UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

50
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN U U M M M S S S S S S MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS Y CERTIFICADOS” UNIDAD DE TRÁMITES UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN Mayo, 2010 COCHABAMBA * BOLIVIA

description

UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Transcript of UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Page 1: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN

UUU MMM SSS SSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS Y CERTIFICADOS”

UNIDAD DE TRÁMITES

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN

Mayo, 2010 COCHABAMBA * BOLIVIA

Page 2: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados
Page 3: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

I

INDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS y CERTIFICADOS

ÍNDICE I

NOTA ACLARATORIA. 1

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER - UNIDAD DE TRÁMITES. 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER - UNIDAD DE TRÁMITES. 5

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES. 9

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES. 11

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES. 17

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES. 19

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL - UNIDAD DE TRÁMITES. 25

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL - UNIDAD DE TRÁMITES. 28

Page 4: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

II

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES. 32

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES. 35

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UNIDAD DE TRÁMITES. 40

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UNIDAD DE TRÁMITES. 43

***************

Page 5: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA “EXTENSIÓN DE DIPLOMAS, TÍTULOS, y CERTIFICADOS” - UNIDAD DE TRÁMITES.

NOTA ACLARATORIA.- La actualización de los Manuales de

Procedimientos para la extensión de

Diploma Académico, Título en

Provisión Nacional, Reválida de

Diplomas Académicos o Títulos

Extranjeros, y Certificado Supletorio –

Unidad de Trámites, está

compatibilizado con el Reglamento

General de Títulos y Grados, que rige

en todo el Sistema Universitario, a

partir del documento final del “XI CONGRESO NACIONAL DE UNIVERSIDADES”.

Cochabamba, mayo de 2010.

Page 6: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN DIPLOMA DE BACHILLER UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Diploma de Bachiller de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN

1. Interesado. 2. Caja Central. 3. Trámites. 4. Comisión de Estudios. 5. Secretaría General (Secretario General). 6. Archivo Central

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

* Monto de dinero por pago de valores, * Valores en Caja:

Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres.

* Listas de SEDUCA (Servicio Departamental de Educación). * Recibo del Tesoro Universitario. * Cuadros de Calificaciones de cada Colegio. * Certificados de Notas. * Documento impreso del Dictamen favorable.

Page 7: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN DIPLOMA DE BACHILLER UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

* Diploma de Bachiller (original y copia). * Documentación respaldatoria (expediente Completo),

*****************

Page 8: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER UMSS - 2010

InteresadoSolicita

REQUISITOS, Inicia proceso

Caja CentralEntrega valores

A

Lic. A. Elena Villarroel CorroOyM, mayo 2010

TrámitesRevisa si cumple

Requisitos

No

Si

A

InteresadoRecibe todos sus

Documentos

No

SiInteresado

Realiza enmiendas

Stria. GeneralSecretario

General firma

1

2

3

6

- Inicia proceso deacuerdo al monto yse fundamenta en lacategoría del Colegioen el que se graduó,

- Paga Valores enCaja Central.

Verifica datos presentados por el Interesado:- lugar dónde se graduó, y- datos de SEDUCA con

requisitos del estudiante.

Si cumple requisitos, registra los datos en el Sistema

Confronta datos de la documentación recibi-da con datos de cada Colegio al concluir el año escolar.

Diploma de Bachiller en original y copia

Comisión de Estudios

- Verifica correspon-dencia de datos del interesado,

- Imprime Dictamenfavorable

4

En la Impresión del Diploma de Bachiller está incluida la firma escaneada del Rector.

No

SiInteresado

Recibe todos sus Documentos

TrámitesRevisa docu-mentos e im-

prime Diploma de Bachiller.

5

Trámites- Recibe Diplomas

de Bachillerfirmados,

- Introduceinformación enel Sistema.

7Introduce al Sistema información con el número asignado a cada uno de los Diplomas de Bachiller.

Diploma de Bachiller en original y copia

INICIO

InteresadoFIN Archivo

Archiva

11

12

- Solicita su Diplomade Bachiller portandosu Cédula de Identi-dad para la verifica-ción de pertinencia,

- Revisa sus datospersonales y

- Firma en conformidad.

Trámites- Recibe Diplomas

de Bachillerfirmados,

- Introduceinformación enel Sistema,

- Entrega Diplomasde Bachiller.

10

Para custodia:- Copia del Diploma de

Bachiller,- Respaldado por el

expediente completo.

Page 9: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA DE BACHILLER - UNIDAD DE TRÁMITES.

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. INTERESADO

Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones

donde solicita los REQUISITOS1 con los que iniciará

el proceso para obtener el Diploma de Bachiller.

De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja

Central de la UMSS, el monto establecido se

fundamenta en la categoría a la que corresponde el

Colegio del cual se graduó.

1 REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL DIPLOMA DE BACHILLER:

Formulario de Solicitud para Diploma de Bachiller Bs20.- (Caja Central UMSS).

Original del Certificado de Nacimiento (actual).

4 Formularios de Estudio para Bachilleres del año 1970 a 1998.

Libreta de Calificación a partir de la gestión 1999 legalizado por el Distrito Escolar (SEDUCA).

6 Formularios de Estudio para Bachilleres antes del año 1970.

Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo azul. • Varones: terno y corbata. • Damas: blusa blanca.

Fotocopia de Cédula de Identidad.

Derecho de impresión: • Colegios Fiscales .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Bs.151.- (Caja Central UMSS) • Colegios Particulares Categoría A Bs.301.- (Caja Central UMSS) • Colegios Particulares Categoría B - C Bs.201.- (Caja Central UMSS) • Colegios Particulares Categoría D Bs.151.- (Caja Central UMSS) • Colegios Especiales .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Bs.451.- (Caja Central UMSS) Timbre Universitario para Certifc. De Trámite .. .. Bs. 5.- (Caja Central UMSS)

NOTA:

El Certificado de Nacimiento original debe estar correctamente escrito. Los nombres y apellidos, lugar de Nacimiento con Departamento, Provincia y localidad. En los formularios de Notas

En los Formularios de Notas deberán estar correctamente escritos los nombres y apellidos de acuerdo al Certificado de Nacimiento.

