UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/14689/1/TESIS...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TÍTULO:

“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos

Mera”

AUTOR:

Choez Pillajo Daniel Sebastian

TUTORA DE TESIS:

Lcda. Guevara Toscano María Elena

GUAYAQUIL – ECUADOR

2016

II

REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO Y SUBTÍTULO: “DISEÑO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CONTABLE

EN LA MIPYMES ACCESORIOS Y REPUESTOS MERA”

AUTOR/ES:

Daniel Sebastian Choez Pillajo

REVISORES: MBA. Simón Bolívar Parrales Escalante MCA. Carlos Gabriel Parrales Choez

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

FACULTAD:

Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

FECHA DEPUBLICACION: N° DE PAGS: 96

ÁREA DE TEMÁTICA:

Campo: Administrativo

Área: Contable

Aspecto: Diseño del Proceso Administrativo Contable

Delimitación Temporal: 2016

Palabras Claves: Proceso Administrativo Contable, Toma de Decisiones, Negocio.

RESUMEN:

La presente investigación de tesis surgió por la necesidad de diseñar el proceso

administrativo contable de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera; en donde en el

flujo de proceso de compra y venta están bien pero son realizados parcialmente de forma

manual y sus funciones no están bien establecidas, permitiendo al propietario en no poder

tomar las mejores decisiones.

N° DE REGISTRO (EN BASE DE DATOS): N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB):

ADJUNTO PDF: (x) SI ( ) NO

CONTACTO CON AUTOR:

Teléfono:

3098822

E-mail:

[email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:

Nombre: Secretaria de la facultad

Teléfono: (04) 2284505

mailto:[email protected]

III

Certificado de Urkund

.……………………………………..

Lcda. María Elena Guevara Toscano

IV

Renuncias de Derechos de Autor

Mediante el presente documento, libre y voluntariamente procedo hacer entrega de la

Cesión de Derecho del Autor del trabajo realizado como requisito previo para la obtención

de mi título de tercer nivel.

Cuyo tema es:

“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y

Repuestos Mera”.

Y que corresponde a la Unidad Académica de Ciencias Administrativas.

.……………………………………………….................


C.I. 0930567573

V

Certificado del Tutor

Yo, la Lcda. María Elena Guevara Toscano, en mi calidad de tutora del proyecto de

tesis, nombrado por el Departamento de Titulación y la Dirección de la Carrera de

Contaduría Pública Autorizada de la Universidad de Guayaquil.

Certifico

Que he analizado el proyecto de grado presentado por el egresado Daniel Sebastián

Choez Pillajo. Como requisito previo para optar por el Título de Contador Público

Autorizado cuyo problema es:

“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y

Repuestos Mera”.

Considero aprobado el trabajo en su totalidad

.……………………………………..

Lcda. María Elena Guevara Toscano

VI

Dedicatoria

Este trabajo de tesis va dedicado principalmente a Dios que es el que siempre guía mi

camino, también a mi padre Basilio Choez Alay y a mi madre Rosa Pillajo que son grandes

pilares fundamentales en toda mi vida y a mi hermana Doris Alvario Pillajo y también a

todas aquellas personas que colaboraron que este proyecto culmine con feliz éxito.


VII

Agradecimiento

Primeramente, le doy gracias a Dios por ser mi guía y mi fortaleza durante mi vida, así

mismo agradezco a mi padre Basilio Choez Alay y a mi madre Rosa Pillajo por el apoyo

que me han brindado ya que por ellos han hecho posible todos mis logros y éxitos, a la Lic.

María Elena Guevara Toscano por aceptar realizar esta tesis y a la vez por la confianza y el

apoyo incondicional que ha sido para mí.


VIII

Resumen

La presente investigación de tesis surgió la necesidad de diseñar los procesos

administrativo contable de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera; lo cual no están

definidos dentro del departamento, ocasionando funciones no bien establecidas,

permitiéndole al gerente general/propietario no tomar tampoco decisiones acertadas.

Para llevar a cabo el diseño de la investigación se utilizó método cualitativo,

cuantitativo y de campo, y los tipos fue descriptivo, explicativo y de campo, así como las

técnicas de investigación que se utilizo fue la encuesta, entrevista, guía de observación y

análisis documental que permitió recopilar la información necesaria para establecer los

procesos administrativo contable.

La propuesta estipulada es diseñar los procesos administrativo contable en el

departamento, permitiendo de esta manera: contener las funciones acorde a su cargo de

manera correcta, obtener la información contable a tiempo, y que se logre tener una mejor

comunicación con los demás departamentos del negocio.

Palabras claves: Proceso Administrativo Contable, Toma de Decisiones, Negocio.

IX

Abstract

This thesis research became necessary to design the accounting and administrative

processes of Mipymes Accesorios and Repuestos Mera; which they are not defined within

the department, causing no well-established functions, allowing the general

manager/owner does not make good decisions.

To carry out the research design qualitative, quantitative and field method was used,

and the types was descriptive, explanatory and field and research techniques used was the

survey, interview, observation guide and analysis documentary that allowed gather the

information needed to establish the accounting and administrative processes.

The proposal stipulated is to design the accounting and administrative processes in the

department, thus enabling: contain the functions according to their position correctly, get

accounting information on time, and that can gain better communication with other

departments business.

Keywords: Accounting Administrative Process, Decision Making, Business.

X

Tabla de Contenido

Portada .................................................................................................................................... I

Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología................................................................... II

Certificado de Urkund ......................................................................................................... III

Renuncias de Derechos de Autor ........................................................................................ IV

Certificado del Tutor ............................................................................................................ V

Dedicatoria........................................................................................................................... VI

Agradecimiento ................................................................................................................. VII

Resumen ........................................................................................................................... VIII

Abstract ................................................................................................................................ IX

Tabla de Contenido ............................................................................................................... X

Lista de Ilustraciones ......................................................................................................... XV

Lista de Tablas .................................................................................................................. XVI

Introducción ..................................................................................................................... XVII

XI

Tabla de Contenido

Capítulo 1 ............................................................................................................................. 1

El Problema .......................................................................................................................... 1

1.1. Planteamiento del Problema ................................................................................... 1

1.2. Formulación y Sistematización del Problema......................................................... 2

1.2.1. Formulación. .................................................................................................... 2

1.2.2. Sistematización. ............................................................................................... 3

1.3. Objetivos de la Investigación .................................................................................. 3

1.3.1. Objetivo General.............................................................................................. 3

1.3.2. Objetivos Específicos. ..................................................................................... 3

1.4. Justificación ............................................................................................................ 4

1.4.1. Justificación Teórica. ....................................................................................... 4

1.4.2. Justificación Metodológica. ............................................................................. 4

1.4.3. Justificación Práctica. ...................................................................................... 5

1.5. Delimitación de la Investigación ............................................................................ 5

1.6. Hipótesis ................................................................................................................. 6

1.6.1. Variable Independiente. ................................................................................... 6

1.6.2. Variable Dependiente. ..................................................................................... 6

1.6.3. Operacionalización de las Variables................................................................ 7

Capítulo 2 ............................................................................................................................. 8

Marco Referencial ............................................................................................................... 8

2.1. Antecedentes de la Investigación ............................................................................ 8

2.2. Marco Teórico ....................................................................................................... 10

XII

2.2.1. Origen del Proceso Administrativo Contable. ............................................... 10

2.2.2. Definición de Procesos. ................................................................................. 11

2.2.3. Características de los Procesos. ..................................................................... 11

2.2.4. Fases de Diseño de Procesos. ........................................................................ 12

2.2.5. De la Gestión de los Procesos a la Gestión por Procesos. ............................. 13

2.2.6. Adaptación de los Procesos. .......................................................................... 13

2.2.7. Mejora de Procesos. ....................................................................................... 14

2.2.8. Control Interno. ............................................................................................. 15

2.2.9. Componentes del Control Interno. ................................................................ 15

2.2.10. Clasificación de Control Interno. .................................................................. 16

2.2.10. Medios para Lograr el Control Interno Contable. ......................................... 16

2.2.11. Diagramas de Flujo. ....................................................................................... 17

2.2.12. Tipos de Diagramas de Flujo. ........................................................................ 18

2.2.13. Ventajas de Diagramas de Flujo. ................................................................... 18

2.2.14. Simbología de Diagrama de Flujos. .............................................................. 19

2.2.15. Pasos para la Creación de Diagramas de Flujos. ........................................... 20

Marco Contextual ............................................................................................................ 21

2.3.1. Actividades. ................................................................................................... 21

2.3.2. Misión. ........................................................................................................... 22

2.3.3. Visión. ........................................................................................................... 22

2.3.4. Flujo de Proceso Operativo de Compra Actual. ............................................ 23

2.3.5. Flujo de Proceso Operativo de Venta Actual. ............................................... 24

2.3.6. Estructura Organizacional. ............................................................................ 27

2.3.7. Funciones del Personal. ................................................................................. 28

2.4. Marco Conceptual ................................................................................................. 29

XIII

2.5. Marco Legal .......................................................................................................... 30

Capítulo 3 ........................................................................................................................... 36

Marco Metodológico .......................................................................................................... 36

3.1. Diseño de la Investigación .................................................................................... 36

3.2. Tipo de la Investigación ........................................................................................ 36

3.3. Población y Muestra ............................................................................................. 37

3.3.1. Población de la Investigación. ....................................................................... 37

3.4. Técnica e Instrumentos de Investigación .............................................................. 38

3.4.1. Técnica de Recopilación de Información. ..................................................... 38

3.4.2. Técnica de Análisis. ....................................................................................... 39

3.5. Análisis de las Encuestas ...................................................................................... 46

3.6. Análisis de la Entrevista ....................................................................................... 49

3.7. Análisis de la Guía de Verificación ...................................................................... 51

3.8. Análisis de Documental ........................................................................................ 51

Capítulo 4 ........................................................................................................................... 53

La Propuesta ...................................................................................................................... 53

4.1. Objetivos ............................................................................................................... 53

4.1.1. Objetivo General de la Propuesta. ................................................................. 53

4.1.2. Objetivos Específicos de la Propuesta. .......................................................... 53

4.1.2.1. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable. ............ 54

