UNIDAD II REALIZAR EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL CONTROL DE CALIDAD EN LAS AREAS DE LA EMPRESA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA EMPRESA.

UNIDAD IIREALIZAR EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL CONTROL DE CALIDAD EN LAS AREAS DE LA EMPRESA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA EMPRESA.

UNIDAD II AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y EVALUACION DE LA EMPRESA.

1.- GENERALIDADES

2.- ANTECEDENTES

3.- TERMINOLOGA

4.- OBJETIVOS

5.- PROPOSITOS

6.- DEFICIENCIAS DE LA ADMINISTRACION EQUIVOCADA

7.- CARACTERSTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA

8.- FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS

9.- TECNICAS DE INVESTIGACION PARA LA APLICACION

DE LA AUDITORIA AMINISTRATIVA.

10.- PLANEACION DE LA AUDITORIA

11.- PROCEDIMIENTOS DE LA REVISIN

12.- PROGRAMAS DE AUDITORIA

13.- NORMAS PROFESIONALES

14.- CONCEPTO Y TIPOS DE AUDITORES

15.- PRACTICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

GENERALIDADES

AUDITORIA ADMVA.

CONTROL ADMVO.

REC. HUM., COMPRAS

PRODUCCIN, VENTAS, FINANZAS, ETC.

FINES:

AUDITORIA CONTABLE

CONTROL FINANCIERO

AREA DE CONTABILIDAD

FINES:

La auditoria es una tcnica que ayuda a comprender la situacin de las empresas a travs de la misma considerando tres aspectos importantes: el analizador, la revisin y la evaluacin de la actividad de la misma empresa.

La dinmica administrativa de una empresa es esencialmente planear, organizar, dirigir y controlar a todas y cada una de las partes de la empresa desde lo general hasta lo particular.

Pero no hay que pensar que la Auditoria Administrativa es una Vara mgica , sino una tcnica para medir resultados y proponer en su caso medidas correctivas.

Sin embargo siempre hace falta la revisin de la empresa en su conjunto, en su composicin y estructura organizada en cada una de las funciones que la integran desde la alta gerencia hasta las partes ms pequeas que componen el organismo social, por eso la Auditoria es necesaria tanto en la empresa privada como en la pblica para el desarrollo natural de las operaciones.

ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En los aos de 1925 el padre de la administracin HENRY FAYOL, menciona en una publicacin que hizo una revista en Francia, public lo siguiente:

Deca que el mejor mtodo para examinar una empresa y determinar las mejoras necesarias era estudiando el mecanismo administrativo para determinar s la planeacin, organizacin, direccin y control estn debidamente atendidos o bien si la empresa esta bien administrada.

El Doctor JAMES McKINSEY en los aos de 1935 a 1940 en sus publicaciones administrativas lleg a la conclusin de que la empresa debe peridicamente hacer una auto auditoria o bien evaluacin de empresa en todos los aspectos para llevar un mejor medio ambiente empresarial.

WILLIAM P. LEONARD en 1962 realiz un estudio completo de la auditoria administrativa, trata de los mtodos para iniciar, organizar, interpretar y presentar una revisin administrativa, lo cual es una aportacin muy valiosa.

Desde la dcada de los setentas en el medio empresarial se menciona a la Auditoria Administrativa como una prctica venerable aportando ventajas necesarias y sobre todo su aplicacin inmediata.

En Mxico no podemos hablar de fechas exactas, pues la aplicacin de la auditoria administrativa comenz en empresas trasnacionales y posteriormente en mexicanas, sobre todo en empresas pblicas.

Como es lgico, las empresas trasnacionales venan con mentalidad y tcnicas nuevas que se aplicaban con xito en el extranjero, luego stas se modificaron parcialmente para adaptarse al medio empresarial mexicano en las dcadas de los cincuenta y sesenta, cuando haba un desarrollo econmico prspero debido a la poltica del Gobierno de esa poca que consista en fomentar la inversin extranjera. Dentro de ese cmulo de tcnicas administrativas extranjeras estaba la auditoria administrativa, tomando cada vez mayor importancia, por su naturaleza y fines: realizar un examen y evaluacin sistemtica de los problemas administrativos, detectando sus causas y proponiendo mejoras. Tal tcnica de control era cada vez ms necesaria, por el creciente nmero de operaciones que las empresas realizaban. TERMINOLOGA:En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnolgicos desactualizan, algunas veces, conceptos o denominaciones empleados sin reservas hasta un cierto momento.