Los Formularios extendidos en otro Distrito del país, deberán estar legalizados por SEDUCA, Director Distrital y Director Departamental.

La entrega del Diploma de Bachiller debe ser personal con Cédula de Identidad vigente.

El Certificado de Nacimiento Extranjeros debe ser legalizado por el Cónsul o Embajador de Bolivia en el país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia).

Para extranjeros, Pasaporte o Cédula de Identidad Extranjero.

Page 10: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

2. CAJA CENTRAL UMSS

Recibe y revisa la documentación. Verifica si el

bachiller se graduó en el Departamento de

Cochabamba.

Si el bachiller se graduó en otro Departamento informa

al Interesado que debe solicitar la extensión del

Diploma en el Departamento donde cursó el último

año del Colegio.

Si el bachiller se graduó en Cochabamba, revisa en

las listas proporcionadas por SEDUCA (Servicio

Departamental de Educación) la categoría a la que

corresponde el Colegio del cual se graduó

Recibe el monto establecido, y entrega los valores

universitarios, que son:

- Valorado para formulario de solicitud. - Valorado para derecho de impresión. - Timbres.

Emite recibo del Tesoro Universitario e indica al

interesado que se apersone a la ventanilla de

Trámites y presente la documentación de acuerdo a

los requisitos exigidos.

3. TRÁMITES Recibe y revisa la documentación.

Si no cumple con los requisitos, devuelve toda la

documentación al Interesado.

Page 11: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Si la documentación cumple con los requisitos,

registra los datos en el Sistema y remite a la

Comisión de Estudios para su revisión.

4. COMISIÓN DE ESTUDIOS

Recibe y confronta los años, Colegios, notas y datos

de la documentación recibida con los Cuadros de

Calificaciones que entrega cada Colegio al concluir el

año escolar y con el visto bueno de la Dirección

Distrital de Educación. Verifica la correspondencia de

nombres y apellidos del Certificado de Nacimiento,

con los Cuadros de Calificaciones y los Certificados

de Notas.

Si falta algún documento y no coinciden los

Formularios de Notas con los Cuadros de Notas,

devuelve el documento como “observado” a Trámites.

Si no existen observaciones imprime el Dictamen

favorable, firma el Jefe de la Comisión de Estudios y

remite a la Unidad de Trámites toda la

documentación.

5. TRAMITES

Recibe y revisa los documentos.

Si los documentos tienen observaciones, registra y

devuelve absolutamente toda la documentación al

Interesado.

Page 12: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Con el Dictamen favorable, se revisa e imprime el

Diploma de Bachiller con la firma escaneada del

Señor Rector, prepara, registra y remite a firma del

Secretario General.

6. SECRETARÍA GENERAL

El Secretario General firma los Diplomas de Bachiller,

en original y copia y remite a la Unidad de Trámites.

7. TRÁMITES Recibe los Diplomas de Bachiller firmados, introduce

al Sistema información con el número asignado a

cada uno de ellos, para proceder a la entrega del

original al interesado. La copia más el expediente

despacha a la custodia del Archivo Central.

8. INTERESADO Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su

Diploma de Bachiller portando su Cédula de Identidad

para la verificación de pertenencia.

Revisa sus datos personales y firma en conformidad.

9. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe la copia del Diploma de Bachiller, respaldado

por el expediente completo que queda como

constancia de la legalidad del documento, para su

custodia.

********************

Page 13: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

OBJETIVO

Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Certificado Académico de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN

1. Interesado. 2. Caja Central. 3. Trámites. 4. Facultad o Escuela (Decano o Director). 5. Secretaría General (Secretario General). 6. Rectorado (Rector). 7. Archivo Central

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

* Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios:

Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres.

* Documentación respaldatoria (expediente Completo), * Informe (proveído) de conformidad u observaciones, * Certificado Académico (original y copia), * Listado de la numeración correlativa de los Certificados

Académicos.

*****************

Page 14: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO UMSS - 2010

InteresadoSolicita

REQUISITOS, Inicia proceso

INICIO

Caja CentralEntrega valores

A

Trámites- Revisa

documentos.

No

SiInteresadoEnmienda

observaciones

Lic. A. Elena Villarroel CorroOyM, mayo 2010

TrámitesRevisa si cumple

Requisitos

No

Si

Facultad o Escuela

- Revisa- Emite informe

A

InteresadoRecibe todos sus

Documentos

No

SiInteresado

Realiza enmiendas

TrámitesRecibe y

deriva para firmas

InteresadoFIN Archivo

Archiva

Stria. GeneralSecretario

General firma

RectoradoRector firma

1

2

3

4

5

7

8

9

11

12

- Inicia proceso deacuerdo a la profesiónque ha estudiado,

- Paga Valores enCaja Central.

Valores:- Valorado para formu-

lario de solicitud,- Valorado para derecho

de impresión,- Timbres.

Si cumple requisitos, llena formulario de solicitud, registra los datos en el Sistema

Remite a la Unidad Res-ponsable e instruye:- Revisión de documentos,- Verificación en kardex.

Introduce al Sistema elresultado para su constancia.Si el informe es favorable,imprime Certificado AcadémicoPreparación:

* Revisión y verificación dedatos personales,

* Preparación de datos(sellos, fotografías, timbres,numeración)

* Registro de datos en elSistema.

Se emite listado (es respaldode la numeración correlativa).

Facultad o Escuela

Decano firma

6 Certificado Académico en original y copia

Certificado Académico en original y copia

Certificado Académico en original y copia

- Solicita su CertificadoAcadémico portandosu Cédula de Identi-dad para la verifica-ción de pertinencia,

- Revisa sus datospersonales y

- Firma en conformidad.

Para custodia:- Copia del Certificado

Académico,- Respaldado por el

expediente completo.

Trámites- Recibe Certificados

firmados,- Introduce

información enel Sistema,

- Entrega CertificadoAcadémico.

10

Page 15: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES.

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. INTERESADO

Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones

donde solicita los REQUISITOS1 con los que iniciará

el proceso para obtener el Certificado Académico de

acuerdo a la profesión que ha estudiado y culminado

en la Unidad Académica que le corresponde.

