i

UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

ESCUELA DE COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

MONOGRAFÍA

Previo a la obtención del título de

TECNÓLOGO EN COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA

TEMA

ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TIC BITRIX24 DE INTRANET

COMO SOPORTE A LA GESTIÓN EMPRESARIAL Y PROYECTOS

CORPORATIVOS

AUTOR

ASTUDILLO SUÀREZ HUGO ERNESTO

NARANJAL – ECUADOR

2016

ii

UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

Certificado:

En mi calidad de tutor de la monografía de grado, nombrada por el Consejo Directivo de la

Facultad de Ciencias Agrarias de la Universidad Agraria del Ecuador.

Certifico:

Que he analizado el proyecto de trabajo presentado por la estudiante: ASTUDILLO

SUÀREZ HUGO ERNESTO.

Como requisito previo para optar el grado Tecnológico en Computación e Informática, cuyo

tema es: “ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TIC BITRIX24 DE INTRANET COMO

SOPORTE A LA GESTIÓN EMPRESARIAL Y PROYECTOS CORPORATIVOS”.

Considerándolo aprobado en su totalidad.

Atentamente,

__________________________

Ing. Byron Tobar Cuesta

Docente Tutor

Naranjal, 10 de Noviembre del 2016

iii

UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR

UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

TEMA

ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TIC BITRIX24 DE

INTRANET COMO SOPORTE A LA GESTIÓN

EMPRESARIAL Y PROYECTOS CORPORATIVOS

AUTOR

ASTUDILLO SUÀREZ HUGO ERNESTO

MONOGRAFÍA

Presentada al Tribunal de Sustentación Como Requisito Previo a la Obtención

del Título de Tecnóloga en Computación e Informática.

TRIBUNAL DE SUSTENTACION

Ing. Roberto Cabezas Cabezas

PRESIDENTE

Ing. Mario Cárdenas Rodríguez Ing. Byron Tobar Cuesta

EXAMINADOR PRINCIPAL EXAMINADOR PRINCIPAL

Ing. Mario Ibarra Martínez

EXAMINADOR SUPLENTE

Milagro, 10 de Noviembre del 2016

iv

Agradecimiento

Ante todo a DIOS, por bendecirme con su infinito amor y haberme acompañado en este

transcurso de mi vida permitiéndome compartir este momento de felicidad con mis seres

queridos.

A mi madre por su esfuerzo por darme un futuro mejor porque siempre estuvo conmigo

brindándome su apoyo incondicional y fue ella quien estuvo presente en mi mente en cada

paso que di.

Son muchas las personas que quisiera agradecer por su apoyo, en las diferentes etapas de mi

vida, quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por

todas sus bendiciones.

iv

Dedicatoria

Este trabajo lo dedico a Dios, por no abandonarme en ningún momento de mi vida y darme

fortaleza para terminar mi monografía.

Con admiración, respeto y amor a mi madre por ser las gestoras de mi vida y el ejemplo

constante de superación.

A mis maestros quien con sus enseñanzas y sabiduría supieron guiarme en el desarrollo de

este trabajo.

v

RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de las investigaciones, ideas, y conclusiones

de la presente monografía, corresponden exclusivamente al autor

y los derechos a la Universidad Agraria del Ecuador.

HUGO ERNESTO ASTUDILLO SUAREZ

C.I. 092907059-7

vi

RESUMEN

Las administraciones empresariales también evolucionan al igual que las tecnologías, el

gerente y el administrador se enfrenta día a día a retos de la globalización en donde la ayuda y

soporte de herramientas informáticas ya se vuelve fundamental. Hemos tomado a la

plataforma de comunicación empresarial Bitrix24 como punto de partida hacía innumerables

herramientas que existen en el mercado para la gestión y administración de proyectos

corporativos, Bitrix24 es atractivo por su funcionalidad, estabilidad y alto performance en

cuanto a soluciones y comunicaciones empresariales, su intranet contiene todas las opciones

posibles que permiten a un equipo de trabajo hacer seguimiento a proyectos y gestión

colaborativa. Bitrix24 por estar basado en la web, mantiene una facilidad de acceso y una

sólida seguridad en los datos. Este trabajo se ha dividido en tres capítulos en la cual, el lector

comprenderá el poder de esta herramienta de gestión, su primer capítulo permite comprender

conceptos y fundamentos de Bitrix24 haciendo énfasis en su CRM o administración basado

en clientes, sus características y funciones corporativas como módulo base para la gestión de

proyectos también, conoceremos las principales empresas que usan Bitrix24 algunas de

renombre mundial. En el segundo capítulos nos adentramos a cosas más interesantes de esta

herramienta corporativa sus características técnicas, los beneficios empresariales en su uso y

el aspecto más relevante que es el costo sin duda un capítulo interesante para comprender los

aspectos técnicos de bitrix24. El tercer capítulo permitirá conocer la funcionalidad de

Bitrix24, su comparación con otras herramientas corporativas permitiendo hacer una

evaluación de rendimiento y prestaciones por pare del lector.

PALABRAS CLAVES: Bitrix24, Funcionalidad, Gestión, Intranet.

vii

Summary

Business administrations also evolve as technologies, the manager and the administrator

daily challenges of globalization where help and support tools and faces become fundamental.

We have taken to the platform business communication Bitrix24 as a starting point made

countless tools available on the market for the management and administration of corporate

projects, Bitrix24 is attractive for its functionality, stability and high performance in terms of

solutions and business communications, your intranet contains all possible options that allow

a team to track projects and collaborative management. Bitrix24 for being based on the web,

maintains easy access and robust data security. This works and has been divided into three

chapters in which the reader will understand the power of this management tool, its first

chapter to understanding concepts and fundamentals of Bitrix24 emphasizing their CRM or

administration based on customers, their characteristics and corporate functions such as base

module for project management also know the major companies using Bitrix24 some world

renowned. In the second chapter we move to more interesting things about this corporate tool

technical characteristic, corporate profits in use and the most important aspect is the cost

certainly an interesting chapter to understand the technical aspects of bitrix24. The third

chapter will reveal the functionality of Bitrix24, comparison with other corporate tools

allowing an assessment of performance and benefits pare reader.

KEYWORDS: Bitrix24, Functionality, Management, Intranet.

viii

Índice

Introducción ................................................................................................................................ 1

1.1 Importancia o caracterización del tema ................................................................................ 1

1.2 Actualidad del tema .............................................................................................................. 2

1.3 Novedad científica del tema ................................................................................................. 3

1.4 Justificación del tema ........................................................................................................... 4

1.5 Objetivos .......................................................................................................................... 4

1.5.1 Objetivo General ........................................................................................................... 4

1.5.2 Objetivos Específicos ................................................................................................... 4

Aspectos metodológicos ........................................................................................................ 6

2.1 Materiales ............................................................................................................................. 6

2.1.1. Recursos de Bibliografías ............................................................................................. 6

2.1.2. Materiales y Equipos .................................................................................................... 6

2.1.3. Recursos Humanos ....................................................................................................... 6

2.2.1. Modalidad y tipo de Investigación ................................................................................ 7

2.2.2. Tipos de Métodos .......................................................................................................... 7

2.2.2.2. Método Inductivo.................................................................................................... 7

2.2.2.3. Método Deductivo .................................................................................................. 8

2.2.2.4. Método Analítico .................................................................................................... 8

2.2.2.1. Método Bibliográfico ............................................................................................. 8

2.3. Técnicas ........................................................................................................................... 9

Análisis y revisión de literatura ....................................................................................... 10

3.1. Bitrix24 la aplicación web en la nube para gestionar y administrar proyectos destacando

su potencial como intranet corporativa ..................................................................................... 10

3.1.1. Que es un CRM? ......................................................................................................... 10

3.1.2. Que es Bitrix24 ........................................................................................................... 11

3.1.3. Quienes usan Bitrix24 ................................................................................................. 12

3.1.4. Funciones Corporativas de la Herramienta Bitrix24 .................................................. 13

3.1.5. Porque usar Bitrix24 ................................................................................................... 17

3.1.6. El CRM y sus procesos de negocios ........................................................................... 18

3.1.7. El CRM de Bitrix24 .................................................................................................... 18

3.1.8. Características del CRM Bitrix: .................................................................................. 20

ix

3.2. Características técnicas de bitrix24 sus beneficios para las empresas en la gestión y

seguimiento de proyectos corporativos .................................................................................... 21

3.2.1. Características técnicas de Bitrix24 ............................................................................ 21

3.2.2. Información Técnica de Bitrix del Intranet Portal ...................................................... 22

3.2.3. Los Costos de Bitrix24 ............................................................................................... 23

3.2.4. Beneficios de Bitrix24 y sus componentes ................................................................. 24

3.2.4.1. Beneficios para los Usuarios ............................................................................... 24

3.2.4.2. Beneficios para las empresas asociadas .............................................................. 25

3.3. La funcionalidad de bitrix24 con relación otras herramientas del mercado como gestor y

seguimiento de proyectos corporativos .................................................................................... 26