As ha ocurrido en el campo especfico de auditoria.

Desafortunadamente, en nuestro medio se recurre, casi siempre al trmino con el cual se caracteriza el rea primitiva de actuacin con algn aditamento que trata de precisar la ampliacin producida.

De tal forma, al trmino auditoria se la ha adicionado la palabra administrativa, para denotar la expansin de las tareas de examen a ciertas reas o sectores de operacin, no relacionados directamente con los aspectos cubiertos especficamente por la auditoria tradicional.

La denominada auditoria administrativa se ha constituido como la principal herramienta de evaluacin y control.

DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

-La auditoria Administrativa es la tcnica que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la administracin de una empresa.

-La Auditoria Administrativa analiza y valora la situacin de una empresa con el propsito de precisar en donde est y a donde va con la administracin actual y si es necesario revisarla y modificarla.

-La Auditoria Administrativa es la herramienta que se utiliza para una revisin, anlisis y valoracin de las condiciones administrativas en las que se encuentra la empresa en ese momento y proponer alternativas de cambio si es necesario.

-La Auditoria Administrativa es un examen detallado de la administracin de un organismo social realizado por un profesional de la administracin, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, sus mtodos y controles, y su forma de operar. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.-REVISAR

a). Obtencin de informacin

b). Cuestionarios (preguntas y respuestas)

c). Observacin

d). Otros medios (organigramas, manuales, etc.)

2.-ANALIZAR

a). Toda la informacin

3.-EVALUAR

a). La situacin de la empresa en sus aspectos general, particular de su administracin.

DEFICIENCIAS IRREGULARIDADES

El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en alguna funcin del organismo social examinado e indicar sus probables correcciones.

En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar a la direccin superior, a fin de que logre una administracin eficaz y eficiente.

PROPOSITOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El propsito es evaluar a la empresa en todas sus reas consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la direccin a lograr una administracin ms eficaz.

En virtud del desenvolvimiento de los negocios, en la actualidad, la administracin puede llegar a ser obsoleta si la gerencia de la empresa no renueva los mtodos, para mayor eficiencia y perder su confiabilidad para su desarrollo natural de acuerdo con los objetivos.

DEFICIENCIAS O PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN CUANDO EXISTE UNA ADMINISTRACION EQUIVOCADA Y QUE PERJUDICAN A LA EMPRESA.

Los defectos y errores son inevitables

Nos hemos acostumbrado a estas expresiones, y para justificarlas decimos que somos humanos y por lo tanto estamos dentro de los parmetros permitidos. Nos hacemos cada da mas tolerantes hacia los "pequeos" errores inevitables en nuestro quehacer diario. Los corregimos en parte y por fin llegan a formar parte de una costumbre "nefasta".

Pero como actuamos en nuestra vida personal, veamos: cuanto tiempo aceptados una piedra en nuestros zapatos, cuanto faltante aceptamos en nuestra nmina. En esto est nuestra incongruencia, exigimos CERO DEFECTOS en lo personal y familiar y aceptamos la mediocridad y complacencia en nuestro servicio a los dems. NOSOTROS DEBEMOS CAMBIAR, DEBEMOS CORREGIRNOS Y A PARTIR DE ESE MOMENTO EXIGIR A NUESTRO SUBALTERNO "CALIDAD TOTAL".

CERO DEFECTOS

Este programa solo funciona si los mximos responsables de la organizacin estn plenamente convencidos de la importancia de la CALIDAD. Solo entonces ser eficaz y transformar paulatinamente a toda la organizacin.

Se adapt este concepto de calidad a nuestra propia cultura latina y fue implementado en varias empresas de diversas partes del mundo latino con notable xito, ahora lo debemos adoptar en su organizacin.

El programa propicia una concientizacin inicial, prosigue con una metodologa especfica para un ao y remata con una mecnica de seguimiento para lograr un desarrollo sostenido.

El cambio de actitud hacia la calidad es el principio, debe de formar parte de la mentalidad de la cspide de la organizacin e ir inundando nivel a nivel, hasta llegar a la base.

