En venalum los causantes del desastre muestran desesperación
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UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO EXTENSIÓN GENERAL DE PREGARADO COORDINACION DE PASANTIAS C.V.G VENALUM ELABORACIÓN DE UN MODELO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA EMPRESA C.V.G VENALUM, EN LA GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO. Autor: Randazzo, Marianna Tutor Industrial: Perdomo, María. Tutor Académico: Colmenares, Diana. Ciudad Guayana, Junio 2011.
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UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
EXTENSIÓN GENERAL DE PREGARADO
COORDINACION DE PASANTIAS
C.V.G VENALUM
ELABORACIÓN DE UN MODELO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN
PRESUPUESTARIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE
LA EMPRESA C.V.G VENALUM, EN LA GERENCIA DE PLANIFICACIÓN
Y PRESUPUESTO.
Autor: Randazzo, Marianna
Tutor Industrial: Perdomo, María.
Tutor Académico: Colmenares, Diana.
Ciudad Guayana, Junio 2011.
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
EXTENSIÓN GENERAL DE PREGARADO
COORDINACION DE PASANTIAS
C.V.G VENALUM
ELABORACIÓN DE UN MODELO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN
PRESUPUESTARIA PARA LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE
LA EMPRESA C.V.G VENALUM, EN LA GERENCIA DE PLANIFICACIÓN
Y PRESUPUESTO.
Informe presentado como requisito para optar al título de Lic. Contaduría
Pública.
Autor: Randazzo, Marianna
Tutor Industrial: Perdomo, María.
Tutor Académico: Colmenares, Diana.
Ciudad Guayana, Junio 2011.
INDICE GENERAL
Pág.
INTRODUCCION 6
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Razón Social 8
Reseña Histórica 8
Espacio físico 10
Ubicación Geográfica 11
Misión 11
Visión 11
Políticas 12
Proceso Productivo 13
Gerencia Planificación y Presupuesto (División de Presupuesto)
Misión 15
Filosofía 15
Ámbito Funcional 16
SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA 18
OBJETIVOS A CUMPLIR EN LA PASANTIA
Objetivo General 19
Objetivos específicos 20
DESCIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA
PASANTIA. 20
APORTES REALIZADOS DEL PASANTE A LA EMPRESA Y
VICEVERSA. 33
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 34
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 36
ANEXOS 37
INDICE DE FIGURAS
Figura Nº Pág.
1 Organigrama de la Gerencia de Planificación y
Presupuesto.
15
2 Estructura del presupuesto por proyecto. 23
3 Conocimiento de todo el personal que conforma la
Gerencia de Planificación y Presupuesto.
25
4 Opinión del personal sobre el sistema de captura de
información actual.
26
5 Estructura del modelo de sistema de formulación
presupuestaria, con sus tres etapas.
28
6 División en bloques del modulo de Captura de
Información.
29
7 Datos necesarios para la elaboración de la prima etapa
de la captura de información, Nueva Era.
30
8 Datos necesarios para realizar las premisas
macroeconómicas.
31
9 Datos necesarios para realizar las premisas económicas
financieras.
31
10 Datos necesarios para la presupuestación de la nomina
anual.
32
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº Pág.
1 Distribución del capital en CVG VENALUM. 9
2 Distribución del espacio físico con el que cuenta CVG
VENALUM.
10
3 Conocimiento de todo el personal que conforma la
Gerencia de Planificación y Presupuesto.
25
4 Opinión del personal sobre el sistema de captura de
información actual.
26
INTRODUCCION
La temática presupuestaria se encuentra ubicada dentro de un campo de análisis
que hoy en día se ha llamado economía pública. Múltiple propósitos se presentan a la
hora de asignar recursos de los cuales se dispone, deudas acumuladas, problemas no
resueltos, necesidades cambiantes y crecientes, forman parte de un contexto donde
cualquier actividad presupuestaria debe moverse. Para toda organización es
indispensable la preparación de un presupuesto que le permita a la gerencia,
establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Lo anterior se logra
con un sistema de formulación presupuestaria, enfocado en las necesidades de la
empresa.
La necesidad de preparar un presupuesto, surge desde la constitución de la misma,
permitiéndole disminuir cualquier riego y mantener el control, siempre teniendo en
cuenta que con el pasar del tiempo las necesidades cambian, y como consecuencia
deberían hacerlo todas aquellas herramientas de planificación que dependen de ellas.
Un buen sistema de presupuestario debe permitirle al personal crear proyectos que
ayuden al desarrollo de la empresa, y para obtenerlo es necesario que el proceso de
captura de información obtenga la información de manera rápida y confiable, ya que
es la etapa base de la preparación del presupuesto de cualquier institución.
En la actualidad todas las grandes empresas, están obligadas a tener nuevos y
mejores enfoques, a través de estrategias de calidad y mejoramiento continuo en
todos los niveles organizacionales, todos estos esfuerzos deberían tener un objetivo
común que es implementar cambios para adaptarse a un ambiente competitivo como
lo ha venido desarrollando C.V.G VENALUM, empresa líder en el Estado Bolívar.
El presente informe refleja las actividades realizadas en C.V.G VENALUM
durante la pasantía para optar al título de licenciado en contaduría pública. Se
describen claramente todas las actividades realizada durante la misma y los resultados
obtenidos.
6
personal que labora en la división de presupuesto presto toda la colaboración
necesaria para informar sobre las actividades que en ella se realizan, facilitando así el
proceso de la pasantía.