4.1.2.2. Flujo del Proceso Administrativo Contable. ......................................... 55

4.1.2.3. Describir la Función del Personal del Área Contable. ......................... 57

4.1.2.4. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable. .... 60

XIV

4.1.2.5. Costo Beneficio. ........................................................................................ 67

Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................... 68

Conclusiones ....................................................................................................................... 68

Recomendaciones ............................................................................................................... 69

Referencias ......................................................................................................................... 70

Apéndices ............................................................................................................................ 74

XV

Lista de Ilustraciones

Ilustración 1. Método Sistemático de Mejora de Proceso .................................................. 14

Ilustración 2. Ubicación Geográfica del Negocio .............................................................. 21

Ilustración 3. Logotipo de la Mipymes .............................................................................. 22

Ilustración 4. Proceso de Compra Actual........................................................................... 23

Ilustración 5. Proceso de Venta Actual .............................................................................. 24

Ilustración 6. Organigrama de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera ....................... 27

Ilustración 7. Informe de Conocimiento Actual de los Procesos ....................................... 40

Ilustración 8. Informe de Evaluaciones del Personal ......................................................... 41

Ilustración 9. Informe de la Funcionalidad Laboral ........................................................... 42

Ilustración 10. Informe de Procesos Administrativos Contable ........................................ 43

Ilustración 11. Informe de Funciones del Personal ............................................................ 44

Ilustración 12. Informe de Importancia de un Sistema Informático .................................. 45

Ilustración 13. Flujo de Proceso Administrativo Contable ................................................ 55

XVI

Lista de Tablas

Tabla 1. Árbol de Problema .................................................................................................. 2

Tabla 2. Operacionalización de las Variables....................................................................... 7

Tabla 3. Descripción de los Flujos de Procesos Actuales .................................................. 25

Tabla 4.Personal del Negocio ............................................................................................. 37

Tabla 5. Situación Actual de los Procesos Administrativos Contable ............................... 40

Tabla 6. Evaluaciones del Desempeño Laboral .................................................................. 41

Tabla 7. Funcionalidad Laboral .......................................................................................... 42

Tabla 8. Incorporación de Procesos Administrativos Contable.......................................... 43

Tabla 9. Funciones del Personal ......................................................................................... 44

Tabla 10. Importancia de un Sistema Informático Contable .............................................. 45

Tabla 11. Guía de Observaciones ....................................................................................... 50

Tabla 12. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable ............................ 54

Tabla 13. Descripción del Flujo del Proceso Administrativo Contable ............................. 56

Tabla 14. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable ..................... 60

XVII

Introducción

La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera, está ubicada en la ciudad de Guayaquil, su

crecimiento económico y administrativo ha ocasionado diferentes problemas entre los más

sobresalientes controles administrativos contable inexistente, lo cual a los diferentes

usuarios no les permite desempeñar sus funciones de una manera adecuada dentro del

negocio.

Además, el problema está dentro del área administrativa contable que los procesos

operativos de acuerdo al de compra y venta son realizados manualmente ya que están

desactualizados, pero requiriéndose el diseño de procesos en el área contable, para que

permita al dueño de la empresa tomar decisiones acertadas a tiempo. Asimismo se presenta

el marco referencial en donde se hace énfasis a los trabajos realizados permitiendo la

utilización de las mismas para el desarrollo de esta tesis, comprendiendo a su vez el marco:

teórico, referencial, conceptual, contextual y legal. Que por lo general se va a utilizar toda

la información o criterio necesario para el desarrollo de la tesis.

A continuación está el marco metodológico compuesto por el diseño, como es

cuantitativo, cualitativo y de campo asimismo los tipos descriptivo, explicativo que

permite por parte de ellos observar la realidad del negocio, que a su vez ayudará analizar

los resultados obtenidos a través de encuesta, entrevista, observación y análisis

documental, es así que se va a diseñar los procesos administrativos contable, para que

permita obtener un conocimiento adecuado en sus actividades, definición de los mismos

procesos del negocio, que la información se la genere a tiempo y permita mejorar la toma

de decisiones.

1

Capítulo 1

El Problema

1.1. Planteamiento del Problema

A nivel mundial en México los emprendedores que poseen negocios en categorías

Mipymes y se ha visto afectado principalmente en no poseer procesos operativos, los

cuales les ha causado varias dificultades en diversos niveles de áreas, siendo esto frecuente

al no implementar procesos dentro del negocio, uno de los principales momento se da por

el desconocimiento de la gerencia en procedimiento de control administrativo contable y el

estudio incorrecto del negocio, ocasionando problemas a no ser competitivos, desviando

sus objetivos que no permiten alcanzar sus metas.(Palomo, s.f)

En nuestro país el crecimiento que han tenido los negocios creado por las personas

naturales se han visto afectados también de acuerdo a los procesos operativos, es así que se

toma de ejemplo a la empresa Maquitsu S.A qué se dedica a la comercialización de

maquinarias de construcción ya que a su vez presenta problemática sobre no contar con

procesos administrativo contable, lo que ha venido complicándose en su gestión interna,

desviando sus funciones de planificar, administrar, controlar y no tomar decisiones de

acuerdo a su función, y así ocasionando que el negocio vaya bajando su competitividad y

en poco año se vaya a la quiebra. Además, es muy importante que los negocios a nivel de

Ecuador establezcan mejoras e implementar para que les ayude a mantener el buen

funcionamiento y a su vez que sirva de base para tomar las mejores decisiones. (Wong

Nan, 2013)

2

La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera, fue creada en la ciudad de Guayaquil, el

02/01/1976, por el propietario Walter Efraín Mera Cañarte, el problema principal es que no

posee procesos administrativo contable, que ocasiona conflictos en el desarrollo de las

funciones. Por lo tanto para poder detallar los problemas que se pueden generar se va a

utilizar el respectivo árbol de problemas:

Tabla 1. Árbol de Problema

ÁRBOL DE PROBLEMAS

Procedimientos Administrativos Contables Inexistentes

Causas Efectos

Obtención de información

inadecuada. No se presentan los balances reales.

Funciones no bien establecidas en

el negocio.

Desorganización y mala

comunicación con las áreas.

Mala gestión de Procesos. No permite entregar la información a

tiempo.

Elaborado por: Daniel Choez P.

Es por ello que se recomienda diseñar procesos que permitan prevenir, controlar, y

detectar posibles falencias de control interno ocasionado falta de comunicación y

desarrollo en los procesos administrativo contable, acorde a la necesidad de la Mipymes

Accesorios y Repuestos Mera.

1.2. Formulación y Sistematización del Problema

1.2.1. Formulación.

¿Cuáles serían las incidencias por falta de procesos administrativo contable dentro de la

Mipymes Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil en la actualidad?

3

1.2.2. Sistematización.

a) ¿Cuáles son los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes

empresa Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil en la

actualidad?

b) ¿Cómo se evaluará los procesos administrativos contable en la Mipymes

Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil?

c) ¿Cuáles serían las funciones a establecerse para el personal de la Mipymes

Accesorios y Repuestos Mera en la ciudad de Guayaquil?

d) ¿Cuál sería el diseño adecuado para la Mipymes Accesorios y Repuestos

Mera en la ciudad de Guayaquil?

1.3. Objetivos de la Investigación

1.3.1. Objetivo General.

Diseñar procesos administrativos contable para mejorar el criterio operativo de la

Mipymes Accesorios y Repuestos Mera; ubicada en la ciudad de Guayaquil.

1.3.2. Objetivos Específicos.

a) Describir los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes

Accesorios y Repuestos Mera en la actualidad.

4

b) Evaluar los procesos administrativos contable y establecer los parámetros

para mejorar en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera.

c) Establecer funciones del personal del área contable en la Mipymes


d) Realizar el diseño del proceso administrativo contable para la Mipymes


1.4. Justificación

1.4.1. Justificación Teórica.

La idea de realizar este proyecto es relevante ya que como sabemos que los proceso

administrativos es el que da forma a una organización que permitirá dar seguimiento para

el rumbo hacia a los objetivos, además dichos procesos en los negocios permitirá y

facilitara la rápida compresión de cada actividad a realizarse, además también ayuda a

tener un mejor funcionamiento y control organizacional interno, de esa manera es poder

ayudar al dueño a tomar las decisiones estratégicas para que el negocio sea

rentable.(Monroy, 2014)

1.4.2. Justificación Metodológica.

Este proyecto de tesis propone establecer el diseño del proceso administrativo contable,

donde se establecerá una investigación explicativa y descriptiva.

5

Según el autor (Arismendi, 2013) la investigación descriptiva consiste en la

caracterización de un hecho, fenómeno, individuo con el fin de establecer o enfocarnos en

la recolección de técnicas aplicadas y la utilización de los datos a través de encuesta al

personal de la empresa, y así analizar minuciosamente los resultados obtenidos.

Además, también está la investigación explicativa según (Arismendi, 2013) se

encargará este tipo de investigación de buscar los hechos mediante la prueba de hipótesis

ya que permitirá la descripción y el interés de explicar las causas del problema relacionado

de acuerdo a los resultados encontrados, y se profundizara más a la realidad de la empresa.

1.4.3. Justificación Práctica.

Esta investigación se ha realizado con el objetivo de proponer y realizar el diseño del

proceso administrativo contable y solventar algunos inconvenientes, dando también

soluciones a los problemas determinados y cumplir con las normas Ley de Régimen

Tributario Interno y de aplicación, ya que permitirá mejorar su aplicación contable y que a

su vez el propietario tome las mejores decisiones para el ámbito competitivo. Además,

permitirá beneficiar a otras empresas con la misma o similar problemática, teniéndola

como un marco referencial.

1.5. Delimitación de la Investigación

La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera fue creada en la ciudad de Guayaquil en las

calles Luis Urdaneta y José Antepara en donde por lo general su campo establecido es el

administrativo, afectando a su vez el área contable en el tiempo económico del 2016 y su

aspecto es el diseño del proceso administrativo contable que no está definido en el área.

6

1.6. Hipótesis

Con el diseño del proceso administrativo contable dentro de la Mipymes Accesorios y

Repuestos Mera, mejoraría el proceso operativo del departamento de contabilidad.

1.6.1. Variable Independiente.

Diseño del proceso administrativo contable.

