tiempo, así como también obtener la certeza de

que estos controles están o no siendo efectivos.

“Los siguientes pasos que se detallan son esenciales para evaluar el control:

2.13.1 Determinar el nivel de riesgo de control evaluado y planeado

Para que las cuentas de los estados financieros parezcan tener controles

efectivos, los auditores deben determinar si es eficiente obtener la evidencia

necesaria para justificar una evaluación del riesgo de control en un nivel más

bajo. Para esto se deben:

- Identificar aquellos controles que probablemente evitaran o detectaran

errores materiales de la cuenta.

- Realizar pruebas de controles para evaluar su efectividad.

Por consiguiente, al tomar decisiones sobre niveles evaluados y planificados

del riesgo de control, se deben realizar pruebas de control; que proporcionan

evidencia de que el control interno está operando de forma efectiva y

permiten evaluar el riesgo de control en un nivel por debajo del máximo y a

su vez permite reducir el tiempo invertido en realizar procedimientos

sustantivos.

32

2.13.2 Diseñar y realizar pruebas adicionales de los controles

Se deben realizar indagaciones al personal, inspección de documentos e

informes, observación de la aplicación de controles y realizar nuevamente los

controles.

Las Pruebas sustantivas consideran la precisión de las cifras en los estados

financieros, estas proporcionan evidencia documentaria del desempeño.

2.13.3 Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas

planificadas.

Luego de terminar las pruebas de control, se revalúa el riesgo de control en

base a los resultados de las pruebas; ya que pueden que el nivel de riesgo es

alto más de lo planificado.

2.13.4 Documentar el nivel evaluado del riesgo de control

El nivel evaluado del riesgo de control identifica las cuentas que contengan

riesgo de control máximo y aquellas cuentas para las cuales el riesgo es

considerado menor que el nivel máximo. Los auditores deben documentar

estas conclusiones en sus papeles de trabajo, describiendo a demás la base

para todas las evaluaciones que están en un nivel inferior al máximo.

Se utilizan papeles de trabajo para resumir las evaluaciones del riesgo de

control y las modificaciones resultantes en las pruebas sustantivas.”16

16 Auditoria un enfoque integral, 12ª.edición, O. Ray Whittington-Kurt Pany; capitulo 7, pagina 188.

33

2.14 Empresa

“La empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a

actividades de producción, comercialización y prestación de servicios a la

colectividad.”17

2.14.1 Aplicación del concepto de empresa

Una empresa es constituida por diferentes fines y propósitos, sin embargo todas

las empresas sirven a la comunidad a través de venta o comercialización de

bienes servicios y demás.

18

Luego de conocer la definición o el concepto de empresa, es importante saber

cómo lo podemos aplicar en la actualidad no solo en un negocio si no también

en la vida diaria.

- Crear, desarrollar y dar a conocer el sistema de la empresa a todos los

integrantes, para que estos le den siempre la importancia que se merece la

entidad.

- Concientizar a cada miembro de la empresa acerca de que la misma es una

organización social, para lograr en conjunto cumplir los objetivos mentalizados.

- Administrar adecuadamente cada recurso de la empresa, de esta manera los

mismos serán óptimos y eficientes en todo momento.

- Guiar positivamente las conversaciones que se dan empresa, para fomentar en

todo momento la unión y los pensamientos positivos para la misma y así evitar

las tergiversaciones que en algún caso se puedan dar y afecten el desarrollo de

la entidad.

17 Contabilidad General, 6ta. Edición, Mercedes Bravo Valdivieso, capítulo 1, página 3.

18 http://www.promonegocios.net/empresa/concepto-empresa.html

34

- Incentivar los compromisos que contribuyen positivamente al mejoramiento de

la empresa, pudiendo ser por medio de incentivos para que existan lazos entre

funcionarios y empleados que establezcan en todo momento armonía en la

empresa.

2.15 Clases de Empresas

“Según su naturaleza se clasifican en:

- Comerciales

- Industriales

- de Servicios.

Según el sector al que pertenecen:

- Públicas

- Privadas

- Mixtas

Según su capital:

- Unipersonales

- Sociedades o compañías; estas a la vez se subdividen en:

Sociedades de personas: en comandita simple y a nombre colectivo.

Sociedades de capital: anónimas, economía mixta, compañía limitada y en

comandita por acciones”.19

19 Contabilidad General, 4ta. Edición, Pedro Zapata Sánchez, capítulo 1; página 14.

35

2.15.1 Empresa Comercial

La empresa comercial es aquella que se dedica a la compra-venta de

productos o diferentes artículos que son distribuidos o comercializados en

nuestro entorno.

2.16 Contabilidad

“Se puede conceptuar a la Contabilidad como un campo especializado de las

ciencias administrativas, que se sustenta en procesos y principios

generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: análisis,

registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una

empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e

interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales

alcanzados en cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia

permanente de la entidad.”20

2.17 El proceso Contable

Podemos decir que la contabilidad a más de una ciencia que estudia las

actividades financieras de una empresa, es la herramienta más útil para llevar

a una entidad a alcanzar sus metas financieras, tomar decisiones correctas

para prevenir fracasos económicos futuros.

El proceso contable se puede definir como el conjunto de fases por medio de

las cuales se puede comprobar todo lo relacionado con la información

financiera, para mantener control y orden en un ejercicio contable.

20 Contabilidad General. Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional, José Orozco Cadena, página 1.

36

2.18 Fases del desarrollo contable 21

a) Apertura o inicial

1.-Inventario

“Los cuales serán considerados como activos de acuerdo a las siguientes

características:

- poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;

- en proceso de producción con vistas a esa venta; o

- en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el

proceso de producción, o en la prestación de servicios”.22

21 http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cf002/710.HTM

22 Normas Internacionales de Contabilidad módulo 2 Inventarios, pág.8,

2.-Apertura de contabilidad

b) Desarrollo o gestión

1.-Registro de hechos contables en el libro diario.

2.-Pasar los asientos contables del libro diario a mayor general.

3.-Balance de comprobación sumas y saldos.

c) Conclusión o cierre.

- Se debe hacer la regularización de cuentas especulativas mediante el

inventario físico, la periodificación de ingresos y gastos, y si es el caso hacer

correcciones de valores, para poder efectuar un balance de sumas y saldos.

37

2.19 Manuales

“Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma

ordenada y sistemática la información de una organización.”23

2.20 Objetivos

Un manual es un registro que contiene procedimientos y técnicas que se deben

seguir para lograr el éxito laboral en todo lo concerniente al personal y las

funciones que desempeña cada uno en la empresa.

“De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales

administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones

operacionales.

23http://www.asezac.gob.mx/contenido/pdf/auditor/conferencias/conferencias_2008/que_es_un_manual.pdf

http://www.asezac.gob.mx/contenido/pdf/auditor/conferencias/conferencias_2008/que_es_un_manual.pdf�

http://www.asezac.gob.mx/contenido/pdf/auditor/conferencias/conferencias_2008/que_es_un_manual.pdf�

38

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos

responsables de su ejecución.

g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada

puesto.

h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.

j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis

de tiempos, delegación de autoridad, etc.

k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.

ll) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

m) Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su

evaluación.

n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

cómo deben hacerlo.

o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

39

p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas, procedimientos y métodos.”24

2.21 Tipos de Manuales

2.21.1 Manual de Procedimientos

“El manual de procedimientos es un componente del sistema de control

interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,

sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades

e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las

distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.”25

2.21.2 Manual de Políticas

Cada empresa en el proceso de implementar un sistema de control interno,

debe disponer los procedimientos que forman el pilar para el correcto

desarrollo de las actividades a la vez indicar las responsabilidades para los

encargados de cada área; de esta forma se podrá establecer mayor control y

seguridad en el cumplimiento de objetivos y metas.

“Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en la

toma de decisiones para el logro de los objetivos.

El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual

se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito,

permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones.

24http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default3.asp

25 http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

40

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles

intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales

como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.”26

2.21.3 Manual de organización

“Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional

formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y

responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.”27

2.22 Tesorería

“La tesorería es aquella área en la cual se gestionan y concretan todas las

acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario. Es decir aquí se

llevan a cabo los cobros por actividades que presta la empresa, pagos y todo

cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa, los

mismos que están siempre supervisados por el área contable.”28

26 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default3.asp

27 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/default3.asp

28 http://www.definicionabc.com/economia/tesoreria.php

El área de tesorería sin duda es la más importante y delicada de una entidad

ya que conlleva mucha responsabilidad y seriedad por el manejo del efectivo

que provenga de las actividades la cada entidad según sea el caso, la misma

que se apoyará en todo momento por el área contable.