3.3.1. ¿Cómo funciona? ........................................................................................................ 26

3.3.2. Herramientas que compiten con Bitrix24 ................................................................... 28

3.3.3. Herramientas para el control Empresarial de PYMES ............................................... 29

3.3.4. La Seguridad de Bitrix24 ............................................................................................ 32

3.3.5. Herramienta PRO+PRO Framework ......................................................................... 33

3.3.6. Soluciones y Versiones de Bitrix24 ............................................................................ 34

3.3.6.1. Bitrix24 OnCloud ................................................................................................. 35

3.3.6.2. Características de Bitrix24 OnCloud ................................................................... 35

3.3.6.3. Bitrix24 Self-hosted .............................................................................................. 37

3.3.6.4. Características de Bitrix24 Self-hosted ............................................................... 37

Conclusiones ........................................................................................................................ 39

Bibliografía citada ................................................................................................................ 41

ANEXOS ............................................................................................................................. 46

1

Introducción

1.1 Importancia o caracterización del tema

Bitrix24 es un software diseñado para entornos empresariales, sin embargo también

puede ser usado por usuarios para llevar a cabo trabajos y tareas que puedan ser

compartidos con otras personas. Con Bitrix 24 se pueden almacenar archivos en la nube,

compartir y sincronizar documentos, chat, etc. Es un software completo y no será

necesario tener por ejemplo una cuenta en Dropbox, un programa de videoconferencia,

otros programas para editar documentos. Bitrix 24 engloba todas esas herramientas para

que las personas tengan acceso a ellas desde un solo sitio. Al mismo tiempo, se pueden

sincronizar todos los archivos de diferentes aplicaciones (EL SIGLO 2015).

Bitrix24 es un software que está diseñado para medios empresariales, además el

usuario común los puede usar para realizar trabajos, guardarlos y compartirlos con esta

persona mediante este software.

La importancia de Bitrix24 busca unificar aspectos laborales en conjunto y evitar que

los usuarios tengan la obligación de utilizar unos clientes u otros pudiendo tener acceso

a todos desde uno solo. Utilizando esta plataforma, los usuarios pueden almacenar

archivos en los diferentes servidores de la nube fácilmente como en Dropbox, Box o

Google Drive sin la necesidad de ningún software adicional y mantener así varios

equipos sincronizados. También desde la misma aplicación, sin instalar software

adicional, podremos editar documentos desde Office Online o Google Drive a la vez

que establecemos comunicaciones por texto, voz o vídeo a través de Skype con nuestros

contactos, (EL DIARIO DE COAHUILA 2015).

Aquel usuario que maneje esta plataforma, podrá almacenar archivos en los

diferentes servidores que hoy en día se encuentran en la nube, como por ejemplo o

2

Google Drive, Dropbox, entre otros sin la necesidad de ningún software adicional y asi

de esta manera podrá tener varios equipos sincronizados.

1.2 Actualidad del tema

La gestión documental completa y colaborativa en Bitrix24, cuenta con un servicio

de almacenamiento en la nube de 5GB, aunque si bien, ya que se usan las herramientas

de Google Docs y MS Office online, podremos optar por estos sistemas de archivo y

abrirlos en Bitrix24. Si se opta por descargar la versión desktop, la modificación de los

documentos se la puede realizar en local, sincronizándose perfectamente con la

aplicación web (Sevilla 2015).

Esta plataforma cuenta con un servicio de almacenamiento en la nube de 5GB, si se

opta por descargar la versión desktop, la modificación de cualquier documento se la

hará de forma local, sincronizándose de una manera perfecta con la aplicación que se

encuentra en la web.

Pone de manifiesto la realidad actual de Bitrix24 y nos dice que sin duda alguna, las

redes sociales han supuesto una forma muy efectiva y fácil de establecer

comunicaciones entre los propios usuarios, permitiéndoles hacer uso de las mismas

independientemente del nivel técnico que tengan. Teniendo esto en cuenta, Bitrix24

pretende trasladar el formato de redes sociales a las comunicaciones internas entre los

diferentes integrantes de una misma empresa. Es por ello que Bitrix24 es una

herramienta de productividad, pero que adopta el formato de red social, siendo la línea

cronológica de actividades el elemento central de la misma, permitiendo a cada

empleado su personalización, con el objeto de acceder a aquellas actividades que le

compete según su función dentro de la organización (Alcón 2015).

3

Bitrix24 es una herramienta productiva, pero sin embargo esta herramienta adopta el

formato de red social, permitiéndole a cada empleado personalizar su actividad, con el

objeto de acceder a aquellas actividades que le compete según la función que se le

asigno dentro de la organización.

1.3 Novedad científica del tema

Bitrix24 tiene una API abierta, lo que permite a sus desarrolladores crear

aplicaciones para integrar con la plataforma. También puedes integrar aplicaciones de

terceros, como el Basecamp o el Mailchimp (Simoes 2015).

BittSegún tiene una Interfaz de Programación de Aplicaciones abierta,

permitiéndoles a todos sus usuarios desarrollar aplicaciones para conjuntamente

integrarlas a la plataforma.

Cada vez la nube tiene una mayor importancia entre los usuarios. Muchas empresas

están ofreciendo actualmente servicios basados en ella que, poco a poco, van

ganando fama y éxito entre los usuarios. El principal problema que actualmente tiene

la nube es que necesitamos instalar para utilizar cada plataforma los clientes

correspondientes, llegando a tener que depender en ocasiones de 3 o 4 programas,

cada uno encargado de llevar a cabo una función. Bitrix24 ha sido desarrollado con

el fin de eliminar la necesidad de instalar tanto software en nuestros sistemas

(Velasco 2014).

Cada vez la nube tiene una mayor importancia entre los usuarios. Muchas empresas

están ofreciendo actualmente servicios basados en ella que, poco a poco, van ganando

fama y éxito entre los usuarios. El principal problema que actualmente tiene la nube es

que necesitamos instalar para utilizar cada plataforma los clientes correspondientes,

4

llegando a tener que depender en ocasiones de 3 o 4 programas, cada uno encargado de

llevar a cabo una función. Bitrix24 ha sido desarrollado con el fin de eliminar la

necesidad de instalar tanto software en nuestros sistemas

1.4 Justificación del tema

En un mundo totalmente informatizado las comunicaciones son tan esenciales que

son indispensables para el desarrollo personal y empresarial. ¿Qué tan fácil puede ser

comunicarse dentro de una empresa?, existen las herramientas de sistemas suficientes

para una buena comunicación empresarial para una buena gestión? Estas y otras

preguntas son vitales comprenderlas y elaborarlas y son, un justificativo de este trabajo

investigativo el ofrecer una herramienta de intranet excelente para gestión empresarial y

seguimiento de proyectos.

Bitrix24 se va posicionando como una herramienta para la gestión integrada de

tareas, documentos compartidos y seguimiento de tiempos, todo en una sola interfaz

social, la misma que permitirá una máxima eficiencia en las comunicaciones y el trabajo

diario. Este también es uno de los justificativos más importantes para conocer esta

herramienta de intranet y la ponemos a la disposición del usuario para conocerla.

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo General

Analizar a la herramienta de intranet Bitrix24 como soporte a la gestión

empresarial y proyectos corporativos.

1.5.2 Objetivos Específicos

Describir a Bitrix24 como la aplicación web en la nube para gestionar y

administrar proyectos destacando su potencial como intranet corporativa.

5

Particularizar las características técnicas de Bitrix24 puntualizando los

beneficios para las empresas en la gestión y seguimiento de proyectos

corporativos.

Comparar la funcionalidad de Bitrix24 con relación otras herramientas del

mercado como gestor y seguimiento de proyectos corporativos.

6

Aspectos metodológicos

2.1 Materiales

2.1.1. Recursos de Bibliografías

Se usaron los siguientes recursos bibliográficos para este trabajo investigativo:

Artículos de Gestión empresarial basados en las TIC

Biblioteca de la Universidad Agraria

Fascículos y publicaciones informáticas

Libros y bibliografía de Bitrix24

Revistas y otros materiales informáticos relacionados al tema

Google Académico

Bibliotecas de otras Universidades

2.1.2. Materiales y Equipos

Dispositivos de almacenamiento masivo como pendrive, CD-ROM, DVD

entre otros.

Computador portátil o de escritorio

Herramientas ofimáticas.

Impresora a Inyección o Laser para impresiones

Papelería y otros materiales de oficina

2.1.3. Recursos Humanos

Fue indispensable contar con el Tutor monográfico como recurso humano principal,

se sumó a ello el alumno desarrollador, otros docentes de la Universidad Agraria.