1.6.2. Variable Dependiente.

Departamento de contabilidad.

7

1.6.3. Operacionalización de las Variables.

Tabla 2. Operacionalización de las Variables

Variables Definición

Conceptual

Definición

Operacional Dimensiones Indicadores Preguntas Instrumentos Técnicas

(V.I) Diseño del

Proceso

Administrativo

Contable.

Es el

conjunto de

procesos, o

actividades

que se debe

realizar en

cualquier tipo

de

organización

para cumplir

con sus

objetivos.

Dentro del

negocio no

posee control

administrativo

a seguir, por

lo cual no

permite tener

una mejor

organización.

Control

Administrativo.

Estructura

Organizacional.

Flujos de

Procesos

Administrativo

Contable.

¿Cree usted que la

incorporación del

flujograma de

procesos

administrativo

contable mejoraría la

comunicación entre

las diferentes áreas

de la Mipymes

Accesorios y

Repuestos Mera?

Cuestionario

Guía de

Observación.

Encuesta

Entrevista

Observación

Análisis

Documental.

(V.D)

Departamento de

Contabilidad.

Es el

departamento

que se

encarga de

instrumentar

y manejar

toda las

operaciones

contable del

negocio.

La Mipymes

no posee

control

contable ya

que la

información

que se obtiene

es de forma no

oportuna.

Control

Contable.

Funciones de

los

Trabajadores.

Sistema de

Información.

Manual de

Control Interno

del Proceso

Administrativo

Contable.

¿Usted cree que es

necesario que se

establezca las

funciones de forma

detallada al personal

del área contable en

la Mipymes

Accesorios y

Repuestos Mera?

Cuestionario

Guía de

Observación.

Encuesta

Entrevista

Observación

Análisis

Documental.

Elaborado por: Daniel Choez P

8

Capítulo 2

Marco Referencial

2.1. Antecedentes de la Investigación

Para la sustentación de este proyecto de tesis se ha tomado como base la revisión de

varios trabajos de investigación que fueron realizados en periodos anteriores, relacionados

con el problema planteado. A continuación, los trabajos de referencias:

Según (Guzmán & Pintado, 2012), en su trabajo de investigación titulado es referido a

un “Propuesta del diseño de un manual de control interno administrativo y contable

para el área de contabilidad de la Universidad Politécnica Salesiana”, (Tesis de pregrado)

Universidad Politécnica Salesiana. Además planteó como objetivo general “Proporcionar

informacion financiera de manera oportuna y confiable, establecer los mecanismos de

registro, clasificación, análisis e interpretación de la información referente a las

operaciones financieras que se efectúan en la Universidad Politécnica Salesiana, asi como

coordinar la formulación de los estados fianncieros correspondientes”. Llegando a la

conclusión de que se implementara manual de funciones, y procedimientos contable ya que

ha traido consigo dificultades en la obtencion de informacion financiera,y se generará que

tenga un mejor funcionamiento el sistema contable asegurando asi el respaldo y resguardo

de la informacion. Y se relaciona con la presente investigación porque la entidad que se

tiene de referencia no tiene un buen flujo de procesos administrativo contable, como es

también la falta de designaciones de funciones del personal y falta de un manual de control

interno administrativo contable.

9

Según (Piña, 2011), en su trabajo de investigación titulado es "Propuestas de mejoras de

los procesos administrativos usando BMM (modelos de negocios) en la pyme caso:

importadora y exportadora ayacucho C.A”, (tesis de pregrado) Universidad Centro

Occidental “ Lisandro Alvarado”. En donde planteó como objetivo general “Desarrollar

una propuesta para la mejora de los procesos administrativos usando BMM ( modelos de

negocios) para la pyme importadora y exportadora ayacucho C.A”. Llegando a la

conclusión es de que en esta empresa ejecutará adecuadamente las funciones del personal y

que a su vez ya no va haber duplicidad de actividades tambien se capacitará al personal de

acuerdo en el ámbito contable, se lo relaciona con la presente investigación porque dentro

de la empresa que se tiene de referencia no cuenta con un buen flujo de procesos

operativos.

Según (Carreño, 2012),en su trabajo de tesis titulado es referido a lo que es una“Diseño

de procedimientos de control administrativo y contable para mejorar los rendimientos

financieros de la microempresa Xi Ferreterías”, (tesis de pregrado) Universidad Central del

Ecuador. Planteó como objetivo general “ Buscar la satisfacción entera del cliente con la

variedad y diversificación de productos en el rubro ferretero y asi mantener el compromiso

de ser lideres”. Llegando a la conclusión que adoptara normas, politicas y procedimientos

de acuerdo al manual de funciones y además que dentro de esta empresa va a tener

adecuado procesos operativo. Por lo tanto se lo relaciona con la presente investigación

porque en la empresa que se encontró el problema no cuenta con procesos operativos que

se tomará como referencia y por lo tanto sera de ayuda para conocer sus manuales de

funciones del personal, y flujos de procesos operativos organizacional de una forma

adecuada.

10

2.2. Marco Teórico

2.2.1. Origen del Proceso Administrativo Contable.

De acuerdo al proceso administrativo según (Villalobos, 2013) no indica que Henry

Fayol se le atribuye desde hace mucho tiempo y en la actualidad ser es el padre de la

administración, ya que en sus teorías, principios y doctrinas que realizo desde el año de

1900 han sido bases para una buena administración en la actualidad, en donde por lo

general se basa en 3 aspectos como es la división del trabajo, aplicación de un proceso

administrativo y la formulación de los criterios técnicos que viene orientar la función

administrativa organizacional. A su vez plantea que para el poder lograr el proceso de

administrar se debe seguir a través de pasos tales como:

Planeación: “Esta relacionada con el direccionamiento de las

organizaciones hacia lo que será su futuro” (Villalobos, 2013).

Organización: “Se refiere a la conducción de las personas que laboran en

las entidades para sí que sea el logro de los objetivos de la planeación”

(Villalobos, 2013).

Control: “Se refiere al proceso de evaluar y retroalimentar el desempeño de

las personas para el logro de sus objetivos” (Villalobos, 2013).

Dirección: “Se refiere a la conducción de las personas que laboran en las

organizaciones” (Villalobos, 2013).

11

2.2.2. Definición de Procesos.

Un proceso es una secuencia de actividades que uno o varios sistemas desarrollan para

hacer llegar una determinada salida al usuario, a partir de la utilización de determinados

recursos. (Pepper, 2011)

Por lo general también es expresado de otra forma, es decir que es el núcleo de una

organización, además son las actividades y tareas que realizan, a través de las cuales

producen o generan un servicio o producto para sus usuarios. (Pepper, 2011)

2.2.3. Características de los Procesos.

Las características de los procesos se organizan macro que se debe alcanzar a través de

una o más estrategias. De estas surgen procesos que se desagregan en sub procesos, que

a su vez están constituidos pro actividades y estas por tareas. (Pepper, 2011)

Un conjunto de actividades puede definirse como proceso si cumple con las siguientes

características:

1. Tiene un propósito claro.

2. Puede descomponerse en tareas.

3. Tiene entradas y salidas; si se pueden identificar los clientes, los

proveedores y el producto final.

4. Se pueden identificar tiempos, recursos, responsables dentro de la

organización. (Pepper, 2011)

12

Todo proceso tiene dos características importantes de destacar y que son

particularmente relevantes para la prestación de servicio:

1. Variabilidad: “Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en

las distintas actividades realizadas, las que, a su vez, generan variaciones

en los resultados del mismo: “Nunca dos resultados son idénticos” (Pepper,

2011).

2. Repetitividad: “Los procesos se crean para producir un resultado e intentar

repetir ese resultado una y otra vez. Esta característica permite trabajar

sobre el proceso y mejorarlo (Pepper, 2011).

Estas características hacen que, por un lado, las actividades en deban protocolizadas u

homologadas buscando las mejores prácticas, con el objetivo de lograr los mejores

resultados y disminuir su variabilidad. Y, por otro lado, especialmente si una actividad

es compleja, requiere que las personas que la realizan la repitan una y otra vez para

lograr la habilidad que garantiza la calidad en su ejecución organizacional. (Pepper,

2011)

2.2.4. Fases de Diseño de Procesos.

1. “Formulación del problema.

2. Análisis del problema.

3. Búsqueda de soluciones.

4. Decision

5. Especificación de la solucion” (Vera, 2012).

13

2.2.5. De la Gestión de los Procesos a la Gestión por Procesos.

Se ha apuntado que la importancia de los procesos fue apareciendo de forma progresiva

en los modelos de gestión empresarial. No interrumpieron con fuerza como la solución,

sino que se les fue considerando poco a poco como unos medio muy útiles para

transformar la empresa y para adecuarse al mercado. (Ramón, s.f, p. 82)

Inicialmente, pues, los modelos de gestión y las empresas adoptaron una visión

individualizada de los procesos, en la que se elegían los procesos más interesantes o

más importantes, se analizaban y mejoraban estos procesos y de ese análisis se deducían

consecuencias prácticas que resultaban útiles y aplicables. (Ramón, s.f, p. 82)

Anteriormente se da entender que las empresas no pensaban en un sistema integral de

procesos, ya que esto era la base para los cambios estratégicos organizacional. Aun así,

el análisis individual de los procesos produjo avances considerables en especialmente

en los modelos organizativos basados en la calidad total. (Ramón, s.f, p. 82)

2.2.6. Adaptación de los Procesos.

En este caso da entender que es un principio fundamental de acuerdo a la calidad total

es decir ya que los clientes son como árbitros absolutos de la misma calidad. Además la

calidad inherente del producto o del servicio, es la adecuación al uso y cualquier otra

orientación de la calidad ligada directamente a características propias de la empresa

proveedora y de sus ofertas al mercado ya que quedan subordinadas a las respuestas del

mercado. (Ramón, s.f, p. 82)

14

La calidad total busca la satisfacción de los clientes y, mediante ella, su fidelidad a la

empresa proveedora. Como consecuencial, el diseño de los productos y servicios, su

realización, también las forma de entregarlos, y por último el servicio de atención una

vez entregados. (Ramón, s.f, p. 82)

Por el contrario, los procesos están permanentemente sometidos a revisiones para

responder a dos motivos distintos. Por un lado, desde un punto de vista interno, todo

proceso es mejorable en sí mismo, siempre se encuentra algún detalle, algunas

secuencias que aumenta su rendimiento en aspectos de la productividad de las

operaciones o de disminución de defectos. (Ramón, s.f, p. 82)

2.2.7. Mejora de Procesos.

El rasgo más característico de este de método sistemático de mejora de procesos es su

continuo recurso a las medidas, a los datos objetivos, para la detección de los puntos a

mejorar, para confirmar el hallazgo de la causa real de los defectos detectados, para

corroborar que la solución adoptada es la apropiada y para cuantificar el nivel de mejora

alcanzado. (Ramón, s.f, p. 83)

Ilustración 1. Método Sistemático de Mejora de Proceso Nota: Pasos Para Mejorar Procesos en una Organización Escuela Politécnica Nacional (Vargas & Altamirano, 2012)

15

2.2.8. Control Interno.

Es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de organización, la

asignación de deberes y responsabilidad, el diseño de cuentas e informes y todas las

medidas y método empleados para:

1. Proteger activos.

2. Obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad de todos los

aspectos de las actividades de la empresa.