Entre los aspectos generales metodológicos se puede mencionar la observación
directa, documental, la entrevista y la encuesta aplicada a los sujetos participantes. El
siguiente informe de pasantía está dividido en secciones, que están conformadas de la
siguiente manera:
Descripción de la empresa, se describe la empresa en su totalidad y la gerencia
donde se realizó la pasantía, mostrando así las funciones y obligaciones de la división
de presupuesto; Situación Actual, se presenta el escenario actual de la empresa,
describiendo el problema que presente y su posible solución. Objetivos a cumplir en
la pasantía, señala el objetivo general y los objetivos específicos, luego en la siguiente
sección se realiza la descripción detallada de todas las tareas realizadas durante la
pasantía. De igual manera se desarrolla, los aportes adquiridos y aportados, en donde
se explican los conocimientos adquiridos por el pasante, así como también las
contribuciones de esta hacia la empresa. Luego se encuentran las conclusiones y
recomendaciones del mismo; por ultimo están las referencias y los anexos.
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DESCRIPCION DE LA EMPRESA
CVG Venalum junto con CVG Carbonorca, CVG Alcasa y CVG Bauxilum
conforman el sector encargado de la producción de aluminio a nivel nacional. Todo
este proceso de producción del aluminio comienza con la extracción del mineral
bauxita por medio de CVG Bauxilum, está a la vez convierte esta bauxita en alúmina,
material que por medio de reducción electrolítica se convierte en aluminio de 99% de
pureza, de este proceso se encarga CVG Venalum y CVG Alcasa, mientras que CVG
Carbonorca se encarga de la creación de bloques de carbón para luego ser parte
indispensable del proceso de reducción electrolítica (ánodos).
Razón Social
La Industria Venezolana del Aluminio, C. A. (CVG VENALUM), adscrita al
Ministerio de Industrias Básicas y Minería (MIBAM), y a la Corporación Venezolana
de Guayana (CVG), es de capital mixto y por su condición jurídica es una Compañía
Anónima.
Reseña Histórica
La Industria Venezolana de Aluminio, C. A. (CVG VENALUM), se constituyó el
29 de Agosto de 1973, con el objeto de producir aluminio primario en diversas
formas con fines de exportación, utilizando la tecnología de la empresa japonesa
Showa Denko con una capacidad de 150.000 t/año. El capital social de la compañía
era entonces de 34 millones de bolívares, de los cuales 80% fue suscrito por un grupo
de seis empresas japonesas asociadas y el 20% restante por la Corporación
Venezolana de Guayana. Para Octubre de 1974, Producto de la negociación, se
modifica la relación accionaría, elevando la participación nacional al 80% y
8
reduciendo la de los japoneses a 20%. Se decide la ampliación de capacidad a
280.000 t/año.
El 11 de diciembre de 1974 el capital fue aumentado a Bs. 550.000.000, por
resolución de la Asamblea Extraordinaria de Accionistas. En octubre de 1978 el
capital se incrementó a Bs. 750.000.000 el cual fue totalmente suscrito por el Fondo
de Inversiones de Venezuela (F.I.V). Finalmente el 12 de diciembre de 1978 por
resolución de la Asamblea de Accionistas, el capital fue aumentado a Bs.
1.000.000.000, quedando conformado como se muestra en la siguiente tabla:
Cuadro 1. Distribución del capital en CVG VENALUM.
La planta fue diseñada sobre la base de cuatro líneas de producción de 180 celdas
Reynold cada una y con los servicios de soportes básicos para una expansión de una
línea de celdas. En el diseño también se incluyó un muelle para atracar barcos de
hasta 30.000 Toneladas.
La primera línea de celdas fue terminada en Diciembre de 1978. El 10 de junio de
ese mismo año se inauguran oficialmente las instalaciones de la empresa, entran en
servicio los edificios de ingeniería, producción y mantenimiento y el complejo
administrativo.
En el año de 1985 se comienza a construir el complejo de reducción de Aluminio
que lleva por nombre V Línea, el cual está formado por 180 celdas electrolíticas del
tipo Hydro Aluminium. La V-Línea de CVG Venalum fue terminada de construir y
9
puesta en funcionamiento en el año 1987 y entra en plena operación en 1989, con una
capacidad de producción de 1722 Kg Al/celda-día. En 1990 se inicia el arranque
experimental de las celdas V-350, con una capacidad de producción de 2,5 toneladas
diarias, con este proyecto de tecnología 100% venezolana comienza una etapa de
consolidación tecnológica de la empresa. En el año 93, La industria del aluminio
CVG Venalum, se une administrativamente a CVG Bauxilum y es en el 1996 que,
por primera vez se logra la total utilización de la capacidad instalada en planta,
430.000 t de aluminio primario, un logro sin precedentes, lo cual coloca a esta
empresa como líder en el mercado internacional, como la mayor reductora en el
mundo occidental.
En el año 2002, Venalum se logra superar la capacidad instalada de planta. Este
año se alcanza un uso efectivo de la capacidad nominal de planta de 101,11%, de
igual forma el mismo año se pudo mantener por varios días la totalidad de las celdas
en servicio (905).Se logró récord histórico de producción 436.558 toneladas de
aluminio, la mayor producción anual alcanzada hasta la fecha. En enero del 2004
CVG Venalum recibe formalmente la certificación ISO 9001-2000 para la línea de
producción colada y fabricación de lingotes de aluminio para refusión y cilindros de
extrusión.
Espacio físico
La empresa cuenta con el área suficiente para el desarrollo de las actividades
actuales y para desarrollar aun mas su la capacidad de producción.
Cuadro 2. Distribución del espacio físico con el que cuenta CVG VENALUM.