7

2.2 Métodos

2.2.1. Modalidad y tipo de Investigación

El tipo de investigación, orienta la finalidad general del estudio y la manera como se

recogieron los datos necesarios. Para seleccionar el tipo de investigación se consideró el

propósito, las estrategias, los objetivos y otros aspectos en los que se encuentran

inmersos la investigación.

Este trabajo se enmarcó dentro del tipo de investigación descriptiva. En definitiva

este tipo de investigación permitió medir la información recolectada para luego

describir, analizar e interpretar sistemáticamente las características del fenómeno

estudiado con base en la realidad del escenario planteado.

2.2.2. Tipos de Métodos

Para nosotros, el método es considerado el camino para alcanzar una meta. Para ello

se los usó siguiendo los lineamientos y técnicas, de manera repetida de tal forma que fue

aplicado las veces que fueron necesarias para alcanzar el objetivo deseado de esta

investigación. Los tipos de métodos también influyeron en las fuentes de información.

Un centro importante de datos fue la biblioteca universitaria de la Universidad Agraria

del Ecuador.

2.2.2.2. Método Inductivo

Método útil que partió de lo particular a lo general y básicamente los datos se

obtuvieron con la observación, así, se puede particularizar que el uso de la herramienta

Bitrix24 permitió hacer más organizados a los empleados y su aporte mejoró como

8

precepto general en la gestión empresarial. Mediante la clasificación de los datos este

método llegó a conclusiones generales.

2.2.2.3. Método Deductivo

Método útil que permite análisis generales para llegar a premisas y conclusiones

particulares así, con los módulos de Bitrix24, se puede decir de forma general que esta

herramienta gestionó totalmente las actividades empresariales. Sin duda, este método

ayudó a generar nuevos conocimientos o proposiciones que aportaron a una mejor

crítica y usos de estas herramientas Bitrix24.

2.2.2.4. Método Analítico

Método útil que mediante la información, descompuso premisas e hipótesis generales

a definiciones básicas así, se pudieron recopilar todos los conceptos generales de la

herramienta TIC Bitrix24 hasta poder concluir, por ejemplo que Bitrix24 puede resolver

los casos de comunicación intranet en la gestión empresarial, por lo que ayudó a una

mejor comprensión del uso de estas tecnologías.

2.2.2.1. Método Bibliográfico

Método útil que permitió manipular la información registrada para llevar a cabo su

propia investigación. Así, el uso del método bibliográfico junto con el análisis de los

datos nos llevaron a comprender cómo esta herramienta TIC Bitrix24 fue ganando

terreno de la gestión empresarial. Los métodos de investigación bibliográfica fueron los

hilos que permitieron localizar y seleccionar la información precisa de entre toda la

masa documental que existe.

9

2.3. Técnicas

Para la realización de la presente monografía, se utilizó la técnica de investigación

bibliográfica, que permitió la recopilación, el análisis y la selección de la información,

donde se fundamentó y complementó la investigación con las teorías de diferentes

autores.

10

Análisis y revisión de literatura

3.1. Bitrix24 la aplicación web en la nube para gestionar y administrar proyectos

destacando su potencial como intranet corporativa

Antes de iniciar con este apasionante tema, debemos comprender ciertos conceptos

fundamentales que nos permitirán dar una visión inicial efectiva de los que son las

herramientas web empresariales, sistemas corporativos basados en la nube como

también metodologías empresariales basadas en las TIC.

Para iniciar, veamos un concepto muy difundido dentro de los procesos

empresariales basados en tecnologías de la información y comunicación.

3.1.1. Que es un CRM?

Los CRM son una indispensable herramienta en la administración empresarial,

deriva las siglas de "Customer Relationship Management", que significa "gestión de las

relaciones con el cliente", ASESORES-E (2012), nos explica que “Un CRM no es una

nueva filosofía de trabajo u organización, sino resultado de unir las antiguas técnicas

comerciales de pequeños establecimientos, con la tecnología de la información”. El

objetivo principal del CRM es disponer en todo momento de la información

empresarial, tanto para satisfacer necesidades de clientes, como para tomar decisiones y

mejores estrategias comerciales.

Este concepto es importante llevarlo en mente por cuanto, se relaciona mucho con la

herramienta Bitrix24 ya que es uno de los pilares fundamentales en sus procesos. De

hecho, Bitrix24 emula procesos de CRM dentro de sus características y herramientas.

11

3.1.2. Que es Bitrix24

Hay muchas definiciones de esta gran herramienta pero, para Simoes (2015)

“Bitrix24 es un conjunto completo de herramientas de colaboración social, de

comunicación y gestión para tu equipo”. Bitrix24 tiene más de 35 módulos reunidos en

un mismo sitio como red social interna, un gestor de tareas y proyectos, un servicio de

chat y videoconferencia en grupo, un servicio de gestión de documentos

utilizando Google Docs y MS Office, un calendario con gestor de tareas, un servicio de

correo electrónico, un sistema de telefonía que te permite realizar llamadas nacionales e

internacionales y para completar esta potente funcionalidad posee un CRM muy

completo con el que se puede gestionar los contactos que serán futuros clientes.

En otro concepto, Chiesa (2009) Nos dice que, “El CRM (Customer Relationship

Management) es una herramienta imprescindible para conseguir una sólida relación de

pareja empresa-cliente” (p.1).

Ahora bien para Sevilla (2015) “Bitrix24 se autodenomina como una suite completa

de herramientas de colaboración social, de comunicación y de gestión para su equipo”.

Si ampliamos este concepto, podemos decir que es un conjunto de herramientas

integradas usadas para gestionar y administrar una empresa en un entorno virtual de

intranet corporativa, una red social, un gestor de tareas y proyectos, gestión documental,

un servicio de almacenamiento en la nube, calendario integrado con el gestor de tareas,

un completo servicio de correo electrónico, chat y video llamada todo esto sumado a un

excelente CRM (Customer Relationship Management).

12

3.1.3. Quienes usan Bitrix24

Los entornos corporativos son ahora tan complejos que es necesario el soporte de

herramientas computacionales.

Bitrix24 está pensado para todos aquellos usuarios que utilizan de forma habitual la

nube para diferentes funciones: almacenar archivos, sincronizar directorios, editar

documentos, comunicarse, etc. Según los servicios que utilicemos, en muchas

ocasiones, nos vemos obligados a utilizar unas aplicaciones u otras desarrolladas por las

empresas correspondientes, por ejemplo, un cliente para Dropbox para almacenar

archivos, Skype para comunicarse y Google Drive para editar documentos (Velasco,

2014).

Conocemos que Bitrix Inc, ya está a las órdenes de importantes empresas de nivel

mundial como Microsoft y Oracle, lo que nos permite manejar soluciones para estas

bases de datos. Para llegar a estos mercados la política de precios y licencias flexible y

cómoda que maneja llamaron la atención y se convierte en una buena alternativa tanto

para grandes, como para pequeñas empresas.

Aunque Bitrix24 es una herramienta especialmente diseñada para entornos

empresariales, a muchos usuarios también les resultará útil, especialmente para aquellos

que tengan que trabajar de forma conjunta para llevar a cabo determinadas funciones o

trabajos, por ejemplo, universitarios haciendo un trabajo de investigación o un grupo de

amigos que quiere compartir fácilmente documentos acota (Velasco, 2014).

Por otro lado Bitrix Inc, cuenta con más de 4000 socios en los 7 continentes, los

mismos que distribuyen y desarrollan soluciones de muy alta calidad usando los

13

productos Bitrix como base y con la atenta supervisión y capacitación de los

productores de esta tecnología de vanguardia. Otro tema importante de mencionar es

que los productos Bitrix se encuentran traducidos a varios idiomas, entre ellos el

español, el inglés, el alemán, ruso, chino, entre otros.

Bitrix, cuenta con más de 30.000 clientes alrededor del mundo, muchos de ellos muy

representativos en sus respectivos sectores, además de ser, en algunos casos, empresas

listadas en el Fortune 500. Dentro de las empresas y marcas más importantes que

confían en los productos Bitrix podemos mencionar: Xerox, Toshiba, Epson, Samsung,

Panasonic, Volkswagen, Hyundai, KIA, Gazprom, VTB, Zurich Insurance, DPD,

PriceWaterHouseCoopers, Cosmopolitan, Vogue, PC Magazine, entre otros importantes

clientes según (Ramos, 2015).

3.1.4. Funciones Corporativas de la Herramienta Bitrix24

Bitrix24 es una completa solución de Intranet/Extranet corporativa cuyo mayor

objetivo es la de proveer, a cualquier tipo de organización y a sus usuarios, herramientas

que les permitan pasar a los llamados "Modelos de Gestión 2.0", potenciando y

mejorando los procesos de organización, gestión, difusión de información, trabajo

colaborativo y comunicación corporativa (BITRIX 24, 2015).