41

2.22.1 Funciones específicas de Tesorería

“El departamento de tesorería tiene funciones específicas en las empresas,

entre las más importantes se encuentran:

*Realizar la desagregación de funciones y responsabilidades de cada persona

que trabaja en el área del manejo de efectivo, bancario y de pagos.

*Adquirir, verificar y hacer seguimiento de las pólizas de manejo.

*Almacenar los soportes de todas las transacciones.

*Realizar boletines diarios de los fondos de la empresa.

*Aplicar las medidas necesarias para la prevención de errores en cuanto al

manejo del efectivo, la caja y los bancos.

*Brindar la información oportuna sobre la liquidez y de todas las

transacciones comerciales y financieras.

En algunos casos autorizar erogaciones y realizar pagos.

Control de los altos recursos en cuentas corrientes.

Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado claramente y

actualizado.”29

29 http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/no3/tesoreria.htm

42

CAPITULO III

METODOLOGÍA

3.1 Análisis de la situación actual

3.1.1 Situación actual de la empresa

Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), en la actualidad se

encuentra en un nivel de solvencia medio, su grado de cartera vencida ha ido

disminuyendo pero aun existen cuentas vencidas; así como también deudas

pendientes de pago, cuentas incobrables, etc. Con respecto a la

administración, aun ejercen las funciones de manera empírica, sin manuales

de funciones o reglamento interno que defina la función de cada empleado

para un mejor desarrollo, por tanto siguen existiendo desordenes laborales a

nivel administrativo y financiero que hace más compleja la administración.

3.2 Misión

Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), no cuenta con una misión

propia lo cual afecta en la acción de la empresa.

3.3 Visión

Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), no cuenta con una visión

propia lo que genera una debilidad para la planificación de la empresa.

3.4 Clientes Fijos

Almacen´s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), cuenta con un número

aproximado de 9000 clientes, los cuales han confiado en la calidad y garantía

de los diferentes artículos que comercializan y figuran como más reconocidos

y fijos los siguientes:

43

- Lic. Cruz Mesias (Colegio Particular “República de Francia”)

- Lic. Patricio Cadena (Piscinas Lago de los Cisnes)

- Sra. Magaly Jaramillo (Banco del Pichincha)

- Sr. Leopoldo Andrade (Hotel Los Laureles)

- Ing. Noemi Chávez (Registro Civil El Carmen)

- Sr. Raymundo Cedeño (Comerciante de plátano)

- Sra. Marilú Zambrano (Piscinas San Felipe)

- Sra. Marlene Jiménez (Comerciante de plátano)

- Ab. Enny Vera (Recepciones “El Bohio”)

- Eliu Angulo Cedeño (Comerciante de plátano)

- Lic. Alejandra Parrales (Docente Colegio Nacional El Carmen)

- Sr. Kleber Loor (Comerciante de Plátano)

- Sra. Juanita Basurto(Gabinete de Belleza “Las Juanitas”)

- Sr. José Buenaventura(Comerciante de Plátano)

- Sr. Carlos Navia (Comerciante de Plátano)

- Sra. Carolina Macías (Comerciante)

- Sr. Mayo Cortez (Comerciante)

- Sr. Carlos Cool ( Comerciante de plátano)

- COILE S.A

- Correos del Ecuador

- Ab. Esperanza Rosero Loor

- Ab. Carlos Meza

44

- Ab. María de los Ángeles Barberán

- Ab. Cristhina Benítez

- Sr. Danny Marmolejo (Comerciante de plátano)

- Lic. Ita Vera

- Sr. Elmer Suarez (Comerciante)

- Sra. Elva Mendieta (Comerciante)

- Sra. Elsa Minaya (Comerciante)

- Sra. Estrella Santana (Comerciante)

- Sra. Eulalia Piña (Comerciante)

- Sr. Bladimir Guerrero (Comerciante)

- Sra. Elsa Vélez Burgos (Comerciante)

- Sra. Elsa Minaya (Comerciante)

- Sra. Carolina Macias (Comerciante)

- Sra. Carmen Cobeña Mejia (Comerciante)

- Sr. Colón Castillo (Comerciante)

- Sr. Danny Sarango (Comerciante)

- Sra. Decxy Angulo (Comerciante)

- Sra. Ida Vélez Verduga (Comerciante)

- Sr. Hugo Valenzuela Guevara (Comerciante)

- Lic. Jenny Muñoz (Docente Parvularia)

- Sr. Javier Cadena (Comerciante)

- Sr. Italo Loor (Cuerpo de Bomberos de El Carmen)

45

- Invermun S.A.

- Sra. Estrella Santana (Comerciante)

3.5 Proveedores

De la misma manera cuenta con un número aproximado de 30 proveedores,

los cuales forman parte fundamental para el desarrollo de la empresa, entre

los más fijos tenemos:

- Mercandina (Marcimex S.A.)

- Chaide & Chaide S.A.

- Miracom S.A.

- Resiflex S.A

- UNNOMOTORS CIA.LTDA.

- N.U.D.E.C S.A

- Paraíso S.A

- Electropolis S.A.

- Repozzo S.A.

- Compu 3000

- Ecuacompra

- Austrodis CIA.LTDA.

- Electrolux C.A.

- Samir

- Ecuacolchones

- Importadora Tomebamba

46

3.6 Situación Financiera

1-0000 ACTIVO1-1000 CORRIENTE1-1100 DISPONIBLE1-1101 Caja General 58,55 1-1200 EXIGIBLE1-1201 Cuentas por Cobrar Client 71.412,61 1-1202 Provisión Cu - 714,13 1-1234 Crédito Tributario Iva Adq 1.785,52 1-1300 REALIZABLE1-1301 Inventario de Mercaderia 74.372,19

Total CORRIENTE 146.914,75 1-2000 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO1-2200 DEPRECIABLES1-2203 Vehiculo Costo Orig. 33.474,45 1-2204 Vehiculo Dep.Acum. (28.863,38) 1-2205 Equip.Comp.Costo Orig. 1.784,00 1-2206 Equip.Comp.Dep.Acum. (1.784,00) 1-2207 Equip.Oficina Costo Orig. 392,70 1-2208 Equip.Oficina.Depre.Acum (274,86) 1-2209 Muebles Ofic.Costo Orig. 168,65 1-2210 Muebles Ofic.Dep.Acum. (117,98)

Total PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 4.779,58 Total ACTIVO 151.694,33

2-0000 PASIVOS2-1000 CORRIENTE2-1100 PROVEEDORES2-1101 Cuentas por Pagar 31.310,43 2-1200 BENEFICIOS SOCIALES2-1205 Aportes al Iess por pagar 454,08 2-1206 Fondos de Reserva 59,97 2-1207 15% Partic.Laboral por pag 10.499,62 2-1400 IMPUESTOS2-1401 Iva débito fiscal 2.093,63

ALMACEN'S C.C.RSalustio Giler y Portoviejo

HOJA DE BALANCE

Hasta Diciembre 2010

47

2-1413 Impuestos por pagar 139,69 Total CORRIENTE 44.557,42 Total PASIVOS 44.557,42

3-0000 PATRIMONIO3-1000 CAPITAL SOCIAL3-1100 CAPITAL 3-1101 Sr.Guido Chamorro 7.721,23 3-1300 RESULTADOS3-1301 Utilidades Retenidas 39.917,82 3-1302 Utilidades por año 59497,85

Total RESULTADOS 99.415,67 Total CAPITAL SOCIAL 107.136,90 Total PATRIMONIO 107.136,90

Total Pasivos y Patrimonio 151.694,32

Fuente: Departamento de Contabilidad Almacen’s C.C.R

Elaborado por: Nancy Moyano Román

48

4-0000 INGRESOS4-1000 OPERATIVOS4-1100 VENTAS4-1101 Ventas Tarifa 12% a crédito 233.042,03 4-1102 Ventas Tarifa 0% a crédito 5.000,00 4-1103 Ventas Tarifa 12% de conta 85.233,00 4-1104 Ventas Tarifa 0% de contad 2.500,00

Total OPERATIVAS 325.775,03 Total INGRESOS 325.775,03

5-0000 COSTOS5-1000 COSTO DE VENTAS5-1100 COMPRAS5-1101 Compras Tarifa 12% 195.716,30

Total COSTO DE VENTAS 195.716,30 Total COSTOS 195.716,30

Ganancia/Bruta 130.058,73

6-0000 GASTOS6-1000 OPERATIVOS6-1100 GASTOS ADMINISTRATIVOS6-1101 G/Salario Basico Unificado 9.504,00 6-1103 G/Décimo Tercer Sueldo 2.112,00 6-1104 G/Décimo Cuarto Sueldo 2.112,00 6-1105 G/Aporte al IESS 2.825,86 6-1106 G/Fondos de Reserva 739,63 6-1109 G/Vacaciones 300,00 6-1110 G/Desahucio 4.861,83 6-1120 G/Honorarios Profesionale 2.688,00 6-1122 G/Hospedaje 806,40 6-1124 G/Agasajo Personal 800,00 6-1126 G/Alimentación personal 238,49 6-1145 G/Encomiendas 2,25 6-1146 G/Seguridad 445,53 6-1147 G/Internet 470,54 6-1150 G/Útiles y suministros de O 428,34 6-1151 G/Suministros de aseo 8,93 6-1152 G/Impresos y formularios 433,13 6-1154 G/Buró de crédito 405,70