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Ubicación Geográfica
C.V.G. VENALUM está ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad
Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961 mediante fusión
de Puerto Ordaz y San Félix. La escogencia de la zona de Guayana, como sede de la
gran industria del aluminio, no obedece a razones fortuitas: Integrada por los Estados
Bolívar, Delta Amacuro y Amazonas, esta zona geográfica ubicada al sur del Río
Orinoco y cuya porción de 448.000Km2 ocupa exactamente la mitad de Venezuela,
reúne innumerables recursos naturales.
El agua constituye el recurso básico por excelencia en la región guayanesa, regada
por los ríos más caudalosos del país, como el Orinoco, Caroní, Paraguas y Cuyuní,
entre otros. La presa “Raúl Leoní” en Gurí, con una capacidad generadora de 10
millones de Kw, es una de las plantas hidroeléctricas de mayor potencia instalada en
el mundo, y su energía es requerida por las empresas de Guayana, para la producción
de acero, alúmina, aluminio, mineral de hierro y ferro silicio. La navegación a través
del Río Orinoco en barcos de gran calado en una distancia aproximada de 184 millas
náuticas (314 Km) hasta el Mar Caribe.
Todos estos privilegios y virtudes habidos en la región de Guayana, determinan su
notable independencia en materia de insumos y un alto grado de integración vertical
en el proceso de producción de aluminio.
Misión
CVG Venalum tiene por misión producir y comercializar aluminio de forma
productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social en las
comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores para así
contribuir a fomentar el desarrollo endógeno de la República Bolivariana de
Venezuela.
Visión
CVG Venalum será la empresa líder en productividad y calidad en la producción
sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente de
11
bienestar y compromiso social que promuevan la diversificación productiva y la
soberanía tecnológica, fomentando el desarrollo endógeno y la economía popular de
la República Bolivariana de Venezuela.
Políticas
Calidad y Ambiente: CVG Venalum, con la participación de sus trabajadores y
proveedores, produce, comercializa aluminio y mejora de forma continúa su sistema
de gestión, comprometiéndose a:
- Garantizar los requerimientos del cliente.
- Prevenir la contaminación asociada a las emisiones atmosféricas, efluentes
líquidos y desechos.
- Cumplir la legislación y otros requisitos que suscriba la empresa, en materia de
calidad y ambiente.
Productividad y Rentabilidad: La Empresa deberá orientar su gestión a garantizar
la máxima productividad y rentabilidad en armonía con el avance técnico de la
industria y la situación del mercado del aluminio, explotando las oportunidades de
sinergia de acción que identifiquen los diferentes ámbitos de competencia
Comercial: En materia de comercialización, la empresa deberá emprender acciones
para garantizar el máximo valor agregado de la cesta de productos, conciliando la
excelencia técnico-económica con el máximo retorno de mercado.
Social: CVG Venalum como empresa del Estado venezolano a fin de contribuir
con el desarrollo de la economía nacional, impulsará proyectos de carácter
socioeconómicos generadores de empleo y bienestar social para la región, que elevan
la calidad de vida de la comunidad que la circunda.
Desarrollo: CVG Venalum deberá impulsar el desarrollo integral y sostenido del
sector del aluminio, orientando su acción como una extensión regional del Estado en
pro de la reactivación, desarrollo y consolidación de la cadena transformadora
nacional y del parque metalmecánico conexo.
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Proceso Productivo.
El aluminio, si bien en la actualidad es un metal que domina aplicaciones en casi
todos los aspectos de la vida cotidiana y el ámbito industrial, no fue hasta 1886
cuando de manera independiente Charles Hall y Paul Heroult desarrollan el proceso
electrolítico que es usado para la producción comercial del aluminio, el proceso Hall-
Heroult. Desde entonces, las propiedades del aluminio y avances tecnológicos que
han permitido producir de manera más eficiente este metal, han sido factor
fundamental para su gran aceptación.
La empresa CVG VENALUM se encarga de la producción del aluminio,
utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos (fluoruro de
calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se realiza en celdas
electrolíticas. Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existen
mecanismos de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el
funcionamiento de la misma, los cuales son: la Planta de Carbón, Planta de Colada,
Planta de Reducción e instalaciones auxiliares.
Planta de Carbón: En la Planta de Carbón y sus instalaciones se fabrican los
ánodos que hacen posible el proceso electrolítico. En el Área de Molienda y
Compactación se construyen los bloques de ánodos verdes a partir de coque de
petróleo, alquitrán y remanentes de ánodos consumidos. Los ánodos son colocados en
hornos de cocción, con la finalidad de mejorar su dureza y conductividad eléctrica.
Luego el ánodo es acoplado a una barra conductora de electricidad en la Sala de
Envarillado. La Planta de Pasta Catódica produce la mezcla de alquitrán y antracita
que sirve para revestir las celdas, que una vez cumplida su vida útil, se limpian, se
reparan y reacondicionan con bloques de cátodos y pasta catódica.
Reducción: En las celdas se lleva a cabo el proceso de reducción electrolítica
que hace posible la transformación de la alúmina en aluminio. El área de Reducción
está compuesta por Complejo I, II, y V Línea para un total de 900 celdas, 720 de
tecnología Reynolds y 180 de tecnología Hydro Aluminun. Asimismo, en V Línea
existen 5 celdas experimentales V-350, un proyecto desarrollado por ingenieros
venezolanos al servicio de la empresa. La capacidad nominal de estas plantas es de
13
430.000 t/año. El funcionamiento de las celdas electrolíticas, así como la regulación y
distribución del flujo de corriente eléctrica, son supervisados por un sistema
computarizado que ejerce control sobre el voltaje, la rotura de costra, la alimentación
de alúmina y el estado general de las celdas.
Colada: El aluminio líquido obtenido en las salas de celdas es trasegado y
trasladado en crisoles al área de Colada, donde se elaboran los productos terminados.
