UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE...
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UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MODALIDAD SEMIPRESENCIAL CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL TESIS DE GRADO Manual de funciones y procedimientos que mejoren el desempeño laboral del personal del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo AUTOR: CRISTÓBAL COLÓN MERO ALCÍVAR DIRECTORA DE TESIS: ING. KARINA PLUA PANTA, MSc. Quevedo - Los Ríos - Ecuador 2012 UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
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UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
MODALIDAD SEMIPRESENCIAL
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
TESIS DE GRADO
Manual de funciones y procedimientos que mejoren el
desempeño laboral del personal del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo
AUTOR:
CRISTÓBAL COLÓN MERO ALCÍVAR
DIRECTORA DE TESIS:
ING. KARINA PLUA PANTA, MSc.
Quevedo - Los Ríos - Ecuador
2012
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
ii
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
MODALIDAD SEMIPRESENCIAL
CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE MEJOREN
EL DESEMPEÑO LABORAL DEL PERSONAL DEL PARQUE
AUTOMOTOR DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE
QUEVEDO, CANTON QUEVEDO.
TESIS DE GRADO
Presentada al Honorable Comité Técnico Académico Administrativo de la Unidad
de Estudios a Distancia como requisito para la obtención del título de:
INGENIERO COMERCIAL
ESPECIALIDAD RECURSOS HUMANOS
MIEMBROS DEL TRIBUNAL
Ing. Dominga Rodríguez, MSc. ___________________________ PRESIDENTE DEL TRIBUNAL Ing. Magaly Cedeño, MSc ___________________________ MIEMBRO DEL TRIBUNAL CPA. Patricia Àlvarez Perdomo, MSc. ___________________________ MIEMBRO DEL TRIBUNAL Ing. Karina Plúa Panta, MSc ___________________________ DIRECTORA DE TESIS
Quevedo – Los Ríos - Ecuador
2012
CERTIFICACIÓN
iii
Ing. Karina Plúa Panta, MSc. Directora de Tesis, certifico: que el egresado
Mero Alcívar Cristóbal Colón, realizó la investigación titulada: MANUAL DE
FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS QUE MEJOREN EL DESEMPEÑO
LABORAL DEL PERSONAL DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO, bajo mi dirección,
habiendo cumplido con la disposición reglamentaria establecida para el efecto.
Ing. Karina Plúa Panta, MSc
DIRECTORA DE TESIS
DECLARACIÓN
iv
Yo, Mero Alcívar Cristóbal Colón, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado para ningún
grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias
bibliográficas que se incluyen en el presente trabajo.
A través de la presente declaración cedo mis derechos de propiedad intelectual
correspondiente a este trabajo a la Universidad Técnica Estatal de Quevedo y a
la Unidad de Estudios a Distancia, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual por su Reglamento, y por la Normativa institucional vigente.
____________________________
Mero Alcívar Cristóbal Colón
v
RESPONSABILIDAD
La investigación, los resultados, conclusiones y recomendaciones de la presente
tesis pertenecen exclusivamente al autor.
_______________________
Mero Alcívar Cristóbal Colón
vi
AGRADECIMIENTO
El autor del presente trabajo de investigación deja constancia de su
agradecimiento a las siguientes personas:
Al Ing. MSc Roque Vivas Moreira, Rector de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo, por sus aportes invalorables académicamente a la Unidad de Estudios
a Distancia.
A la Ing. MSc. Guadalupe Murillo de Luna, Vicerrectora Administrativa de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, por su apoyo moral para continuar
con esta meta.
Al Ing. Williams Burbano Montecé, MSc. Vicerrector Académico de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, por su constante motivación al logro
de este objetivo.
Al Ec. MSc Roger Yela Burgos, Director de la Unidad de Estudios a Distancia
por su esmero en la dirección de la Unidad.
A la Ing. MSc Nancy Rodríguez Gavilanes, Subdirectora de la Unidad de
Estudios a Distancia por su valioso aporte a esta Unidad Académica.
A los Docentes - Tutores que impartieron su conocimiento durante todo este
período universitario.
A la Ing. Karina Plúa Panta, Directora de Tesis por su ayuda incondicional y
constante en el desarrollo de esta investigación.
A todas y cada una de las personas que de una u otra manera contribuyeron
para la elaboración de la presente investigación.
vii
DEDICATORIA
A mi esposa Ing. Janet Franco Cedeño por su
dedicación, con infinito cariño a mis hijos:
Jèssica, Jèfferson, Jhover y Viviana, por su
confianza, tiempo y amor incondicional, a mi
madre Florencia Alcìvar, a mis hermanas Rocío,
Magali, Emilia, Mónica, Mariuxi y Verónica; mis
hermanos Byron, Alberto, Gabriel y César. A mi
familia política por su constante apoyo.
Cristóbal Mero Alcívar
viii
INDICE GENERAL
Pàgs.
PORTADA……………………………………………………………………………………i
MIEMBROS DEL TRIBUNAL……………………………………………………………..ii
CERTIFICACIÓN ........................................................................................................... ii
DECLARACIÓN ............................................................................................................ iii
RESPONSABILIDAD .................................................................................................... v
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... vi
DEDICATORIA............................................................................................................. vii
ÌNDICE GENERAL.……………………………………………………………………….viii
ÌNDICE DE CUADROS …………………………………………………………………xiii
I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1
1.1.Planteamiento del problema ........................................................................................... 2
1.2.Formulación del problema .............................................................................................. 3
1.3.Delimitación del problema .............................................................................................. 3
1.4.Justificación y factibilidad ............................................................................................... 3
1.5.Objetivos ............................................................................................................................ 4
1.5.1.General ........................................................................................................................... 4
1.5.2.Específicos ..................................................................................................................... 4
1.6.Hipótesis ............................................................................................................................ 5
II. REVISIÒN DE LITERATURA .................................................................................. 5
2.1.Administración .................................................................................................................. 5
2.1.1.Concepto de administración ....................................................................................... 5
2.1.2.Elementos básicos de la administración ................................................................... 5
2.1.3Proceso Administrativo ................................................................................................. 6
ix
2.1.4.Liderazgo ....................................................................................................................... 7
2.1.5.Importancia de la administración ............................................................................... 8
2.1.4. Principios generales de la administración ............................................................... 9
2.1.5.Valores y administración ........................................................................................... 10
2.1.6.Administración de Operaciones ............................................................................... 10
2.1.7.Administración del Riesgo ......................................................................................... 11
2.2.Recursos Humanos ....................................................................................................... 11
2.2.1.Administración estratégica de Recursos Humanos una perspectiva general... 11
2.2.2.Administración de Recursos Humanos en perspectiva ........................................ 12
2.2.3.La administración de Recursos Humanos .............................................................. 13
2.2.4.Recursos Humanos: Responsabilidad social y ética empresarial ...................... 13
2.3.Manual de Funciones y Procedimientos .................................................................... 14
2.3.1.Manual de Procedimientos y Funciones Integrales .............................................. 14
2.3.2.Funciones básicas ...................................................................................................... 16
2.4.Manual de procedimientos ........................................................................................... 16
2.4.1.Concepto y estructura del manual de procedimientos ........................................ 17
2.4.2.Las áreas funcionales de la empresa ...................................................................... 18
2.4.3.La relación interdepartamental ................................................................................. 19
2.5.La gestión de personal .................................................................................................. 20
2.5.1.Descripción de puestos de trabajo ........................................................................... 20
2.5.2. Las ventajas de la descripción del puesto de trabajo son: ................................. 20
III. MATERIALES Y MÈTODOS ................................................................................. 22
3.1.Localización y duración de la investigación ............................................................... 22
3.2.Materiales y equipos ...................................................................................................... 22
x
3.3. Tipo de investigación .................................................................................................... 23
3.3.1. Investigación descriptiva ......................................................................................... 23
3.3.2. Investigación de campo ........................................................................................... 23
3.4. Métodos de investigación ............................................................................................ 23
3.4.1. Método estadístico .................................................................................................... 23
3.4.2. Método Cualitativo ..................................................................................................... 24
3.4.3. Método Inductivo ....................................................................................................... 24
3.4.4. Método Deductivo ...................................................................................................... 24
3.5 Fuentes ............................................................................................................................ 24
3.5.1. Fuentes primarias ...................................................................................................... 24
3.5.2. Fuentes secundarias ................................................................................................. 25
3.6 Técnicas .......................................................................................................................... 25
3.6.1. La Entrevista ............................................................................................................. 25
3.6.2. El censo ....................................................................................................................... 25
3.6.3. La Observación directa ............................................................................................. 25
3.7. Población y Muestra ..................................................................................................... 26
3.7.1. Población .................................................................................................................... 26
3.8. Procedimiento metodológico ....................................................................................... 26
IV. RESULTADOS ....................................................................................................... 28
4.1. Aplicación del censo al personal que trabaja en el Departamento del Parque
Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo ..................................... 28
4.1.1. Situación actual del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo ........................................................................................................................... 28
xi
4.1.2. Aplicación del Censo de descripción de puestos a un total 10 personas de las
cuales nueve servidores públicos laboran como choferes y un Jefe de
Mantenimiento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo. .......................................................................................................................... 31
4.1.3. Responsabilidades en el puesto de trabajo .......................................................... 38
4.1.4. Requisitos y condiciones indispensables (Tipo de requisitos mínimos y
condiciones indispensables que debe llenar una persona recién contratada para
el normal desempeño de este puesto). ....................................................................... 42
4.1.5. Resultados del nivel de esfuerzo requiere el puesto que desempeña el
personal del Parque Automotor de la UTEQ. ............................................................. 43
4.1.6.Resultados del nivel de Supervisión: ....................................................................... 44
4.2. Resultados de la entrevista realizada al Jefe de la Dirección del Talento
Humano y Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor para diagnosticar la
necesidad del Manual de Funciones y Procedimientos para el Departamento del
Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo. Periodo 2011.
........................................................................................................................................... 46
V. DISCUSIÓN ............................................................................................................ 49
VI. PROPUESTA .......................................................................................................... 51
6.1. Título ............................................................................................................................... 51
6.2. Justificación .................................................................................................................... 51
6.3. Objetivos ......................................................................................................................... 52
6.3.1. Objetivo General ........................................................................................................ 52
6.3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................ 52
6.4. Importancia ..................................................................................................................... 52
6.5. Factibilidad ..................................................................................................................... 53
6.6. Ubicación sectorial ........................................................................................................ 53
6.7. Alcance ........................................................................................................................... 53
xii
6.8. Base legal ....................................................................................................................... 54
6.9. Misión y Visión de la Universidad ............................................................................... 54
6.9.1. Misión ........................................................................................................................... 54
6.9.2. Visión ........................................................................................................................... 54
6.10. Procedimientos del Departamento del Parque Automotor ................................... 89
6.10.1. Flujograma del proceso administrativo ................................................................ 89
6.10.2. Flujograma de procesos del Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor . 90
6.10.3. Flujograma de procesos de Choferes del Parque Automotor .......................... 91
VII. CONCLUSIONES .................................................................................................. 92
VIII. RECOMENDACIONES ........................................................................................ 93
IX. RESUMEN .............................................................................................................. 94
X. SUMARY ................................................................................................................. 97
XI. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 100
XII. ANEXOS .............................................................................................................. 102
xiii
INDICE DE CUADROS
Cuadro Pàgs.
1. Diagnostico de la necesidad de crear un Manual de
Funciones y Procedimientos para el Departamento del
Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo. Periodo 2011….……………………………………...
27
2. ¿Cuántos años labora en el Parque Automotor?...................
29
3. ¿Situación laboral en la institución?.......................................
29
4 ¿Canales de comunicación que se utilizan en el
departamento del Parque Automotor?....................................
30
5. Naturaleza del puesto…………………………………………..
30
6. Funciones o tareas semanales o mensuales…………………
32
7. Educación (estudios formales)…………………………………
33
8. Tipo de experiencia (práctica del trabajo) que debe poseer
el empleado que venga a desempeñar este puesto………….
34
9. Conocimientos previos necesarios para acceder al puesto…
35
10. Iniciativa e ingenio………………………………………………..
35
11. Aptitudes (destrezas y habilidades especiales)………………
36
12. Otros requisitos………………………………………………….
37
xiv
13. Responsabilidad por errores en su puesto de trabajo (que
probabilidad y consecuencias)………………………………….
37
14. Responsabilidad por manejo de fondos o valores (tipo,
montos y periodicidad)…………………………………………..
38
15. Responsabilidad por equipo y/o materiales (describir su
naturaleza)………………………………………………………..
38
16. Responsabilidad por información confidencial (tipo y
consecuencia de filtración)……………………………………...
39
17. Responsabilidades Internas (a la organización)……………...
39
18. Responsabilidades externas……………………………………
40
19. Inducción sobre la institución…………………………………... 41
20. Inducción sobre el puesto de trabajo: (Duración)…………….
42
21. Nivel de esfuerzo mental (grado de concentración,
frecuencia y duración)…………………………………………
42
22. Nivel de esfuerzo físico (grado de aplicación)……………….. 43
23. Nombre de su jefe inmediato y cargo que ocupa…………… 43
24. ¿Qué tipo y cuánta supervisión ejerce este jefe sobre su
trabajo?...................................................................................
44
25. Escriba el nivel de subalternos (personal a cargo) y el tipo
de supervisión que ejerce sobre ellos; si no tiene
subalterno, escriba ninguno. Subalternos directos. (Nombre
xv
del cargo, número de subalternos)……………………………..
44
26.
27.
Entrevista a Jefe Dirección del Talento Humano y Parque
Automotor………………………………………………..
Entrevista a Jefe de Mantenimiento del Parque
Automotor………………………………………………..
45
47
1
I. INTRODUCCIÓN
La organización en una empresa o institución es muy importante, ya que
permite tener en orden una serie de documentos que enmarcan las actividades
diarias de la compañía e instituciones en sus procesos. Los documentos tienen
normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que
todos los empleados deben tener conocimiento, permitiendo a la institución,
empresa o departamento evolucionar independientemente de sus dueños,
accionistas o autoridades.
La implementación de las reglas del juego claras y socializadas con todos los
empleados, hace que el nivel de desempeño sea eficiente, por lo que las
instituciones con sus departamentos requieren de un control de la gestión
básico, para hacer el seguimiento y realizar los correctivos correspondientes.
El cantón Quevedo, cuenta con una prestigiosa Universidad como es la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo con veintisiete años de creación, ha
logrado ubicarse como una de las mejores en nuestro país, acreditada y con
grandes expectativas de crecimiento, por lo que es imprescindible que todos sus
departamentos tengan un manual de funciones y procedimientos que optimicen
el talento humano, ya que el desconocimiento de los procedimientos en el
desempeño de las actividades diarias en un departamento es un indicador de
pérdida de tiempo y desaprovechamiento de oportunidades.
Por lo que la presente investigación tiene como objetivo elaborar un manual de
funciones y procedimientos que permitan mejorar el desempeño del personal
que labora en el parque automotor de la Institución; ya que se prevé que existe
una deficiente aplicabilidad de normativas y procedimientos lo que provoca un
limitado desempeño en las labores que se realizan en éste departamento.
2
1.1. Planteamiento del problema
En el Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo, sus actividades están dirigidas a realizar salidas con autoridades en
la gestiones administrativas, con los estudiantes como apoyo en sus actividades
de prácticas didácticas junto con los profesores, es decir que transportan al
personal docente, administrativo, alumnos, etc., hacia los distintos horizontes de
nuestro país. El personal que pertenece al parque automotor son de profesión
choferes, con muchos años de experiencia.
Sin embargo, a pesar de que existe un departamento de Recursos Humanos, no
se ha establecido un manual de funciones y procedimientos para el
departamento del Parque Automotor de la UTEQ., diagnosticándose a través de
la observación y de fuentes primarias que hay falencias en cuanto a la
organización y planificación de las actividades que allí se realizan, ya que las
mismas no son distribuidas en forma equitativa para el número de choferes que
trabajan en la Institución, y no se aplica o se desconoce la existencia de un
manual operativo que minimice los riesgos y distribuya las tareas que se han de
asignar a cada uno de sus colaboradores, así también no se aplican normas de
procedimientos que determine qué se hace y cómo se hace el trabajo, esto
ocasiona malestar entre compañeros, desmotivación en el trabajo, no se
aprovecha la capacidad del talento humano que tiene este unidad operativa y se
minimiza la invaluable labor que desempeñan dichos empleados, no se los
capacita en sus áreas.
Por lo que se considera importante que en este departamento debido al alto
riesgo que su personal está expuesto en las carreteras del país, es conveniente
que se estructure un Manual de Funciones y Procedimientos que permita
administrar y evaluar para mejorar el desempeño de sus actividades que deben
realizar en cuanto a seguridad y mantenimiento de los vehículos, las horas de
viaje de los señores conductores y recorrido de los vehículos, que estén en buen
3
estado. Consecuentemente a ello que este manual sea conocido y aplicado por
todos los integrantes del departamento en estudio.
1.2. Formulación del problema
¿La ausencia de Normativas y Procedimientos provoca un limitado desempeño
en el personal del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo?.
