Publicado por elESTADO DE CONNECTICUTDEPARTAMENTO DE RETARDACIÓN MENTAL460 Capitol Avenue, Hartford, CT 06106

Gobernadora M. Jodi RellComisionado Peter H. O’MearaComisionada Delegada Kathryn duPree

Junio de 2006

Cómo comprender las exencionesfederales de los servicios basados en el hogar y la comunidad de DMR deConnecticut:

Una Introduccióna sus Opciones paraEmplearPersonal

BIENVENIDO

CONSUMIDORES:Carlos Colón, Chavis Chappell, Carol Grabbe, Laura Kate Sadler, Varian Salters y Jossie Torres

MIEMBROS DE FAMILIAS:Angelita Feliciano, Eli Henderson, Pam Hunt, Sharon Kowalchik, MarthaMiller y Denise Tillman

PERSONAL DE DMR:John Baker, Charlan Corlies, Terry Cote,Kathryn duPree, Kathleen Egan, Sheryl Kemp, Beth McArthur, Greg McMahon, Beth Aura Miller, Laura Nuss, Denise Paladino, ReneeRuoff, Dimitri Triantafillakis, MickeyVerno, James Welsh y Robin Wood

Queremos dedicar este manual a las personas que se han comprometido ahacer posible los apoyos y servicios auto dirigidos para todas las personascon incapacidades intelectuales de Connecticut. Por medio de ejemploscreativos, los primeros pioneros de auto determinación nos mostraron cómolas personas con incapacidades intelectuales podían mejorar sus vidasmediante la toma de mayor control y responsabilidad de sus presupuestosindividuales y la auto dirección de sus servicios de apoyos. Apreciamos sus esfuerzos.

Nos place ofrecer Cómo comprender las Exenciones Federales de losServicios Basados en el Hogar y la Comunidad de DMR de Connecticut:Una Introducción a sus Opciones para Emplear Personal a las personas a quienes sirve el Departamento de Retardación Mental de CT. Confiamosen que esta guía ayudará a muchos más individuos con incapacidadesintelectuales a experimentar el orgullo, logro y crecimiento que puedentomar lugar por medio de la provisión de servicios auto dirigidos.

Le interesa al departamento recibir sugerencias sobre cómo proporcionar información porescrito a personas con incapacidades intelectuales por medio de formatos accesibles y fácilesde entender. Haga el favor de ponerse en contacto con Robin Wood, directora de AutoDeterminación de DMR al (203) 806-8770 o a robin.wood@po.state.ct.us a fin de compartir sus pensamientos e ideas.

AgradecimientosQueremos agradecer a las siguientes personas por la ayuda que nosprestaron para la preparación de esta guía. Su ayuda fue inestimable.

Este proyecto está auspiciado por la Subvención de Control de Calidad /Mejoramiento de la Calidad en Servicios Basados en el Hogar y en la Comunidad(11-P-92080/1-01), con fondos provistos por los Centros de Servicios de Medicarey el Departamento de Retardación Mental de Connecticut.

Dedicatoria

Apreciados Consumidores yMiembros de Familias

Me place compartir con ustedes a nombre de DMR el segundo manual paraconsumidores y familias que explica Cómo comprender las exenciones federales de los servicios basados en el hogar y la comunidad de DMR de Connecticut: UnaIntroducción a Sus Opciones para Emplear Personal. Me siento muy entusiasmadapor el progreso que ha logrado el departamento en sus esfuerzos por conseguir paratodos ustedes más flexibilidad y selecciones con respecto a cómo organizan ustedes los servicios y apoyos que son financiados por esta agencia.

A lo largo de los últimos años, un número mayor de personas ha tenido la oportunidadde dirigir sus propios planes y decidir la mejor forma de que se le presten servicios.Hemos aprendido muchisimo de ustedes quienes fueron pioneros de la autodeterminación sobre como hacer que el proceso sea sencillo y exitoso.

Este manual le proporciona un proceso excelente paso por paso de todos losaspectos de cómo auto dirigir sus propios apoyos. La Auto Determinación le permite seleccionar a su propio personal y asegurarse que el personal sabe que trabajadirectamente para usted. Cuando usted hace esto, tiene usted la responsabilidad de ser empleador(a). Se ha preparado este manual para proporcionarle la información queva a necesitar para lograrlo satisfactoriamente a la vez que entiende cuáles son susresponsabilidades.

En el manual se enterará sobre cómo reclutar, entrevistar, emplear y adiestrar alpersonal. También entendera los pasos que va a tener que dar si va a necesitar dar porterminada la relación de trabajo con alguien. Todo esto empieza con la preparación deun presupuesto y un plan individual , lo que le ayuda a clarificar lo que quiere lograr ycómo quiere usar sus recursos. Una vez que usted ya sabe esto, es más fácil decidir cuál es el tipo de persona más apropiado(a) para trabajar para usted. Recuerde siempreque es usted quién está a cargo de este proceso y su administrador(a) de casos y otrosestán a su disposición para asegurar que usted está satisfecho(a) de sus servicios y delpersonal que le apoya.

Espero que encuentre esta información útil y fácil de entender. Usted tiene unaoportunidad estupenda de decidir cómo será su futuro. Nosotros, en DMR,queremos brindarle los apoyos que necesita para alcanzar sus metas.

Sinceramente,

Kathryn duPree, Comisionada Delegada DEPARTAMENTO DE RETARDACIÓN MENTAL DE CT

Introducción

Esta es la segunda guía deexenciones federales que hapreparado el Departamento deRetardación Mental (DMR). Laprimera guía, titulada CómoComprender las ExencionesFederales de los ServiciosBasados en el Hogar y laComunidad de DMR de Connecticut: Guía para Consumidores y sus Familias explica el nuevo Sistema de Exenciones Federalesde Medicaid del departamento. La primera guía ofrece unapresentación en conjunto de los apoyos y servicios que estándisponibles por parte del departamento e identifica losprocedimientos que son usados para ayudar a las personas a fin de que reciban los apoyos y servicios que necesitan. Lerecomendamos que lea Cómo Comprender las ExencionesFederales de los Servicios Basados en el Hogar y la Comunidadde DMR de Connecticut: Guía para Consumidores y sus Familias antes de leer esta segunda guía.

Esta segunda guía, Cómo Comprender las Exenciones Federalesde los Servicios Basados en el Hogar y la Comunidad de DMRde Connecticut: Una Introducción a Sus Opciones para EmplearPersonal, explica las alternativas que tiene a su alcance paraemplear a individuos o agencias que le proporcionan servicios deexenciones federales a usted. Le proporciona un breve resumende las alternativas , acciones y actividades que toman lugarcuando decide emplear y administrar a sus propios empleados. El propósito de esta segunda guía es el de ayudarle a tomardecisiones basadas en información apropiada sobre susservicios de exenciones federales y asistir a quienes de ustedesescojan auto dirigir sus servicios a fin de que lleguen a serempleadores seguros de sí mismos y eficaces.

INICIATIVA

PÁGINA

ContenidoSECCIÓN 1Sus Opciones para Emplear Personal

Auto Dirección: Empleo Directo y Administración de Empleados . . . . . . 2Agencia con Opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Agencias Vendedoras Tradicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Una combinación de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

SECCIÓN 2Apoyos para Auto Dirección

Coordinadores de Recursos de Apoyo de DMR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Servicios de Consultorías para Familias e Individuos . . . . . . . . . . . . . . . . 6Servicios de Intermediarios Fiscales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

SECCIÓN 3Cómo pagar por sus apoyos y servicios

Plan Individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Presupuesto Individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SECCIÓN 4Cómo Convertirse en un empleador(a)

Acuerdo de Apoyos Individualizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Persona Auspiciadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Registro Estatal y Federal del Empleador(a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

SECCIÓN 5Cómo Reclutar Empleados

Leyes Básicas de Empleo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Restricciones para Emplear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Descripciones de Empleos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Estrategias para Reclutar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Técnicas para Entrevistar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

CONTINÚA EN LA SIGUIENTE PÁGINA

Contenido, CONTINUACIÓN

SECCIÓN 6Cómo Emplear a su Personal

Calificaciónes de Empleados y Revisión de Antecedentes . . . . . . . . . 24Acuerdos con Empleados y otros Documentos para Empleados . . . 25Hojas de Asistencia y Cheques del Sueldo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Reembolsos y otros pagos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

SECCIÓN 7Cómo Administrar a los Empleados

Cómo dar Reacciones a los Empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Evaluaciones de Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Adiestramiento Continuo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

SECCIÓN 8Manteniendo la Calidad

Un Círculo Fuerte de Apoyo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Su Plan Individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Servicios de Administración de Casos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Revisión de la Calidad de Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Participación de Consumidores y Familias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

SECCIÓN 9Sus Derechos y Protección

Políticas (Pólizas), Procedimientos y Procesos Administrativos . . . . . 38Sus Derechos y Responsabilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