ALMACEN'S C.C.RSalustio Giler y Portoviejo

Estado de Ganancias y Pérdidas

01/01/2010 hasta 31/12/2010

49

6-1160 G/Patente Municipal 885,65 6-1161 G/1.5 por mil Activos Circul. 11,46 6-1162 G/Iva 129,15 6-1167 G/Depreciación Activo Fijo 6.750,96 6-1180 G/Mant.Edificios e Instal. 372,25 6-1200 GASTOS DE VENTAS6-1201 G/Salario Basico Unificado 15.840,00 6-1230 G/Manten.Equipos de Frio 451,79 6-1231 G/Mant.Lavadoras y Secado 120,00 6-1232 G/Cocinas y cocinetas 6,70 6-1236 G/Manten.Motos 233,81 6-1237 G/Manten.Equipo de audio 25,00 6-1238 G/Mant.Equipo de Computo 218,66 6-1239 G/Mant.Copiadoras 51,20 6-1240 G/Mant.Motosierras 18,00 6-1250 G/Mant.Camioneta azul 71,66 6-1251 G/Repuestos camioneta azu 352,84 6-1252 G/Combustible Camioneta a 2.094,48 6-1253 G/Lubricantes camioneta az 68,30 6-1254 G/Mant.Camión plomo 71,78 6-1255 G/Repuestos camión plomo 1.134,41 6-1256 G/Combustible Camión Plo 1.592,22 6-1257 G/Lubricantes Camión Plom 232,50 6-3100 GASTOS ADMINISTRATIVOS6-3162 G/ND Multas Tributarias 3,78 6-3163 G/ND Mora Tributaria 1,45 6-3164 G/ND Iva 0,05 6-3165 G/ND Retenciones Asumida 0,02 6-3180 G/ND Mant.Edificios e Insta 119,01 6-3200 GASTOS DE VENTAS6-3252 G/ND Combustible Camione 10,00 6-3300 GASTOS FINANCIEROS6-3304 GND/Servicios Bancarios 11,50

Total GASTOS NO DEDUCIBLES 145,81 Total GASTOS 60.061,26

Ganancia Operativa 69.997,47

8-0000 Otros Ingresos

9-0000 OTROS GASTOS9-1000 PARTICIPACIÓN EMPLEADOS9-1101 15% Participación Trabajadores 10.499,62

Total PARTICIPACIÓN EMPLEADOS 10.499,62

50

9-2000 GASTOS PERSONALESTotal OTROS GASTOS 10.499,62

Ganancias/Pérdidas Netas 59.497,85

Fuente: Departamento de Contabilidad Almacen’s C.C.R

Elaborado por: Nancy Moyano Román

3.7 Estructura de la Organización

Gráfico # 1

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: Gerencia de Almacen’s C.C.R.

Elaborado por: Nancy Moyano

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS

VENTAS

ÁREA DE CAJA

DEPARTAMENTO DE

DIGITACIÓN

GERENCIA

AUXILIAR CONTABILIDAD

51

3.7.1 Estructura orgánica.

Cuenta con los siguientes niveles jerárquicos dentro de la organización interna.

Nivel Directivo: Gerente- Propietario Sr. Guido Chamorro

Nivel de Apoyo: Digitadora Sra. Paola Andrade

Auxiliar contable Sra. Carmen Vivanco

Contador CPA. Jaime Meza

Cobranzas Sr. René Aguilera

Sr. Lenin Martínez

Cajeros Srta. Carmen Mejia

Vendedores Sr. Leonardo Delgado

Sr. Ricardo Chamorro

Sr. Freddy Chamorro

52

3.8 Evaluación de Control Interno

Se elaboró cuestionarios para la evaluación del control interno en las diferentes

áreas de la empresa los cuales se presentan a continuación:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

3.8.1 Gerencia/Control Interno

FECHA DE CONTROL 15/04/2011

# PREGUNTA DE VERIFICACION SI NO OBSERVACIÓN

1

Existe un manual o reglamento por escrito el cual detalle las responsabilidades y funciones de cada empleado de la empresa? X

2

Reciben los empleados capacitaciones periódicas para la actualización respectiva de sus funciones? X

3

Recibe usted periódicamente, reportes e informes de los movimientos que realiza cada empleado? X Parcialmente

4

Realiza usted revisiones continuas de la cartera vencida o por cobrar para dar seguimiento? X

5 Ejerce un control presupuestario para los gastos y una previa aprobación para estos? X

6

Mantiene pagos al día con las instituciones como el IESS y el Servicio de Rentas Internas? X

7

Es usted el encargado de realizar pedidos de mercadería, pagos y devoluciones a proveedores? X

8

Ejerce usted algún tipo de control a los empleados respecto a asistencias, permisos o faltas? X Parcialmente

9

Lleva usted un registro de asistencia del personal y horarios de entrada y salida para controlar su cumplimiento laboral? X

10

Su empresa cuenta con un sistema de alarma o seguro contra algún tipo de robo o accidentes? X

Solo alarma de seguridad.

11

Supervisa usted las actividades que realiza su personal en las diferentes áreas de trabajo con el fin de que no exista algún tipo de malversación y que este dedique el tiempo suficiente a sus actividades? X

PUNTAJE TOTAL 4 7

Fuente: Investigación de campo


53


3.8.2 Caja/Control Interno


# PREGUNTA DE VERIFICACIÓN SI NO OBSERVACIÓN

1 Se realizan arqueos de caja sorpresivos, con evidencia escrita de conformidad? X

2 Los reportes de caja diario son guardados en orden en un lugar bajo llave? X

3

Los documentos soporte de las cobranzas de caja o recibos van siendo utilizados en su orden numérico secuencial? X

4 Son archivados los documentos de caja tanto anulados como validos en orden? X

5 Existe alguna póliza de seguro contratada para salvaguardar el efectivo de caja? X

6

Los gastos que son efectuados con los fondos de la recaudación de caja, son debidamente autorizados por gerencia y respaldados con facturas o notas de venta autorizadas? X Parcialmente

7 Existe un custodio de caja? X

8 Coinciden los saldos reflejados en el reporte de caja con el del sistema contable? X

9

El responsable de caja es también quien realiza los controles, supervisión y obtención de evidencia de comprobación aritmética?

10

Se efectúan pagos a proveedores de las recaudaciones de caja y se supervisan estos pagos con la autorización de la gerencia? X

11 Existe fondo de caja chica para gastos menores? X

PUNTAJE TOTAL 4 7



54


3.8.3 Digitación/Control Interno



1

Cuenta con un sistema contable que respalde los movimientos realizados en la empresa? X

2 Fue usted capacitada previamente para el uso del sistema contable que utiliza? X

3

Presenta reportes periódicamente a la gerencia con los movimientos realizados en el sistema? X

4

Ingresa diariamente los reportes de caja al sistema para controlar la veracidad del reporte? X

5

Cuenta con un soporte (medios magnéticos o archivos), que respalden toda la información que consta en el sistema, si este llegase a colapsar? X

6

La clave de acceso al sistema contable que usted utiliza, es conocida por los demás empleados de la empresa? X

7

Los reportes presentados por la cajera, pasan de forma inmediata a usted para el ingreso respectivo al sistema contable que maneja? X

8

Recibe usted asesoría por parte de la empresa a la que adquirieron el sistema contable cuando Ud. así lo requiere? X

PUNTAJE TOTAL 4 4



55


3.8.4 Contabilidad/Control Interno



1

Es usted el responsable absoluto de realizar los informes, balances y estados financieros de la empresa? X

2

Presenta a la gerencia, reportes de compras, ventas y gastos mensuales, con el fin de que se tomen correctivos si existe alguna anomalía que perjudique la solvencia económica? X

3

Resguarda usted la información económica del almacén en documentos y en medios magnéticos para tener siempre sus respaldos? X

4

Mantiene usted enterada a la gerencia y al personal respectivo, sobre los cambios que se dan sobre las leyes que rige el Gobierno? X

5

Son acatadas sus sugerencias, comentarios y observaciones acerca del manejo que mantiene hasta la actualidad la empresa? X Parcialmente

6

A sugerido usted en ocasiones a la gerencia la necesidad de implementar un sistema o manual de control interno que facilite el mejor desenvolvimiento de las actividades para todo el personal? X

