U.D.4. LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

•4.1. Proceso de dirección. Concepto y funciones.-•4.2. Función de planificación.-

•A. Clasificación de los planes.• B. Etapas del proceso de planificación.

•4.3. Función de organización.-•A. La organización del trabajo.•B. La organización formal.•C. La organización informal.

•4.4. Función de gestión.-•A. Funciones del directivo.•B. Toma de decisiones.

•4.5. Función de control.-

4.1. Proceso de dirección. Concepto y funciones.-

Combinar factores humanos + factores materiales:consecución objetivos.

•PLANIFICAR

•ORGANIZAR

•GESTIONAR

•CONTROLAR

4.2. Función de planificación.-

A. Clasificación de los planes.-- Clasificación de los planes por su naturaleza y características.-

- Metas: fin primordial de la empresa.

- Objetivos: afectan a toda la empresa.

- Subobjetivos: afectan a áreas concretas de la empresa.

• Criterios para establecer objetivos:

•- Realistas: en recursos de la empresa, adaptándose al entorno...

•- Prioridades entre objetivos y subobjetivos: coste oportunidad.

•- Minimizar los imprevistos y los costes.

• Características de los objetivos:

•- Políticas: Principios básicos que guían las decisiones.

•- Procedimientos para ejecutar la acción.

•- Reglas de la empresa.

•- Presupuestos: Contabilidad de los planes.

4.2. Función de planificación.-

A. Clasificación de los planes.-- Clasificación de los planes por su dimensión temporal.-

- Planes a largo plazo: + 5 años (estructurales)

- Planes a medio plazo: 1-5 años

- Planes a corto plazo: < 1año (ejercicio eº)

•- Clasificación de los planes por funciones o departamentos.-

4.2. Función de planificación.-

B. Etapas del proceso de planificación.-

1. Análisis del punto de partida. Necesidades del mercado.

2. Fijación de los recursos.3. Creación de alternativas / líneas de actuación.4. Evaluación de alternativas.5. Elección de una de las alternativas.6. Control y determinación de desviaciones.

4.3. Función de organización.-

Etapas de la función de organización.-1. Jerarquía de los mandos. Control y ejecución tareas.2. Funciones y objetivos claros y concretos.3. Delimitación de responsabilidades.4. Vías de comunicación claras y definidas.

La comunicación interna en la empresa.-1. Comunicación vertical

a. Ascendente: a través de quejas, sugerencias, ideas.b. Descendente: a través de órdenestareas, objetivos

1. Comunicación horizontal1. Se produce entre individuos del mismo nivel jerárquico.

Comunicación empresa oral (mensaje claro) y escrita.

4.3. Función de organización.-

A. La organización del trabajo.-1. Escuela de la organización científica del trabajo:- Frederick W. Taylor racionalización del trabajo;eliminación de tiempos muertos;- Oficina técnica: organización de tareas/ sistema rígido.- Principios fundamentales:

* Análisis y diseño de cargos y tareas.* Especialización.* Reparto de responsabilidades.* Racionalización del trabajo.* Incentivos salariales según productividad.

- Aspectos negativos: monotonía en el trabajo=> fatigalaboral.

4.3. Función de organización.-

A. La organización del trabajo.-1. Escuela de la organización científica del trabajo:

- Principios del sistema de Fayol:* División del trabajo.* Jerarquía bien definida.* Unidad de mando y dirección.* Remuneración equitativa y satisfactoria.* Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

4.3. Función de organización.-A. La organización del trabajo.-

2. Escuela de relaciones humanas (Elton Mayo).-- Aborda el problema del cansancio y la fatiga causados porel taylorismo.- Experimento de Hawthorne de la Cía. Western ElectricCo. importancia de las relaciones humanas en laempresa.- Conclusiones del experimento:

* Existencia de incentivos distintos a los materiales.* Preocupación de la empresa por los sentimientos del

trabajador.* El hombre no es una máquina.

- Posteriormente nació una corriente teórica que introdujoel concepto de motivación en el trabajo (Herzberg yMaslow)

4.3. Función de organización.-La motivación en el trabajo.-- Motivación necesidades individuales.

- Cada empresa: debe buscar incentivos que motiven a sus trabajadores=> mayor rendimiento.

- Incentivos utilizados:

- El dinero: satisface necesidades básicas y de consumo, asícomo de estatus social.

- Expectativas de futuro: posibilidad de ascenso en la empresa.- Reconocimiento del trabajo: independientemente del puesto

que se ocupe en la jerarquía de la empresa.- Colaboración en el trabajo: a través de la delegación,

otorgando responsabilidades que el trabajador se sientaparte imprescindible del funcionamiento de la empresa.