SECCIÓN 10Apéndices

Una Lista de Verificación Útil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Preguntas Hechas con Frecuencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Preguntas que le pueden hacer sus empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Abreviaturas(Siglas) y Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Hoja Informativa, Sitios Web y Otros Recursos de Utilidad . . . . . . . 46

PÁGINA

Esta sección de la guía describe las selecciones que puede usar para emplear a personal y para la

administración de sus servicios de exenciones federales:

Auto Dirección:Empleo Directo y

Administración de Empleados

Agencia Con Opciones

Agencias Vendedoras Tradicionales

Una Combinación de Opciones

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SECCIÓN 1Sus Opciones Para Emplear Personal

Sus Opciones Para Emplear Personal

Si todavía no está seguro(a) de cuálesson los mejores apoyos y servicios parausted, le recomendamos que leanuestra primera guía de exencionesfederales, titulada “Cómo Entender lasExenciones Federales de los ServiciosBasados en el Hogar y la Comunidadde DMR de Connecticut: Una Guía para Consumidores y sus Familias” o puede solicitar la asistencia de suadministrador(a) de casos para que leayude a tomar decisiones sobre susservicios de exenciones federales. Va atener que decidir que tipos de serviciosson los más apropiados para ustedantes de que pueda considerar a quiénva a emplear para que le proporcioneservicios y cómo serán administradosesos servicios.

Puede escoger de entre una variedadde opciones diferentes para emplear yadministrar las que incluyen:

• AUTO DIRECCIÓN: Si escoge esta opción, se convierte en elempleador(a) de las personas quedecide emplear para que leproporcionen servicios. Comoempleador(a), tendrá laresponsabilidad de adiestrar,supervisar y administrar a laspersonas que emplea. Esta es laopción que le da a usted mayorcontrol de sus apoyos pero tambiénmayor responsabilidad. Puedeescoger a su propio personal y tenercontrol directo de quienes trabajanpara usted, sus horarios de trabajo ysus rutinas. En este modelo, tambiéndecide usted cuánto pagar alpersonal y los beneficios querecibirán (por ejemplo, seguro de salud). Si escoge esta opción,también puede utilizar hasta $500 por año de la cantidadpresupuestada para comprar apoyosque no son de exención federa.

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Una vez haya sido elegible para los servicios de exenciones federales,se le a asignado fondos para un presupuesto individual por medio de la herramienta Nivel de Necesidad (LON) y ha identificado losservicios que van a llenar mejor sus necesidades, usted y su familiapueden escoger a quién usted quiere emplear para que le proveaservicios a usted y cómo quiere participar usted en laadministración de sus servicios.

• AGENCIA CON ALTERNATIVAS. La Agencia con Alternativas es laagencia que acuerda emplear a lapersona que usted escoge para que le proporcione servicios. Esta personase hace empleada de la agencia y laagencia acuerda ayudarle a usted aadiestrar y administrar a su personal.La agencia puede también aceptarnegociar la tarifa que se le pagará porel servicio o el salario a pagarle alempleado(a) a quien usted quiereemplear. Cuando escoge usar unaagencia con alternativas ustedacuerda trabajar con la agencia comosocio en la selección de las horas detrabajo del empleado(a) y sus rutinas,y en el adiestramiento y supervisióndel individuo. Sin embargo, la agencia retiene la autoridad paratomar la decisiones últimas sobre elempleado(a) dado que la agenciaretiene la responsabilidad de ser el empleador(a) del individuo.

• LA AGENCIA VENDEDORA. Unaagencia vendedora es un proveedortradicional que es el empleador de laspersonas que le van a proporcionarservicios. DMR usará los fondos que le son asignados en su presupuestoindividual para pagarle a la agenciavendedora de acuerdo con las tarifasfijadas para los servicios. La agenciavendedora tiene la responsabilidad de emplear, adiestrar y administrar alpersonal que le apoya. Por lo generalson las agencias vendedoras las quefijan las horas en que le puedenprestar servicios y no se les requiereque le dejen a usted seleccionar aquién va a trabajar con usted.

O puede usted usar una combinaciónde las opciones de arriba para llenarsus necesidades individuales. Porejemplo, puede escoger usar algunos de los fondos que le son asignados para comprar servicios de empleo deexenciones federales que necesita deuna agencia vendedora tradicional yusar otros fondos de su presupuestopara emplear a su propio personal derespiro, o hacer que una Agencia conAlternativas le proporcione otrosservicios de exenciones federales.

Es importante que piense con cuidadosobre estas opciones para emplear.Cada opción le provee una cantidad de control, autoridad y autodeterminación diferente.

“¡No es siempre fácil manejar al

personal pero me encanta ser el jefe!”

JOYCE RIVERS, Consumidora

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más selecciones

Es importante que piense con cuidadosobre estas opciones para emplear.Cada opción le provee una cantidad decontrol, autoridad y auto determinacióndiferente.

Usted es el experto y sabe cuál es laopción que le da los mejores resultados.¡Siéntase en libertad de hacerpreguntas, pedir información adicional,darse el tiempo de hablar con otros que han escogido opciones de empleardiferentes a las opciones con que estáfamiliarizado y hacer todo lo que seanecesario a fin de optener la ayuda parahacer una selección conciente sobre unadecisión tan importante!

Recuerde que tambien puede cambiaren cualquier momento la forma en queacomoda sus servicios y quién se losprovee . No hay necesidad de que sesienta preocupado(a) de que su decisiónsea la apropiada para usted por ahora,

usted puede que cambie de opinión enalgún momento en el futuro.

Sus Opciones Para Emplear Personal, CONTINUACIÓN

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“Me gusta tener la libertad deseleccionar a mi propio personal deapoyo. Me hace sentir importante ysentir que estoy en control de mivida. Siempre se me han dicho queno podía hacer cosas porque tengoincapacidades, que era demasiadolenta. Ahora que tengo un buentrabajo y empleo a mis propiosapoyos, siento que soy respetadapor otros y mi familia.”

JOSSIE TORRES, Consumidora

más selecciones

Recuerde . . .

¡Siempre puedecambiarde opinión!

Esta sección de la guía describe los apoyos que están a su disposición cuando escoge

Auto- Dirección: Empleo Directo y la Administración de Empleados

Coordinadores de Apoyos de DMR

Servicios de Consultoríapara Individuos y Familias

Servicios de Fiscales Intermediarios

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SECCIÓN 2Apoyos para la Auto-Dirección

Ha identificado los servicios que llenaránmejor sus necesidades y ha pensadosobre las diferentes formas en quepuede administrar esos servicios. Ha aprendido cómo las agenciasvendedoras tradicionales administran los servicios que proveen y haconsiderado el modelo de “Agencia con Alternativas”. Ha pensado tambiénen usar una combinación de esasopciones. Después de pensarlo bien,puede haber decidido que quiere máslibertad y flexibilidad en la forma en que se le brindan los servicios y sesiente listo(a) para aceptar másresponsabilidades en su vida. ¡Puedehaber decidido que es el paso correctopara usted emplear y administrar a supropio personal!

Es un paso grande emplear yadministrar a sus propios empleados ysabemos que no siempre será fácil, porlo que creamos nuevos apoyos que leayuden en su nuevo papel.

COORDINADORES DE RECURSOS DEAPOYO DE DMR: Puede escoger tenerun coordinador(a) de recursos de apoyode DMR o comprar un servicio decoordinación de recursos independiente

que le ayude a administrar los serviciosy apoyos que recibe. Un coordinador(a)de recursos de apoyo de DMR es unadministrador(a) de casos que tiene unnúmero menor de casos a fin de quetenga tiempo para proporcionarle austed tanto servicios de administraciónde casos como la ayuda adicional quenecesite para emplear y administrar sus apoyos.

COORDINADORES DE RECURSOSINDEPENDIENTES (FICS ):Un coordinador(a) de recursosindependiente es una persona a la queusted emplea directamente o un servicioque usted emplea de un vendedorcalificado para ayudarle a reclutar ysupervisar a empleados. Este servicio,llamado Consultoría y Apoyos paraFamilias e Individuos (FICS siglas eninglés) está disponible dentro de lasExenciones Federales de HCBS de DMR.Puede usar los servicios de FICS por una cantidad breve de tiempo para quele ayude a establecer sus nuevos apoyoso puede ser un servicio continuo quepuede comprar para que le ayude acoordinar sus apoyos y le ayude en sunuevo papel de emplear y administrar asus propios empleados. Si compra los

Apoyos para Auto-Dirección

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Asi que, se ha fijado en todas sus opciones para emplear y ha tomado la decisión de emplear y administrar a sus propiosempleados, o de usar una Agencia con Alternativas. ¡Se lefelicita por haber escogido auto- dirigir sus apoyos y servicios!