De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja

Central de la UMSS, el monto establecido se

fundamenta en la Resolución Rectoral vigente, para la

extensión del Certificado Académico.

1 REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL DIPLOMA ACADÉMICO:

Formulario de Solicitud para Diploma Académico Bs.50.- (Caja Central).

Original del Certificado de Nacimiento (actualizado).

Original del Certificado de Nacimiento para extranjeros legalizado por el Cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia).

Certificado de notas (1 ejemplar).

Pasaporte (fotocopia para extranjeros), legalizado por Sección Archivos de la Universidad.

Cedula de Identidad (fotocopia legalizada por la Sección Archivos de la Universidad).

Diploma de Bachiller en Humanidades (fotocopia legalizada por Sección Archivos de la Universidad). Para los extranjeros, legalizado por el cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Fotocopia

legalizada por Sección Archivos.

Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca.

Derecho de impresión: • Nacionales: 401.- (Caja Central). • Extranjeros: 1.001.- (Caja Central).

Dos Timbres Universitarios TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. EL RECOJO DEL CERTIFICADO ACADÉMICO ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.

Page 16: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

2. CAJA CENTRAL UMSS

Recibe el monto establecido, y entrega los valores

universitarios, que son:

- Valorado para formulario de solicitud. - Valorado para derecho de impresión. - Timbres.

E indica al interesado que se apersone a la ventanilla

de Trámites.

3. TRÁMITES Recibe y revisa la documentación.

Si cumple los requisitos, registra los datos en el

sistema, previo llenado del formulario de solicitud y

remite toda la documentación a la Facultad o

Escuela, para que emitan informe de conformidad u,

observaciones según corresponda.

Si no cumple los requisitos, devuelve la

documentación al interesado.

4. FACULTAD O ESCUELA

Recibe la documentación Decanato o Dirección de

Escuela y remite a la Unidad Responsable e instruye:

- La revisión de documentos de acuerdo a disposiciones legales, institucionales, reglamentos facultativos o Escuela, que norman las condiciones para conferir el Certificado Académico.

- La verificación en kárdex a la conclusión del Plan de Estudios, y otros requisitos que cada Unidad Académica tenga y exija.

Page 17: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Si cumple las condiciones y exigencias, el

responsable de revisión de kardex emite informe

(proveído) favorable y procedente, sella, rubrica, hace

firmar al Director de Carrera o inmediato superior que

da su visto bueno, respaldando el resultado de la

revisión y verificación de datos, remite el informe con

toda la documentación respaldatoria a Dirección

Académica, donde se elabora una leyenda2 de

conformidad y aprobación, firma el Director de

Carrera y Director Académico3 que avalan y

refrendan el informe emitido.

Si no cumple las condiciones y exigencias, el

responsable de la revisión de kardex devuelve

inmediatamente la documentación con las

observaciones a Decanato o Dirección para su

registro y se devuelve a Trámites, unidad que podrá

devolver al interesado para que realice las enmiendas

correspondientes.

Se remite la documentación y el informe a la Unidad

de Trámites.

5. TRAMITES

Recibe, revisa los documentos e introduce al Sistema

el resultado favorable u observado para su constancia.

2 Leyenda: “El estudiante ha cumplido con el Plan de Estudios de la Carrera, por tanto es procedente la extensión del Certificado Académico de …….”. 3 Firma del Director de Carrera y Director Académico.

Page 18: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Si el informe contiene observaciones comunica al

interesado sobre el estado del trámite para que

enmiende las observaciones encontradas.

Si el informe es favorable, con los datos registrados

del interesado se procede a la impresión4 del

Certificado Académico.

Preparación:

- Revisión y verificación de datos personales,

- Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración.

- Registro de datos en el Sistema5.

Se emite un listado que es el respaldo de la

numeración correlativa de los Certificados

Académicos.

Se envían todos los Certificados Académicos

preparados que tienen una misma fecha de impresión

a la Facultad o Escuela,.

4 Impresión.- A partir de la aprobación mediante Resolución Rectoral del presente Manual de

Procedimientos, la Unidad de Trámites procederá a imprimir el Diploma Académico. 5 Sistema Informix:

- Número de trámite - Número del Diploma - Fecha de impresión del Certificado - Número de folio

Page 19: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

6. FACULTAD O ESCUELA

El Decano firma los Certificados Académicos, en

original y copia y devuelve a Trámites.

7. TRÁMITES Recibe y deriva a Secretaría General y Rectorado

para firma de las autoridades universitarias

8. SECRETARÍA GENERAL

El Secretario General firma los Certificados

Académicos, en original y copia y deriva a Rectorado.

9. RECTORADO El Rector firma los Certificados Académicos, en

original y copia y envía a Trámites.

10. TRÁMITES Recibe los Certificados Académicos firmados,

introduce al Sistema información con el número

asignado a cada uno de ellos, para proceder a la

entrega del original al interesado. La copia más el

expediente despacha a la custodia del Archivo

Central.

Page 20: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

11. INTERESADO Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su

Certificado Académico portando su Cédula de

Identidad para la verificación de pertenencia.

Revisa sus datos personales y firma en conformidad.

12. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe la copia del Certificado Académico, respaldado

por el expediente completo que queda como

constancia de la legalidad del documento, para su

custodia.

********************

Page 21: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN DIPLOMA ACADÉMICO UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

OBJETIVO

Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Diploma Académico de la Unidad de Trámites.

RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN

1. Interesado. 2. Caja Central. 3. Trámites. 4. Facultad o Escuela (Decano o Director). 5. Secretaría General (Secretario General). 6. Rectorado (Rector). 7. Archivo Central

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

* Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios:

Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres.

* Documentación respaldatoria (expediente Completo), * Informe de conformidad u observaciones, * Diploma Académico (original y copia), * Listado de la numeración correlativa de los Diplomas

Académicos.

*****************

Page 22: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO UMSS - 2010

InteresadoSolicita

REQUISITOS, Inicia proceso

INICIO

Caja CentralEntrega valores

A

Trámites- Revisa

documentos.