7 Se efectúan roles de pago por empleados para proceder al pago de los mismos? X

8 Se entrega una copia del rol personal a cada empleado para su respaldo? X

9

Entrega usted la documentación para pagos del IESS y SRI, a tiempo para que se efectúen los pagos respectivos al día? X

10

Las vacaciones, horas extras, aumentos de sueldo y otras compensaciones y sus modificaciones son autorizadas por escrito? X

11

Se presentan estados financieros reales presupuestados y sus comparaciones y explicaciones de diferencias? X Parcialmente

PUNTAJE TOTAL 7 4



56


3.8.5 Ventas/Control Interno



1 Conoce usted las políticas de crédito de la empresa en cuanto a ventas? X

2

Recibe capacitaciones por parte de la empresa para mejorar su desempeño y actitud hacia los clientes y brindar atención de calidad? X Parcialmente

3

Recibe usted incentivos de excelencia es decir algún tipo de reconocimiento por mejor vendedor o destacarse en % de ventas? X

4

Sus bonificaciones por ventas son entregadas a usted previa una revisión de sus ventas mensuales presentadas por digitación? X

5

Es usted amable en todo momento con los clientes que necesiten información de algún tipo de electrodoméstico? X

6 Conoce usted a cabalidad sobre estrategias de ventas? X

7

Tiene usted los conocimientos adecuados acerca de todos los productos que ofrece la empresa, para poder satisfacer la necesidad del consumidor final? X

8

Le facilitan a usted listas de precios actualizadas de todos los productos debidamente ordenadas y codificados? X

9 Trabaja usted por metas o con un % de ventas mensuales que debe cumplir? X

10

Las ventas que usted efectúa cuentan con el visto bueno y aprobación tanto de gerencia como de cartera? X Parcialmente

PUNTAJE TOTAL 3 7



57


3.8.6 Cartera/Control Interno



1

Se llevan registros auxiliares de cuentas x cobrar de forma individual es decir de cada cliente? X

2 Existen confirmaciones de saldo con los deudores correspondientes? X

3

Se tienen definidos los procesos, políticas y limites de todos los créditos? X

4

Se emiten notas de crédito por devoluciones, ajustes en los precios o por descuentos adicionales de forma controlada, es decir con una aprobación y numeración en las mismas, adjuntando un soporte autorizado que justifique estas situaciones? X

5

Se verifican los créditos antes de ser concedidos a un cliente, en cuanto a capacidad de pago, vivienda y otros factores previos a la concesión? X Parcialmente

6

Se realizan continuamente revisiones de saldo cuadrando con los registros contables para determinar saldos reales de los deudores? X Parcialmente

7

Se tienen definidos los procedimientos de persecución de deudas atrasadas? X

8

Existe una equidad en cuanto a concesiones de crédito hacia los clientes, es decir se trata por igual a todos los clientes en cuanto a los requisitos de crédito? X Parcialmente

9

Se verifica la documentación presentada por el cliente y por el garante según el caso? X

10

Se mantienen datos actualizados del cliente sobre su situación económica-financiera-legal y patrimonial? X

11

Cuenta la empresa con un sistema para la revisión de la información crediticia del cliente? X

PUNTAJE TOTAL 4 7



58

3.9 Resultados de la Evaluación de Control Interno

Luego de la aplicación de los cuestionarios respectivos para cada área de la

empresa, los resultados obtenidos fueron los siguientes:

3.9.1 Análisis del departamento de Gerencia

Luego de haber aplicado el cuestionario a gerencia, los resultados obtenidos

son los siguientes:

- No existe un manual de control interno que pueda definir responsabilidades

y funciones para cada departamento.

- No se está dando la atención adecuada al personal de la empresa de las

diferentes áreas, por ende no hay un estricto control en sus actividades.

- No se brinda capacitaciones de ninguna clase al personal para el

mejoramiento de sus actividades y desempeño en la empresa.

- No hay un control en los gastos ni la autorización respectiva para que estos

se efectúen y con qué finalidad.

- No se controla horarios, permisos o faltas a los empleados, lo cual significa

que no existe la comunicación y control adecuado.

- Falta de control y supervisión en las áreas de trabajo para el control de las

actividades.

Por lo tanto la gerencia se encuentre en inminente riesgo de control.

59

3.9.2 Análisis del departamento de Caja

En el área de caja luego de la evaluación se evidencio lo siguiente:

- No se efectúan arqueos de caja sorpresivos, para verificar la seriedad en ésta

área.

- No se están archivando o resguardando los reportes de caja en un lugar

seguro bajo llave.

- Los recibos que se utilizan para realizar cobros a deudores no están en

secuencia numérica pese a que existen reciberas numeradas en orden.

- Se noto a demás que los gastos que se suscitan en su mayoría no tienen

respaldos como facturas o notas de ventas autorizadas, o estos no son

requeridos de forma obligatoria por las personas responsables.

- No cuentan con un fondo para gastos menores, por tanto salta a la vista que

existe desorganización en esta área y que está en riesgo constante.

- No existe un custodio de caja que supervise las actividades en ésta área.

3.9.3 Análisis del departamento de Digitación

De acuerdo a los resultados obtenidos en el área de digitación, se evidencio lo

siguiente:

- No se están presentando a la gerencia reportes frecuentes de los

movimientos de la empresa que se registran en el sistema contable.

- No cuentan con soportes de la información en medios magnéticos u otros

respaldos, lo cual hace que esta se encuentre totalmente vulnerable.

- No se ingresan los reportes de caja diariamente, lo cual repercute en el

control a deudores que se necesita a diario de cada cliente para confirmar

saldos u otros.

60

- Los reportes de caja no siempre son entregados de forma inmediata a la

Digitadora para que esta proceda con el ingreso al sistema contable.

3.9.4 Análisis del departamento de Contabilidad

En el departamento de contabilidad se evidencia que:

- Los pagos a empleados no son efectuados mediante roles, para proceder a su

cancelación.

- Los empleados no reciben ninguna constancia de pago para verificar sus

ingresos y descuentos respectivos.

- Los pagos de horas extras, compensaciones, vacaciones u otros no son

efectuados por escrito por lo tanto existe un tanto de riesgo.

- No se controlan los anticipos, préstamos o sobregiros de manera adecuada a

los empleados.

3.9.5 Análisis del área de ventas

En el departamento de ventas según los resultados del cuestionario que se

aplico a esta área se detecto:

- Que el personal no conoce sobre las políticas de crédito puesto que no están

establecidas por la empresa ni estrategias de ventas, concesiones de créditos,

verificaciones de datos y otros que son necesarios para una venta óptima.

- El personal de ventas recibe muy pocas capacitaciones e incentivos o

reconocimientos necesarios para su mejor desenvolvimiento laboral.

- No reciben listas de precios actualizadas para estar al día en cuanto a precios

y características de algún producto nuevo; por ende esta área carece de

control y se encuentra vulnerable.

61

- El personal no conoce sobre estrategias de venta, ni trabajan por metas

mensuales, para exigir un mayor rendimiento.

- Para el pago de comisiones por ventas, estas no son revisadas previamente

con un reporte de digitación que confirme la seriedad de las mismas.

3.9.6 Análisis del departamento de cartera.

En el área de cartera, los resultados fueron los siguientes:

- No existen confirmaciones de saldo con los clientes, para verificar la

veracidad de su cuenta individual y no indisponer al cliente al momento de

cobrarle.

- No existen políticas y limites en cuanto a concesión de créditos.

- No se están emitiendo notas de crédito por devoluciones, ajustes en los

precios o descuentos adicionales de forma controlada, con aprobación

respectiva y adjuntando un soporte respectivo que justifiquen el causal.

- A demás es muy notorio que existe un tanto de despreocupación en cuanto

a verificaciones de créditos, aprobaciones, corroboración de datos, equidad en

las concesiones de los mismos y seguimiento continuo a las cuentas

atrasadas, por lo tanto es necesario realizar las rectificaciones respectivas.

- No se tienen definidos los procesos para el cobro de deudas atrasadas.

- No se verifica la documentación presentada por el cliente y garante antes

de otorgar el crédito para confirmar la realidad de los mismos.

- No se actualizan los datos del cliente sobre su situación económica-

financiera-legal y patrimonial, para controlar los créditos.

62

CAPITULO IV

PROPUESTA

4.1 Introducción

Elaboración de un manual de control interno para mejorar los procesos

administrativos, contables y financieros de Almacen´s C.C.R (Centro

Comercial Rivadeneira) del cantón El Carmen 2010.

4.1.1 Actividad de la empresa

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), se dedica a la venta al por

menor de todo lo concerniente a electrodomésticos, artículos para el hogar,

cocina, dormitorio, etc. En fin todo para la comodidad de la casa.