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servicios de FICS, mantendrá a supropio administrador(a) de casos deDMR. Su administrador(a) de casos de DMR le proporcionará servicios deadministración de casos, lo que incluyeayuda para desarrollar e implementar su plan individual. Sin embargo, suadministrador(a) de casos en general nopodrá, dedicar tiempo para ayudarle aemplear y administrar a sus empleados.

INTERMEDIARIOS FISCALES: Cuandousted emplea a su propio personal o usa a una Agencia con Alternativas, serequiere que use un Intermediario Fiscal(FI siglas en inglés). Este servicio leayuda a usted y a DMR a administrar lospresupuestos individuales y le ayuda aadministrar todas las responsabilidadesfinancieras de ser empleador(a). Puedeescoger el FI que quiere que le ayude a pagar a los empleados, administrar los impuestos y completarresponsabilidades adicionales deempleador(a). Su administrador(a) decasos le proporcionará informaciónsobre los FI que están a su disposición.

DMR proporciona el coordinador(a) de recursos de DMR y los servicios de FI sin costo alguno para usted perousted va a tener que usar fondos de su presupuesto individual si decidecomprar servicios de FISC. Puedepedirle a su administrador(a) de casosque le explique las ventajas ydesventajas de escoger uncoordinador(a) de recursos o decidiremplear a FICS, y que le ayude aseleccionar un FI. O puede usted tener a familiares, amigos u otros que leayuden a tomar decisiones sobre susapoyos.

La tabla 1 explica las diferencias entre el papel del administrador(a) de casos, el coordinador(a) derecursos y un FICS.

El intermediario fiscal le ayuda a administrar todas las responsabilidades financieras de ser empleador(a).

Apoyos para Auto-Dirección, CONTINUED

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TABLA 1

Consultoría y ApoyosCoordinador(a) de de DMR para Familias

Administración de Casos Recursos de DMR e Individuos (FICS)

Su administrador(a) decasos es responsable delo siguiente:

• AYUDARLE a saber deselecciones y opcionespara servicios

• AYUDARLE a planificary preparar supresupuesto

• AYUDARLE a conseguirsus apoyos y servicios

• AYUDARLE con losdocumentos necesarios

• UNA VEZ QUE estárecibiendo servicios,ponerse en contactocon usted paraasegurarse que están llenando susnecesidades y que está satisfecho(a) conlos mismos

• AYUDARLE a hacercambios en su plan ypresupuesto si cambiasu situación

• AYUDARLE abogando a su favor, si usted lorequiere

Un coordinador(a) derecursos de DMR hacetodas las cosas que realizaun administrador(a) decasos. Le proporcionarátambién los siguientesapoyos para reclutar yemplear:

• AYUDARLE a convertirseen empleador(a) y trabajarcon su Intermediario Fiscal

• AYUDARLE a reclutarempleados

• AYUDARLE a emplear alpersonal

• AYUDARLE a programarlas horas de trabajo de losempleados y completar lashojas de asistencia de losempleados

• AYUDARLE a adiestrar yadministrar a losempleados

• AYUDARLE a desarrollarsus propias destrezas deauto defensa

• AYUDARLE a negociarotros arreglos conagencias vendedorastradicionales o con una“agencia con alternativas”si trabaja también conellas

Esta opción leproporciona la capacidadde usar su presupuestoindividual para emplear a un coordinador(a) derecursos independiente(no de DMR) para que le ayude a:

• RECLUTAR, EMPLEAR Y ADMINISTRARa empleados así comodelineado en la columnadel coordinador(a) derecursos de DMR.

• El administrador(a) decasos de DMR retienela responsabilidad detodas las funciones dela administración decasos identificadas enla primera columna.

Esta sección de la guía le proporciona información sobre las herramientas que usa DMR para ayudarle a planificar

su futuro y manejar los fondos que le son asignados.

Plan Individual

Presupuesto Individual

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SECCIÓN 3Cómo Pagar por susApoyos y Servicios

Cómo Pagar por sus Apoyos y Servicios

PLAN INDIVIDUAL (IP siglas en inglés):Todas las personas a las que sirve DMRcuentan con un plan individual quedescribe sus apoyos y servicios. Laamplitud de su plan individual va adepender del nivel de necesidad que se encontró, su asignación de recursos y la amplitud de los apoyos y serviciosque recibe. Su administrador(a) de casosse pondrá en contacto con usted y elmiembro de su familia antes de sureunión de planificación para ayudarle a prepararse para el plan, para revisaráreas importantes que quiere tratar yasegurarse que está disponible toda la información que se necesita. Suadministrador(a) de casos se asegurarátambién que estén documentadascorrectamente todas las secciones de su IP.

Su IP va a tener que incluir evidenciaque describa las calificaciones yadiestramiento que tienen que tener sus empleados para poder apoyarle, yse le pedirá que documente su planalterno de emergencia, un plan quedetalla lo que va a hacer si susempleados no llegan al trabajo así como está planificado.

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Su Plan Individual y su Presupuesto Individual son las herramientasque usamos para ayudar a asegurarnos que usted recibe los serviciosque necesita y que usa el dinero que le fue asignado en la mejor formaposible. Su administrador(a) de casos o el coordinador(a) derecursos de DMR, o el coordinador(a) de recursos independiente(FICS) si escoge emplear a uno, le ayudarán a asegurarse que suplan individual y su presupuesto individual están elaborados eimplementados en una manera rapida y correcta.

Cada IP incluye las siguientes secciones:

• El Perfil de Información

• El Perfil Personal

• La Visión Futura

• Evaluaciones Actuales y Nuevas

• El Plan de Acción

• El Resumen de los Apoyos yServicios Provistos

• Y una sección sobre cómo seevaluará y monitoreará su plan.

SUS DOCUMENTOS

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PRESUPUESTO INDIVIDUAL: Una vez que está terminado su IP, suadministrador(a) de casos, elcoordinador(a) de recursos de DMR y/o el coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) le ayudará acompletar un presupuesto individual. Le ayudará a asegurarse que supresupuesto incluye una parte para cada servicio de exención federal listadoen su IP así como una parte para pagarel sueldo e impuestos de empleado(a),cubrir los costos de compensación altrabajador si llegan a ser necesarios y pagar por cualquier gastoadicional como costos de reclutamiento, costosde adiestramiento o seguros. Suadministrador(a) decasos le ayudarátambién a asegurarseque su presupuestorespeta los estándaresde costos de lasexenciones federales deDMR. Puede pedir unacopia de los estándares decostos si tiene interés en sabermás sobre estas guías de costos.

Puede haber alguna parte en supresupuesto que necesite aprobaciónprevia antes de que puedan serautorizadas en su presupuesto. Losestándares de costos explican cuálesartículos requieren de aprobación previa.

Su administrador(a) de casos ocoordinador(a) de recursos presentaránlas solicitudes de aprobación previa através del proceso de aprobación previade DMR. No se puede autorizar supresupuesto hasta que se hayacompletado el proceso de aprobaciónprevia y usted haya recibido notificaciónque su solicitud ha sido aprobada. Puedetambién usar $500 de su presupuestopara comprar servicios que no son deexenciones federales cuando emplea asus propios empleados. Estos $500 notienen que ser aprobados a través del

proceso de aprobación previapero deben respetar las guías

de estándares de costos.

Su presupuestoindividual es eldocumento que leproporciona a suIntermediario Fiscal una guía para los pagos

que pueden ser hechos y a quién, por lo que

es importante que lainformación en su presupuesto

esté siempre al día. Puede hacercambios en su presupuesto en cualquiermomento pero los acuerdos con lasagencias vendedoras no pueden sercambiados hacia otras agenciasvendedoras sin una notificación previade 30 días. Siempre debe ponerse encontacto con su administrador(a) decasos o coordinador(a) de recursos de

Recuerde . . .

su administrador(a) de casos, coordinador(a) de recursos de DMR o coordinador(a) de recursos

independiente (FICS) y su FI están a su alcance para contestar cualquier pregunta que usted

tenga sobre el presupuesto.

Cómo Pagar por sus Apoyos y Servicios, CONTINUACIÓN

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DMR si quiere hacer cambios en supresupuesto porque hay polizas yprocedimientos que hay que seguir paraque sean aprobados los cambios queusted quiere hacer. Su administrador(a)de casos se asegurará también que su IP esté puesto al día a fin de que reflejecualquier cambio que se haya hecho asu presupuesto.

Su IF le enviará un informe financierocada mes. Ese informe le proporcionainformación específica sobre cuánto hagastado hasta la fecha, el balance de sucuenta y su presupuesto anual. El FI leenviará también una copia de esteinforme financiero a su administrador(a)de casos o coordinador(a) de recursos.Si tiene preguntas sobre estos informes,debe ponerse en contacto con su

FI o administrador(a) de casos. Esimportante que trabaje de cerca con suFI a fin de ayudar a asegurarse que seles pague a tiempo a las personas quele proporcionan servicios y que usted se mantenga dentro de su asignaciónpresupuestaria.

