UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS · 2004. 11. 29. · Un staff de profesionales en Comercio...

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Fundada en 1551

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

E.A.P. DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

“ DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE UN OPERADOR LOGÍSTICO PARA LA DISTRIBUCIÓN Y REPARTO DE UNA LÍNEA

DE PRODUCTOS DE BELLEZA EN LA PROVINCIA DE LIMA ”

TESIS

para optar Título Profesional de

INGENIERO INDUSTRIAL

AUTOR

TERRY DANIEL MEDINA MOLINA

LIMA - PERU

2003

INDICE

PáginaINTRODUCCIÓN 4

CAPITULO I 5

1. LA EMPRESA 5

1.1. RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA 5

1.2. OBJETO SOCIAL 5

1.2.1 LOGÍSTICA DE ENTRADA 5

1.2.2 GESTION DE STOCKS 6

1.2.3 LOGISTICA DE SALIDA 7

1.2.4 LOGISTICA INVERSA 8

1.2.5 INTELIGENCIA DEL NEGOCIO 9

1.3. LOCALIZACIÓN 9

1.4. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA 9

1.5. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 10

1.6. VISION, MISIÓN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA 19

CAPITULO II

2. AREA DE DISTRIBUCIÓN. 20

2.1. ZONAS DE DISTRIBUCIÓN 20

CAPITULO III

3. PROCEDIMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE

PRODUCTOS COSMÉTICOS A NIVEL CONSULTORA.

3.1. ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS 23

3.2. CICLO DE DISTRIBUCIÓN 28

3.2.1. PROGRAMACIÓN DE DESPACHO 30

3.2.2. DESPACHO DE PEDIDOS 36

3.2.3. REPARTO DE PEDIDOS 40

3.2.4. LIQUIDACION DOCUMENTARIA 46

3.2.5. DEPÓSITOS DE RESPONSABILIDAD 50

3.2.6 RECOJO DE FACTURA POR ANULAR 53

CAPITULO IV

4. RATIOS DE CONTROL 55

4.1. RATIOS DE CONTROL 55

4.2. RATIO LIQUDACIÓN DOCUMENTARIA 66

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 68

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

Descripción del procedimiento de un operador logístico para la distribución y reparto de una línea de productos de belleza en la provincia de Lima. Medina Molina, Terry Daniel

Derechos reservados conforme a Ley

INTRODUCCIÓN

Desde los años veinte y treinta, el modelo que ha configurado nuestra forma de

pensar respecto a las empresas ha sido el de una estructura grande e integrada

que da la impresión de poseer, gestionar y controlar directamente la mayor parte

de sus activos y recursos.

Actualmente se está replanteando ese modelo y se buscan estructuras y métodos

que garanticen el éxito empresarial. Como parte de este proceso, las empresas

están recurriendo cada vez más al Outsourcing para reconfigurarse agresivamente

y transformar esencialmente su forma de hacer negocios.

En el presente trabajo se describe los procedimientos que fueron implementados

para realizar un Outsourcing en el área de Logística de Salida para una empresa

líder en el rubro de productos de belleza. Cuya elaboración se realizó a través de

etapas que cubrían toda la implementación. Se hizo un seguimiento de todo el

proceso que implicaba el servicio que se estaba prestando, realizando un análisis

en todos los procesos, mejorándolos y plasmándolos documentadamente,

implementando así los procedimientos de Logística de Salida para la empresa

líder en el rubro de productos de belleza.

La aplicación de dichos procedimientos redujo en 25% el tiempo utilizado en los

procesos de Despacho y Reparto, siendo estos dos los principales procesos de

toda la operación.



CAPITULO I

1. LA EMPRESA

1.1 . RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.-

La empresa es un Operador Logístico con más de 35 años de experiencia

en Operaciones Logísticas de productos no perecibles a nivel nacional e

internacional.

1.2. OBJETO SOCIAL.- La empresa se dedica a brindar los siguientes

servicios:

1.2.1. LOGÍSTICA DE ENTRADA:

• Administración Logística y control de inventarios.

• Compras nacionales e importadas.

• Importaciones.

• Nacionalización de la mercadería.

La Logística de Entrada enmarca las actividades necesarias para

cumplir con el abastecimiento de sus productos, dejándolos

disponibles para su transformación o venta. Esto implica

actividades de Gestión de Inventarios, Planificación y Compras,

Políticas de Stocks, Niveles de Rotación, y la correcta planificación

de sus necesidades de abastecimiento de insumos y/o productos

terminados.



La empresa le permite canalizar a sus clientes todos sus

requerimientos desde cualquier parte del mundo, pues cuenta con

relaciones comerciales en todos los continentes. Asimismo, en el

Perú, un equipo de profesionales realiza la Gestión de compras

bajo parámetros proporcionados originalmente por sus clientes.

En suma, el servicio comprende desde el Seguimiento a la Orden

de Compra del cliente en el país de origen, el Agenciamiento de

Carga Internacional y de Aduanas, Transporte y Almacenaje en el

Centro de Distribución y el Control de Inventarios; estas etapas,

son medidas mediante Indicadores de Gestión que periódicamente

le proporcionan a sus clientes.

Controlar la operación de Logística de Entrada resulta sencillo con

el sistema IN HOUSE como un servicio de información vía

Internet, que permite consultar en línea a sus clientes el estado de

su Orden de Compra en todas sus etapas.

1.2.2. GESTION DE STOCKS:

• Almacenamiento y custodia de mercadería

Las instalaciones cuentan con una estructura física suficiente para albergar

a sus clientes.

Asimismo, de acuerdo a los requerimientos de cada cliente cuenta con

áreas de expansión.



Cuenta con un Sistema de Inventario Cíclico que les permite garantizar a

los clientes la exactitud (ERI)1 en sus inventarios (los cuales en la

actualidad alcanzan el 100%) y el mantenimiento de su mercadería en

estado de uso. El software de inventarios les permite trabajar con

Inventarios Cíclicos, Código de Barras, Multilocaciones, compatibilidad

entre Items, Volúmenes, Lotes, fechas de Vencimiento, Fifo, Trazabilidad e

Información diaria, semanal y mensual, sobre los Indicadores de Gestión de

sus clientes para la toma de decisiones.

1.2.3. LOGISTICA DE SALIDA:

• Producción o fraccionamiento de pedidos.

• Despacho

• Reparto

• Liquidación documentaria.

• Exportación.

Con la empresa de tecnología más importante del país como socio

estratégico, logran una transmisión, recepción y procesamiento de

información requerida por sus clientes durante las 24 horas del día. Son

Despachados más de 10,000 pedidos diarios a 156,000 destinos a nivel

nacional, abasteciendo así, a los requerimientos de demanda en menos

de 24 horas en Lima y 72 horas al punto más lejano en provincias, a los

diferentes canales de distribución tales como: Autoservicios,

distribuidores, mayoristas, instituciones y el canal horizontal de

minoristas.

1 ERI, Ver Definición de Términos, Página 75



Un staff de profesionales en Comercio Exterior, maneja los despachos al

exterior de sus clientes a diversos destinos alrededor del mundo.

Además, el Servicio de Atención al Cliente, está constantemente

evaluando las operaciones y coordinando reuniones periódicas para

reportar las mismas, de acuerdo a las mediciones de los Indicadores de

Gestión.

La empresa brinda también a sus clientes el servicio de transformaciones

como son el armado de promociones en empaques termoencogibles, el

armado de canastas e impresiones inkjet entre otros.

1.2.4. LOGISTICA INVERSA:

• Reingreso por devoluciones de pedidos.

• Anulaciones.

• Canjes.

El retorno al centro de Distribución, de los pedidos anulados y

devoluciones de mercadería, por cambios de presentación, vencimientos

u otros motivos, constituye toda una Operación Logística.

Las devoluciones en algunas compañías superan el 5% de sus ventas.

Por ello, mediante la optimización de procesos, la empresa ayuda a

disminuir estos indicadores. Si el pedido de sus clientes por algún motivo

no pudo ser entregado, serán reprocesados en el mismo centro de

Distribución para ser enviados al día siguiente o en las fechas que el

cliente indique, evitando así perder la venta. Asimismo, dichas

devoluciones seguirán un estricto control de calidad, en base a las



especificaciones que el cliente otorgue, para ingresarlas a inventario, o

designarlas a Destrucción.

El cliente podrá visualizar permanentemente la disminución de sus

devoluciones consultando los Indicadores de Gestión, gracias a la

optimización de procesos que la empresa le ofrece.

1.2.5. INTELIGENCIA DEL NEGOCIO:

• Indicadores de Gestión.

• Reportes.

• Información detallada.

La Inteligencia del Negocio es el despliegue de los Conocimientos

Operativos y del Mercado en la Toma de Decisiones.