3. Promover u juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de

las actividades de la empresa.

4. Comunicar las políticas administrativas y estimular y medir el

cumplimiento de la misma. (González, s.f)

2.2.9. Componentes del Control Interno.

1. Ambiente de Control: “Es el entorno donde marca el funcionamiento de

una empresa e influye en la concienciación de sus empleados” (Pérez, s.f).

2. Evaluación de Riesgos: Las organizaciones se enfrentan a diversos riesgos

de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. (Pérez, s.f)

3. Actividades de Control: Esto está relacionado con las medidas de control

que se deben de realizar de acuerdo a las políticas y los procedimientos que

a su vez ayuden asegurar con las instrucciones de la empresa. (Pérez, s.f)

16

4. Información y Comunicación: “Se debe recopilar y comunicar de forma

adecuada para que permita al empleado cumplir con sus responsabilidades”

(Pérez, s.f).

5. Supervisión o Monitoreo: “Los sistemas de control interno requieren

supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el

adecuado funcionamiento del sistema, además esto es mediante las

actividades de supervisión o evaluaciones” (Pérez, s.f).

2.2.10. Clasificación de Control Interno.

1. Controles Administrativo: “Son procedimientos y métodos que se

relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa” (Gonzále, s.f).

2. Controles Contable: “Consiste de acuerdo en los métodos, procedimientos

y plan de organización que se refieren sobre la protección de los activos y a

asegurar que los informes financieros sean confiables” (González, s.f).

2.2.10. Medios para Lograr el Control Interno Contable.

1. Control Interno Sobre Transacciones: “Es que ninguna persona o

departamento deberá manejar todos los aspectos de una transacción de

principio a fin” (González, s.f).

2. Responsabilidad por los Activos: “Es cuando los del departamento de

contabilidad de la custodia son independientes, es decir que cada

departamento sirve para comprobar la precisión del otro” (González, s.f).

17

3. Eficiencia de las Operaciones: Es cuando dos o más departamentos

participan en cada transacción, el trabajo de un departamento es revisado

por el otro, normalmente de los errores que cometen. (González, s.f)

4. Organización Independiente de los Departamentos: “Este grado de

separación se logra mediante la designación de jefes de áreas además que

se valoricen sobre la base de la actuación de ellos mismos en sus

departamentos respectivos” (González, s.f).

5. Responsabilidad de los Departamentos de Finanzas y Contabilidad: “La

división de responsabilidad entre estas áreas muestra la separación de las

funciones de contabilidad, operativas y también de custodia de los activos”

(González, s.f).

2.2.11. Diagramas de Flujo.

Son, con toda seguridad, el método más extendido y popular para realizar el diseño

gráfico de procesos. Su simplicidad y versatilidad han contribuido notablemente a su

difusión. Pero, no se han difundido por igual las reglas sintácticas y semánticas que

convierten esta herramienta en un método realmente potente y simple para cumplir con

la comunicación entre personas implicadas dentro de un proceso de una organización.

(Ramonet, 2013, p. 1)

Además es un conjunto de reglas que permiten normalizar en una organización, y con el

fin de unificar la representación de procesos y facilitar su lectura. (Ramonet, 2013, p. 1)

18

2.2.12. Tipos de Diagramas de Flujo.

1. Formato Vertical: “En él, la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso”

(Castek, 2016).

2. Formato Horizontal: “En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va

de izquierda a derecha” (Castek, 2016).

3. Formato Panorámico: Es el proceso entero y está representado en una sola

carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo

el texto, lo que facilita su comprensión. Registra no solo en línea vertical,

sino también horizontal. (Castek, 2016)

4. Formato Arquitectónico: “Describe la guía de ruta de una forma o persona

sobre el plano arquitectónico del área de trabajo” (Castek, 2016).

2.2.13. Ventajas de Diagramas de Flujo.

1. “Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El

cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos” (Castek, 2016).

2. “Permiten identificar los problemas y las oportunidades del proceso. Se

identificarán, las responsabilidades, y los puntos de decisión” (Castek,

2016).

19

3. “Muestran las interfaces cliente- proveedor y las transacciones que en ellas

se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas” (Castek,

2016).

4. “Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el

proceso” (Castek, 2016).

2.2.14. Simbología de Diagrama de Flujos.

Decisión: “Se utiliza en el cual se debe de tomar una decisión de si o no” (Anónimo,

2011).

Flujo de Información: “Es el indicador de la información del orden que debe de seguir

la lectura del flujo grama” (Anónimo, 2011).

Operación: “Se utiliza para describir una breve descripción de la actividad” (Anónimo,

2011).

Archivo Temporal o Permanente: “Se utiliza cuando requiere una solicitud para que el

ítem pase a la siguiente actividad programada” (Anónimo, 2011).

20

Documento: “Se utiliza cuando se diagrama algún documento que es transferido o

generado a lo largo del proceso” (Anónimo, 2011).

Inicio y Fin del Proceso: “Este símbolo se utiliza para iniciar y para finalizar el

proceso” (Anónimo, 2011).

Inspección: “Se utiliza para indicar que el flujo de proceso se ha detenido de manera

que se pueda requerir una firma de aprobación” (Anónimo, 2011).

2.2.15. Pasos para la Creación de Diagramas de Flujos.

1. “Los diagramas deben escribirse de arriba hacia abajo, o izquierda a

derecha.

2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha

que indica la dirección en que fluye a la información de procesos.

3. Se debe evitar el cruce de líneas en el flujo de diagrama a un sitio distinto.

4. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando

el uso de muchas palabras.

5. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada a excepción

del símbolo final.

6. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de

flujo de salida”.(Anónimo, s.f)

21

Marco Contextual

El sector que se ubicó el problema fue en la provincia del Guayas; cantón Guayaquil en

la dirección de Luis Urdaneta y José Antepara que fue por falta de procesos administrativo

contable.

Ilustración 2. Ubicación Geográfica del Negocio

Accesorios y Repuestos Mera Nota: https://www.google.com.ec/maps

2.3.1. Actividades.

La Mipymes Accesorios y Repuestos Mera fue creada por el Sr. Walter Efraín Mera C.,

quien cuenta con alto grado de visión y emprendimiento, tiene la finalidad de brindar un

excelente servicio y/o accesorios a sus clientes, permitiéndole obtener buenas ganancias

como también hacerse conocer a nivel provincial con visión a nivel nacional.

Con el diseño que se propone realizar permitirá ejecutar bien los procesos

administrativo contable y las actividades, mejor rendimiento laboral y también que el

propietario permita tomar decisiones, oportunas y al momento que lo requiera, logrando

obtener una mejor competitividad y mejor rentabilidad, permitiendo un crecimiento

económico.

22

Ilustración 3. Logotipo de la Mipymes Nota: Accesorios y Repuestos Mera

2.3.2. Misión.

Somos una Mipymes que se encarga a la venta de materiales automotrices de alta

calidad y además estamos orientados con prioridad a satisfacer las necesidades de los

clientes.

2.3.3. Visión.

Queremos ser una Mipymes muy innovadora en la venta de accesorios y repuestos

encaminando a tener un liderazgo en el mercado automotriz en el año 2016.

23

2.3.4. Flujo de Proceso Operativo de Compra Actual.

Ilustración 4. Proceso de Compra Actual Nota: Accesorios y Repuestos Mera

24

2.3.5. Flujo de Proceso Operativo de Venta Actual.

Ilustración 5. Proceso de Venta Actual Nota: Accesorios y Repuestos Mera

25

Tabla 3. Descripción de los Flujos de Procesos Actuales

Proceso de

Negocio Compra y Venta de Accesorios y Repuestos Automotriz

Objetivo

Registrar orden de compra y facturas

Descripción

Compra

1. El gerente general verifica y solicita al vendedor cantidad de

ítems de mercaderías a comprar sin ayuda de un sistema

contable actualizado.

Realiza la generación de opción de compra de acuerdo al reporte del

vendedor sin ayuda de un sistema contable actualizado, envía datos

para pago a crédito al proveedor, además recibe la factura por el

proveedor y las mercaderías y después revisa cantidad y precio de la

opción de compra, emite orden de ingreso a bodega y orden de pago

manualmente.

2. Los vendedores realizan el reporte de los ítems que se requiere

comprar sin ayuda de un sistema contable actualizado.

3. El contador general elabora orden de pago.

Elabora las transacciones de compra de forma manual y sin ayuda de un

sistema informático contable, realiza el control manual de diarios

contable, elabora los balances en forma manual, y emisión de los

mismos al gerente general.

26

4. El proveedor recibe los ítems de mercadería manualmente.

Recibe los datos del cliente y forma de pago, emite, copia de factura,

envía los repuestos y accesorios automotrices.

Venta

1. El cliente realiza la solicitud de compra.

Recibe la factura realizada de forma manual, y además recibe los

repuestos y accesorios adquiridos.

2. El vendedor atiende al cliente

Verifican existencia de mercadería, pero sin ayuda de un sistema

informático contable, también realiza proceso de cobro el crédito pero

no la ejecutan, solo el cobro de efectivo, y por último emiten factura de

forma manual y copia de la misma.