4.3. Función de organización.-La pirámide de las necesidades de Abraham H. Maslow.-

Necs. autorrealizaci

ón

Necesidades de autoestima

Necesidades sociales

Necesidades de seguridad

Necesidades fisiológicas

4.3. Función de organización.-B. La organización formal.-

Concepto: estructura definida en la empresa donde se sitúaa cada trabajador en el puesto que más le convenga.- Identificación de su papel y responsabilidad a asumir.

Estructura organizativa:Criterios de división de la estructura de la empresa:- División en departamentos por funciones:especialización.- División en departamentos por zonas geográficas: mejorcustome carer.- División en departamentos por producto: en empresasque fabrican más de un producto.- División en departamentos por procesos: según las fasesde la cadena de producción.

4.3. Función de organización.-

Modos de relacionarse en la empresa:- Relaciones lineales: orden cumplimiento de laorden.- Relaciones de staff (asesores) porespecialistas.- Relaciones funcionales especialistas conautoridad absoluta.

4.3. Función de organización.-Modelos de Estructura organizativa:A. Modelo lineal o jerárquico.-- Pº de mando: órdenes de un superior.

- Ventajas: simple (para pymes y empresas con un solo producto), un jefepor departamento que da órdenes, rapidez en la toma de decisiones.

- Inconvenientes: poca flexibilidad, excesiva concentración autoridad.

Direc. Gral.

Direc. Producc.

Direc. Montaje

Direc. Acabados

Direc.Financiero

Empleados

CONS. ADMÓN

Direc.Comercial

Empleados

4.3. Función de organización.-Modelos de Estructura organizativa:A. Modelo funcional.-- Pº de funcionalidad: especialización por tareas.

- Ventajas: comunicación directa; decisiones por especialidad.

- Inconvenientes: órdenes de diversos jefes; puede crear conflictos.

Direc. Gral.

Direc. Producc.

Direc.Financiero

Empleados

CONS. ADMÓN

Direc.Comercial

Direc.Comercial

4.3. Función de organización.-Modelos de Estructura organizativa:A. Modelo en línea y de asesoramiento (staff).-- Estructura jerárquica con asesoramiento (sin autoridad).

- Ventajas: unidad de mando; decisiones asesoradas.

- Inconvenientes: decisiones lentas; conflictos con el staff; incremento decostes de asesoramiento.

Direc. Gral.

Direc. Producc.

Direc. Montaje

Direc. Acabados

Direc.Financiero

Empleados

CONS. ADMÓN

Direc.Comercial

Empleados

Staff

4.3. Función de organización.-Modelos de Estructura organizativa:A. Modelo en comité.-- Decisión conjunta de los jefes de las diferentes áreas.

- Ventajas: decisión elaborada desde varias perspectivas; más implicaciónde las personas en la empresa.

- Inconvenientes: decisiones lentas: hay varios jefes en la toma dedecisiones; pueden influir las fobias y filias.

A. Modelo matricial.-• Propio de grandes industrias (desarrollo de proyectos concretos).

• Combina mínimo dos variables: funciones y proyectos.

• Doble autoridad: director del proyecto (horizontal) y director dedepartamento

• Ventajas: organización flexible limitada a los proyectos.

• Inconvenientes: dificultada de coordinación entre áreas; conflictosentre directores.

4.3. Función de organización.-

Organigramas:A. Concepto: representación gráfica de la estructura de la

organización de una empresa.B. Requisitos:• Diferenciar los elementos de la empresa.• Mostrar los niveles y posición jerárquica.• Fácil comprensión.• Sencillo: lo indispensable.A. Clasificación según su forma:• Organigramas verticales: Las posiciones más elevadas

tienen más autoridad. Ejs: los vistos hasta ahora en losmodelos de estructura organizativa.

4.3. Función de organización.-Organigramas:A. Clasificación según su forma:• Organigramas horizontales: Las posiciones más a la izquierda

tienen más autoridad.

Nivel IVEmpleados

Nivel IIINivel IINivel I

Director Gral.

DirectorProducción

Directormontaje

Directoracabados

Director financiero

DirectorI+D

DirectorcontabilidadDirector

Comercial

4.3. Función de organización.-Organigramas:A. Clasificación según su forma:• Organigramas radiales: Las posiciones más concéntricas tienen más

autoridad.

Director Gral.

Directores de Departamentos

Jefes de Áreas departamentales

4.3. Función de organización.-Organigramas:A. Clasificación según su finalidad:• Organigramas informativos: Información global de la empresa

• Organigramas de análisis: detalle de toda la estructura de laempresa.

A. Clasificación según su extensión:• Organigramas generales: estructura departamental de la empresa.

• Organigramas detallados: departamento concreto de la empresa.

A. Clasificación según su contenido:• Organigramas estructurales: representan las unidades de la

empresa y sus relaciones.

• Organigramas de personal: indican los nombres de las personas yel cargo que ocupan.