Podemos decir que, esta herramienta empresarial es tan grande que estudiarla a

minuciosidad involucra todo un proceso y plan de estudio con una inversión de tiempo

considerable. Su implementación de por sí, involucra un movimiento logístico

considerable en las empresas a implementar pero por supuesto con resultados muy

buenos en lo que se refiere a control y seguimiento de actividades empresariales y

corporativas.

14

Comprendamos ahora todo el potencial de Bitrix puntualizando las principales

funciones con un breve análisis mismo que ayudarán a una concepción clara de lo que

es capaz esta herramienta.

Función de Gestión de Contenidos: Las funciones de Gestión de Contenidos,

del Portal de Intranet de Bitrix24, cubren todas las necesidades que una solución

profesional de Intranet Corporativa pudiera requerir. Mediante estas funciones el

adicionar, modificar o eliminar información del portal, ya sean textos, imágenes,

links, videos o lo que sea, es muy sencillo y amigable. Directorio de Empleados

- Perfiles de Empleados - Escritorios Personalizados (Dashboards) - Estructura y

percepción de la Organziación- Herramientas de Recursos Humanos –

Documentos Públicos - Orientación para Nuevos Empleados - Galería de Fotos

Pública - Galería de Videos

Comunicación: El Portal de Intranet Bitrix24, provee una gran cantidad de

herramientas orientadas a mejorar y optimizar los procesos de comunicación

interna o externa de cualquier tipo de organización. Con las herramientas de

comunicación de Bitrix24, los usuarios pueden elegir ¿qué tipo de información

recibir?, ¿cuándo y dónde recibirla? y ¿con quién compartirla?. Flujo de

Actividad - Conversaciones Internas - Mensajería Instantánea - Integración de

Correo Electrónico - Enviar & Guardar, Canalización de Notificaciones

Colaboración: Las funciones colaborativas de Bitrix24 son un conjunto de

herramientas que nos ayudan en la comunicación y difusión de ideas, en el

compartir recursos y en el coordinar nuestros esfuerzos de trabajo en

colaboración con otros miembros de nuestra organización o con miembros

externos a ella, pero con una interacción constante.

15

Administración de Tareas: Las Tareas pueden configurarse para usuarios

individualmente o para usuarios dentro de sus respectivos Grupos de Trabajo (o

proyectos). De hecho, la gestión de proyectos es posible desde los grupos de

trabajo utilizando las herramientas de gráfico de Gantt, seguimiento de tiempos,

recordatorios y otras características proveídas por Bitrix24.

Gestión del Tiempo: La Gestión del Tiempo 2,0 de Bitrix24 es un sistema

multifacético que hace mucho más que ser un marcador de tiempos de entrada y

salida para los empleados. La interfaz del día de trabajo también ayuda con la

planificación de las tareas para el día y ofrece un espacio para enviar un informe

diario sobre las tareas y actividades desarrolladas por el empleado.

Redes Sociales: Las funciones de redes sociales laborales integradas a Bitrix 24,

ofrecen una serie de soluciones orientadas a mejorar la interacción entre los

usuarios del Portal de Intranet. Generar información de más de una vía, se hace

sencillo con estas funciones, así como el definir con quien compartirla.

Múltiples Departamentos - Extranet - Cuadro de Ausencias - Reserva de Sala de

Reunión - Encuestas y Sondeos – Wiki Administración de Documentos - Grupos

de Trabajo (Proyectos) - Calendarios - Formularios de Solicitud de Servicio

Asistente para Informes - Gestión de Ideas - Reuniones y Sesiones Informativas

Blog - Foros - Amigos - Galería de Fotos Personales – Clasificados

Gestión de Procesos de Negocios: Los Procesos de Negocios (Business

Process) en Bitrix24 tienen amplias implicaciones para el cliente. Esta función

tiene mucho que ver con la expresión "la última milla" (utilizada en el sector de

telecomunicaciones): Los Procesos de Negocios llevan la potencia de la intranet

a los lugares que más lo necesitan, a las operaciones diarias, a las repetitivas y

las más importantes operaciones de su negocio.

16

E-Learning: El módulo de e-Learning permite crear cursos on-line, realizar

pruebas y certificar a los usuarios. Este módulo permite la creación de un

número ilimitado de pruebas y cursos de educación on-line para sus empleados.

Servicios de HelpDesk: Bitrix24 está equipado con un servicio de asistencia

remota profesional, help desk o escritorio remoto de ayuda. Esta solución nos

ayuda a organizar los servicios de asistencia técnica permitiéndonos crear un

método eficiente y transparente de gestión de solicitudes de servicio.

Administración de Registros: La característica principal del módulo de Listas

Comunes (Common Lists) es que permite la creación de una lista de cualquier

número de elementos que a su vez contiene campos configurables y

personalizables, directamente desde la zona pública de su solución Bitrix.

Seguridad: Toda la seguridad de su solución de intranet Bitrix se realiza,

gestiona y centraliza en un único módulo, Protección Proactiva (PRO+PRO), el

mismo que combina las medidas técnicas y organizativas necesarias para

combatir el código potencialmente malicioso que ha sido objeto de modificación

y cuya función aún se desconoce. .

Integración: Bitrix24 incluye varias alternativas en cuanto a integración con

datos externos se refiere. Gracias a estas funciones usted puede usar datos de

software externos dentro de Bitrix, o usar datos de Bitrix en soluciones externas,

asegurando, de esta manera, una actualización coherente de datos y una óptima

gestión de la información de su organización.

Administración: La administrabilidad del portal de intranet de Bitrix24, es una

de sus puntos más fuertes y en los que más se ha trabajado. Las siguientes

funciones están orientadas a facilitar la experiencia de uso de la solución de

intranet, tanto para administradores como para usuarios. Edición desde el Front-

17

End - Zonas Horarias Automáticos - Back-end (Panel de Control) - Registro de

Cambios - Web-It ! Notas Interfaz de Usuario Adaptable - Interfaz Multilingüe -

Web Clusters

Diseño: La visión externa de la intranet se determina por una plantilla gráfica

(Bitrix incluye de manera predeterminada dos plantillas) y los administradores

de la solución pueden elaborar su propia plantilla si lo ven necesario.

3.1.5. Porque usar Bitrix24

El sitio KINETICS SOLUTIONS (2014) explica el porqué del uso de Bitrix Intranet,

pues invita a disfrutar de una nueva forma de trabajar y comunicarse, le permite

comunicarse y colaborar con sus clientes, socios y colegas al instante. Esta suite

empresarial de colaboración social cuenta con más de 35 herramientas de comunicación

y gestión para su equipo. Si necesita una intranet en su negocio, Bitrix es su solución.

Esta herramienta le provee una sólida y eficiente respuesta en cuanto a Intranet

corporativa se refiere.

Imagínese que sus empleados puedan comunicarse como si estuvieran en una red

social. Esta herramienta le permitirá tener una gestión integrada de labores y

documentos compartidos, todo en una sola interfaz que mejorará sus comunicaciones

internas. Bitrix también le ofrece herramientas para el desarrollo de proyectos, creación

de documentos, chats y videos, calendarios, correo electrónico, CRM, recursos

humanos, entre otras muchas ventajas. Por todo esto, KINETICS SOLUTIONS (2014)

justifica su uso en las empresas.

18

3.1.6. El CRM y sus procesos de negocios

Los Prospectos y Negociaciones se pueden procesar con gran automatización

mediante el proceso de negocio. Un Proceso de Negocio puede contener una o todas las

acciones posibles con los elementos del CRM: el envío de correo electrónico,

asignación de responsable, asignación de tareas, procesos empresariales, etc., pueden

cambiar el estado de los elementos, completar los campos y crear nuevos elementos

tales como negociaciones. Los procesos de negocio del CRM y la biblioteca de

documentos son la mejor manera de encajar Bitrix24 con las operaciones específicas de

una empresa.

3.1.7. El CRM de Bitrix24

Ya estamos viendo que Bitrix24 es una herramienta que incorpora una serie de

opciones y funcionalidades netamente para entornos empresariales en una sola

plataforma, cumpliendo funciones de una intranet, a través de internet e incluso

conocemos que ya existen versiones para móviles que veremos más adelante.

El componente más importante de Bitrix24 es su CRM pues es la médula de los

procesos y el seguimiento de proyectos empresariales, dedicaremos un apartado especial

a tan importante función de esta herramienta corporativa Bitrix24.

Bitrix24 es una herramienta de productividad, pero que adopta el formato de red

social, siendo la línea cronológica de actividades el elemento central de la misma,

permitiendo a cada empleado su personalización, con el objeto de acceder a aquellas

actividades que le compete según su función dentro de la organización. En dicha línea

cronológica, se puede publicar todo tipo de contenidos, que podrá llevar aparejado

desde archivos adjuntos hasta vídeos, y que puede ir destinado a todos los integrantes de

19

la misma organización a personas específicas, pasando por los diferentes grupos

creados, como pueden ser los distintos departamentos (Hidalgo, 2012).