3. El contador general recibe la factura de forma manual por parte

de los vendedores.

Realiza atención al cliente, entrega de mercadería y toma física de

inventario, el control de forma manual de los diarios contables, elabora

las transacciones de las ventas, pero sin ayuda de un sistema contable

actualizado, elabora balances y los emite de forma manual al gerente.

4. El gerente general revisa y aprueba los balances, obtenidos de

forma manual, y realiza tomas de decisiones, pero no de forma

confiable.


27

Explicación:

Se ha determinado los flujos de procesos comerciales principales de la Mipymes

Accesorios y Repuestos Mera con la finalidad de poder decretar en la actualidad como se

están manejando y además determinar, si los procesos administrativos contable inmersos

en ella se están realizando en forma correcta, por lo consiguiente se da a detallar que a

través de estos flujos se da a concebir la realidad de que sus procesos operacionales que

son realizados de forma arcaica y sin ayuda de un sistema actualizado además que sus

funciones del personal no están bien establecidas.

2.3.6. Estructura Organizacional.

Ilustración 6. Organigrama de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera Nota: Accesorios y Repuestos Mera

Explicación:

La estructura organizacional del negocio se puede apreciar que la dirección de la misma

recae en el gerente general y/o propietario, como asesor financiero contable cuenta con un

contador y en la parte operativa del negocio tiene de apoyo de dos vendedores. En el

siguiente punto se va a explicar las funciones del personal correspondiente:

Gerente General

Vendedor 1 Vendedor 2

Contador General

28

2.3.7. Funciones del Personal.

Departamento: Gerencia General

Gerente General

Verificar cantidad de ítems de mercaderías.

Solicitar reportes de ítems de mercaderías por parte de los vendedores.

Negociar con los proveedores.

Emitir orden de ingreso de la mercadería y orden de pago a proveedores.

Revisión de los informes financieros y aceptación para la presentación a

los entes reguladores.

Tomas de decisiones estratégicas.

Nota: Obtenido por parte de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera

Departamento: Contabilidad

Contador General

Realizar orden de pago a los proveedores y personal del negocio.

Receptar y Verificar los datos de las facturas.

Elaborar los asientos de diarios manualmente.

Elaborar los estados financieros.

Emitir estados financieros al gerente general.

Realizar declaraciones y anexos mensuales.

Atención al cliente.

Entrega de mercaderías solicitadas por el cliente.

Realizar tomas físicas de inventario.


29

Departamento: Ventas

Vendedores 1-2

Atención al cliente

Reporte de ítems faltante de mercaderías.

Receptar el documento el de opción de compra

Proceso de cobranza

Emitir factura al cliente y entrega de copia del documento

Realizar entrega de mercaderías solicitadas por el cliente

Envío de facturas al contador general

Realizar devoluciones

Realizar tomas físicas de inventario

Realizar arqueo de caja


2.4.Marco Conceptual

Procesos Operativos: “Son proceso que permiten generar el producto de servicio que

se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del cliente final,

además generalmente a través de los procesos atraviesan muchas funciones dentro de una

organización” (Anónimo, s.f).

Negocios: “Es una operación de cierta complejidad, relacionada con los procesos de

producción, distribución y venta de servicios y bienes, con el objetivo de satisfacer las

diferentes necesidades de los compradores y beneficiando, a su vez, a los vendedores”

(Anónimo, s.f).

30

Flujograma de Información: “Describe y representa una guía de las actividades del

proceso” (Bravo, 2011, p. 289).

Persona Natural: “Conocida también como persona física, hace referencia a cualquier

ser humano con capacidad de adquirir deberes y derechos jurídicos” (Anónimo, s.f).

Nivel de Confianza: “Es la probabilidad de que el parámetro a estimar se encuentre en

el intervalo de confianza” (Anónimo, s.f).

Riesgo Inherente: “Esto tiene que ver exclusivamente con la actividad económica o

negocio, independientemente del sistema de control interno que allí se estén aplicando”

(Anónimo, 2012).

2.5.Marco Legal

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

Según la LORTI descrito en el art.19 habla sobre la obligación de llevar contabilidad y

declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades.

También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que el primero de

enero opere con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio

inmediato anterior. (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. VI)

Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un

capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los

31

profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores

autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta

imponible. (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. VI)

Además, en el art.21 de dicha ley establece que los estados financieros servirán de base

para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su

presentación a la superintendencia de compañías y a la superintendencia de bancos y

seguros, según el caso. Las entidades financieras, así como las entidades y organismos

del sector público que, para cualquier trámite, requieren conocer sobre la situación

financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros

que sirvieron para fines tributarios. (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015,

cap. VI)

“Según el art.40 de acuerdo a plazo para la declaración a la renta serán presentadas

anualmente, por los sujetos pasivos en los lugares y fechas determinados por el

reglamento” (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. IX).

Reglamento de Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

El reglamento de aplicación de la ley orgánica de régimen tributario interno describe en

el art.37 que están obligados los contribuyentes a llevar contabilidad ya sea de

sucursales y establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades

definidos como tales en la LORTI. Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las

personas naturales y las sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y

que operen con un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1. De

32

enero de cada ejercicio impositivo hayan sido superiores a $ 60.000 o cuyos ingresos

brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido

superiores a $100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad

empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a $80.000.

Entiende como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos que posea el

contribuyente, relacionados con la generación de la renta gravada. La contabilidad

deberá ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un contador legalmente

autorizado. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,

2015, cap. V)

También determina que los contribuyentes deben de llevar cuentas de ingresos y

egresos como estipula en el art 38 que las personas naturales que realicen actividades

empresariales y que operen con un capital, obtengan ingresos y efectúen gastos

inferiores a los previstos en el artículo anterior, deberán llevar una cuenta de ingresos y

egresos para determinar su renta imponible. (Reglamento para la Aplicación de la Ley

de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. V)

El reglamento de aplicación de la ley orgánica de régimen tributario interno considera

en su art.72 que la declaración anual del impuesto a la renta se presentara y se pagara el

valor correspondiente en los siguientes plazos:

2. Para las personas naturales y sucesiones indivisas, el plazo para la declaración se

inicia el 1 de febrero del año inmediato siguiente, según el noveno digito del RUC,

cedulad de identidad o pasaporte, según el caso:

1. 10 de marzo

33

2. 12 de marzo

3. 14 de marzo

4. 16 de marzo

5. 18 de marzo

6. 20 de marzo

7. 22 de marzo

8. 24 de marzo

9. 26 de marzo

0. 28 de marzo

Cuando una fecha de vencimiento coincida con días de descanso obligatorio o feriados,

se trasladará al siguiente día hábil. Luego de haber vencido el plazo mencionado

anteriormente, deberá pagar intereses y multas que serán liquidados en la misma

declaración. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,

2015, cap. IX)

Por lo general como nos establece en el art.93 indica que lo que están sujetos a

retención en la fuente son las personas naturales, las sucesiones indivisas y las

sociedades inclusive la empresa pública no regulada por la ley orgánica de empresas

públicas. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno,

2015, cap. X)

De acuerdo al art. 95 al momento de la retención de acuerdo al reglamento de

aplicación establece que el plazo es de 5 días al momento que se ha presentado el

comprobante de venta., y se depositará los valores retenido en una entidad autorizada.

(Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. X)

34

“En correspondencia al art.100 de las declaraciones de las retenciones en la fuente

refleja que las mismas se efectuaran en los formularios u otros medios” (Reglamento

para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. X).

Además, en el art 102 de acuerdo al reglamento de aplicación es que los plazos para

declarar y pagar los agentes de retención presentaran los valores retenidos y los pagara

en el siguiente mes, hasta las fechas que se indican a continuación:

1. 10 del mes siguiente









0. 28 del mes siguiente. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de

Régimen Tributario Interno, 2015, cap. X)

Por lo general lo que indica en el art.158 de la declaración del impuesto es que los

sujetos pasivos que efectúen transferencias de bienes o presten servicios gravados con

tarifa 12%, y aquellos que realicen compras o pagos están obligados a presentar una

declaración mensual. Se efectuarán en los formularios correspondientes y se los

presentara con el pago del impuesto hasta las fechas previstas en este reglamento.


35









0. 28 del mes siguiente. (Reglamento para la Aplicación de la Ley de

Régimen Tributario Interno, 2015, cap. III)

“Como nos indica en el art.159 habla sobre liquidación del impuesto es decir que los

sujetos pasivos liquidaran mensualmente el impuesto aplicando las tarifas del 12% y del

0% sobre el valor de las ventas o prestación de servicios” (Reglamento para la Aplicación

de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. III).

Además, en el reglamento de aplicación de la LORTI en su art. 217 nos establece los

requisitos para la inscripción de nuevos contribuyentes por primera vez, en donde en

general las personas naturales deben de cumplir con lo establecido de la LORTI,

deberán presentar los requisitos que establezca el Director del SRI. La información

proporcionada por el sujeto pasivo en el ruc y su actualización correspondiente, se

someterá a los lineamientos establecidos en la Ley del RUC, una vez inscritos en el ruc

e incorporados al nuevo régimen, además los sujetos pasivos deberán solicitar la

autorización para emitir comprobantes de venta como lo estable este reglamento.

(Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, 2015, cap. I).

36

Capítulo 3

Marco Metodológico

3.1.Diseño de la Investigación

Esta investigación va a tener enfoque cualitativo, cuantitativo y de campo.

Investigación cualitativa: “Permite la recolección de datos, pero está alineado a la sin

medición numérica; es decir por medio de este enfoque se permitirá descubrir o para

desarrollar preguntas de entrevista” (Acevedo, 2013).

Investigación cuantitativa: “Está alineado hacia la recolección de datos; en donde

permitirá comprobar la hipótesis de la base numérica y a la vez realizar análisis estadístico

en valores numerarios y así poder entregar los resultados al negocio” (Acevedo, 2013).

Investigación de Campo: “Es decir que nos permitirá investigar dentro del lugar real

donde están establecidos los problemas establecidos” (Arismendi, 2013).

