II unidad: Efectivo en caja y banco

Presentación de la segunda unidad

En está ocasión abordaremos el registro de operaciones relacionadas con el activo circulante,

como efectivo en caja y banco.

Como referimos en el párrafo anterior, abordaremos operaciones relacionadas con las cuentas

del activo circulante, ya que las mismas son las base de solidez financiera de una empresa. Es

decir, dependiendo de su composición, cuantía y su relación con los pasivos, se determina si

una compañía tiene una buena o mala situación financiera. La partida del activo contribuyen en

forma individual y conjunta a la generación de ingresos.

En ciertas situaciones, algunas partidas del activo, son generadores directos de ingresos, como

es el caso de los activos denominados “inventarios de productos terminados”, en las empresas

manufacturera. Otros activos en cambio, como los fijos, no son bienes para la venta, pero son

necesarios para producir los bienes o prestar los servicios que generarán los ingresos. Otra

partida importante del activo, para aquellas compañías que venden al crédito, son las cuentas

por cobrar ya que se convertirán en efectivo una vez que sean cobradas a los clientes.

Recordemos que la partida que encabeza los activos, en el Balance General, es el efectivo,

siendo una de las más importantes, pues gracia a ella se cancelan diversas deudas contraídas

con diferentes fines, como: pagos a proveedores, pagos de dividendos, pago de nómina,

compras de activos, entre otras.

Analizaremos también, como en la actualidad, los bancos juegan un papel importante en el

manejo de los fondos que poseen los negocios, los individuos, distintas organizaciones, etc. El

dinero que no se protege está a merced de la inflación, devaluación, robo o improductividad.

Esta importancia se traduce en la protección que presta una institución bancaria a los distintos

usuarios.

A pesar que el banco es una institución creada para proteger los fondos, no carece de

importancia también el hecho que los distintos propietarios de dinero colocado en los distintos

bancos, realicen un control detallado de cada una de las operaciones que han realizado con

sus cuentas bancarias. Este control lo realizarán para revisar saldos, maniobrar

financieramente sus fondos y para efectos de ajustes contables.

En contabilidad, se utiliza un procedimiento que permite comparar en cualquier momento el

saldo que aparece en el libro de banco que maneja el negocio y el saldo que aparece en el

estado de cuenta bancario. Esto permitirá identificar, no sólo, los distintos movimientos que el

negocio realizó, sino también, comprobar si éstos han sido reflejados correctamente en el

estado de cuenta bancario.

En esta unidad apreciaremos, como la conciliación bancaria permite el control del efectivo, a

través del manejo de las entradas y salidas de dinero durante un período determinado.

Objetivos de la segunda unidad

1. Distingo el concepto, objetivo e importancia del efectivo y de la conciliación bancaria para los negocios.

2. Distingo la importancia de una eficiente administración del efectivo de un negocio, como principal elemento del capital de trabajo requerido para cumplir la mayoría de las obligaciones contraídas, de forma inmediata o futura.

3. Comparo las distintas partidas de conciliación que se requieren para elaborar una conciliación bancaria, tanto de forma aritmética como de saldos disponibles.

4. Valoro el papel del responsable en la elaboración de la conciliación bancaria dentro de una organización, desde el punto de vista ético y moral.

Contenido de la segunda Unidad

A. Efectivo1. Definición de efectivo2. Clasificación del efectivo3. Principios de valuación y presentación4. Arqueo de caja

B. Conciliación bancaria1. Definición de conciliación bancaria2. Partidas de conciliación bancaria.3. Tipos de Conciliación Bancaria

a. Método de conciliación aritméticab. Conciliación de saldos disponibles

C. Ajustes a la Cuenta de Banco

A. Efectivo

1. Definición del efectivo

El efectivo es la primera partida que aparece en un balance general y representa uno de los renglones más importantes del activo para una entidad.

Podemos definirlo de la siguiente manera:Es la moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación.

Está representado billetes y monedas, cheques, dinero depositado en los bancos, giros bancarios, giros telegráficos o postales, remesas (cobros) en transito, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, así como aquel dividido para fines específicos, como por ejemplo, fondo para gastos menores, u otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo.

El mantener el efectivo en una cuenta de banco es parte del control interno, debido a que los bancos tienen establecidas medidas para proteger el efectivo de las empresas o personas depositantes. Los bancos proporcionan a los usuarios registros detallados de las operaciones en efectivo. Para aprovechar estas características de control, el negocio debe depositar todos

los ingresos de efectivo en la cuenta de banco y utilizarla asimismo para hacer todos los pagos en efectivo.

2. Clasificación del efectivo

El efectivo esta constituido por partidas manejadas a través de diferentes cuentas contables, que representan el numerario o sus equivalentes a un fecha determinada. A continuación mostramos cada uno de los rubros o conceptos que lo componen:a. Cajab. Fondos Fijos o caja chicac. Bancosd. Depósitos a plazo fijoe. Otros conceptos equivalentes de efectivo

Veamos en qué consisten:

a. Caja

La cuenta caja está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con fines específicos y predeterminados. El monto del numerario disponible en caja se caracteriza por tener movimientos de forma continuada y que son afectados diariamente. Una caja se forma para agilizar ciertas operaciones que permiten a una empresa recibir cobranza de clientes menores, efectuar pagos hasta un límite preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas.

La cuenta caja está formada por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se entrega por diferentes razones.

Ejemplo:Una empresa, puede asignarle a un empleado la responsabilidad de recibir las cobranzas que realicen los cobradores para ser depositadas en las cuentas corriente de la empresa, al día siguiente. La persona responsable de tal asignación, llamada generalmente cajero, recibe dinero y cheques que deben ser depositados lo más pronto posible en el banco.

Con esta cuenta pueden efectuarse pagos de poca cuantía por diferentes conceptos tales como: pagos menores a proveedores, anticipos urgentes a empleados u otros conceptos previamente autorizados. Sin embargo, de acuerdo con controles internos el efectivo en caja debe ser depositado íntegramente al banco en el mismo día o al día siguiente hábil.

Cuando se maneja moneda extranjera en una cuenta de caja, debe efectuarse al final del período, un conteo de las diferentes monedas extranjeras para convertirlas a su tasa de cambio a la fecha de cierre.

El movimiento diario de caja, contiene varios campos que pueden catalogarse como entradas y salidas de efectivo:

Entrada de efectivo: Salidas de efectivo:

Ventas al contadoAbonos de clientes

Otros

Egresos variosDepósitos al banco.

Este movimiento de dinero debe estar soportado por ciertos documentos y rubros, que a continuación describimos:Moneda de circulación oficial.

Cheques recibidos de otras personas, que pueden estar representados por cheques de gerencia1, por cheques recibidos de personas naturales y recibidos por empresas.

Recibos conformados de tarjetas de crédito que estén pendientes de cobro al banco librado.

La cuenta de caja, se caracteriza por tener un monto variable y su saldo es deudor.

Se debita: Se acredita: El saldo inicial asignado o fondo para cambio. Los ingresos en efectivo, como:

Reembolsos de empleados.Cobros a clientes.Transferencias de fondosReposición por otros conceptos que incrementen la disponibilidad de fondos en moneda de curso oficial.Documentos representativos de efectivo (cheques, vales2, vouchers de tarjetas de crédito)

Incremento correspondiente al ajuste por tasas de cambio sobre moneda extranjera al cierre del período.

Los sobrantes de efectivo que pueden derivarse de arqueos realizados por la empresa.

Pagos realizados por diferentes conceptos.Pagos menores a empleadosPagos a proveedores cuyo monto sea menorOtros conceptos

Transferencias de fondos a otras cuentas. Disminución correspondiente al menor valor de

las monedas extranjeras llevadas en la caja. El cierre de la cuenta de caja El depósito de saldos de caja en las cuentas

corrientes. Los faltantes de efectivos que pueden derivarse

de arqueos realizados por la empresa.

Debemos tener en cuenta que se presentan algunas partidas que no pueden considerarse como efectivo en la cuenta de caja, como las siguientes: Cheques posfechados, con fechas posteriores a la actual. Este documento no son

partidas del efectivo mientras el mismo no pueda convertirse en efectivo. Mientras no pueda hacerse efectivo dicho cheque deberá clasificarse como cuenta por cobrar.

Cheques devueltos, de empleados o clientes, estos deberán reclasificarse en una cuenta por cobrar a empleados o como cheques devueltos de clientes según sea el caso.