El aluminio se vierte en hornos de retención y se le agregan, si es requerido por los
clientes, los aleantes que necesitan algunos productos. Cada horno de retención
determina la colada de una forma específica: lingotes de 10 Kg. con capacidad
nominal de 20.100 t/año., lingotes de 22Kg. con capacidad de 250.000 t/año, lingotes
de 680Kg. con capacidad de 100.000 t/año, cilindros con capacidad para 85.000 t/año.
y metal liquido. Concluido este proceso el aluminio está listo para la venta a los
mercados nacionales e internacionales.
GERENCIA PLANIFICACION Y PRESUPUESTO.
La gerencia de planificación y Presupuesto, está integrada por varias divisiones
que se encargan de realizar el trabajo estratégico de la empresa.
Figura 1. Organigrama de la Gerencia de Planificación y Presupuesto.
14
División de Presupuesto
La División Presupuesto, está adscrita a la Gerencia de Planificación y
Presupuesto, es una unidad funcional de asesoría y servicios a todas las unidades de
la empresa.
Misión
Garantizar el establecimiento de las previsiones presupuestarias de la Empresa
para la concreción de los planes y objetivos de los proyectos, y la disponibilidad de
información gerencial sobre el comportamiento de la ejecución y control de gestión
presupuestaria, en concordancia con los lineamientos y las directrices emanadas de la
Alta Dirección.
Filosofía
La División Presupuesto comparte y practica los principios siguientes:
Apego a los principios, normas y reglamentaciones que regulan el proceso de
formulación presupuestaria y modificaciones presupuestarias.
Apego a los decretos y disposiciones legales que rigen el ordenamiento
presupuestario público venezolano.
Confidencialidad, discreción y veracidad en el manejo y registro de la
información.
La formulación presupuestaria debe ser oportuna y estar ajustada a las
directrices y lineamientos emanados del Ministerio de adscripción,
Corporación Venezolana de Guayana, la Alta Dirección de la Empresa y
cónsonos con los planes estratégicos y objetivos previamente establecidos.
El presupuesto debe responder a criterios de racionabilidad y optimización de
recursos.
El Presupuesto es una herramienta básica en la toma de decisiones a la alta
gerencia para la consecución de los objetivos de la empresa.
Prever el presupuesto de la organización permite a las unidades organizativas
actuar con seguridad y cumplir metas y objetivos establecidos.
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Ámbito Funcional
A los fines de concretar su misión, la División Presupuesto compromete su
actuación en el ámbito funcional siguiente:
Diseñar y garantizar la correcta aplicación del sistema presupuestario de la
Empresa y asegurar su vigencia e idoneidad.
Proponer a la Presidencia y Junta Directiva de la Empresa, la política
Presupuestaria a aplicar en la formulación del presupuesto, conforme a los
lineamientos emitidos por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), el
ministerio de adscripción a través de la Corporación Venezolana de Guayana
Garantizar el proceso de formulación presupuestaria por área de gestión y la
emisión del presupuesto anual por proyecto para cada ejercicio, que asegure la
previsión de los recursos presupuestarios requeridos por la Empresa, según sus planes
y objetivos,
Garantizar la compatibilidad en la formulación del presupuesto anual, con los
planes y objetivos de la Empresa.
Garantizar el proceso de las modificaciones realizadas al presupuesto original
que afecten el volumen de los recursos presupuestarios, de acuerdo a las directrices y
lineamientos emanados de la Corporación Venezolana de Guayana y en concordancia
con la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico (LOAFSP y su
reglamento No. 1)
Aplicar normas, procedimientos y disposiciones legales que regulen y
optimicen el proceso de elaboración del presupuesto consolidado de la Empresa y el
control efectivo del sistema presupuestario.
Asistir a la organización en la metodología y acciones a seguir para el proceso
de formulación y análisis presupuestario.
Garantizar la disponibilidad de información para el proceso de formulación y
control de gestión, procurando el establecimiento de mecanismos y sistemas
adecuados de captación y análisis de información requerida tanto interna como de
fuentes externas y entes reguladores del proceso.
16
Establecer programas de revisión y evaluar el funcionamiento del sistema
presupuestario, a fin de proponer a la Alta Dirección las modificaciones necesarias
que aseguren su adecuación a los objetivos previstos y lineamientos establecidos.
Garantizar la evaluación y proveer análisis comparativos del comportamiento
de la gestión presupuestaria, a los fines de alertar a la Alta Dirección sobre las
desviaciones detectadas en los indicadores de control que ameriten medidas
correctivas.
Realizar estudios sobre el comportamiento de variables que puedan afectar la
formulación del presupuesto y resultados finales, a los fines de la realización de
proyecciones sobre los recursos financieros requeridos.
Coordinar el proceso de recolección de información para la formulación del
presupuesto, modificaciones presupuestarias y elaboración de los escenarios
presupuestarios y someterlos a la aprobación de los niveles jerárquicos
correspondientes.
Evaluar los traspasos de partidas presupuestarias a los fines de su análisis y
aprobación de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.
Garantizar la emisión de informes requeridos por la C.V.G. u organismos
externos como Oficina Nacional De Presupuesto (ONAPRE), Ministerio de
Planificación y Desarrollo (MPD), Ministerio de Finanzas y Ministerio de
adscripción.
Elaborar los planes de mejoramiento continuo de acuerdo a los lineamientos y
objetivos establecidos por la Gerencia de Planificación y Presupuesto, así como su
implantación y divulgación que aseguren el dominio y participación de todos los
trabajadores de la unidad.
Evaluar y controlar la efectividad de los mecanismos de control de las
variables de los insumos, procesos, productos y ambientales definida por la unidad
correspondiente, considerando los procesos bajo su responsabilidad, disponibilidad de
recursos, política y objetivos.