No

SiInteresadoEnmienda

observaciones

Lic. A. Elena Villarroel CorroOyM, mayo 2010

TrámitesRevisa si cumple

Requisitos

No

Si

Facultad o Escuela

- Revisa- Emite informe

A

InteresadoRecibe todos sus

Documentos

No

SiInteresado

Realiza enmiendas

TrámitesRecibe y

deriva para firmas

InteresadoFIN Archivo

Archiva

Stria. GeneralSecretario

General firma

RectoradoRector firma

Trámites- Recibe Diplomas

firmados,- Introduce

información enel Sistema,

- Entrega DiplomaAcadémico.

1

10

2

3

4

5

7

8

9

11

12

- Inicia proceso deacuerdo a la profesiónque ha estudiado,

- Paga Valores enCaja Central.

Valores:- Valorado para formu-

lario de solicitud,- Valorado para derecho

de impresión,- Timbres.

Si cumple requisitos, llena formulario de solicitud, registra los datos en el Sistema

Remite a la Unidad Res-ponsable e instruye:- Revisión de documentos,- Verificación en kardex.

Introduce al Sistema elresultado para su constancia.Si el informe es favorable,imprime Diploma Académico.Preparación:

* Revisión y verificación dedatos personales,

* Preparación de datos(sellos, fotografías, timbres,numeración)

* Registro de datos en elSistema.

Se emite listado (es respaldode la numeración correlativa).

Facultad o Escuela

Decano firma

6 Diploma Académico en original y copia

Diploma Académico en original y copia

Diploma Académico en original y copia

- Solicita su DiplomaAcadémicoportando suCédula deIdentidad para laverificación depertinencia,

- Revisa sus datospersonales y

- Firma en conformidad.

Para custodia:- Copia del Diploma

Académico,- Respaldado por el

expediente completo.

Page 23: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE DIPLOMA ACADÉMICO - UNIDAD DE TRÁMITES.

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. INTERESADO

Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones

donde solicita los REQUISITOS1 con los que iniciará

el proceso para obtener el Diploma Académico de

acuerdo a la profesión que ha estudiado y culminado

en la Unidad Académica que le corresponde.

De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja

Central de la UMSS, el monto establecido se

fundamenta en la Resolución Rectoral vigente, para la

extensión del Diploma Académico.

1 REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL DIPLOMA ACADÉMICO:

Formulario de Solicitud para Diploma Académico Bs.50.- (Caja Central).

Original del Certificado de Nacimiento (actualizado).

Original del Certificado de Nacimiento para extranjeros legalizado por el Cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia).

Certificado de notas (1 ejemplar).

Acta de Examen de Grado o Proyecto para las Facultades de: Derecho, Agronomía, Economía, Sociología Tecnología, Arquitectura y Humanidades (Firmas: Director de Carrera y Director Académico).

Credencial y acta de Internado para la Facultad de Odontología.

Acta de Juramento para la Facultad de de Bioquímica y Farmacia.

Certificación por la Facultad de haber presentado la Tesis.

Pasaporte (fotocopia para extranjeros), legalizado por Sección Archivos de la Universidad.

Cedula de Identidad (fotocopia legalizada por la Sección Archivos de la Universidad).

Diploma de Bachiller en Humanidades (fotocopia legalizada por Sección Archivos de la Universidad). Para los extranjeros, legalizado por el cónsul Boliviano en su país de origen y Cancillería La Paz (Bolivia). Fotocopia

legalizada por Sección Archivos.

Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca.

Derecho de impresión: • Nacionales: 401.- (Caja Central). • Extranjeros: 1.001.- (Caja Central).

Dos Timbres Universitarios TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. EL RECOJO DEL DIPLOMA ACADÉMICO ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.

Page 24: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

2. CAJA CENTRAL UMSS

Recibe el monto establecido, y entrega los valores

universitarios, que son:

- Valorado para formulario de solicitud. - Valorado para derecho de impresión. - Timbres.

E indica al interesado que se apersone a la ventanilla

de Trámites.

3. TRÁMITES Recibe y revisa la documentación.

Si cumple los requisitos, registra los datos en el

sistema, previo llenado del formulario de solicitud y

remite toda la documentación a la Facultad o

Escuela, para que emitan informe de conformidad u,

observaciones según corresponda.

Si no cumple los requisitos, devuelve la

documentación al interesado.

4. FACULTAD O ESCUELA

Recibe la documentación Decanato o Dirección de

Escuela y remite a la Unidad Responsable e instruye:

- La revisión de documentos de acuerdo a disposiciones legales, institucionales, reglamentos facultativos o escuela, que norman las condiciones para conferir el Diploma Académico.

Page 25: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

- La verificación en kárdex a la conclusión del Plan de Estudios, certificados de notas, calificación por la modalidad de titulación elegida por el estudiante, y otros requisitos que cada Unidad Académica tenga y exija.

Si cumple las condiciones y exigencias, el

responsable de revisión de kardex emite informe

(proveído) favorable y procedente, sella, rubrica, hace

firmar al Director de Carrera o inmediato superior que

da su visto bueno, respaldando el resultado de la

revisión y verificación de datos, remite el informe con

toda la documentación respaldatoria a Dirección

Académica, donde se elabora una leyenda2 de

conformidad y aprobación, firma el Director de

Carrera y Director Académico3 que avalan y

refrendan el informe emitido.

Si no cumple las condiciones y exigencias, el

responsable de la revisión de kardex devuelve

inmediatamente la documentación con las

observaciones a Decanato o Dirección para su

registro y se devuelve a Trámites, unidad que podrá

devolver al interesado para que realice las enmiendas

correspondientes.

Se remite la documentación y el informe a la Unidad

de Trámites.

2 Leyenda: “El estudiante ha cumplido con el Plan de Estudios de la Carrera, por tanto es procedente la extensión del Diploma Académico de …….”. 3 Firma del Director de Carrera y Director Académico.

Page 26: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

5. TRAMITES

Recibe, revisa los documentos e introduce al Sistema

el resultado favorable u observado para su constancia.

Si el informe contiene observaciones comunica al

interesado sobre el estado del trámite para que

enmiende las observaciones encontradas.

Si el informe es favorable, con los datos registrados

del interesado se procede a la impresión4 del Diploma

Académico.

Preparación:

- Revisión y verificación de datos personales,

- Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración.