• Organigramas funcionales: muestran la composición de lasunidades de la empresa.

4.3. Función de organización.-La organización informal.-• Está formada por el conjunto de relaciones personales y

sociales surgidas espontáneamente dentro de la empresa.• Circunstancias que favorecen el nacimiento de la organizac.

Informal:• Relacionarse es consustancial al ser humano.• Aparición de líderes espontáneos.• Necesidad de hacer reivindicaciones a la empresa.

• Son grupos no predeterminados: generan información(rumores) y modos de actuación no oficiales.

• Si no existe una buena estructura organizativa formal, laorganización informal suple esta deficiencia para poderrealizar el trabajo.

4.4. Función de gestión.-Gestionar: lograr que las personas que integran la empresa

realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivosmarcados.

• Altos Cargos planifican a largo plazo

Jefes de Dptos. ejecución y control

Directivos asignación y control

de de tareas a trabajs.

AltaDirección

Nivel Intermedio

Nivel de gestión

4.4. Función de gestión.-A. Funciones del directivo• Tareas a realizar: procesos para alcanzar los objetivos.• Transmisión de dichas tareas a los trabajadores.• Instrucciones sobre cómo realizar las tareas (métodos y

procedimientos)• Crear un clima laboral adecuado: motivación.

A. Estilos de dirección• Las técnicas de administración de empresas se aprenden.• Estilo autoritario: órdenes imperativas; sin empatía.• Estilo democrático: decisiones participativas.• Estilo laissez-faire: dejar hacer.

4.4. Función de gestión.-A. Estilos de dirección según Douglas McGregor:1. Teoría X:• Hay trabajadores que odian el trabajo (trepalium).• No quieren asumir responsabilidades.• Prefieren recibir órdenes.• No les gustan los cambios; prefieren lo conocido.1. TeoríaY:• Hay trabajadores que les gusta trabajar, les estimula y les realiza.• Creen que el esfuerzo desarrollado en el trabajo es como el efectuado

en un juego o deporte.• Son creativos.• Quieren asumir responsabilidadesSegún el directivo sea de una teoría u otra, tendrá distintas forma de dirigir:autoritario en la Tª X y democrático en la TªY.Teoría Z de William Ouchi (“método japonés”): sugiere que losindividuos no desligan su condición de seres humanos a la de empleados yque la humanización de las condiciones de trabajo aumenta la productividadde la empresa y a la vez la autoestima de los empleados.

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-Forrester: convertir la información en acción1. Etapas de la toma de decisiones:• Definir el objetivo.• Anamnesis de información objetivo.• Hipótesis sobre el comportamiento variables

(previsiones)• Diseñar alternativas.• Evaluación de alternativas.• Selección alternativa: toma de decisión.• Ejecutar actuaciones previstas.• Control de las previsiones.

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: elementos.-• Estrategias: alternativas a escoger (variables

controladas)• Estados de la naturaleza: Situaciones que nos

podemos encontrar (variables no controladas)• Resultados esperados: en las estrategias, según

los estados de la naturaleza (estimaciones,predicciones, estudios, …)

• Predicciones de la probabilidad de que seproduzca en cada uno de los estados de lanaturaleza.

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: elementos.-

Sucesos investigados1 2 3

Estados de la naturalezaLluvia Frío Calor

Probabilidades30% 45% 25%

Abrigos de lana150 600 25

Gabardinas300 50 100

Chaquetas75 -50 500

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: criterios de decisión.-Según el grado de conocimiento de los estados de la naturaleza:• Situación de certeza: Cuando hay un estado único.• Situación de riesgo: existen diversos estados de la

naturaleza y las probabilidades de cada uno.• Situación de incertidumbre: se desconoce la probabilidad de

cada uno de los posibles estados de la naturaleza.La matriz de decisión: decisiones según la situación decerteza.-

-Sólo hay que valorar los diferentes desenlaces y elegir laestrategia más favorable.

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según la situaciónde riesgo.--Calcular la esperanza matemática de cada alternativa yelegir la que presente un valor esperado máximo.-V (abrigos lana)=(0,3*150)+(0,45*600)+(0,25*25)=321,25-V (gabardinas)=(0,3*300)+(0,45*50)+(0,25*100)=137,5-V (chaquetas)=(0,3*75)+(0,45*-50)+(0,25*500)=125

-La elección de este criterio condiciona a que si se da elestado de la naturaleza con menos probabilidad (calor), laempresa debe estar preparada para soportar unos pingüesbeneficios.

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según la situación deincertidumbre.-

- No saber la probabilidad de los estados de la naturaleza.Criterio pesimista o de Wald: el que elegiría una persona quecreyese que una vez escogida una estrategia, se presentaría el estadode la naturaleza más desfavorable.