Dinero en custodia de terceros (altos funcionarios), que por seguridad lo mantienen en caja.

b. Fondos Fijos o caja Chica

Los fondos fijos, están conformados por la disponibilidad de moneda nacional o extranjera, divididos para desembolsos específicos y recurrentes que atienden a diferentes necesidades. Para su manejo se asigna a una persona, quien es la responsable de su custodia, dentro de la empresa.

Los fondos fijos pueden ser utilizados para pagos de gastos menores dentro de un área de la empresa, ya que sería costoso pagar con cheques pequeñas sumas (papelería, envíos de correspondencia, etc.). El monto de los fondos fijos permanece constante y sólo varía cuando se toma la decisión de aumentarlo o disminuirlo. Estos deben ser arqueados periódicamente, para ello se realiza un conteo del dinero efectivo y los soportes correspondientes para justificar el total por el cual está constituido dicho fondo.

1 Medio de transferencia de fondos en el cual un banco gira un cheque sobre sí mismo o sobre otro banco. Documento emitido por el Banco, comprado por el cliente para cubrir compromisos producto de sus actividades comerciales regulares y son firmados por una persona autorizada por el banco. Estos cheques tienen como ventaja principal que son aceptados sin objeciones al tener el respaldo del banco que lo emitió.2 Talonarios entregados por las empresas a sus empleados, que son aceptados por algunos negocios para el pago de bienes o servicios y que son equivalentes de efectivo.

Los registros contables básicos que se presentan en los fondos de caja chica, son:

1) Al crear los fondos fijos

Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable para su manejo. Para registrar la creación de la caja chica se realiza un asiento, cargando a caja chica y acreditando a banco.

Fondo fijo o caja chica Efectivo en BancosSe debita Se acredita

Ejemplo:El 01 de Enero del 2004, se decide abrir una caja chica para los gastos menores de la unidad de mantenimiento, de la empresa. El fondo tendrá un monto de C$ 6,000 y será manejado por el Sr. Enrique García:

Fondo fijo o caja chica Efectivo en BancosC$ 6,000 C$ 6,000

2) Erogaciones a través del fondo de caja chicha

El custodia de caja chica deben llevar un control adecuado de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y el nombre de la persona que lo solicitó. El custodia debe tener disponible la totalidad del fondo, sea en efectivo, con comprobantes o ambos.

Ejemplo:Del 01 al 03 de Enero el saldo de caja chica asignado a la unidad de mantenimiento de la empresa, presentó las siguientes erogaciones:

Fecha Concepto Monto Solicitante01 Enero Compra de Bujías y Cepos C$ 540.00 Wilber Sequeira (Resp. De

Mantenimiento)02 Enero Compras 03 láminas de

PlywoodC$ 1,800.00 Wilber Sequeira (Resp. De

Mantenimiento)03 Enero Compra de Herramientas C$ 2,600.00 Wilber Sequeira (Resp. De

Mantenimiento)Desembolsos del día C$ 4,940.00Saldo en caja chica C$ 1, 060.00

3) Reembolsos de fondos de caja chicha

Existe una operación que se realiza con mucha frecuencia con los fondos fijos, como son “los reembolsos de fondos de caja chicha”, debido a que reflejan los movimientos diarios de este fondo.

Cuando el encargado de fondos de caja chica considera que el mismo esta por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que se hayan realizados. Para ello elabora un reporte en el que especifica los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya realizado algún desembolso y acreditarse a bancos.

Continuando con el ejemplo anterior:

El cheque generado para reponer los desembolsos, realizados entre el 01 al 03 de Enero, para caja chica, asignado a la unidad de mantenimiento de la empresa, implicará realizar los siguientes asientos:

Primer asientoFondo fijo o caja chica Gastos operativos

S) C$ 6,000 C$ 5401,8002,600

$ 5401,8002,600

C$ 1,060

Segundo asientoBanco Fondos fijos o caja chica

C$ 4,940 (2 2) C$ 4,940.00

Veamos otro ejemplo:Supongamos que el custodia de un fondo de caja chica por un monto de C$ 20,000 tiene, al cierre del ejercicio económico, los siguientes desembolsos pagados durante el mes de enero del 2004.

Fecha Concepto Monto01/01/04 Gasolina de vehículo de reparto C$ 3,000.0004/01/04 Gastos de envío de correspondencia C$ 230.0008/01/04 Suscripción a periódicos y revistas C$ 970.0009/01/04 Compra de café y azúcar C$ 200.0015/01/04 Gasolina de vehículo C$ 500.0021/01/04 Mantenimiento de vehículo C$ 2,500.0022/01/04 Compra de papelería C$ 1,676.0023/01/04 Fotocopias C$ 78.5026/01/04 Compra de café y azúcar C$ 200.0027/01/04 Compra de repuestos de vehículo C$ 3,580.00

Total C$ 12,934.50Luego el registro contable, por el reembolso del fondo fijo, sería el siguiente:

Fecha: 31/10/04 Periodo: Del 01 al 27 de enero 2004

Débitos Créditos

Gasolina y repuestos C$ 7,080.00Gastos de envío de correspondencia C$ 230.00Suscripción a periódicos y revistas C$ 970.00Compra de café y azúcar C$ 400.00Mantenimiento de vehículo C$ 2,500.00Compra de papelería C$ 1,676.00Fotocopias C$ 78.50Efectivo en bancos C$ 12,934.50

Observemos que las cuentas anteriores fueron clasificadas de acuerdo con la naturaleza del gasto correspondiente. El reembolso se realiza con un crédito a la cuenta de efectivo en bancos, debido a que debe ser repuesto el dinero aplicado a los diferentes conceptos de gastos, que podrán corresponder a gastos de ventas o gastos de administración en caso de que la empresa sea comercial, o bien a cuentas de producción cuando la empresa es productiva.

Se cuenta con un fondo fijo de C$ 20,000 y reembolsos por un monto de C$ 12,934.50. El registro contable sería el siguiente:

Gasto operativo BancoC$ 20,000.00 C$ 12,934.50

C$ 7,065.50

Una forma de controlar la relación de los gastos que se realizan por medio de fondos de caja chica, es mediante un formulario que permite detallar los diferentes conceptos de desembolsos, como se muestra a continuación:

Solicitud de reembolso de caja chica

DETALLES DEL FONDO FIJO

FECHA:

Del: Al:

No. Recibo de caja

Fecha Beneficiario Descripción Monto

Total

Firma del custodio:

4) Aumenta el fondo de caja chica al agregar un nuevo monto al fondo actual

Cuando se considera que el fondo de caja chica no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe realizar un reporte que justifique el porque del aumento. El soporte que respalda su registro contable, deberá ser el depósito bancario en una de las cuentas corrientes de la empresa. Si se diera este caso, el registro contable sería:

Fondo de caja chica Efectivo en BancosSe debita Se acredita

5) Disminuye el fondo de caja chica al reducir una cantidad al fondo actual

Cuando se considera que el fondo de caja chica es excesivo para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable debe realizar un reporte que justifique el porque de la disminución. El soporte que respalda su registro contable, deberá ser la entrega del monto que se vaya a rebajar del fondo y que se efectúe en la caja principal de la compañía. Si se diera este caso, el registro contable sería:

Fondo de caja chica Caja principalSe acredita Se debita

Debe existir una única persona responsable de la custodia del fondo, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables que se derivan de las operaciones. El fondo fijo o fondo de caja chica debe emitirse a nombre de quien custodia, no endosable. Los pagos con estos fondos deben tener definido el monto máximo a pagar y la naturaleza del gasto a realizar. Dichos pagos deben estar aprobados y autorizados por las personas que establezca la empresa. Las facturas que soporten los pagos realizados deben ser inutilizadas, para evitar la reutilización futura en nuevos cobros.

El saldo de la cuenta de fondos de caja chica es deudor y se encuentra conformado por el valor del dinero que se encuentra asignado para desembolsos específicos y recurrentes en la empresa.

Se carga: Se acredita: La creación del fondo fijo Los aumentos del fondo fijo El mayor valor derivado de ajustes por tasas

de cambios aplicadas a la moneda en el fondo con denominación extranjera.

La disminución del fondo fijo El menor valor de la moneda con

denominación extranjera y que genera un ajuste por tasa de cambio.

El cierre o cancelación del fondo fijo.

c. Bancos

Es el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista de una entidad financiera, mismas que están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria. Este último determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la entidad financiera en que están depositados los fondos de una empresa. La cuenta de banco puede ser dividida en dos tipos principales:

Bancos Nacionales: Compuestos por todas las cuentas corrientes denominadas en moneda nacional.