3.2.Tipo de la Investigación

Este proyecto de investigación será de nivel tipo descriptiva y explicativa porque nos

permitirá establecer las variables sobre el tema de estudio y enfocarnos en los resultados

que sustenten esta investigación al establecer el diseño al proceso administrativo contable

con las reformas que requiere para el buen funcionamiento del mismo.

37

Tipo descriptivo: “Consiste en la caracterización de un hecho, y fenómeno, además

permite establecer técnicas aplicadas en la recolección de datos y la utilización de los

mismos que puede ser por medio de entrevista, encuesta, guía de observación, análisis

documental en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera” (Arismendi, 2013).

Tipo explicativo: Permitirá la descripción y el interés de explicar el fenómeno o causa

del problema relacionado de acuerdo a los resultados obtenidos, ya que se profundiza más

a la realidad de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera. (Arismendi, 2013)

3.3.Población y Muestra

3.3.1. Población de la Investigación.

La población es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas

características comunes observables en un lugar y en un momento determinado.

(Wigodski, 2011)

Esta investigación se lo hará al personal que está laborando en el negocio de la ciudad

de Guayaquil, cuenta con 4 personas que aportan en la investigación de este trabajo y son

los siguientes:

Tabla 4.Personal del Negocio

Cargo #

Gerente 1

Contador 1

Vendedor 2

Total 4

Nota: Datos de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera

38

Considerando la siguiente población no será necesaria determinar la muestra ya que la

misma es una población finita.

3.4.Técnica e Instrumentos de Investigación

3.4.1. Técnica de Recopilación de Información.

Para la compilación de datos en esta investigación se lo aplicará a todo el personal y se

utilizara el siguiente proceso que es:

Encuesta: “Es una técnica de recogida de datos para la investigación

social” (Anònimo, s.f).

Entrevista: “Es un instrumento de investigación donde se tiene acceso

directo a los individuos que forman parte de la población estudiada”

(Anònimo, s.f).

Observación: “Es la técnica de recogida de información que se utiliza”

(Anònimo, s.f).

Análisis Documental: “Es una técnica que consiste en analizar los

documentaos que se utilizan como instrumentos de gestión en una

organización” (Adriana, 2012).

39

3.4.2. Técnica de Análisis.

Todos los datos será por el estudio cualitativo, cuantitativo y de campo en donde se lo

realizará por medio de:

Encuesta

Conciliación de datos.

Tabulación de cuadros estadísticos.

Interpretación de gráficos y análisis.

Entrevista

Elaboración de la entrevista.

Desarrollo de una entrevista.

Análisis de los datos.

Observación

Elaboración de una guía.

Análisis de lo observado.

Análisis Documental

Observación directa.

Análisis de la observación directa.

40

Preguntas de Encuesta

1. ¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes

Accesorios y Repuestos Mera?

Tabla 5. Situación Actual de los Procesos Administrativos Contable

Detalle Frecuencia Porcentaje

Totalmente Conoce 1 25%

Mediantemente Conoce No Conoce

0 3

0% 75%

Total 4 100%

Nota: Datos obtenido de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera

Ilustración 7. Informe de Conocimiento Actual de los Procesos Administrativos Contable


Interpretación:

Como se visualiza en el grafico anterior es que el 75% del personal del negocio no

conoce los procesos administrativos contable que utiliza el negocio, y es por ende muy

probable que el control interno no es aplicado de la mejor forma al momento de

realizarlos.

75%

25%

Conocimiento de los Procesos Administrativos Contable

TotalmenteConoce

MediantementeConoce

No Conoce

41

2. ¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de

acuerdo a su trabajo?

Tabla 6. Evaluaciones del Desempeño Laboral


Siempre 0 0%

Rara vez

Nunca

0

4

0%

100%

Total 4 100%

Nota: Datos obtenidos de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera

Ilustración 8. Informe de Evaluaciones del Personal Elaborado por: Daniel Choez P.

Interpretación:

Los resultados que arroja esta pregunta se da a conocer que dentro del negocio no se

realiza evaluaciones para verificar el rendimiento de cada colaborador, esto podía darse

por el desconocimiento de las funciones del talento humano ya que no están bien

establecidas.

0%

100%

Evaluación del Desempeño Laboral

Siempre

Rara vez

Nunca

42

3. ¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral

dentro de la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?

Tabla 7. Funcionalidad Laboral


Realiza Otras Funciones 3 25%

A Veces Otras Funciones

Solo Realiza sus Funciones

0

1

0%

75%

Total 4 100%


Ilustración 9. Informe de la Funcionalidad Laboral Elaborado por: Daniel Choez P.

Interpretación:

Con los resultados que obtenemos por medio de este gráfico se puede observar que el

75% del personal del negocio ejecuta otras operaciones diferentes a su puesto de trabajo,

pero es posible que por la falta de las mismas no se ejecuten bien.

75%

25%

Funcionalidad Laboral

Realiza OtrasFunciones

A veces OtrasFunciones

Solo Realiza susFunciones

43

4. ¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos

contable mejoraría la comunicación entre las diferentes áreas de la Mipymes


Tabla 8. Incorporación de Procesos Administrativos Contable


Totalmente de Acuerdo 4 100%

De Acuerdo

No de Acuerdo

0

0

0%

0%

Total 4 100%


Ilustración 10. Informe de Procesos Administrativos Contable Elaborado por: Daniel Choez P.

Interpretación:

Como se visualiza en el grafico es que todo el personal de Accesorios y Repuestos

Mera está de acuerdo en un 100% de que se incorpore el flujo de procesos administrativo

contable, porque permitirá establecer los pasos para obtener mejor comunicación entre los

departamentos del negocio.

100%

0%

Incorporación de Procesos Administrativos Contable

Totalmente deAcuerdo

De Acuerdo

No de Acuerdo

44

5. ¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada

al personal del área contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos Mera?

Tabla 9. Funciones del Personal



De Acuerdo

No de Acuerdo

0

0

0%

0%

Total 4 100%


Ilustración 11. Informe de Funciones del Personal Elaborado por: Daniel Choez P.

Interpretación:

Como se da observar los resultados por medio de este gráfico, todo el personal está de

acuerdo en un 100%, se deberá detallar bien las funciones ya que por medio de ellas se

logrará mejorar el rendimiento laboral en el negocio.

100%

0%

Funciones del Personal


De Acuerdo

No de Acuerdo

45

6. ¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos

Mera tenga un Sistema Informático Contable actualizado, donde se maneje

todos los procesos?

Tabla 10. Importancia de un Sistema Informático Contable



De Acuerdo

No de Acuerdo

0

0

0%

0%

Total 4 100%


Ilustración 12. Informe de Importancia de un Sistema Informático Contable


Interpretación:

El resultado que nos arroja esta pregunta de encuesta, es que todos especifican que

están de acuerdo en un 100%, que si es necesario que la Mipymes tenga un sistema

informático modulo contable actualizado; porque permitirá generar la correspondiente

información contable en forma automática, rápida y oportuna.

100%

0%

Importancia de un Sistema informático Contable


De Acuerdo

No de Acuerdo

46

3.5.Análisis de las Encuestas

Después de haber realizado las encuestas y obtenido los resultados, se puede indicar que

la empresa de acuerdo al ámbito organizacional no conocen los procesos administrativos

contable ya que esto es muy probable que el control interno no es aplicado de la mejor

forma, se pudo determinar también que no realizan evaluaciones de desempeño laboral de

acuerdo al personal es por ende que se da el desconocimiento de sus funciones ya que no

están bien establecidas, además que el talento humano realizan actividades que no le

competen de acuerdo a su cargo ya que por la falta de las mismas no son ejecutadas de la

mejor forma.

Por lo tanto, también se pudo decretar que el propietario como sus colaboradores están

de acuerdo que se incorpore el flujograma de procesos administrativos contable ya que

esto permitirá que haiga una adecuada comunicación entre áreas, y que las funciones

laborales se establezcan de forma detallada ya que mejoraría el rendimiento laboral del

personal, además se evidencio que la entidad posee un sistema contable pero a su vez esta

desactualizado ya que no cumple con los objetivos de la empresa y que al presentarse esta

situación se indica que se actualice y que maneje todo sus procesos ya que esto permitirá

obtener la información rápida y oportuna.

47

Entrevista al Propietario del Negocio Accesorios y Repuestos Mera

Nombre del Entrevistado: Walter Efraín Mera Cañarte

Nombre del Entrevistador: Daniel Sebastian Choez Pillajo

Puesto que Ocupa en el Negocio: Gerente General

1. ¿En qué fecha se fundó el negocio Accesorios y Repuestos Mera y en qué línea de

producto se estableció para ofrecer a sus clientes?

El negocio fundado en el año 1976, es familiar, está ubicado en las calles Luis Urdaneta y

José Antepara. Este negocio inicio sus actividades comerciales con la venta de accesorios

y repuestos como son: llantas, aros y entre otros bienes. El cual es atendido personalmente

y por mis colaboradores.

2. ¿Qué fue lo que le motivo a usted para la creación de este negocio?

Lo que me motivo a la creación de este pequeño negocio, fue sacar adelante el bienestar

familiar, el cual la ha sido fundamental para el desarrollo de mi núcleo personal. Con la

rentabilidad de este negocio he podido apoyar a mi familia principalmente en la educación

de mi hijo, en el cual deposito mi confianza que en lo posterior retribuirá con apoyo

directo en el crecimiento de la empresa.

3. ¿En el negocio Accesorios y Repuestos Mera que es lo que usted busca mejorar en

la actualidad?

Teniendo estos años de servicio a la comunidad, esta pequeña empresa tiene como objetivo

primordial el progreso del mismo, además siendo realista, veo la necesidad actualmente de

48

mejorar los procesos operativos, que permita su adecuado funcionamiento, establecer

claramente las funciones de mis trabajadores de cada área y a su vez apoyarme con un

sistema informático contable acorde a las necesidades del negocio, que nos permita

obtener directamente la información actualizada, relevante y precisa cuando esta sea

requerida y de implementar el flujo de proceso administrativo correspondiente en el área

contable.

4. ¿Usted estaría dispuesto a realizar cambios dentro de su negocio de acuerdo a lo

que es: diseño de procesos administrativos contable, establecer las funciones del

personal, y actualizar el sistema informático contable?