- Registro de datos en el Sistema5.

Se emite un listado que es el respaldo de la

numeración correlativa de los Diplomas Académicos.

Se envían todos los Diplomas Académicos

preparados que tienen una misma fecha de impresión

a la Facultad o Escuela,.

4 Impresión.- A partir de la aprobación mediante Resolución Rectoral del presente Manual de

Procedimientos, la Unidad de Trámites procederá a imprimir el Diploma Académico. 5 Sistema Informix:

- Número de trámite - Número del Diploma - Fecha de impresión del Diploma - Número de folio

Page 27: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

6. FACULTAD O ESCUELA

El Decano firma los Diplomas Académicos, en original

y copia y devuelve a Trámites.

7. TRÁMITES Recibe y deriva a Secretaría General y Rectorado

para firma de las autoridades universitarias

8. SECRETARÍA GENERAL

El Secretario General firma los Diplomas Académicos,

en original y copia y deriva a Rectorado.

9. RECTORADO El Rector firma los Diplomas Académicos, en original y

copia y envía a Trámites.

10. TRÁMITES Recibe los Diplomas Académicos firmados, introduce

al Sistema información con el número asignado a

cada uno de ellos, para proceder a la entrega del

original al interesado. La copia más el expediente

despacha a la custodia del Archivo Central.

Page 28: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

11. INTERESADO Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su

Diploma Académico portando su Cédula de Identidad

para la verificación de pertenencia.

Revisa sus datos personales y firma en conformidad.

12. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe la copia del Diploma Académico, respaldado

por el expediente completo que queda como

constancia de la legalidad del documento, para su

custodia.

********************

Page 29: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Título en Provisión Nacional de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN

1. Interesado. 2. Caja Central. 3. Trámites. 4. Secretaría General (Secretario General). 5. Rectorado (Rector). 6. Archivo Central

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

* Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios:

Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres.

* Informe de conformidad u observaciones, * Título en Provisión Nacional (original y copia), * Documentación respaldatoria (expediente Completo),

Page 30: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN DE TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

* Ficha de Filiación (Registro Personal) y Control de Documentos,

* Listado, que es respaldo de la numeración correlativa de los Títulos en Provisión Nacional.

*****************

Page 31: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DETITULO EN PROVISIÓN NACIONAL – UMSS - 2010

InteresadoSolicita requisitos,

inicia proceso

INICIO

Caja CentralEntrega valores

A

Trámites- Revisa ladocumentación

- Imprime Títuloen ProvisiónNacional

1

2

3

InteresadoFIN

ArchivoArchiva

Stría. GeneralSecretario General firma Títulos en

Provisión Nacional

Trámites- Introduce

informaciónal Sistema con el número asignado,

- Entrega Título enProvisión Nacional.

Lic. A. Elena Villarroel CorroOyM, mayo 2010

7

4

6

8

RectoradoRector firma Títulos

en Provisión Nacional

5

- Recibe DiplomaAcadémico,

- Adquiere requisitos,- Se apersona a Caja

Central,- Paga Valores (el

monto establecidose fundamenta en laR.R. vigente),

- Inicia proceso.

- Valorado para formu-lario de solicitud,

- Valorado para derechode impresión,

- Timbres.

Si cumple requisitos;- Registra datos en el

Sistema,- Llena formulario de

Solicitud,- Emite informe favorable

(expresa atribucioneslegales vigentes).

Con el informe favorable, registra

datos del interesadoen el Sistema.

No

Si

InteresadoRealiza

enmiendas

A

Preparación:Llenado de datos persona-les en la Ficha de Filiacióny Control de Documentos.Revisión y verificación dedatos personales,Preparación de datos:sellos, fotografías, timbres,numeración, Registro de datos en elSistema.

Se emite listado (es el respaldo de la

numeración correlativa de los

Títulos en Provisión Nacional).

Para custodia:- Copia del Título en Provisión Nacional,

- Ficha de Registro Personal y Control de documentos,

- Respaldado por el expediente completo.

- Solicita su Títuloen ProvisiónNacionalportando suCédula deIdentidad para laverificación depertinencia,

- Revisa sus datospersonales y

- Firma enconformidad.

Page 32: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DEL TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL - UNIDAD DE TRÁMITES.

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. INTERESADO Concluido el proceso de extensión del Diploma

Académico y en base a los REQUISITOS1 para optar

el Título en Provisión Nacional, se apersona a Caja

Central de la UMSS para el pago de valores, el monto

establecido se fundamenta en la Resolución Rectoral

vigente.

1 REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL:

Formulario de Solicitud para Título en Provisión Nacional.

Diploma Académico (fotocopia legalizada por Sección Archivos de la Universidad).

Certificado de Nacimiento (fotocopia).

Cédula de Identidad (fotocopia).

Acta de Examen de Grado o Proyecto (fotocopia) para las Facultades de: Derecho, Agronomía, Economía, Tecnología, Arquitectura, Humanidades y Sociología

Acta de Juramento (fotocopia) para la Facultad de Bioquímica y Farmacia.

Resolución Administrativa de Año de Provincia (original) extendida por SEDES para las Facultades de: Medicina, Odontología y Enfermería.

Dos fotografías actuales 4x5 a color, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca.

Derecho de impresión: • Nacionales: 701.- (Caja Central) • Extranjeros: 1.351.- (Caja Central)

Dos Timbres Universitarios (Caja Central) TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. LA ENTREGA DEL TÍTULO EN PROVISIÓN NACIONAL ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.

Page 33: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

2. CAJA CENTRAL UMSS

Recibe el monto establecido, y entrega los valores

universitarios que son: - Valorado para formulario de solicitud - Valorado para derecho de impresión - Timbres.

E indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites.

3. TRÁMITES Recibe y revisa la documentación.

Si cumple los requisitos, registra los datos en el

Sistema, previo llenado del Formulario de Solicitud,

emite el informe favorable, expresando las

atribuciones legales reconocidas por la Constitución

Política el Estado.

Si no cumple los requisitos, comunica al interesado,

sobre el estado del trámite para que realice las

enmiendas correspondientes.