4.1.2 Misión

Brindar a la comunidad y sus alrededores la mejor gama de electrodomésticos

para el hogar tanto en línea blanca, como en línea café, accesorios y demás

enseres en las mejores marcas y modelos innovadores para el confort y uso

del hogar.

4.1.3 Visión

Expandirse a nivel nacional con diferentes sucursales en todo el país,

llegando a ser la mejor cadena de electrodomésticos que lidere los índices de

ventas en Ecuador.

63

4.1.4 Propuesta de Organigrama Estructural

Gráfico # 2

GERENCIA ASISTENTE DE GERENCIA

AREA ADMINISTRATIVA

AREA FINANCIERA

AREA DE VENTAS

CONTABILIDAD AUDITOR SUPERVISOR

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

SISTEMA INFORMATICO

BODEGA

CONTADOR

DIGITADOR

BODEGUERO 1

BODEGUERO 2

TESORERIA ( CAJA)

VENTAS DE CONTADO

VENTAS A CRÉDITO

COBRANZAS

RECUPERACION

DE CARTERA

SERVICIO TECNICO

SUPERVISOR DE CREDITOS

NOTIFICADORES

FACTURACIÓN

VERIFICACION DE DATOS

64

4.2 Manual de control interno

4.2.1 Control Interno Activos

4.2.1.1 Caja

- Será de vital importancia realizar arqueos periódicos para controlar el

ingreso y egreso del efectivo, ya que este deberá ser siempre llevado con

responsabilidad y cautela. (Véase el modelo en el anexo 1).

- El área de caja deberá ser restringida para terceras personas.

- Se deberá contar con el apoyo imprescindible de un custodio de caja quien

supervisara las actividades del cajero o cajera según sea el caso.

- Se designará a una persona que ejerza la función de tesorero o cajero en este

caso el cual será quien vele por todos los valores y responsabilidades que

contempla este cargo.

- La responsabilidad del efectivo proveniente de ventas, cobros de clientes u

otros, no será manipulado ni utilizado por terceras personas y por ninguna

causal sin autorización del gerente o supervisor.

- El valor total del valor de caja deberá ser siempre depositado a una cuenta

bancaria a diario para evitar cualquier malversación del mismo.

4.2.1.2 Caja Chica

- Se dispondrá de un fondo rotativo de caja chica para gastos menores, el cual

deberá ser no mayor a $300.00 ni menor a $100.00 para poder disponer de

65

este de tal forma que las recaudaciones diarias sean depositadas de forma

íntegra.

- Establecer un monto mínimo de gastos o pagos en efectivo.

- La persona responsable de este manejo no podrá ser la misma cajera ya que

su seriedad, compromiso y vigilancia absoluta esta designada para un rubro

especial y al dársele un doble compromiso se podría dar lugar a que sea

utilizado para asuntos personales o combinado con la recaudación diaria de

caja.

- Los documentos de respaldo de los egresos por gastos o pagos deberán ser

autorizados por otra persona que no sea encargada del fondo, pudiendo ser el

custodio de caja de manera simultánea o la gerencia.

- Solicitar con anticipación la reposición de este fondo al custodio para que a

su vez este comunique a gerencia y se proceda al mismo. (Véase Anexo 4)

- Para que los gastos sean válidos como gastos de caja chica deben ser valores

menores y que sean exclusivamente por los siguientes casos: almuerzos,

pasajes, botellones de agua del personal, suministros de papelería que no

superen los $5, copias, etc. Para lo cual se debe firmar un vale de caja

respectivo. (Véase anexo 5).

4.2.1.3 Bancos

- Solicitar al banco el estado de cuenta mensual de la cuenta, para poder

confirmarlo con el saldo de libros que se encuentra en la empresa.

(Véase anexo 6)

- Realizar conciliaciones periódicas de cuentas de cheques. (Véase anexo 7)

66

- Al girar un cheque este debe ser llenado con responsabilidad, tanto en este

como en el talonario, ser firmado correctamente por el titular de la cuenta y

no contener tachones ni enmendaduras.

- Si existe depósitos de clientes directamente a la cuenta de la empresa se

deberá llevar un detalle de los avisos del cliente y solicitarle a demás el

original del depósito para confirmarlo con un corte de la cuenta emitido por el

banco.

- Las conciliaciones bancarias deberán ser efectuadas únicamente en el

departamento de contabilidad o en el de auditoría.

4.2.1.4 Cuentas y documentos por Cobrar

- Realizar revisiones periódicas de los documentos vencidos pendientes de

cobro, examinando e investigando previamente las causas de la falta de pago.

- Revisar con anticipación, que los abonos o pagos que efectúen los clientes

consten en las cartillas individuales de cada uno de ellos, donde se detallan

los cargos y los créditos o los ingresos y abonos para poder proceder con

seguridad a las cobranzas. (Véase anexo 8)

- Guardar los documentos y cuentas por cobrar en un lugar seguro y bajo

llave al cuidado de personas que no manejen la caja, ni los registros de

cuentas por cobrar.

- Se deben confirmar los saldos adeudados con los deudores, para evitar

malos entendidos o desfalcos por parte de los cobradores o personas ajenas a

estos fines. (Véase el modelo en el anexo 9)

67

- Deben ser auditadas por lo menos dos veces al año las cuentas por cobrar,

por una o dos personas ajenas a las actividades de la empresa pero

relacionadas con el ámbito laboral.

Políticas para concesiones de créditos

• Verificar la situación económica y laboral de la persona a la cual será

otorgado el crédito.

• Llenar una solicitud de crédito previa a la concesión del crédito la cual

será revisada por la gerencia antes de proceder a la concesión.(Véase anexo

10)

• Solicitar referencias personales que sustenten la seriedad y compromiso

para con el almacén la persona que será denominado cliente.

• Verificar las condiciones físicas y sectoriales de su vivienda y el estado de

esta en cuanto a tenencia y legalidad.

• Verificar su historial crediticio, el cual será primordial para extender un

crédito.

• En el caso de que se otorgue un crédito o préstamo a un empleado deberán

ser firmados los mismos documentos que corresponden a los clientes y

descontados en sus roles de pago; a demás de considerarse la antigüedad de

estos en la empresa para proceder a conceder el mismo.

• Deberá existir un límite de crédito máximo dos deudas individuales por

cliente, y considerando el comportamiento este.

68

• Ninguna venta se podrá efectuar con menos del 25% de entrada del valor

total.

• Tomar de manera correcta y exacta el pedido del cliente y confirmar si el

artículo solicitado está en existencia, para saber si se puede cumplir con el

pedido.

• Una vez verificado el pedido y que este puede ser despachado, se debe

proceder a la aprobación la cual debe ser realizada por el Gerente, quien

deberá examinar las solicitudes de crédito de los clientes.

• Al aprobar el crédito, el encargado de bodega deberá despachar la

mercadería solicitada y efectuar todos los trámites de embarque y entrega del

artículo al cliente. Si es necesario efectuar una guía de remisión para el

traslado de la mercadería. (Véase anexo 11).

• Se debe efectuar una factura y el contrato completo en el cual el cliente se

compromete con el almacén y se le da a conocer sobre el valor que va a

pagar. Estos documentos deberán ser firmados por deudores y garantes, se

aplica el precio, descuentos, intereses, impuestos, etc. (Véase anexo 12,13,14

y 15).

• Se establecerá que con el incumplimiento de la tercera cuota vencida se

cobrará el interés legal que rija la ley, a demás de gastos por movilizaciones

de cobranzas.

• Todos los documentos legales y firmados servirán como respaldo de la

deuda generada, de los cuales se le entregará una copia al cliente, una para

contabilidad, una para bodega y una para cobranzas.

• Los cobros de las cuentas por cobrar se deberán realizar mediante

notificaciones personales, escritas con copia o llamadas telefónicas

recordando sus pagos adeudados y el valor. (Véase anexo 16)

69

• El cajero deberá archivar cada una de las notificaciones enviadas a los

clientes como constancia del seguimiento que se le da a su cuenta personal.

• En lo que respecta a rebajas de precios, devoluciones en ventas, estas

deberán ser autorizadas por un empleado responsable o por la gerencia con su

respectiva nota de crédito.

4.2.1.5 Inventario de Mercaderías

- Sera imprescindible la presencia de al menos dos responsables de bodega,

los cuales velarán por la seguridad e integridad de esta área.

- El área de bodega deberá ser restringida para terceras personas por cuanto

reposa en ella toda la mercadería de stock y la misma debe ser asegurada y

evitar cualquier tipo de pérdidas o deterioro de la misma.

- Verificar constantemente el stock de mercaderías tanto en percha como en

bodega para el momento de los pedidos y así no llegar a la inflación

innecesaria de mercadería.

- Determinar el costo de los artículos en stock, tomando en cuenta todos los

rubros necesarios para poder determinar el % de ganancia por artículo y el

costo de venta de cada uno.