Bancos extranjeros: Están denominados en monedas extranjeras y de acuerdo con lo establecido por los PCGA, deben ser convertidos los saldos de la moneda extranjera a la fecha de presentación del balance general a las tasas de cambios correspondientes, que estén vigentes en esa fecha.

Los movimientos más comunes que afectan a la cuenta bancaria. Cheques recibidos y cheques emitidos Depósitos efectuados por la empresa y depósitos recibidos de los clientes de la empresa. Notas de débito Notas de crédito

Veamos cada uno de ellos:

1) Los cheques

Son documentos que movilizan el efectivo que se dispone en una cuenta corriente, para ello se deben definir ciertos controles básicos para evitar fraudes con el numerario. Una empresa que implanta controles básicos sobre el efectivo en bancos, puede solicitar al banco que el cuerpo básico del cheque posea la expresión “No endosable”, para que el cobro lo haga únicamente el beneficiario del documento. También puede solicitar un término de caducidad o vencimiento al documento, para evitar que las conciliaciones bancarias presenten muchas partidas pendientes y con antigüedades considerables.

2) Los depósitos

Sirven para colocar en una cuenta corriente, el producto de cobranza en efectivo o en cheques recibidos, los que deben ser inmediatamente depositados.

3) Las notas de débito

Las notas de débito emitidas por un banco pueden atender a diferentes conceptos y transacciones que realiza una entidad, ente las que podemos mencionar.- Comisiones bancarias- Cheques depositados previamente y que luego son devueltos por faltas de fondos del

emisor.- Cargos en cuenta corriente por servicios prestados- Cargos por chequeras entregadas- Cargos por compra de divisas- Cargos por transferencias a otras cuentas bancarias- Cargos por pago de nómina- Cargos en cuenta por intereses pagados sobre préstamos recibidos o sobregiros

bancarios- Cualquier otro cargo relacionado con el manejo de la cuenta corriente

Los débitos del

bancoLos débitos del

banco

Disminuyen el saldo en cuenta

corrienteDisminuyen el saldo en cuenta

corriente

Cuando el banco aplica alguno de los conceptos anteriores, hace un débito a la cuenta corriente de la empresa y ésta disminuye, por cuanto el dinero que tenemos colocado en el banco representa para éste un pasivo con nuestra empresa y los pasivos disminuyen con débitos.

4) Notas de crédito

Al contrario de las notas de débito aumentan el saldo de la cuenta corriente que tiene una empresa. Las notas de crédito pueden ser originadas por los siguientes conceptos.- Por cheques enviados al cobro y que son acreditados en cuenta corriente.- Por transferencias recibidas de otras cuentas corrientes.- Por intereses recibidos sobre inversiones o colocaciones hechas.

Los créditos

del bancoLos créditos

del banco

Aumentan el saldo en cuenta

corrienteAumentan el saldo en cuenta

corriente

Los créditos

del bancoLos créditos

del banco

Aumentan el saldo en cuenta

corrienteAumentan el saldo en cuenta

corriente

En la siguiente tabla presentamos los diferentes movimientos en los saldos de la cuenta de banco, debido a diferentes tipos de operaciones que pueden identificarse:

Operaciones Saldos en libros de la empresa Saldos en libros del bancoDepósitos de cobranzas realizados

Aumenta el efectivo en bancos. Aumenta el pasivo por depósitos recibidos.

Cheques emitidos Disminuyen el efectivo en bancos.Disminuyen el pasivo en depósitos recibidos de clientes.

Notas de débitos Disminuye el saldo de efectivo en bancos. Disminuye el pasivo con los clientes.Notas de créditos Aumenta el saldo de efectivo en bancos Aumenta el pasivo con los clientes.

Veamos el siguiente ejemplo:Supongamos las siguientes operaciones realizadas y relacionadas con una cuenta corriente para comercial “La Piñatera S.A.”

El 01/03/04 Se abrió una cuenta corriente en el Banco “El sigilo”, con un depósito inicial de C$ 200,000 en efectivo tomados de la caja.

El 05/03/04 Se depositaron C$ 25,000 por ventas realizadas al contado.

El 06/03/04 Se recibió una nota de débito por C$ 50,000 por la colocación de un depósito a plazo fijo que efectuó la empresa a la tasa del 12% anual.

El 06/03/04 Se hizo un cargo en cuenta por C$ 250, por las dos chequeras recibidas de la entidad financiera.

El 08/03/04 Se hizo un depósito por C$ 15,780 en cheques de cobranza que realizó la empresa a sus clientes por ventas previamente realizadas a crédito.

El 15/03/04 El banco cargo en cuenta C$ 88,000 por el neto del monto a pagar por la nómina de la primera quincena.

El 18/03/04 Se emitieron cheques por C$ 13,000 por pasivos que se están cancelando a proveedores previamente contabilizados.

El 20/03/04 Se depositó en la cuenta corriente C$ 90,000 en cheques recibidos de clientes por ventas realizadas previamente al crédito y C$ 32,768 por ventas realizadas al contado.

El 31/03/04 Se recibió la nota de crédito respectiva por el pago de los intereses sobre la colocación realizada en el mes en curso.

Procederemos a registrar cada transacción, considerando los registros que realizaría la empresa en sus libros y los que efectuaría el banco donde se abrió la cuenta corriente.

OperacionesLibro de la empresa

OperacionesLibro del banco

Debito Créditos Debito Créditos01/03/04Por apertura de cuenta corriente Nº 150462 en el Banco “El sigilo”Banco Caja

C$ 200,000C$ 200,000

01/03/04Por apertura de cuenta corriente Nº 150462 de empresa “La Piñatera S.A.“Efectivo Depósito en cuenta corriente

C$ 200,000C$ 200,000

El 05/03/04Para contabilizar el depósito en el Banco “El sigilo” de las ventas efectuadas.

Banco Ventas

C$ 25,000C$ 25,000

El 05/03/04Para contabilizar el depósito de clientes

Efectivo Depósito en cuenta corriente

C$ 25,000C$ 25,000

El 06/03/04Para contabilizar la inversión en depósito a plazo fijoColocación a plazo fijo Banco

C$ 50,000C$ 50,000

El 06/03/04Para contabilizar el depósito a plazo fijo realizado por un clienteDepósito en cuenta corriente Depósito a plazo fijo

C$ 50,000C$ 50,000

El 06/03/04Para contabilizar el gasto por chequeras recibidas del Banco “El Sigilo”Gastos bancarios Banco

C$ 250C$ 250

El 06/03/04Para contabilizar el cobro por chequeras entregadas a clientes.”

Depósito en cuenta corriente Ingresos varios

C$ 250C$ 250

El 08/03/04Para contabilizar el depósito de cobros de ventas realizadas al crédito”Banco Cuentas por cobrar

C$ 15,780C$ 15,780

El 08/03/04Para contabilizar los depósitos de clientes y los cheques enviados a compensaciónCheques en compensación Depósito en cuenta corriente

C$ 15,780C$ 15,780

El 15/03/04Para contabilizar el pago de la nómina de la primera quincena

Gastos acumulados Banco

C$ 88,000C$ 88,000

El 15/03/04Para contabilizar la transferencia del pago de la nómina enviada de “La Piñatera S.A”

Depósito cuenta corriente Empresa Depósito cuenta corriente empleados

C$ 88,000C$ 88,000

El 18/03/04Para contabilizar la cancelación de pasivos con los proveedores

Cuentas por pagar Banco

C$ 13,000C$ 13,000

El 18/03/04El banco no hace ningún registro porque la operación es interna entre la empresa y el proveedor. El banco efectuará un registro cuando cada beneficiario cobre su cheque y será el siguiente:Para contabilizar el pago de cheques emitidos por los clientes del banco.

Depósito en cuenta corriente Efectivo

C$ 13,000C$ 13,000

El 20/03/04Para contabilizar el depósito de cobranza de cuentas por cobrar y de ventas realizadas al contado.

Banco Cuentas por cobrar Ventas

C$ 122,768C$ 90,000C$ 32,768

El 20/03/04Para contabilizar el depósito de clientes en efectivo y en cheques enviados a compensación

Cheques en compensaciónEfectivo Depósitos en cuentas corrientes

C$ 90,000C$ 32,768

C$ 122,768El 31/03/04Para contabilizar los intereses ganados sobre la colocación mantenida en el mes.El calculo de interés es:

I=50,000 (0.12) (25) = 416.666 360Banco Otros ingresos

C$ 416.67C$ 416.67

El 31/03/04Para contabilizar el interés correspondiente a la colocación de clientes.”

Gastos por interés Depósito en cuenta corriente

C$ 416.67C$ 416.67

Como puede observar el movimiento de los dos libros son inversos y se contraponen los registros contables aplicables entre la empresa y el banco, es decir, lo que para una es un débito, para la otra parte es un crédito.

La cuenta de banco tiene un saldo deudor y se registra de la siguiente manera:

Se carga: Se acredita: El depósito inicial al abrir una cuenta bancaria. Todos los depósitos efectuados en las cuentas

corrientes de la empresa y que constituyen efectivo o equivalente, tales como:- Notas de créditos de banco v.g., préstamos,

intereses.- Transferencias bancarias.- Cobros a clientes en efectivo o en cheques.- Otros conceptos equivalentes

El valor de los cheques emitidos al cierre del período, acreditados en la cuenta de banco y no entregados a sus beneficiarios.

El mayor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de monedas extranjeras.

Los desembolsos efectuados por las cuentas corrientes de la empresa y que constituyen efectivo o equivalente de efectivo, como:- Notas de débitos de bancos v.g., cancelación

de prestamos, intereses, gastos, cancelaciones de cartas de crédito.

- Transferencias bancarias- Pagos por cheques a proveedores.- Otros conceptos que disminuyen la

disponibilidad de efectivo en bancos. Notas de débitos por devoluciones de cheques de

clientes. El reverso del registro de los cheques emitidos y

no entregados a sus beneficiarios en el período anterior.

El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de monedas extranjeras.

Cuando una empresa abre una cuenta de cheques, el banco solicita el llenado de una tarjeta de firmas, en la que aparecen las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa. Esta tarjeta es guardada por el banco en sus archivos para que, si existe alguna duda sobre la firma en un cheque, el cajero pueda compararla con la registrada en la tarjeta y de esta manera asegurarse de que ha firmado una persona autorizada.

Una vez abierta la cuenta, el banco entrega cheques numerados con el nombre de la empresa, su dirección y el número de la misma. Cada mes la empresa debe recibir un estado de cuenta, enviado por el banco, que muestra los saldos de efectivos, inicial y final, los depósitos, los cobros efectuados por el banco a nombre de la empresa, los cheques pagados, las deducciones correspondiente a honorarios por servicios ofrecidos por el banco a la empresa y otros cargos, así como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no pudo cobrar el banco.

Los comprobantes de depósitos se preparan por duplicado, un ejemplar queda en los registros del banco y otro se conserva en los registros de la empresa, el propósito es contar con un historial de cada partida depositada.

d. Depósitos a plazo fijo

Están representados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés.

Para el calculo del interés mensual sobre depósitos a plazo fijo utilizaremos la siguiente ecuación:

i=(Depósito colocado a PF)( tasade int eres )(Días )360

e. Equivalentes de efectivo

Pueden ser inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas o convertibles a efectivo. Generalmente se considera como equivalentes de efectivo las partidas con vencimientos menores a tres meses, contados a partir de la fecha de elaboración del balance general.

3. Principios de valuación y presentación de efectivo

a. Principios de valuación

Son dos los principios de valuación de efectivo:

1) El efectivo se valuará a su valor nominal.

2) El representado por metales preciosos amonedados y monedas extranjeras, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de elaboración de los estados financieros.

b. Presentación de efectivo

El efectivo o sus equivalentes se presenta en el Balance General como la primera partida del activo circulante, cuando no tenga restricciones en cuanto a su disponibilidad o fin.

¿A qué tipo de restricciones nos referimos?- Niveles de endeudamiento contraído.- Destino de partidas de efectivo a la compra de activos a largo plazo

Si existen restricciones sobre la disponibilidad en ciertas partidas, estas se presentarán en un renglón separado de circulante.

Las partidas definidas como equivalentes de efectivo deben ser claramente segregadas dentro del efectivo. Sin embargo para efectos de presentación deben estar englobadas en este renglón.

Cuando se tenga una restricción a partidas de efectivos y equivalentes, debe hacer mención y explicarlo en las notas a los estados financieros.

La partida denominada moneda extranjera, deben ser convertibles a la tasa de cambio que se encuentra vigente a la fecha de cierre y presentación del balance general.

Cualquier cheque que haya sido emitido hasta la fecha del balance general y que no se encuentre entregado a su beneficiario, deberá ser incluido en el rubro de efectivo en la cuenta que corresponda y en el pasivo relacionado que corresponda.

Cuando se tenga sobregiro contable en libros, es decir, en cuentas corrientes, éste únicamente podrá ser compensado con otros saldos disponibles, que tengan la misma naturaleza y sobre los cuales se tenga la disponibilidad inmediata. Cualquier saldo acreedor que pudiera todavía prevalecer se presentará como un sobregiro bancario.

4. Arqueo de caja

El Arqueo de Caja consiste en:Analizar las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.

Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”.

Se carga: Se abona:Los faltantes como pérdidas Los sobrantes como ingresos

Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

a. Faltantes en arqueo

¿A qué pueden deberse los faltantes?

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo:El cajero pagó servicios de cafetería por $ 215 y no los registró, hay un faltante por ese valor. El asiento de ajuste seria:

Cuenta Haber DebeGastos diversos (cafetería) C$ 215 Caja C$ 215

Veamos otro ejemplo:El cajero consignó C$ 5,000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor. El asiento de ajuste es:

Cuenta Haber DebeBanco C$ 5,000 Caja C$ 5,000

Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

Veamos el siguiente ejemplo:En el arqueo efectuado el 25 de enero del 2004 se presenta un faltante injustificado de C$ 125 y la empresa decide cobrárselo al cajero. El asiento de ajuste sería:

Cuenta Haber DebeCuenta por cobrar (cajero) C$ 125 Caja C$ 125

Como observamos se pueden dar casos en que el valor total del arqueo de caja sea menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar los ajustes pertinentes. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando caja y debitando a la cuenta que corresponda, de acuerdo al concepto que ocasiono el faltante.

b. Sobrantes en arqueo

También puede suceder que el valor total del arqueo de caja sea mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante.

¿A qué pueden deberse estos sobrantes?

Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.

Ejemplo:El cliente Hugo Castillo abona C$ 17,000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja. Veamos el asiento de Ajuste:

Cuenta Haber DebeCaja C$ 17,000Clientes (Hugo Castillo) C$ 17,000

A continuación presentamos un formato que permite al departamento de contabilidad arquear todo el efectivo recibido en caja, en moneda de oficial circulación.

Formato de arqueo de caja en Moneda NacionalFecha de Arqueo: __________________

Tipo Nº billetes/monedas TotalBilletes de C$ 500

Billetes de C$ 100

Billetes de C$ 50

Billetes de C$ 20

Billetes de C$ 10

Monedas de C$ 5

Monedas de C$ 1

Monedas de 1 centavo

Monedas de 5 centavos

Monedas de 10

centavos

Monedas de 25

centavos

Monedas de 50

centavos

Total en Caja de Efectivo C$

Saldo s / Libro de Caja

OBSERVACIONES

Ciudad, Fecha: ______ de ___________________ de _______.

El Responsable de la Caja El Responsable del Crédito

Nota: El arqueo de la Caja debe coincidir con el saldo del Libro de Caja. En caso contrario, deberá explicarse el motivo de la diferencia existente en el apartado "Observaciones".De acuerdo a las políticas de la empresa, se podrá utilizar un formato similar, si la misma admite algunas monedas extranjeras como formas de intercambio por el bien o servicio

ofrecido, para ello deberán especificar el tipo de moneda (billetes y metálicos), cantidad y monto, similar a lo presentado en el formato anterior.

Otros documentos que pueden ingresar a caja y que también son objetos de arqueo, siempre y cuando así lo indiquen las políticas de una empresa, son:

Cheques: Estos deben listarse, detallando el Nº del cheque, el Banco de donde proviene, el remitente y el beneficiario, así como el monto que representa.

Boucher de tarjetas de créditos Minutas, etc.

B. Conciliación Bancaria

1. Definición

La Conciliación Bancaria es el estado que prepara la Empresa, a fin de cada mes, para comparar los saldos de la cuenta de Banco, que la empresa utiliza para anotar cada una de las transacciones relacionadas a esta cuenta, con los saldos de las cuentas que periódicamente el Banco envía a la empresa.

Esto permitirá identificar la razón de cualquier diferencia entre el saldo de efectivo en el libro de banco de la empresa y el del estado de cuenta enviado por el banco, con el fin de verificar cuál es el correcto.

La conciliación bancaria además de ser un procedimiento es un estado que acumula datos relacionados con la cuenta de banco y por tanto, es una fuente de información.

A partir de su concepto, elaboremos el objetivo de la conciliación bancaria:Las empresas elaboran el Estado de Conciliación Bancaria con el objetivo de identificar aquellos valores que constituyen la diferencia entre las operaciones registradas por la empresa y aquellas registradas por el Banco, además le permite encontrar faltantes sin justificación que pueden tener su explicación en malos manejos de los recursos, robos, malversaciones, etc.

A medida que usted ha ido estudiando el tema, es bastante probable que se haya planteado la inquietud de ¿por qué el saldo de libro de banco y el estado de cuenta bancario no coinciden?

En el siguiente tema explicaremos lo que se denomina partidas de conciliación, que al identificarlas nos permitirá conocer el porqué de la diferencia entre ambos estados.

2. Partidas de conciliación bancaria

¿Qué son las partidas de conciliación?

Las partidas de conciliación son las distintas razones por las cuales no concuerdan el saldo de efectivo del estado de cuenta bancario, con el saldo que aparecen en los libros de la empresa.

La identificación de estas partidas de conciliación facilitará el procedimiento de comparación de ambos saldos y en qué cuentas específicas se harán los ajustes respectivos.

Veamos las distintas partidas de conciliación que existen:El saldo en libros de la cuenta de banco y el saldo que aparece a nuestro favor en el estado de cuenta bancario discrepan por los motivos siguientes:a. Razones de tiempob. Falta de informaciónc. Errores

Estudiemos cada una de ellas:a. Las razones de tiempo

De las posibles diferencias, las razones de tiempo son las que menos preocupación generan, simplemente se deben a ciertas operaciones registradas en momentos distintos por la empresa y por el banco, de modo que se ven afectadas por las fechas de corte en ambas entidades.

Una misma operación puede estar registrada en la empresa en un período y para el banco puede aparecer en el período siguiente.

Las principales partidas de conciliación pertenecientes a este inciso son:

1) Depósitos en Tránsito

Son los depósitos que fueron realizados por la empresa demasiado tarde y el banco no pudo incluir en el estado de cuenta del mes correspondiente. Estos depósitos en tránsito aparecen en el libro de banco de la empresa, pero no el estado de cuenta del banco.

Veamos un ejemplo sencillo:Suponga que el Sr. Money dueño de un negocio se dirigió al banco a realizar un depósito el día 30 de junio a las 6 de la tarde en una caja diferida del banco, de las ventas realizadas ese día. El Sr. Money ha registrado en su libro de banco el cargo a la cuenta y por tanto su saldo incrementó.

Ahora bien, si el banco tiene como normativa hacer cierres los días 30 hasta las 5 de la tarde, lógicamente que el depósito hecho por el Sr. Money no aparecerá en el estado de cuenta que el banco le envíe, correspondiente al mes de junio, donde no aparecerá dicho depósito. En este caso el Sr. Money deberá considerarlo como partida de conciliación.

2) Cheques pendientes de cobro o cheques flotantes

Las empresas emiten durante el mes diferentes cheques, para pago de los acreedores, compras, salarios, etc. Sin embargo, no todos serán cobrados durante el período en que se emitieron.

El valor de estos cheques están registrado en el estado de cuenta de la empresa, pero no en la cuenta de la Institución Bancaria.

Estos cheques se conocen con el nombre de cheques pendientes o cheques flotantes. Mientras estos cheques no sean presentados en el Banco para su cobro, éstos no deberán disminuirse de la cuenta de la empresa.

Veamos un ejemplo:Supongamos que el Sr. Money ha emitido el día 30 de junio, cheques para pago de empleados y un cheque para el Sr. Luna, proveedor de mercancías.

Los empleados hicieron efectivos sus cheques el mismo día 30 de junio; sin embargo, el Sr. Luna no cobró el cheque, ya que no tuvo tiempo de pasar por el banco.

En el estado de cuenta al 30 de junio enviado por el banco, aparecerán reflejados todos los cheques cobrados por los empleados pero no el cheque emitido al Sr. Luna. No obstante, en el libro de banco del negocio aparecerán acreditados a dicha cuenta la suma de todos los cheques emitidos el día 30 de junio.

b. Falta de información

Las diferencias generadas por falta de información son muy importantes, pues implican que una de las dos partes, el banco en este caso, posee información que la otra parte ignora.

Las partidas de conciliación por falta de información pueden ser las siguientes:1) Cargos por servicios bancarios2) Cheques sin fondo3) Cobros de documentos4) Pago de documentos5) Transmisión electrónica de fondos.

Expliquemos cada partida de conciliación:

1) Cargos por servicios bancarios

El banco como Institución Bancaria, encargada de manejar las cuentas corrientes de las empresas, chequeras, realizar cobros y pagos de documentos, cobra a la empresa ciertos honorarios por servicios, denominados cobros por servicios bancarios, que el banco disminuye periódicamente de la cuenta de la empresa.

De igual manera, la empresa no conoce el importe de esos cobros por servicios bancarios realizados por el banco y no tiene registrados dichos cargos. En tal caso, el banco envía al final de cada período una nota de débito o cargo, donde indica el importe de cada uno de los honorarios por servicios bancarios.

En este caso, la empresa al recibir la nota de crédito procederá a conciliar el saldo de la cuenta de banco.

2) Cheques sin fondo

El banco puede devolver un cheque recibido de un cliente, debido a falta de fondos en la cuenta corriente del cliente para cubrir el pago requerido.

Cuando la empresa recibe este cheque, inmediatamente lo carga a su cuenta de banco, posteriormente procede a realizar el depósito a la cuenta bancaria. Sin embargo, cuando el banco se entera de que no tiene fondos, el banco rebaja su valor de la cuenta de la empresa y la cuenta no sufre aumento por dicho cheque.

Debido a este tipo de problemas, el banco envía una nota de cargo y el cheque sin fondo a la empresa.

Observe:Generalmente la empresa no rebaja este valor de su cuenta de banco, sino hasta que recibe el Estado de Cuenta que envía el banco hasta finales de cada mes.

3) Cobros de documentos

Algunas veces los bancos, donde la empresa mantiene su efectivo, realizan cobros de documentos vencidos a clientes en nombre de la empresa, junto con los intereses correspondientes. La empresa desconoce el momento del cobro realizado por el banco, sino hasta final de mes, cuando recibe su estado de cuenta. En este caso el banco envía una nota de crédito a la empresa, indicando que el dinero recibido por el cobro fue acreditado a su cuenta y la empresa luego procederá a cargar a su cuenta correspondiente el valor indicado en la nota de crédito enviada.

4) Pagos de documentos

La cuarta partida de conciliación por falta de información es el pago de documentos.

¿Cómo podemos identificar esta partida de conciliación?

Esta partida se crea en el momento que la empresa entrega al banco, documentos por pagar, para que éste se encargue de su cancelación, junto con los intereses correspondientes. Cuando el banco ha realizado el pago envía a la empresa una nota de cargo o débito, indicándole el importe del documento cancelado.

No olvido:Cuando el banco pague dichos documentos a nombre de la empresa, cobrará a ésta un valor determinado en concepto de servicios bancarios. Este valor irá incluido en la nota de débito que envía el banco a la empresa, luego la empresa deberá incorporarlo a sus registros.

Continuemos con la última partida de conciliación.

5) Transmisión electrónica de fondos.

En la actualidad muchos bancos permiten el movimiento de fondos, haciendo uso de una terminal de computadora y la confirmación de cada movimiento solo se tiene hasta que el banco lo reporta en su estado de cuenta.

c. Los errores

La tercera razón por la cual no coinciden los saldos del libro de banco con el estado de cuenta bancario son los errores.

Estudiemos los distintos errores que pueden ocurrir cuando se maneja una cuenta de banco.

Los errores pueden ser cometidos, por el banco o por la empresa. En ambos casos habrá que conciliar los saldos.

1) Los errores del banco

Los errores más comunes que un banco puede cometer son los siguientes:

Cargar a la cuenta de una empresa un cheque que fue emitido por otra empresa y, por tanto, el saldo de la empresa afectada disminuirá.

Este error, no será corregido sino hasta que la empresa reciba su estado de cuenta y el banco proceda a revertir el cargo realizado o acreditar una cuenta con un cheque o depósito a otra empresa.

Acreditar a la cuenta de la empresa el valor de un depósito realizado por otra empresa y el saldo de la empresa afectada aumentará.

Para que el saldo de la cuenta coincida con el libro de banco de la empresa, el banco deberá conciliar inmediatamente mediante un cargo a la cuenta.

Registrar valores monetarios errados, lo que origina un problema al momento de comparar los saldos con la empresa. Estos pueden ser:

- Cargar de más o de menos el valor de un cheque que fue emitido por la empresa.

Por ejemplo:Si una empresa emite un cheque a nombre de un proveedor, por un monto de $ 250.000, y éste lo hace efectivo, es decir lo cobra en el banco que maneja la cuenta de la empresa, la institución, al momento del registro contable puede tener los errores siguientes:

Que registre de más en el libro de banco. Que registre $ 255.000, en este caso habrá un valor registrado en exceso por $ 5.000, el cual deberá conciliarse, restando el valor del cargo realizado inicialmente en la cuenta de la empresa.

Que registre de menos en el libro de banco. Que registre $ 205.000, en este caso habrá un registro de menos por $ 45.000. Por tanto habrá que conciliar el saldo sumando al valor cargado inicialmente en la cuenta de la empresa.

- Acreditar de más o de menos en el valor de un depósito realizado por la empresa.

Veamos el ejemplo siguiente:Si la empresa realiza un depósito por $ 145.000 en el banco donde la empresa maneja su cuenta, pueden suceder los errores siguientes:

Que registre de más el valor del depósito. Si registra por equivocación, $ 154.000.0 en lugar de $ 145.000. En este caso habrá de conciliar el saldo de la cuenta que maneja el banco, disminuyendo el crédito realizado por un valor de $ 9.000.0.

Que registre de menos el valor del depósito. Si registra por equivocación, $ 105.000.0 en lugar de $ 145.000. En este caso habrá de conciliar el saldo de la cuenta que maneja el banco, aumentando el crédito realizado por un valor de $ 40.000.0.

2) Los errores de la empresa

Los errores que puede cometer la empresa al momento de registrar sus operaciones en el libro de banco:

Cargar un depósito realizado por un valor mayor o menor al real.

Veamos el ejemplo:La empresa realizó un depósito por $ 135.000.00 en la cuenta bancaria. En este caso la empresa hace un cargo a la cuenta de banco. Sin embargo, al momento del registro puede ocurrir que la empresa en lugar de registrar $ 135.000.0, haga lo siguiente:

Que registre de más: es decir $ 153,000.0. En este caso hay un valor en exceso de $ 18.000 y por tanto habrá que conciliar el saldo restando el valor en exceso.

Que registre de menos: por ejemplo $ 105,000.00. En este caso hay un valor de menos por $ 30.000 y por tanto habrá que conciliar el saldo sumando el valor de menos.

Acreditar un cheque emitido por un valor menor o mayor al real:

Veamos el ejemplo siguiente:Si una empresa emite un cheque a nombre de un proveedor, por un monto de $ 250,000.00, al momento del registro contable puede tener los errores siguientes:

Que registre de más en el libro de banco, por ejemplo, $ 255,000.0. En este caso habrá un valor registrado en exceso por $ 5.000, el cual deberá conciliarse, restando del valor acreditado en el libro de banco.

Que registre de menos, por ejemplo $ 205,000.0, en este caso habrá un registro de menos por $ 45,000.0, y por tanto habrá que conciliar el saldo sumando al valor acreditado inicialmente en la cuenta de banco.

Acreditar a la cuenta de un banco un cheque librado en la cuenta bancaria de otro banco.

Cargar a la cuenta de un banco el valor de un depósito destinado a otra institución bancaria.

Observemos el ejemplo:A continuación se presentan los registros que la empresa Comercial Montoya lleva en su libro mayor de banco y el estado de cuenta que le presenta el Banco de la Producción de las operaciones realizadas durante el mes de Enero, donde dicha empresa tiene su cuenta corriente:

EMPRESA COMERCIAL MONTOYA.

CUENTA MAYOR: BANCO CÓDIGO: SUBCUENTA: BANPRO

FECHA N° CHEQUE REFERENCIA DEBE HABER SALDO1-1-04 Saldo inicial C$ 48,500.00 C$ 48,500.001-1-04 001 Carmen Zavala C$ 4,600.00 C$ 43,900.005-1-04 Transferencia electrónica C$ 25,000.00 C$ 18,900.006-1-04 Depósito No.1 C$ 6,800.00 C$ 25,700.007-1-04 Depósito No. 2 C$ 3,200.00 C$ 28,900.009-1-04 002 Pastor Venegas C$ 4,300.00 C$ 24,600.0012-1-04 003 Sofonias Mayorga C$ 350.00 C$ 24,250.0015-1-04 Depósito No. 3 C$ 2,500.00 C$ 26,750.0017-1-04 004 Cruz Lorena C$ 19,000.00 C$ 7,750.0018-1-04 005 ENITEL C$ 2,500.00 C$ 5,250.0023-1-04 006 ENEL C$ 1,900.00 C$ 3,350.0025-1-04 007 INAA C$ 800.00 C$ 2,550.0027-1-04 Depósito No. 4 C$ 2,800.00 C$ 5,350.00

C$ 63,800.00 C$ 58,450.00

BANPROESTADO DE CUENTA BANCARIO

CLIENTE: COMERCIAL MONTOYACUENTA No.

DOMICILIO: MANAGUA, NICARAGUASaldo anterior + Depósitos + Intereses – Retiros = Saldo Actual 48,500 + 12,500 + 129.98 – 55,687.50 = 5,442.38

FECHA CONCEPTOS DÉBITOS CRÉDITOS SALDOS1-1-04 Saldo Inicial C$ 48,500.00 C$ 48,500.003-1-04 Cheque No. 001 C$ 4,600.00 C$ 43,900.007-1-04 Transferencia electrónica C$ 25,000.00 C$ 18,900.008-1-04 Depósito No.1 C$ 6,800.00 C$ 25,700.009-1-04 Depósito No. 2 C$ 3,200.00 C$ 28,900.00

11-1-04 Cheque No. 002 C$ 4,300.00 C$ 24,600.0017-1-04 Depósitos No. 3 C$ 2,500.00 C$ 27,100.0019-1-04 Cheque No. 004 C$.......19,000.00 C$ 8,100.0020-1-04 Cheque No. 005 C$ 2,500.00 C$ 5,600.0021-1-04 Nota de débito C$ 287.50 C$ 5,312.5030-1-04 Nota de crédito C$ 129.88 C$ 5,442.38

Observemos con cuidado ambos registros e identifiquemos las partidas de conciliación. Dicho de otro modo encontremos las razones que provocan que ambos saldos sean diferentes:

No han sido cobrados, en el banco, cheques librados por Comercial Montoya con numeración No. 003 por C$ 350, No. 006 por C$ 1,900 y el No. 007 por C$ 800, por tanto son considerados cheques flotantes.

Comercial Montoya realiza el depósito No.4 por C$ 2,800, el 27 de Enero del 2004, pero aún no ha sido registrado por el banco, por tanto es considerado un depósito en transito.

El Banco registra una nota de débito por 287.50, la cual no tenía conocimiento Comercial Montoya.

El Banco registra una nota de crédito por 129.88 a favor de Comercial Montoya, misma que no era del conocimiento de esta última.

3. Tipos de conciliación bancaria

Continuemos con la explicación de los distintos tipos de conciliación bancaria.

Existen dos tipos básicos de conciliación bancaria:a. Método de Conciliación aritméticab. Método de Conciliación de saldos disponibles

a. Método de Conciliación Aritmética

Se caracteriza por la presentación de la información en forma vertical, cuyo objetivo es examinar los registros llevados por la empresa y de esta manera determinar si no existen faltantes o diferencias sin justificación.

Observe:Este método parte del saldo del libro de banco de la empresa. Posteriormente procede aumentarlo y/o disminuir el saldo con el valor de las partidas de conciliación encontradas, incluyendo errores, hasta llegar a obtener el saldo presentado por el estado de cuenta bancaria.Si en el procedimiento no se logra obtener el saldo del estado de cuenta bancario, aún tomando en cuenta todas las partidas de conciliación encontradas, significará que se está dando un mal manejo de estos recursos.

Expliquemos el procedimiento para llevar a cabo este tipo de conciliación es el siguiente:

1) Se detalla el valor del saldo de libro de banco de la empresa.

2) Se suma:

a) El valor total de los cheques flotantesb) El valor total de las notas de créditos recibidas y no registradas por la

empresa (cobros realizados por el banco a favor de la empresa, beneficios otorgados a la empresa por el banco)

3) Se le resta:a) El valor total de los depósitos en tránsitob) El valor total de las notas de débito recibidas y no registradas por la

empresa (cargos por cheques sin fondos, cobro de chequeras)4) Se le suma: La

diferencia de errores cometidos por el banco:

a) Diferencia por haber registrado de menos en el valor de un cheque librado por la empresa.

b) Diferencia por haber registrado de más en el valor de un depósito realizado por la empresa.

5) Se le resta: La diferencia de errores cometidos por el banco:

a) Diferencia por haber registrado de más en el valor de un cheque librado por la empresa

b) Diferencia por haber registrado de menos en el valor de un depósito realizado por la empresa.

Retomemos el ejemplo de Comercial Montoya:Contando con las partidas de conciliación detectadas, conciliemos el saldo de la empresa a partir del método de conciliación aritmética.

Después de haber comparado el estado de cuenta bancario y los registro del libro de banco de Comercial Montoya, conocemos lo siguiente: Cheques flotantes por C$ 3,050. Depósito en transito pro C$ 2,800 Nota de débito por C$ 287.50 Nota de crédito por C$ 129.88

COMERCIAL MONTOYACONCILIACIÓN BANCARIAAL 31 DE ENERO DE 2004

Saldo según estado de cuenta bancario

Saldo según libro de banco(-) Depósito en tránsito Depósito No. 4

(+) Cheques flotantesNo. 003No. 006No. 007

(+) Nota de crédito

(-) Nota de Débito

C$ 350.00C$ 1,900.00C$ 800.00

C$ 5,442.38

C$ 5,350.00

C$ 2,800.00C$ 2,550.00

C$ 3,050.00C$ 5,600.00C$ 129.88C$ 5,729.88C$ 287.50

Saldo conciliado libro de banco C$ 5,442.38

Veamos otro ejemplo:La Empresa Nacional, recibió el Estado de cuenta bancario del Banco Nacional de Desarrollo el 30 de marzo de 1998, el saldo presentado, en el mismo es de C$ 2,707,000; la Cuenta Banco de la empresa reflejaba un saldo de C$ 1,639,000.

Después de analizar el estado de cuenta bancario y los registros de la empresa, se obtuvo que:1) El banco devolvió un cheque sin fondos del cliente José Martínez por un valor de C$ 128,000.

2) No se anotó un depósito realizado el 27-03-98 por valor de C$ 520,000

3) Los cheques: Nº 602 por C$ 401,000, Nº 680 por C$ 103,000, y el Nº 692 por C$ 52,000, fueron

emitidos por la empresa pero no han sido cobrados.

4) El cheque por C$ 68,000, extendido por la empresa ENSA, fue rebajado de la cuenta de la

empresa, se avisó al banco y rectificarán la cuenta.

5) Con el estado de cuenta bancario, se recibió una nota de crédito correspondiente al cobro de un

documento de C$ 950,000 más intereses de C$ 19,000.

6) El banco envió una nota de débito por gastos de servicio bancarios de C$ 8,500 y por honorarios

de cobro de documentos de C$ 2,500.

7) El banco registró el cheque N. 600 por C$ 145,000 enviado por la empresa, en concepto de pago

de materiales de oficina, pero el contador de la empresa registró por error C$ 415,000.

Para proceder a la aplicación del método debemos en primer lugar, identificar las partidas de conciliación. De esta forma, tenemos:

1) La primera partida de conciliación es un cheque sin fondo por C$ 128.000.2) Un depósito en tránsito por C$ 520.0003) Cheques flotantes o pendientes de cobro4) Error del banco, ya que disminuyó de la cuenta de la empresa un valor de C$ 68,000, por tanto es

una diferencia de más.5) Nota de crédito6) Nota de débito7) Error de la empresa, ya que registro de más en el valor de un cheque emitido, es decir es una

diferencia.

EMPRESA LA NACIONALCONCILIACIÓN BANCARIAAL 30 DE MARZO DE 1998

Saldo según estado de cuenta bancario

Saldo según libro de banco(-) Cheque sin fondo

(-) Depósito en tránsito

(+) Cheques flotantesNo. 602No. 680No. 692

(+) Nota de créditoCobro de documentosIntereses ganados

(-) Nota de DébitoServicios bancariosHonorarios

(-) Error del banco por diferencia de más

(+) Error de la empresa por diferencia de más

C$ 401.000C$ 103.000C$ 52.000

C$ 950.000C$ 19.000

C$ 8.500C$ 2.500

C$ 2.707.000

C$ 1.639.000C$ 128.000C$ 1.511.000C$ 520.000C$ 991.000

C$ 556.000C$ 1.547.000

C$ 969.000C$ 2.516.000

C$ 11.000C$ 2.505.00

C$ 68.000C$ 2.437.000C$ 270.000

Saldo conciliado libro de banco C$ 2.707.000

Expliquemos el procedimiento utilizado en el método aritmético:

Este método es solamente de comprobación, es decir que no permite conocer el saldo real de la cuenta de banco. Este método es utilizado para identificar errores, ya sea en el libro de banco o en el estado de cuenta enviado a la empresa.

Se han aplicado todas las partidas de conciliación, incluyendo todos los errores cometidos por el banco y determinar si el saldo enviado en el estado de cuenta bancario coincide con el saldo conciliado del libro de banco.

b. Conciliación de Saldos Disponibles

En este tipo de conciliación la empresa examina tanto los saldos de la empresa como los saldos del Estado de Cuenta que envía el banco, de esta manera puede determinar el importe de los saldos disponibles.

El procedimiento a seguir es el siguiente:

NOMBRE DE LA EMPRESACONCILIACIÓN BANCARIA

PERIODO: DEL AL 200

SALDO LIBRO DE BANCO

Se le suma: Las notas de créditos enviadas (cobros realizados

por el banco)

Se le resta: Las notas de débito recibidas: cheques sin fondos,

pago de documentos, intereses pagados por documentos, servicios bancarios, etc.

Se le suma: La diferencia por errores: Anotaciones de menos en el valor de los depósitos

hechos por la empresa. Anotaciones de más en el valor de un cheque librado.

Se le resta: La diferencia por errores Anotaciones de menos en el valor de un cheque. Anotaciones de más en el valor de un depósito.

SALDO DE ESTADO DE CUENTA DEL BANCO

Se le suma: Los depósitos en tránsito

Se le resta: Los cheques flotantes

Se le suma: Las diferencias por errores: Anotaciones de menos en el valor de un depósito. Anotaciones de más en el valor de un cheque

librado.

Se le resta: Las diferencias por errores: Anotaciones de menos en el valor de un cheque

pagado Anotaciones de más en el valor de un depósito.

Saldo conciliado según libro de banco Saldo conciliado según estado de cuenta

4. Ajustes a la Cuenta de Banco

Al finalizar la Conciliación Bancaria, la empresa procede a realizar los ajustes correspondientes a la cuenta de Banco, para corregir el saldo de la cuenta.

La información que se utiliza son las partidas de conciliación correspondientes al libro mayor de banco. Cada una de las partidas nos indican que cuentas afectaremos en los distintos ajustes.

Recuerde:Las partidas de conciliación que utilizará para realizar los ajustes correspondientes, serán:a. Notas de débitob. Notas de créditoc. Errores de la empresa

A fin de explicar el método de saldos disponibles, utilizaremos los ejemplos presentados para Comercial Montoya y para Empresa La Nacional, en el tema de conciliación aritmética.

Ejemplo de Comercial Montoya:Utilicemos las partidas de conciliación identificadas al comparar el estado de cuenta bancario enviado por el BANPRO y los registro del libro mayor de banco en la Comercial Montoya, conocemos lo siguiente:1) Cheques flotantes o pendientes de ser cobrados en el banco por C$ 3,0502) Depósito en tránsito por C$ 2,8003) Nota de débito por C$ 287.504) Nota de crédito por C$ 129.88

EMPRESA COMERCIAL MONTOYAESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

Al 31 de Enero del 2004Saldo según mayor de banco C$ 5, 350.00 Saldo según estado de cuenta bancario C$ 5,442.38

(+) Nota de crédito C$ 129.88(+) Depósito en tránsito C$ 2,800.00C$ 5,479.88 C$ 8,242.38

(-) Cheques flotantes(-) Nota de débito C$ 287.50 N° 003 C$ 350.00

N° 006 C$ 1,900.00 N° 007 C$ 800.00 C$ 3,050.000

Saldo conciliado C$ 5,192.38 Saldo conciliado C$ 5, 192.38

De esta forma, tenemos que el saldo disponible en la cuenta de banco de la empresa asciende a C$ 5, 192.38, valor que coincide con la el estado de cuenta bancario.

A continuación ajustaremos la cuenta de banco. Los ajustes que se realizan por la conciliación bancaria, se basan en la información de las partidas de conciliación aplicadas al saldo del libro mayor de banco.

Veamos los ajustes:

Banco Ingresos financieros Gastos administrativosS) 5,350.00 287.50 (2 129.88 (1 2) 287.501) 129.88 5,479.88 5,192.38

Tanto el saldo de la cuenta de mayor de banco, como el saldo final del estado de conciliación bancaria, son iguales. Los ajustes realizados son:

Ajuste 1: Se carga a la cuenta de banco el valor de C$ 129.88 por la nota de crédito y luego acreditamos ese mismo monto en la cuenta de ingresos financieros.

Ajuste 2: Se acreditó a la cuenta de banco C$ 287.50 en concepto de gastos por servicios bancarios y luego debitamos, por el mismo valor, en la cuenta de gastos administrativos.

Ejemplo de la Empresa La Nacional. Las partidas de conciliación identificadas al comparar el estado de cuenta bancario enviado por el Banco Nacional de Desarrollo con los registro del libro mayor de banco de la Empresa La Nacional son los siguiente:1. La primera partida de conciliación es un cheque sin fondo por C$ 128.000.2. Un depósito en tránsito por C$ 520.0003. Cheques flotantes o pendientes de cobro4. Error del banco, ya que disminuyó de la cuenta de la empresa un valor de C$ 68,000, por tanto es

una diferencia de más.5. Nota de crédito: por cobro de documentos por C$ 950.000 e intereses por C$ 19.000.06. Nota de débito: por servicios bancarios por $8.500 y honorarios por cobro de documentos por C$

2.500.07. Error de la empresa, ya que registro de menos en el valor de un cheque emitido, es decir es una

diferencia por C$ 270.000.0 (415.000 - 145.000.0)

Elaboremos el estado de conciliación bancaria:

EMPRESA LA NACIONALESTADO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

Al 30 de marzo de 1998Saldo según mayor de banco C$ 1.639.000,0 Saldo según estado de cuenta bancario C$ 2.707.000,0

(+) Nota de crédito (+) Depósito en tránsito C$ 520.000,0

Cobro de documento C$ 950.000,0 C$ 3.227.000,0Intereses C$ 19.000,0 C$ 969.000,0(-) Cheques flotantes

C$ 2.608.000,0N° 602 C$ 401.000,0(-) Nota de débito N° 680 C$ 103.000,0Servicios bancarios C$ 8.500,0 N° 692 C$ 52.000,0 C$ 556.000,0Honorarios C$ 2.500,0 C$ 11.000,0 C$ 2.671.000,0

C$ 2.597.000,0(+) Error del banco C$ 68.000,0(+) Error de más en Ck C$ 270.000,0

C$ 2.867.000,0(-) Cheque sin fondo C$ 128.000,0

Saldo conciliado C$ 2.739.000,0 Saldo conciliado C$ 2.739.000,0

Observe que en este método, las partidas de conciliación se separan, es decir aquellas que se utilizarán para el saldo según el libro mayor de banco aquellas utilizadas para determinar el saldo final del estado de cuenta bancario.

De esta forma, tenemos que el saldo disponible en la cuenta de banco de la empresa asciende a $2.739.000, valor que coincide con la el estado de cuenta bancario.

Procedamos ahora a los ajustes en la cuenta de banco:Decíamos que los ajustes que se realizan por la conciliación bancaria, se basan en la información de las partidas de conciliación aplicadas al saldo del libro mayor de banco.

Veamos los ajustes:

Banco Clientes

s) 1.639.000,0 11.000,0 (2 4) 128.000,01) 969.000,0 128.000,0 (4 128.000,03) 270.000,0 2.878.000,0 139.000,0

2.739.000,0Gastos administrativos Documentos por cobrar

2) 11.000,0 950.000,0 (1 11.000,0 950.000,0

Ingresos financieros Materiales de oficina

19.000,0 (1 270.000,0 (3 19.000,0 270.000,0

Observe, que el saldo de la cuenta de mayor de banco, posee el mismo saldo final del estado de conciliación bancaria.

Los ajustes realizados son:

Ajuste 1: Se carga a la cuenta de banco el valor de la nota de crédito, debitando en dos cuentas, $ 950.000 a la cuenta de documentos por cobrar, ya que dicho monto provino de un documento cobrado, así mismo, en la cuenta de ingresos financieros, se ha acreditado $ 19.000 en concepto de intereses ganados.

Ajuste 2: Se acreditó a la cuenta de banco $ 11.000 en concepto de gastos por servicios y honorarios bancarios que la institución débito de la cuenta de la empresa. La contra cuenta de este ajuste es gastos administrativos.

Ajuste 3: Se cargó a la cuenta de banco el valor de la diferencia de más en el cheque emitido por la empresa, considerado como error de la empresa, por $ 270.000, y acreditamos a la cuenta de materiales de oficina, a fin de corregir el valor registrado anteriormente.

Ajuste 4: Se acreditó en la cuenta de banco el valor de $ 128.000 por el cheque sin fondo emitido por un cliente a nombre de la empresa, y su contracuenta será clientes, ya que hemos retornado la deuda del cliente al auxiliar correspondiente.

Concluyamos:Para concluir, podemos explicar que la conciliación bancaria es:a) Un estado contable elaborado a partir de la comparación de los registros del libro mayor de

banco con el estado de cuenta que envía regularmente la institución bancaria.b) Un estado que permite a un negocio controlar los movimientos realizados en la cuenta de

banco en concepto de pagos o depósitos.

Ejercicio

Realizo las actividades que se presentan a continuación, utilizando como guía, el contenido estudiado previamente en esta unidad.

EMPRESA COMERCIAL NEJAPA S.A.CUENTA MAYOR: BANCO CÓDIGO: SUBCUENTA: BANCENTRO

FECHA N° CHEQUE REFERENCIA DEBE HABER SALDO31-12-02 -- Saldo inicial - - 365,000.003-01-03 00010 Róger Leiva - 10,000.0 355,000.006-01-03 00011 COPASA - 15,000.0 340,000.007-01-03 00012 Serv. eléctricos - 45,000.0 295,000.010-01-03 - Depósito N.100 65,000.0 - 360,000.013-01-03 - Depósito N.101 34,000.0 - 394,000.016-01-03 00013 Cheque anulado - - 394,000.017-01-03 - Depósito N.102 16,000.0 - 410,000.018-01-03 00014 Reparaciones - 142,000.0 268,000.0

20-01-03 00015 Martha López - 20,000.0 248,000.0

21-01-03 - Depósito N.103 20,000.0 - 268,000.023-01-03 - Depósito N.104 15,360.0 - 283,000.024-01-03 00016 Multi-tiendas - 60,000.0 223,000.025-01-03 00017 Nuevo Diario - 36,000.0 187,360.027-01-03 - Depósito N.105 16,440.0 - 203,800.028-01-03 - Depósito N.106 26,360.0 - 230,160.029-01-03 00018 Importaciones Ramos - 61,000.0 169,160.030-01-03 00019 Rosa Pérez - 43,300.0 125,860.031-01-03 Depósito N.107 35,160.0 - 161,020.0

BANCENTROESTADO DE CUENTA BANCARIO

CLIENTE: COMERCIAL NEJAPA S.A.CUENTA No.

DOMICILIO: MANAGUA, NICARAGUAFECHA CONCEPTOS DÉBITOS CRÉDITOS SALDOS

31-12-02 Saldo Inicial - - 380,000.0

03-01-03 Cheque N.0009 10,000.0 - 370,000.005-01-03 Cheque N.0008 5,000.0 - 365,000.006-01-03 Cheque N.00011 15,000.0 - 350,000.0

13-01-03 Depósito N.100 - 65,000.0 415,000.016-01-03 Depósito N.101 - 44,000.0 459,000.020-01-03 Cheque N.00015 20,000.0 - 439,000.023-01-03 Depósito N.104 - 15,360.0 454,360.023-01-03 E/C Depósito 101 10,000.0 - 444,360.025-01-03 Cheque N.00017 36,000.0 - 408,360.027-01-03 Nota de Débito 16,000.0 - 392,360.028-01-03 Depósito N.106 - 26,630.0 418,990.029-01-03 Cheque N. 00018 6,100.0 - 412,890.030-01-03 Nota de Crédito - 5,000.0 417,890.031-01-03 Depósito N.103 - 20,000.0 437,890.0

Se pide:

1. Compare el libro mayor de banco con el estado de cuenta enviado por el banco e identifico las partidas de conciliación.

2. Elabore el estado de conciliación bancaria utilizando el método aritmético y de saldos disponibles.3. Registre los ajustes correspondientes a la cuenta de banco.