Con el informe favorable registra los datos del

interesado en el Sistema, y procede a la impresión2

del Título en Provisión Nacional.

2 Impresión.- A partir de la aprobación mediante Resolución Rectoral del presente Manual de

Procedimientos, la Unidad de Trámites procederá a imprimir el Título en Provisión Nacional.

Page 34: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Preparación:

- Llenado de datos personales en la Ficha de Filiación y Control de Documentos3.

- Revisión y verificación de datos personales,

- Preparación de datos: sellos, fotografías, timbres, numeración,

- Registro de datos en el Sistema4.

Se emite un listado que es el respaldo de la

numeración correlativa de los Títulos en Provisión

Nacional.

Envía a Secretaría General para las respectivas firmas

de las autoridades universitarias.

4. SECRETARIA GENERAL

El Secretario General firma los Títulos en Provisión

Nacional en original y copia y deriva a Rectorado.

5. RECTORADO El Rector firma los Títulos en Provisión Nacional y

envía a Trámites.

3 Ficha de Registro Personal y control de documentos para la emisión de Títulos en Provisión Nacional (Ficha de Registro Personal y Control de Documentos).- Corresponde a los datos personales del interesado; incluye: fecha, grado y número de la extensión del Diploma Académico.

Se imprimen dos ejemplares: - Un original = para el interesado - Una copia = Archivo de la UMSS

4 Sistema Informix:

- Número del trámite - Número del Título - Fecha de impresión del Título en Provisión Nacional - Número de folio

Page 35: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

6. TRÁMITES Recibe la documentación firmada, introduce al

Sistema información con el número asignado para

proceder a la entrega del Título en Provisión Nacional

original al interesado y la copia más el expediente

pasa a custodia del Archivo Central.

7. INTERESADO Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su

Título en Provisión Nacional portando su Cédula de

Identidad para la verificación de pertinencia.

Revisa sus datos personales y firma en conformidad.

8. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe la copia del Título en Provisión Nacional,

Ficha de Registro Personal y Control de Documentos,

respaldado por el expediente completo, para su

custodia.

*****************

Page 36: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la Reválida de Diplomas Académicos o Títulos Extranjeros de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN

1. Interesado. 2. Caja Central. 3. Trámites. 4. Asesoría Legal. 5. Dirección de Planificación Académica. 6. Facultad o Escuela. 7. Vicerrectorado. 8. Secretaría General. 9. Rectorado. 10. Archivo Central

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

* Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios:

Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Valorado por Derecho de Reválida, Timbres.

* Recibo por derecho de Reválida,

Page 37: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

* Resolución Rectoral (un original y dos copias), * Documentación respaldatoria (Expediente Completo).

*****************

Page 38: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Solicitará a laUniversidad de origen

mediante Telegramao Fax, confirmación

sobre autenticidad del Diploma Académico o

Título Extranjero.

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UMSS - 2010

INICIO A

Lic. A. Elena Villarroel CorroOyM, mayo 2010

TrámitesRevisa docu-

mentación

No

Si

Asesoría LegalRevisa

documentación,emite informe

favorable.

A

InteresadoDará cumplimiento a las observaciones

notificadas

No

SiTrámitesHará cumplir Requisitos exigidos

VicerrectoradoRevisa doc. de autenticidad del Diploma o Título

Académico

Secretaría General

Emite R.R., firma Secretario General

2

3

6

Hará cumplir legalidad de firmas de autoridades:- Universitarias,- Cónsul o Embajador de

Bolivia y,- Cancillería de La Paz

(Bolivia).

Facultad o Escuela

Registra y emite informe favorable a

la Carrera

5

Indica al Interesadopagar por Derecho de Reválida el monto establecido según Resolución Rectoral

Si cumple requisitos:- Llena formulario de

solicitud,- Registra datos en el

Sistema.

No

SiTrámites

Informa al Interesado con las observaciones

pertinentes

Remite la doc. a la Carrera corres-pondiente, y en el plazo de 15 días, debe revisar y evaluar si cumple los requisitos mínimos de convalidaciónde: * Materias,

* Programas,* Planes de Estudio, y* Condiciones de egreso.

Remite la doc. A la Facultad o Escuela con el Telegrama o Fax de

Confirmación de la Universidad de origen.

Comité AcadémicoConsidera y

aprueba mediante Acuerdo Académico

7

Secretaría General

Revisa la doc.

Dirección de Planificación Académica

Analiza documentación

presentada

4

Procede de acuerdo a disposiciones legales.

InteresadoPresenta documentación de

acuerdo a REQUISITOS.Inicia proceso.

1

8

InteresadoPaga en Caja

Central

9

Caja CentralEntrega recibo

correspondiente

10

RectoradoFirma Rector

11

12

Entrega:- Una copia para el

Interesado,- Una copia remite a

Trámites.- Una copia con la doc.

envía al Archivo Central

Secretaría General

Desglosa R.R.

InteresadoRecibe copia

de R.R. que autoriza la reválida del

Diploma o Título Extranjero

15ArchivoArchiva

14

TrámitesFIN

RectoradoRector firma

Diploma o Título Extranjero

17

Trámites- Recibe Diploma

o Título original,- Copia de la R.R.- Estampa sello de

Reválida en el reverso del doc.

16

18

El expedientecompleto queda

como constanciade la legalidad del

documento,para su custodia.

Revisa y devuelve al Interesado el

Diploma o Título Extranjero, para

dar continuidad al trámite del Título en Provisión Nacional.

13

Page 39: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REVALIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS - UNIDAD DE TRÁMITES.

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. INTERESADO

Se apersona a la unidad de Trámites y presenta la

documentación de acuerdo a los REQUISITOS1

exigidos, con los que iniciará el proceso para el

trámite de Reválida2 del Diploma Académico o Título

Extranjero.

2. TRÁMITES Recibe y revisa la documentación.

Si cumple los requisitos, registra los datos en el

Sistema, previo llenado del formulario de solicitud y

remite toda la documentación al Departamento de

Asesoría Legal.