CARACTERISTICAS IMPORTANTES DE LA AUDITORIA SON REVISION, ANALISIS Y EVALUACION:

a.- REVISION:

Todas las reas de la empresa de un examen que abarca:

1.- Objetivos

2.- Polticas

3.- Procedimientos

4.- Programas

5.- Presupuestos

6.- Estrategias

7.- Recursos Humanos

8.- Estructura de mando y jerarqua

9.- Estructura financiera

10.- Ejecucin

11.- Comunicaciones

12.- Mtodos de control

13.- Resultados

14.- Relaciones fiscales

15.- Vnculos comerciales

16.- Recursos materiales

17.- Mercadotecnia

18.- Produccin

19.- Organizacin

B.- ANALISIS

Proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los elementos de que esta compuesto. Separa un mtodo en partes para conocer, sus principios.

Esta se basa en los siguientes factores:

1.-FACTORES INTERNOS

A).- Procesal.- Planeacin, organizacin, direccin y control .

B).- Funcional.- Consejo de administracin, gerencia, asesora, produccin, finanzas y mercadotecnia, personal y seguridad.

C).- Analtico.- Puestos, tiempos, movimientos, equipo, costos, rotacin de personal, presupuestos, materiales, sistemas, etc.

FACTORES EXTERNOS

A).- Medio ambiente.- Clima, precios, medios de comunicacin,

localizacin aspectos sociolgicos y psicolgicos, etc.

La auditoria administrativa es una tcnica que tiene la finalidad de utilizar diferentes procedimientos especializados y es por eso que el auditor debe tener dentro de sus cualidades una mentalidad gil, disciplinaria, independiente de criterio, para que sea usado con razonamiento inductivo y deductivo en la realizacin del trabajo de auditora.

Los factores sobre el cmo formar conceptos son:

PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

MEDIOS O RECURSOS PARA CONOCER

TCNICAS DE AUDITORIA

Comprobacin visual

informacin de un

tercero

Anlisis y confirmacin de datos

Deduccin lgica

TECNICAS DE INVESTIGACION

El auditor requiere para su trabajo de dos tcnicas fundamentales:

1. OBSERVACION.-

a) De hechos actuales.

b) Observacin experimental.

c) Observacin a travs de reportes administrativos, estadsticos

y presupuestales, etc.

2. ENCUESTA.-

a) Por cuestionario (por departamentos).

b) Entrevista.

OTRAS TECNICAS EN LAS QUE SE AUXILIA EL AUDITOR

A).- Organigramas

B).- Diagramas de operaciones

C).- Diagramas de tiempo y movimiento

D).- Estadsticas de personal

E).- Grfica de rotacin de personal, etc.

POR QUE SE EVALUA UNA EMPRESA

Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situacin. Muchas son las razones para que esto se efecte.

Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas situaciones que le impone la realidad. Y no son los perodos de crisis, sino tambin los de xito a los que necesariamente tendr que adaptarse.

En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino imprescindible, analizar con detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo de la empresa y, por tanto, sus causas.

Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentacin de la realidad actual es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus mbitos.

La evaluacin de una empresa consiste en descomponer, estudiar, considerar y analizar lo examinado.

El procedimiento de auditoria para una evaluacin administrativa consiste en hacer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar cuidadosamente las hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas y nacer las consideraciones que se estimen convenientes para hacer una evaluacin sistemtica de acuerdo con las tcnicas de auditoria y principios de la administracin.

El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darn las recomendaciones que lo ameriten de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor.

INSTRUMENTAL TCNICO

1.- Planeacin de la auditoria

2.- Trabajo a desarrollar

3.- Estudio y evaluacin del sistema de control

4..- Hojas de anlisis

a) Contenido

b) Encabezado

c) Propiedades de las hojas de anlisis

d.- Importancia, ndice y propiedades de las hojas de anlisis

e.- Revisin de las Hojas de anlisis

5.- Archivo constante

6.- Programas de auditoria

a.- Clasificacin de los programas

b-Ventajas de los programas

7.-Cuestionario

EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se facilita entender una actividad como la auditoria administrativa si es descrita como una serie de partes separada, o fases que constituyen un proceso total.

Se entiende como proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditoria comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta.

Para una auditoria administrativa se debe seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada)

Durante el desarrollo de una auditora administrativa, el auditor debe obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo.