1.3. Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso administrativo
Definir las funciones y procedimientos que permita disminuir riesgos e
incrementar la seguridad en las actividades que desempeñan los señores
conductores que laboran en el parque automotor; la propuesta investigativa que
se describe en el presente trabajo contemplará normas y políticas específicas
de cumplimiento para que la institución alcance sus objetivos estratégicos y de
calidad
Campo de Acción: La presente investigación se la realizó en la Universidad
Técnica Estatal de Quevedo, que se encuentra ubicada en el km. 1 ½, Vía a
Santo Domingo de los Tsàchilas en la ciudad de Quevedo, Provincia de Los
Ríos, durante el año 2011.
Duración: la elaboración de esta tesis tuvo una duración de 120 días.
1.4. Justificación y factibilidad
El presente trabajo de investigación tiene especial interés en determinar cuáles
son las causas que predominan en el bajo desempeño y colaboración en la
distribución de actividades relacionadas con las salidas dentro y fuera de los
4
predios de la universidad, uso adecuado de los vehículos, y organización del
personal del parque automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Por lo que se pretende proponer un manual de funciones y procedimientos que
permitan mejorar el desempeño de las actividades que realiza el personal
inmerso en esta actividad.
La presente investigación es factible por contar con la disponibilidad de la
información.
1.5. Objetivos
1.5.1. General
Elaborar el Manual de Funciones y Procedimientos para el Parque Automotor de
la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
1.5.2. Específicos
Fundamentar teóricamente el Proceso Administrativo, la Administración
de Recursos Humanos, y Manual de Funciones y Procedimientos.
Diagnosticar la situación actual del manejo del talento humano en el
Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo.
Diseñar el Manual de Funciones y Procedimientos para el personal del
parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
5
1.6. Hipótesis
El Manual de Funciones y Procedimientos estandarizará las actividades del
talento humano en el Departamento del Parque Automotor de la Universidad
Técnica Estatal de Quevedo.
II. REVISIÒN DE LITERATURA
2.1. Administración
2.1.1. Concepto de administración
ANZOLA (2002), La administración consiste en todas las actividades que se
emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir, la manera en la
cual se tratan de alcanzar las metas u objetivos con la ayuda de las personas y
de las cosas, mediante el desempeño de ciertas labores esenciales, como son la
planeación, la organización, la dirección y el control.
2.1.2. Elementos básicos de la administración
ANZOLA (2002), Desde su óptica menciona que los puntos principales de la
labor de un administrador son:
Planeación: Implica planear los objetivos con orden y sentido común. Se basa
primordialmente en un plan o método, no en una corazonada. Planear hoy lo que
se tiene que hacer mañana. Para realizar la planeación basta con responder
estas interrogantes:
¿Qué hacer? ¿Quién lo hace?
¿Cómo hacerlo? ¿Cuándo lo hace?
¿Dónde hacerlo? ¿Por qué lo hace?
6
Organización: Se debe coordinar los recursos materiales y humanos de su
empresa en busca de un objetivo común, lo cual implica la asignación
organizada de funciones a cada persona y las relaciones entre ellos.
Dirección: Describe como dirigir a sus colaboradores e influir sobre ellos, de tal
manera que qué estos contribuyan al logro de los objetivos deseados.
Control: Significa supervisar el trabajo de otros y los resultados obtenidos, para
asegurar que se alcancen las metas tal como fueron planeadas.
2.1.3. Proceso Administrativo
HELLRIEGEL; el, at… (2009), Considera que el proceso administrativo se
concentra en el administrador y en las funciones básicas de la administración:
Planeación, organización, control y dirección. Era de la opinión que, para tener
éxito los administradores tenían que entender las funciones básicas y aplicarles
ciertos principios.
A diferencia de otros tradicionalistas Fayol hacía hincapié en la estructura y los
procesos formales, porque creía que son necesarios para el debido desempeño
de todas las tareas importantes. En pocas palabras, para que las personas
puedan trabajar juntas de forma correcta, requieren contar con una definición
clara de lo que están tratando de lograr y de cómo sus tareas contribuirán a
alcanzar las metas de la organización.
2.1.3.1. Principio de la Unidad de mando
HELLRIEGEL; el, at… (2009), Define que un empleado debe reportar sólo a un
administrador o gerente. El objeto de este principio era evitar que una persona
recibiera expectativas de trabajo encontradas de dos personas diferentes.
7
2.1.3.2. Principio de autoridad
HELLRIEGEL; el, at… (2009), Dice que los administradores tienen el derecho
de girar órdenes para que se hagan las cosas.
2.1.4. Liderazgo
2.1.4.1. Motivación de los empleados
HELLRIEGEL (2009), La motivación es un estado psicológico que se presenta
siempre que las fuerzas internas y/o externas estimulan, dirigen o mantienen los
comportamientos. En las organizaciones, los comportamientos de los empleados
que interesan incluyen los productivos e improductivos.
2.1.4.2. Dinámica de liderazgo
HELLRIEGEL (2009), En todos los niveles de una organización y en todos los
ámbitos de la vida podemos encontrar líderes. El liderazgo es la relación de
influencia entre los líderes y los seguidores que luchan por generar un verdadero
cambio y resultados que reflejen los fines que comparten. El liderazgo
adopta muchas formas y se puede utilizar para una enorme variedad de
propósitos.
2.1.4.3. Comunicación Efectiva
HELLRIEGEL (2009), En las organizaciones, los administradores utilizan el
proceso de comunicación para cumplir con sus cuatro funciones: planeación,
organización, dirección y control. Como ellos deben tener acceso a información
relevante para poder tomar decisiones correctas, los administradores efectivos
crean redes de contactos que les ayudan a recabar, interpretar y difundir la
información.
8
2.1.4.4. Trabajo en Equipo
HELLRIEGEL (2009), el autor establece una clara diferencia entre grupo y
equipo de trabajo:
Grupo: Se forma cuando dos o más personas tienen contacto personal, de
forma continua con un propósito.
Equipo de trabajo: Está compuesto por un número pequeño de empleados que
tienen habilidades que se complementan, que colaboran en un proyecto, que
está comprometidos por un propósito común y que en conjunto son los
responsables de desempeñar tareas que contribuyan a la consecución de las
metas de una organización.
2.1.5. Importancia de la administración
ANZOLA (2002), Su iniciador fue Frederick Taylor, generalmente conocido como
el padre de la administración científica, quien realizó investigaciones en los
primeros años del siglo XX.
Esta nueva orientación surgió debido a la necesidad de aumentar la
productividad; es decir Taylor tenía como objetivo aumentar la eficiencia de la
producción; no solamente reducir costos y aumentar utilidades sino también
posibilitar un aumento del salario de los trabajadores, mediante el incremento de
la productividad, y además concientizar a las personas acerca del uso racional
de los recursos.
Los principios básicos que fundamentan este enfoque de administración
científica son:
Reemplazar las reglas y convencionalismos que nacieron
espontáneamente por teorías científicas.
9
En las actividades de grupo, reemplazar el conflicto por la armonía.
Lograr la cooperación de las personas en lugar del individualismo.
Trabajar con el objetivo de lograr una producción máxima, en lugar de una
producción máxima, en lugar de una producción mínima.
Desarrollar la capacidad de todos los trabajadores al máximo posible,
para alcanzar la más alta prosperidad, tanto de ellos como de la empresa.
2.1.4. Principios generales de la administración
ANZOLA (2002), Fayol sostenía que los principios de la administración son
flexibles, que no son únicos y que se deben aplicar independientemente de si las
condiciones son especiales o cambiantes, por ello formuló catorce principios:
1. División del trabajo: las personas deben especializarse según sus
habilidades innatas para desempeñar con mayor eficiencia su oficio. La
división del trabajo implica dividir las actividades con características similares
o parecidas, en grupos efectivos de trabajo.
2. Autoridad: tiene que dar órdenes para que se cumplan las tareas de
autoridad es el poder o derecho de mandar.
3. Disciplina: el personal de una empresa tiene que respetar las reglas y
convenios que gobiernan las mismas.
4. Unidad de mando: los empleados deben recibir órdenes únicamente de un
solo superior o jefe.
5. Unidad de dirección: las operaciones que tienen el mismo objetivo deben ser
dirigidas por una sola persona, que trabaja en un solo plan.
6. Subordinación de interés individual al general: siempre predominan las
decisiones del grupo sobre las individuales o de grupos minoritarios,
imponiéndose las de la mayoría.
7. Remuneración. es el pago que reciben por su trabajo, tanto los empleados
como los patrones.
8. Centralización: la disminución del papel de los empleados en la toma de
decisiones se denomina centralización. La centralización implica la
concentración de autoridad.
10
9. Jerarquía de autoridad: la línea de autoridad está ordenada desde los más
altos hasta los más bajos niveles de la misma
10. Es la autoridad que se ejerce de arriba hacia abajo.
11. Equidad: implica igualdad y justicia con respecto a todas las personas.
12. Estabilidad: cambiar de actividad en forma continua es conveniente para el
eficiente funcionamiento del trabajo, ya que provoca el desconcierto de
quienes la realizan.
13. Iniciativa: debe darse a las personas libertad para concebir y llevar a cabo
sus planes.
14. Espíritu de grupo: subraya la necesidad del trabajo en equipo, así como la
importancia de la comunicación.
2.1.5. Valores y administración
ANZOLA (2002), Toda persona actúa de acuerdo con un sistema de valores.
Por consiguiente, es vital que el empresario conozca los valores de sus
asociados o empleados. Con tal conocimiento, puede motivar y hacer que sus
esfuerzos administrativos tengan significado. Por ejemplo, los valores de
extremos opuestos de un empresario a otro serían la cultura, pues podría
considerarse como un sistema de valores para uno o sanciones de la sociedad
para otro.
2.1.6. Administración de Operaciones
LONGENECKER (2007), Considera que todas las empresas utilizan algún tipo
de proceso de operaciones en la generación de productos o servicio para sus
clientes. Este proceso consta de las actividades que se realizan con el propósito
de crear valor para los clientes y ganar dinero. La calidad debe ser algo más que
una simple frase. Los propietarios de empresas pequeñas exitosas entienden
que la administración de la calidad es un asunto serio, y que para el logro de las
metas de calidad es esencial un sólido compromiso.
11
2.1.7. Administración del Riesgo
LONGENECKER (2007), Manifiesta que el riesgo significa diferentes cosas
para diferentes personas, lo que depende del contexto y de la forma en que se
sienten respecto a aprovechar oportunidades. Para un empresario el riesgo
asume la forma de la posibilidad de que fracase al emprender una nueva
iniciativa de negocios. El riesgo es una situación en que existe la posibilidad de
que haya una desviación adversa a un resultado que se espera o se desea. En
el ámbito de los negocios el riesgo se traduce en la posibilidad de pérdidas
relacionadas con los activos y el potencial de utilidades. En este caso el término
activos no sólo incluye el inventario y el equipo, sino factores como los
empleados y la reputación de la empresa.
2.2. Recursos Humanos
2.2.1. Administración estratégica de Recursos Humanos una perspectiva general
MONDY & NOE (2005), El activo en capital humano de una empresa es la suma
colectiva de las características, la experiencia de vida, el conocimiento, la
inventiva, la energía y el entusiasmo que el personal desea invertir en su trabajo.
La Administración de Recursos Humanos (ARH) es la utilización de las personas
como recursos para lograr objetivos organizacionales. Como consecuencia, los
gerentes de cada nivel deben participar en la ARH. Básicamente todos los
gerentes logran hacer algo a través de los esfuerzos de otros; esto requiere una
ARH eficaz.
Gestión Humana: Área Estratégica para las Organizaciones
RINCON (2009), Menciona que sin lugar a dudas uno de los elementos más
importantes de las organizaciones es el área de Recursos Humanos o Gestión
Humana como es llamada hoy en día, según las nuevas tendencias de las
12
organizaciones. Para Clemencia Villamil, citada por Rincón, el área de Gestión
Humana es fundamental para el buen funcionamiento de la organización, pues
no se debe dejar a un lado la importancia que tiene en la toma de decisiones.
Por ejemplo, si el área comercial necesita poner más vendedores en el
mercado, Gestión Humana aporta el mejor capital humano. Además, no
solamente es un área de contratación o de personal, también enriquece a la
organización en procesos, seguimientos, bienestar, desempeño, productividad,
capacitación, selección. Entre otros; aportando en el desarrollo de las
organizaciones, ya que permite la realización de las metas elevando su papel a
una posición estratégica.
2.2.2. Administración de Recursos Humanos en perspectiva
BOHLANDER; el, at… (2001), En el pasado la gente tenía miedo de que, algún
día, las máquinas llegaran a eliminar la necesidad de ser manejadas por
trabajadores. En realidad, ha ocurrido lo contrario. En las organizaciones de hoy,
las personas son más importantes que nunca antes. Según Robert Reich citado
por Bohalander, “competitividad es aquello que una compañía hace en forma
singular” y la capacidad del personal de la compañía es lo que la singulariza.
Los gerentes utilizan muchas palabras para describir la importancia que las
personas tienen en sus organizaciones. La expresión “recursos humanos”
implica que las personas poseen capacidades que impulsan el desempeño
organizacional (además de otros recursos como los económicos, materiales, de
información, etc.). Otras expresiones como “capital humano” y “activos
intelectuales” tienen en común la idea de que las personas establezcan la
diferencia en el funcionamiento de una organización. Las organizaciones
exitosas son particularmente aptas para reunir a distintos tipos de personas para
que alcancen un objetivo común, lo cual es la esencia de la administración de
recursos humanos.
13
2.2.3. La administración de Recursos Humanos
2.2.3.1. Importancia estratégica
HELLRIEGEL; el, at… (2009), La administración de recursos humanos (HRM,
por sus siglas en inglés) se refiere a las filosofías, políticas y prácticas que una
organización utiliza para influir en los comportamientos de las personas que
trabajan en ella. Incluye actividades de relacionadas con planeación,
contratación, capacitación y desarrollo, revisión y evaluación del desempeño y
compensación. La utilización estratégica de todas esas actividades mejora la
efectividad de la organización.
CHIABENATO (2007), Citado por Dávila 2011, Manifiesta que el ambiente
competitivo de los negocios exige una administración eficaz e los recursos
humanos. La estructura, a tecnología, los recursos financieros y materiales son
aspectos físicos e inertes que requieren ser administrados de manera inteligente
por las personas que conforman la organización. Uno de los factores que incide
en la dinámica de las organizaciones son las personas, son ellas las portadoras
de la inteligencia que mantiene activa y orienta a cualquier organización.
2.2.4. Recursos Humanos: Responsabilidad social y ética empresarial
2.2.4.1. Responsabilidad Social Corporativa (RSC)
MONDY & NOE (2005), Cuando una corporación se comporta como si tuviera
conciencia, se dice que es socialmente responsable. La RSC es la obligación
implícita y forzosa que sienten los gerentes, actuando en su capacidad oficial, de
servir o protegerlos intereses de grupos distintos al de ellos mismos. Es la
manera en que una empresa como un todo se comporta hacia la sociedad.
2.2.4.2. Legislación de la ética y la responsabilidad social
MONDY & NOE (2005), Los especialistas en recursos humanos deberán tomar
medidas con respecto a las disposiciones de la Ley de no tomar represalias.
14
Además si se desea que los recursos humanos sean un socio estratégico de los
asuntos corporativos, el especialista en recursos humanos debe entender dónde
los mandatos corporativos de la Ley se cruzan con las políticas y prácticas
existentes de recursos humanos, de tal manera que puedan adaptarlas con los
esfuerzos de cumplimiento corporativo.
2.2.5. Compensación de las Personas
CHIAVENATO (2009), Manifiesta que la palabra compensación o recompensa
significa retribución, premio o reconocimiento por los servicios de alguien. La
compensación es el elemento fundamental en la gestión de las personas en
términos de retribución, retroalimentación o reconocimiento de su desempeño en
la organización”.
2.3. Manual de Funciones y Procedimientos
2.3.1. Manual de Procedimientos y Funciones Integrales
2.3.1.1. Definición del Manual de Funciones
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las
rutinas o actividades cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni
en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno los
trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrían tomar decisiones
más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo
con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informe de labores que deben ser
elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa
y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los
problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes
15
como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión1.
ZAMBRANO (2008), Citado por Dávila 2010. Manifiesta que “es un instrumento
de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada
funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado, técnicamente basado
en los respectivos procedimientos, sistemas y normas, que sirven como guía
para el desarrollo de las actividades laborales dentro de una empresa”.
2.3.1.2. Propósito de un Manual de Funciones
ZAMBRANO (2008), Citado por Dávila 2010. Declara los siguientes propósitos:
Facilitar el proceso de reclutamiento y la selección del personal.
Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
Servir de base en la calificación de méritos y la evaluación de puestos.
Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo
evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades.
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
2.3.1.2 Ventajas
ZAMBRANO (2008), Citado por Dávila 2010. Como ventajas establece las
siguientes:
Mayor facilidad en el diseño de directrices, y en la ejecución de las mismas.
No hay conflictos de autoridad, ni fugas de responsabilidad.
1http://www.sanpablo.com.co/BancoMedios/Documentos PDF/guía manual de funciones.pdf.