El sitio MASQUENEGOCIO (2016) explica que “La versión gratuita de Bitrix24

incluye la función de CRM, que administra la interacción con clientes o cualquier

agente externo a la compañía”. Estas interacciones se registran y son susceptibles de

integrarse para informes, hacer análisis. El CRM de Bitrix24 permite segmentar el

público objetivo, gestionar facturas y presupuestos, enviar e-mails individuales o en

grupo o hacer llamadas a clientes. Además, se puede integrar con aplicaciones externas

como Mailchimp, Xero, servicios de almacenamiento en la nube (Dropbox, Box,

Google Drive, OneDrive), etc.

Seguramente el CRM sea lo más destacable de Bitrix24, ya que es difícil encontrar

este servicio de forma gratuita. Pero Bitrix24 aporta un conjunto de herramientas muy

completas para la gestión en equipo de proyectos corporativos o empresariales.

El CRM (Customer Relationship Management) de Bitrix24 administra la interacción

con clientes, clientes potenciales, colaboradores externos, gente de prensa y cualquier

otro grupo de personas externas a nuestra organización pero que tengan relación con

ella. El CRM en Bitrix24 forma una base de contactos donde se gestionan y almacenan

la interacción y el historial de nuestros contactos. Todos los nuevos eventos (llamadas

telefónicas, mensajes, reuniones) vinculados a un contacto o a una empresa son

fácilmente registrados y de esta manera puede ser planificada una mayor interacción,

incluyendo la integración de asignación de tareas (BITRIX24 CRM, 2015).

Veamos a estudiar ahora este componente importante de Bitrix24 su CRM, los

módulos que forman parte, su funcionalidad y características generales como también la

20

importancia para el manejo de proyectos empresariales. Es que como se dijo antes el

CRM es la parte medular de esta herramienta informática.

3.1.8. Características del CRM Bitrix:

Estos modelos según el portal especializado SOFTDOIT (2015), aportan

instrumentos para la creación de informes, importar y exportar contactos, y analizar y

clasificar todos los datos almacenados, con la precisión que corresponda.

Mediante CRM Bitrix se pueden controlar aspectos como las ventas, campañas de

marketing, facturaciones a clientes, etc. La interfaz del CRM Bitrix es cómoda e

intuitivo, y genera u flujo de actividad entre todo el departamento comercial de la

compañía. Esta interfaz universal permite acciones (notas, correos electrónicos, tareas,

reuniones y llamadas telefónicas), que pueden ser consultadas en el sistema CRM desde

cualquier dispositivo y usuario autorizado.

Veamos las características de este importantísimo módulo de Bitrix tan usado y

explotado por las empresas que lo usan por su versatilidad y beneficios anexos.

Las aplicaciones de CRM Bitrix permiten crear informes, contactos procedentes

de importación / exportación, llevar a cabo el análisis de la situación a tiempo

real, y para realizar la segmentación de la cartera de clientes de la empresa, y de

los proveedores.

En lo referido a la facturación, con CRM Bitrix pueden emitirse facturas en

tiempo real. Los datos del cliente se integran automáticamente en una factura. El

proceso comienza por seleccionar el contacto, compañía, negociación comercial o

transacción. Los productos y servicios que se incluyen en la factura pueden ser

seleccionados a partir de los elementos existentes, o bien, puede crear otros

nuevos sobre la marcha. En una última fase, puede enviarse la factura

21

directamente desde CRM Bitrix a la dirección de correo electrónico del cliente,

guardar la factura en formato PDF e incluso imprimirla directamente desde su

explorador Web.

En materia de dispositivos móviles, también ofrece importantes soluciones. La

idea principal es tener a disposición toda la información contenida en el sistema

CRM mientras los agentes comerciales de la empresa se desplazan.

La interacción con el correo electrónico es otra de las funcionalidades

principales; pueden realizarse envíos individuales o en grupo a una lista de

clientes potenciales, contactos o empresas, con la opción de adjuntar archivos,

desde el software local o bases externas de datos. Las plantillas de los correos o

mensajes pueden generarse en el CRM de forma automática. Las respuestas de los

destinatarios de estos correos se guardan en el sistema CRM de también de una

forma automática.

Igualmente, las llamadas a clientes se pueden realizar directamente desde

el CRM con las aplicaciones de telefonía IP. Sólo es preciso hacer clic en un

número de teléfono, y la aplicación de telefonía IP (Skype, Lync, etc.), realizará la

llamada directamente.

3.2. Características técnicas de bitrix24 sus beneficios para las empresas en la

gestión y seguimiento de proyectos corporativos

3.2.1. Características técnicas de Bitrix24

Toda herramienta de implementación tecnológica igualmente contiene muchas

características que los diferencian a cada cual. Simone (2015) nos explica a

continuación las características de esta eficiente herramienta empresarial Bitrix24

Gratuito hasta 12 personas.

5 GB de almacenamiento en la nube.

22

Intranet Social. Puedes utilizar el poder de las redes sociales empresariales en las

operaciones diarias de tu empresa.

Flujo de actividades al estilo Facebook. Todos los cambios de la intranet se ven

reflejados en tiempo real. Puedes configurar lo que quieres ver o no.

Conversaciones. Privadas o en grupo con la posibilidad de agregar documentos o

imágenes.

Integración con las Redes Sociales más populares (Facebook, Twitter, etc.).

Sincronización de documentos. Editas en tu ordenador y se actualiza la aplicación

web.

Varios idiomas. Está disponible también en castellano.

Funciona en los dispositivos móviles iOS y Android.

3.2.2. Información Técnica de Bitrix del Intranet Portal

Ramos (2015), Nos presenta una útil información técnica que nos da una visión de lo

que necesitamos para implementar Bitrix24 que va desde, la parte física como el

Hardware y la parte lógica. Veamos:

Requisitos del sistema Hardward

Espacio libre en el disco: 500 Mb

RAM: 1 GB

Requisitos y Aspectos lógicos de sistemas

Unix/Linux/Sun/HP-UX

Windows NT/Windows XP/Windows Vista/Windows Server 2003 &

2008/Windows 7

23

Navegadores: Mozilla Firefox 2-3, Internet Explorer 6-7-8, Chrome Servidor.-

Apache 1.3.X o superior o Microsoft IIS 5.0 o superior. o PHP 4.3.9 o superior.

Base de datos.- MySQL 4.1.11 o superior, o Oracle 10g o Microsoft SQL Server

2000 o superior. Costos de implementación Servidor.

3.2.3. Los Costos de Bitrix24

Este quizás es el punto clave para la adquisición de Bitrix aun conociendo las

múltiples bondades, Ramos (2015), nos explica “el costo promedio de un servicio de

HOSTING capaz de soportar una solución Bitrix, oscila entre $ 2.00 o $ 3.00 mensuales

por usuario, dependiendo de las exigencias a las que se enfrente el sistema”.

A continuación se explica a minuciosamente los precios costos y otros detalles per, el

precio depende del número de usuarios que tendrá la Intranet. Veamos

El paquete básico de BIP está entre lo $ 1800.00 y $ 3300.00 dólares e incluye

permisos para 25 usuarios, por cada usuario adicional deberemos pagarse un adicional

de $40.00. Normalmente hay descuentos por volumen, y con frecuencia se encontrará

ofertas e interesantes oportunidades. Renovación de las suscripciones al comprar una

licencia se accede gratuitamente y por todo un año a una suscripción que permite,

acceder al servidor de actualizaciones de BIP (nos permite actualizar el software) o

Acceder al Help Desck (nos permite acceder a soporte técnico gratuito on-line). Con el

fin de continuar con el acceso a estos dos importantes servicios, los propietarios de una

licencia de BIP (los propietarios del Portal de Intranet) deberán renovar sus

suscripciones anualmente, con un costo igual al 22% del valor de la licencia original,

siempre y cuando se haga la renovación dentro de los primeros 30 días después del

24

vencimiento de la licencia, después de ese periodo el costo de renovación de la

suscripción tendrá un costo del 60 % del valor de la licencia original (Ramos, 2015).

3.2.4. Beneficios de Bitrix24 y sus componentes

Ya hemos visto que uno de los mayores atractivos empresariales de Bitrix24 es el

Customer Relationship Management (CRM) o en español Administración de Relación

entre Clientes, el cual es una clase de software que suministra la estructura y coherencia

en la gestión de contactos de negocios y posibles contactos o clientes. Recordemos que,

el CRM organiza la información acerca de los clientes y las diversas interacciones con

los mismos, desde la fase de clasificación a través del cierre de las ventas

(SOCIALTECH, 2016).

Es que el CMR es la parte medular de Bitrix24 y ofrece una gran ayuda para el

crecimiento empresarial y gestión de clientes por lo que, este software es del que mayor

beneficios presta tanto a usuarios como a empresas. Veamos los beneficios de Bitrix24

y su CRM enfocados en los dos entes principales del negocio.

3.2.4.1. Beneficios para los Usuarios

Interfaz fácil de utilizar.

Gestión de tareas, proyectos y eventos dentro de grupos de trabajo.

Gestión sencilla y cómoda al momento de compartir archivos.

Servicios de almacenamiento para salvaguardar documentos y trabajo en la

Intranet.

Soporte en línea permanente.

Sencilla interfaz de personalización de perfiles.

La herramienta permite organizar y compartir documentos, audios y videos.

Generación de galerías de fotos públicas y privadas.

25

3.2.4.2. Beneficios para las empresas asociadas

Llevar control de ingreso, descanso y salida de los empleados.

Interfaz fácil de configurar.

Gestión de tareas, proyectos y eventos.

Seguimiento del tiempo de realización de las tareas asignadas.

Seguimiento del progreso de las tareas y efectividad en la resolución de

inconvenientes.

Simple gestión de documentos y uso compartido de archivos.

Integración con MS Outlook y MS Office.

Editor visual amigable.

Procesos de negocios personalizables.

26

3.3. La funcionalidad de bitrix24 con relación otras herramientas del mercado

como gestor y seguimiento de proyectos corporativos

3.3.1. ¿Cómo funciona?

Bitrix24 es una herramienta sencilla e intuitiva tiene la estructura básica de

plataformas como Facebook o Linkedin, las dificultades en utilizarlo serán muy bajas.

Al acceso y registro es simple y se puede usar las cuentas de Facebook, GooglePlus, o

Twitter. Una vez registrado, podrás acceder a tu flujo de actividades, configurar todas

las propiedades de seguridad y utilizar empezar ya a explotar el CRM para gestionar a

clientes o posibles clientes. Bitrix24 tiene una API abierta, lo que permite a tus

desarrolladores crear aplicaciones para integrar con la plataforma. También puedes

integrar aplicaciones de terceros, como el Basecamp o el Mailchimp.

Después del registro y configuraciones básicas, se puede personalizar la red social

interna, añadir un propio logo, utilizar un propio dominio acorde a tu empresa, pero si la

organización tiene más de 12 personas, se tendrá que contratar uno de los planes de

pago, a partir de $99/mes. Bitrix24 es de aquellas herramientas a la que no das valor

hasta que empiezas a jugar con ella. Además es un “todo en uno” que vale la pena

experimentar y ver si realmente sirve para tu empresa.

El funcionamiento de Bitrix24 tanto en su versión gratuita como de pago es muy

sencillo según Sevilla (2015) “está basado en una plataforma web (con sus

ventajas, pero también sus posibles inconvenientes respecto a privacidad y protección

de datos) estructurada a modo de red social colaborativa en la que todos los integrantes

tienen funciones asignadas y accesos/derechos a los determinados lugares de la red”.

27

Dentro del funcionamiento de Bitrix una vez que se ha ingresado, veremos que lo

primero que se accede es a nuestro Flujo de Actividad (Activity Stream) donde, a modo

de red social, se refleja todo lo relacionado con los empleados, ya sea por asignación

directa o por que estemos asociados. Asimismo, encontraremos todas las

conversaciones en chat que tengamos, que además quedan guardadas en el sistema, por

lo que se pueden realizar búsquedas muy completas sobre ellas. Estas conversaciones,

que pueden ser en grupo, pueden realizarse a modo de clásico chat, o por

call/videoconferencia según (Sevilla, 2015).

Ahora, una de las ventajas es que Bitrix brinda un servicio de almacenamiento en la

nube de 5GB que es bajo con relación a herramientas de Google Docs y MS Office

online pero, podremos optar por estos sistemas de archivo y abrirlos en Bitrix24 una

simbiosis perfecta. Si optamos por descargar la versión desktop, la modificación de los

documentos la podremos realizar en local, sincronizándose perfectamente con la

aplicación web. Finalmente

Dentro del funcionamiento de Bitrix, hay detalles importantes como el estado “Me

gusta” a modo Facebook de las distintas entradas y comentarios que realice el personal

de la organización. Por otro lado, con Bitrix24 contamos con un completo gestor de

tareas y proyectos calendarizado, que no tiene nada que envidiarle a plataformas

dedicadas solo a este fin. Este gestor, se encuentra totalmente integrado en los grupos de

trabajo y nos permite llevar un perfecto control de los proyectos con herramientas que

van desde diagramas de Gantt, gestión de cargas de trabajo, participación de

colaboradores externos, informes de desempeño, etc. (Sevilla, 2015).

28

3.3.2. Herramientas que compiten con Bitrix24

Estamos viendo el enorme potencial de funcionalidad que Bitrix24 posee que sin

duda, para un usuario con poca experiencia en el manejo de este tipo de herramientas

podrá adaptarse pronto. Sin embargo, hemos detectado otras herramientas que en el

mercado tienen su aceptación.

Veamos a continuación algunas herramientas para la gestión y comunicación

empresarial que compiten con Bitrix.

Trello: Una herramienta valiosísima con la que podremos administrar un

proyecto. Trello funciona de forma similar a una pizarra en la que podemos crear

tableros para tener todas las tareas organizadas y visualizarlas en todo momento.

Sea cual fuera el proyecto a realizar, esta herramienta es muy útil ya que permite

saber qué hacer, a quién se le asigna la labor y cuál es la siguiente tarea en el

orden de prioridades.

Prezi: Para preparar y dar mejor presentación en exposiciones. Dice el slogan de

promoción de este software, y nunca mejor explicado. Prezi es una gran

alternativa gratuita a las tradicionales presentaciones en PowerPoint, con la que

podrás elaborar exposiciones de gran calidad para utilizarlas en tus reuniones de

trabajo. En su versión en línea puedes utilizarla directamente, sin necesidad de

instalar el software.

Expensify: Una poderosa aplicación para el control de gastos, Expensify puede

facilitar el trabajo de cualquier empresa ya que presenta de forma fácil los

reportes de los egresos realizados mediante la captura digital de los recibos y la

clasificación de los gastos. También, permite importar las transacciones desde

29

una tarjeta de crédito o cuentas bancarias. Puede instalarse en cualquier

dispositivo móvil.

SEMrush: Una herramienta muy útil para hacerle seguimiento a la competencia.

SEMrush te permitirá acceder a mucha información valiosa para conocer los

puntos fuertes de tus rivales, cuales son los criterios que domina, en qué posición

aparece de acuerdo a las palabras, cuántas son las visitas que recibe desde

Google y otras variables importantes de análisis del SEO y el SEM. Es una gran

ayuda en tu estrategia de posicionamiento.

Quizás usando cualquiera de estas herramientas se logrará optimizar la gestión y

seguimiento de proyectos empresariales así también, llevar un manejo adecuado del

tiempo y dedicarse a lo que es realmente importante en un negocio. Sólo el cliente sabrá

encontrar la diferencia y la preferencia adecuada al optar por uno u otro producto de lo

que vimos anteriormente o Bitrix24. Todos tienen algo en común y es aprovechar los

beneficios que ofrece el acceso a la información a través de internet y mejorar los

resultados para ser más competitivo.

3.3.3. Herramientas para el control Empresarial de PYMES

Cualquier empresa mediana o pequeña necesitará en algún momento herramientas

informáticas y sistemas de cómputo para administrar sus procesos. A continuación,

hemos recopilado varias herramientas en la web que al igual que Bitrix24 ayudarán a la

gestión empresarial y al seguimiento de sus proyectos corporativo. Esperamos que estos

ítems despierten el interés al lector por ampliar información de estas herramientas para

el asesoramiento adecuado.

30

Según Fernández (2016), las siguientes herramientas para web, pueden solventar al

menos en los aspectos básicos las actividades empresariales y el seguimiento de

proyectos pero, para su uso se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:

Que estuvieran en la nube,

y que fueran de fácil uso y sin costes astronómicos.

A continuación listamos todas aquellas herramientas que se usan hoy en día con sus

pros y contras.

Google Apps: Herramienta de colaboración para Pymes Suite de herramientas

de Google de correo, ofimática y almacenamiento de Google. Accesible desde

desktop y móvil de una manera muy cómoda y sencilla, para nosotros en

primera instancia fue una decisión muy clara. El único inconveniente que le

vemos a la suite es que muchos trabajadores están acostumbrados a trabajar con

Outlook para gestión de email, por lo que pueden sentirse un poco incómodos al

principio usando la herramienta. El precio ronda los 40€ por usuario al año en us

versión básica.