Identificar, establecer y controlar los requisitos operacionales, legales y
reglamentarios exigidos para los procesos, productos y ambiente.
17
Evaluar y controlar los planes de mejoramiento continuo sobre las variables
definidas para los insumos, procesos, productos y ambientales considerando los
resultados obtenidos, objetivos y metas.
Establecer y controlar los mecanismos para la preservación y resguardo de las
condiciones ambientales, de acuerdo a los insumos, procesos, productos, equipos y
sistemas con impactos en el ambiente.
Establecer y controlar mecanismos y condiciones para la recolección,
clasificación, transporte, almacenamiento y disposición final de los desechos
ambientales, de acuerdo a los insumos, procesos y productos con impactos en el
ambiente.
SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA.
La necesidad de elaborar un modelo de captura de información presupuestaria,
surge a raíz de la obligación que tiene cualquier empresa pública con la contraloría
general de la republica, permitiéndole a las organizaciones disminuir el riesgo de
manejo de información y mantener el control de los registros en los planes operativos
y funcionales del presupuesto, en un sistema que brinde información confiable y
oportuna, que sirva de soporte para efectuar un análisis detallado de las premisas
capturadas.
C.V.G Venalum por ser un ente descentralizado funcionalmente con fines
empresariales, esta obligada a preparar un proyecto de presupuesto anual de su
gestión, en donde exprese las políticas y los lineamientos específicos que, en materia
presupuestaria, establezca el Ministro de Planificación y Finanzas; contendrán los
planes de acción, las autorizaciones de gastos y su financiamiento, el presupuesto de
caja y los recursos humanos a utilizar y permitirán establecerlos resultados operativo,
18
19
económico y financiero previstos para la gestión respectiva, de acuerdo con el
articulo 66 de la ley de administración financiera para el sector publico.
Actualmente, la división de presupuesto desarrolla un sistema de formulación
presupuestaria, que pretende mejorar la forma en que realiza el presupuesto anual.
Este está dividido en tres módulos, captura de información, simulación presupuestaria
y análisis de los resultados obtenidos.
La captura de información, es el proceso que se da cuando la división de
presupuesto recoge todos los datos necesarios, procedentes de las demás divisiones de
la organización, para la realización del presupuesto; tomando en cuenta todas aquellas
partidas que se necesitan para su elaboración.
En el análisis de sus operaciones, C.V.G Venalum presenta un sistema de captura
de información que no se adapta a las necesidades actuales, mostrando un proceso
poco auditable, que carece de un manual de procedimientos que explique cada uno de
estos y que además representa un doble trabajo para quienes laboran en la división,
debido a que no se cuenta con un formato estándar de presentación.
Esta situación, pueden traer como consecuencias errores y omisiones en la
información que se presenta en el presupuesto anual, así como también sobre o sub
estimaciones en los proyectos presupuestarios y sus partidas, debido a que la captura
de la información representa la base.
OBJETIVOS A CUMPLIR EN LA PASANTIA
Objetivo General
Elaborar un modelo de captura de información presupuestaria para la formulación
del presupuesto de la empresa C.V.G VENALUM, en la División de Presupuesto
adscrita a la Gerencia de Planificación y presupuesto.
DESCIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA
PASANTIA.
En el transcurso de las 16 semanas que duro la pasantía, se realizaron una serie de
actividades con el fin de cumplir con el proyecto asignado por la División de
Presupuesto; el cual era la elaboración de un modelo de captura de información
presupuestaria para la formulación del presupuesto de la empresa.
Programa de Inducción a la empresa.
Se asistió a charlas obligatorias dictadas por la empresa para los pasantes nuevo
ingreso, a manera de suministrar información básica de C.V.G VENALUM, Dando a
conocer las normas y políticas, buscando que el pasante se identifique con la misma.
También se realizaron charlar informativas, en cuanto a la seguridad, riesgos físicos y
ambientales comunes en las instalaciones, además de todos los beneficios que ofrece
la empresa.
Ingreso al área de trabajo. Estudio de la estructura organizacional de la
empresa.
Se realizó un recorrido por las instalaciones de la Gerencia de Planificación y
Presupuesto, con el fin de conocer el área de trabajo y al personal que en ella se
encuentra, al final fui ubicada en mi lugar de trabajo durante toda la pasantía.
20
Luego fue necesario el estudio de la estructura organizacional con el que cuenta la
empresa, con el objeto de analizar todas las gerencias que están relacionadas con la
división de presupuesto y conocer a fondo los procesos productivos se realizan para la
obtención del aluminio.
Análisis de la estructura organizacional de la gerencia de Planificación y
Presupuesto.
Para poder desarrollar todas las actividades que exige el proyecto asignado, fue
necesario analizar toda la estructura de la gerencia, conociendo así su misión, visión y
todas aquellas funciones que le corresponden. Teniendo clara la jerarquía con la que
trabaja y las funciones que son competencia de la división de Presupuesto.
La división de presupuesto, es la encargada de la formulación del presupuesto
anual, estableciendo las previsiones presupuestarias para la concreción de los planes y
objetivos de los proyectos necesarios para el correcto funcionamiento de C.V.G
VENALUM.
Investigación acerca de Presupuesto por Proyecto.