Esta sección de la guía le proporciona informaciónque le ayudará a entender mejor lo que espera

DMR de las personas que escogen la Auto- Dirección

Acuerdo de Apoyos Individualizado

Persona Auspiciadora

Registro Estatal y Federal del Empleador(a)

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SECCIÓN 4Cómo Convertirse en un Empleador(a)

Cómo Convertirse en un Empleador(a)

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Cuando escoge emplear a sus propios empleados, se convierteen el empleador(a) oficial para propósitos de los impuestos deempleados. Su FI le ayudará a administrar todo el papeleo que conlleva ser empleador(a).

ACUERDO DE APOYOSINDIVIDUALIZADO(ISA siglas en inglés): Cuando escogeemplear y administrar a sus propiosempleados, se le pedirá que firme unAcuerdo de Apoyos Individualizado(ISA). El ISA lista lo que usted acuerdahacer en su papel de empleador(a) y explica lo que va a necesitar hacerpara administrar su presupuestoapropiadamente. Es importante querevise este documento cuidadosamentepara que entienda perfectamente bien su papel y responsabilidades de empleador(a). Puede ponerse en contacto con su administrador(a) de casos, el coordinador(a) de recursos o su Director de Auto Determinación local si necesita ayuda para entender alguna de la información que contiene el ISA.

PERSONA AUSPICIADORA: Puededecidir que quiere escoger a otrapersona que firme su ISA y otrosdocumentos relacionados. Eldepartamento llama a este individuo“persona auspiciadora.” Puede serguardian legal, si tiene uno o unmiembro de la familia, amigo ocualquier otra persona a quien usteddesigne. Es importante notar

GRAN IDEA

que las regulaciones de Medicaidindican que la persona a la que se lepaga con fondos de Medicaid paraproporcionarle servicios de exencionesfederales a usted (un empleado(a) aquien emplea o alguien a quien contrata)no puede ser una persona auspiciadora.La persona auspiciadora que firma suISA se convierte en el empleador(a)oficial y acepta respetar todas lascondiciones listadas en el ISA. Si usted o una persona auspiciadora no firman el ISA, no puede usted auto dirigir susservicios y emplear a empleados.

DMR retiene el derecho de dar porterminado un ISA si usted o su personaauspiciadora no respetan los términosdel ISA o cuando pensamos que usted o su persona auspiciadora no estántomando decisiones que reflejen susmejores intereses. Las decisiones de darpor terminado el ISA son tomadas por laUnidad de Política (Póliza) de ExencionesFederales de la oficina central de DMR y pueden ser apeladas. Se hacenterminaciones muy rara la vez pero esuna protección importante que le ayuda

a asegurar que recibe servicios que lemantienen seguro y sano y que llenansus necesidades. Su administrador(a) de casos o el coordinador(a) de recursosde DMR pueden ayudarle a tratar deresolver estos tipos de problemas antesde que tomemos tales acciones.

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Su FI le ayudará a administrar todoel papeleo que conlleva serempleador(a) . . .

REGISTRO ESTATAL Y FEDERAL: Su FIayudará a quien sea que haya firmado elISA a completar todos los documentosque son necesarios para ser empleador(a)oficial ante el gobierno federal y elestatal. Los documentos firmados lespermiten al gobierno estatal y al federaltener cuidado de que se cumplan las

leyes laborales y que esté pagando susimpuestos de empleados correctamente.¡Sin embargo, no necesita preocuparsede esto porque el departamento le está pagando a su FI para asegurarse que usted está completando todos sus documentos de empleador(a)correctamente y a tiempo!

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Cómo Convertirse en un Empleador(a), CONTINUACIÓN

Esta sección de la guía le proporciona información que le ayudará a encontrar empleados que trabajen para usted.

Leyes Básicas de Empleo

Restricciones para Emplear

Descripciones de Empleos

Estrategias para Reclutar

Técnicas para Entrevistar

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SECCIÓN 5Cómo Reclutar a Empleados

Cómo Reclutar Empleados

LEYES BÁSICAS DE EMPLEO: Es unabuena idea llegar a conocer algo de la información básica sobre las leyes de empleo y asegurarse que entiendeperfectamente bien las restricciones deempleos de DMR antes de que empiecea crear anuncios, entrevistar a posiblesempleados u ofrecerle un trabajo aalguien. Su FI le puede proporcionarinformación útil sobre las leyes básicas

de empleo. Esta información va a incluirguías sobre lo que puede y no puededecir en entrevistas, reglas importantesque necesita seguir cuando paga aempleados e información importantecomo por ejemplo, cómo evitardiscriminación.

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Puede emplear a personas a quienes conoce o puede reclutar anuevos empleados. Su coordinador(a) de recursos de DMR ocoordinador(a) de recursos independiente (FICS ) le ayudará a encontrar empleados que reúnen los requisitos paraproporcionarle los servicios que usted necesita.

EL GRAN TRABAJO

RESTRICCIONES PARA EMPLEAR:¡Aunque esta lista parece restringir amuchas personas, recuerde que decualquier modo puede emplear amuchas personas a quienes no podíaemplear antes que DMR le ofreciera la opción de auto dirección!

DESCRIPCIONES DE EMPLEOS: Antes de empezar las actividades dereclutamiento, es una buena ideapreparar una descripción de empleo que describe lo que quiere que haga elempleado(a). Una descripción de trabajoproporcionará información útil cuandoprepare anuncios y le será útil comomaterial de referencia cuando haga una lista de preguntas a hacer durantesus entrevistas. Una buena descripciónde empleo le ayudará a establecerclaramente lo que espera de loscandidatos potenciales para el empleo.¡Las expectativas claras y la buenacomunicación le ayudarán a encontrar y retener empleados que son los apropiados para usted! Sucoordinador(a) de recursos de DMR o su coordinador(a) de recursosindependiente FICS le puedenproporcionar muestras de descripcionesde empleos y le pueden ayudar apreparar sus propias descripciones de trabajo.

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Es también importante que sepaa quién no puede emplear.

No se puede pagar a los siguientesindividuos para que la proporcionen

servicios de exenciones federalesa usted, y usted no los debeconsiderar para emplearlos:

• No se le puede pagar a usted paraque se proporcione servicios deexenciones federales a usted mismo o dirija y administre sus servicios deexenciones federales.

• Personas con un historial corroboradode abuso, negligencia o explotaciónque constan en el Registro de DMR no pueden ser empleadas paraproporcionar ninguno de los serviciosde exenciones federales. Su FI cotejaráel Registro de DMR para todos losnombres que usted someta.

• No puede pagarle a su cónyuge opareja de su unión civil para que leproporcione servicios de exencionesfederales.

• No puede pagarle a su padre o madreo guardian legal [nombrado por la corte (tribunal)estatal] para que leproporcione servicios de exencionesfederales. (*Se puede hacer unaexcepción caso por caso por medio delproceso de aprobación previa de DMR)

• No puede pagarle a su personaauspiciadora para que le proporcioneservicios de exenciones federales.

Cómo Reclutar Empleados, CONTINUACIÓN

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ESTRATEGIAS PARA RECLUTAR: Hayuna gran variedad de estrategias parareclutar que puede usar para encontrarempleados. Con frecuencia, la mejorforma de dar con empleados es “correrla voz”. Pregúnteles a su familia, amigosy compañeros de trabajo si conocen a alguien que esté disponible y quepudiera tener interés en trabajar conusted. Recuerde que la mayoría de los miembros de su familia (con laexcepción de padres, cónyuges y niños)puede trabajar para usted.

Puede crear también una hoja queanuncie y que describa lo que estábuscando y fijarla en lugares localescomo su iglesia, biblioteca, etc. Tambiénpuede llamar a su guardería infantil o universidad local para averiguar sitienen un lugar en el que pueda fijar su información. Puede colocar anunciosen periódicos. Si no sabe cuál periódicousar, puede llamar a su biblioteca para que le den consejos. DMR cuenta también con dos servicios dereclutamiento que tiene a su disposiciónpara ayudarle a encontrar empleados.

Rewarding work (Trabajo Gratificante)es un sistema informátivo en líneaWebde computadoras que lista empleadosque buscan trabajo de ayudantespersonales u otros tipos de trabajosbasados en la comunidad, en hogares,en Connecticut. CT Healthjobs (Trabajosen Salud de CT) es otra herramienta de reclutamiento en línea que lista apersonas que están buscando trabajo en el campo más amplio del cuidado de salud. Su coordinador(a) de recursosde DMR o coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) le pueden ayudara tener acceso a cualquiera de estas dos herramientas del Internet.