1 REQUISITOS PARA LA REVÁLIDA DE DIPLOMAS ACADÉMICOS O TÍTULOS EXTRANJEROS:

1. Formulario Valorado para trámite interno, dirigido al Rector de la UMSS. 2. Diploma o Título Extranjero original legalizado por las autoridades universitarias nacionales, Consulado o

Embajada Boliviana en el país de origen y la Cancillería de la República (ciudad de La Paz). (Acreditada su autenticidad será devuelto al Interesado),

3. Fotocopia del Diploma Académico o Título legalizado de acuerdo al punto1, 4. Planes de estudio, Programas por asignaturas o materias, modalidad de graduación, Certificado de Notas

en original (Legalizados de acuerdo al punto 1), 5. El Diploma Académico, Certificación de notas, Plan de Estudios y Programas Analíticos, expedidos en

otro idioma deberán ser traducidos al español con orden judicial, 6. Validación de la fotocopia de Cédula de Identidad y/o Pasaporte (para extranjeros); por la Unidad de

Archivos (para trámite interno), 7. Certificado de Nacimiento actualizado con sello seco para nacionales y para extranjeros legalizado según

punto 1, 8. Confirmación cablegráfica de la Universidad de origen sobre la autenticidad del Diploma Académico o

Título extranjero emitido por la Unidad de Trámites, 9. Fotocopia del Diploma de Bachiller legalizado por la Universidad de origen. Para extranjeros, Certificado

de haber cursado y aprobado el Bachillerato o la Secundaria, legalizado según punto 1.

2 REVÁLIDACIÓN.- Es el trámite que reconoce el valor legal del Título.

Page 40: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Si no cumple los requisitos, devuelve la

documentación al Interesado para que dé

cumplimiento a las observaciones notificadas.

La Unidad de Trámites solicitará a la Universidad de

origen mediante Telegrama o Fax, la confirmación

sobre autenticidad del Diploma Académico o Título

Extranjero.

3. ASESORÍA LEGAL

Recibe y revisa la documentación en la que hará

cumplir la legalidad de firmas de las autoridades

universitarias, Cónsul o Embajador de Bolivia y

Cancillería de La Paz (Bolivia).

Si cumple con los requisitos, emite un informe

favorable y envía la documentación a la Dirección de

Planificación Académica (DPA).

Si no cumple con los requisitos, devuelve la

documentación a la Unidad de Trámites.

4. DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA

Revisa y analiza la documentación presentada y

procede de acuerdo a disposiciones estatutarias y

envía a la Facultad o Escuela correspondiente.

5. FACULTAD O ESCUELA

Recibe, registra y remite a la Carrera correspondiente,

para que en el plazo de 15 días revise y evalúe si

cumple los requisitos mínimos de convalidación de

Materias, Programas, Planes de Estudio y condiciones

de Egreso.

Page 41: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Si no cumple las condiciones, la Facultad o Escuela

devuelve inmediatamente la documentación con las

observaciones a Trámites para que informe al

Interesado.

Si cumple las condiciones, emite un informe favorable

a la Carrera y remite a Decanato para que evalúe y

considere el Consejo Facultativo. Con la Resolución

Facultativa, envía los documentos a Vicerrectorado.

6. VICERREC-TORADO

Recibe, revisa los documentos que remite la Facultad

o Escuela con el Telegrama o Fax de Confirmación de

la autenticidad del Diploma o Título Extranjero de la

Universidad de origen, pasa a consideración del

Comité Académico.

7. COMITÉ ACADÉMICO

Revisa, considera y aprueba mediante un Acuerdo

Académico y remite a Secretaría General.

8. SECRETARÍA GENERAL

Recibe y revisa toda la documentación e indica al

Interesado pagar en Caja Central de la Universidad

por Derecho de Reválida el monto establecido según

Resolución Rectoral.

Page 42: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

9. INTERESADO Paga en Caja Central de la Universidad el monto

establecido por Resolución Rectoral.

10. CAJA CENTRAL Recibe el monto establecido, y entrega al Interesado

el recibo correspondiente para que presente en

Secretaría General.

11. SECRETARÍA GENERAL

Recibe el valorado emitido por Caja Central por

derecho de Reválida, emite la Resolución Rectoral,

firma el Secretario General y envía a Rectorado.

12. RECTORADO El Rector Firma la Resolución Rectoral y envía a

Secretaría General.

13. SECRETARÍA GENERAL

Desglosa la Resolución Rectoral (RR) y entrega:

- Una copia para el Interesado, - Una copia remite a Trámites y - Un original con la documentación respaldatoria

(expediente completo) envía a la Unidad de Archivo Central.

Page 43: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

14. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe la Resolución Rectoral (RR), archiva y

respalda con el Expediente Completo, que queda

como constancia de la legalidad del documento, para

su custodia.

15. INTERESADO Recibe la copia de la Resolución Rectoral (RR) que

autoriza la Reválida, adjunta el original del Diploma o

Título Extranjero y presenta a la Unidad de Trámites.

16. TRÁMITES Recibe el Diploma o Título original, copia de la

Resolución Rectoral (RR) y estampa el Sello de

Reválida en el reverso del documento y remite a

Rectorado.

17. RECTORADO El Rector firma el Diploma o Título Extranjero y envía

a la Unidad de Trámites.

18. TRÁMITES Recibe, revisa y devuelve al Interesado el Diploma o

Título Extranjero, para dar continuidad al trámite del

Título en Provisión Nacional por Revalidación.

********************

Page 44: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN CERTIFICADO SUPLETORIO

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

OBJETIVO Disponer de un instrumento normativo que regule el proceso para la extensión de Certificado Supletorio de la Unidad de Trámites. RESPONSABLES Y UNIDADES QUE INTERVIENEN

1. Interesado. 2. Caja Central UMSS. 3. Trámites. 4. Archivo Central. 5. Secretaría General (Secretario General). 6. Rectorado (Rector).

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

* Monto de dinero por pago de valores universitarios, * Valores Universitarios:

Valorado para formulario de solicitud, Valorado para derecho de impresión, Timbres.

* Documentación respaldatoria (expediente Completo),

Page 45: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

EXTENSIÓN CERTIFICADO SUPLETORIO

ELABORADO POR: GESTION REVISADO Y SUPERVISADO POR:

Lic. Aibi Elena Villarroel Corro 2010 Ing. Guido Gómez U.