La experiencia Venezolana por muchos años estuvo basada en la metodología de
Presupuesto por Programas específicamente desde el año 1971. Fue en el primer
semestre del año 2005 en una alocución de Hugo Rafael Chávez Frías Presidente de
la República Bolivariana de Venezuela que ordena la elaboración del Presupuesto
Nacional para el año 2006 “a su tren ministerial a presentarlo con la técnica de
presupuesto por Proyectos. Asimismo a las Gobernaciones, las Alcaldías y empresas
del estado, debido a que todos los recursos y los gastos deben estar orientados a
proyectos específicos, donde se indique las metas físicas con su ejecución financiera
para poder medirlo con indicadores a profundidad. De igual manera, no desea un
presupuesto burocratizado en donde las asignaciones no se saben para donde van
dirigidos y cuál es el destino final”.
21
El Presupuesto de C.V.G VENALUM tiene como base los lineamientos de la
Oficina Nacional de Presupuesto, la Corporación Venezolana de Guayana y las
propias expectativas sobre los ingresos, gastos e inversiones del ejercicio. Se formula
con arreglo a la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. El
sistema de Control Presupuestario permite evaluar las desviaciones que puedan
ocurrir durante la ejecución del presupuesto y tomar las acciones correctivas
necesarias. Así mismo, informa sobre la Ejecución Presupuestaria a los órganos de la
Oficina Nacional de Presupuesto y a la Corporación Venezolana de Guayana.
El presupuesto por proyecto será la expresión sistematizada de un conjunto
delimitados de acciones y recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro
de un resultado específico para el cual fue concebido. Este resultado puede estar
dirigido a las necesidades y demanda de la población o mejorar los procesos y
sistemas de trabajo de las instituciones o del sector público en su conjunto en la
asignación de los recursos financieros públicos, sin lugar a dudas, la Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE), (2007) explica:
La técnica de Presupuesto por Proyectos, responde a la necesidad de mejorar la
efectividad, eficiencia y transparencia de la gestión pública, en función de los
objetivos y estrategias del desarrollo de la Nación y se trata de un instrumento para
asignar y distribuir los recursos públicos a través de proyectos, a los entes u
organismos nacionales, estadales y municipales en función de las políticas y objetivos
estratégicos de la Nación, expresados en los respectivos planes anuales; además
El presupuesto por proyectos es un instrumento para
asignar y distribuir los recursos públicos a través de proyectos, a
los entes u organismos nacionales, estadales y municipales en
función de las políticas y objetivos estratégicos de la nación,
expresados en los respectivos planes anuales; además, facilita
coordinar, controlar y evaluar su ejecución.
22
coordinar, controlar y evaluar su ejecución. El presupuesto por proyecto presenta la
siguiente estructura:
Figura 2. Estructura del presupuesto por proyecto.
Estudio del proceso de formulación presupuestario de la empresa
actualmente.
Para la elaboración de un nuevo modelo de captura de información, es necesario
conocer todo lo que engloba el proceso actual, desde el inicio con la Captura de la
información hasta el momento en que se arrojan los resultados y el presupuesto anual
está terminado.
Todo el proceso de presupuestación comienza cuando, la gerencia de presupuesto
hace un llamado vía correo electrónico a todas las gerencias y divisiones que
integran C.V.G VENALUM (denominados usuarios), para que suministren la
información necesaria que servirá para la simulación del presupuesto a formular
(Proceso de Captura de información).
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Luego de la recolección de datos se procede a realizar una simulación del
presupuesto, para esto la gerencia cuenta con un modelo bajo ambiente Excel, en
donde se carga manualmente toda la información enviada por los usuarios a través de
correo electrónico, para así obtener los resultados económicos y financieros de la
empresa. Y así proceder a elaboración de los proyectos presupuestarios.
Elaboración de cuestionarios para aplicarlos en entrevista al personal,
para la delimitación de las fallas del sistema de Captura Actual.
Para delimitar las fallas del sistema actual, fue necesaria la aplicación de un
cuestionario al personal que trabaja en la división, con la finalidad de conocer que
aspectos cambiarían o mejorarían del sistema actual.
El cuestionario Cuenta de cuatro preguntas sencillas que permitieron conocer la
opinión del personal con respecto al tema, para así elaborar un modelo de captura que
se adapte a las necesidades de la empresa. (Cuestionario Incluido en los anexos).
Análisis de los resultados obtenidos en los cuestionarios.
El cuestionario fue realizado a empleados de la división de presupuesto para
conocer la opinión de quienes trabajan con el sistema día a día, además fue aplicado a
los demás componentes de la Gerencia de Planificación y Presupuesto para investigar
cuan informado se encuentra el personal del proceso actual de captura de
información. El Cuestionario fue realizado a un total de quince personas, las cuales
pertenecen a la gerencia anteriormente nombrada.
A continuación se reflejaran los resultados de las preguntas Nº 1 y 2 del
cuestionario, las cuales son presentadas en selección simple.
Pregunta Nº1: ¿Conoce usted el proceso actual de captura de información, para la
elaboración del presupuesto anual?
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Cuadro 3. Conocimiento de todo el personal que conforma la Gerencia de
Planificación y Presupuesto.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 10 66,7%
NO 1 6,67%
Medianamente 4 26,67%
Total 15 100,0%
Fuente: Elaboración Propia del autor (2011)
Figura 3. Conocimiento de todo el personal que conforma la Gerencia de
Planificación y Presupuesto. Fuente: Elaboración Propia del autor (2011).
En la imagen anterior, se puede apreciar claramente, que gran parte del personal
que labora en la gerencia conoce el proceso de captura, hay un porcentaje del 26,67%
que no tiene un conocimiento claro del proceso, mas sin embargo está al tanto del
trabajo realizado por la división de presupuesto.
Pregunta Nº2: ¿Está Usted Conforme con el proceso Actual de captura de
información que lleva acabo la división de presupuesto?
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Cuadro 4. Opinión del personal sobre el sistema de captura de información actual.