16
Es claro y sencillo.
Útil en toda organización.
La disciplina es fácil de mantener.
2.3.2. Funciones básicas
AGUIRRE (2009), Citado por Dávila, manifiesta que el manual se deben incluir
cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa
adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener encuentra que
en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los detalles de
“el cómo hacer para cumplir con las funciones”, siendo éste un tema tratado al
detalle en el manual de procedimiento y formatos. Es muy importante incluir
dentro de la lista de responsabilidades, el nivel de autorización y
responsabilidades presupuestal a su cargo, si lo tiene. No deben quedar dudas
para el funcionario hasta donde va su responsabilidad y su autonomía tanto
presupuestal como administrativa.
2.4. Manual de procedimientos
LOMBARDI (2009), Considera que un manual de procedimientos es el
documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
17
labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia
en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
CHIABENATO (2007), Manifiesta que el mundo actual es una sociedad
compuesta de organizaciones. Todas las actividades dirigidas hacia la
producción de bienes, productos o la prestación de servicios son planteadas,
dirigidas y controladas dentro de la organización. La vida de las personas
dependen de las organizaciones y estas dependen del trabajo de aquellas.
2.4.1. Concepto y estructura del manual de procedimientos
LOMBARDI (2009). Es un componente del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral
que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre
políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organización, plantea la siguiente estructura:
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: (Explicación corta del procedimiento).
3. Organización: (Estructura micro y macro de la entidad).
4. Descripción del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento
4.2. Normas aplicables al procedimiento
4.3. Requisitos, documentos y archivo
4.4. Descripción de la operación y sus participantes
4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: (Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso).
6. Medidas de seguridad y autocontrol: (Aplicables al procedimiento).
7. Informes: (Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones).
8. Supervisión, evaluación y examen:(Entidades de control y gestión).
Estructura del manual de procedimientos
18
2.4.2. Las áreas funcionales de la empresa
2.4.2.1. Concepto del área funcional
DELGADO & VENTURA (2006). Toda empresa para alcanzar sus objetivos,
debe llevar a cabo una serie de funciones que a su vez están interrelacionadas
entre sí. Estas funciones guardan relación con los diferentes departamentos o
áreas funcionales de la empresa. Por tanto puede decirse que un Área funcional
o Departamento consiste en una agrupación de personas que tienen en común
una serie de objetivos, funciones o tareas.
2.4.2.2. Área de recursos humanos
DELGADO & VENTURA (2006). En las empresas trabajan personas, cada una
de ellas con sus características, comportamientos y motivaciones. Estas
personas a su vez se relacionan en la empresa y además necesitan ser
motivadas adecuadamente, por tanto, es fundamental una adecuada política de
dirección de recursos humanos. Función que está a cargo del Departamento de
Recursos Humanos o también denominado Departamento de Personal.
2.4.2.3. Área de administración
DELGADO & VENTURA (2006). Esta área ejerce el control de la empresa a
través del manejo de documentación. En algunas empresas existe un
departamento denominado Departamento Administrativo o de Administración,
en otras esta función puede ser llevada a cabo por distintos departamentos
como son el departamento de personal (que se encarga del manejo de la
documentación relacionada con el personal de la empresa), o el Departamento
de Contabilidad (que se encarga del manejo de la documentación contable y
económica).
19
2.4.3. La relación interdepartamental
DELGADO & VENTURA (2006), La relación entre los diferentes departamentos
y a su vez dentro de la empresa tiene lugar los siguientes tipos de relaciones:
Relaciones de autoridad: Puede ocurrir que no todos los departamentos se
encuentren en el mismo nivel jerárquico dentro de la estructura organizativa de
la empresa, y por tanto, un departamento tenga cierta autoridad sobre otro y
otros. En este caso se establecerían relaciones jerárquicas entre ambos
departamentos y no funcionales, como sería lo más corriente.
Por otro lado, las relaciones existentes entre miembros del mismo nivel dentro
de la estructura organizativa reciben el nombre de relaciones funcionales,
estas pueden ser:
Relaciones de información: Entre los diferentes departamentos deben existir
flujos de información, ya que la información que posea un departamento puede
ser a su vez necesitada por otro departamento para el desempeño de sus
funciones.
Relaciones de coordinación: Entre los diferentes departamentos debe existir
una perfecta coordinación de cara a la consecución de los objetivos generales
de la empresa, de forma que los objetivos perseguidos por cada uno de los
departamentos deben complementarse. Además en su actividad diaria los
departamentos deben coordinarse de modo que la acción llevada a cabo por un
departamento no sea contraria a la llevada a cabo por otro departamento. En la
práctica, en las empresas suelen realizarse reuniones periódicas
interdepartamentales para fijar objetivos y acciones comunes.
Relaciones de decisión: Suele ocurrir que a la hora de tomar determinadas
decisiones resulten implicados varios departamentos, por lo que resulta
necesaria la intervención de éstos, aportando así cada departamento su enfoque
o punto de vista en dicha toma de decisiones.
20
2.5. La gestión de personal
2.5.1. Descripción de puestos de trabajo
DELGADO & VENTURA (2006), Consiste en detallar las funciones, tareas y
actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los puestos de la
empresa, especificando:
Formación necesaria
Experiencia necesaria
Responsabilidad
Características ambientales
Recursos a usar
Una buena descripción del puesto de trabajo debe permitir:
Identificar el puesto de trabajo
Definir su razón de ser así como sus fines
Describir sus funciones y actividades.
La descripción y análisis del puesto de trabajo, permite obtener información
relativa a un puesto de trabajo y reflejarla formalmente en un documento o ficha
de descripción del puesto de trabajo.
2.5.2. Las ventajas de la descripción del puesto de trabajo son:
DELGADO & VENTURA (2006). Permite Optimizar la estructura organizativa
de la empresa: pues deja claro cuál es la estructura de la empresa, reflejando
los niveles de autoridad y de responsabilidad de cada puesto de trabajo, así
como las relaciones entre estos.
Asigna de forma relacional las personas a los puestos de trabajo: Ya que
detecta las personas adecuadas para desempeñar un determinado puesto de
trabajo.
21
Mejora la formación del personal: Poniendo de manifiesto las exigencias de
cada puesto de trabajo y en consecuencia la formación que se requiere.
Permite evaluar mejor el desempeño del puesto de trabajo: Permitiendo una
mayor objetividad en la valoración del trabajo realizado.
Sirve de ayuda en materia de Seguridad y Salud laboral: Orientando sobre
las medidas de prevención de riesgos que contribuyan a la disminución de
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Permite el diseño de un plan de desarrollo profesional: Del trabajador en la
empresa.
22
III. MATERIALES Y MÈTODOS
3.1. Localización y duración de la investigación
La presente investigación se realizó en el departamento del Parque Automotor
de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, la misma que encuentra
localizada en la Provincia de Los Ríos, Ciudad de Quevedo, en el Km. 11/2 vía
a Santo Domingo, su situación geográfica es 1°3´18´´ de latitud sur y
79°25´24´´de longitud oeste, a una altura de 73 msnm. Tuvo una duración de
seis meses.
3.2. Materiales y equipos
Materiales y equipos que se utilizaron en la investigación
RUBROS CANTIDAD
Materiales
Textos de consulta 5
Copias de instrumentos de investigación (cuestionarios)
proyecto y tesis
1000
Papel bond (resmas) 3
Impresiones de Perfil, Proyecto y tesis 273
Cartuchos de tinta para impresora 4
Útiles de oficina 10
Empastados 2
Equipos
Computadora portátil 1
Impresora 1
USB 4 Gigas 1
Horas de Internet 10
Discos – CD 9
23
3.3. Tipo de investigación
El tipo de investigación que se aplicó en la propuesta fue la descriptiva y de
campo ya que permitió determinar la situación actual del personal que labora en
el Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
3.3.1. Investigación descriptiva
Permitió realizar un estudio descriptivo, especificar los perfiles, características y
recolectar información sobre cada persona que labora en el Parque Automotor
de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
3.3.2. Investigación de campo
Esta investigación permitió realizar el análisis sistemático de problemas de la
realidad con el propósito de describirlos, interpretarlos entendiendo su
naturaleza y explicar sus causas y efectos para predecir sus ocurrencias. Los
datos de interés fueron recogidos de manera directa de la realidad, a través de
fuentes primarias.
3.4. Métodos de investigación
Los métodos que se utilizaron en el desarrollo de la investigación fue el análisis
estadístico, cuantitativo, cualitativo, inductivo y el deductivo.
3.4.1. Método estadístico
Éste método permitió tabular la información obtenida en las encuestas y
entrevistas aplicadas al personal que labora en el Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, para luego presentarlas en forma
tablas.
24
3.4.2. Método Cualitativo
Este método se aplicó para la recolección de datos tales como: documentos,
registros, anotaciones y bitácora de campo en el departamento del Parque
Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo y su análisis..
3.4.3. Método Inductivo
Este método se utilizó para obtener la información primaria utilizando como
fuente formularios que se aplicó a los choferes del Departamento del Parque
Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
3.4.4. Método Deductivo
Este método se aplicó para el análisis de las encuestas y entrevistas que se
realizaron en el trabajo de campo a las personas que conforman el talento
humano del Parque Automotor y a la Jefe de la Dirección del Talento Humano
de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, para determinar la necesidad
que existe en éste departamento.
3.5 Fuentes
Para la presente investigación se obtuvieron fuentes de investigaciones
primarias y secundarias.
3.5.1. Fuentes primarias
Se recabó información real proporcionada por el personal que labora en el
Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo por medio de
entrevistas y encuestas.
25
3.5.2. Fuentes secundarias
Se seleccionaron fuentes de los trabajos científicos escritos y que tienen
relación con el tema de investigación; entre ellos se destaca: la revisión de
textos investigativos, publicaciones científicas y artículos relacionados e
internet.
3.6 Técnicas
Las técnicas que se utilizaron en la investigación fueron: la estructurada que es
la entrevista y la no estructurada que se refiere a la observación, las mismas
que proporcionó datos para elaborar el manual de funciones y procedimientos
para el personal del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo.
3.6.1. La Entrevista
Se aplicó un cuestionario con preguntas abiertas para la entrevista al Jefe del
Parque Automotor y a la Jefe de la Dirección del Talento Humano de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
3.6.2. La encuesta
Se aplicó como instrumentos de investigación dos cuestionarios con preguntas
cerradas y abiertas que permitió encuestar a los nueve choferes del Parque
Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
3.6.3. La Observación directa
Permitió obtener información de primera mano, en el lugar de los hechos, en
contacto directo con los protagonistas del departamento del Parque Automotor
de la Universidad Técnica estatal de Quevedo.
26
3.7. Población y Muestra
3.7.1. Población
La población que se tomó para la presente investigación está conformada por
nueve Choferes y un Jefe del Parque Automotor de la Universidad Técnica
Estatal de Quevedo2.
3.8. Procedimiento metodológico
El proceso metodológico que se realizó en la presente investigación fue el
siguiente:
Revisión documental: Para conocer de qué manera se supervisa y se mide la
eficiencia y eficacia de las actividades que se realizan en el Parque Automotor de
la UTEQ.
Estudio de campo: La encuesta que se realizó en dos instancias al talento
humano que labora como choferes, con la finalidad de conocer la existencia de
un manual de funciones y procedimientos y la entrevista al Jefe del Parque
Automotor, así como también a la Jefe de la Dirección del Talento Humano para
complementar la información obtenida en las encuestas.
Tabulación de los resultados: A partir de la encuesta y entrevistas que se
aplicó, al personal del Parque Automotor y a la Jefe de la Dirección del Talento
Humano se elaboró las tablas.
Análisis de los resultados: A través de las tablas estadísticas se realizó el
análisis de los resultados obtenidos en la encuesta y entrevistas, observando las
debilidades que pudieran existir en el Departamento del Parque Automotor.
2 Fuente: Unidad de Recursos Humanos de la Universidad Técnica estatal de Quevedo. 2011
27
La investigación permitió plantear la presente propuesta, para lo cual se utilizó
como guía las actividades planteadas por los choferes, se determinó las áreas
más importantes que cubren laboralmente y los niveles de responsabilidad.
Una vez conocidas las competencias que deben tener los choferes que laboran
en la Universidad técnicas Estatal de Quevedo, se tomó como base la
investigación científica para elaborar el manual de Funciones y el manual de
procedimientos acorde a las áreas que intervienen y se relacionan en la parte
operativa y administrativa, también se incluye la clasificación y buen uso de los
trasportes de la UTEQ.
Con los resultados obtenidos en esta investigación se realizó las conclusiones y
recomendaciones
28
IV. RESULTADOS
4.1. Aplicación de la encuesta al personal que trabaja en el Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo
4.1.1. Situación actual del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo
A continuación se presenta los resultados de la investigación realizada al personal
que labora como choferes profesionales del Parque Automotor de la Universidad
Técnica Estatal de Quevedo, de donde se han obtenido los siguientes resultados
Cuadro 1. Diagnóstico de la necesidad de crear un Manual de Funciones y
Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
No.
Preguntas
Variables Total
SI % NO % %
1 ¿Conoce la existencia de un
manual de funciones para el
departamento del Parque
Automotor?
00 00 9 100 100%
2 ¿Conoce la existencia de un manual
de procedimientos para el
departamento del Parque
Automotor?
00 00 9 100 100%
3 ¿Conoce usted, si existen políticas institucionales para departamento del Parque Automotor?
3 30 60 60 100%
4 ¿Conoce usted, los objetivos para el
departamento del Parque
Automotor?
4 40 5 60 100%
5 ¿Se realiza el control de las actividades que realizan los empleados de éste departamento?
8 80 2 10 100%
29
6 ¿Cuándo ingresa un nuevo empleado a éste departamento se comunica cuáles son las normas establecidas?
7 70 2 20 100%
7 ¿Se comunica las instrucciones específicas que realizará cada uno de los empleados de este departamento?
8 80 1 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
La totalidad del personal que labora en el Parque Automotor, desconoce de la
existencia de un Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la UTEQ.
Así también el 60% del personal censado manifiesta que no conoce de las políticas
institucionales que rigen al departamento del Parque Automotor de la UTEQ., y un
30% manifiestan que sí conocen la existencia de políticas.
El 50% del personal censado responde que desconoce los objetivos para el
departamento del Parque Automotor, frente a un 40% que manifiesta que si conoce.
El Personal del Parque Automotor en un 80% responde que sí se realiza control de
las actividades que ellos cumplen.
El 70% del personal censado manifiestan que cuando ingresa un nuevo empleado a
éste departamento sí se les comunica cuales son las normas establecidas, el 20%
considera que no se les comunica.
De la misma manera el 80% de los choferes que laboran en el Parque Automotor,
manifiesta que sí se les comunica las instrucciones específicas que realizará cada
uno de los servidores públicos del Parque Automotor de la UTEQ.
30
Cuadro 2. ¿Cuántos años labora en el Parque Automotor?
Variables No. personas Porcentaje
1 - 5 1 11.11
6 - 10 2 22.22
11 - 15 1 11.11
15 - 20 2 22.22
21 - 25 3 33.33
26 - más 0 00.00
Total 9 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
El 33% del personal tiene 25 años de labores en el Parque Automotor de la UTEQ.,
el 22% tiene 20 años, otro 22% tiene laborando 10 años. Así también hay un 11%
que labora por 10 años y otro 11% que tiene 5 años laborando como chofer del
Parque Automotor.
Cuadro 3. ¿Situación laboral en la institución?
Variables No. personas Porcentaje
Contratado 00 00
Nombramiento 10 100
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
Todo el talento humano que labora en el Parque Automotor de la UTEQ.,
cuentan con su respectivo con nombramiento.
31
CUADRO 4. ¿Canales de comunicación que se utilizan en el departamento del
Parque Automotor?
Variables No. personas Porcentaje
Escrita 10 100
Verbal 00 00
Otros 00 00
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
Los canales de comunicación que se utilizan en el departamento del Parque
automotor de la UTEQ., es el medio escrito, así lo afirma el 100% del personal
censado.
4.1.2. Aplicación de la encuesta para descripción de puestos a un total 10
personas de las cuales nueve servidores públicos laboran como
choferes y un Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Cuadro 5. Naturaleza del puesto
Pregunta
No. Actividades No.