La empresa le permite a sus clientes aprovechar las experiencias en el

manejo de sus operaciones para plantear rumbos de acción, enmarcados

en el contexto actual del entorno y de sus tendencias.

Mediante el análisis de los movimientos de órdenes, pedidos y artículos,

utilizando conceptos de Datawarehouse, se pueden identificar las causas

a problemas que existen dentro del flujo de materiales en la cadena de

suministros. En este sentido, la empresa le brinda a sus clientes la

información de su operación logística en el momento adecuado a través

de reportes e indicadores de gestión, lo que le permitirá tener una base

objetiva para la Toma de Decisiones.



1.1. LOCALIZACIÓN.- La oficina administrativa se ubica en el distrito de Jesús

Maria, Lima 11 - Perú. El centro de distribución se ubica en Los Olivos.

Lima-Perú.

1.2. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA

1.2.1. PLANTA.- La Planta es compartida por 3 empresas pertenecientes

a un mismo grupo. (Ver distribución de planta en Anexo N°1) Siendo

el operador logístico y específicamente el área de almacenes de

esta la que mayor extensión ocupa. El área utilizada por los

almacenes esta distribuido de la siguiente manera:

• Exportaciones

• Materias Primas

• Bijouterie.

• Productos terminados

• Tintes

• Regalos

• Colonias

• Shampoo

• Talcos

• Maquillaje

• Envases



1.3. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.-

1.3.1. ESTRUCTURA ORGANICA.- El operador logístico pertenece a un

Grupo Corporativo el cual cuenta con un directorio que dirige las 3

empresas que conforman dicho grupo y cada empresa está

administrada por un Gerente General (Ver organigrama en Anexo N°2)

El Operador logístico cuenta con 493 empleados entre operarios y

personal administrativo, repartidos en 15 centros de costo siendo

estos:

• Administración central, 18 empleados

• Recepción, 15 empleados

• Control de Calidad, 19 empleados

• Fraccionamiento, 183 empleados

• Semifraccionado, 72 empleados

• Exportaciones, 31 empleados

• Compras, 9 empleados

• Almacenes, 15 empleados

• Almacenes Productos Terminados, 4 empleados

• Almacenes Materia Prima, 2 empleados

• Almacenes Bojouterie, 5 empleados

• Almacén Regalos y Textiles, 38 empleados

• Despachos y Trafico, 56 empleados

• Transformaciones, 22 empleados

• Área Comercial, 4 empleados



1.3.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.-

Las principales Funciones Administrativas son:

Gerente General

• Misión o Propósito de puesto

Dirigir la Unidad de Negocios Operador Logístico, optimizando los

procesos integrados logísticos y buscando la máxima satisfacción

del cliente.

• Funciones

1. Mantener y desarrollar la cartera de clientes de la Unidad de

Negocio Operador Logístico.

2. Definir, aprobar y velar por el cumplimiento de los planes

estratégicos de su unidad de negocio

3. Aprobar el plan de inversiones de la Unidad de Negocio

Operador Logístico.

4. Delegar responsabilidades para el cumplimiento de los planes

estratégicos de la Unidad de Negocio.

5. Aprobar y controlar los flujos de caja de la Unidad de Negocio.

Asistencia de Gerencia


Brindar apoyo en toda las actividades de la gerencia pudiendo ser

administrativas y operativas.

• Funciones

1. Elaborar informes y documentos concernientes a la Gerencia.

2. Realizar el arqueo de caja chica (verificación de fondos versus

documentos de caja: Supervisión, transporte, lima) en forma

semanal.



3. Programar pagos en el sistema de la empresa versus las

facturas pendientes de pago de los repartidores,

Transportistas y proveedores en forma quincenal.

4. Verificar los vales de consumo de gasolina versus facturas de

grifos y realizar el trámite a Contabilidad en forma semanal

5. Recoger y enviar la correspondencia a la Gerencia General de

forma diaria.

6. Recepcionar, organizar y archivar documentos varios.

7. Llevar la agenda del Gerente General.

8. Atender llamadas telefónicas y coordinar reuniones de trabajo

y visitas.

9. Verificar las facturas de teléfonos y su trámite a Contabilidad

Cajero


Realiza la administración y la liquidación del dinero proporcionado

para gastos propios del área y de terceros.

• Funciones

1. Manejo de 4 cajas chicas, 3 del Operador Logístico y 1 del

Cliente Empresa de productos de Belleza.

2. Recepcionar el dinero y cancelar a las personas previo Vº Bº

del Jefe.

3. Liquidar el dinero mediante reembolsos al Operador Logístico

y al cliente empresa de productos de Belleza.

4. Envío de las facturas de los transportistas y/o repartidores al

Cliente Empresa de productos de belleza para su cancelación

respectiva.

5. Realizar cobranza y/o deposito en los Bancos.



6. Digitar e Imprimir el pago de pedidos y fuera de pedidos

(regalos) por repartidor (Lima - Provincia) Cliente Empresa

productos de belleza a los controles de despacho.

7. Entregar las consistencias de reparto a los Supervisores

Provincia y Repartidores de Lima.

Sub Gerente


Planificar, dirigir, evaluar y controlar las operaciones logísticas de

la empresa, para satisfacer y sobrepasar las expectativas del

cliente.

• Funciones

1. Aprobar mediante firma documentos que se requieran para

realizar las operaciones logísticas.

2. Administrar el personal de la organización, autorizar

contratación de personal, programar vacaciones, descansos,

permisos, bonificaciones, etc.

3. Reemplazar al Gerente General, realizando el seguimiento de

los proyectos asignados.

4. Reemplazar al Gerente General en reuniones pactadas con

los clientes.

5. Apoyar al Jefe General de Proceso Línea B, Jefe de Logística

de Entrada, Jefe de Logística de Salida, Jefe de Gestión de

Stock ante cualquier eventualidad.

6. Apoyar en visitas y presentaciones a nuevos clientes, cuando

se requiera.

Jefe Comercial




Diseñar y ejecutar la estrategia comercial de la compañía y lograr

los objetivos cuantitativos planteados

• Funciones

1. Elabora el presupuesto de ventas de la compañía a 18 meses

y actualizarlo mensualmente, según el comportamiento del

mercado

2. Elaborar el presupuesto de gastos del área comercial

3. Realizar visitas y presentaciones a clientes, sobre los servicios

que brinda la compañía.

4. Mostrar a los posibles clientes, las instalaciones, el equipo de

ejecutivos y el soporte tecnológico

5. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, el seguimiento y

metodología de los levantamientos de información a empresas

que cotizan con el operador Logístico

6. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, las propuestas

técnico-económicas que se presentan a los clientes.

7. Elaborar el convenio de servicios con los clientes

8. Revisar las cláusulas del contrato de servicios con los clientes

9. Planificar la mudanza la implementación con un nuevo cliente

10. Planificar y gestionar con los clientes actuales, la factibilidad

de manejar sus operaciones en otros países

11. Gestionar la participación en Eventos relacionados a publicitar

los servicios del Operador Logístico

12. Coordinar con Demanda, Finanzas y la Gerencia General, las

variaciones en el pronóstico de ventas, paga actualizarlo

según el ciclo de ventas y operaciones

13. Controlar que se ejecute normalmente la facturación de la

compañía.



14. Buscar permanentemente que otros servicios se pueden

brindar a los clientes actuales.

Jefe Logística de Entrada


Asegurar el abastecimiento de insumos en la cantidad y fecha

solicitada por los clientes. Así como mantener los niveles de

inventarios de acuerdo a las políticas establecidas por los

clientes.

• Funciones

1. Planificar el abastecimiento de insumos nacionales e

importados.

2. Autorizar pagos a proveedores.

3. Evaluar niveles de inventarios y sus variaciones.

4. Diseñar estrategias de abastecimiento.

5. Evaluar y seleccionar los proveedores (Agencias de aduanas,

Embarcadores)

6. Representar a los clientes ante Aduanas.

7. Negociar con proveedores precios y condiciones de pago.

8. Resolver problemas de abastecimiento.

9. Supervisar saldos de admisión temporal y nacionalizaciones.

10.Preveer nuevas necesidades de nuestros clientes.

Jefe Gestión de Stocks


Desarrollar un 'expertise' en almacenes para Yobel que muestre

el desarrollo en infraestructura a la par con la Logística

Inteligente.



• Funciones

1. Evaluar la demanda de necesidades de los almacenes en

base a los estimados de ingresos de insumos y producción de

productos terminados en todas las líneas de procesos y

clientes.

2. Identificar y diseñar las alternativas para satisfacer las

demandas del cliente interno y externo.