UMSS

* Fotocopia del original del documento perdido, destruido u otros (Diplomas, o Títulos, o Certificados de Pregrado, o Diplomas o Títulos de Posgrado – resguardados y custodiados en el Archivo Central de la UMSS).

* Informe favorable, * Certificado Supletorio original y copia.

*****************

Page 46: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UMSS - 2010

INICIO

A

Lic. A. Elena Villarroel CorroOyM, mayo 2010

- Inicia proceso para laobtención delCertificado Supletorio,

- Paga Valores enCaja Central.

Valores Universitarios:- Valorado para formu-

lario de solicitud,- Valorado para derecho

de impresión, y- Timbres.

Caja Central- Recibe monto

establecido,- Entrega valores.

2

- Registra datos del inte-resado en el Sistema,

- Mediante proveídopasa solicitud para verificación, e

- Informe.

TrámitesRevisa la

documentación e informa.

3

InteresadoSolicita

REQUISITOS, Inicia proceso

1- Registra datos del

Interesado en elSistema,

- Incluye además:* toma de razón,* fojas,* fecha.

Trámites- Imprime Certificado

Supletorio- Firma Responsable.

5

A

ArchivoCentral

Verifica e informa favorablemente

Expediente:Incluye fotocopia del original del documento perdido, destruido y otros análogos.

4

Stria. GeneralSecretario

General firma

RectoradoRector firma

6

7 Certificado Supletorio en original y copia.

Certificado Supletorio en original y copia.

InteresadoFIN Archivo

Archiva

9

10

- Solicita su CertificadoSupletorioportandoCédula deIdentidad paraverificación depertinencia,

- Revisa susdatospersonales, y

- Firma en conformidad.

Para custodia:- Copia de Certificado

Supletorio,- Respaldado por el

expediente completo.

Trámites- Introduce infor-

mación en elSistema,

- Entrega Certifi-cado Supletorio.

8

Prepara y registra en el Sistema.

Page 47: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EXTENSIÓN DE CERTIFICADO SUPLETORIO - UNIDAD DE TRÁMITES.

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1. INTERESADO Se apersona a la unidad de Trámites e Informaciones

donde solicita los REQUISITOS1 con los que iniciará

el proceso para la obtención del Certificado

Supletorio2.

De acuerdo a los requisitos, paga valores en Caja

Central de la UMSS.

2. CAJA CENTRAL UMSS

Recibe el monto establecido, y entrega los valores

universitarios que son: - Valorado para formulario de solicitud, - Valorado para derecho de impresión, y - Timbres.

1 REQUISITOS PARA LA EXTENSIÓN DEL CERTIFICADO SUPLETORIO:

Formulario de solicitud para Certificado Supletorio Bs.50.- (Caja UMSS).

Dos fotografías actuales 4x5 a colores, fondo rojo. • Varones: Terno y corbata. • Damas: blusa blanca.

Derecho de impresión.

Para Diplomas de Bachiller será el 100% más del precio actual, tomando en cuenta la categoría del establecimiento educativo (Caja UMSS).

Para Diplomas Académicos y Títulos en Provisión Nacional será el 100% más del precio actual (Caja UMSS).

Fotocopia de la Cédula de Identidad.

Dos timbres universitarios. TODOS LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES DEBEN SER PRESENTADOS EN UN ARCHIVADOR RÁPIDO. EL RECOJO DEL CERTIFICADO SUPLETORIO ES PERSONAL CON CEDULA DE IDENTIDAD VIGENTE.

2 CERTIFICADO SUPLETORIO = Es el documento legal que reemplaza al Diploma o Título original oficialmente expedido por la Universidad Mayor de San Simón. En caso de pérdida, destrucción y otros análogos reemplaza legalmente al original del Diploma de Bachiller, Diploma Académico, Título en Provisión Nacional, Certificados, Diplomas y Títulos de Postgrado no se otorgará uno nuevo (original) ni aún en calidad de duplicado, debiendo franquearse únicamente Certificado Supletorio. El Certificado Supletorio deberá estar firmado por el Rector y refrendado por el Secretario General, debiendo adherirse como medio de seguridad una fotografía actualizada del interesado (Decreto Ley de 6 de diciembre de 1937 Art. 8).

Page 48: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

E indica al interesado que se apersone a la ventanilla de Trámites.

3. TRÁMITES Recibe y revisa la documentación.

Registra los datos del Interesado en el Sistema y

mediante proveído pasa la solicitud a la Unidad del

Archivo Central de la UMSS para su verificación y

correspondiente informe.

4. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe el expediente para su verificación e informa

sobre la pertinencia de la solicitud.

Devuelve la documentación a la unidad de Trámites

con el informe favorable e incluye la fotocopia del

original del documento perdido, destruido u otros

análogos (Diploma de Bachiller o Diploma

Académico o Título en Provisión Nacional o

Certificados o Diplomas o Títulos de Postgrado –

resguardados y custodiados en esta Unidad).

5. TRÁMITES Recibe la documentación y con el informe favorable

procede a la impresión del Certificado Supletorio

original y copia.

Page 49: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

Registra los datos del Interesado en el Sistema e

incluye además, la toma de razón, fojas y fecha,

finalmente firma el responsable de la Unidad de

Trámites.

Prepara, registra en el Sistema y envía a firmas de las

autoridades.

6. SECRETARIA GENERAL

El Secretario General firma el Certificado Supletorio

en original y copia y deriva a Rectorado.

7. RECTORADO El Rector firma el Certificado supletorio en original y

copia y envía a Trámites.

8. TRÁMITES Recibe la documentación firmada, introduce al

Sistema con el número asignado para proceder a la

entrega del Certificado Supletorio al interesado o

apoderado legal.

Page 50: UMSS - Manual procedimientos extender titulos y certificados

Organización y Métodos – UMSS

9. INTERESADO Se presenta en la Unidad de Trámites, solicita su

Certificado Supletorio portando su Cédula de

Identidad para la verificación de pertinencia.

Revisa sus datos personales y firma en conformidad.

10. ARCHIVO CENTRAL DE LA UMSS

Recibe la copia del Certificado Supletorio con el resto

de los documentos, para su custodia.

*****************