Personas que
responden
% No. Personas
que no responden
% Total %
1 Realizar mantenimiento preventivo del vehículos
5 50 5 50 100%
2 Recorrido fuera y dentro de la ciudad
9 90 1 10 100%
3 Trasladar a las autoridades a diferentes ciudades del país
6 60 4 40 100%
4 Trasladar estudiantes a prácticas en diferentes lugares del país.
5 50 5 50 100%
32
5 Trasladar personal de servicio a realizar labores varias en las fincas de la UTEQ.
2 20 8 80 100%
6 Trasladar al tesorero a realizar pagos de la UTEQ en entidades bancarias dentro de la ciudad.
2 20 80 8 100%
7 Trasladar a los jardineros a las fincas de la UTEQ, a realizar limpiezas de las áreas verdes de oficinas.
2 20 80 8 100%
8 Transportar materiales a las diferentes fincas de la UTEQ.
2 20 80 8 100%
10 Trasladar producción de las fincas de la UTEQ.
1 10 90 9 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
En el cuadro número 5, se describen las funciones o tareas diarias que realizan
los Choferes del Parque Automotor de la UTEQ., así el 50% que realizan
mantenimiento preventivo de los vehículos, un 90% hacen recorridos dentro y
fuera de la cuidad, el 60% indica que dentro de sus actividades también está la
de trasladar a las autoridades a diferentes ciudades del país a realizar gestiones
inherentes a su responsabilidad institucional. Otra de las actividades que se
realizan frecuentemente es la de trasladar estudiantes a realizar prácticas o
pasantías a diferentes lugares del país, así lo manifestó el 50%. Así también
realizar traslados al personal de servicios a las diferentes fincas de la UTEQ,
además traslado al tesorero a realizar gestiones bancarias y de pagos. Los
choferes también transportan materiales, alimentos y producción de las fincas y
hacia las fincas de la UTEQ.
33
CUADRO 6. Funciones o tareas semanales o mensuales
No. Actividades No. Personas
que responden
% No. Personas
que no responden
% Total %
1 Trasladar Trabajadores Eventuales a realizar limpieza a las parcelas de teca en centros de apoyo que tienen convenio con la UTEQ.
1 10 9 90 100%
2 Trasladar plantas de balsa a diferentes cantones de la provincia, convenio con la prefectura para las comunidades agrícolas.
3 30 7 70 100%
3 Trasladar al personal designado por Relaciones Públicas para la entrega del diario informativo de la UTEQ., a diferentes colegios del cantón.
2 20 8 80 100%
4 Entregar invitaciones a instituciones públicas y privadas de aniversario de las facultades de la UTEQ.
2 20 8 80 100%
5 Trasladar neumáticos y combustible de las maquinarias agrícolas-
1 10 9 90 100%
6 Entregar balanceado a los diferentes programas de las fincas de la UTEQ.
2 20 8 80 100%
7 Trasladar producción de las fincas (pollos, huevos, queso, frutas, etc.).
1 10 9 90 100%
8 Llevar alimentos a los animales del zoológico de la finca la Represa.
1 10 9 90 100%
9 Comisiones internas con autoridades.
1 10 9 90 100%
10 Trasladar cajas de banano para venta internacional.
1 10 9 90 100%
34
11 Buen funcionamiento del Parque Automotor
1 10 9 90 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
De las actividades que realizan los choferes del Parque Automotor semanales o
mensuales se describen las siguientes: trasladar a trabajadores eventuales a
realizar limpieza de parcelas, a personal del departamento de Relaciones
Públicas a entregar el informativo escrito de la UTEQ.; trasladar plantas de balsa
a diferentes cantones de la provincia, convenio con la prefectura para las
comunidades agrícolas; traslado de materiales para maquinarias agrícolas en las
fincas, alimentos para programas de producción, así también para el zoológico
en la finca La Represa, comisiones internas de gestión. El Jefe de
Mantenimiento del Parque Automotor entre sus actividades está la de velar por
el buen funcionamiento de los vehículos y la organización del personal.
Cuadro 7. Educación (estudios formales)
Enseñanza Años de estudio
Títulos o años aprobados
No. personas
Porcentaje
Universitario 2 5 5 5
- Ing. Agropecuario Egdo. Ing. Comercial Egdo. Gestión Pública
1 1
1 1
10 10
10 10
Posgrado 0 00 Técnico 0 00 Otros estudios
1 2
Chofer profesional Bachiller en Informática
2 1
20 10
Cursos especiales
0 00
No responde 3 30
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
35
En el departamento del Parque Automotor, los servidores públicos que laboran
como choferes profesionales su grado de instrucción formal con la que cuentan
es: un Ingeniero Agropecuario, un Egresado en Ingeniería Comercial, un
Egresado en Gestión Pública, una persona con dos años de estudios
universitarios, dos como Choferes profesionales, uno persona con Bachillerato
en Informática; y tres personas no responden.
Cuadro 8. Tipo de experiencia (práctica del trabajo) que debe poseer el
empleado que venga a desempeñar puesto de chofer del Parque
Automotor
No. Actividades No. personas
Porcentaje
1 Experiencia como chofer en diferentes
tipos de vehículos
1 10
2 Conocer la ley de transito 3 30
3 Experiencia profesional mínima de 5
años
4 40
4 Experiencia profesional mínima de 6
años
1 10
5 *Título de ingeniero 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
En cuanto al tipo de experiencia el 40% de los choferes del Parque Automotor
afirma que se debe tener experiencia profesional mínima de cinco años, 30%
considera que debe conocer la Ley de Tránsito, e 10% el tener experiencia como
choferes en diferentes tipos de vehículos.
36
Cuadro 9. Conocimientos previos necesarios para acceder al puesto de chofer
del Parque Automotor
No. Actividades No. personas
Porcentaje
1 Mecánica general 8 80 2 Territorio y vías del Ecuador, conducir con
licencia profesional. 1 10
3 Administración de personal, conocer vehículos
1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
La mayoría del Talento humano que se desempeña en el Parque Automotor
manifiesta que deben tener conocimientos previos para acceder al puesto de
chofer debe saber sobre mecánica en general, el 10% considera que debe
conocer el territorio ecuatoriano y tener licencia profesional.
Cuadro 10. Iniciativa e ingenio
No. Actividades Cantidad Porcentaje
1 Planificar las horas de salida llegada considerando posibles inconvenientes que se presenten en las vías
3 30
2 Mantener la puntualidad como el mayor objetivo
2 20
3 Planificar con las personas que realizan el viaje la hora de salida para no tener atrasos.
1 10
4 Estar preparado para eventualidades y emergencias en las vías.
1 10
5 Control de entradas y salidas de vehículos que realiza
1 10
6 No contesta 1 10 7 *Planificar las salidas y control de
vehículos 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
37
El 30% del personal encuestado considera que dentro de las iniciativas está el
planificar las horas de salida llegada considerando posibles inconvenientes que
se presenten en las vías, Mantener la puntualidad como el mayor objetivo así lo
afirma el 30%, también se manifiesta que estar preparado para eventualidades y
emergencias en las vías, planificar las salidas y control de vehículos.
Cuadro 11. Aptitudes (destrezas y habilidades especiales)
No. Actividades No. personas
Porcentaje
1 Conocer las vías que conducen a las diferentes ciudades del país.
4 40
2 Realizar el trabajo encomendado al 100%
1 10
3 Predisposición a colaborar dentro y fuera del lugar de trabajo, compañerismo.
1 10
4 Tener prudencia en las carreteras, habilidad para manejar en las noches
2 20
5 No contesta
1 10
6 *Tener habilidad y ser ejecutivo 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
Respecto a las actitudes que deben poseer los choferes del Parque Automotor el
40% manifiesta que deben conocer las vías que conducen a las diferentes
ciudades del país, el 20% afirma que tener prudencia en las carreteras y
habilidad para manejar en las noches, un 10% dice que predisposición a
colaborar dentro y fuera del lugar de trabajo y compañerismo. Así como realizar
el trabajo encomendado en un 100%, habilidad y ser ejecutivo.
38
Cuadro 12. Otros requisitos
No. Actividades No. personas
Porcentaje
1 Estar en óptimas condiciones para
realizar su trabajo
4 40
2 Amabilidad, responsabilidad y respeto 3 30
3 Buena presentación, y tener paciencia 1 10
4 No contesta 2 20
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
El 40% de los choferes del Parque Automotor consideran como otros requisitos
para el desempeño de sus funciones estar en óptimas condiciones para realizar
su trabajo, el 30% afirma que deben ser amables, actuar con responsabilidad y
respeto, un 10% considera que es importante la buena presentación y paciencia,
un 20% no responde.
4.1.3. Responsabilidades en el puesto de trabajo
Cuadro 13. Responsabilidad por errores en su puesto de trabajo (que
probabilidad y consecuencias).
No. Actividades No. personas
Porcentaje
1 No Chequeo de vehículo previo a las
salidas de viaje
5 50
2 No informar inconvenientes mecánicos 3 30
3 No contesta 1 10
4 Insatisfacción de las personas a ser
transportadas, deterioro de vehículos
1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
39
En cuanto a responsabilizarse por errores en el desempeño de sus actividades
el 40% afirma que por el no checar el vehículo previo a las salidas de viaje, el
30% no informar inconvenientes mecánicos, insatisfacción del usuario, un 10%
no responde.
Cuadro 14. Responsabilidad por manejo de fondos o valores (tipo, montos y periodicidad).
No. Actividades No.
personas
Porcentaje
1
No manejo de fondos
10
100
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
El personal del departamento del Parque Automotor de la UTEQ., no tiene a su
cargo el manejo de fondos o valores directos, pero si tienen responsabilidad en
cuanto al consumo de combustible por kilometraje recorrido.
Cuadro 15. Responsabilidad por equipo y/o materiales (describir su naturaleza)
No. Actividades No. De personas
Porcentaje
1 Revisar que el vehículo cuente con las
herramientas necesarias para realizar
viajes (caja de herramienta y llanta de
emergencia)
6 60
2 Vehículos asignados 2 20
3 No contesta 2 20
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
40
El 60% de los choferes del Parque Automotor responde que dentro de sus
responsabilidades está el revisar que el vehículo cuente con las herramientas
necesarias para realizar los viajes, es decir (caja de herramienta y llanta de
emergencia), así el 20% indica que su responsabilidad esta en los vehículos que
les han asignado, y un 20% no responde.
Cuadro 16. Responsabilidad por información confidencial (tipo y consecuencia
de filtración)
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 Se limitan a cumplir con su responsabilidad de conducir
10 100
Total
10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
En cuanto a la responsabilidad por la información confidencial, consideran que
su trabajo es conducir los medios de transportes requeridos y como
profesionales del volante no se inmiscuyen en las actividades de los usuarios.
4.1.3.1. Responsabilidad por contactos y relaciones personales (explique
el tipo de relaciones necesarias para el desempeño de su trabajo:
frecuencia, duración aproximada, con quienes).
Cuadro 17. Responsabilidades Internas (a la organización)
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 No contesta 8 80 2 Jefe inmediato, autoridades, administrativos,
empleados y estudiantes. 1 10
3 Mantener buenas relaciones con la comunidad de la institución
1 10
Total 10 100
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
41
En su mayoría el personal del Parque Automotor no responde, un 10%
manifiesta que las relaciones necesarias para el desempeño de sus labores es
con el Jefe inmediato, autoridades, administrativos, empleados y estudiantes, así
también un 10% que deben mantener buenas relaciones con la comunidad
universitaria.
Cuadro 18. Responsabilidades Externas
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 No contesta 8 80
2 Grupos sociales y comunidades 1 10
3 Demostrar valores personales 1 10
Total 10 100
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
El 80% no responde, el 10% manifiesta que las relaciones externas son con los
grupos sociales y comunidades, un 10% afirma que se debe demostrar valores
personales.
42
4.1.4. Requisitos y condiciones indispensables (Tipo de requisitos
mínimos y condiciones indispensables que debe llenar una persona
recién contratada para el normal desempeño de este puesto).
Cuadro 19. Inducción sobre la institución
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 Hacer conocer las dependencias, sus
autoridades, las actividades que se realizan,
las responsabilidades y las sanciones, así
como los requisitos que debe presentar
(Licencia profesional tipo “E”, cédula de
ciudadanía, papeleta de votación, cédula
militar y record policial).
8 80
2 No contesta 1 10
3 Tener experiencia 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
La mayoría del personal encuestado que labora en el Parque Automotor
manifiestan en cuanto a la inducción que se debe Hacer conocer las
dependencias y las autoridades de la Institución, las actividades que se realizan,
las responsabilidades y las sanciones del Parque Automotor; así como los
requisitos que debe presentar el personal nuevo ingresa. El 10% no responde.
43
Cuadro 20. Inducción sobre el puesto de trabajo: (Duración)
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 Indicar a la persona que desempeñará un
puesto de trabajo durante tres meses.
3 30
2 Indicar que el contrato es por tres meses 2 20
3 Indicar al contratado que se desempeñará a
prueba durante tres meses.
1 10
4 No contesta 3 30
5 *De acuerdo al desempeño 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
En cuanto a la inducción de puestos el 30% del talento humano que labora en el
Parque Automotor considera que se debe indicar al nuevo chofer que
desempeñará su puesto de trabajo durante tres meses, el 20% de manera
similar indica que el contrato es por tres meses, el 10% manifiesta que tendrá
una prueba de tres meses, un 30% prefiere no responder.
4.1.5. Resultados del nivel de esfuerzo requiere el puesto que desempeña
el personal del Parque Automotor de la UTEQ.
Cuadro 21. Nivel de esfuerzo mental (grado de concentración, frecuencia y duración)
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 Se requiere de esfuerzo mental, grado
de concentración y tranquilidad.
6 60
2 No contesta 1 10
3 Tranquilidad emocional 2 20
4 Experiencia 1 10
TOTAL 10 100% Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
44
El 60% de los choferes del Parque Automotor de la UTEQ., manifiesta que
requieren de esfuerzo mental, grado de concentración y mucha tranquilidad, al
realizar su actividad. Un 20% necesita tranquilidad emocional, el 10% no
responde, y un 10% manifiesta que se necesita experiencia.
Cuadro 22. Nivel de esfuerzo físico (grado de aplicación)
No. ACTIVIDADES No. personas
%
1 Las personas que manejan vehículos
deben estar en perfecto estado físico y
emocional.
4 40
2 Para conducir un vehículo debe estar
sobrio
3 30
3 No contesta 2 20
4 Buen estado de salud 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
En cuanto al nivel físico el 40% afirman que las personas que manejan vehículos
deben estar en perfecto estado físico y emocional, el 30% considera que para
conducir se debe estar sobrio, 20 % no responde y un 10% considera que se
necesita buen estado de salud.
4.1.6. Resultados del nivel de Supervisión:
Cuadro 23. Nombre de su Jefe inmediato y cargo que ocupa
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 Choferes: Sr. Leonardo Vanegas Escandón.
Jefe de Parque Automotor
9 90
2 Jefe del Parque Automotor: Ing. Víctor Hugo
Macías, Director Administrativo
1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
45
El personal del Parque Automotor identifica claramente quien es el Jefe
inmediato de los Choferes. Así también el Jefe de Mantenimiento del Parque
Automotor conoce e identifica a su jefe inmediato que es el Director
Administrativo de la UTEQ.
Cuadro 24. ¿Qué tipo y cuánta supervisión ejerce el jefe sobre su trabajo?
No. ACTIVIDADES No. personas
Porcentaje
1 Que el trabajo se realice en un 100% 2 20
2 No contesta 2 20
3 Emitir ordenes de movilización y
combustible
3 30
4 Que exista buen uso de los vehículos 2 20
5 *La de autoridad 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
El tipo y la supervisión que ejerce el jefe del departamento del Parque
Automotor es que el trabajo se realice en un 100% así lo considera un 20%, su
actividad es emitir órdenes de movilización y combustible lo manifiesta el 20%,
y que exista el buen uso de los vehículos así lo considera e 20% de los
encuestados. Y un 10% manifiesta que es la de autoridad.
Cuadro 25. Escriba el nivel de subalternos (personal a cargo) y el tipo de
supervisión que ejerce sobre ellos; si no tiene subalterno, escriba
ninguno. Subalternos directos. (Nombre del cargo, número de
subalternos).
No. Cargo Variables No. Personas
Porcentaje
1 Choferes de la UTEQ Ninguno 9 90
2 Jefe del Parque Automotor 9 Choferes 1 10
Total 10 100%
Fuente: Choferes del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
46
Los Choferes manifiestan no tener a su cargo ningún subalterno, el Jefe del
Parque Automotor tiene como subalternos a nueve choferes con quienes
comparte la responsabilidad de las actividades diarias.
4.2. Resultados de la entrevista realizada al Jefe de la Dirección del
Talento Humano y Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
para diagnosticar la necesidad del Manual de Funciones y
Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo. Periodo 2011.
Cuadro 26. Entrevista al Jefe de Dirección del Talento Humano
No.
Preguntas
Respuesta
Jefe Dirección del Talento Humano
1 ¿Conoce la existencia de un Manual de Funciones para el Departamento del Parque Automotor?
El manual de funciones que tiene la UTEQ, es uno solo y ahí está las funciones del chofer y del jefe de transporte.
2 ¿Conoce la existencia de un Manual de Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
El área de transporte es manejado por el área administrativa esto es la dirección administrativa.
3 ¿Conoce usted, si existen políticas institucionales para el Departamento del Parque Automotor?
Si existen políticas respecto al manejo y buen uso del parque automotor.
4 ¿Conoce usted, los objetivos para el Departamento del Parque Automotor?
Si se conocen los objetivos
5 ¿Conoce usted, si se aplica correctamente el Manual de Funciones para el Departamento del Parque Automotor?
Si se aplican correctamente los procesos y el manual de funciones.
6 ¿Conoce usted, si se aplica eficientemente el Manual de procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
Si se conoce que aplica todo lo relacionado a disposiciones internas.