Asana: Herramienta para Pymes de gestión de proyectos. Desde proyectos de

diseño y desarrollo web, hasta proyectos de gestión de cuentas de publicidad. Es

una herramienta cómoda y sencilla de utilizar que permite entre otras crear

tareas recurrentes, copiar proyectos enteros, compartir tareas con otros

empleados, chat por proyecto, enlazar documentos a los proyectos, etc…

Además de todas sus ventajas propias, tiene muchas integraciones muy útiles.

Nosotros empleamos dos: Instagam, para tener una visualización de los

proyectos a nivel de Diagramas de Gantt y Everhour para controlar el tiempo

que destinamos a cada proyecto y cliente y poder hacer análisis de rentabilidad.

La mayor de las desventajas es que no podemos enlazarla con aspectos de

31

facturación para analizar directamente la rentabilidad de los proyectos. No

obstante es gratuito hasta 15 empleados, por lo que se la recomendamos a

cualquier PYME.

Everhour: Gestión de tiempos de proyectos en la nube Everhoures una

herramienta que permite controlar el tiempo que se dedica a cada proyecto de

manera muy cómoda y sencilla y que permite la integración con Asana. Para

contar el tiempo que se le dedica a cada cliente, bien desde el interfaz de Asana

o bien a través de un plugin en chrome, podemos activar el temporizador y

desactivarlo una vez finalice la tarea.

Hasta hace poco era una herramienta gratuita, y la hicieron de pago hace poco.

En nuestro caso pagamos 39$ pero nos ofrece mucha agilidad a la hora de hacer

análisis de rentabilidad y saber si estamos ofreciendo a cada cliente el mejor

servicio posible. Una gran desventaja de nuevo es que no está relacionada con

aspectos de facturación por lo que no podemos hacer análisis de manera directa.

Digisigner: Herramienta de Gestión documental de contratos para Pymes. Una

de las primeras cosas que aprendimos cuando empezamos a trabajar es que el

papel realmente es muy prescindible para casi la mayoría de las tareas que se

hacen. Muchas personas imprimen todo tipo de documentos por costumbre, pero

realmente no es necesario. En nuestra empresa apenamos empleamos papel de

oficina. Digisigner es una herramienta que centraliza la gestión de los

documentos legales y permite enviar documentos para firmar a cualquier

colaborador, empresa o empleado. Es gratuita hasta 5 documentos al mes y

cuesta 8$ si tenemos necesidades más amplias.

32

Cam Scanner: Escáner en tu móvil y en la nube Nuestra herramienta de

escaneo. CamScanner es una app tanto para Android como para iOS que permite

escanear documentos emulando un scanner de sobre mesa. Simplemente

haciendo una foto y con unos ajustes sencillos, tendremos digitalizados

documentos en papel para su envío por email o para archivarlos de manera

digital.

Reviso: Herramienta para Pymes de Contabilidad Reviso, antes llamada e-

conomic es nuestra última adquisición. Es una herramienta que permite llevar

una contabilidad según las necesidades que impone la hacienda española,

también en la nube. No requiere ningún tipo de instalación de software y sus

precios empiezan desde 10€/mes para autónomos.

Gracias al uso de todas estas herramientas, muchos de los procesos que en algunas

pymes no se controlan o se controlan de forma manual, se consigue reducir los

tiempos de gestión de las tareas empresariales. La Gerencia tiene en el mercado éstas

múltiples opciones cuya raíz es centrarse en mayor medida en ofrecer mejor servicio a

los clientes y desarrollar una empresa automatizada y gestionada debidamente en base a

las tecnologías.

.

3.3.4. La Seguridad de Bitrix24

Dada la importancia de la información empresarial, sus proyectos y otros, deben

tener el nivel de seguridad necesario más aún si está en la plataforma web hacia todo el

mundo.

33

Bitrix Site Manager proporciona la máxima protección ante las miles de amenazas

que se encuentran en Internet. Cada día su página web podria ser atacado muchas

veces y como consecuencia dañar la integridad de su sitio. Por eso hoy en día una

infinidad de empresas tienden a preocuparse por la seguridad de su sitio web

(BITRIX SITE MANAGER, 2013).

3.3.5. Herramienta PRO+PRO Framework

El PRO + PRO es el marco de seguridad que proporciona un conjunto único de

herramientas para la protección de sus proyectos web. Más importante aún, ahora viene

integrado en los productos de software de Bitrix, sin costo adicional. El marco PRO +

PRO incluye una serie de tecnologías de seguridad de técnicas avanzadas. Los múltiples

niveles de seguridad permiten detectar y combatir casi todas las técnicas conocidas de

hacking y así hacer sus proyectos de Internet invulnerables a las amenazas web más

modernas.

Aquí en Bitrix, creemos que gran parte del éxito de los códigos maliciosos se

encuentra en parte por culpa de los usuarios que compran a vendedores de software que

tienen ignorancia sobre las cuestiones de seguridad, junto con el descuido de seguridad

básica en la web. Un simple análisis del contenido web, y de la gestión de soluciones de

mercado revela una vulnerabilidad que es tan grave como la habitual. El "libro blanco

de la Seguridad en la Web" está a su alcance.Las 10 maneras de mantener tu web segura

y que fue escrito por Marsel Nizam, el Jefe de la Web de desarrollo de seguridad en

Bitrix.

34

El módulo ofrece las características de protección:

Panel de control para establecer el nivel de protección.

Filtro activo (Firewall de aplicaciones Web).

Una contraseña de tecnología de tiempo.

Protección de los períodos de sesiones autorizadas.

Control de la actividad.

Protección contra phishing.

Registro de intrusiones.

Protección en el Panel de Control basadas en IP.

Listas de detención.

Control de la integridad de secuencias de comandos

3.3.6. Soluciones y Versiones de Bitrix24

González (2013) Hace referencia en las versiones de Bitrix y menciona que si, a la

hora de buscar un espacio de trabajo virtual para su negocio usted eligió Bitrix24, puede

no haberse dado cuenta de que Bitrix24 puede ser usado como un servicio en línea o

como producto de caja, es decir, instalado en su propio servidor (o en un proveedor de

hosting).

Así también, González (2013) dice que, dependiendo del carácter empresarial,

tamaño de la empresa, y a las exigencias de la solución de intranet requerida, puede

elegir entre un pago mensual flexible, disponible en la versión OnCloud de Bitrix24 o

comprar y poseer una licencia de por vida deBitrix24 Self-hosted. Ambas versiones

tienen sus ventajas y desventajas asociadas a la implementación y mantenimiento.

35

Es claro que el usar una versión de otra de cualquier software, depende de las

necesidades, prestaciones y herramientas que mejor se adaptan al negocio. Entonces,

son diversos los factores que incidirán en cuál de los productos es más apropiado para

una empresa. Veamos estas las dos versiones más importantes de Bitrix24 OwnCloud y

Self-hosted.

3.3.6.1. Bitrix24 OnCloud

Bitrix24 OnCloud es un espacio de trabajo que le permite centralizar el manejo de las

labores y tareas diarias. Esta versión proporciona herramientas integradas de gestión de

proyectos y tareas, administración colaborativa de documentos, CRM, seguimiento de

tiempos y gestión organizacional de personal.

Para Velasco (2014) la versión OnCloud está pensado para todos aquellos usuarios

que utilizan de forma habitual la nube para diferentes funciones: almacenar archivos,

sincronizar directorios, editar documentos, comunicarse, etc. Según los servicios que

utilicemos, en muchas ocasiones, nos vemos obligados a utilizar unas aplicaciones u

otras desarrolladas por las empresas correspondientes, por ejemplo, un cliente para

Dropbox para almacenar archivos, Skype para comunicarse y Google Drive para editar

documentos.

3.3.6.2. Características de Bitrix24 OnCloud

A continuación vamos a hablar de una serie de características y ventajas respecto a

Bitrix24 OnCloud, teniendo en cuenta factores técnicos, económicos y funcionales.

Queremos que estos datos den una visión general de esta versión de Bitrix24. Veamos:

Servidor._ No es necesario un Server evitando mantenimientos ni instalaciones

el inicio, es rápido y se paga según convenga.

36

Espacio de Disco._ Puede ser limitado de acuerdo al Plan de servicios. Se puede

comprar espacio de ser necesario.

Panel de Control._ No hay acceso a herramientas ni a la interface de

administración.

Integración con la Empresa._ Limitada

Copias de Seguridad de la Data._ Bitrix Inc. Crea copias de seguridad diarias y

las restablece de ser necesario. No hay copias de seguridad de pare del Usuario u

opciones de control.

Seguridad y Protección._ Sólo se puede acceder a través del protocolo SSL.

Dos centros de datos independientes proporcionan una lata disponibilidad. Filtro

proactivo WAF.

Funciones y Opciones del Sistema._ Estas son limitadas según plan y tarifas.