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TÉCNICAS PARA ENTREVISTAR:Entrevistar a futuros empleados es un arte y una ciencia. El arte esta en“dejarse llevar por su instinto” Laciencia esta en hacer preguntas queestán formuladas cuidadosamente con el propósito de determinar la capacidadque tenga la persona para llenar susnecesidades. Su coordinador(a) derecursos de DMR o su coordinadorindependiente (FICS) le pueden ofrecersugerencias útiles en las qué pensarcuando hace investigaciones deantecedentes por teléfono y entrevistasdirectas. También le puedenproporcionar algunos consejos sobrecómo contestar a preguntas que puedensurgir en las entrevistas, como pedidosque se pague “debajo de la mesa” opedidos que se pague “como contratistaindependiente”.

Le recomendamos que haga que todoslos candidatos a empleo que piensaquizás emplear completen unaaplicación de DMR. Se va a ahorrartiempo si hace que los que quizásemplee llenen la aplicación durante el proceso de la entrevista. Estaaplicación es importante porque les pide a los candidatos a empleo que le den permiso para completar lasverificaciones de antecedentes yreferencias. Se requiere completar lainvestigación de antecedentes penalesde todos los individuos a quienesescoge emplear. Se incluye másinformación sobre la investigación deantecedentes penales en la siguientesección de esta guía.

“Quiero que el personal que empleo

me miren a mí cuando les estoy

hablando y no a mi mamá.Yo estoy

en control. . . . ¡Yo soy el que manda!

CHRISTIAN SCHIPANI, Consumidor

más selecciones

No olvide que su coordinador(a) derecursos de DMR o su coordinadorindependiente (FICS) le pueden ayudaren las actividades de reclutamiento yentrevistas. Sin embargo, usted debejugar un papel de liderazgo en labúsqueda y entrevistas de empleadospara que los candidatos a empleo sepan desde el comienzo que usted es el jefe!

Este puede ser un buenmomento para coger unreceso y asegurarse queentiende todo lo que haleído hasta ahora. Debesentirse en libertad dehacer preguntas. Es otrabuena idea hacer unapausa y tomarse unreceso después que haya terminado susactividades dereclutamiento para que pueda parar yreflexionar antes deofrecerle un trabajo aalguien. Durante esapausa, se puede preguntar a sí mismo,“¿Es ésta la persona a quién Realmentequiero emplear?”

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Cómo Reclutar Empleados, CONTINUACIÓN

BIENVENIDO

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Esta sección de la guía le proporciona informaciónque le ayudará a asegurarse que se paga a sus empleados

en una forma precisa y a tiemp.

Calificación de Empleados y Revisión de Antecedentes

Acuerdos con Empleados y otros Documentos para Empleados

Hojas de Asistencia y Cheques del Sueldo

Reembolsos y Otros Pagos

SECCIÓN 6Contratando a Empleados

Contratando a Empleados

CALIFICACIÓN DE EMPLEADOS YREVISIÓN DE ANTECEDENTES: Antesde ofrecerle un puesto a un candidatopara empleado, quiere asegurarse que la persona reúne los requisitos para proporcionarle a usted servicios de exenciones federales. DMR haestablecido requisitos estandarizadospara asegurarse que cualquierempleado(a) que le proporcionaservicios es capaz de proporcionarleservicios seguros y de calidad. Va anecesitar asegurarse que la persona aquien quiere emplear llena los requisitosde las exenciones federales para losservicios que él o ella prestarán.

Tiene que asegurarse también que tieneinformación sobre los antecedentes delsolicitante. Lo puede hacer completandolas revisiones de antecedentesrequeridas y chequeando las referenciasque le da su solicitante. Las revisionesde antecedentes requeridas incluyen elcotejo del Registro de DMR, un chequeode antecedentes penales y un chequeode vehículos de motor si el empleado(a)le estará proporcionando transportación.Su FI le ayudará a chequear lascalificaciones del solicitante y acompletar las revisiones deantecedentes que son necesarias.

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¡Felicitaciones! ¡Ha encontrado un empleado(a) a quien quiereemplear! Ha hecho muy buen trabajo de reclutar y entrevistar acandidatos a empleo y ha encontrado un candidato para emplearque piensa que va a llenar sus necesidades. ¡Está listo(a) paraofrecerle un trabajo al solicitante!

RESUMÉ

ACUERDOS CON EMPLEADOS YOTROS DOCUMENTOS SOBREEMPLEADOS: Las buenas noticias son que ha encontrado a alguien paraemplear y esta persona ha aceptadoproporcionarle servicios. Sin embargo,hay un poco más de papeleo que hay que completar antes de que suempleado(a) comience a trabajar parausted o reciba un cheque de sueldo.

Su FI no podrá comenzar a procesar la planilla de sueldos para suempleado(a) hasta que reciba una copia de la solicitud (aplicación) deDMR, información sobre la revisión de antecedentes completada y otrosformularios de la planilla de sueldoscomo los formularios W-4 y W-9.

Cada empleado(a) tambien va anecesitar firmar un formulario deacuerdo de exención federal de HCBS.Usted o su persona auspiciadora van atener que completar y firmar también unformulario de acuerdo con empleados y un formulario de verificación decalificaciones y adiestramiento delproveedor para cada empleado(a) que

emplea. El formulario del acuerdo con empleados describe el sueldo, horas y trabajo que el empleado(a) va a desempeñar. Los formularios de verificación de calificaciones yadiestramiento del proveedor muestranque el empleado(a) llena los requisitosrequeridos y ha recibido todo eladiestramiento listado en su PlanIndividual. El FI le dará a la persona que usted quiere emplear todos losformularios que hay que firmar y lespuede explicar a sus empleados lo que toda esta información significa.

HOJAS DE ASISTENCIA Y CHEQUESDE PAGO: Ser un buen jefe significaasegurarse que se paga a susempleados a tiempo y asegurarse quese los reembolsa por cosas como millajeo gastos del programa que se les hadicho que serán pagados por usted del presupuesto de usted. Esresponsabilidad de usted asegurarseque las hojas de asistencia y los reciboslleguen al FI a tiempo, para que el FIpueda mandar cheques de pago ycheques de reembolso a sus empleadosde acuerdo con el itinerario.

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Ser un buen jefe quiere decir asegurarse que se pague a sus empleados a tiempo. Recuerde . . . puede usar a su FI para que le ayude con su papeleo.

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Su FI le proporcionará hojas deasistencia para cada empleado(a) queemplea. Usted tiene la responsabilidadde enviar las hojas de asistencia de cada empleado(a) que ha trabajado parausted dentro de un período de tiempoprogramado a su FI por correo o fax. A veces, puede que su FI le tenga quedevolver una hoja de asistencia porquecontiene un error. Esto puede dar porresultado que se atrase un cheque depago para un empleado(a). No se puederesponsabilizar ni a DMR ni al FI poratrasos en el pago causados por errores, entregas tardías, formulariosincompletos o que no se puedan leer, onegligencia por parte del empleado(a)por no informar al FI de cambios de dirección, etc. Sin embargo, su administrador(a) de casos,coordinador(a) de recursos de DMR o coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) le ayudarán a resolver cuestiones o motivos de preocupación con respecto a los empleados.

Hay leyes laborales que hay que seguirsi el personal trabaja horas adicionales.Se debe poner en contacto con su FI sitiene alguna pregunta sobre las horas de adicionales. Puede ajustar las horasdel personal de semana a semana contal que se mantenga dentro de supresupuesto. Si necesita aumentar lashoras de trabajo del personal y estecambio dará por resultado un cambio ensu presupuesto, va a tener que ponerseen contacto con su administrador(a) decasos o su coordinador(a) de recursos a fin de que se pueda completar ladocumentación apropiada. Recuerdetambién que algunos cambios en supresupuesto individual tienen que sersometidos y aprobados por DMR antesde que se pueda hacer el cambio; por lo mismo, comuniquese con suadministrador(a) de casos o sucoordinador(a) de recursos deinmediato.

Contratando a Empleados, CONTINUACIÓN

Recuerde . . .

Comunicarse con su administrador(a) de casos o su coordinador(a) de recursos de DMR si no está

seguro(a) si se puede incluir cierto gasto en su presupuesto o si puede ser reembolsado. Es

importante también revisar de cerca sus informes depresupuesto mensuales que recibe de su FI para

ayudarle a asegurarse que sigue dentro de su presupuesto.

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REEMBOLSOS Y OTROS PAGOS:Puede usar los fondos de supresupuesto individual para rembolsargastos de sus empleados comoestacionamiento, millaje, etc. sólocuando es un gasto que corresponde a una parte presupuestaria aprobadaen su presupuesto individual. Su FI leexplicará el proceso que tiene queseguir a fin de que pueda conseguirreembolsos para artículos permitidos. Es responsabilidad de usted comoempleador(a) asegurarse que está claroentre usted y sus empleados cuálesgastos serán rembolsados y que no estacubierto. Las agencias vendedoras quele prestan servicios deben someter unafactura de pago a su FI. No se puedepagar a las agencias vendedoras amenos que ese costo haya sidoautorizado en su presupuesto individual.