7 ¿Se realiza el control de las actividades que realizan los empleados de éste Departamento?
Si se realiza el control a través de su jefe inmediato.
8 ¿Cuándo ingresa un nuevo empleado a éste Departamento se comunica cuáles son las Normas establecidas?
Si se le informa a través de su jefe inmediato.
9 ¿Se comunica las Instrucciones específicas que realizará cada uno de los empleados de éste Departamento?
Si se le comunica las instrucciones
10 ¿Cuántos años labora en el parque automotor?
1 - 5 _____ 15 - 20 _____ 6 - 10 _____
47
21 - 25 _____ 11 - 15 _____ 12 - 26 a más ____
25 años
11 ¿Su situación laboral en la institución es? Contratado __________ Con nombramiento __________
Nombramiento
12 ¿Qué canales de comunicación se utilizan en el Departamento del Parque Automotor? Escrita ______ Verbal ______ Otros ______
Escrita
Fuente: Jefe Dirección del Talento Humano
Elaboración: Autor.
La Jefe de la Dirección del Talento Humano manifiesta que existe un Manual de
Funciones de la UTEQ., donde constan entre otros las funciones de los choferes
y del Jefe de Transporte Así también indica que el área de transportes es
manejada por la Dirección Administrativa. Además admite conocer que sí existen
políticas respecto al manejo y buen uso del Parque Automotor. De la misma
manera conocen los objetivos.
También considera que si se aplica correctamente los procesos y el Manual de
Funciones. Y que sí conoce que se aplica todo lo relacionado a las disposiciones
internas. Que las actividades se realizan a través del jefe inmediato, que cuando
ingresa un nuevo empleado a este departamento éste es informado por el jefe
inmediato superior, que se si se comunica a cada uno de los servidores públicos
de sus actividades. Y los canales de comunicación generalmente es el medio
escrito. Su tiempo de servicio es de 25 años de labor en la Institución con
nombramiento.
Cuadro 27. Entrevista al Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
No.
Preguntas
Respuesta
Jefe Dirección del Talento Humano
1 ¿Conoce la existencia de un Manual de Funciones para el Departamento del Parque Automotor?
Sí conoce
2 ¿Conoce la existencia de un Manual de Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
Sí conoce
3 ¿Conoce usted, si existen políticas institucionales para el Departamento del Parque Automotor?
Sí conoce las políticas institucionales
4 ¿Conoce usted, los objetivos para el Departamento del Parque Automotor?
Si se conoce los objetivos
48
5 ¿Conoce usted, si se aplica correctamente el Manual de Funciones para el Departamento del Parque Automotor?
Si aplica los procesos y el manual de funciones.
6 ¿Conoce usted, si se aplica eficientemente el Manual de procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
Si aplica todo lo relacionado a disposiciones internas.
7 ¿Se realiza el control de las actividades que realizan los empleados de éste Departamento?
Si realiza el control de las actividades
8 ¿Cuándo ingresa un nuevo empleado a éste Departamento se comunica cuáles son las Normas establecidas?
Si informa las normas establecidas
9 ¿Se comunica las Instrucciones específicas que realizará cada uno de los empleados de éste Departamento?
Si comunica las instrucciones
10 ¿Cuántos años labora en el parque automotor? 1 - 5 _____ 15 - 20 _____ 6 - 10 _____ 21 - 25 _____ 13 - 15 _____ 14 - 26 a más ____
25 años
11 ¿Su situación laboral en la institución es? Contratado __________ Con nombramiento __________
Nombramiento
12 ¿Qué canales de comunicación se utilizan en el Departamento del Parque Automotor? Escrita ______ Verbal ______ Otros ______
Escrita
Fuente: Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
Elaboración: Autor.
El Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor considera que existe un Manual
de Funciones de la UTEQ., además indica conocer de la existencia de un
Manual de Procedimientos, admite conocer las políticas respecto al manejo y
buen uso del Parque Automotor. Así también conoce los objetivos del
departamento que dirige.
Asimismo considera que si se aplica correctamente los procesos y el Manual de
Funciones, que conoce y aplica todo lo relacionado a las disposiciones internas.
Que realiza el control de las actividades que deben cumplir los choferes que
están a su cargo, que cuando ingresa un nuevo empleado a este departamento
es informado por su Jefe inmediato superior, que si se comunica a cada uno de
los servidores públicos de sus actividades. Y los canales de comunicación que
utiliza es el medio escrito y verbal. Su tiempo de servicio es de 25 años de labor
en la Institución con nombramiento.
49
V. DISCUSIÓN
Al realizar el análisis de los resultados respecto a la investigación de campo y
documental, se demuestra que el Talento Humano que labora en calidad de
Choferes del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo
desconoce la existencia de un Manual de Funciones y de Procedimientos, no
tienen conocimiento de las políticas y objetivos institucionales que rigen al
departamento del Parque Automotor, pero reconocen que se realiza control de las
actividades que realizan. El Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
considera conocer de la existencia del Manual de Funciones y Procedimientos y
que además lo aplica, Mientras que la Jefe de la Dirección del Talento Humano
manifiesta que existe un Manual de Funciones de la UTEQ., y que es uno solo para
la Institución en el cual se establecen las funciones del chofer, y del Jefe de
Transporte sin embargo al parecer no es conocido por los señores choferes, por lo
que se concluye que la ausencia de un Manual de Funciones y Procedimientos
específico incide en el desempeño del personal del Parque Automotor lo que
impide alcanzar eficientemente los objetivos institucionales.
Apoyado con base al contexto bibliográfico y confrontación de autores, quienes
consideran la importancia de definir las responsabilidades, elaborado en un
documento técnico, servirá como guía y orientación para que el talento humano
desarrolle su potencial profesional, permitirá un control a través de los informes de
labores realizadas, las actividades deben ser evaluadas de manera que garanticen
una gestión de calidad; permitiendo que el personal se implique en el proceso
fundamentando su labor en la misión de la institución.
Por lo que un Manual de Procedimientos para LOMBARDI (2009), es un
componente del sistema de control interno, que se crea para obtener información
detallada, ordenada, sistemática e integral con instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las actividades
que se realizan. Así la UTEQ., con el departamento del Parque Automotor
precisaran de un manual que regularicen y normen las funciones del personal que
allí labora, garantizando armonía, mayor colaboración con la puesta en marcha de
50
las políticas institucionales involucrando a la comunidad a participar de una manera
más organizada con el proceso.
Para DELGADO y VENTURA (2006), la descripción de puestos de trabajo,
consiste en detallar las funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos
y cada uno de los puestos de la empresa en la que se especifica: formación
necesaria, experiencia necesaria, responsabilidad, características ambientales y
recursos a utilizar; por lo que es evidente que al tener una estructura implica que el
personal del Parque Automotor de la UTEQ., conozca y esté capacitado para
desarrollar de la mejor manera sus actividades con eficiencia y eficacia, dado que
las personas tienen características, comportamientos y motivaciones diferentes; es
fundamental establecer políticas de dirección de recursos humanos que incluyan
motivaciones adecuadas a este talento humano de la institución. Por lo que se
acoge la hipótesis establecida en la investigación, el Manual de Funciones y
Procedimientos normalizará las actividades de Talento Humano en el
Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo.
Es indispensable que los empleados del Parque Automotor cumplan con las
funciones asignadas responsablemente contribuyendo al mantenimiento de los
vehículos asignados para realizar sus labores diarias y porque de ello también
dependen sus vidas y las de muchas personas, la prevención en el cuidado de los
medios de transportes debe ser prioridad en la Institución.
51
VI. PROPUESTA
6.1. Título
Manual de Funciones y Manual de Procedimientos del Parque Automotor de la
universidad Técnica Estatal de Quevedo.
6.2. Justificación
La presente propuesta tiene su origen a partir de la identificación de los
problemas del bajo desempeño, colaboración y en la distribución de actividades,
ya que existe un Manual de Funciones que tiene la UTEQ., pero que no ha sido
socializado y entregado el documento a cada uno de los servidores públicos que
laboran como choferes de la institución en lo que respecta al departamento del
Parque Automotor. De la investigación realizada se obtuvo que el 100% de los
Choferes del Parque Automotor desconozcan la existencia de un Manual de
Funciones y de Procedimientos, así como también manifiestan el 60%
desconocer las políticas y el 50% desconocen de los objetivos del Parque
Automotor. Un 80% afirma que si se realiza las actividades de control y que se
les comunica las instrucciones específicas que deben realizar cada uno de los
choferes. Razón por la cual se considera de suma importancia que se socialice y
sea entregado en forma física los documentos que ameritan aplicación por que
se trasforman en la fuente y respaldo para el desempeño de cada una de las
actividades que deben realizarse y posteriormente pueda realizase un
seguimiento y evaluación respectiva.
Producto de la investigación realizada, se plantea la presente propuesta, para
que conduzca al logro de un mejor servicio con calidad y calidez de acuerdo a
las políticas gubernamentales del Buen Vivir.
52
6.3. Objetivos
6.3.1. Objetivo General
Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos para mejorar el
desempeño organizacional y operativo de departamento del Parque Automotor
de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
6.3.2. Objetivos Específicos
Determinar las funciones y responsabilidades del personal del
Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo.
Describir los procedimientos llevados a cabo en el Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Proporcionar un instrumento de apoyo que contenga de forma escrita y
gráfica las diferentes actividades y procedimientos del Parque Automotor
de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
6.4. Importancia
Es necesario establecer un Manual de Funciones del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, que permita adoptar medidas que
desarrollen políticas de austeridad en materia de costos de inversión en equipo
automotor, gastos en insumos y combustibles. De la misma manera se hace
indispensable reglamentar y establecer parámetros concretos sobre la
asignación, buen uso, manejo y custodia de los vehículos de propiedad de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, para mantenerlos en óptimo estado
mecánico y estético.
53
Que es necesario establecer un Manual de Procedimientos del Parque
Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo y Reglamento sobre el
manejo y control del equipo automotor.
6.5. Factibilidad
La propuesta planteada puesta en práctica alcanzará un gran impacto en las
actividades administrativas, autoridades, docencia, empleados, estudiantes y en
el entorno social de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, en virtud que
desarrollará un gran interés por mejorar los procesos de seguridad y mejor
desempeño, logrando así alcanzar altos niveles de eficiencia y efectividad.
Además se cuenta con el apoyo de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo,
por lo que la propuesta de un Manual es factible para la institución toda vez que
se constituye en una herramienta para ser aplicada que permitirá contar con un
Parque Automotor que se mantendrá en buen estado, garantizando el desarrollo
y cumplimiento de la función administrativa conforme a los principios de
economía, celeridad, eficacia, racionalidad, oportunidad y responsabilidad.
6.6. Ubicación sectorial
El lugar donde se presentará la propuesta es en la Universidad Técnica Estatal
de Quevedo, que está ubicada en el kilómetro 1 ½ vía a Santo Domingo de los
Tsáchilas, cantón Quevedo, provincia de Los Ríos.
6.7. Alcance
Es aplicable al Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica
Estatal de Quevedo.
54
6.8. Base legal
Estatuto Orgánico Funcional por Procesos de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo.
6.9. Misión y Visión de la Universidad
6.9.1. Misión
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo en el 2015 ocupará los primeros
lugares entre las Instituciones de educación superior ecuatoriana por su calidad
académica investigativa y de servicios que contribuyen al Buen Vivir.
6.9.2. Visión
Formar profesionales y académicos con visión científica y humanista capaces de
desarrollar investigaciones, crear tecnologías, mantener y difundir nuestros
saberes y culturas ancestrales, para la construcción de soluciones a los
problemas de la región y el país.
MANUAL DE FUNCIONES DEL PARQUE AUTOMOTOR
DOCUMENTO No.
EMISIÓN Fecha: ______________
Generado por: ________________________
Aprobado por: _______________
___
No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
55
MANUAL DE FUNCIONES DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA UNIVERSIDAD
TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
Elaborado por:
CRISTÓBAL MERO ALCÍVAR
AÑO: 2012
MANUAL DE FUNCIONES DEL PARQUE AUTOMOTOR
DOCUMENTO No.
EMISIÓN Fecha: ______________
Generado por: ________________________
Aprobado por: _______________
___
No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
56
JEFE DE MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR
1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Departamento del Parque
Automotor
2. PUESTO: Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
3. OBJETIVO DEL PUESTO: Generar y administrar el área operativa del
Parque Automotor de la UTEQ., para el cumplimiento de sus funciones de
apoyo: a las actividades administrativas, de gestión, docencia, vinculación e
investigación, etc.
4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Coordinador del Taller de Mecánica
y Choferes.
5. FUNCIONES GENERALES:
Coordinar y planificar con las Autoridades de la UTEQ., actividades
operativas y de apoyo general..
6. FUNCIONES ESPECIFICAS:
Dar atención a los problemas menores
Distribución de actividades operativas
Revisar estado actual de los vehículos
Realizar mantenimiento preventivo de vehículos
Hacer órdenes de movilización
Ingresar a la base de datos las Bitácoras recibidas
MANUAL DE FUNCIONES DEL PARQUE AUTOMOTOR
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Solicitar combustible
Ingresar registro de mantenimiento preventivo
Hacer memorando
Solicitar repuestos para los vehículos
Elaborar Plan Operativo Anual-POA del Parque Automotor
Elaborar el PAC
Elaborar viáticos para los choferes
Elaborar hoja de vida de los equipos de transporte
7. PERFIL:
Para ocupar el puesto de Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor de la
UTEQ., se requiere:
Título Profesional de tercer nivel
Licencia profesional Clase “E”
Conocimiento en el área mecánica
Experiencia mínima de cinco años
CHOFERES DEL PARQUE AUTOMOTOR
1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Departamento del Parque
Automotor 2. PUESTO: Choferes del Parque Automotor 3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar con la movilidad a los usuarios de
las Áreas operativas.
4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
5. FUNCIONES GENERALES: Trasladar a los usuarios de las áreas
operativas según requerimiento solicitado.
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6. FUNCIONES ESPECIFICAS:
Supervisar el mantenimiento de los equipos de transporte.
Mantener los Vehículos en buenas condiciones.
Revisar y cumplir la programación diaria de la movilidad solicitada por las
áreas operativas.
Reportarse al Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor.
Llevar el control de kilometraje por cada actividad programada y realizar
la distribución de costos por concepto de movilidad según área operativa
Realizar compras, entregas de vehículos a reparar, pagos varios, u otras
actividades que le encomienda el Jefe de Mantenimiento del Parque
Automotor.
Elaboración de reporte diario de movilidad.
Coordinar con el Jefe del Mantenimiento del Parque Automotor cuando la
movilidad presenta alguna avería para su reparación inmediata.
Velar por el cuidado y seguridad de los bienes del Parque Automotor.
Mostrar en todo momento paciencia, buen trato, educación y evitar
discutir con el usuario.
Otras funciones que se le pueda asignar.
7. PERFIL: Para ocupar el puesto de Chofer del Parque Automotor de la UTEQ., se requiere:
Título Bachiller
Licencia profesional
Conocimiento en el área mecánica
Experiencia mínima de cinco años
MANUAL DE FUNCIONES DEL PARQUE AUTOMOTOR
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MECÁNICO
1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Taller de Mecánica
2. PUESTO: Mecánico
3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar al Jefe de Mantenimiento del Parque
Automotor para elevar la disponibilidad de los equipos e instalaciones,
bajo el punto de vista funcional y estético.
4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de Mantenimiento del Parque
Automotor y Dirección Administrativa.
5. FUNCIONES GENERALES: Desarrollar de manera ordenada
sistemática y planificada el mantenimiento preventivo, correctivo y las
indicaciones del Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal del Quevedo.
6. FUNCIONES ESPECIFICAS:
Recoge el vehículo en el taller,
Inspecciona, diagnostica las fallas de tipo mecánico que éste pueda
presentar.
Verifica la hoja de vida del vehículo,
la fecha de la última reparación efectuada.
Si dicha reparación no ha cumplido el mínimo tiempo de garantía
establecido, se informará al Jefe del Parque Automotor, quien autorizará
el servicio y presentará el informe correspondiente al Director
Administrativo.
Si el vehículo no requiere la reparación inmediata
MANUAL DE FUNCIONES DEL PARQUE AUTOMOTOR
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si no existe disponibilidad para el arreglo en el momento, se programará
una fecha futura notificándose al conductor la correspondiente cita por
escrito, previa firma de recibido.
Asumir la responsabilidad de las herramientas a su cargo.
Anotar diariamente en los formatos de actividades de mantenimiento las
labores realizadas.
Solicitar a Almacén el retiro del repuesto que figura en la hoja de
requisición de materiales (repuesto), previo visto bueno del Jefe de la
Unidad de Mantenimiento.
Anotar y firmar la orden de salida del repuesto conjuntamente con el
usuario del área operativa.
Sugerir alternativas de solución a problemas del servicio de
Mantenimiento.
Orientar al usuario que acude a Mantenimiento con buen trato y calidez.
Otras actividades de apoyo y por encargo de la Jefatura.
7. PERFIL: Para ocupar el puesto de Chofer del Parque Automotor de la UTEQ., se requiere:
Título Bachiller
Título de Mecánico Profesional
Licencia profesional
Experiencia mínima de cinco años en el área mecánica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
Elaborado por:
CRISTÓBAL MERO ALCÍVAR
AÑO: 2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
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Que en la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, se hace necesario adoptar
medidas que desarrollen la política de austeridad en materia de costos de
inversión en equipo automotor y gastos en insumos y combustibles del mismo.
Que en virtud de lo anterior es indispensable reglamentar y establecer
parámetros concretos sobre la asignación, el buen uso, manejo y custodia de
los vehículos de propiedad de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo,
para mantenerlos en óptimo estado mecánico y estético.
Por lo que se establece el siguiente Manual de Procedimientos del Parque
Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Art. 1.- El Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor de la UTEQ., o quien
haga sus veces de oficio o por solicitud del responsable de la dependencia de
Mantenimiento del Parque Automotor podrá negar la asignación de los
vehículos a aquellos conductores que presenten antecedentes del mal manejo
de los mismos.
No se podrán efectuar arreglos o reparaciones del parque automotor de la
UTEQ., por fuera de las instalaciones del área de Mantenimiento Automotor sin
previo diagnóstico y visto bueno dado por escrito por parte del Jefe de
Mantenimiento del Parque Automotor de la UTEQ.
Una vez efectuados los arreglos y entregado el vehículo por el taller particular al
área de Mantenimiento, el particular debe además, entregar por escrito los
arreglos discriminando los repuestos cambiados y especificando la duración de
la garantía correspondiente.
Art. 2.- Vehículos con asignación especial. Tendrán la calidad de asignación
especial aquellos vehículos que quedan a disposición del funcionario las 24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
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horas del día tanto laborales como festivos, dentro del área de la ciudad.
En la Universidad Técnica Estatal de Quevedo exclusivamente tendrán
vehículos especiales con asignación los siguientes funcionarios:
1. Rector
2. Vicerrectorado Administrativo
3. Vicerrectorado Académico
Art. 3.-Vehículos con asignación ordinaria.
Tendrán la calidad de asignación ordinaria aquellos vehículos que conforman:
a) Personal de la UICYT (Unidad de Investigación Científica y Tecnológica),
durante el horario preestablecido.
Dichos vehículos serán destinados para realizar funciones estrictamente en
labores de investigación que cumpla la UICYT.
Dichos vehículos serán destinados para realizar funciones estrictamente
administrativas, operativas, de apoyo logístico, y académico.
Parágrafo.- al término de tales horarios deberán quedar los vehículos
estacionados en el parqueadero que se les ha asignado.
Art. 4.- Designación y Novedades. El Director Administrativo determinará la
cantidad de vehículos que asigne con carácter especial y ordinario para cada
personal, identificándolos plenamente.
Cualquier novedad deberá quedar en el registro de inventario y será
comunicada dentro de las 24 horas siguientes al Jefe de Mantenimiento del
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
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Parque Automotor.
Art. 5.- Identificación de los vehículos. Los vehículos de la Universidad
Técnica Estatal de Quevedo, que estén destinados para desarrollar funciones
de tipo operativo deberán marcarse en las puertas laterales delanteras y con
puerta posterior el logotipo oficial, el nombre de la dependencia y la frase
“PARA USO OFICIAL EXCLUSIVAMENTE”.
Parágrafo.- en el caso de las motocicletas, para su correcta identificación,
estas deberán llevar el logotipo oficial además de su respectiva placa de
identificación ubicada en lugar visible de la parte trasera.
Art. 6.-Prioridad en el mantenimiento.- El Director Administrativo por medio
del Área de Mantenimiento Automotor o de la dependencia que haga sus veces
dará prelación para la reparación y arreglo a los vehículos operativos.
Art. 7.- Clasificación de los Vehículos:
1. DE TRANSPORTE OPERATIVO:
Conformado por el equipo automotor destinado a la movilización de equipos,
materiales, producción, instrumentos, elementos y personal administrativo, de
fincas, docentes,
estudiantes y otros funcionarios que desarrollen labores con fines
eminentemente operativos, está constituido por:
a) Furgonetas
b) Camiones
c) Camionetas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
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d) Camperos
e) Busetas
f) Buses
g) Motocicletas
2. TRANSPORTE ADMINISTRATIVO:
Es el equipo automotor liviano, destinado a la movilización del personal de
oficina en funciones oficiales, está compuesto por:
a) Automóviles
b) Camperos
c) Camionetas
d) Motocicletas
Art. 8.- Inventario de Motocicletas y Vehículos. Cada motocicleta o vehículo
de propiedad de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, será entregado
con su respectivo inventario en el cual se detallará el estado en que este se
encuentra con el visto bueno del Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor.
El inventario será firmado por el funcionario que recibe como por el que hace la
entrega de automotor.
En caso de vacaciones, licencias o suspensiones, el vehículo o la motocicleta
asignada deben ser entregados al Jefe del parque Automotor para su inmediata
reasignación.
Parágrafo.- los funcionarios que tengan vehículos asignados serán
responsables del cuidado técnico de los mismos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Art. 9.- Responsabilidades.- cualquier daño o accidente debe ser comunicado
en forma escrita por el conductor del vehículo al Jefe del Parque Automotor
dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del hecho.
La responsabilidad por los daños ocurridos durante el período de tiempo en que
la motocicleta o el vehículo este en servicio será asumida por el
correspondiente funcionario o conductor previo cumplimiento de la investigación
administrativa, si se comprueba su culpa su culpabilidad o negligencia en el
cuidado manejo y prevención del mismo.
Si la entidad ha cubierto los daños, el funcionario responsable estará obligado a
efectuar el reintegro total del valor correspondiente al excedente del riesgo no
cubierto por la aseguradora.
Parágrafo.- cuando el vehículo ingrese para cualquier tipo de reparación, el
conductor del mismo debe quedar a órdenes del Jefe del Parque Automotor o
de quien haga sus veces, hasta que el vehículo salga nuevamente al servicio.
Art. 10.- Control y entrega de llaves. Cuando los vehículos de asignación
ordinaria (de transporte administrativo) se encuentren en los parqueaderos de
la institución luego del horario preestablecido, las llaves correspondientes a la
puerta y encendido, deben permanecer bajo la custodia del Jefe del Parque
Automotor, o de quien haga sus veces, cuyos funcionarios las devolverán al
inicio de la jornada al conductor responsable, salvo autorización escrita del
Vicerrectorado Administrativo, para que sean entregadas a otro conductor.
Art. 11.- Disposiciones especiales. Adoptase la presente Propuesta de
Manual para el manejo de vehículos de propiedad de la Universidad Técnica
Estatal de Quevedo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Queda absolutamente prohibido a los funcionarios de la Universidad Técnica
Estatal de Quevedo, destinar los vehículos de propiedad de la UTEQ., para los
siguientes menesteres:
a) Colocar los automotores de uso oficial a disposición o para uso de terceras
personas.
b) Destinar los vehículos para actividades de proselitismo político y/o religioso,
caravanas, propagandas, etc.
c) Efectuar actividades tales como: trasteos o transporte de materiales y/o
bienes muebles y enseres que no sean propiedad de la institución y que no
contribuyan con el objeto de esta.
d) Hacer intercambio o préstamo sin el consentimiento por escrito del
Vicerrectorado Administrativo.
e) Suministrar combustible a vehículos particulares substrayendo el mismo de
los tanques de propiedad de la institución.
f) Prestar los automotores de uso oficial para que sean manejados por
personas que no laboren en la institución aunque tengan placa particular.
g) Salir del área de influencia de la UTEQ., sin el respectivo permiso otorgado
por el Rector. Todos los funcionarios de la institución tendrán la obligación
de velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente Manual.
h) El responsable del vehículo deberá cumplir y hacer cumplir estrictamente
todas y cada una de las disposiciones establecidas en el presente Manual.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Parágrafo.- El Jefe de Mantenimiento del parque Automotor deberá prevenir y
solucionar las contingencias que se llegaren a presentar para la correcta
utilización de los vehículos.
Art. 12.- Causal de mala conducta. Es causal de mala conducta violar el
Código de Ética y lo establecido por el presente Manual por parte de quienes
utilizan o son responsables por los vehículos de la institución.
Parágrafo.-Vicerrectorado Administrativo hará la entrega a cada usuario de un
ejemplar del Manual y el cual se relacionará en el inventario de cada vehículo.
Art. 13.- Procedimientos. Adoptase el Manual de procedimientos del área de
Mantenimiento de Automotores.
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O
REPARATIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA
ESTATAL DE QUEVEDO.
OBJETIVO: Desarrollar de manera ordenada sistemática y planificada el
mantenimiento preventivo del Parque Automotor de la Universidad Técnica
Estatal del Quevedo.
A. PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR
1. Procedimiento recepción del Parque Automotor
No. Fecha Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 MECÁNICO TALLER
MANTENIMIENTO
Recoge el vehículo en el
taller, inspecciona y
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diagnostica las fallas de tipo
mecánico que éste pueda
presentar.
02 Asistente Taller de
mantenimiento
Verifica la hoja de vida del
vehículo, la fecha de la
última reparación
efectuada. Si dicha
reparación no ha cumplido
el mínimo tiempo de
garantía establecido, se
informará al Jefe del
Parque Automotor, quien
autorizará el servicio y
presentará el informe
correspondiente a la
Vicerrectora Administrativa.
03 Si el vehículo no requiere la
reparación inmediata y si no
existe disponibilidad para el
arreglo en el momento, se
programará una fecha futura
notificándose al conductor la
correspondiente cita por
escrito, previa firma de
recibido.
MECANISMOS DE CONTROL:
En el caso que exista disponibilidad en el momento, se procederá a abrir la
orden con la respectiva asignación del mecánico o en su defecto al momento de
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cumplir la citación programada.
Cuando no exista mecánicos o recursos disponibles para los vehículos que
requieran reparación inmediata y no se puedan estos movilizar, se debe
programar, inventariar y parquear en las instalaciones de la UTEQ., con
vigilancia hasta que se tenga el recurso.
Si el vehículo permanece más de un día en el taller se debe llevar a cabo el
inventario; en el caso que la reparación no se encuentre dentro de la capacidad
del taller d mantenimiento, el jeme inmediato del mismo decidirá si el costo de
la reparación puede asumirlo a través del procedimiento respectivo para estos
casos.
B. PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE MONTALLANTAS
Objetivo: establecer el procedimiento para la prestación de un servicio eficiente
de montallantas al Parque Automotor de la UTEQ., cambio de llantas a los
vehículos y motocicletas de la UTEQ.
Documentos y requisitos:
Orden de servicio
Solicitud de cambio de neumático.
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2. Procedimiento: Servicio de Montallantas
No. Fecha Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Conductor
asignado
Dependencia
interesada
Solicita orden de servicio a la
recepción y se dirige al área de
montallantas.
02 Operario Taller
mantenimiento
Procede a despinchar la llanta
por parte del operario si el
estado del neumático lo permite.
03 Operario Taller
mantenimiento
Solicita el cambio de neumático
junto con la orden de servicio
correspondiente si el estado del
mismo así lo requiere.
C. PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE LLANTAS
Objetivo: establecer el procedimiento para el cambio de llantas a los vehículos
y motocicletas de la UTEQ.
Documentos y requisitos:
Orden de servicio
Solicitud de cambio de llantas.
3. Descripción del procedimiento cambio de llantas
No. Fecha Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Mecánico Taller de
mantenimiento
Determina si al vehículo se le
debe realizar cambio de
llantas de acuerdo a lo que
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señale su hoja de vida en
cuanto al tiempo de uso; de
la misma manera se revisará
el estado de las mismas.
02 Mecánico Taller de
mantenimiento
Verifica que las llantas a
cambiar estén marcadas con
el número de placas del
vehículo y sello de la UTEQ.,
y entrega al conductor la
orden de cambio.
03 Conductor Dependencia
interesada
Solicita al almacén las llantas
a cambiar y procede a
entregarlas al operario.
04 Operario Taller de
mantenimiento
Marca las llantas con el
número de placa del vehículo
y el sello de la UTEQ. Y
efectúa el cambio
correspondiente.
05 Conductor Dependencia
interesada
Presenta el vehículo
Coordinador de la Mecánica
donde se verificará el
marcaje de las llantas y se
ordenará la salida del taller
de mantenimiento.
06 Coordinador
de la
mecánica
Taller de
mantenimiento
Verifica y ordena la salida del
vehículo.
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D. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LUBRICANTES GRASAS
FILTROS Y COMBUSTIBLES
Objetivo: Manejar el mantenimiento preventivo que incluye la utilización de
aceites para motor, caja, transmisión, sistema hidráulico y engrase.
Documentos y requisitos:
Orden de servicio
Listado de repuestos
4. Descripción del procedimiento para el manejo de lubricantes grasas
filtros y combustibles
No. Fecha Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Conductor Dependencia
interesada
Solicita en la recepción el
servicio que requiera el vehículo.
Si el servicio requerido es
contemplar el nivel de aceite
autorizará que el vehículo pase
directamente al área destinada
para el efecto.
02 Jefe de
mantenimien
to del parque
automotor
Taller de
mantenimiento
Autoriza solicitud y entrega al
recepcionista.
03 Jefe de
mantenimien
to del parque
Taller de
mantenimiento
Certifica kilometraje y entrega al
Jefe de Mantenimiento del
Parque Automotor.
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automotor
04 Conductor Dependencia
interesada
Se dirige con la orden al área de
lubricantes y hace entrega de la
misma al operario quien anotará
en ésta los repuestos que son
necesarios cambiar.
MECANISMOS DE CONTROL
Los parámetros para el cambio de aceite y filtros serán establecidos por Jefe
del Parque Automotor y con base en ellos se decide la prestación del servicio.
El suministro de gasolina se realizará en las gasolineras que proveen el
combustible a crédito, en los horarios en que surja la necesidad en
coordinación con el Rector, Vicerrectora Administrativa y Jefe del Parque
Automotor.
La cantidad de combustible a suministrar a cada uno de los vehículos será
establecido por el Jefe de Parque Automotor de la UTEQ., o quien haga sus
veces en coordinación con la Vicerrectora Administrativa y Jefe de
Mantenimiento del parque Automotor, según ruta de viaje o actividades a
realizar.
Para realizar el aprovisionamiento de combustible a los vehículos y
motocicletas, la Vicerrectora Administrativa emite un documento se detalla en
la orden de combustible que recibirá el proveedor con lo cual suministrará a los
conductores con la presentación las planillas de control, en las cuales el
colocará en forma clara y legible el tipo de vehículo, placa, nombre, número de
cédula de ciudadanía del conductor y cantidad de combustible, el suministro
tanto en números como en letras, el destino, nombre del comisionado, la
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actividad a realizar, el tiempo. En la sección observación se menciona quien
autoriza, que se traslada o a quien.
Procedimiento Manejo de Lubricantes - Grasas - Filtros Combustibles
Cada conductor llevará mensualmente una planilla para el control de
aprovisionamiento y consumo de combustible y aceite, la cual deberá ser
entregada los primeros cinco días de cada mes en el Área Taller Mantenimiento
Automotor.
Cada conductor responsable del vehículo asignado, al iniciar y al finalizar
labores debe medir las existencias de combustible en el tanque del vehículo y
colocar la información en la primera planilla respectivamente.
Al terminar labores, el conductor responsable del vehículo asignado debe
entregar al Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor o su delegado, las
planillas del día con su firma y número de cédula.
Los funcionarios encargados de estos servicios deberán informar con
anticipación las existencias de dichos insumos antes que estos se agoten.
E. PROCEDIMIENTO PARA LA REPARACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA UTEQ.
Objetivo: Implementar un procedimiento adecuado para proyectar la ejecución
de los trabajos realizados en las reparaciones de los vehículos de la UTEQ.,
siguiendo una programación preestablecida por el Jefe de Mantenimiento del
Parque Automotor.
Documentos y requisitos
Orden de servicio:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Listado de repuestos
Solicitud de repuestos
Descripción del procedimiento
No. Funcionario responsable
Dependencia Descripción de actividades
01 Mecánico Taller de
mantenimiento
Cumpliendo el numeral 4 del Literal A, ubica el vehículo en el sitio de trabajo, dependiendo del daño que éste tenga y procede a desarmar.
02 Mecánico Taller de
mantenimiento
Una vez desarmado y detectado el daño, analiza con criterio técnico si todas las piezas que intervienen en la reparación sean restituidas por repuestos nuevos o puedan ser remanufacturados.
03 Mecánico Taller de
mantenimiento
Realiza el listado de repuestos en la orden de trabajo del vehículo asignado en forma ordenada y clara.
04 Almacenista Taller
mantenimiento
Hace entrega de los repuestos al conductor titular del vehículo, el cual deberá estar pendiente de la reparación del mismo.
05 Mecánico taller
mantenimiento
Procede a realizar la instalación debida de los repuestos para la reparación del vehículo, cumpliendo con el tiempo establecido para dicha reparación.
06 Mecánico Taller de
mantenimiento
Terminada la reparación el mecánico traslada el vehículo a la recepción donde se harán las revisiones pertinentes para proceder a hacer entrega al conductor.