Sí, por supuesto, ya que como le conteste en la pregunta anterior ya es tiempo de mejorar

todos procesos operativos manuales para que estos sean efectuados de una forma rápida y

automatizada utilizando adecuadamente la tecnología de información que nos permitirá

mejorar la organización en forma interna, habiendo una mejor comunicación con las

diferentes áreas, por lo cual cada uno de mis colaboradores realizarían solamente las

funciones asignadas a su persona, y ayudaría a que se sienta a gusto con su desempeño

laboral, y además podría tomar las mejores decisiones para mi negocio.

5. ¿Los procesos que existen en su negocio se encuentran actualizados o

desactualizados?

Como se le explique anteriormente los procesos administrativos contable que se evaluaron

tanto como el área de compra y venta se encuentran desactualizados y del área contable no

existe.

49

3.6.Análisis de la Entrevista

Tomando en conclusión las respuestas obtenidas se da a detallar que el propietario creo

el negocio para el bienestar de su familia, enfocándose en la comercialización de llantas,

aros, entre otros. Además se determinó que la empresa si posee flujos de procesos del área

de compra y venta a su vez estos no son ejecutados de la mejor forma ya que por ende esto

suele suceder que no haiga una adecuada comunicación con las áreas, Así mismo sus

procesos son realizados parcialmente de manera manual el mismo se encuentra

desactualizado es esto por la cual afecta en la información ya sea por un mal registro o

tardía de la misma consolidada en excel, así también se comprobó que no poseen funciones

bien establecidas del personal, ya que por la falta de las mismas ocasiona duplicidad de

actividades o ejecución no de acuerdo a su cargo, la cual también dentro del área contable

no existe el flujo de procesos administrativos contable ya que habría que crearlo.

El dueño de la entidad se comprometió a realizar los cambios necesarios e

implementarlos dentro del negocio, para que de esa manera conseguir el buen

funcionamiento del mismo y se tomen las mejores decisiones.

50

Guía de Observación

Tabla 11. Guía de Observaciones

Documentos Si No Observación

Organigrama

El organigrama del negocio

está de forma detallada

globalmente.

Las áreas están bien

organizadas en el

organigrama.

X

X

Accesorios y Repuestos Mera tiene su

organigrama de la forma correcta, y

bien detallada.

Flujos de Procesos

Existen flujos de procesos de

acuerdo al de compra y venta.

Dentro del negocio existe

buena comunicación con las

demás áreas.

En el área contable existe flujo

administrativo contable.

X

X

X

El negocio si posee flujos de

procesos, pero no se la ejecuta de la

forma correcta, generando mala

comunicación, y además en el área

contable no existe.

Manual de Funciones

El personal ejecuta actividades

no acordes a su cargo.

Dentro del negocio existe bien

establecidas las funciones del

personal.

X

X

El personal no ejecuta sus actividades

de acuerdo a su cargo ya que a su vez

no se encuentran bien establecidas.

Sistema de Información

El personal se ayuda con un

sistema informático

actualizado.

La información que se ejecuta

en el área contable es

confiable y oportuna.

X

X

En el negocio posee sistema contable

pero no lo utilizan por motivo de

desactualizaciones ya que toda

información no se la obtiene a

tiempo.

Control Interno

El negocio posee control

interno en el área contable.

X

Dentro del negocio en el área

contable no existe control interno.

C.T= 10 N.C= 3/10 = 0.30% R.I= 100% - 30%= 70%

C = 3

51

3.7.Análisis de la Guía de Verificación

Como se visualiza en esta guía realizada dentro del negocio, es que de acuerdo a los

ítems planteado tiene un nivel de confianza bajo, de un 0.30% esto sucede porque no se

aplican adecuadamente los métodos de control interno de acuerdo en el área contable,

habiendo un riesgo inherente de un 70% siendo muy alto dado por la falta de control de la

misma por parte de la gerencia en el departamento contable.

3.8.Análisis de Documental

En base a la información recabada y evaluada inicialmente el organigrama, flujos de

procesos, manual de funciones, sistema de información y control interno se pudo

determinar la siguiente:

1. El organigrama organizacional que posee la entidad en este caso se encuentra bien

estructurado ya que se ha podido determinar que el gerente general y/o propietario

es el jefe principal del negocio, ya que es el pilar primordial para que se tomen las

decisiones correctas y de ahí seguido de su asesor como es el contador y después

sus vendedores.

2. De acuerdo a los flujos de procesos se verificó que el de compra y de venta se lo

aplica de manera errónea ya que no se cumple con los procesos establecidos, por lo

cual no existe una comunicación de áreas de forma correcta, en donde se determinó

también que dentro del departamento de contabilidad no existe el flujo de procesos

correspondiente.

52

3. De acuerdo al manual de funciones acorde al personal de las distintas áreas, dichas

actividades no están bien establecidas ya que por ende en ciertos casos se realizan

otras funciones diferentes a su cargo que fue verificado con los flujos que, si

existen de compras y ventas, pero en cambio en el área contable no existe.

4. Además, el sistema de información, se decretó que el negocio posee su sistema

contable, pero se encuentra desactualizado ya que su información es obtenida

parcialmente por un sistema de información, pero se la consolida en excel.

5. De acuerdo al control interno se comprobó que por parte de la gerencia no se ha

establecido un control en el departamento contable.

53

Capítulo 4

La Propuesta

“Diseño del Proceso Administrativo Contable en la Mipymes Accesorios y Repuestos

Mera”

De acuerdo a la realidad y a la evaluación realizada en este negocio se determinó que no

cuenta con procesos administrativo contable dentro del departamento, lo que ha causado

consecuencias tales como mala comunicación entre áreas, mala gestión interna en el

ámbito contable al cargo a desempeñar, y se propone incluir controles, funciones, y

manuales para que por medio de estas herramientas ayude a tener una mejor gestión

interna dentro del negocio.

4.1. Objetivos

4.1.1. Objetivo General de la Propuesta.

Diseñar los procesos administrativo contable de la Mipymes Accesorios y

Repuestos Mera.

4.1.2. Objetivos Específicos de la Propuesta.

Definir los controles de los procesos administrativo contable de la

Mipymes Accesorios y Repuestos Mera.

54

Elaborar el flujo de proceso administrativo contable.

Describir la función para el personal del área contable de la Mipymes


Elaborar un manual de control interno del proceso administrativo contable.

Describir el costo beneficio para el diseño del proceso administrativo

contable.

4.1.2.1. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable.

Tabla 12. Definición del Control del Proceso Administrativo Contable

Definición

1. De acuerdo a la actividad del negocio la entidad solicita sus pedido de acuerdo

a la necesidades del cliente que a través de esto realiza la respectiva orden de

compra a varios proveedores, este proceso debe estar sustentado y solicitado

con el respectivo comprobante de venta y retención y el visto bueno de

gerencia para poder ser ingresado en el detalle de compras alimentando al

inventario y la contabilidad.

2. El proceso de venta también debe de sustentarse a través del comprobante de

venta y de retención si es el caso, este debe estar debidamente detallado

indicando la forma de pago y el nombre del cliente que una vez generado la

55

salida del mismo permitirá restar el inventario y alimentar a la venta para

poder tener un control de todos los procesos.

3. Todos los procesos deben ser consolidados al final del mes en un solo archivo

permitiendo este elaborar los balances financieros. Este proceso se mantendrá

hasta la adquisición o actualización del sistema contable.


4.1.2.2. Flujo del Proceso Administrativo Contable.

Ilustración 13. Flujo de Proceso Administrativo Contable Elaborado por: Daniel Choez P.

56

Tabla 13. Descripción del Flujo del Proceso Administrativo Contable

Descripción Departamento de Compra

1. Por medio de esta área inicia la generación de las órdenes de

compra donde pasa a comprar al proveedor, luego reciben y

realizan la revisión de la copia de la factura del proveedor y

envío del documento al área de contabilidad.

Bodega

2. En esta área es donde se recibe y se cambian la mercadería

comprada permitiendo valorizar el inventario.

Departamento de Venta

3. En este departamento es donde se emiten las facturas, se entrega

la mercadería al cliente y se envían las copias de las facturas al

departamento de contabilidad para su respectiva gestión.

Proveedor

4. Es aquella persona que recibe las opciones de compra con los

ítems solicitado y luego emiten las facturas y envío de copia de

las mismas y mercadería al cliente.

Departamento de Contabilidad

5. En este departamento se recepta todos los documentos de soporte

que genera las diferentes áreas y es en donde se verifican datos

de los documentos y se realizan las transacciones,

57

modificaciones, verificación, generación y revisión de los

balances además por último la emisión de los mismos a la

gerencia.

Gerencia

6. Para finalizar esta información obtenida de los estados

financieros es que pasa por medio de esta área para la revisión y

aprobación y tomas de decisiones correspondientes.


Explicación:

En este caso se ha determinado el flujo del proceso administrativo contable dentro del

área correspondiente ya que a la vez esto permitirá que tenga una mejor funcionalidad

dentro de la misma, con la finalidad que en la actualidad se va a mejorar la comunicación

entre áreas y las funciones a realizarse de acuerdo a su cargo ya que está inmerso de forma

manual a su vez sin ayuda de un sistema, por lo cual el propietario se encargará de

actualizar o comprar el sistema contable para el negocio y sea de mejor ayuda de una

forma automatizada.

4.1.2.3. Describir la Función del Personal del Área Contable.

Al no estar creado en el departamento los procesos administrativo contable fue

necesario establecer funciones que se establezcan en esta área ya que permitirá una

correcta segregación de funciones que estará a continuación en el perfil del puesto.

58

Departamento: Contabilidad

Cargo: Contador

1. Objetivo del Cargo:

Establecer, controlar y analizar todas las actividades contables, y también

garantizar que los estados financieros sean confiables y oportunos y apoyar al

gerente general para que tome decisiones acertadas a nivel financiero.

2. Función Específica del Puesto:

Sugerir al gerente general de acuerdo en lo que es en las tomas de

decisiones económicas contables.

Analizar y clasificar todos los documentos contables.

Analizar y actualizar el plan de cuentas que va utilizar la empresa.

Revisar o corregir los asientos de diarios de acuerdo a las actividades del

negocio.