Su FI pagará las facturas que recibe yproveerá cheques de pago a susempleados en base a lo que ha sidoautorizado en su Presupuesto Individual.Va a tener que chequear con su FI conrespecto a los tiempos programadospara los pagos. Su FI tiene ciertaslimitaciones a lo que puede pagar.

Su Fl no puede hacerlos siguientes pagos:

• Pagos que no han sido autorizadosen su Plan Individual.

• Pagos que sobrepasan losestándares de costos de lasexenciones federales o las tarifasestablecidas.

• Las horas de empleados que noestán incluidas en las hojas deasistencia.

• El número total de horas de todoslos empleados en conjunto nopuede sobrepasar el número dehoras autorizado que consta en suPlan Individual.

• El reembolso por artículos que nocuentan con un recibo admisible.

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Su administrador(a) de casos o coordinador(a) derecursos de DMR le pueden proporcionar todos los

formularios (formas) y documentos requeridos. Los puedetambién descargar e imprimir del sitio Web de DMR siva al:

http://www.dmr.state.ct.us/HCBS/index.htm

Contratando a Empleados, CONTINUACIÓN

Recuerde que debe comunicarse con suadministrador(a) de casos o coordinador(a)de recursos de DMR si no está seguro(a) si sepuede incluir cierto gasto en su presupuesto.

Esta sección de la guía proporciona la información que ayudará asegurar que sus empleados

le proporcionen apoyos eficaces.

Cómo dar Reacciones a los Empleados

Evaluaciones de Trabajo

Adiestramiento Continuo

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SECCIÓN 7Cómo Administrar a los Empleados

CÓMO DAR REACCIONES A LOSEMPLEADOS: Un buen jefe les da sureacción a los empleados con frecuenciay oportunamente para dejarles saber siestá o no está satisfecho con el servicioque están proporcionando. Sabercomunicarse es la clave para manteneruna buena relación. El mejor consejoque le podemos dar como empleador(a)de las personas que emplea escomunicarse clara y abiertamente conellas. Si ve algo que no le gusta o lehace sentirse incómodo, dé a conocersus pensamientos en una forma clara,directa y respetuosa.

Muchas personas que emplean a supropio personal a menudo establecenuna relación muy estrecha con laspersonas que emplean. Esto puedehacer que la relación sea muygratificante pero también complicada.Puede ser difícil supervisar a alguien dequien depende porque puede llegar aconfundir ser el “jefe” de personas porlas que tiene mucho afecto y que lequieren a usted. La clave de ser unsupervisor eficaz es darse tiempo paratratar los asuntos a medida que tomanlugar en vez de permitir que crezcanhasta llegar a ser problemas grandes. Su coordinador(a) de recursos de DMR o coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) le pueden ofrecer

Cómo Administrar a los Empleados

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Sabemos que quiere ser un buen jefe. Así que hemos preparadounos apoyos de adiestramiento y asistencia técnica que le ayudena adiestrar y supervisar a sus empleados.

CONSENSO

En toda buena relación, lacomunicación es la clave paramantener la relación . . .

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sugerencias útiles sobre cómo dar sureacción a empleados, y darle asistenciatécnica para ayudarle a resolverconflictos.

EVALUACIONES DE TRABAJO:Las evaluaciones de trabajo son unaforma más estructurada de dar sureacción a su personal. Las evaluacionesde trabajo son una buena forma demantener un equilibrio entre ser“amigos” y tener una relación deempleador(a) y empleado(a).Probablemente es una buena idea haceruna evaluación de trabajo tres mesesdespués que un empleado(a) empiece el trabajo y después de eso dos veces alaño. Esto se puede hacer como procesoformal o se puede hacer en una formamás informal. Le puede pedir a sucoordinador(a) de recursos de DMR o coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) que le ayuden ahacerlo. Si compra servicios de unaAgencia Vendedora Tradicional, puedeconsultar si le permitirán participar en el proceso de evaluación del personal.Usted debe jugar un papel de socio enla evaluación del personal si su personalha sido empleado(a) a través de unaAgencia con Alternativas.

Es una buena idea conseguir la ayudade su coordinador(a) de recursos deDMR o coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) si decide que le debe dar una advertencia a unempleado(a) o si decide que debedespedir a un empleado. Sucoordinador(a) de recursos de DMR o coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) le puede darbuenos consejos acerca de lo que sedebe hacer para ayudar a asegurarseque estas clases de conversacionesocurren en la forma más cómoda quesea posible. Además, no se olvide dedarle al empleado(a) reaccionespositivas. Si le agrada el servicio que el empleado(a) le brinda, puedeconsiderar darle un aumento o unabono. Si quiere hacer esto, va a querertrabajar de cerca con su administrador(a)de casos o coordinador(a) de recursospara asegurarse que tiene suficientedinero en su presupuesto para cubriresos costos y asegurarse que estásiguiendo todas las reglas yprocedimientos de DMR sobre aumentos y bonos.

ADIESTRAMIENTO CONTINUO: Un buen jefe proporciona eladiestramiento que se necesita paraayudar a asegurarse que los empleadosestán progresando en sus labores yestán satisfechos con el trabajo quehacen. Hemos preparado unas hojasinformativas y otros materiales quepuede usar para que le ayuden asupervisar y adiestrar a sus empleados, y vamos a ofrecer con regularidadoportunidades de aprendizaje a las

que tanto usted como sus empleadospueden asistir. Puede ponerse encontacto con su Director(a) de AutoDeterminación para preguntar acerca de materiales de adiestramiento yoportunidades de aprendizaje. LosDirectores de Auto Determinación están también a su alcance para darleorientación y asistencia técnica a fin de ayudarle a auto dirigir mejor susapoyos y servicio.

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Cómo Administrar a los Empleados, CONTINUACIÓN

Puede ponerse en contacto con su Director(a) de Auto Determinación regionalpara preguntar acerca de materiales de adiestramiento y oportunidades deaprendizaje. Los Directores de Auto Determinación están también a su alcancepara darle orientación y asistencia técnica a fin de ayudarle a auto dirigir mejor sus apoyos y servicios.

OBJETIVO

Esta sección de la guía le proporciona cosas que puede hacer para ayudar a mantener la calidad de los apoyos

y servicios que se le proporcionan a usted.

Un Círculo Fuerte de Apoyo

Su Plan Individual

Administración de Casos

Revisión de Servicios de Calidad

Participación de Consumidores y Familias

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SECCIÓN 8Mantener La Calidad

Manteniendo la Calidad

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Es importante pensar con regularidad sobre la calidad de los serviciosque está recibiendo y si está satisfecho con ellos. ¡Es usted elexperto sobre lo que necesita y lo que espera de sus servicios!

UN CÍRCULO FUERTE DE APOYO:Creemos que tiene la mayoroportunidad de vivir una vida segura,sana y feliz si está rodeado de un círculofuerte de apoyo , compuesto depersonas en su Equipo de Planificaciónde Apoyos (PST siglas en inglés) quesienten profundo afecto por usted. Uncírculo de apoyo es una red de personasque le ayudan a mejorar la calidad de su vida al proporcionarle relacionesproductivas y provechosas y unavariedad de distintos tipos de apoyos.Los miembros de un círculo de apoyo lo pueden ser miembros de la familia,amigos, vecinos, gente de su trabajo o comunidad, etc.

Una de las razones por la cual nos place tanto ofrecerle la opción de autodirección es que le da a usted másoportunidades de emplear a personasque le conocen bien y pueden contribuirseriamente a su círculo de apoyo. Laopción de auto dirección le proporcionatambién un presupuesto flexible y otrosapoyos que puede usar para ayudar aapoyar actividades de desarrollo del

círculo de apoyos. Le recomendamosque use estos recursos para que leayuden a encontrar nuevos miembrospara el círculo y le ayuden a reforzar las relaciones presentes actualmente en el círculo. Por ejemplo, le puedepedir a su coordinador(a) de recursos de DMR o a su coordinador(a) derecursos independiente (FICS) que leayude a implementar actividades quehagan crecer un sentido de equipo que le ayude a usted a mantener elcompromiso de los miembros de sucírculo de apoyo para ayudarle a lograrsatisfactoriamente su visión del éxito.

Le recomendamos que use estos recursos para que le ayuden a encontrar nuevos miembros para el círculo y le ayuden a reforzar las relaciones presentesen el círculo actualmente . . .