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MECANISMOS DE CONTROL
Cuando el vehículo presenta daños mecánicos por consecuencia de mal uso
por parte del conductor, el mecánico deberá informar inmediatamente las
novedades al jefe inmediato, para que se inicie la investigación respectiva.
Una vez comparada la lista de repuestos en la respectiva hoja de vida, si es
procedente se autorizará la entrega de los mismos al almacén. En caso
contrario se informará al jefe del Área quien procederá a tomar medidas
pertinentes.
Procedimiento Reparación Parque Automotor
Todos los trabajos realizados a los vehículos deberán ser consignados por
escrito en la hoja de vida y procesados en el sistema de datos.
F. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE ACCIDENTES
Objetivo: Conseguir que la compañía de seguros se haga cargo del arreglo de
las partes afectadas o de la reposición del valor del vehículo en caso de perdida
total.
Documentos y requisitos
Informe por escrito a la Jefatura del taller de mantenimiento sobre accidente.
a. Fotocopia del croquis.
b. Fotocopia licencia de conducción.
c. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
d. Fotocopia licencia de tránsito.
e. Fotocopia seguro obligatorio y voluntario.
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f. Relación de daños por parte del taller de.
g. Formulario de declaración del evento.
h. Denuncia ante autoridad competente (en caso de robo).
Documentos y requisitos que debe presentar el conductor al delegado del
corredor de seguros.
5. descripción del procedimiento en caso de accidentes
No. Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Conductor o
Jefe inmediato
Dependencia
interesada
Da aviso en un término superior a las 24 horas al jefe del taller de mantenimiento, sobre las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se presentaron los hechos del accidente; describe en forma clara y precisa los daños causados al automotor, adjuntando copia del informe del accidente con su respectivo croquis. Copia de este informe debe ser dirigido al jefe de la Dependencia donde esta asignado el vehículo.
02
Jefe de sección
Taller de
mantenimiento
Determinarán el lugar donde permanecerá el vehículo mientras se ordena la reparación por parte de la previsora; así mismo, le indicara al conductor responsable del vehículo en que momento se debe presentar ante el delegado del corredor de seguros.
03 Conductor Dependencia
interesada
Solicita en el Área de Mantenimiento Automotor copia de los arreglos efectuados al vehículo por parte de la compañía de seguros y firmar el recibo a satisfacción.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
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MECANISMOS DE CONTROL
El delegado del corredor de seguros le informará el lugar y la fecha de
presentación del vehículo ante el departamento de indemnizaciones de
automóviles de la compañía de seguros, debidamente inventariado por el taller
de mantenimiento de la UTEQ., El delegado del corredor de seguros, deberá
informar al taller periódicamente la ubicación y estado de los vehículos en
recuperación.
La compañía de seguros hará entrega del vehículo reparado al Jefe
Mantenimiento del Parque Automotor ubicado en la UTEQ., cantón Quevedo,
Km. 1 ½ Vía a Santo Domingo de Los Stachilas, Provincia de Los Ríos, quien
verificará en coordinación con el Coordinador del Taller de Mecánica de la
UTEQ., el inventario y los trabajos realizados para proceder a la firma de la
autorización de desembolso hacia el taller que efectúo la reparación.
El Coordinador del Taller de Mecánica, informará al jefe de Mantenimiento del
Parque Automotor para la presentación del conductor responsable del
vehículo, con el objeto de hacer entrega y poner al servicio el automotor.
El conductor debe solicitar, al Coordinador del Taller de Mecánica copia de los
arreglos efectuados al vehículo por parte de la compañía de seguros y firmar el
recibo a satisfacción.
G. Procedimiento en Caso de Accidente
Si la compañía de seguros determina perdida total, este concepto debe ser
ratificado por el jefe del taller de mantenimiento para posteriormente adicionar
los siguientes requisitos:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
DOCUMENTO No.
EMISIÓN Fecha: ______________
Generado por: ________________________
Aprobado por: __________________
No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
80
La UTEQ., con el departamento financiero debe llevar a cabo el trámite del
traspaso y asignará el interventor del contrato de seguros.
En caso de terceros afectados que reclamen al conductor, éste NO DEBE
ACEPTAR RESPONSABILIDAD ALGUNA DEL HECHO Y REMITIR LOS
RECLAMANTES al corredor de seguros.
Original licencia de tránsito a favor de la compañía de seguros donde figure el
vehículo como servicio particular.
Recibo de pago de impuestos.
Una vez efectuado el traspaso de la UTEQ., a la compañía de seguros,
se debe verificar que sería entregado a la compañía de seguros el
automotor en el estado en que se quedó.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Fotocopia de la licencia de conducción.
Fotocopia licencia de tránsito (T.P.)
Fotocopia croquis y,
Fotocopia seguro obligatorio y voluntario.
Diligenciar el formulario de la declaración del evento.
Relación de daños por parte del taller de mantenimiento.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE HURTO DE VEHÍCULOS.
Objetivo: Establecer el procedimiento a seguir en caso de hurto de vehículos
de propiedad de la Entidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL PARQUE AUTOMOTOR
DOCUMENTO No.
EMISIÓN Fecha: ______________
Generado por: ________________________
Aprobado por: __________________
No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
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Documentos y requisitos
Copia de la denuncia por robo del automotor.
Informe al jefe inmediato.
Informe al taller de mantenimiento automotor.
6. Descripción del procedimiento
No. Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Conductor
Dependencia
interesada
Presenta denuncia ante autoridad competente inmediatamente ocurrido el hecho indicado, marca, modelo, número de motor, número de serie, color y placa del vehículo; describiendo las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se presentaron los hechos.
02 Conductor Dependencia
interesada
Presenta informe al Jefe de de Mantenimiento del Parque Automotor dentro de las 24 horas siguientes de ocurrido el hurto, con copia a la Oficina del Rector, Director Administrativo y Vicerrectora Administrativa, al Área de Inventarios, Unidad a la que esta asignado el vehículo.
03 Jefe de mantenimiento del parque automotor
Taller
mantenimiento
Ordena al responsable del automotor hurtado el momento de presentación ante el delegado del corredor de seguros, aportando la documentación requerida en los documentos y requisitos. En caso de pérdida parcial (hurto de accesorios del vehículo), informará la clase exacta de los elementos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DOCUMENTO No.
EMISIÓN Fecha: ______________
Generado por: ________________________
Aprobado por: __________________
No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
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sustraídos procurando la mayor especificación y detalle de los mismos.
MEDIDA DE CONTROL
El corredor de seguros adjunta a la documentación anterior la siguiente que
deberá obtener del conductor a través del Jefe de Mantenimiento del Parque
Automotor.
a. Fotocopia cédula de ciudadanía.
b. Fotocopia de la licencia de conducción.
Procedimiento en Caso de Hurto de Vehículo
c. Fotocopia licencia de conducción.
d. Fotocopia tarjeta de seguro obligatorio y voluntario (tradicional)
e. Diligenciar el formulario de declaración del evento.
f. Original de la licencia de tránsito a favor de la Previsora como servicio
particular.
g. Recibo de pago de impuestos.
h. Recibo de indemnización firmado y sellado.
Remisión por parte del corredor de seguros de la documentación completa a la
compañía de seguros para que se proceda a la indemnización.
Si los documentos están incompletos no se dará trámite ante la Aseguradora.
H. PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE VEHÍCULOS.
Objetivo: Verificar el estado del parque automotor de la UTEQ., y comparar
esta información con el inventario inmediatamente anterior, para establecer si
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No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
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existen daños o faltantes e incluir en cuenta de responsabilidades.
Documentos y requisitos
a. Formato inventario
b. Listado del parque automotor
c. Licencia de conducción
d. Seguro obligatorio
7. Descripción del procedimiento inventario de vehículos
No. Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Jefe de área Inventarios Diseña el programa y plan de trabajo teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
a) Personal requerido para realizar el inventario.
b) Cronograma de ejecución del inventario.
c) Ubicación de los vehículos por área a inventariar.
d) Formatos a utilizar.
e) Cantidad de vehículos a inventariar.
f) Oficio, memorando o circular de instrucciones dirigido a las áreas involucradas.
02 El funcionario delegado por inventarios realiza la siguiente
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No. de cambios: ____________________
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Funcionario
delegado
Grupo
automotor de
inventarios
verificación:
Confrontación del inventario teniendo en cuenta los parámetros establecidos en los formatos.
Cruce de información para establecer daños y/o faltantes.
Entrega de informe por escrito al Jefe de mantenimiento del Parque Automotor, sobre la labor ejecutada.
03 Jefe de área Taller
mantenimiento
Elabora informe con le resultado final de inventario dirigido a la Subsecretaría Administrativa con copia a la Oficina de Control Interno y al Área de Inventarios.
I. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE VEHÍCULOS ASIGNADOS
Objetivo: Llevar un control y establecer responsabilidad por el manejo y uso de
los vehículos de la entidad.
Asignación por primera vez
Documentos y requisitos
a. Inventario.
b. Memorando de asignación.
c. Carnet de asignación.
8. Procedimiento de Asignación de Vehículos por Primera Vez.
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No. Funcionario
responsable
Dependencia Actividad
01 Funcionario
delegado
Taller de
mantenimiento
Revisa el inventario del
vehículo teniendo en cuenta
su estado físico y mecánico.
02 Funcionario
delegado
Taller de
mantenimiento
Hace entrega del vehículo
previa presentación de la
asignación expedida por la
UTEQ., a través de la
Dirección Administrativa y
Vicerrectorado Administrativo
con copia del respectivo
inventario.
03 Funcionario
delegado
taller
mantenimiento
Expide carnet de asignación.
J. PROCEDIMIENTO CAMBIO DE ASIGNACIÓN
Documentos y requisitos:
a. Inventario.
b. Memorando de asignación.
9. Descripción del procedimiento cambio de asignación
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No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
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No. Funcionario
responsable
Dependencia Actividades
01 conductor
saliente
Dependencia
interesada
Hace entrega oficial del
vehículo que tenía asignado
junto con su respectivo
inventario elaborado
previamente por el taller de
mantenimiento.
02 Conductor
saliente
Dependencia
interesada
Hace entrega al funcionario
delegado del taller de
mantenimiento del respectivo
carnet de asignación.
03 Conductor
entrante
Dependencia
interesada
Deben seguir el procedimiento
establecido para la asignación
por primera vez.
K. PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN PROVISIONAL DE VEHÍCULOS
Objetivo: Asignar los vehículos propiedad de la UTEQ., por períodos de tiempo
determinado para evitar la Subutilización de los mismos por no tener un
conductor asignado. Este tipo de asignación será permitida en casos
particulares tales como: vacaciones, licencias incapacidades superiores a 15
días, etc.
10. Descripción del procedimiento asignación provisional de vehículos
No. funcionario responsable
dependencia descripción de la actividad
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No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
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O1 Conductor
Interesado
Dependencia
interesada
Se debe presentar en el taller de
mantenimiento con la
autorización por escrito del jefe
de la respectiva Unidad, en
donde conste el nombre del
funcionario que va a hacer el
reemplazo.
02 Funcionario
delegado
Taller
mantenimiento
Procede a elaborar el inventario
del respectivo vehículo.
03 Conductor
provisional
Dependencia
interesada
Procede a llenar los requisitos
establecidos para el
procedimiento contemplado en la
asignación del vehículo por
primera vez.
04 Funcionario
delegado
Taller
mantenimiento
Hace entrega del vehículo al
nuevo conductor asignado.
MECANISMOS DE CONTROL
Una vez terminado el período de asignación provisional los conductores deben
presentarse en el taller de mantenimiento para que se lleve a cabo formalmente
la entrega del vehículo al conductor titular junto con su respectivo inventario.
Para las asignaciones provisionales menores de 24 horas, la coordinación se
debe hacer directamente con el Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
de la UTEQ.
Artículo 16.- Las Autoridades de la UTEQ., adoptarán una estrategia
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No. de cambios: ____________________
Autorizado por:
Hoja No.
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encaminada a la reposición de los automotores de la Entidad.
Artículo 17.- Todos los funcionarios que tengan vehículos asignados de la
UTEQ., deberán ceñirse a lo establecido en el Manual de Procedimientos de
Mantenimiento del Parque Automotor.
89
6.10. Procedimientos del Departamento del Parque Automotor
6.10.1. Flujograma del proceso administrativo
Memorando dirigido al Rector Solicitando vehículo
Verifica con el Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor la disponibilidad de vehículo
Rector autoriza salida del vehículo
Recibe el Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
Coordina con solicitante de vehículo: lugar, tiempo y horarios
Elaboración de Orden de Movilización
Solicita Orden de Combustible a Vicerrectorado Administrativo
Elabora orden de combustible
Abastecimiento de combustible al vehículo por chofer asignado
Ejecución del viaje
Regreso del viaje
Observaciones y Sugerencias
Flujograma para funcionamiento administrativo, operativo y mecánico del área
Bitácora que registra el guardia de turno: kilometraje, hora y fecha de salida
Bitácora que registra el guardia de turno: kilometraje, hora y fecha de ingreso.
Revisión y chequeo preventivo del vehículo que ingresa.
90
6.10.2. Flujograma de procesos del Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
Atención a problemas menores
Distribuir actividades operativas
Revisión del estado diario de los vehículos
Realizar mantenimiento preventivo de vehículos
Elaboración de Orden de Movilización
Solicitar repuestos para los
vehículos
Solicitar Orden de Combustible a Vicerrectorado Administrativo
Elabora orden de combustible
Abastecimiento de combustible al vehículo por chofer asignado
Autorizar salida de vehículos
Elaborar hoja de vida de los equipos de transporte
Observaciones y Sugerencias
Flujograma para funcionamiento operativo del Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor
Hacer Memorandos
Ingresar Bitácora que registra el guardia de turno: kilometraje, hora y fecha de Salidas y entradas.
Elaborar Plan Operativo
Anual-POA y PAC.
Elaborar viáticos para los choferes
91
6.10.3. Flujograma de procesos de Choferes del Parque Automotor
Supervisar el mantenimiento de los equipos de transporte
Revisar que el Vehículo asignado se encuentre en buenas condiciones.
Cumplir la programación diaria de la movilidad solicitada por las áreas operativas
Realizar el control de kilometraje por actividad programada y la distribución de costos por concepto de movilidad según área operativa
Solicitar orden de combustible
Programar entrada del vehículo al
taller mecánico
Solicitar orden de movilización
Ingresar vehículo al parque automotor
Realizar e abastecimiento de combustible al vehículo asignado
Cumplir con actividades asignadas (internas o externas)
Observaciones y Sugerencias
Flujograma para funcionamiento operativo diario de los Choferes del Parque Automotor
Elaborar reporte diario de movilidad
Reportar al guardia de turno: kilometraje, hora y fecha de Salidas y entradas.
Reportar al Jefe inmediato cuando la
movilidad presenta alguna avería para su reparación inmediata
Reportar al Jefe de Mantenimiento del Parque Automotor.
92
VII. CONCLUSIONES
De la investigación realizada en el contexto se demuestra que la propuesta aspira
tener respuestas favorables y que puede ser aplicada en la nueva estructura
organizacional. Una vez realizado el diagnostico que permitió auscultar la existencia
de un Manual de Funciones y de Procedimientos para el Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, se establecen las siguientes
conclusiones:
En base a la fundamentación teórica sobre el proceso administrativo, la
administración de recursos humanos y el manual de funciones y procedimientos,
se ha podido destacar la importancia de las organizaciones cuando tienen
escritos y delimitadas las actividades y las responsabilidades que debe cumplir
cada individuo en su puesto de trabajo.
Se ha podido determinar que actualmente los choferes que forman parte del
Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo, no tienen un Manual de Funciones y Procedimientos que les permita
determinar las actividades diarias y cuales son sus responsabilidades y sus
límites al conducir un medio de transporte de una institución del Estado.
Además se ha podido establecer que no se cumple regularmente con las
actividades de mantenimiento preventivo que debería realizarse a los vehículos.
Ante las necesidades detectadas se considera oportuno diseñar un Manual de
Funciones y Procedimientos para el departamento del Parque Automotor de la
Universidad Técnica Estatal de Quevedo, que permitirá a los señores choferes
desempeñarse eficientemente optimizando los procedimientos tanto
organizacionales como operativos para cumplir con las actividades diarias que
deben realizar para la salida de los vehículos tanto a nivel local como fuera del
contexto donde se encuentra ubicada la institución.
93
VIII. RECOMENDACIONES
Una vez establecido el Manual de Funciones y de procedimientos, se recomienda:
Que sea estudiada la posibilidad de ser aprobado por las instancias pertinentes de
la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, para su publicación y posterior
aplicación el Manual de Funciones y Procedimientos para el Parque Automotor, los
mismos deben ser socializados y entregados en documento físico a todos los
involucrados, para que se cumpla con los requerimientos descritos.
Que apoyados en la fundamentación teórica se sugiere la aplicación del Manual de
funciones y Procedimientos, ya que es un instrumento de trabajo que permitirá con
claridad realizar las actividades, responsabilidades y obligaciones que conlleva
cada uno de los cargos, facilitando los procesos y propiciando uniformidad en el
trabajo.