Alternativa Frecuencia Porcentaje
SI 2 13,33%
NO 8 53,33%
Medianamente 5 33,33%
Total 15 100,0%
Fuente: Elaboración Propia del autor (2011).
Figura 4. Opinión del personal sobre el sistema de captura de información actual.
A partir de las demás preguntas del cuestionario fueron analizadas todas las
opiniones del personal de la empresa. Actualmente C.V.G VENALUM, presenta un
proceso de captura de información poco eficiente que no se adapta a las necesidades
de la empresa, mostrando las siguientes fallas:
No se lleva un formato estándar: No existe un formato estándar que
haga que los datos enviados por los usuarios a la división, tengan las mismas
características.
No existe control de la información devuelta a los usuarios por
inconformidades: Cuando la información llega a la división de presupuesto y esta
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no está conforme con lo enviado, la información es de vuelta a los usuarios para
que se realicen las correcciones pertinentes, mas no hay un control sobre las
modificaciones que se hacen ya que la misma es transmitida a través de un correo
electrónico.
El sistema actual genera re trabajo al personal de la división e
presupuesto: Como no existe un modelo estándar, el personal de la división debe
transcribir toda la información suministrada por lo usuarios manualmente, lo que
origina horas de sobre tiempo, así como también errores humanos al momento de
transcribir. Además el tiempo para la entrega del presupuesto anual se hace más
estrecho.
Falta de personal para el área de presupuesto que ayude a eliminar la
sobrecarga de trabajo causado por el sistema actual.
Estructuración del modelo de sistema de formulación presupuestario.
(Captura de información).
La idea de crear un modelo de Sistema presupuestario, surge a raíz de todas las
fallas encontradas en el sistema actual. Por el límite de tiempo de la pasantía, la
propuesta del nuevo modelo solo se concentra en la Captura de información.
Lo que se busca, es crear un nuevo sistema con la ayuda de la gerencia de Sistema
y Organización, pero para esto es indispensable, que la división de presupuesto diseñe
un modelo con lo que necesita para realizar el presupuesto anual.
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Figura 5. Estructura del modelo de sistema de formulación presupuestaria, con sus
tres etapas.
La captura de información, es el proceso que inicia la división de presupuesto
cuando exige a las demás gerencias y divisiones los datos necesarios para su correcto
funcionamiento, se necesita estructurar que datos son necesarios para la elaboración
de cada proyecto presupuestario. En la imagen anterior se muestra toda la
estructuración del modelo de formulación presupuestaria, ahora es necesario mostrar
cuales son las etapas de la captura de información.
Actualmente, todo presupuesto está compuesto por proyectos. Los proyectos
presupuestarios de C.V.G VENALUM, cambian constantemente, según la situación
de la empresa para el año a presupuestar y las órdenes recibidas por La Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE), sin embargo existen cuatro proyectos que son
de carácter obligatorio, como lo son el de Producción, Comercialización, Ambiental y
Social.
El proceso de captura se vale de los reportes entregados por los usuarios
(Divisiones), que actualmente están siendo enviados sin ningún formato estándar y
por medio de correo electrónicos. Este modulo, fue dividido en una serie de bloques,
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que contienen los datos que necesita la división de presupuesto para la elaboración de
los proyectos.
Figura 6. División en bloques del modulo de Captura de Información.
A continuación la descripción de cada bloque, con lo que necesita la división para
la elaboración del presupuesto:
Nueva etapa.
Nueva Etapa es una aplicación que se encarga de registrar Acciones específicas
y/o proyectos de organismos públicos (Ministerios, entes adscritos, gobernaciones,
Alcaldías) a corto plazo.
La aplicación está diseñada para registrar la información concerniente a los datos
generales del proyecto así como la información presupuestaria para su control,
seguimiento y evaluaciones posteriores; esto con la finalidad de proveer una
herramienta informática para el reporte de planes, acciones y avances de los
proyectos y/o medidas para obtener reportes actualizados del estatus de las acciones y
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evaluar los posibles financiamientos especiales a ser aprobado por parte de la
comisión presidencial.
Figura 7. Datos necesarios para la elaboración de la prima etapa de la captura de
información, Nueva Etapa.
Premisas.
Las premisas, son suposiciones acerca de los factores o condiciones futuras que
pueden afectar el desarrollo de un Plan. Las Premisas reducen el nivel de
incertidumbre ayudando al planificador a prever el futuro. Se deben establecer antes,
durante y después del proceso de planeación o presupuestación, ya que tienen que
tomarse en cuenta para darle certeza a dicho proceso.
Las premisas Macroeconómicas (Externas): son factores o condiciones cuyo
origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus
actividades.
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Figura 8. Datos necesarios para realizar las premisas macroeconómicas.
Premisas Económicas Financieras (Internas): cuando se originan dentro de la
empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.
Figura 9. Datos necesarios para realizar las premisas económicas financieras.
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Estructura Organizativa.
Este modulo, permite a la división de presupuesto conocer los cambios realizados
en el personal de la empresa anualmente. Pudiendo así totalizar el dinero destinado al
gasto de nomina de personal.
Figura 10. Datos necesarios para la presupuestación de la nomina anual.
Realización de la propuesta del Plan de Actividades para el diseño del
nuevo sistema de captura de información.
Para llevar a cabo todo el proceso de realización del nuevo Sistema de captura de
información se realizó un plan de actividades, donde se refleja de manera detallada la
duración de la instalación del sistema en cada uno de los módulos o bloques del
proceso de captura, especificando el nombre de los recursos a utilizar y de donde
provienen. Por políticas de la empresa, los datos reales del plan de actividades no
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pueden ser mostrados, mas sin embargo, el plan se encuentra adjunto en los anexos de
este informe.