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PLANIFICACIÓN INDIVIDUAL: También creemos que un proceso de planificación individual eficaz debedar por resultado el ayudarle a mejorarla calidad de su vida. Es responsabilidadde usted participar activamente en su proceso de planificación. Suparticipación en el proceso dePlanificación Individual (IP siglas eninglés) es unaclave para quefuncione bienel proceso deplanificaciónindividual. UnIP de buenacalidadidentificarátodos losapoyos quenecesitacomunicar a los miembros desu equipo deplanificaciónpara que sepanlo que usted quiere y necesita y cómoquiere que mejore su vida. Esto esimportante a fin de que con el tiempopueda mejorar su capacidad de ser un miembro eficaz del equipo deplanificación. El mejoramiento de laeficacia de los miembros del equipoaumentará la probabilidad de que susreuniones de planificación ayuden allegar a los resultados que quiere lograr en su vida.

ADMINISTRACIÓN DE CASOS:La administración de casos es otra líneade defensa que le ayuda a mejorar lacalidad de su vida. Su administrador(a)de casos o su coordinador(a) de recursostiene la responsabilidad de trabajar conusted a fin de monitorear los serviciosde exenciones federales y de asegurarque usted está sano(a) y seguro(a).

Todos los quereciben servicios de exencionesfederales recibenservicios deadministración decasos. Se le requierea su administrador(a)de casos ocoordinador(a) derecursos que esténen contacto conusted conregularidad. Lafrecuencia delcontacto se basaráen el tipo deestablecimiento en

que vive (CLA, Vivienda con Apoyos,Hogar de la Familia, etc.) y los tipos de servicios de exenciones federalesque recibe. Debe sentirse en libertad de ponerse en contacto con suadministrador(a) de casos o sucoordinador(a) de recursos en cualquiermomento que necesite ayuda paramantener o mejorar la calidad de losservicios que se le proporcionan.

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REVISIÓN DE SERVICIO DE CALIDAD(QSR siglas en inglés): No importa siesté usando una Agencia VendedoraCalificada, una Agencia con Alternativaso esté empleando a sus propios apoyos, el departamento revisa conregularidad a todos los proveedores pormedio de un proceso formal que sellama Revisión de Servicios de Calidad.Su administrador(a) de casos y losmiembros de su equipo de revisión de calidad participarán en la revisión de los apoyos y servicios que recibe.

El Equipo de Revisión de Calidad puedepreparar recomendaciones como partedel servicio de revisión. Se le puedepedir a usted que desarrolle un plan demejoramiento de calidad que se base enesas recomendaciones. La implantaciónde esas recomendaciones le deberíaayudar a mejorar la calidad de su vida.Su administrador(a) de casos o sucoordinador(a) de recursos le puedenproporcionar información más detalladasobre el proceso del QSR.

PARTICIPACIÓN DEL CONSUMIDOR:Hemos creado también muchas formasnuevas que le permiten a ustedrelacionarse con DMR. Usted tiene laoportunidad de participar en entrevistas,dejar saber su opinión en diversoscomités, ayudar en adiestramientosprovistos por la agencia y participar enactividades de calidad. Si tiene interésen saber más acerca de cómo puedeparticipar e influenciar lo que estápasando en DMR, debe ponerse encontacto con su Director(a) de AutoDeterminación regional.

Manteniendo la Calidad, CONTINUACIÓN

Estarán recopilando informaciónen diferentes formas, las

que pueden incluir:

• entrevistar a usted y a su familia

• entrevistar a sus empleados

• observar a sus empleados mientrasproporcionan sus apoyos

• revisar su plan individual,presupuesto y otros documentos

• fijarse en los documentos sobre el trabajo que han hecho susempleados (hojas de asistencia,hoja de apuntes diarios, etc.)

• realizar una revisión de seguridad.

Esta sección describe otros seguros que DMR ha establecido para proteger sus derechos y ayudarle a mantenerse seguro(a), sano(a)

y satisfecho(a) con los apoyos y servicios que recibe.

Políticas (Pólizas), Procedimientos y Procesos Administrativos de DMR

Sus Derechos y Responsabilidades

Resumen

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SECCIÓN 9Su Protección y Derechos

Su Protección y Derechos

Queremos que esté seguro(a), sano(a) y satisfecho(a) con los apoyos y servicios que recibe. Hemos establecido un sistema deseguridad que ayuda a protegerle.

POLÍTICAS (PÓLIZAS),PROCEDIMIENTOS Y PROCESOSADMINISTRATIVOS DE DMR: DMR ha establecido algunas políticas(pólizas) y procedimientos importantesque ayudarán a protejer sus servicios. Unproceso importante del que debe saberes Reporte de Incidente para Personasque Viven por su Cuenta o en Hogaresde Familias. Este proceso requiere queusted o sus empleados reporteninformación a su administrador(a) decasos sobre los siguientes incidentes si ocurren cuando un empleado está con usted:

• lesión severa

• hospitalización inesperada

• si usted está perdido(a) o no loencuentran y se ha notificado a la policía

• si comenzó un fuego y lo tuvo queapagar el departamento de bomberos

• si ha sido arrestado

• si es víctima de robo o asalto físico

• si ha estado en un accidenteautomovilístico y ha sufrido una lesiónmoderada o severa

• o si necesita que se le restrinja.

• También se debe informar de todamuerte y los incidentes en que sesospecha de abuso y negligencia.

DMR usará la información sobreincidentes críticos para asegurarse que seha tomado acción en el caso no importalo qué haya pasado y para determinar sihay cosas que puede hacer DMR paraimpedir nuevos incidentes en el futuro.

Si necesita ayuda para manejar suconducta a fin de que no se lastime nilastime a otros, DMR coordina tambiéndos comités que ayudan a asegurar que usted tiene apoyos efectivos decalidad. El Comité de Revisión dePrograma, o PRC ( siglas en inglés), tienela responsabilidad de revisar cualquierprograma de conducta que puederestringir sus derechos, inclusive unarevisión de cualquier medicamento quepueda restringir sus derechos o hacerledaño si no se le usa en la forma correcta.Un Comité de Derechos Humanos, o HRC (siglas en inglés), está compuestotambién de miembros individuales, de la familia, proveedores y de lacomunidad quienes se aseguran queDMR, proveedores o empleados norestringen ninguno de sus derechos de ciudadano a menos que seaabsolutamente necesario para mantenerseguros a usted o a otros. Puede pedirlea su administrador(a) de casos o a sucoordinador(a) de recursos que le dencopias de las políticas (pólizas) yprocedimientos que explican comofuncionan los comités de PRC y HRC.

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SUS DERECHOS YRESPONSABILIDADES: Por estarrecibiendo Servicios de ExencionesFederales de HCBS, tiene usted ciertosDerechos Básicos y Responsabilidades.

Si no está de acuerdo con las decisionessobre servicios que ha tomado DMR,hay varios modos de hacer que se revisela decisión.

Si no está de acuerdo, puede:

Oficina Regional – Llamar a su OficinaRegional y pedir que un Supervisor(a) oun Ayudante de Director(a) regionalrevisen sus motivos de preocupación

Revisión Administrativa Programática –Pedir una Revisión AdministrativaProgramática (PAR siglas en inglés) porparte del Director(a) Regional

Petición de Audiencia Imparcial – Llene y devuelva la Petición deAudiencia Imparcial a través delDepartamento de Servicios Sociales(DSS siglas en inglés) si se le manda unacuando se toma una decisión sobreexenciones federales que usted quería.

Defensor Independiente de DMR –Póngase en contacto con el DefensorIndependiente (Ombudsperson enInglés) al (860) 418-6047 (Hartford) o(866) 737-0331 (línea gratuita)

Su administrador(a) de casos ocoordinador(a) de recursos le puedeayudar a hacer arreglos para estasopciones si lo necesita. Queremosdecisiones que son justas y equitativas,así que hable con alguien en DMR si no está de acuerdo con algo sobre sus apoyos.

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Tiene derecho a:

• Estar seguro(a)• Ser tratado(a) con respeto• Recibir una explicación de sus

opciones de servicios en unaforma que usted entienda

• Expresar sus deseos personales• Privacidad• Estar libre de abuso físico y mental• Decir lo que piensa y quejarse si

algo no le gusta sin miedo aconsecuencias negativas

• Que se le haga saber si haycambios que le afectan

• Apelar una decisión sobre susopciones de servicios

Tiene la responsabilidad de:

• Participar activamente en eldesarrollo de su Plan Individual

• Dejárle saber a su administrador(a)de casos si cambia su situaciónreúne los requisitos de Medicaid,o cambian sus necesidades deapoyos)

• Respetar a otros como quiere quese le respete a usted

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RESUMENEl departamento tiene el compromiso de ayudar a laspersonas con incapacidades intelectuales a vivir vidas plenas,satisfactorias y seguras en sus comunidades. Entendemos loimportante que es para usted poder escoger cómo quiere vivirsu vida. Confiamos en que esta guía le proporciona informaciónútil sobre nuestros nuevos sistemas que le permiten másselecciones y control y le ayudan a entender los recursos queestán a su disposición para ayudarle en su nuevo papel deempleador.