• Criterio maxi-min: máx. entre mín.: el valor + alto entre los +bajos de cada estrategia

Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor

Abrigos de lana 150 600 25

Gabardinas 300 50 100

Chaquetas 75 -50 500

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según la situación deincertidumbre.-Criterio pesimista o de Wald.-• Criterio mini-max: mín. entre máx.: el valor + bajo entre los +altos de cada estrategia.

Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor

Abrigos de lana150 600 25

Gabardinas300 50 100

Chaquetas75 -50 500

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según la situación deincertidumbre.-Criterio optimista.-Elegiría la estrategia que le proporcionase el mejor resultado (maxi-max/mini-min).

Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor

Abrigos de lana150 600 25

Gabardinas300 50 100

Chaquetas75 -50 500

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según lasituación de incertidumbre.-Criterio de Laplace.-Se asigna a cada estado de la naturaleza la mismaprobabilidad, se calcula el valor monetario de cadaestrategia y se elige el valor esperado más alto.

-V (abrigos lana)=(1/3*150)+(1/3*600)+(1/3*25)=258,3-V (gabardinas)=(1/3*300)+(1/3*50)+(1/3*100)=141,6-V (chaquetas)=(1/3*75)+(1/3*-50)+(1/3*500)=175

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según la situación deincertidumbre.-Criterio de Hurwicz.--Combina el criterio pesimista y el optimista.-Coeficiente de optimismo, α, entre 0 y 1. (valor subjetivo)-Coeficiente de pesimismo= 1- αCrit. Hurw.= (Mejor resultado* α )+(peor resultado*1- α)-V (abrigos lana)=(600*0,7)+((25*(1-0,7))=427,5-V (gabardinas)=(300*0,7)+((50*(1-0,7))=225-V (chaquetas)=(500*0,7)+((-50*(1-0,7))=335Si otorgásemos un valor 0 al coeficiente de optimismo, la alternativasería la fabricación de gabardinas

4.4. Función de gestión.-A. Toma de decisiones.-La matriz de decisión: decisiones según la situación deincertidumbre.-Criterio de Savage.-- Personas con miedo a equivocarse matriz de oportunidad:lo que se deja de ganar por escoger una estrategia equivocada.

- 1º. Al valor más alto de cada estrategia, según el estado, se leasigna 0 (Gabardinas)

- 2º. Se resta a este valor más alto los resultados de lasdemás estrategias= lo que dejamos de ganar en los demásdesenlaces.

- 3º. Se elige el valor más alto de cada estrategia y de éstosse escoge el más bajo (mini-max)

Esto significa escoger el valor más bajos para minimizar laspérdidas en el supuesto de equivocarse con la estrategia.

4.4. Función de gestión.-1º Criterio de Savage.- Asignación 0 al valor + alto (laestrategia con más beneficios según cada estado)

Sucesos investigados 1 2 3

Estados de la naturaleza Lluvia Frío Calor

Abrigos de lana 150 600=0 25

Gabardinas300=0 50 100

Chaquetas75 -50 500=0

4.4. Función de gestión.-2º Criterio de Savage.- Cálculo de lo que se deja de ganar

Sucesosinvestigados

1 2 3

Estados de la naturaleza

Lluvia Frío Calor

Abrigos de lana300-150 = 150 0 500-25=475

Gabardinas0 600-50=550 500-100=400

Chaquetas300-75 = 225 600-(-50)=650 0

4.4. Función de gestión.-3º Criterio de Savage.- Se escoge el valor más alto de cadaestrategia y de éstos, el más bajo.

Sucesosinvestigados

1 2 3

Estados de la naturaleza

Lluvia Frío Calor

Abrigos de lana 150 0 475

Gabardinas 0 550 400

Chaquetas 225 650 0

4.4. Función de gestión.-Árbol de decisión.- Para procesos en los que hay que tomarmás de una decisión; representa la información disponible ytodas las alternativas posibles.Fases de elaboración de un árbol de decisión.-1. Definir meta, acciones posibles, acontecimientos y

decisiones.2. Representación alternativas: árbol.3. Determinar los resultados y marcar puntos finales.4. Anotar probabilidad suceda cada acontecimiento.Elementos.-

Puntos de decisión• Acontecimientos = estado de la naturaleza• Resultados esperados

4.4. Función de gestión.-Árbol de decisión.-

4.5. Función de control.-Concepto: verificar que todo salga según lo previsto en laplanificación.

Etapas de control:1. Fijar estándares: de producción, de tiempos…2. Medir las actividades conforme los estándares.3. Corregir las desviaciones.

Técnicas de control:1. Auditoría (interna/externa): verifica la planificación en relación a

la contabilidad o a la rentabilidad de los recursos. Las auditoríasexternas pueden ser: de cuentas, operativa y la ecoauditoría.

2. Control de presupuesto: relación costes-ingresos.3. Estadística: