EMT Y EMP EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOS PLAN 2004BASES DOCUMENTARIAS Y PRCTICAS ADMINISTRATIVAS I AO 2012

UNIDAD 2

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Segn la autonoma" o relacin de los documentos respecto a las operaciones que los originan se clasificanen:.

Documentos probatorios son los que constituyen una base de prueba de las operaciones comerciales e internas-de la empresa, dependiendo directamente de la operacin que los gener.

Ttulos valores: son definidos por la Ley 14701 como los documentos necesarios para ejercer el derecholiteral y autnomo que en ellos figura. Por lo tanto, tiene valor propio y no dependen de la operacin que losorigina.

(Ver Esquema Pagina 3)

COMPROBANTES

JUSTIFICAN LAS VENTAS

De acuerdo con el tipo de venta que se realice, es el comprobante (formulario pre-impreso) que se deber emitir.Si la venta es al Contado, se emitir la Factura Contado o el Ticket de mquina registradora los cuales documentandos conceptos, la venta de bienes o servicios y el haber recibido dinero por esa venta.Si la venta es a crdito, se emitir la Factura, la cual documenta la venta que se ha de cobrar en un futuro determinado.

AJUSTAN LAS VENTAS

Tanto las ventas al Contado como las ventas a Crdito pueden tener que ser ajustadas por diferentes conceptos.

VENTAS AL CONTADO se emitir un solo comprobante de ajuste: NOTA DEVOLUCIN CONTADO implica una salida de dinero de la empresa por:

Devolucin de bienes vendidos Bonificaciones Descuentos posteriores a la documentacin de la venta Correccin de errores cuando se document en mayor valor del correspondiente.

VENTAS A CRDITO se emitirn dos comprobantes diferentes: NOTA DE CRDITO: implica una disminucin en el monto de la deuda a crdito (Factura), est se

emite por: Devolucin de bienes vendidos Bonificacin Descuentos posteriores a la facturacin Correccin de errores cuando se factur en mayor valor del correspondiente.

NOTA DE DBITO: implica un aumento en el monto de la deuda a crdito (Factura), sta se emite por:

Intereses y gastos de financiacin Gastos de fletes Correccin de errores cuando se factur en menor valor del correspondiente.

CULMINACIN DEL CICLO DE LA VENTA A CRDITO

RECIBO OFICIAL: disminuye el monto de la deuda por venta a crdito y se emite por: recepcin de valores (en efectivo, cheques, conformes, etc.) en cobro de deudas.

OTROS DOCUMENTOS PROBATORIOS

Prof.: Virginia Bonora y Susana Ravera 20/03/15 Unidad II Pgina 1

EMT Y EMP EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOS PLAN 2004BASES DOCUMENTARIAS Y PRCTICAS ADMINISTRATIVAS I AO 2012Existen otros documentos probatorios que no estn relacionados directamente con la venta pero que al igual queestos se emiten para documentar hechos econmicos.VALE DE CAJA: Se emite para documentar una salida de dinero de caja por partidas de dinero a

rendir cuentas o adelantos de sueldos.INGRESO DE CAJA: Se emite para documentar el ingreso de dinero a caja cuando no existe otro

comprobante que lo respalde.EGRESO DE CAJA: Se emite para documentar salidas pequeas de dinero de caja cuando no existe

otro comprobante que lo respalde, por ejemplo para boletos de mnibus, fichasde telfono, etc.

RECIBO DE SUELDOS: Documenta la salida de dinero por el pago de sueldos a los empleados.BOLETA DE DEPSITO: Documenta la salida de valores con destino a alimentar de fondos una cuenta

bancaria.

TITULOS VALORES REPRESENTATIVOS DE PRESTACIONES DINERARIAS

Son aquellos documentos en los que se hace constar la obligacin de dar una suma de dinero: Orden de pago y Promesa de Pago.

Orden de Pago: una persona ordena a otra que pague a un tercero una suma determinada de dinero. CHEQUE COMN el tercero involucrado en la transaccin es un Banco Pblico o Privado CHEQUE DE PAGO DIFERIDO el tercero involucrado en la transaccin es un Banco Pblico

o Privado LETRA DE CAMBIO el tercero involucrado en la transaccin puede ser un Banco o un

particular ya sea una persona fsica o una persona jurdica.

Promesa de Pago: una persona reconoce una deuda y promete pagar a otra una suma determinada dedinero en una fecha tambin determinada. CONFORME:el origen de la deuda es una operacin de compra-venta de bienes o servicios VALE: el origen de la deuda es un prstamo de dinero

TITULOS VALORES REPRESENTATIVOS DE TRANSPORTE DEMERCADERAS

Son aquellos documentos en los que se hace constar el contrato de transporte de mercadera. Existen tresdocumentos diferentes:

Gua de encomienda: se utiliza para el envo de paquetes pequeos en medios de transporte que a suvez llevan pasajeros en el mbito nacional.