El objetivo principal de reunir informacin relevante es allegarse de datos correctos confiables, ya que durante el anlisis, la evaluacin y el informe de auditora, el auditor se basar precisamente en el examen de esa informacin para poder llegar a su evaluacin . Los errores en la informacin que fue obtenida, darn como resultado conclusiones y recomendaciones errneas

La planeacin de la auditoria administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar, de otro modo podr, ms tarde verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y fecha de terminacin del trabajoPLANEACION DE LA AUDITORIA

Planeacin es una funcin administrativa, que consiste en predeterminar el curso de accin a seguir para alcanzar los objetivos fijados. En la planeacin se hace un examen preliminar y es con el fin de tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa as, tambin aquellas reas que pueden ser:

La revisin general de la empresa que tiene como meta:

Evaluar la efectividad de la administracin

Descubrir reas en las que existan problemas

Proponer, en su caso, las medidas correctivas

ANLISIS PRELIMINAR

Este anlisis corresponder a una funcin y al rea en que sta se lleva a cabo.

En todo anlisis preliminar, el auditor entrevista a unas pocas personas para obtener algunos datos bsicos relacionados con la funcin u el rea. Buscar clasificar los datos informativos. Se cerciorar de que la persona entrevistada conozca bien aquello de que est hablando, pues siempre hay el riesgo de que no sea as.

Planear la auditoria es conocer previamente que es lo que vamos a hacer en cuanto a trabajo a desarrollar se refiere.

AUDITORIA

Planear

Organizar

AUDITOR

Dirigir

Controlar

TRABAJO A DESARROLLAR:Bsicamente en la Auditoria Administrativa, a desarrollar depender de la calidad operativa de la administracin y sobre todo del control interno existente en la empresa.

Cuestionarios

generales

Comentarios

El auditor necesita Observaciones

Hojas de anlisis

y papelera

necesaria.

Trabajo a Desarrollar

Quin lo hace?

Qu se esta haciendo?

El auditor deber Dnde se hace?

Preguntarse? Cmo se hace?

Cundo se hace?

Por qu se hace?

El trabajo a desarrollar se realizara por reas o en toda la empresa.

HOJAS DE ANLISIS

En ests se recopilan los datos, comentarios y evaluaciones pertenecientes a la revisin de la empresa tambin sirve para el auditor para demostrar que ha efectuado una revisin ya que le sirve de base para su evaluacin e informe final.

Las hojas de anlisis deben incluir obtencin de datos recogidos en el desarrollo de la auditoria y guardarse cuidadosamente durante la revisin y posteriormente en el archivo del auditor.

IMPORTANCIA DE LAS HOJAS DE ANALISIS

Estas dependen de la informacin contenida, ellas con respecto al valor de los datos en los diferentes departamentos. Y el procedimiento de auditoria aplicada a las diferentes clases de anlisis e importancia de los mismos.

INDICE DE LAS HOJAS DE ANALISIS

Es ms flexible usar en el ndice nmeros en lugar de letras, an cuando es conveniente numerar los anlisis con ambas; nmeros y letras. Los ndices debern ser escritos con lpiz para ser borrados s se necesita y entre las hojas de anlisis debern aparecer manuales, organigramas, memorndum, instructivos, reglamentos, contratos, as como sugerencias y comentarios recogidos durante el desarrollo de la auditoria, conjuntos que se cubrirn en el informe o para la discusin con el cliente.

PROPIEDADES DE LAS HOJAS DE ANLISIS

El auditor debe mantener un control de las hojas de anlisis para comprobar los papeles que presentan su trabajo y demostrar que ha tenido las bases necesarias para su evaluacin e informe.

Las hojas del anlisis son propiedad del auditor.

REVISION DE LAS HOJAS DE ANLISIS

Estas debern estar completas y ser sistemticas y comprensibles para las personas que estn capacitadas para determinar s la auditoria ha sido ejecutada adecuadamente.

OBJETO DE LA REVISION

Este ofrece la oportunidad de determinar que el examen fue hecho de acuerdo a los procedimientos de auditoria que estimaron necesarios en vista de las circunstancias.

PROCEDIMIENTOS DE LA REVISION DE LAS HOJAS DE ANLISIS.