- Vigilar el ingreso y salida de la mercadería y que cada uno de estos son

activos de la empresa.

70

4.2.2 Control Interno Pasivos

4.2.2.1 Cuentas por Pagar

- Llevar un control computarizado o en libros del detalle de pagos separados

por proveedores con sus respectivos respaldos para evitar pagos adelantados,

sobrepagos o duplicaciones de pagos.

- Antes de que el pago de una factura sea efectuado se deberá presentar

evidencia escrita para mostrar que todos los aspectos de la transacción están

correctos.

- Para proceder al pago de una factura, esta deberá tener el siguiente orden:

1. Verificar datos de la factura con la guía de remisión recibida, en

cuanto a productos, precios, descuentos, valor por transporte, etc.

2. Debe estar descontado el valor de la retención de la misma y

haberla entregado a tiempo al proveedor respectivo para su desglose.

3. Recibir la aprobación por parte de la gerencia para efectuar el pago.

- Los pagos deberán efectuarse con cheques posfechados o con depósitos a las

cuentas de los proveedores en ningún caso en efectivo, ya que podría darse

alguna malversación de fondos o desvíos de dinero.

- Para toda cancelación se deberá exigir el respectivo recibo o comprobante

del pago efectuado en el cual debe detallarse en todos los casos datos de

contenido y forma de manera explícita, en el caso de depósitos entregar

original y conservar una copia más el recibido.

71

- Solicitar estados de cuenta actualizados para comprobar la veracidad de las

cuentas por pagar que se mantiene con los diferentes proveedores.

(Véase anexo 21).

- Examinar si fuese el caso, otras cuentas por pagar que no estén

contabilizadas para establecer las razones de la falta de registro.

- En el caso de créditos bancarios, el proceso deberá ser similar al de las

cuentas con proveedores, llevando controles minuciosos con respaldos de

todos los pagos efectuados.

- Todos los respaldos, cuentas, documentos y demás deberán ser archivados

bajo llave y en orden por proveedores, fechas.

4.2.3 Control Interno Ingresos

4.2.3.1 Ventas

- Se llevará un control separado de las ventas realizadas a empleados o

funcionarios de la empresa.

- El personal de ventas del almacén deberá responder por la mercadería

exhibida tanto en su funcionamiento, aseo y cuidado de la misma.

- Revisar constantemente listas de precios por las variaciones que se dieran en

la mercadería para no tener desfases en precios.

- Asistir a convenciones que brindan las marcas para capacitaciones o

lanzamientos de nuevos modelos, tendencias y estilos de la mercadería de

venta.

72

4.2.4 Control Interno Costos

4.2.4.1 Compras

- Las ordenes de compras o pedidos serán efectuados por el gerente, con el

apoyo del bodeguero quien será el que presente los faltantes de mercaderías

para su reposición.

- Los pedidos de mercaderías deberán ser adecuados es decir solicitar

únicamente lo necesario o faltante para no exagerar el inventario.

- Al momento de realizar una compra se deben tomar en cuenta los siguientes

aspectos:

1. Pactar las condiciones de pago, precios y descuentos en compras

con el vendedor antes de efectuar el pedido.

2. Revisar periódicamente con el departamento de contabilidad los

precios pagados por las mercancías para verificar si esos fueron los

acordados en el pedido y si no son superiores a los corrientes del

mercado.

3. Entregar a la bodega copia de de todos los pedidos realizados para

cuando llegue la mercadería constante lo recibido con lo solicitado.

4. Considerar cuando existan promociones, descuentos adicionales y

ofertas por parte de los proveedores para efectuar las compras

necesarias y optimizar recursos.

73

4.3 Manual de Funciones

4.3.1 Gerencia

PERFIL DEL CARGO

- Edad de 35 a 40 años.

- Casado.

- Título de 4 nivel, de preferencia en especialidad afines con el puesto,

administración de empresas u otras.

- Experiencia mínima en cargos similares 5 años.

- Capacidad de liderazgo, toma de decisiones y de trabajo en equipo.

- Tener don de mando

- Iniciativa propia

FUNCIONES

- Emplear planes o estrategias para las diferentes actividades de la empresa.

- Ser la imagen de la empresa en el ámbito interno y externo por lo cual su

posición deberá ser integra y transparente para cualquier decisión que

implique la empresa.

- Liderar a su equipo de trabajo para el emprendimiento de sus aptitudes y

cualidades de la mejor manera para explotar en todo momento las virtudes y

experiencias de sus colaboradores.

- Brindar a sus empleados la confianza y apoyo necesario para que se llegue a

las metas y objetivos propuestos.

- Mantener buenas relaciones con proveedores y cadenas de electrodomésticos

para estar siempre al día en las innovaciones y tecnología.

- Se encargará de contratar personal idóneo para cada área y de dar a conocer a

cada uno sus funciones, beneficios y obligaciones con la entidad.

- Así también será el único encargado de los despidos de personal o cambios

que se den en alguna área.

- Proveer las herramientas o materiales necesarios a su personal en las

diferentes áreas para que este pueda ejercer sus funciones de la manera más

adecuada.

74

- Brindar capacitaciones al personal tanto del área administrativa, como en el

área de ventas, para que su conocimiento y emprendimiento sea mejor día a

día.

- Cualquier transacción financiera, o de carácter administrativo, deberá ser

supervisada y aprobada para que esta pueda ser ejecutada.

- En caso de que el gerente no pudiese estar ejerciendo su cargo por

enfermedad, viajes u otro tipo de ausencia temporal deberá dejar en su

reemplazo a una persona que sea de su entera confianza y de sus mismas

cualidades para que desempeñe sus funciones hasta su reincorporación a la

empresa.

- Analizar todo aspecto o índice económico tanto en ventas, pagos, entre otros

con la finalidad de establecer equidad o balance en la entidad.

- Revisar conjuntamente con contabilidad la situación financiera de la empresa

de forma periódica para poder tomar decisiones futuras.

- Autorizar auditorías y a su vez evaluar al personal en cada área para ver su

desenvolvimiento y manejo de la misma.

75

4.3.2 Asistente de Gerencia

PERFIL DEL CARGO


- Título de 4 nivel, de preferencia en especialidad afines con el puesto,

administración de empresas u otras.


- Conocimientos en contabilidad y computación básica.


- Iniciativa propia

FUNCIONES

- Asistir al gerente de la empresa en reuniones, negociaciones, capacitaciones

entre otras.

- Involucrarse de manera directa con la empresa, comprometiéndose a

desempeñar sus labores de la mejor manera.

- Archivar documentación respectiva que sea emitida al gerente de la empresa

ya sea por avisos, oficios, peticiones, hojas de vida, entre otras y hacer que

estas lleguen a sus manos de forma inmediata.

- Supervisar al personal y sus actividades y dar recomendaciones si fuese el

caso de que el gerente no se encontrase en la entidad.

- Establecer un cronograma o una agenda optima para el gerente, en cuanto a

entrevistas de nuevo personal, visitas de proveedores, pagos de roles, pagos

de facturas, entre otras actividades.

- Revisar ventas, roles de pagos, asistencias, facturas, entre otros del personal

para poder llevar un control exhaustivo de sus actividades y de que las

mismas cumplan con los objetivos y metas propuestas.

76

4.3.3 Contador

PERFIL DEL CARGO


- Título en contabilidad y auditoría C.P.A, ser afiliado al colegio de contadores

y portar su carnet respectivo.



FUNCIONES

- Supervisar todas las actividades y responsabilidades encomiendas al auxiliar.

- Efectuar mensualmente y con anticipación las declaraciones respectivas,

pagos al seguro, y las diferentes obligaciones patronales para poder efectuar

los pagos a tiempo.

- Emitir información real en los estados de situación financiera de la empresa a

la gerencia de forma mensual para que en conjunto puedan tomar decisiones

acertadas y evitar pérdidas futuras.

- Realizar los respectivos roles de pago de forma individual y global de los

empleados para su cancelación respectiva debiendo estos ser entregados a la

gerencia para su revisión hasta el 30 de cada mes.

- Los pagos a empleados deberán darse mínimo hasta el cinco días después de

haber terminado el mes respectivo, con eso se evitarán desfases económicos

así como problemas de término laboral.

- Estar pendiente de todos los pagos, avisos, actualizaciones u otros que

informare el SRI o el IESS y estar siempre al día en actualizaciones.

- Al momento de contratos de personal deberá concretar con el mismo todo lo

respectivo a salarios, horas extras, bonos, comisiones, etc. A su vez deberá

hacer firmar el respectivo contrato laboral indicando todas las obligaciones,

responsabilidades y prestaciones; por último efectuar su ingreso al IESS.

