UNIDAD II ADM_PROY_tema Calidad y Comunicacionn

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ESCUELA DE INGENIERÍA AUTOMOTRIZ

UNIDAD II

PLANEACIÓN


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LA PLANEACION DE LA CALIDAD

La planeación de la calidad es una condición necesaria de un proyecto, que a menudo se olvida o desestima.

Es esencial tener un plan que garantice la calidad de los entregables y los resultados del proyecto, en vez de esperar hasta el final para comprobar si los requerimientos y las expectativas del patrocinador/cliente se han cumplido con respecto a la calidad de los entregables.

Con el fin de evitar la baja calidad y los problemas que de ello se derivan se requiere un plan calidad del proyecto, el cual debe incluir o hacer referencia a las especificaciones, la industria o las normas gubernamentales, y los códigos que deben usarse y cumplirse durante la ejecución del trabajo del proyecto


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POR EJEMPLO

PROYECTO ESPECIFICACIONES

Construcción Normas establecidas por la

industria para el diseño de

construcciones y materiales, así

como los códigos de construcción

locales.

Proyectos que funcionan

con electricidad

Normas de la industria en materia

de seguridad y el producto se

aprueba con base en los

procedimientos especificados para

asegurar que cumple con dichas

normas.


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PROPOSITOS DEL PLAN DE CALIDAD

El plan de calidad se centra en detallar las normas de calidad para el proyecto y los criterios de calidad que se utilizan para medir y determinar si los resultados son los esperados, además de crear y documentar un plan para cumplir con esas normas. Dicho proceso, que se efectúa durante la fase de planificación del proyecto, está basado en la política de calidad de la organización y tendrá por objeto desarrollar un plan que determine:


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PROPOSITOS DEL PLAN DE CALIDAD

Los estándares, normas de calidad y regulaciones que afectan al proyecto

Los estándares que deberán desarrollarse específicamente para el proyecto

La manera de asegurar la conformidad con dichos estándares

Los procesos y planes de mejora continua Las métricas que se utilizarán para medir los resultados del

proyecto Los procesos que se utilizaran para aplicar dichas métricas El grado de calidad del producto y cualidades que deben ser

poseídas por los entregables del proyecto


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PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE CALIDAD

Para llegar a determinar todos los aspectos de calidad del proyecto, no solamente deben centrarse los esfuerzos en el control y la verificación, sino que debe seguirse un proceso orientado a determinar cómo dicha verificación es llevada a cabo, procesada y transmitida: 1. Determinar qué debe ser

sometido a verificación y control

Generalmente serán los entregables. Cualquier entregable importante debe ser sometido a cierto control de calidad, entendiéndose por entregable importante aquel que forme parte del resultado final del proyecto


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2. Establecer la manera más adecuada de efectuar el control

Si el resultado final es un entregable que debe cumplir un estándar, el control de calidad debería centrarse en el cumplimiento de dicho estándar, asegurándose esto mediante una auditoría.

3. Desarrollar la programación de las actividades de calidad

La mayoría actividades de calidad se realizan justo antes de completar el entregable, aunque si los plazos de desarrollo son lo suficientemente largos, deben programarse actividades intermedias


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4. Determinar los interesados y participantes de las actividades de calidad

Obviamente, los responsables del entregable, pero también puede ser necesaria la participación de expertos, e incluso del cliente final del entregable, para asegurar un común entendimiento de la información suministrada

5. Describir las herramientas y técnicas de calidad que deben ser utilizadas

Las herramientas y técnicas utilizadas garantizarán que se contemplan todos los aspectos del proyecto, y no solo los aspectos importantes, no dispersando los esfuerzos y la atención de los miembros del equipo.