3. Planificar para el corto y mediano plazo las actividades para

conseguir dotar los almacenes de la infraestructura equipos y

herramientas determinadas en el diseño.

4. Auditar y controlar la situación de los almacenes de manera

periódica.

5. Organizar los recursos del área para facilitar la

polifuncionalidad el mejoramiento continuo.

6. Elaborar y controlar el presupuesto del área de Gestión de

Stock.

7. Hacer cumplir las normas de Seguridad e Higiene industrial en

los diferentes almacenes del Grupo en Perú y en otros países.

8. Brindar soporte al área Comercial en la elaboración de

propuestas a clientes.

Jefe Logística de Salida


Planear, organizar, dirigir y controlar todas las operaciones y

actividades con el despacho y reparto a nivel nacional e

internacional de todos los productos que comercializan los

diferentes clientes de la empresa.



• Funciones

1. Formular las estrategias del área para el logro de los objetivos

2. Dirigir y controlar la ejecución de planes y programas

pendientes a lograr los objetivos de la empresa.

3. Dirigir y controlar las actividades de las diferentes áreas

funcionales y supervisar la aplicación de las acciones

correctivas necesarias, cuando se tengan desviaciones a los

planes y programas establecidos.

4. Asegurar la continuidad del servicio de procesamiento de

datos y procurar su desarrollo.

5. Planear, dirigir y controlar en forma coordinada con la

Gerencia y RRHH la dotación de empleados, remuneraciones,

capacitación y otros beneficios del personal.

6. Elaboración de presupuestos y rendir cuentas de los gastos,

progresos y operaciones del área.

7. Participación en el plan de ventas y operaciones del Operador

Logístico.

8. Mantener y conservar los activos, mobiliario y equipos a su

cargo.

9. Conocer, cumplir y hacer cumplir los documentos normativos

de carácter. General y los específicos del ámbito de su

competencia, así como asegurar su conocimiento y

cumplimiento por parte del personal a su cargo.

Jefe de Procesos


Administra y equilibra los recursos humanos en toda la Cadena

de Abastecimiento desde la Recepción hasta la entrega de los



pedidos al área de Logística de Salida. Mantener el ERI en 98%

de exactitud.

• Funciones

1. Responsable del buen funcionamiento de los procesos.

2. Responsable del orden de los almacenes

3. Responsable del ERI de los procesos.

4. Responsable de productividades en cada proceso

5. Responsable de la exactitud del picking

6. Responsable de la eficiencia de la mano de obra en cada

proceso de transformación

7. Responsable de los presupuestos de los procesos

8. Hace auditorías de rutas

9. Mide los procesos de junta revisora de materiales

10. Responsable de la optimización de Picking en todos los

procesos

11. Responsable de la automatización en líneas de Sacado.

12. Responsable de la Programación Maestra

Jefe de Aseguramiento de Calidad


Asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad,

mediante la organización, planificación, dirección, control y

medición periódica de los procesos en las Cadenas de

Abastecimiento para la mejora continua.

• Funciones

1. Capacitar al personal operativo en los conceptos de normas y

aseguramiento de calidad en cada una de sus actividades.



2. Planificar, organizar, dirigir y controlar del Sistema de

Aseguramiento de Calidad.

3. Realizar el seguimiento a los resultados de los procesos:

reacondicionamientos, secciones, control de pedidos,

auditorias a los ingresos.

4. Normalizar los procedimientos de control y realizar el

seguimiento a su cumplimiento.

5. Determinar los parámetros y políticas de control.

6. Definir los parámetros de tolerancias.

1.4. VISION, MISIÓN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA

1.4.1. VISION:

Desarrollo continuo optimizando la cadena de abastecimiento de los

clientes.

1.4.2. MISIÓN:

Es una empresa líder en el desarrollo continuo a través de la

optimización de las operaciones en la cadena de abastecimiento.

Trabajamos con pasión, alegría, integridad y lealtad.

Tenemos una gran capacidad de adaptación y flexibilidad.

Promovemos el mejoramiento continuo para exceder las expectativas

de nuestros clientes.



1.4.3. PRINCIPIOS:

• Integridad

• Madurez

• Amplitud mental

• Comunicación

• Organización

• Trabajo en equipo

• Relaciones interpersonales



CAPITULO II

2. DISTRIBUCIÓN FÍSICA

2.1. AREA DE DISTRIBUCIÓN.

La distribución de los productos de belleza que se considera para el

presente trabajo es en el ámbito de la Provincia de Lima. (ver Gráfico Nº 1)

2.1.1. ZONAS DE DISTRIBUCIÓN

La provincia de Lima es el área geográfica que es cubierta para

realizar la distribución de los productos de belleza del cliente. Siendo

ésta de una extensión amplia, y siendo el tiempo de entrega de estos

productos de 7 días, considerando que los productos que fueron

despachados en un día determinado deben ser entregados a las

consultoras el mismo día. El área esta dividida en 7 zonas,

subdivididas en 112 cuentas y estas a su vez subdivididas en 464

subcuentas, (ver distribución de zonas en anexo No 3)

Las 7 zonas de distribución son:

• LIMA 1: La Molina, San Borja, Surco, Surquillo, Barranco,

Miraflores.

• LIMA 2: San Isidro, Magdalena Del Mar, Lince, Jesús Maria,

Pueblo Libre, San Miguel, Bellavista.

• LIMA 3: Callao, San Martín De Porres, Ventanilla.

• LIMA 4: La Victoria, San Luis, El Agustino, Cercado De Lima,

Breña, Rímac

• LIMA 5 : Independencia, Los Olivos, Comas, Carabayllo, Puente

Piedra



• LIMA 6 : Zarate, San Juan De Lurigancho, Ate, Vitarte,

Salamanca, Santa Anita, Chosica, Chaclacayo.

• LIMA 7 : San Juan De Miraflores, Villa Maria Del Triunfo, Villa El

Salvador, Chorrillos.

Adicionalmente a estas 7 zonas, existe una cuenta denominada

9011, la cual agrupa a los clientes especiales, como personal del

cliente, gerentes de zona. Dicha cuenta esta dividida en 10

subcuentas, siendo éstas:

9011 A: Surco Oeste, Barranco.

9011 B: Pueblo Libre, Magdalena, San Miguel, Callao,

Bellavista, La Perla.

9011 C: San Isidro Oeste, Miraflores.

9011 D: Barrios Altos, Breña, La victoria, San Juan de

Lurigancho, Rimac, Independencia.

9011 E: Los Olivos, San Martín de Porras, Carabayllo, Comas,

San José - Callao.

9011 F: Chorrillos, Pachacamac, Villa Maria del triunfo, San

Juan de Miraflores.

9011 G: Santa Anita, Ate – Vitarte, La Molina alta.

9011 H: San Isidro Este, Surquillo, San Borja, San Luis.

9011 I: La Molina Vieja (La Molina Baja), Surco Este.

9011 J: Jesús Maria, Lince, Cercado de Lima.

La cuenta 9011 se debe distribuir el día que se reparte Lima 1 y debe

concluirse la entrega de la misma el día que fue despachado.



Una subcuenta es el área que cubre un repartidor en un día,

entregando aproximadamente 90 pedidos, puerta a puerta de cada

consultora.

Todas las subcuentas han sido clasificadas según la dificultad

logística de reparto (Ver Anexo No 3). Estas han sido clasificadas en:

• Fáciles (Clase B)

• Difíciles (Clase A)

Para dicha clasificación se han considerado 3 criterios:

• Distancia del área de reparto

• Densidad de reparto

• Grado de urbanización de la zona



Gráfico Nº1 - ÁREA DE DISTRIBUCIÓN

Distritos de Lima 1 - Cercado Callao 2 - Bellavista 3 - Carmen de la Legua 4 - La Perla 5 - La Punta 6 - Ventanilla

1 - Cercado de Lima 3 - Ate 4 - Barranco 5 - Breña 7 - Comas 9 - Chorrillos 10 - El Agustino 11 - Jesús María 12 - La Molina 13 - La Victoria 14 - Lince 17 - Magdalena del Mar 18 - Miraflores 21 - Pueblo Libre 22 - Puente Piedra 25 - Rimac 27 - San Isidro 28 - Independencia 29 - San Juan de Miraflores 30 - San Luis 31 - San Martin de Porres 32 - San Miguel 33 - Santiago de Surco 34 - Surquillo 35 - Villa María del Triunfo 36 - San Juan de Lurigancho 38 - Santa Rosa 39 - Los Olivos 41 - San Borja 42 - Villa El Salvador 43 - Santa Anita



CAPITULO III

3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS PARA

DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE BELLEZA A NIVEL

CONSULTORA.