Aunque al comienzo le puede parecer confuso o abrumadoremplear y administrar a su propio personal, puede contar conmuchas personas que le pueden ayudar a lo largo del camino.Su administrador(a) de casos o su coordinador(a) de recursos deDMR le ayudarán a crear una imagen de su futuro y le ayudarána planificar los apoyos y servicios que necesita. Le ayudarán aparticipar en las reuniones de su IP y a llevar la cuenta de suexención federal, IP y la documentación de su presupuestoindividual. Su coordinador(a) de recursos de DMR o sucoordinador(a) de recursos independiente (FICS) le ayudarán a reclutar, emplear y administrar a sus empleados. Su FI leproporcionará toda la asistencia que necesite para pagar aempleados y administrar su presupuesto, y su Director(a) deAuto Determinación regional y otros estarán a su disposiciónpara proporcionarle adiestramiento y asistencia técnica así como lo necesite.

La Auto Dirección le proporcionará muchas oportunidades de crear el estilo de vida que quiere lograr. Confiamos en que goce de su experiencia de auto dirección y logre una gran satisfacción de todo lo que logre. Y si necesita másinformación, siempre recuerde de ponerse en contacto con su administrador(a) de casos o su coordinador(a) de recursos de DMR.

Una Lista Util de Verificación

Abreviaturas(Siglas) y Definiciones

Preguntas que se Hacencon Frecuencia

Recursos Utiles

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APÉNDICES

Un Resumen de mis Opciones para Emplear Personal

1. ¿Cómo quiero que se administren � Agencia Vendedora Tradicionalmis servicios? � Agencia con Alternativas

� Emplear y administrar a mis propios empleados

� Una combinación de los de arriba

2. ¿Cómo quiero recibir apoyos para � Coordinador de recursos de DMRemplear y administrar a empleados? � Coordinador de recursos

independiente (FICS)

3. ¿Cuál intermediario fiscal quiero que � Allied Community Resources, Inc.me ayude a administrar mis responsa- � Public Partnerships, Inc.bilidades de empleador oficial? � Remesa Subset Shores, Inc.

4. ¿Qué apoyos y servicios necesitan ser � Servicios de exenciones federales.listados en mi Plan Individual y qué � Proveedores de serviciosnecesito incluir en mi presupuesto � Calificaciones y Adiestramientoindividual para apoyar mi Plan � Respaldo para emergenciasIndividual? � Sueldos de empleados

� Compensación al trabajador� Costos de reclutamiento y

adiestramiento� Seguros� Otro

5. ¿Quién firmará mi Acuerdo de � Mi firma, oServicios Individual? � Firma de la Persona Auspiciadora

6. ¿Qué estrategias quiero usar para � Anunciosreclutar empleados? � Descripciones de Empleos

� Preguntas de Entrevistas� Sitios Web para reclutar

Una Lista Util de Verificación

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Un Resumen de mis Opciones para Emplear Personal

7. ¿A quién quiero emplear? � Requisitos para Exenciones Federales� Adiestramiento Requerido� Revisiones de Antecedentes

8. ¿Qué adiestramiento adicional � Información sobre míquiero proporcionar? � Otro adiestramiento

9. ¿Cómo voy a dar mi reacción a los � Reacción Informalempleados? � Reacción formal por escrito

10. ¿Qué voy a hacer para mejorar la � Plan de Mejoramiento de Calidadcalidad de los servicios que recibo? � Oportunidades de voluntarios de

calidad

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P ¿Cómo puedo averiguar cuál es una Agencia Vendedora Tradicional,cuáles son las Agencias con Alternativas y cuáles son las agencias quepueden proporcionar servicios de FISC?

R Su administrador(a) de casos y su coordinador(a) de recursos de DMR tienen una lista de todas estas agencias y le pueden proporcionar una copia si la necesita.

P ¿Puedo retener a mi coordinador(a) de recursos como miadministrador(a) de casos si empleo un coordinador de recursosindependiente (FICS)?

R No, el propósito de usar un coordinador(a) de recursos independiente (FICS)existe sólo cuando no usa un coordinador(a) de recursos de DMR. Se esperaque el coordinador(a) de recursos de DMR haga las mismas actividades que el coordinador(a) de recursos independiente (FICS), por lo que se estaríaduplicando el servicio. Y además, DMR necesita asegurarse que las personasque quieren un coordinador(a) de recursos de DMR van a poder conseguiruno(a) que tenga tiempo para proporcionar esos apoyos extras, por lo queDMR tiene que tener cuidado que el coordinador(a) de recursos de DMR notenga a demasiadas personas que apoyar al mismo tiempo.

P ¿Puedo conseguir más dinero para mi presupuesto para poderemplear a un coordinador(a) de recursos independiente (FICS)?

R Al comienzo va a tener que insertar al coordinador(a) de recursosindependiente (FICS) dentro de su presupuesto individual usando la asignación que se le proporcionó. Si en algún momento posterior necesitaapoyo del coordinador(a) de recursos independiente (FICS) que es mayor al planificado originalmente a fin de proteger su salud y bienestar, pídale a su administrador(a) de casos que someta una solicitud de más servicios a través del Equipo Regional de Planificación y Asignación de Recursos.

Preguntas que se hacen con frecuencia

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Preguntas que sus Empleados le pueden hacer

P ¿Puedo cambiar de opinión y volver a usar un vendedor tradicional si decido que la auto dirección no es apropiada para mí?

R Sí, puede cambiar de opinión y cambiar a otro tipo de vendedor u otrapersona de apoyo en cualquier momento.

P Dado que los fondos que usa para pagarme vienen del estado, ¿quiereeso decir que soy empleado del estado?

R No, yo soy su empleador oficial

P Dado que mis cheques vienen del FI, ¿quiere eso decir que trabajopara él o ella?

R No, yo soy su empleador oficial

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Abreviaturas(Siglas) y Definiciones

DMR Departamento de Retardación MentalFI Intermediario FiscalFICS Servicio de Consultoría para Familias e IndividuosHCBS Servicios Basados en el Hogar y la ComunidadHRC Comité de Derechos HumanosIP Plan IndividualIS Apoyo IndividualISA Acuerdo de Apoyo IndividualLON Nivel de NecesidadPAR Revisión Administrativa ProgramáticaPRAT Equipo de Planificación y Asignación de RecursosPRC Comité de Revisión de ProgramasPST Equipo de Planificación y ApoyoQSR Revisión de Calidad de Servicio

Hoja de Datos, Lugares en el Internet y Otros Recursos Utiles

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Categoría Recurso

AUTO DETERMINACIÓN Hoja de Datos de Auto DeterminaciónY PLANIFICACIÓN http://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/CENTRADA EN LA fact_sheets/ifs_sdo.pdfPERSONA:

Hoja de Datos de Planificación Centrada en la Personahttp://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/fact_sheets/ifs_pcp.pdf

It’s My Choice . . . por William T. Allen, Ph.D. (2002)

www.allenshea.com

Una guía de toma de decisiones desarrollada por el Consejo sobre Incapacidades deDesarrollo Mental del Gobernador de Minnesotawww.mncdd.org

CÓMO EMPLEAR Y Hoja de Datos del Registro de DMRADMINISTRAR SUS http://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/PROPIOS APOYOS: fact_sheets/ifs_registry.pdf

Hoja de Datos Sobre Cómo Emplear y Administrar http://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/fact_sheets/ifs_hiring.pdf

Sus Propios Apoyoshttp://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/fact_sheets/ifs_fiscalint.pdf

Hoja de Datos Sobre Cómo Usar un Intermediario Fiscalhttp://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/fact_sheets/ifs_crimhis.pdf

Hoja de Datos de Compensación al Trabajador ySeguro de Responsabilidadhttp://www.dmr.state.ct.us/publications/centralofc/fact_sheets/ifs_empsafety.pdf

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Categoría Recurso

CÓMO EMPLEAR Y Convenio de Acuerdo Sobre la Lista de EsperaADMINISTRAR SUS http://www.dmr.state.ct.us/WLSettlement.htmPROPIOS APOYOS fact_sheets/ifs_registry.pdf

Sitio Web de Reclutamiento de Empleadoshttp://www.rewardingwork.orghttp://www.cthealthjobs.org

“Ayuda en el hogar: Una Guía para Encontrar yRetener a la Persona que le Cuida”Publicado por Homeshare, Burlington, VThttp://www.homesharevermont.org/

Sitio Web dedicado a las necesidades e interesesde los trabajadores de apoyo directohttp://rtc.umn.educ/dsp-9k http://www.collegeofdirectsupport.com

CONTINUACIÓN

Publicado por elESTADO DE CONNECTICUTDEPARTAMENTO DE RETARDACIÓN MENTAL460 Capitol Avenue; Hartford, CT 06106

Junio de 2006