Personalización del sistema._ Aumento de algunas funciones a través del

constructor de Business Process. Funcionalidad no personalizable

Finalmente González (2013) detalla los aspectos económicos de Bitrix24 OnCloud y

menciona que la tecnología de la nube es muy popular en este momento, por que

proporciona gestión de datos flexible y accesible 24/7 desde cualquier lugar del que

Usted se puede conectar a la Internet. Bitrix24OnCloud podría ser una solución óptima

si tiene un gran número de empleados.

Las suscripciones de pago proporcionan un número ilimitado de cuentas de usuario,

tanto para la intranet (empleados y directivos) como para la extranet (socios y clientes).

37

3.3.6.3. Bitrix24 Self-hosted

Bitrix24 integra una gran cantidad de herramientas destinadas a facilitar la

interacción virtual de los usuarios, mediante ambientes amigables e intuitivos, sencillo

manejo de contenidos, servicios de comunicación interna, herramientas de gestión,

herramientas de redes sociales integradas, soluciones de WorkFlow y diseño de

procesos, sencillos procesos de integración con softwares de terceros y mucho más.

3.3.6.4. Características de Bitrix24 Self-hosted

A diferencia de la versión OnCloud, Bitrix24 Self-hosted está orientado a escritorio

en donde la aplicación se instala en los computadores de los usuarios y las

configuraciones se personalizan de acuerdo a sus necesidades. Las diferencias con la

versión Cloud son muy marcadas que van en función como se dijo de las necesidades

empresariales. Veamos las características de esta versión.

Servidor._ Requiere instalación de una central de servidores y todo lo

relacionado con el.

Espacio de Disco._ El espacio está directamente relacionado según el límite del

servidor.

Panel de Control._ Aquí si existe selección administrativa completa,

administración completa de módulos estructuras y contenidos y disponibilidad

de herramientas administrativas avanzadas.

Integración con la Empresa._ Existe integración más marcada usando Active

Directory. MS Exchange, MS SharePint.

Copias de Seguridad de la Data._ Creación de copias de seguridad

personalizadas, programadas y opción de almacenamiento en la nube de copias

de seguridad.

38

Seguridad y Protección._ Aquí, las medidas de seguridad pueden ser

implementadas de acuerdo a las necesidades del usuario.

Funciones y Opciones del Sistema._ Limitadas por edición

Personalización del sistema._ Existe disponibilidad del código fuente completo

del producto, componentes y plantillas personalizadas además de API’s.

Según González (2013) recomienda que, si su empresa es rígida en cuanto a las

políticas de gestión de datos, y estas no permiten que ningún tipo de información

confidencial se encuentre disponible en la Nube, usted es bienvenido a comprar una

licencia comercial de por vida de Bitrix24Self-hosted. Puede implementar la solución

intranet/extranet en su propia oficina (o en cualquier otro servidor remoto que cumpla

con los requisitos y la política de seguridad de la empresa).

39

Conclusiones

Hemos dado una visión clara de una de las herramientas favoritas de las empresas y

negocios para gestionar y dar seguimiento a proyectos corporativos y manejo de

recursos. Sin duda nos ha gustado Bitrix24 por su difusión y amplio respaldo técnico

que se encuentra en la Web.

Podemos concluir que: Después de la descripción de Bitrix24, estamos ante

una completa suite de herramientas, totalmente colaborativa que gestiona y administra

proyectos corporativos no solo a escala empresarial sino que también puede ser usado

por profesionales independientes para el manejo de sus actividades. Es una opción

fiable para las PYMES por la fácil adaptación y sus herramientas de intranet con la que

pueden llevar un completo control de sus actividades.

No cabe duda que los aspectos técnicos de Bitrix24 convencen a muchos. Esta

riqueza técnica se traduce en beneficios intangibles muy importantes para una

organización empresarial y lo es también para personas naturales ya que, su versión

gratuita y funcional es para 12 personas y 5GB de almacenamiento suficiente, para

actividades profesionales particulares de microempresarios. Punto aparte los costos que

son accesibles para todos.

Y por último concluimos que hemos visto a Bitrix24 por encima de otras

herramientas corporativas para la gestión de proyectos y actividades empresariales. Su

versión self-hosted es muy difundida por sus bondades ya que muchos prefieren

eliminar los posibles inconvenientes de almacenar su información en la red a unos

precios, que dado, las funciones que ofrecen no son elevados. Uno de las diferencias

40

notables de Bitrix24 con relación a otras herramientas como por ejemplo EverHour es,

su intranet con un completísimo set de herramientas para la gestión colaborativa. En

conclusión Bitrix24 está en constante evolución a beneficio de sus usuarios.

41

Bibliografía citada

Alcón, a. (2015). Bitrix24 – productividad y comunicación en las empresas en formato

de redes sociales. Obtenido de https://noticiaglobal.wordpress.com/2015/08/24/bitrix24-

productividad-y-comunicacion-en-las-empresas-en-formato-de-redes-sociales/

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46

ANEXOS

Anexo 1: Más características generales de Bitrix24

Está disponible en varios idiomas. Todas las versiones de Bitrix Site Manager y

Bitrix24 SelfHosted incluyen por defecto, los siguientes idiomas: inglés, alemán,

ucraniano y ruso.

Integración con Microsoft, Apple y productos Google

Intranet Mobile para iPhone, Android o BlackBerry

Flujo de actividades. Todos los cambios de la intranet se ven reflejados en

tiempo real. Puedes configurar lo que quieres ver o no. Tipo facebook.

Sincronización de documentos. Editas en tu ordenador y se actualiza la

aplicación web.

Tiene un año de soporte técnico gratuito y actualizaciones del producto.

Intranet Social.

Conversaciones privadas o en grupo con la posibilidad de agregar documentos,

imágenes y videos

Integración de redes sociales

Grupos de trabajo Abiertos, cerrados e incluso ocultos

Calendarios con Programador de eventos

Galerías de fotos públicas y privadas

Perfiles de los empleados, grupos de trabajo, blogs, foros, wikis

Permisos de acceso flexibles a usuarios de Intranet/Extranet

Built-in de mensajería instantánea y llamadas de video P2P

El producto se suministra con el código fuente completo

47

Soporte de MySQL, Oracle, MSSQL,MSSQL express

Integración con MS Outlook y con MS Office

CRM integrado, Informes y Procesos de Negocio

Instant Messenger con soporte XMPP/Jabber

Gestión del Tiempo y Reportes de Eficacia

Gestión de Tareas y Gestión de Proyectos

Soporte de carpeta de red y carpetas Web

La plataforma puede ser soportada por MS Window o UNIX

Soportado por los principales navegadores (IE, FF, Chrome, Safari)

Configuración flexible de permisos de acceso

Fuente: http://radio-espacio.com/2016/01/30/bitrix-24-la-intranet-social-corporativa/

48

Anexo 2: Aspectos de seguridades de Bitrix24

La seguridad para en la intranet se realiza por un único módulo de Protección

Proactiva de Bitrix, que combina las medidas técnicas y organizativas necesarias para

combatir el código potencialmente malicioso que ha sido objeto de modificación y cuya

función aún se desconoce. La tecnología de protección proactiva aumenta

considerablemente la seguridad de aplicaciones basadas en web.

Configuración del Nivel de Protección en el Panel de Control

Cualquier sitio web basado en la plataforma Bitrix se pre-configura en el nivel básico

de protección. Sin embargo, puede mejorar significativamente la seguridad de los sitios

con la selección de uno de los módulos de protección proactiva pre-seleccionados:

estándar, alta o más alto. El sistema le mostrará sugerencias acerca de cualquier

parámetro que tenga que configurar.

49

Filtro Proactivo (Firewall para Aplicaciones Web)

Firewall para Aplicaciones Web protege el sistema de los tipos de ataques más

conocidos de la web. El filtro reconoce las amenazas peligrosas de las solicitudes

entrantes y bloquea las intrusiones. El filtro proactivo es la forma más eficaz de

protegerse contra posibles defectos de seguridad en la ejecución de proyectos web

(XSS, SQL Injection, Incluyendo PHP etc.). El filtro analiza de manera exhaustiva

todos los datos recibidos de los visitantes en las variables y las cookies.

50

Registro de Intrusión

El registro de intrusión registra todos los sucesos ocurridos en el sistema incluyendo

eventos poco comunes, sospechosos y malintencionados. El registro se actualiza en

tiempo real para que pueda ver los eventos en cuanto han sido registrados. Esta

característica permite descubrir ataques e intentos de intrusión, mientras que puede

replicar inmediatamente e incluso prevenir ataques.

51

Contraseñas de un Solo Uso

El módulo de protección proactiva admite contraseñas de un solo uso para los

usuarios del sitio. Esta característica está especialmente recomendada para los

administradores del sitio, ya que mejoran significativamente la seguridad del grupo de

usuario de "Administradores".

Fuente: http://bitrix.es/upload/uf/543/seguridad.pdf