3.1. ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

3.1.1. Etapas del Proyecto de Elaboración de Procedimientos:

Para la elaboración de los procedimientos descritos en el presente

trabajo se elaboró un esquema de las etapas que comprendió todo el

proyecto, siendo estas:

3.1.1.1. Análisis Situacional.-

Comprendió la realización de un análisis comparativo del

modus operandi de las diferentes áreas y procesos

involucradas para documentar y actualizar los procedimientos;

así mismo este examen permitió detectar prioridades,

haciendo un acercamiento hacia las necesidades de recurso

humano, tecnológico, técnico, etc. disponible y/o necesario

para su desarrollo

3.1.1.2. Definición de la Metodología.-

Basándonos en que los procedimientos deben ser

documentados a partir de la aplicación de una misma

metodología para toda la Entidad. Se analizaron los diferentes

métodos existentes tanto al interior de la empresa como en su

entorno, es decir las otras empresas del grupo, con el fin de



seleccionar la mejor alternativa que garantice el objetivo

esperado y que ocasione menos traumas en su

implementación.

3.1.1.3. Planeación.-

En esta etapa se definió el alcance y cobertura del proyecto,

es decir si se inicia documentando los procedimientos por

procesos críticos o todos los procesos, por procesos de apoyo,

etc.

Esto nos indicó el tiempo aproximado de duración del proyecto

por fases, recursos, integrantes del equipo de trabajo, entre

otros. Como resultado se presentó el cronograma actividades.

3.1.1.4. Definición del Esquema Organizativo.-

Implicó definir el equipo de trabajo que diseñó y llevó a feliz

término el proyecto. El equipo estuvo compuesto por un Jefe

de proyecto, cuya responsabilidad recayó en mi personas,

siendo mi responsabilidad la de facilitar la comunicación entre

los integrantes del equipo, hacer seguimiento al proyecto,

brindar el apoyo que se requiere al interior de cada

dependencia, definir los sistemas de divulgación, etc.

Los usuarios participaron activa y permanentemente en el

proyecto, dado que conocen el proceso en forma integral y

también detallada.

3.1.1.5. Levantamiento de los Procedimientos.-

Esta fase constituyó el cimiento para la formulación de los

procedimientos optimizados, ya que permitió comparar el



estado de los procedimientos aislados que algunos procesos

había desarrollado y su diseño final, facilitando identificar el

valor agregado resultante (reducción de pasos, mejoramiento

de secuencias, eliminación de requisitos, mayor satisfacción

del usuario, etc.)

En esta fase fue trascendental el papel que jugó el usuario, es

decir el responsable o directo ejecutor del procedimiento, por

su conocimiento, experiencia, manipulación de documentos,

ya que sugirieron la forma como operaría más eficientemente

el proceso.

3.1.1.6. Análisis.-

Se realizó un examen minucioso donde se detalló el

conocimiento de los diferentes aspectos asociados al

procedimiento para efectuar las mejoras, destacando el valor

agregado con efectos positivos en el cliente, la empresa, los

funcionarios y la sociedad en general.

3.1.1.7. Formulación.-

Tomando como base el conocimiento, el análisis de los

procedimientos anteriores de la empresa, las propuestas de

mejoras conducentes a optimizar la realización del trabajo, se

formularon los procedimientos como un resultado del

consenso entre los diferentes actores que intervienen en su

ejecución.

3.1.1.8. Prueba y Ajuste.-

Con el fin de buscar mejores resultados en la implantación y

seguridad en el diseño de los procedimientos propuestos y/o



mejorados, se adelantaron pruebas o ensayos reales antes de

su adopción, estableciendo su validez y efectividad, de igual

manera sirvió para ambientar a los usuarios y clientes sobre la

nueva forma de realizar las cosas. Realizando los ajustes

generados en el desarrollo de las pruebas.

3.1.1.9. Aprobación y Oficialización.-

Realizadas las pruebas y sus ajustes, se estructuró el

respectivo manual, el cual se sometió a consideración y

aprobación de la instancia respectiva, para luego ser

oficializarlo mediante la expedición del acto administrativo que

permitió su adopción.

3.1.1.10. Implementación y Aplicación

Para que el proyecto de procedimientos no hagan parte de la

cadena de desilusiones, fue necesario que de la formulación y

aprobación se pase a la aplicación en el trabajo diario de las

dependencias, para lo cual se realizó una distribución

adecuada de tal manera que se evitó la escasez o la excesiva

provisión.

3.1.1.11. Divulgación

Como toda actividad nueva, fue necesario que sea de

conocimiento y entendimiento de todos los usuarios, el cliente,

y la Empresa en general, con el fin de garantizar que cada

paso del procedimiento realmente se ejecute de acuerdo con

lo establecido.

La divulgación se hizo a través de intranet, además de

individualmente con los directamente involucrados.



3.1.1.12. Control y Mejoramiento continuo.-

Una vez realizada la implantación, los procedimientos deben

someterse a monitoreo periódico para verificar que las

actividades de los nuevos manuales, formularios, reglamentos,

sistemas, instalaciones, equipos, etc., estén operando de

acuerdo con los patrones de calidad y agilidad esperados.

3.2. CICLO DE DISTRIBUCIÓN

El ciclo de distribución (Ver Diagrama Nº 1) es el proceso que se

desarrolla desde que la orden de compra de una consultora que realiza un

pedido es procesada en las oficinas de Servicio al Cliente de la empresa

de productos de belleza hasta que este es entregado en el domicilio de la

consultora correctamente.

Este capítulo se centra en la parte correspondiente al operador logístico,

detallando los siguientes procesos:

• Programación de despachos

• Despacho de pedidos

• Reparto de pedidos

• Liquidación documentaria

• Depósitos de responsabilidad

• Recojo de Facturas por anular



Realiza pedido a travesde una orden de compra

CONSULTORASAC - EMPRESA DE

PRODUCTOSCOSMETICOS

Recibe y procesa lasordenes de compra

Envia informacional Operador

Logistico

OPERADORLOGISTICO

Recibe informacionde SAC

RealizaProgramaciòn de

Despachos

Despacha pedidos

Reparto

Recepcion dePedido

Conforme

Fin de Ciclo

Linea de producciony linea de sacado

Verifica si es :producto dañado,faltante o trueque

N o

Si

INICIO

DIAGRAMA No 1CICLO DE

DISTRIBUCION



3.2.1. PROGRAMACIÓN DE DESPACHO.- Este proceso (ver Diagrama

Nº 2) cubre las actividades desde la coordinación de la transmisión

de información enviada por el cliente (SAC)2 hasta la entrega de las

hojas de sacado al coordinador del área operativa. En el que se

detalla el orden de agrupación de los destinos.

El objetivo de dicho procedimiento es otorgar la secuencia de trabajo

a producción asignando los medios de reparto apropiados. Además

de zonificar los pedidos, minimizando los despachos y maximizando

la cantidad de volumen por vehículo así mismo la factibilidad de ser

entregados en el mismo día.

Las políticas que se deben cumplir para programar despachos son:

• El programador determina la cantidad de pedidos que debe llevar

un repartidor para el reparto diario (80 a 100 pedidos aprox.).

• El programador de despacho es responsable de realizar una

correcta agrupación de pedidos por territorio.

• De existir un pedido que no cumpla los requisitos para el reparto

realizar la re-programación necesaria.

2 Cliente SAC, Ver Definición de Términos, Página 81



Recepciona el Query de(SAC).

P R O G R A M A D O RD E D E S P A C H O S

O P E R A D O R D ESISTEMAS

Coordina la transmisión deinformación enviada por

CETCO.

Reordena lainformación enviada porCETCO de acuerdo a la

programación.

DIGITADOR DED E S P A C H O S

Emite el programa deDespachos

Fin deActiv idad

INICIO

Se modifica las subcuentas(maestro de subcuenta)

según Query si serequiere.

Se modifica los territorios(maestro de territorios)

según Query si se requiere

Se ingresa nuevosrepartidores si se

incrementan los territorios.

Se realiza la secuenciaciónde las Sub- cuentas (orden

de armado).

Se realiza la asignación delínea a cada sub - cuenta.

Impresión de listado de lassub - cuentas por linea.

D I A G R A M A N o 2P R O G R A M A C I O N D E

D E S P A C H O S



3.2.1.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.-

Responsable

Programador de Despachos

Actividad

1. Recepciona el Query3 del cliente con sus estimados de

ventas por sub-cuentas.

2. Se modifica las subcuentas (maestro de subcuenta) según

Query si se requiere.

3. Se modifica los territorios (maestro de territorios) según

Query si se requiere.

4. Se ingresa nuevos repartidores si se incrementan los

territorios.

5. Se realiza la secuenciación de las Sub-cuentas (orden de

armado).