Realizar los estados financieros mensualmente obtenidos por el sistema.

Verificar y presentar de los informes financieros tanto a la gerencia

como a los entes reguladores de control.

Realizar las nóminas de pago del personal de la empresa y/o

proveedores.

Realizar las declaraciones y anexos mensualmente al SRI.

59

3. Perfil de Competencias

a) Educación Formal

Mínimo título de tercer nivel o superior en carreras afines.

b) Experiencia Laboral

Mínimo 2 años en puestos similares.

c) Habilidades y Destrezas

Habilidades:

Creatividad

Excelentes relaciones interpersonales.

Tomas de decisiones.

Responsable

Efectuar cálculos matemáticos.

Destrezas:

Manejo de programas básico de cómputo y de contabilidad

(Aplicativas).

Capacidad de elaborar reportes y presentación de las mismas.

4. Horario, Permiso, Sueldo

9h00am – 17h00 pm

En caso de viajar, 1 día de notificación

$500

60

4.1.2.4. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable.

Con referencia a la elaboración del manual de control interno esta herramienta de

aplicación dentro del negocio, beneficiará a tener una buena mejor planificación de tareas,

comunicación y organización entre áreas, además por lo general esto también permitirá

que la persona encargada del departamento correspondiente se formalice y cumpla muy

bien con sus procesos administrativo contable para prevenir fraude, errores.

Tabla 14. Manual de Control Interno del Proceso Administrativo Contable

ÁREA DE CONTABILIDAD

Responsable: Contador General

Objetivos:

a) Controlar y analizar el proceso contable permitiendo a la vez establecer

procedimientos adecuados dentro del departamento.

Políticas:

Revisar que toda la documentación referente a la transacción a efectuarse este

completa.

Identificar y registrar todas las transacciones validadas, comprobando los datos

del documento, y al mismo tiempo revisar que los soportes estén organizados y

archivados adecuadamente.

1/8

61

Todo documento debe estar firmado por el responsable y aprobado por la

persona que corresponda.

Todos los hechos económicos financieros deben de estar realizados en cualquier

dependencia del negocio, además deben ser debidamente informados al área

contable a través de informes con los documentos de soporte.

Los movimientos contables deben registrarse diariamente o más tardar al día

siguiente, y además se debe de verificar los datos registrados que correspondan

con la información contenida en los comprobantes y documentos de soporte.

Todas las operaciones que se desarrollen deben ser efectuadas por el personal

encargado que conforme el área contable.

La contabilización deberá ser revisada por la persona encargada del área

contable.

Los estados financieros deberán ser preparados y emitidos a la gerencia y a los

entes reguladores mensualmente.

2/8

62


Políticas


3/8

63



Control Interno:

1. Revisar la documentación respectiva que sustenten los hechos económicos.

2. Si se presentan inconsistencias con los valores de las cuentas contable, se

presentará a proceder a devolver la documentación regresara al paso 2 y si es no,

continuar con el siguiente paso.

3. Clasificar los hechos económicos respaldados por la documentación, ya sea

cheques, facturas u otros comprobantes que respalden los hechos económicos.

4. Identificar y registrar los hechos contables originados en las transacciones, esto

se registrará correspondiente en el excel del negocio.

5. Se procede a archivar la documentación que intervine en el proceso contable

tanto originales como en copias.

6. Se deberá generar el proceso de la mayorización en el excel.

7. Se debe de realizar el balance de comprobación de sumas y saldos no ajustados

ayudados en excel.

8. Si, existen inconsistencias en el balance de acuerdo a los saldos contables, se

realizará el ajuste correspondiente y se regresa al paso 5 y si es no, avanza con el

otro paso.

9. Se procederá a realizar el proceso de cierre de las cuentas contables en excel.

10. Se generará los estados financieros mensuales del negocio ayudado con excel.

11. Se emitirá los balances al gerente general y a los entes reguladores. 4/8

64

12. Y por último se archivará la documentación que se generó en este proceso con

los balances que se elaboraron.


Control Interno


5/8

65


Formulario de Cumplimiento de Control

Contable Interno


Adicionalmente se crea esta herramienta para medir el rendimiento de los procesos, con

el fin de visualizar si se está cumpliendo adecuadamente con los procesos a seguir y a la

vez que no se generen errores y fraudes.

N. Ítems Respuestas Observación

Si No

1

Se recibe y revisa toda la documentación

que presentan las demás áreas.

2

Si encuentra inconsistencia en los valores

de un documento usted procede a devolver

al área correspondiente.

3

Clasifican la documentación de acuerdo a

la fecha correspondiente del proceso ya sea

cheque u otros comprobantes.

4

Usted identifica y registra los hechos

contables en el excel del negocio.

5 Se procede a archivar la documentación

que intervienen en el proceso contable.

6 Se registra el proceso de la mayorización

por medio del excel.

7

Se procede a realizar el balance de

comprobación no ajustado por medio de

excel.

6/8

66

8

Si hay inconsistencia en un valor del

balance de comprobación usted realiza el

ajuste correspondiente.

9

Si usted no encuentra inconsistencias de

valores en un documento o en el balance

de comprobación sigue con el paso

correspondiente que le toca en el proceso

contable.

10

Se procede a realizar el respectivo proceso

de cierre de las cuentas contables ayudado

en excel.

11

Se generan los balances financieros

mensuales ayudado con excel.

12

Se emiten los balances financieros a

tiempo y se los distribuye a la gerencia y a

entes reguladores.

13

Se procede a archivar toda la

documentación que intervino en el proceso

contable.

C.T = 13 N.C = ?/13 = % R.I = 100% - ?% = %

C = ?

Por medio de este cumplimiento al final se detallará el nivel de confianza para dar a

conocer cuál sería el riesgo inherente que habría dentro del negocio, una vez que se

tenga la información se evaluará por el cuadro estadístico de riesgo, que servirá para

visualizar el nivel de riesgo para luego tomar la correspondiente acción preventiva.

7/8

67

Riesgo

Alto Medio Bajo

15%-50% 51%-75% 76%-95%

Baja Media Alta

Confianza

8/8

4.1.2.5. Costo Beneficio.

Costos Beneficios

Preparación al personal

involucrado $ 240,00

Tener buena gestión de

procesos

Pago de honorario de

consultor externo $ 400,00 Comunicación entre áreas

Alimentación en el proceso

de preparación $ 100,00

Cumplimiento de control

interno

Material a utilizarse en la

preparación $ 90,00

Información contable

oportuna

Movilización en el proceso

de preparación $ 50,00

TOTAL $ 880,00

En este caso la inversión incurrida para el mejoramiento de procesos dentro del negocio

Accesorios y Repuestos Mera es viable ya que mis costos no son tan elevados a esperarse.

Por lo general consideramos que los beneficios en este caso serían de buena aplicación ya

que mejoraría la organización en el negocio, comunicación entre áreas, cumplimiento de

control interno y por ultimo información contable oportuna, a su vez estos beneficios no se

podrá cuantificar valores porque es de forma intangible, pero a pesar del tiempo se

obtendrá por los cambios una ganancia al momento de la ejecución dentro del negocio.

68

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Se evidenció que el departamento administrativo contable no existe definición de

procesos, por la cual hay una mala organización en el negocio.

La entidad cuenta sobre flujos de procesos de compra, venta; pero no del área

contable, aduciendo a su vez no tienen ayuda de un sistema contable, permitiéndole

no tener una buena comunicación en las áreas del negocio.

Al no estar identificada en el área contable, los procesos administrativo contable, la

persona encargada, no tiene bien especificada sus funciones ocasionando en cierto

punto conflictos entre áreas.

Al no tener un manual de control interno de acuerdo del proceso administrativo

contable, ha ocasionado el incumplimiento de los procesos correspondientes y a la

vez el retraso de los informes financieros.

Se determinó que no existe la forma de detectar, corregir, mejorar el cumplimiento

de los procesos de control administrativo contable.

Se pudo concluir que el costo es aceptable ya que permitirá mejorar los procesos

que se ejerce en el negocio.

69

Recomendaciones

Se recomienda que se defina los controles del área administrativo contable de

acuerdo a la actividad del negocio.

Al no tener procesos administrativo contable se recomienda en realizar el diseño

correspondiente ya que por ende ayudaría a tener una buena comunicación entre

áreas.

Establecer las funciones del personal del área contable, para que realice las

actividades acorde a lo que es asignado.

Se recomienda que se cumpla la aplicación del control interno de acuerdo a los

procesos administrativo contable, que por medio de la misma permita cumplir con

los procesos y presentar la información a tiempo.

Se recomienda que se aplique el instructivo de cumplimiento contable, con el fin de

ayudar a cumplir adecuadamente los procesos.

Se recomienda que se aplique los cambios ya que por ello se tendría beneficios que

no se pueden cuantificar, por cuanto se mejorará la comunicación entre áreas,

aplicación de gestión de procesos, entre otros dentro del negocio.

70

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74

Apéndices

NO.

ENCUESTA AL PROPIETARIO (GERENTE GENERAL)

1

¿Conoce usted los procesos administrativos contable que utiliza la Mipymes


Totalmente Conoce Mediantemente Conoce No Conoce

2

¿Se realizan evaluaciones que permita verificar el desempeño laboral de acuerdo

a su trabajo?

Siempre Rara Vez Nunca

3

¿Usted realiza funciones que no le corresponda de acuerdo a su puesto laboral


Realiza otras funciones A veces otras funciones Solo realiza sus funciones

4

¿Cree usted que la incorporación del flujograma de procesos administrativos



Totalmente de Acuerdo De acuerdo No de Acuerdo

5

¿Usted cree que es necesario que se establezca las funciones de forma detallada



6

¿Cree usted que es de gran importancia que la Mipymes Accesorios y Repuestos


todos los procesos?


75

NO.

ENCUESTA AL CONTADOR GENERAL

1




2


a su trabajo?


3




4





5




6



todos los procesos?


76

NO.

ENCUESTA AL VENDEDOR 1

1




2


a su trabajo?


3




4





5




6



todos los procesos?


77

NO.

ENCUESTA AL VENDEDOR 2

1




2


a su trabajo?


3




4





5




6



todos los procesos?


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