77

- Enviar de manera oportuna lo que corresponde a declaraciones anexos

tributarios u otra información que sea solicitada por el servicio de rentas

internas.

- Supervisar los pagos de proveedores y revisar si todos los pagos están

archivados y sustentados con algún recibo.

4.3.4 Auxiliar de Contabilidad

PERFIL DEL CARGO


- Mínimo título de bachiller con estudios universitarios por lo menos cursar

cuarto semestre, en carreras afines al puesto.


- Disposición de trabajar en equipo.

- Conocimientos en Word, Excel, y programas o paquetes contables (Saci,

Mónica).

- Buena predisposición y actitud de liderazgo.

- Disposición de tiempo inmediata.

FUNCIONES

- Archivar todo la documentación respectiva de manera ordenada y cronológica

separándolas en carpetas o folders de acuerdo a su categoría; (facturas, roles,

retenciones, etc.)

- Sus principales actividades a realizar son:

Efectuar retenciones a las facturas que lleguen de mercaderías,

entregarlas al proveedor y archivarlas con su respectivo respaldo, en

este caso la guía de remisión y copia de la retención.

Realizar anexos mensuales en el REOC para que llegada la fecha el

contador envíe la información vía internet.

78

Revisar periódicamente los pagos a proveedores, archivar sus

comprobantes e informar de los mismos al contador.

4.3.5 Supervisor de caja o custodio

PERFIL DEL CARGO


- Título de cuarto nivel, en carreras afines al puesto.




Mónica).



- Facilidad de trabajo bajo presión.

FUNCIONES

- Precautelar todos los movimientos que se ejecuten a diario.

- Acoger novedades por parte del responsable de caja.

- Revisar que el reporte diario concuerde con los recibos emitidos, y con las

ventas efectuadas en el día.

- Proporcionar la ayuda adecuada a la misma y responder ante cualquier suceso

u anomalía si fuese el caso.

- Verificar las ventas diarias y comprobar que las entradas del efectivo sean

relativas.

- Supervisar los gastos que se realicen, el motivo del mismo y su autenticidad,

con facturas o notas de venta autorizadas que lo respalden.

- Periódicamente, revisar las sumas de los documentos que representen

entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones de las sumas si

fuese el caso.

79

- Receptar a diario el reporte de caja revisarlo y aprobarlo para poder

presentarlo a la gerencia.

4.3.6 Cajero o tesorero

PERFIL DEL CARGO







Mónica).



FUNCIONES

- Manejar todos los ingresos, egresos, depósitos, cuadres de caja, recepción de

cheques u otros valores que se originen por ventas de contado, crédito u otros

a diario.

- Será el único responsable en caso de alguna malversación de fondos u otros

factores que se presentasen en esta área.

- A demás contará con la ayuda de un custodio el cual le proporcionará ayuda

en caso de que lo requiriese.

- Entregar el reporte de caja al custodio el mismo que deberá estar detallado en

orden numérico los comprobantes emitidos por razón de ingresos de ventas u

otros, sin rayones o enmendaduras. (Véase anexo 2 modelo del reporte diario

de caja).

80

- Adjuntar al reporte diario de caja los comprobantes de gastos con firma de

responsabilidad, detalles de cheques y deposito adjunto del saldo de caja el

cual deberá ser efectuado al final de cada jornada o a primera hora del día

siguiente sin excepción.

- Archivar en orden los reportes de caja clasificados por meses y terminado el

mismo entregarlos mediante un escrito al custodio para que este a su vez lo

archive bajo llave.

- Receptar los ingresos de los recaudadores y verificarlos antes de registrarlos

en el detalle del cliente.

- Emitir comprobantes de egreso los cuales deben ser previamente numerados

para registrar los gastos, pagos de sueldo, pago de deudas, pago de impuestos,

etc. Indicando número de factura, detalles del mismo y firma de autorización

ya que las originales deberán ser entregadas al departamento de contabilidad.

(Véase Anexo 3).

4.3.7 Vendedores

PERFIL DEL CARGO








- Trabajo bajo presión.

81

FUNCIONES

- Tener conocimiento de las políticas de crédito que mantiene la empresa, para

poder efectuar una venta.

- Las ventas a contado y a crédito, deberán contar con la autorización de la

gerencia, estás últimas a demás con la aprobación del departamento de

créditos.

- Tomar pedidos de los clientes en el caso de algún artículo solicitado y no

hallado en stock para darlo a conocer de inmediato a la gerencia y cumplir el

pedido de forma inmediata.

- Trabajar con listas de precios las cuales deberán ser actualizadas

periódicamente y aprobadas por la gerencia, para la atención óptima a los

clientes.

- Para toda venta se deberá extender factura legal la cual debe ser prenumerada

y seguir una secuencia numérica para su uso, detallar con exactitud lo que se

está despachando y realizar los cálculos y sumas exactas.

- Si se efectuasen devoluciones o descuentos se deberán comunicar a gerencia

para su aprobación y autorización respectiva.

- El vendedor deberá presentar su reporte individual de ventas pactadas el 30

de cada mes, para la revisión respectiva de las mismas, tanto a la gerencia,

digitación, contabilidad y cobranzas.

- El porcentaje de comisiones por venta será del 2% en ventas que superen los

$500.00 y del 1.5% en ventas menores a $500.00.

- Los vendedores deberán trabajar por metas mensuales con un monto mínimo

de ventas de $10.000 cada uno caso contrario no percibirán comisiones.

- Si por alguna causa la venta se llegase a anular hasta 5 días después de

haberla efectuado esta no será contabilizada para pago de comisión o se

descontará el mes siguiente si la comisión ya hubiese sido pagada.

- Las devoluciones en ventas solo podrán ser validas en el caso de que el

artículo este en el mismo estado en el que fue despachado y que no sobrepase

los cinco días de procedida la venta, caso contrario no será procesada la

devolución.

82

- En caso de recibir algún artículo por servicio técnico en garantía, el vendedor

deberá probar el artículo antes de recibirlo para corroborar la falla y solicitar

al cliente los documentos respectivos para validar la garantía como: copia de

cédula, certificado de garantía del producto y datos personales del mismo.

- Antes de salida la mercadería, el vendedor deberá probar el artículo adquirido

e instruir sobre su funcionamiento.

4.3.8 Bodeguero

PERFIL DEL CARGO





- Disposición de trabajar en equipo y bajo presión.



FUNCIONES

- Registrar las entradas y salidas de la mercaderías detalladas en un kárdex por

productos de similitud. (Véase anexo 17)

- Recibir la mercadería de proveedores, verificando los productos con la guía

de remisión respectiva y copia de factura, revisando minuciosamente que

todo esté en orden, buen estado y registrar series de cada artículo recibido.

(Véase anexo 18 y 19).

- Emitir periódicamente un inventario de los faltantes de mercadería a la

gerencia para la toma de nuevos pedidos. (Véase anexo 20).

- Realizar inventarios físicos de mercaderías por lo menos cada trimestre para

concordar la mercadería en libros y físicamente.

83

- Realizar los despachos respectivos al momento de ventas, traslados entre

establecimientos o por ventas fuera de la ciudad, emitiendo guía de remisión

respectiva y controlando todos los movimientos.

- En el caso de existir mercadería en mal estado o con algún desperfecto,

deberá efectuar la devolución respectiva al proveedor para que este realice la

reposición respectiva; dicha devolución será emitida por escrito indicando el

particular con firmas de responsabilidad de bodega y gerencia.

- Archivar cautelosamente los registros de ingresos y salidas de mercaderías,

así como también guías de remisión, copias de facturas y documentos de

cambios o devoluciones.

84

CAPITULO V

Conclusiones

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira), no cuenta con un manual de control interno que pueda ayudar a la toma de decisiones y a tener seguridad razonable de las actividades que se están realizando.

La empresa no cuenta con una misión y visión definida, por tanto dificulta el desarrollo de sus actividades ya que no se tiene una orientación de un objetivo propuesto a seguir.

No se realizan auditorías de ninguna clase para verificar la seriedad y el

compromiso de cada empleado para con la empresa.

No existe un custodio de caja que supervise las actividades del cajero y a la vez

sea un apoyo para el mismo.

La empresa no cuenta con un encargado de bodega, que sea responsable de todas

las actividades que se generen en esta área para un mejor control de la misma.

Los trabajadores tanto en el departamento administrativo, como en departamento

de ventas y cobranzas, no reciben capacitaciones constantes o periódicas para el mejoramiento de sus funciones, lo cual repercute en el desenvolvimiento de sus tareas.

No se está controlando de manera adecuada al personal encargado de otorgar

créditos, ya que no corroboran la información de forma completa para la comprobar la veracidad de la misma.

Existe una cierta despreocupación en cuanto a ingresos del personal, permisos,

faltas, etc. Los cuales no pueden darse ya que dificultan las actividades de la empresa y el trabajo se retrasa.