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Análisis Costo-Beneficio

Estudio para determinar el costo total de los gastos previstos de implementación de los requerimientos y planes de calidad, comparándolos con los costos de la NO CALIDAD derivados de la no implementación de dichos planes: Mayor reproceso Menor productividad Mayores costos de garantía Menor satisfacción del cliente Retraso

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Si bien existe gran cantidad de propuestos de diferentes autores acerca de cómo desarrollar las actividades de calidad, mencionaremos aquellas especificadas en el PMBOK® por ser las más representativas en el desarrollo de proyectos. Como bien se especifica en dicho estándar, existen muchas otras que pueden ser útiles para cierto tipo de proyectos o en determinadas áreas de aplicación.


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Costo de la Calidad (COQ)

El costo de la calidad se refiere a la suma de todos los costos de la vida del producto realizados para asegurar el cumplimiento de los requerimientos: Formación Equipos Documentación Tiempo de los procesos

Diagramas de Control

Se utilizan para visualizar en una gráfica el comportamiento de las características del producto a lo largo del tiempo, para determinar si un proceso es estable o no, o si tiene unas características uniformes y predecibles, tales como: Diagramas causa –efecto Diagramas de flujo Hojas de verificación Diagramas de Pareto Histogramas Diagramas de control Diagramas de dispersión


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Estudios Comparativos

Utilizados para comparar las prácticas desarrolladas en proyectos anteriores con las establecidas para el proyecto en curso.

Diseño de Experimentos

Los modelos de diseño de experimentos (DOE) son modelos estadísticos que siguen una metodología basada en la experimentación, con el objetivo de determinar qué factores influyen en una variable determinada, además de cuantificar dicha influencia, sus resultados serían: Determinar la cantidad y el tipo de pruebas a efectuar Obtener las ecuaciones de modelado del sistema a partir de

sus factores Identificar la influencia de cada uno de los factores en el

proceso

Muestreo Estadístico

Consiste en seleccionar una parte de la población para su inspección para conseguir que los resultados de dicha muestra sean extrapolables al total de dicha población. La frecuencia y el tamaño de la muestra deben especificarse en el Plan de Calidad, anotando el número de pruebas, los rechazos esperados, etc. Y también el costo de efectuar el muestreo.


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Responsabilidades de la gestión

Escriben las responsabilidades de calidad de todos los interesados.

CONTENIDO DEL PLAN DE CALIDAD El Plan de calidad del proyecto debe ser redactado con el objetivo de ofrecer un acceso fácil a los requisitos de calidad.

La siguiente lista enumera los contenidos que deben incluirse en un plan de calidad detallado:

Sistema de calidad

Documenta los procedimientos de calidad existentes que han sido estandarizados y utilizados dentro de la organización.

Documentos de calidad

Procedimientos para el mantenimiento de los registros de calidad (métricas, informes de variación, listas de comprobación etc.) durante la ejecución del proyecto y para después de la finalización del mismo


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Control del diseño

Procedimientos para la revisión del diseño, cambios de diseño y exenciones de requisito.

Control de la documentación

Proceso de control de la documentación del proyecto en cada fase del mismo.

Compras Requisitos de calidad para la subcontratación de cualquier parte del proyecto.

Criterios de aceptación

Conjunto de criterios específicos y medibles, que el usuario/cliente utilizará para verificar si el proyecto está completo y es correcto. Constituirán la base para la firma de aceptación del proyecto.

No conformidades

Define los procedimientos para gestionar y solventar inconformidades. Los procedimientos incluyen: La definición de responsabilidades La definición de las condiciones La disponibilidad de la documentación necesaria


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Acciones correctivas

Procedimientos para tomar acciones correctivas para los problemas encontrados durante la ejecución del proyecto.

Auditorías de calidad

Se debe planificar e implementar una auditoría interna durante cada fase del proyecto.

Formación Requisitos de capacitación para el equipo del proyecto.

El desarrollo de un plan de calidad es un proceso que debe desarrollarse en equipo, ya que su éxito depende tanto de la comunicación de la información como de la planificación de actividades.

El plan no sólo debe ser una lista específica y detallada de todas las normas de calidad y requisitos, sino que también debería incluir todas las medidas adoptadas para garantizar que se cumplan.