APORTES REALIZADOS DEL PASANTE A LA EMPRESA Y VICEVERSA.
Aportes Del Pasante A La Empresa.
La presente investigación (elaboración del modelo de captura de información) le
permitirá a C.V.G VENALUM y su división de presupuesto, contar con un sistema de
captura de información adaptado a las necesidades actuales de la empresa,
apoyándose en las nuevas tecnologías y herramientas para su realización, mejorando
así las fallas establecidas y evitando posibles errores y omisiones en las presentación
del presupuesto anual y cada uno de las requisitos exigidos por la ley.
Proporcionando un formato estándar, que no admita modificaciones por parte de
los usuarios y así suministrar los datos necesarios para la realización del proceso
presupuestario evitando el re trabajo y las horas de sobretiempo utilizadas por el
personal en la transcripción de información manualmente.
Aportes De La Empresa Al Pasante.
El Proyecto permitió al estudiante, mediante la aplicación de la teoría y conceptos
básicos de presupuesto, un análisis del sistema de presupuestación de C.V.G
VENALUM, lo que lo llevó a contrastar los diferentes conocimientos aprendidos
durante la carrera de contaduría pública con la realidad a la que se enfrentan los
organismos públicos hoy en día. Adquiriendo nuevos conocimientos con el fin de
mejorar su formación como profesional, así como también obteniendo las
herramientas y técnicas necesarias para el desarrollo de las prácticas laborales.
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3
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Una vez estudiados los resultados de esta investigación, se puede concluir
primeramente que el entrenamiento institucional es un requisito importante y
necesario para la superación y aprendizaje en un nivel profesional para el estudiante,
ya que le permite visualizar y experimentar todos los conceptos teóricos aprendidos a
nivel universitario en la empresa donde realiza la pasantía.
El proceso de captura de información constituye la base de elaboración de
cualquier presupuesto, es por esto que toda organización debe tener un sistema que se
adapte a sus necesidades. El sistema actual de captura que realiza la división de
presupuesto en C.V.G VENALUM, esta constituido por una metodología poco
efectiva, creando sobre carga de trabajo y horas de sobre tiempo al personal, así como
también retardo en la hora de entrega del presupuesto final.
Este trabajo constituye el primer paso para el mejoramiento del proceso de
captura, con la elaboración de un modelo basado en un sistema que no admita
modificaciones por los usuarios, evitando que el personal transcriba la información
manualmente y puedan producirse errores humanos que lleguen afectar el resultado
del presupuesto anual.
La actualización y mejoramiento del modelo de captura es de suma importancia,
porque además de ser el primer paso de todo el proceso presupuestario, permitirá al
personal de la división tener una visión organizada de cada proyecto presupuestario.
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RECOMENDACIONES
Por medio del estudio realizado en la empresa C.V.G VENALUM, se expone a
continuación una serie de recomendaciones que permitirán mejorar el proceso de
gestión presupuestaria:
- Continuar con el mejoramiento del modelo de captura de información
elaborado en este proyecto para así lograr el objetivo propuesto, con la ayuda
de la gerencia de Sistema y Organización, para así tener un proceso
presupuestario más eficiente.
- Utilizar un sistema estándar para la realización del nuevo sistema, que no
permita modificaciones de formato por los usuarios, evitando confusiones y
problemas de entendimiento en la división de presupuesto.
- Adiestrar más personal en el manejo del sistema actual, con el fin de evitar la
sobrecarga de trabajo y poder enfocar al trabajador en la realización del nuevo
modelo de presupuestación.
- Realizar juntas o reuniones con los usuarios del sistema con el objetivo de
reducir el tiempo de entrega de la información requerida por la división de
presupuesto, además para informar sobre el nuevo modelo presupuestación.
- Mantener actualizada las premisas a medida que pases los años y adaptarlas a
los cambios que ocurran en el país, a fin de seguir obteniendo datos y
resultados confiables.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Arrieche, E (2005) Aspectos conceptuales sobre el Presupuesto por Proyecto a
emplear en la ley de Presupuesto 2006. Barquisimeto, Edo. Lara. Trabajo de grado
no publicado. Universidad Centrooccidental “Lisandro Alvarado”.
Arroyo, Y. y Mogollón, J. (2007) Presupuesto por Proyectos como técnica vinculante
entre el Plan y Presupuesto.
Balestrini, A (1995). Como se elabora un Proyecto de Investigación. Caracas.
Catacora, Fernando (1998). Contabilidad, la base de las Decisiones Gerenciales.
Editorial Mc Graw Hill. México.
Manual de Inducción de C.V.G VENALUM. (2010).
Manual de Normas y Procedimiento de la División de Presupuesto. (2007).
Méndez, C. (1998). Guía para Elaborar Diseños de Investigación en Ciencias
Económicas, Contables y Administrativas. Mc Graw Hill. Bogotá.
Oficina Nacional de Presupuesto. (2007). Introducción al Presupuesto por Proyecto.
http://www.ocepre.gov.ve/
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ANEXOS
37
Esquema de producción de aluminio proceso Hall-Heroult
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39
Organigrama General de C.V.G VENALUM
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Plan de Actividades
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42
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PREGUNTAS ABIERTAS
Modelo de cuestionario
1.- ¿Conoce usted el proceso actual de captura de información, para la elaboración del
presupuesto anual?
SI ______ NO ______ Medianamente ______
2.- ¿Está Usted Conforme con el proceso Actual de captura de información que lleva
acabo la división de presupuesto?
SI ______ NO ______ Medianamente ______
3.- ¿Qué fallas o deficiencias cree usted que existan en el modelo actual captura de
información?
4.- ¿Qué aspectos o características cambiaria usted del sistema actual de captura de
información?
GRACIAS
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