No se controlan los pagos, anticipos u otros a empleados de manera correcta, a

pesar de tener conocimiento de los pasos a seguir no se los realiza y esto acarrea consecuencias desfavorables a la empresa en todo sentido.

85

Recomendaciones

Se elaborará un manual de control interno que sea una herramienta de ayuda para la toma de decisiones de la empresa, regule las actividades, funciones y deberes de cada empleado, por ende mejore la productividad y eficiencia de los recursos del almacén.

Establecer la misión y visión de la empresa, para darla a conocer al personal y a la comunidad en general, lo cual logrará alimentar un enfoque más amplio de lo que se desea conseguir como empresa y así generar mayores compromisos con sus colaboradores y la comunidad.

Realizar auditorías por lo menos una vez al año, así como evaluaciones específicas de control interno de la empresa, para mantener siempre en correcto funcionamiento cada una de las actividades de la empresa.

Contratar una persona idónea que cumpla las funciones de custodio de caja, el

cual deberá supervisar y controlar que todas las actividades de esta área sean óptimas y transparentes para no dar lugar a malversaciones de ninguna clase.

Efectuar la contratación de personal para el área de bodega, ya que es

imprescindible el control adecuado del inventario del almacén, para lograr mantener un stock más preciso y no excederse en la compra de mercadería.

Capacitar constantemente al personal en general, mediante seminarios, cursos, u

otros que ayuden a mejorar su rendimiento y capacidad de desempeñarse en su lugar de trabajo y mejoren su perfil laboral.

Ejercer mayor control al personal de ventas y cobranzas, para comprobar la

veracidad de todos los movimientos que se efectúen y disminuir el riesgo de pérdidas o cuentas incobrables. Esto puede ser más factible si se designa una persona como supervisor de créditos el cual respondería a cualquier falencia que se suscitara.

Controlar la asistencia de todo el personal y exigir compromisos serios de por

medio para alcanzar mejores resultados y llegar a las expectativas deseadas.

Revisar constantemente todos los pagos, anticipos u otros que conciernen al personal para tener un control minucioso por seguridad y responsabilidad, de tal forma no se dará lugar a malas interpretaciones.

86

Establecer un punto de equilibrio entre funcionarios y trabajadores, para que no exista inequidad de ninguna clase y se anteponga siempre el respeto mutuo sin lugar al exceso de confianza.

87

Bibliografía

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tercera edición, México.

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88

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www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm

www.mailxmail.com/noticias/noticia.cfm?idn=1102

www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministr

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www.derechocomercial.edu.uy/ReEmpresa

www.itfip.edu.co/la-institucion/estructura-administrativa/vicerrectoria-

administrativa/gestion-financiera/tesoreria.html

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www.definicionabc.com/economia/tesoreria.php

89

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http://ciberconta.unizar.es/LECCION/cf002/710.HTM

www.gabilos.com/cursos/curso_de_contabilidad/1_el_procedimiento_contabl

e.htm

90

Anexos

Anexo # 1

ALMACEN´S C.C.R (CENTRO COMERCIAL RIVADENEIRA) R.U.C 1706444799001

Arqueo de Caja

Hora de arqueo: Fecha:

Cajero: Delegado:

EFECTIVO

CANTIDAD DETALLE VALOR Niquel Total Billetes Total Cheques Total Comprobantes Fecha Concepto Autorizado Valor Total

Total presentado

Saldo Contable Diferencia El valor en efectivo y los comprobantes que ascienden a un total de……..dólares, fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.

f) ……………………….. f) ………………………..

CAJERO

DELEGADO

91

Anexo # 2

Parte anterior del documento

92

Parte posterior del documento.

93

Anexo # 3


COMPROBANTE DE EGRESO N°

CIUDAD FECHA: VALOR $ PAGADO A: RUC o C.I: POR CONCEPTO DE:

LA SUMA DE:

CHEQUE N° BANCO CTA. EFECTIVO RECIBI CONTABILIZACIÓN

CUENTAS DÉBITOS CRÉDITO

S FIRMA Y SELLO

ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO

:

94

Anexo # 4

ALMACEN’S C.C.R

R.U.C 1706444799001

DIRECC: CALLE SALUSTIO GILER Y PORTOVIEJO

TELEF: 052661-763

EL CARMEN-MANABÍ

ACTA DE SOLICITUD

PARA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

El Carmen, ________________________del 2011.

Yo, ____________________________, en calidad de encargado (a) del fondo de

caja chica, solicito la reposición de estos fondos para continuar las actividades

concernientes a este puesto.

A continuación se detalla el uso que se le dio al fondo correspondiente.

Fondo inicial de caja chica $__________

Detalle de gastos:

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Suma de gastos efectuados $__________

Saldo en caja chica $__________

Atentamente,

___________________________

Responsable de Caja Chica

95

Anexo # 5


VALE DE CAJA

VTO.BUENO $._______________________

He recibido de: La cantidad de: Concepto:

Cargo

___________________de 2011.

____________________

RECIBI CONFORME

_________________________

96

Anexo # 6

ALMACEN’S C.C.R

R.U.C 1706444799001


TELEF: 052661-763

EL CARMEN-MANABÍ

El Carmen, ________________________del 2011.

Señor

________________

GERENTE DEL BANCO DEL PICHINCHA SUCURSAL “EL CARMEN”

Presente


Por medio de la presente me permito hacerle llegar un afectuoso saludo y éxitos en

sus actividades diarias.

El motivo de la presente es para solicitar que se me haga llegar el estado de la cuenta

número xxxxxxxxx, para verificar los movimientos que se realizaron en el mes y

concordarlos con mi libro bancos.

En espera de favorable acogida, me suscribo.

Atentamente,

Sr. Guido Chamorro

GERENTE

97

Anexo # 7


CONCILIACIÓN BANCARIA

AL_______________________________del_________.

Saldo según el Estado de cuenta

xxxxxx

+ Depósitos en Tránsito:

Papeleta # xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

Total

xxxxxx

- Cheques en circulación:

Ch. # xxxxxx por $

xxxxxx

Ch. # xxxxxx por $

xxxxxx

Saldo del banco conciliado

xxxxxx

Saldo en libros

xxxxxxxx

+ Notas de crédito

N° xxxxxx

xxxxxx

Total

xxxxxx

- Notas de débito

N° xxxxxx

xxxxxx

xxxx

- Cheques protestados

N° xxxxxx

xxxxxx

xxxxxx

Saldo en libros Conciliado

xxxxxx

f) Contador

98

Anexo # 8

101

Anexo # 9

ALMACEN’S C.C.R

R.U.C 1706444799001


TELEF: 052661-763

EL CARMEN-MANABÍ

El Carmen, ________________________del 2011.

Señor

________________

Presente




El motivo de la presente es para solicitar de manera especial, se acerque a nuestras

oficinas para realizar la comprobación de saldos de sus cuentas pendientes de pago

ya que el saldo a la fecha del N° de documento ______ es de $ ___________.

En espera de favorable acogida, nos suscribimos.

Atentamente,

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS

ALMACEN’S C.C.R

102

Anexo # 10

103

Anexo # 11

104

Anexo # 12

105

Anexo # 13

106

Anexo # 14

107

Anexo # 15

Parte delantera

108

Parte trasera

109

Anexo # 16

110

Anexo # 17

111

Anexo # 18

113

Anexo # 19

115

Anexo # 20

Almacen’s C.C.R (Centro Comercial Rivadeneira)

R.U.C 1706444799001

SOLICITUD DE REPOSICIÓN

DE STOCK DE MERCADERÍA

Yo, ________________________en calidad de encargado del stock de mercaderías del departamento de BODEGA, pongo en su conocimiento que los artículos detallados a continuación, se encuentran próximos a agotarse; por tanto solicito de manera especial el pedido de los mismos para continuar con el cumplimiento de las actividades que realiza el área a la que pertenezco.

Los productos que solicito se detallan a continuación.

PRODUCTO CANTIDAD FACTURA

116

Anexo # 21

ALMACEN’S C.C.R

R.U.C 1706444799001


TELEF: 052661-763

EL CARMEN-MANABÍ

El Carmen, ________________________del 2011.

Señor(a)

Ing. __________________

JEFA DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS DE MARCIMEX S.A.

Presente




El motivo de la presente es para solicitar de manera especial, se digne emitir un

estado de mi cuenta para determinar el total de los haberes adeudados a ustedes y

comprobar con el saldo que se mantiene aún en mi auxiliar de cuentas por pagar.

En espera de favorable acogida, nos suscribimos.

Atentamente,

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

117

Anexo # 22

Recibo de cobranzas en el área de caja

118

Anexo # 23

Recibo de cobranzas de los notificadores.

119

Anexo # 24

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL...

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