6. Se realiza la asignación de línea a cada sub-cuenta.

7. Impresión de listado de las sub-cuentas por línea.

Responsable

Operador de Sistemas

3 Query, Ver Definición de Términos, Página 80



Actividad

8. Coordina la transmisión de información enviada por SAC-

Cliente.

Responsable

Digitadora de Despachos

Actividad

9. Reordena la información enviada por SAC-Cliente de

acuerdo a la programación.

10. Emite el programa de Despachos

FIN DE ACTIVIDAD



3.2.2. DESPACHO DE PEDIDOS.- El despacho de pedidos (Ver Diagrama

Nº 3) determina las actividades necesarias para realizar el despacho y

confirmación de los pedidos. El cual garantiza un procedimiento

eficiente, efectivo y eficaz.

Las políticas para este procedimiento son:

• Por ningún motivo los vehículos deben de salir de planta si no

tienen la documentación necesaria (Boleta de despacho, Guía de

Remisión, Guía Remisión Remitente, Guía Remisión

Transportista y Control de Despacho)

• Las guías de remisión deben de contar con los datos

debidamente llenados, sin enmendaduras, borrones, correcciones

y manchas.

• La totalidad de despachos deben de contar con el Control de

Despacho respectivo y con la firma autorizada.

• Debe registrarse la totalidad de los despachos en el sistema y la

confirmación del despacho.

• La mercadería debe ser entregada según la programación y en

buen estado



Desglosa los controles dedespacho, relacion de

consultoras, relacion dedeudoras y controles de

chequeos al 100% ycompagina según cuenta

ASISTENTE DESUPERVISOR DE

DESPACHOS

SUPERVISOR DEDESPACHOS

Entrega de documentos alrepartidor para el chequeo de

mercaderia la linea deregalos

Recepcion de listado debultos por Sub cuenta por

parte de produccion

DIGITADOR

Verificacion del listado debultos por sub cuenta versus

los bultos cargados por elrepartidor

Confirmar el faltante debultos, verificar con elarea de produccion la

salida de la sub-cuentaen cuestión.

Autoriza salida alrepartidor de planta

Emisión de guias deRemisión por sub-

cuenta

Reparto

Se da la indicacion de ladescarga y se procede aun conteo por parte del

supervisor

Se procede alarmado de bultos

faltantes y seinvestiga

INICIO

Conforme

Existefaltante?

Salió porventanilla?

JEFE DEESTACION DEDESPACHOS

Llenado de los datos en elcontrol de despacho del

repartidor

NO

SI

SI

SI

Se procede alarmado de bultos

faltantes.NO

NO

DIAGRAMA No 3DESPACHO DE

PEDIDOS




Responsable

Repartidor

Actividad

1. Presentarse en la fecha, hora y lugar indicado por el

operador logístico.

Responsable

Asistente de Jefe de Despacho

Actividad

2. Desglosa los controles de despachos, la relación de

Consultoras, la relación de Deudoras y si hubiese control

de calidad el control de chequeo al 100% y las compagina

según Sub - Cuenta.

3. Entrega de documentos al repartidor para el chequeo de la

mercadería de la línea Z4.

4. Recepción del listado de bultos por Sub-cuenta por parte

de producción.

Responsable

Repartidor



Actividad

5. Recibir las cajas de pedidos, las bolsas de Stylos & Modas,

los productos y premios despachados fuera de caja (línea

Z). Verificar que lo entregado coincida con lo indicado en el

Listado de Control de Despachos y el perfecto estado de

los productos.

6. Firmar el Listado de Control de Despachos en señal de

conformidad, indicando fecha y hora, siendo responsable

de la mercadería entregada desde ese momento.

7. Recepcionar los siguientes documentos: (i) Listado de

Consultoras sin Deuda; (ii) Listado de Consultoras con

Deuda; (iii) Juego completo de guías de remisión (original -

destinatario, transportista y copia SUNAT); (iv) Boleta de

Ventas y/o facturas, según corresponda; (v) Noticias; (vi)

Cupón de Pago (vii) Boleta de Despacho. Por ningún

motivo el Repartidor podrá retirarse de la empresa sin

estos documentos.

Responsable

Asistente de Jefe de Despacho

Actividad

8. Verificación del listado de bultos por Sub-cuenta versus los

bultos cargados por el Repartidor .

4 Línea Z, Ver Definición de Términos, Página 80



Si es conforme:

9. Llenar los datos en el control de despacho del Repartidor,

dando conformidad del despacho y entregar de guía de

remisión para su traslado.

Responsable

Digitador

Actividad

10. Emisión de guía de remisión.

Si no es conforme.

Responsable

Supervisor de Despacho

Actividad

11. Se da la indicación de la descarga de la camioneta y

proceder a un nuevo conteo por parte de personal del


12. Confirmado el faltante verificar con el área de Producción

la salida de los bultos de la Sub-Cuenta en cuestión.

13. Si se confirma la no salida de los bultos se procede a

armar los bultos faltantes.



14. Si se confirma la salida de los bultos, se completa los

bultos faltantes para no afectar a la consultora y se

procede a una investigación.

Responsable

Jefe Estación de Despacho

Actividad

15. Autoriza al repartidor la salida de planta a su zona de

reparto con su visto bueno en la guía de remisión.

FIN DE LA ACTIVIDAD

3.2.3. REPARTO DE PEDIDOS.- El reparto de pedidos (Ver Diagrama No

4) permite el control del servicio de reparto en forma ordenada, en el

más breve tiempo, en el lugar adecuado y con un trato cordial a las

consultoras.



REPARTIDOR OFICINAGERENTE DE

ZONA

Salir de planta y dirigirse a lazona de Reparto

Al l legar a la zona de reparto,comunicarse con la gerentede zona para informarle el

inicio del reparto y consultar sitiene vouchers cancelados de

consultoras.

FINREPARTO

INICIO

Tiene Voucherscancelados?

Acercarse a la oficina deGerente de zona

S I

Realizar el descargo de lasconsultoras con voucherscancelados del listado de

consultoras con deuda

Inicio de reparto, visitar a lasconsultoras en la direccionque f igura en la boleta de

Despacho.

N o

Tiene Deuda?

Entregar pedido, sol ici tandoDNI, colocando en la boletade Despacho e l numero del

DNI y verif icar la f irma,colocar ademas el parentesco

sino fuera la t i tular quienrecepciona el pedido.

NO

Se encuentra a laconsultora?

S I

DEPOSITO

Se recepciona los pedidosque no fueron recepcionados,

separandolos en dos listas,pedidos con deuda y pedidos

sin deuda.

NO

Tiene VouchersCancelados?

S I

S I

NO

DIAGRAMA No 4 - REPARTO DE PEDIDOS




Responsable

Repartidor

Actividad

1. Ordenar mercadería según ruta de reparto

2. Ubicado en la zona de reparto comunicarse con la Gerente

de Zona para informarle del inicio del reparto y realizar las

consultas correspondientes.

3. En caso de no lograr comunicarse con la Gerente de Zona,

insistir una vez más. Si en 10 minutos no recibe

contestación alguna, iniciar el reparto y reportar lo sucedido

en el Control de Reparto.

4. Visitar a la totalidad de las Consultoras,

independientemente del Listado en el cual se encuentren.

5. Durante el reparto, llevar las guías de remisión y

presentarla en caso fuera intervenido por SUNAT.

6. Entregar los pedidos a su destinatario y exclusivamente en

la dirección que figura en la boleta de despacho.

7. Entregar las cajas, bolsas de Stylos & Modas,

conjuntamente con los productos y premios fuera de caja

que figuran en la Boleta de Despacho.



8. En caso la caja y/o bolsa de Stylos & Modas estuviese

mojada o visiblemente maltratada, conjuntamente con la

Consultora, deberá verificar su contenido. En caso de

faltantes de mercadería o que algún producto estuviese

dañado, dejará constancia de lo detectado en la Boleta de

Despacho y ambos, el Repartidor y la Consultora, firmarán

dicho documento. Asimismo, deberá avisar a la empresa

para atender el faltante o producto dañado dentro de las 24

horas. Finalmente, llevará el producto dañado a planta para

que en ésta se efectúe el canje correspondiente dentro de

las 24 horas.

9. La Consultora deberá firmar la Boleta de Despacho en

señal de conformidad y colocar el número de su documento

de identidad.

10. En caso no encontrarse la Consultora, entregar el pedido a

una persona mayor de edad quien exhibirá una copia del

DNI de la consultora, además de su documento de

identidad, consignará el número del mismo e indicará su

vínculo con la Consultora en la Boleta de Despacho.

11. En los casos “9” y “10”, Verificar coincidencia de firma entre

DNI y Boleta de despacho de la persona que recibe el

pedido.