1. El cuestionario general y los cuestionarios por reas debern ser examinadas detalladamente.

2. Las hojas de anlisis agrupadas debern ser verificadas para determinar s la clasificacin es correcta.

3. Cada anlisis deber ser revisado.

4. Se demostrar que se han hecho las pruebas necesarias.

5.- Los contratos manuales, organigramas, cuadros ocupacionales, estadsticas, etc. debern ser estudiados y cualquier asunto importante deber ser considerado.

6.- El significado del porcentaje de coeficiente y de porcentaje rotativo (esto se refiere a personal). Deber ser comprobado.

PARTES DE LA HOJA DE ANLISIS

A.-ENCABEZADO

En primer trmino se describe el nombre de la empresa que se va a examinar, una descripcin del contenido, el perodo que cubrir el examen o fecha de cuando se va a quedar terminado, y el nombre o iniciales de auditor.

Cada hoja de anlisis debe llevar las iniciales o nombre completo del responsable en contestar los cuestionarios o el de cada departamento.

B.-CONTENIDO

Al planear una auditoria se deber poner cuidado a los mtodos que se emplearn para las verificaciones e investigaciones con respecto a las hojas de anlisis que se prepararn.

El auditor deber usar su experiencia en el arreglo del contenido del anlisis o programa, evitar repetir situaciones, el auditor puede utilizar datos ya preparados por el personal de la empresa, el auditor deber verificar que las hojas de anlisis estn completas.

Todas las hojas de anlisis obtenidas en la empresa que no sean necesarias retener por el auditor debern ser devueltas al cliente o empresa al terminar la auditoria.

ARCHIVO CONSTANTE

Para el trabajo de auditoria se formar un archivo constante o permanente, las ventajas del archivo constantemente son los siguientes:

1. El auditor o auditores podrn conocer rpidamente el desarrollo, operacional de la empresa.

2. Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos eliminados as revisiones repetidas documentacin extensa y buscadas en pasadas hojas de anlisis.

3. Sirve para evitar la preparacin en cada revisin de las hojas de anlisis y situaciones que han tenido poco cambio.

nota: El auditor tiene el deber de obtener una informacin veraz y oportuna y til al archivo constante.

PROGRAMAS DE AUDITORIA

Los programas se hacen para que sirvan de gua para el auditor

Los programas de auditoria se concretan a ensear solo orientaciones como por ejemplo:

Planeacin de la revisin de la empresa, procedimientos de aplicaciones y obtencin de datos.

CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS

Los programas se clasifican en :

1.-Programas Generales

2.- Programas |

Analticos

Se relacionan los objetivos y procedimien- Descripcin detallada

tos globales de auditoria que se deben de las formas de

Procedimientosaplicar. De auditoria

Administrativa.

3.-Programas Tipos

4.-Programas por reas

Enumera los procedimientos de su auditoria Se preparan para el de su auditoria a seguir en situaciones a desarrollo de cada

fines a un nmero considerable de empresas. actividad como:

Gerencia, produccin,

ventas, personal, etc.

VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS

1. Proporciona un plan a seguir.

2. Sirve de gua prctica para planeacin de las prximas auditorias.

3. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de revisin.

4. Cuando termina la auditoria el programa sirve para comprobar que no tuvo problemas en su desarrollo.

5. Si el encargado de la auditoria es asignado a otro trabajo el sucesor puede observar y continuar lo realizado rpidamente.

CUESTIONARIOS

Los cuestionarios sirven como una gua para buscar contestacin a interrogantes acerca del rea en revisin. La informacin debe ser obtenida por medio de una cuidadosa investigacin y obtencin de datos que requiere el auditor.

El auditor no deber dar los cuestionarios al cliente para que l los termine, sino lo harn conjuntamente.

TIPOS DE CUESTIONARIOS

1.-Cuestionario General.- Se usa para efectuar un anlisis global de la situacin de la empresa.

2.-Cuestionario por reas.- Se utiliza para efectuar un anlisis en aquel que se especifica estrictamente informacin en cada departamento de la empresa.

Objetivo principal

Proporcionar un panorama

Administrativo general

CORRECCIONES

Alguna parte del organismo social

INDICAR

Auditoria Administrativa

Obtencin de informacin y su verificacin

Evaluacin e informacin

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