Que los choferes que forman parte del Departamento del Parque Automotor de
la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, cumplan con las funciones y
procedimientos establecidos en el Manual el mismo que permitirá evidenciar
cada una de las actividades diarias que realizan los choferes de la Institución.
Que con la existencia de un Manual de Funciones y Procedimientos para el
departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo, permitirá la optimización en el desempeño organizativo y operacional
de las actividades asignadas a los señores choferes a fin de que puedan
cumplir con las actividades diarias que deben realizar y lograr los objetivos
institucionales.
94
IX. RESUMEN
La presente investigación fue realizada en la Universidad Técnica Estatal de
Quevedo, la misma que se encuentra ubicada en el kilómetro 11/2, vía a Santo
Domingo de los Tsáchilas, la misma tuvo una duración de 120 días.
El trabajo realizado estuvo enfocado específicamente a diagnosticar la necesidad
de aplicar un Manual de Funciones y Procedimientos en el área del Parque
Automotor de la UTEQ., con el propósito de mejorar el desempeño organizacional
y operativo de departamento del Parque Automotor; por lo que es imprescindible
elaborar el Manual de Funciones y Procedimientos para establecer el
desempeño organizacional del Parque Automotor de la Universidad Técnica
Estatal de Quevedo.
Para lograr establecer la presente investigación, fue necesario un estudio de
campo, que permitió determinar las causas y efectos del problema planteado, en
cuyo diagnóstico se pudo comprobar el desconocimiento del Manual de
Funciones que tiene la UTEQ., donde se establecen las funciones de todos los
departamentos, pero que no existe un Manual específico para el Parque
Automotor.
Para el trabajo de campo fue preciso utilizar métodos y técnicas que
permitieran su desarrollo utilizando instrumentos de investigación y posterior
análisis, con lo cual se procedió a describir, deducir, extraer y recopilar toda la
información primaria y secundaria acorde al problema de estudio, aquello
permitió comprobar y responder a las interrogantes, así como a los objetivos e
hipótesis que han sido planteadas en la presente investigación.
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, es una Institución de Educación
Superior Acreditada, subvencionada por el Estado, con 27 años de vida
institucional, cuenta con 8800 estudiantes legalmente matriculados en las
95
diferentes facultades como son: Facultad de Ciencias Agrarias, Facultad de
Ciencias Pecuarias, Facultad de Ciencias Ambientales, Facultad de Ciencias
Empresariales, Facultad de Ciencias de la Ingeniería y Facultad de Derecho.
Así también cuenta con un Rector, Un Vicerrector Administrativo, un vicerrector
Académico y varios departamentos entre ellos: financiero, administrativo,
académico y de investigación, y el de servicios. La UTEQ, se encuentra en un
proceso de transformación propiciando la calidad académica. Por lo que el
parque Automotor es un ente de apoyo a la administración y docencia,
convirtiéndose en un área importante por la actividad interna y externa que
realiza su talento humano.
Actualmente la UTEQ., cuenta con un Estatuto Organizacional por Procesos, lo
que permitirá ir definiendo las diferentes áreas, lo cual hará imprescindible contar
con un Manual de Funciones y de Procedimientos, como un instrumento de
aplicación.
Con la investigación realizada se ha demostrado que el 100% de los servidores
públicos que laboran en el Parque Automotor de la UTEQ., desconocen de la
existencia del manual de Funciones y Procedimientos, así como los objetivos y las
políticas para éste departamento.
El 89% del personal del Parque Automotor afirma que si se les comunica las
instrucciones relacionadas con sus actividades las mismas son controladas por el
Jefe inmediato.
Del análisis de las actividades se desprende que cada uno de los choferes realiza
distintas labores, pero que no están asignados específicamente a ninguna, ni a
ningún vehículo por el cual deban responder, sino que su responsabilidad es por la
actividad y el vehículo que en ese momento está utilizando.
96
La formación profesional de los Choferes del Parque Automotor es de ingenieros
Agrónomos, Egresados en Ingeniería Comercial y en Gestión Pública, Bachiller en
Informática y Choferes profesionales.
Que su actividad la reportan al jefe inmediato esto es Jefe de Mantenimiento del
Parque Automotor y éste a su vez al Director Administrativo y Vicerrectorado
Administrativo. El Talento Humano del Parque Automotor está entre 5 y 25 años de
servicio y su relación laboral es con nombramiento.
97
X. SUMARY
The present investigation was carried out in the State Technical University of
Quevedo, the same one that is located in the kilometer 11/2, road to Sacred
Domingo of the Tsáchilas, the same one had a duration of 120 days.
The carried out work was focused specifically to diagnose the necessity to apply
a Manual of Functions and Procedures in the area of the Self-driven Park of the
UTEQ., with the purpose of improving the organizational and operative acting of
department of the Self-driven Park; for what is indispensable to elaborate the
Manual of Functions and Procedures to establish the organizational acting of
the Self-driven Park of the State Technical University of Quevedo.
To be able to establish the present investigation, it was necessary a field study
that allowed to determine the causes and effects of the outlined problem in
whose diagnostic it could be proven the ignorance of the Manual of Functions
that he/she has the UTEQ., where the functions of all the departments settle
down, but that a specific Manual doesn't exist for the Self-driven Park.
For the field work it was necessary to use methods and technical that allowed
their development using investigation instruments and later analysis, with that
which you proceeded to describe, to deduce, to extract and to gather all the
primary information and in agreement secondary to the study problem, that
allowed to check and to respond to the queries, as well as to the objectives and
hypothesis that have been outlined in the present investigation.
The State Technical University of Quevedo, Is an Institution of Credited
Superior Education, subsidized by the State, with 27 years of institutional life, it
has 8800 students legally registered in the different abilities like they are: Ability
of Agrarian Sciences, Ability of Cattle Sciences, Ability of Environmental
Sciences, Ability of Managerial Sciences, Ability of Sciences of the Engineering
and Ability of Right.
98
Likewise bill with a Rector, An Administrative Vicerrector, a vicerrector Academic
and several departments among them: financial, administrative, academic and of
investigation, and that of services. The UTEQ, is in a transformation process
propitiating the academic quality. For what the Self-driven park is a support entity
to the administration and docencia, becoming an important area for the internal
and external activity that he/she carries out its human talent.
At the moment the UTEQ. It has an Organizational Statute for Processes, what
will allow to go defining the different areas, that which will make indispensable to
have a Manual of Functions and of Procedures, as an application instrument.
With the carried out investigation it has been demonstrated that 100% of the public
servants that you/they work in the Self-driven Park of the UTEQ. They ignore of the
existence of the manual of Functions and Procedures, as well as the objectives and
the politicians for this department.
89% of the personnel of the Self-driven Park affirms that if they are communicated
the instructions related with its activities the same one they are controlled by the
immediate Boss.
Of the analysis of the activities he/she comes off that each one of the chauffeurs
carries out different works, but that they are not assigned specifically to any, neither
to any vehicle for which should respond, but rather their responsibility is for the
activity and the vehicle that it is using in that moment.
The professional formation of the Chauffeurs of the Self-driven Park belongs to
Agricultural engineers, Egresados in Commercial Engineering and in Public
Administration, High school in Computer science and professional Chauffeurs.
That their activity reports it to the immediate boss this is Boss of Maintenance of the
Self-driven Park and this in turn to the Administrative Director and Administrative
99
Vicerrectorado. The Human Talent of the Self-driven Park is between 5 and 25
years of service and its labor relationship it is with appointment.
100
XI. BIBLIOGRAFÍA
Textos:
ANZOLA. Sérvulo. (2002). Administración de pequeñas empresas., ed. 2da. Ed.
Mac Graw Hill. México. Págs. 374.
BOHLANDER; SNELL; SHERMAN. (2001). Administración de los Recursos
Humanos., ed. 12ava. Ed. Thomson. Bogotá – Colombia. Págs. 707.
CHIAVENATO Idalberto. (2005). Introducción a la teoría general de la
Administración. ed. 4ta. Ed. Mac Graw Hill. Pp. 225.
CHIAVENATO, Idalberto. (2007). Gestión del Talento Humano. Última edición.,
Ed. McGraw-Hill Interamericana S.A. Bogotá Colombia. Pp. 185.
CHIAVENATO, Idalberto. (2009). Gestión del Talento Humano. Ed. McGraw-Hill
Interamericana S.A. Bogotá Colombia. Págs. 475.
DELGADO G., Susana; VENTURA, Belén Ena. (2006). Administración y
finanzas. Recursos Humanos., ed. 3era. Ed. Thomson Paraninfo. Madrid-
España. Págs. 346.
DÁVILA, Lila. (2011). Tesis de Grado. Manual de Funciones para la Compañía
Agrícola La Julia de la ciudad de Babahoyo. AÑO 2010. Universidad Técnica
Estatal de Quevedo. Unidad de Estudios a Distancia. Quevedo- Ecuador. Págs.
145.
HELLRIEGEL; JACKSON, Susan; .SLOCUM, John. (2009). Administración un
enfoque basado en competencias., ed. 11ava. Ed. Cengage Learning. México.
Págs. 627.
101
MONDY, Wayne R; NOE, Robert M. (2005). Administración de Recursos
Humanos., ed. 9na. Ed. Prentice Hall. México. Págs. 527.
LONGENECKER, Moore; PALICH,Petty. (2007). Administración de Pequeñas
Empresas., ed. 13ava. Ed. Copyringt. México. Págs. 683.
Revistas:
RINCON Fonseca, Yinna O. (2009). Recursos Humanos. Decisión. La revista
del cambio empresarial., ed. 30. Ed. Printer Colombiana S.A. Colombia. Pp. 34-
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Lincografía:
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en la Web: http:// virtual unal.edu.co /cursos/ económicas/2006838/ lecciones/
capìtulo 3/funciones.htm.
LOMBARDI L., Giovanna. (2009). Universidad Central de Venezuela, Facultad
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http://www.google.com/search?client=firebox-a&rls=org.mozilla%3Aes-
Es%3Aofficial&channel=s&source+investigación+&btn.
ZAMBRANO Iván. (2008). Manual de Procedimientos – Funciones. Consultado
en la Web: http//:www.mografias.com.
http://www.sanpablo.com.co/BancoMedios/Documentos PDF/guía manual de
funciones.pdf.
102
XII. ANEXOS
Anexo 1. Modelo de cuestionario para entrevista al Coordinador del Departamento del Parque Automotor y Jefe de Recursos Humanos.
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
ESPECIALIZACIÓN RECURSOS HUMANOS
INSTRUMENTO PARA LA APLICACIÓN DE ENTREVISTA
Objetivo: Diagnosticar la necesidad del Manual de Funciones y Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo. Periodo2011.
Confidencialidad: sus respuestas serán anónimas y absolutamente confidenciales. De antemano ¡Muchas gracias por su colaboración!
Marque con una “X” o con un visto “ V ” la alternativa que usted considere la más oportuna.
1. ¿Conoce la existencia de un Manual de Funciones para el
Departamento del Parque Automotor?
2. ¿Conoce la existencia de un Manual de Procedimientos para el
Departamento del Parque Automotor?
3. ¿Conoce usted, si existen políticas institucionales para el
Departamento del Parque Automotor?
103
4. ¿Conoce usted, los objetivos para el Departamento del Parque
Automotor?
5. ¿Conoce usted, si se aplica correctamente el Manual de Funciones
para el Departamento del Parque Automotor?
6. ¿Conoce usted, si se aplica eficientemente el Manual de
procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
7. ¿Se realiza el control de las actividades que realizan los empleados de
éste Departamento?
8. ¿Cuando ingresa un nuevo empleado a éste Departamento se
comunica cuales son las Normas establecidas?
9. ¿Se comunica las Instrucciones específicas que realizará cada uno de
los empleados de éste Departamento?
104
10. ¿Cuántos años labora en el parque automotor?
1 - 5 _____ 15 - 20 ____
6 - 10 _____ 21 - 25 ____
11 - 15 _____ 26 a más ____
11. ¿Su situación laboral en la institución es?
Contratado __________ Con nombramiento
__________
12. ¿Qué canales de comunicación se utilizan en el Departamento del
Parque Automotor?
Escrita ______
Verbal ______
Otros ______
Anexo 2. Modelo de cuestionario para encuesta al personal que labora en el
Departamento del Parque Automotor
105
Anexo 2. UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
ESPECIALIZACIÓN RECURSOS HUMANOS
INSTRUMENTO PARA LA APLICACIÓN DE CENSO
Objetivo: Diagnosticar la necesidad del Manual de Funciones y Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo. Período 2011.
Confidencialidad: sus respuestas serán anónimas y absolutamente confidenciales. De antemano ¡Muchas gracias por su colaboración!
Marque con una “X” o con un visto “ V ” la alternativa que usted considere la más oportuna.
1. ¿Conoce la existencia de un Manual de Funciones para el Departamento del Parque Automotor?
SI ( ) NO ( )
2. ¿Conoce la existencia de un Manual de Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
SI ( ) NO ( )
3. ¿Conoce usted, si existen políticas institucionales para el
Departamento del Parque Automotor?
SI ( ) NO ( )
4. ¿Conoce usted, los objetivos para el Departamento del Parque Automotor?
SI ( ) NO ( )
5. ¿Conoce usted, si se aplica correctamente el Manual de Funciones para el Departamento del Parque Automotor?
SI ( ) NO ( )
106
6. ¿Conoce usted, si se aplica eficientemente el Manual de procedimientos para el Departamento del Parque Automotor?
SI ( ) NO ( )
7. ¿Se realiza el control de las actividades que realizan los empleados de
éste Departamento?
SI ( ) NO ( )
8. ¿Cuando ingresa un nuevo empleado a éste Departamento se comunica cuales son las Normas establecidas?
SI ( ) NO ( )
9. ¿Se comunica las Instrucciones específicas que realizará cada uno de los empleados de éste Departamento?
SI ( ) NO ( )
10. ¿Cuántos años labora en el parque automotor? 1 - 5 _____ 6 - 10 _____ 11 - 15 _____ 15 - 20 _____ 21 - 25 _____ 26 - a más _____
11. ¿Su situación laboral en la institución es?
Contratado __________ Con nombramiento __________
12. ¿Qué canales de comunicación se utilizan en el Departamento del Parque Automotor?
Escrita ______ Verbal ______ Otros ______
107
Anexo 3. UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
ESPECIALIZACIÓN RECURSOS HUMANOS
Cuestionario de descripción de puestos
Objetivo: Diagnosticar la necesidad del Manual de Funciones y Procedimientos para el Departamento del Parque Automotor de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo. Período 2011.
Confidencialidad: sus respuestas serán anónimas y absolutamente confidenciales. De antemano ¡Muchas gracias por su colaboración!
Centro de trabajo Unidad/Depto./Area:______________________________________________
I. IDENTIFICACION:
a. Nombre del puesto: __________________________________________ b. Clase de Contrato: ___________________________________________
II. NATURALEZA DEL PUESTO:
a. Funciones o tareas diarias: (describir cada una de ellas por áreas específicas en las que se trabaja)
b. Funciones o tareas Semanales o mensuales: (describir cada una de ellas por áreas específicas en las que se trabaja)
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c. Educación (estudios formales):
Enseñanza Años Materia Títulos o años aprobados
Universitario
Posgrado
Técnico
Otros estudios
Cursos especiales
d. Tipo de experiencia (práctica del trabajo) que debe poseer el empleado que venga a desempañar este puesto. Por ejemplo: Conocimiento de procedimientos etc. (Favor indicar el tiempo necesario):
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e. Experiencia previa necesaria para acceder al puesto
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e. Iniciativa, ingenio:
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g. Aptitudes (Destrezas y habilidades especiales):
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h. Otros requisitos: ejemplo:
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III. RESPONSABILIDADES:
a. Responsabilidad por errores en su puesto de trabajo (que probabilidad y
consecuencias):
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b. Responsabilidad por manejo de fondos o valores (tipo, montos y periodicidad): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
c. Responsabilidad por equipo y/o materiales (describir su naturaleza): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
d. Responsabilidad por información confidencial (tipo y consecuencia de filtración): _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
f. Responsabilidad por contactos y relaciones personales (explique el tipo de relaciones necesarias para el desempeño de su trabajo: frecuencia, duración aproximada, con quienes).
1. Internas (a la organización):
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2. Externas:
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V. REQUISITOS Y CONDICIONES INDISPENSABLES (Tipo de requisitos mínimos y condiciones indispensables que debe llenar una persona recién contratada para el normal desempeño de este puesto).
a. Inducción sobre la Institución: (etc.)
b. Inducción sobre el puesto de trabajo: (Duración)
V. ESFUERZO:
¿Qué esfuerzo requiere el puesto que usted desempeña?:
a. Mental (grado de concentración, frecuencia y duración).
b. Físico (grado de aplicación).
VI. SUPERVISION:
a. Nombre de su jefe inmediato y cargo que ocupa:
b. ¿Qué tipo y cuánta supervisión ejerce este jefe sobre su trabajo?
c. Escriba el nivel de subalternos (personal a cargo) y el tipo de supervisión
que ejerce sobre ellos; si no tiene subalterno, escriba ninguno. Subalternos directos. (Nombre del cargo, número de subalternos).
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