Caso: listado de consultoras sin deuda

12. Entregar el pedido previa presentación de algún documento

de identidad de la Consultora.

13. No solicitar Cupón de Pago alguno.

14. De no encontrar a persona alguna en la dirección indicada

en la Boleta de Despacho, dejar una Nota de Visita

Pendiente, debiendo indicar en ésta la fecha y hora de la

visita realizada e indicar la hora aproximada de la segunda

visita.

15. Visitar por segunda vez a la Consultora y de no encontrar a

persona alguna, dejar nuevamente la Nota de Visita

Pendiente, indicando la hora y fecha de la visita realizada y

precisar que la Consultora deberá recoger su pedido en el

deposito de la zona.

Caso: listado de consultoras con deuda

16. Solicitar a la Consultora el voucher impreso directamente

por el Banco como constancia de cancelación de la deuda.

El voucher emitido por el Banco deberá ser por el mismo

importe de la deuda que figura en el Listado de Consultoras

con Deuda.

17. Verificar la información que figura en el voucher.



18. Si la información verificada coincide, entregar el pedido.

19. Si la información verificada no coincide dejar formato de

Visitado, al final del reparto de cada remesa, dejar el pedido

en el depósito. Sólo si la zona no contase con un depósito,

dejar los pedidos en la oficina de la Gerente de Zona.

20. Por ningún motivo entregar pedidos con pagos parciales

que no completen el importe adeudado que figure en el

Listado de Consultoras con Deuda.

Tiempo de reparto

21. El reparto deberá efectuarse dentro de las 24 horas desde

el momento de la recepción de la carga, salvo que se

generen Notas de Visita Pendiente debidamente

sustentadas.

22. La hora máxima para entregar pedidos será hasta las 9:00

pm, salvo indicación contraria de la empresa, previa

autorización de SAC-cliente.

Excepciones

Primeros pedidos

23. Chequear el pedido y solicitar la firma de la Consultora en

señal de conformidad, quien deberá consignar el número de

su documento de identidad.



Pedidos en lista de chequeo o zona de chequeo

24. La orden de chequeo total o parcial de la zona será

transmitida por la empresa a pedido del cliente, debiendo

el Repartidor revisar, en presencia de cada Consultora,

cada uno de los productos contenidos en la caja, bolsa de

Stylos & Modas y los productos fuera de caja, verificando

la coincidencia entre lo facturado y lo enviado.

Pedidos de servicio

25. Dichos pedidos figurarán en el listado “Pedidos de

Servicio”.

26. Deberá aplicarse el procedimiento detallado en el acápite

anterior.

Direcciones erradas

27. La dirección a entregar el pedido deberá ser la que figure

en la Boleta de Despacho. En caso la dirección no

existiera, El Repartidor no deberá entregar el pedido,

debiendo devolverla a planta e informarle para que

posteriormente lo reporte a SAC-Cliente.

28. Asimismo, el cliente entregará periódicamente al

Repartidor el Formato de “Actualización de Direcciones”

con el objetivo de actualizar la base de datos de las

Consultoras.



Inconveniencias durante el reparto

29. En caso de tener cualquier tipo de inconveniente durante el

reparto, el Repartidor deberá llamar inmediatamente a la

empresa para efectuar la consulta.

FINALIZACION DEL REPARTO

30. Deberá llevar los pedidos con deuda que quedasen como

saldo al depósito y, en caso que la zona no cuente con

uno, deberá llevarlos a la casa u oficina de Gerente de

Zona, quien firmará el Control de Despachos, el Listado de

Consultoras con Deudas y la Relación de Pedidos que

quedan en Depósito por Deuda.

FIN DE LA ACTIVIDAD

3.2.4. LIQUIDACIÓN DOCUMENTARIA

Este proceso permite llevar el control de la documentación emitida

directamente a la consultora. Determina que la entrega de la

mercadería sea recepcionada de manera eficiente.



Finalizado el reparto yhabiendo dejado los pedidos

no entregados al deposito. Sedirige a la planta para realizarla liquidacion documentaria

REPARTIDORSUPERVISORA DE

CONTROLDOCUMENTARIO

Recepciona el programa dedespacho diario, y valida la

documentacion del repartidor.

FIN LIQUIDACIONDOCUMENTARIA

INICIO

ALMACEN

Verifica la hoja de Sacado.

Tuvo reclamo?

Verifica la documentacionentregada por el repartidor.

Faltante y/oTrueque y/o Canje?

SI

Procede?

Entrega el/los productos a lasupervisora de control

documentario.

SI

Se le genera Nota deMercaderia Perdida y asume

el/los productos

NO

Emite hoja de salida deproducto

Entrega reclamo a consultoray regresa a planta para

entregar a ControlDocumentario la Hoja de

Atencion.

NO

DIAGRAMA No 4LIQUIDACION

DOCUMENTARIA



3.2.4.1. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable

Repartidor

Actividad

1. Finalizado el reparto se dirige a Planta a realizar la

liquidación documentaria respectiva.

Responsable

Supervisora Control documentario

Actividad

2. Recepciona el Programa de Despachos Diario para luego

cruzar la información con la documentación del Repartidor.

3. Recoge de Sistemas el Reporte de que cuentas llevaron

los listados de chequeo al 100%.

4. Verifica que las boletas de despachos lleven debidamente

la firma, DNI, fecha y hora de recepción de la consultora.

5. Verifica el listado de deudas, el listado de chequeo al

100%, las guías de remisión de material promocional, notas

de crédito, boletas de despacho especial a Gerente de

Zona

6. Atiende los reclamos, faltantes, trueques y/o canjes;

siempre y cuando el Repartidor presente la fotocopia de la



boleta de venta de la consultora debidamente firmada por

ella, el cual se le hace llegar al área de Almacén.

Responsable

Almacén

Actividad

Faltantes :

7. Verifica la hoja de sacado del área Operativa, el cual

confirma si efectivamente se envió el producto o no.

Si no es conforme

8. Se confirma que el producto efectivamente fue chequeado

e introducido en la caja.

9. La Supervisora de Control Documentario, procede a emitir

la Nota de Mercadería Perdida el cual será asumido por el

Repartidor.

10. Almacén entrega del producto faltante a Control

Documentario para luego ser entregado al repartidor.

Trueques :

11. Verifica si se envió un producto por otro por falta de stock o

por error, previa consulta con la Boleta de Venta de la

consultora.



Canjes :

12. Si el Repartidor al chequear sus cajas, encuentra un

producto en mal estado, este es entregado a la oficina de

control documentario y enviado a almacén para su cambio.

Si es conforme:

13. Almacén entrega el producto faltante a Control

Documentario para luego ser entregado al repartidor y

finalmente a la consultora.

14. En todos los casos: La Supervisora emite una hoja de

salida del producto (Atención de Faltantes, Trueques o

Canjes).

Responsable

Repartidor

Actividad

15. Lleva la Hoja de salida del producto para el visto bueno del

Jefe de despachos como conformidad de salida del

producto de Planta.

16. Entrega los faltantes, trueques o canjes a la consultora.

17. Regresa con la hoja de Atención de Faltantes, Trueques o

Canjes a Control Documentario.

FIN DE LA ACTIVIDAD



3.2.5. DEPÓSITOS DE RESPONSABILIDAD.- Este proceso (Ver Diagrama

Nº 5) controla los pedidos con deuda y los pedidos sin deuda que no

fueron entregados, ubicados dentro del área que le corresponde a la

cuenta que reciben; de esta manera logrando un servicio de entrega

de pedidos con cancelación de pago en los casos de pedidos con

deuda y un punto de recojo de los pedidos sin deuda que no fueron

recepcionados por las consultoras el día de reparto.

Finalizado el reparto, l leva lospedidos no entregados con y

sin deuda al Deposi to deresponsabil idad.

R E P A R T I D O R D E P O S I T O D ER E S P O N S A B I L I D A D

Recepciona los pedidosverif icando que la entrega sea

conforme, separando lospedidos con deuda y sin

deuda.

F I ND E P O S I T O

INICIO

C O N S U L T O R A

Recoge su pedido con suDNI. Si el pedido fuera con

deuda entregará su voucherdel Banco cancelado.

el pedido esrecogido?

S I

Comunica a l OperadorLogist ico cuantas cajas

quedaron en su deposito paraprogramar el recojo de

facturas por anular

NO

D I A G R A M A N o 5D E P O S I T O D E

R E S P O N S A B I L I D A D




Responsable

Encargados de Depósitos

Actividad

1. El encargado del depósito recepciona los pedidos al final

del reparto, diferenciando los pedidos en dos listados, el de

pedidos con deuda y el de pedidos sin deuda.

2. Verifica lo siguiente:

A.- Que el total de cupones cancelados más los pedidos

entregados sume el total de pedidos del listado de

pedidos con deuda.

B.- Los fuera de caja y el total de cajas y bolsas de Stylos

estén completas según los controles de despacho.

C.- Concluida la verificación el encargado del depósito

firma la relación de pedidos que quedan en señal de

conformidad y desde ese momento será el responsable

de la mercadería en caso de existir discrepancia el

encargado del depósito deberá indicarlo en el formato

de pedidos que quedan en depósito e informará al


3. En el caso que la cuenta tenga chequeo al 100% ó

selectivo el encargado del depósito verificará junto con el

repartidor todo el pedido y en caso de existir discrepancias

se indicará en el formato de chequeo, el repartidor

informará al operador logístico y se procederá a la atención

dentro de las 24 Hrs. Las cajas y bolsas de Stylos abiertas



deberán cerrarse con cinta adhesiva con logo entregada

por el operador Logístico.

4. Para la entrega de un pedido la encargada del depósito

deberá solicitar documento de identidad de la persona que

recoge el pedido, si esta no fuera la consultora, deberá

llevar una copia del DNI de la consultora y si fuera un

pedido con deuda deberá solicitar la boleta de pago

cancelada por el monto que figura en el listado.

5. El encargado del depósito entregará el pedido previa firma

de la boleta de despacho como muestra de conformidad,

asimismo deberá colocarse el número de DNI, Fecha, hora

y el parentesco de la persona que recoge el pedido si esta

no fuera la titular.

6. En los casos que la consultora tenga deuda de dos

campañas deberá solicitarse ambos cupones, los cupones

quedan en poder del encargado del depósito.

7. La Gerente de Zona no podrá retirar pedidos con deuda del

depósito salvo indicación del operador logístico, la cuál

estará autorizada por SAC-Cliente.

8. La Gerente de Zona está en derecho de preguntar en

cualquier momento el saldo de pedidos que aún se

mantiene en depósitos.



9. El Operador logístico informará al encargado del depósito

la fecha de recojo de pedidos que no fueron recogidos por

las consultoras. El depositario deberá informar cuantos

pedidos aun quedan por recoger.

FIN DE LA ACTIVIDAD

3.2.6. RECOJO DE FACTURA POR ANULAR.- Este procedimiento es el que

realiza el recojo de los pedidos que no fueron retirados por las consultoras,

así como de la documentación de aquellos que fueron recogidos. El tiempo

promedio que los pedidos permanecen en los depósitos es de 10 días.


Responsable

Jefe de Despachos

Actividad

1. Designa el transportista que recogerá boletas de

despachos y mercadería que se encuentra en Depósitos.

Responsable

Transportista

Actividad

2. Recoge dos tipos de documentación:

• Las boletas de despacho recepcionadas:

Corresponde a la mercadería que la consultora recogió

del depósito.



• Las boletas de despacho por anular: Corresponde a

la mercadería que la consulta no recogió del depósito y

serán dejadas en el Almacén de Recepción de

mercadería para luego ser anuladas.

3. Las boletas de despacho recepcionadas son entregadas

a Control Documentario para luego hacer el cruce de la

información.

Responsable

Supervisora de Control Documentario

Actividad

4. Verifica que efectivamente las boletas de despachos de

los todos los pedidos anulados o recepcionados estén

completos, para luego juntarlos con el paquete de los

pedidos entregados directamente a las consultoras.

5. Le entrega al digitador, los listados de chequeo al 100%

de todas las cuentas debidamente firmados por la

consultora.

6. Después de haber recabado todas las boletas de

despacho, guías de salida, notas de crédito y ubicarlas en

cajas por número de cuentas; estas son enviadas a

CENTRAL FILE (Almacén de Archivos de la empresa

cosmética)



7. Y Finalmente las carátulas de despacho (documento en el

que se especifica cuantos pedidos lleva el Repartidor) son

enviados con memorándum a SAC-cliente.

FIN DE LA ACTIVIDAD



CAPITULO IV

4. RATIOS DE CONTROL

Los ratios de control nos permiten conocer y medir nuestras operaciones.

Los ratios que se consideran principalmente para medir el aspecto

netamente operativo son el ratio de tiempo de reparto y el ratio de

liquidación documentaria.

4.1 Ratio Tiempo de Reparto.- El ratio Tiempo de reparto considera el

tiempo que demora el pedido en ser entregado a la consultora, desde

que este sale de planta.

El ratio de Tiempo de Reparto se Obtiene de:

diaelensDespachadoPedidosdeTotal

diaelenEntregadosPedidosdeTotalpartodeTiempoRatio =Re

Se considera que los pedidos deben ser entregados dentro de las 24 horas

de haber sido despachado de la planta del operador logístico.

Los datos de la operación de reparto son obtenidos a través de un software

de confirmación de reparto que se encuentra en una tarjeta SIM5 de cada

uno de los celulares de los repartidores (ver árbol lógico del software anexo

No 4), a través de cual informan vía mensajes SMS que son captados por

un servidor que almacena la información.

La información que se obtiene a través de este sistema es:

• Hora y fecha que los repartidores salen de planta

5 Tarjeta Sim. Ver Definición de Términos Pág. 81



• Hora y fecha que los repartidores llegan a su zona de distribución

• Hora y fecha en que es entregados cada uno de los pedidos

• Hora y fecha que finaliza el reparto en la zona distribución.

• Hora y fecha que finaliza el reparto luego de haber dejado los pedidos

no entregados a las consultoras, al deposito de responsabilidad

Estos datos permiten generar los cuadros por cada una de las zonas desde

Lima 1 a Lima 7 (Cuadros Nº. 1 - 7), en estos cuadros se observa:

• Cuenta y subcuenta

• Nombre del Repartidor

• Numero de Pedidos y Bultos que llevo el repartidor

• Hora de Salida de Planta

• Hora de inicio de Reparto

• Hora de fin de reparto

• En caso no hubiera finalizado el reparto el mismo día se observa la

cantidad de pedidos pendientes de entrega, la hora de inicio y fin de

reparto de dichos pendientes

• Tiempo promedio de entrega por pedido

• Porcentaje de entrega de pedidos el día de despacho

• Fecha de liquidación documentaria (ingresada manualmente al

sistema)

Estos datos son resumidos en el cuadro Record de Reparto (cuadro Nº. 8)

el cual indica el porcentaje de pedidos entregados el mismo día en que

fueron despachados y el porcentaje de pedidos entregados al día

siguiente. A través de este cuadro se genera la gráfica Record de Reparto

(gráfico Nº.2), que representa en un gráfica de barras lo señalado en el

cuadro Record de Reparto.



Consultar texto impreso o Archivos en Excel:

Cuadro Nº 1 – Datos Reparto por Cuenta – Lima 01







Cuadro Nº 8– Record de Reparto por Zona

Cuadro Nº 2– Record de Reparto por Zona



4.2. RATIO LIQUIDACIÓN DOCUMENTARIA.- La liquidación documentaria

permite verificar la entrega de los pedidos, información que debe

coincidir con la ingresada al sistema vía mensajes SMS a través de la

confirmación de reparto. El ratio de liquidación documentaria, es

ingresada manualmente al sistema, adicionando data al cuadro del ratio

de tiempo de reparto, esta información genera el cuadro Record de

Liquidación (Cuadro No. 9) que permite visualizar la fecha en que se

realizó la liquidación documentaria y a la vez generar el grafico de

liquidación documentaria (grafica No. 3).

El Ratio de Liquidación Documentaria (RLD) se obtiene:

diaelensDespachadoPedidosdeTotaldespachodelhoraslasdedentroLiquidadasPedidosdeTotal

RLD24=

CUADRO 9 - Record de Liquidación

ZONA DENTRO 24 HORAS DENTRO 48 HORAS

3 Días 4 Días 5 a mas Días

LIMA 1 80.33% 16.39% 3.28% 0.00% 0.00% LIMA 2 82.22% 13.33% 2.22% 0.00% 2.22% LIMA 3 88.41% 11.59% 0.00% 0.00% 0.00% LIMA 4 75.36% 24.64% 0.00% 0.00% 0.00% LIMA 5 88.16% 11.84% 0.00% 0.00% 0.00% LIMA 6 60.56% 32.39% 7.04% 0.00% 0.00% LIMA 7 89.74% 8.97% 1.28% 0.00% 0.00%

Fuente de Elaboración: Cuadro Datos de Reparto por Cuenta Lima 1 – 7



Grafico No 3 – Record de Liquidación Documentaria

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

Grafico 3 - Record Liquidacion

DENTRO 24 HORAS 80.33% 82.22% 88.41% 75.36% 88.16% 60.56% 89.74%

DENTRO 48 HORAS 16.39% 13.33% 11.59% 24.64% 11.84% 32.39% 8.97%

3 Dias 3.28% 2.22% 0.00% 0.00% 0.00% 7.04% 1.28%

4 Dias 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

5 a mas Dias 0.00% 2.22% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

LIMA 1 LIMA 2 LIMA 3 LIMA 4 LIMA 5 LIMA 6 LIMA 7

GRAFICO No. 3 - Fuente de Elaboración: Cuadro Record de Reparto por Zona



CONCLUSIONES

1. El Programador de Despacho es quien determina la asignación de carga de

cada vehículo, así como el orden de producción, por lo tanto la

programación de Despacho es la que determinará que el costo de la

operación sea el optimo.

2. La mercadería al salir secuenciada por las líneas de producción, permite

una disminución del 25 % en el tiempo de reparto, puesto el repartidor en

el momento de la entrega, no pierde tiempo buscando el pedido dentro de

toda su unidad el pedido, ya que estos al ser secuenciados, están

ordenados según su ruta de entrega.

3. Los procedimientos son la primera herramienta en el entrenamiento del

nuevo personal, por tanto es de suma importancia que estos se encuentren

correctamente documentados y actualizados.

4. A través de los procedimientos se garantizan la realización de las tareas

siempre de la misma forma.

5. los procedimientos sirven para evaluar al personal y conocer su

desempeño. Al ser de revisión periódica, sirven para verificar su actualidad

y como reentrenamiento del personal con experiencia.

6. Los procedimientos promueven la comunicación entre los distintos sectores

de la empresa y son útiles para el desarrollo de auto inspecciones y

auditorias.



RECOMENDACIONES

1. La revisión de la documentación que debe portar el repartidor al salir de

planta debe ser obligatoria, el personal de Despacho debe ser muy

cuidadoso en este tema, pues la omisión de algún documento puede

significar una multa y/o el decomiso de la mercadería, en caso que la

unidad sea intervenida por personal de Sunat.

2. Los procedimientos deben someterse a monitoreo periódico para verificar

que las actividades de los nuevos manuales, formularios, reglamentos,

sistemas, instalaciones, equipos, etc, estén operando de acuerdo con los

patrones de calidad y agilidad esperados.

3. El control debe asegurar que los procedimientos se desarrollen como

fueron adoptados, anticipándose a los hechos para adoptar las medidas

correctivas y estableciendo las soluciones que garanticen la supervivencia y

éxito de la Entidad a través del mejoramiento continuo de los procesos, esto

garantizará que los manuales estén permanentemente actualizados.

4. Para cualquier proyecto de manual de procedimientos es recomendable

seguir las etapas que describo en el capitulo 3. Estas etapas cubren todos

los aspectos necesarios en un proyecto de este tipo.

5. Durante todo el desarrollo del proyecto, es necesario que exista, por parte

del equipo de trabajo y en especial del jefe del proyecto, un proceso de

concientización hacia todos los involucrados en éste, con el fin de facilitar

su mismo desarrollo e implementación, más aun cuando se presentan

cambios radicales en la forma de hacer las cosas.



BIBLIOGRAFÍA

1. Antún, J.(1994) Logística: una visión sistémica, Serie D-39, Instituto

de Ingeniería, UNAM, México, 206 p.

2. Briceño, S (1995) "Orientaciones estratégicas para el desarrollo de

operadores logísticos", Memorias del XX Congreso de la Academia

Nacional de Ingeniería, Veracruz, (México), Septiembre 28-30,

1995, pp. 190-195.

3. Colomer, J (1998). El transporte terrestre de mercancías:

organización y gestión, Universidad Politécnica de Valencia,

Valencia, 252 p.

4. Fornolls, J (1998) "Estrategias para la distribución urbana de

mercancías en el área metropolitana de Barcelona" Universitat

Pompeu Fabra, Barcelona, 32 p.

5. Lambert, D.; Stock, J. (1993) Strategic Logistics Management, Irwin,

Boston, 862 p.

6. Robusté, F. (1998) Principios de diseño de sistemas logísticos,

Universidad Católica de Chile, Santiago, 89 p.



ANEXOS

Consultar texto impreso o archivos en Excel

Anexo No 2

Organigrama Grupo Empresarial

(consultar texto impreso)

Anexo

Organigrama LOGISTIC- Operador Logístico

Anexo No 3

ZONIFICACION DEL MERCADO LIMEÑO POR DISTRITOS

Anexo No 4

Confirmación del Reparto - Árbol Lógico

ANEXO No 1 DISTRIBUCIÓN DE PLANTA

P L A S T I C O S

A L M A C E N D E E N V A S E S T A L C O S

C A M A R A D E F R I O

A L C O H O L

U N I L E V E R

C O M E D O R

R E C E P C I O N D E M A T . P R I M A S

G A L P O N

LABORATORIO MAT. PRIMAS

P A T I O D E

R E C E P C I O N

L O G I S T I C A

A L M A C E N D E E N V A S E S C R E M A S Y S H A M P O O S

A L M A C E N D E E N V A S E S C O L O N I A S

LEYENDA Ruta de tránsito sin casco Ruta de tránsito con casco



DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Campaña.- Periodo de 21 Días, en el cual tiene vigencia lo que señala el

catalogo. Hay 18 campañas en un año, 16 campañas de 3 semanas y 2 campañas

de 2 semanas.

Catálogo.- Es un documento impreso el cual indica los precios y productos que

van a estar disponibles en una campaña determinada. El cual es entregado a la

consultora con una campaña de anticipación.

Central File.- Almacén donde son guardados los archivos de la empresa de

productos de belleza.

Consultora.- Persona dedicada a la venta de productos de belleza.

Control de Chequeo al 100%.- Es el documento donde figuran todas las

consultoras que realizaron pedido en una determinada subcuenta. El repartidor en

el momento de la entrega del pedido debe realizar un chequeo de todos los

productos entregados y certificar que son los mismos que figuran en la boleta de

venta dando así la conformidad de dicha entrega. Si no fuera este el caso, reportar

la no-conformidad de esta en el control e informar para regularizar esto en la

brevedad posible.

Control de Despacho.- Es el documento donde figuran la cantidad de cajas y

productos fuera de caja que transporta un repartidor el día que realiza su reparto.

Con este documento el repartidor verifica que los productos que le son entregados

son lo que figuran en dicho documento.



Deudoras.- Son las consultoras que tienen deuda de campañas anteriores.

ERI.- Exactitud en Registro de Inventario, diariamente aleatoriamente se

seleccionan 10 productos y se visualiza en el sistema su ubicación en el sistema,

teniendo que coincidir el anaquel físico con el que figura en el sistema, si se

encontrará un ítem que no coincidiera se realiza la verificación de todo el almacén.

Estibas.- Personas que sirven de apoyo a los repartidores y/o transportistas para

cargar y ordenar la mercadería en las movilidades. Se solicitan de acuerdo al

volumen de la carga.

Gerente de Zona.- Persona que agrupa y dirige un numero de líderes de una

determinada zona.

Líder.- Persona que agrupa y dirige un numero de consultoras que viven en una

determinada zona.

Línea Z.- Son los productos que van fuera de caja. En esta línea están incluidos

los regalos que reciben las consultoras.

Orden de Compra.- Es el documento por el cual la consultora realiza su pedido,

dicho documento se entrega a la consultora en conjunto con el pedido realizado la

campaña anterior, si la consultora no realizó pedido en la campaña anterior la

orden de compra se le entrega en una reunión que se realiza cada 3 semanas,

denominada fin de campaña.

Pedido.- Producto o conjunto de productos solicitados por las consultoras.



Query.- Información enviada por SAC-Cliente, donde detalla sus estimados de

venta por subcuenta para la campaña en mención. Esta data debe llegar como

máximo al operador logístico antes de las 3 p.m. del día anterior al reparto.

Relación de deudoras.- Es el listado de las consultoras que hicieron pedido en

campañas anteriores y a la fecha aun no han cancelado dicho pedido.

Repartidor.- Persona encargada de llevar los pedidos desde la planta del

operador logística hasta la vivienda de la consultora.

SAC-Cliente.- Servicio de atención al cliente, es el área de la empresa de

productos de belleza, que se encarga de todas las coordinaciones y apoyo para

que el operador logístico realice la una optima distribución.

Tarjeta SIM.- La tarjeta SIM identifica al usuario a la red y contiene un

microprocesador (chip), el cual almacena información única sobre la cuenta,

incluyendo su teléfono, número de este y números de seguridad (PIN y PUK).

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS · 2004. 11. 29. · Un staff de profesionales en Comercio...

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