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LA PLANEACION DE LA COMUNICACIÓN

Una vez que el proyecto está en ejecución, muchos gerentes de proyecto se preguntan: ¿A quién tengo que informar acerca del avance?

Por empezar, deberíamos hacernos esta pregunta mucho antes, probablemente en la iniciación del proyecto.

No sólo requerirán información sobre el avance del proyecto los interesados directamente responsables, sino que pueden existir otras personas o instituciones que soliciten información en forma regular o esporádicamente.


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Por ejemplo, en un proyecto de mejoras en la red vial urbana, podrían requerir información el gobierno municipal, el gobierno provincial, organismos de transporte, el gremio de los transportistas, un grupo ecologista, la policía, la prensa local, un comité de vecinos, etc. Por ello, para determinar quién requerirá información sobre el desarrollo del proyecto de debe hacer un análisis de involucrados. Una vez identificados los consumidores de esta información, es necesario definir qué datos requerirá cada uno y si la requerirá en forma regular, esporádica o eventual.


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Para esto, se requiere que no solo se hayan identificado adecuadamente los involucrados claves, sino que se satisfagan sus requerimientos de información adecuadamente; reciban la información necesaria, en la forma requerida y en el tiempo necesario.

De manera que se puedan establecer ciclos adecuados de “retroalimentación” o retorno, que permitan la toma de decisiones y el avance del proyecto


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Se pueden utilizar varios métodos para compartir la información entre los diferentes involucrados, entre ellos la administración del uso, principalmente de:

Reuniones

Correspondencia

Sitios de Intranet

Video conferencias

Reportes

Memorándums

Correos electrónicos


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PREGUNTAS BASICAS A CONTESTAR EN LA ELABORACION DE UN PLAN DE COMUNICACION

No. PREGUNTA

1 De quienes se requiere colaboración efectiva para el éxito del proyecto:

2 A quienes afecta directamente el proyecto, alterándoles algún aspecto de su estatus o forma de trabajar:

3 A quienes afecta indirectamente el proyecto y deben estar enterados de su alcance y contenido.

4 A quienes sería útil informarles simplemente para estar enterados de lo que se está haciendo en la organización:

5 Quien es la persona más adecuada para hacer la comunicación con cada uno

de los grupos mencionados.

6 Cuál es el medio más adecuado para comunicar el proyecto a cada uno de los

grupos mencionados: junta participativa, junta informativa, escrito personal, aviso general…).

7 Cuál es el tiempo más adecuado para comunicar el proyecto a cada uno de los

grupos mencionados.


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RECOMENDACIONES ACERCA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO

1. No se implante ningún proyecto si no se ha comunicado a las personas que se considere conveniente.

2. Si el proyecto reclama para su implantación el apoyo y cooperación de toda la organización deberá comunicarlo oralmente la autoridad más alta de la misma, motivando al personal a impulsarlo. Esto, desde luego, sin demérito de que la presentación sea convincente, es decir, apoyándolo en características, ventajas y beneficios que aporta, lo cual corresponderá hacer al líder del proyecto.


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3. Si el proyecto no impacta a toda la organización sino sólo al nivel gerencial, conviene que la comunicación la haga oralmente el líder más alto de la organización, en forma idéntica a la anteriormente descrita.

4. Cuando el proyecto impacta sólo a un grupo de técnicos, conviene que la comunicación la haga el líder del proyecto, apoyándose dicha comunicación con un escrito de la máxima autoridad de la organización.

5. Cuando el proyecto impacta sólo al personal de mando menores de uno o varios departamentos y personal sin mando, conviene que la comunicación la hagan los Gerentes de tales departamentos apoyados en la presentación técnica ( características, ventajas y beneficios ) por el líder del proyecto


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6. Cuando el proyecto reclama apoyo continuado por un largo tiempo, es necesario apoyarlo con un programa permanente de mensajes promocionales y motivacionales, así como la publicación de los avances que se van logrando.

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