Carta de Porte: se utiliza para el envo de grandes cargas en medios de transporte de gran capacidadde bodega en el mbito nacional.

Conocimiento de embarque: se utiliza en el mbito internacional para el transporte de bienes cuandose realizan importaciones o exportaciones de los mismos, generalmente va acompaado de la FacturaPro forma.

Certificado de depsito: se emite por las mercaderas depositadas depsitos aduaneros o ZonasFrancas a la espera de ser retirada

Warrant: consiste en la autorizacin de un crdito con la garanta de los bienes depositados endepsitos aduaneros o Zonas Francas.

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EDUCACIN MEDIA TECNOLGICA EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOSBASES DOCUMENTARIAS PLAN 2004 AO 2006

Prof.: Virginia Bonora y Susana Ravera 20/03/15 Unidad II Pgina 3

CLASIFICACIN

1

Promesas de pago:

Ordenes de pago: ChequesLetra de cambio

Bsicos

ConformeVale

Representativos de Dinero

Representativos de Mercaderas

Gua de encomiendaCarta de PorteConocimiento de EmbarqueCertificado de DepsitoWarrant

Otros

Cierre Venta a Crdito Recibo Oficial

Recibo de SueldosVale de Caja Ingreso de CajaEgreso de CajaBoleta de Depsito Bancario

En ms: Se emite por

Ajustes a las ventas

Contado: Factura Contado

CrditoNota de Dbito

En menos: Se emite por

Intereses o recargosFletesAjuste de precio cuando el mismo fue menor al

que corresponda.

Descuentos o Bonificaciones especialesDevolucin de VentaAjuste de precio cuando el mismo fue mayor al que corresponda.

Contado: Devolucin Contado

CrditoNota de Crdito

De venta

Contado

Crdito

Factura ContadoTicket de Mquina Registradora

Puede asumir varios nombres:Factura CrditoFacturaCrditoDebe

Se emite cuando se recibe:EfectivoCheque comnCheque diferido 8 dasVoucher Tarjeta de Crdito

Se emite cuando se vende a cobrar en un futuro determinado:Crdito simpleSlo facturaCrdito documentadoFactura + conforme

Documentos Probatorios

Documentos Comerciales

Ttulos Valores

ComplementariosPedido seccionalOrden de CompraOrden de ventaRemito

EDUCACIN MEDIA TECNOLGICA EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOSBASES DOCUMENTARIAS PLAN 2004 AO 2006 OTRAS CLASIFICACIONES DE LA DOCUMENTACION COMERCIAL

DOCUMENTOS DE TRMITE INTERNO Y DE TRMITE EXTERNO.En funcin del mbito donde se realiza la operacin comercial podemos clasificar a la documentacin en:

de trmite interno y de trmite externo a la empresa.Los de trmite interno son aquellos comprobantes que circulan dentro de la empresa: pueden documentar

tanto actos administrativos como hechos econmicos.Los de Trmite externo, en cambio, son los comprobantes que se mueven fuera de empresa.

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TRMITE INTERNO

Pedido SeccionalOrden de VentaIngreso de CajaEgreso de CajaVale de CajaPlanilla de CajaPlanilla de CobranzaRemito

Remito

TRMITE EXTERNO

Boleta de ContadoNota de Devolucin ContadoFacturaNota de DbitoNota de CrditoRecibo OficialRecibo de SueldosOrden de CompraBoleta de Depsito

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y NO OBLIGATORIOSDe acuerdo con lo establecido por el decreto 388/92 y la Resolucin 688/92 podemos decir que existen

comprobantes obligatorios y no obligatorios desde el punto de vista fiscal: a) Los comprobantes obligatorios para la DGI, son aquellos que requieren para su impresin la

CONSTANCIA DE IMPRESIN emitida por dicha institucin. La vigencia de utilizacin de los mismos serpor el trmino de dos aos a partir de la fecha impresa en el pie de imprenta y en la parte inferior central deldocumento

b) Los comprobantes no obligatorios: son aquellos que la DGI no hace expresamente mencin en las normasanteriormente mencionadas.

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OBLIGATORIOS

Boleta ContadoNota Devolucin ContadoFacturaNota de DbitoNota de CrditoRemitoRecibo de Sueldos

NO OBLIGATORIOS

Pedido SeccionalOrden de CompraOrden de VentaRecibo OficialVale de CajaIngreso y Egreso de CajaBoleta de Depsito Bancaria

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