Tutorial básico Excel 2007

7/31/2019 Tutorial bsico Excel 2007

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TUTORIAL BSICO DE EXCEL

Formatos, frmulas, macros y grficos.

Basado en Excel 2007


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Pantalla principal de Excel

Men de Excel Control de ventana

Celdas (espacio de trabajo)


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Inicialmente, vamos a ingresar datos; la idea es tenerun listado corto de alumnos, a los cuales lesasignaremos calificaciones. Solo seleccione la celda

sobre la cual desea ingresar dato,y escribe sobre ella.


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Una vez ingresados los datos,seleccione los mismos.Aplicaremos bordes (para quesean visibles, en forma decuadrcula, para cada celda). Hagaclic en el control que se observa.


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COMENZANDO CON LASFATDICAS FRMULAS


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Procederemos a escribir una frmula para calcular el promediode cada alumno. Posicionamos el cursor en la celda que ir elresultado. A continuacin escribimos el signo =, como se muestraen la figura.

Nota : Para cualquier frmula, ya sea suma, desviacin estndar, si,concatenar, etc., debemos escribir antes, el signo igual ( = ).


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Una vez escrito el signo =, se activa el control de frmulas, si nose encuentra a la vista la que deseamos, seleccionamos Msfunciones. Para este ejemplo, se visualiza la funcinPROMEDIO ,hacemos clic sobre sta.


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La ventana de parmetros de funciones, la podemos mover, para visualizar

datos de las celdas.Arrastre del encabezado de la ventana.


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Una vez que seleccionamos datos y damos clic en aceptar, la operacinse realizar automticamente.Para realizar la misma operacin con los dems alumnos, no es necesarioescribir nuevamente la frmula, sta se puedecopiar . Site el puntero

del mouse en la esquina inferior derecha de la celda, y arrastre haciaabajo, tantos lugares sea necesario. Verificar que se aplicar la funcin las dems celdas adyacentes.


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En la columna de estado requerimos saber si el estudiante esAPROBADO o REPROBADO , para lo cual insertaremos la funcinSI .Como haba comentado, hacemos clic en la celda donde queremos elresultado, y escribimos el signo =. En el control de funciones,seleccionamosSI .


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La lgica de los parmetros es ver si el promedio es menor que 6. En

caso de ser verdadero, entonces el alumno es REPROBADO, en casocontrario, el alumno es APROBADO.

Prueba lgica :si el promediodel alumno esmenor que 6


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De la misma forma que en el ejemplo anterior, la funcin puede seraplicada a las dems celdas (los dems alumnos). Seleccionamos laesquina inferior derecha de la celda, y arrastramos hacia abajo, serealizar la prueba con los datos adyacentes.


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ALGUNOS FORMATOS APLICABLESA CELDAS


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Para ajustar el nmero de decimales, debemos seleccionar el rango dedatos a aplicar formato, y dar clic en los controles de ajuste de decimales(aumentar y disminuir decimales), de acuerdo al formato deseado.


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Tambin podemos aplicar otros formatos, por ejemplo, uno de utilidaden una boleta, podra ser, marcar con rojo las calificaciones

reprobatorias, u otros que cumplan cierta condicin, a esto se ledenominaformato condicional .Primero debes seleccionar el rango de datos y elegir Formatocondicional


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La lgica es establecer una condicin para aplicar un formato. Una vezestablecida la condicin, (por ejemplo, cuando el valor de la celda, seamenor a 6) procedemos a la aplicacin del formato.


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Debemos elegir elformato, para losvalores que cumplan lacondicin, en esteejemplo, cambiaremosel color de la fuente.


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Con lo anterior, se aplicar el formato deseado a losvalores que cumplan la condicin.


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Conviene etiquetar nuestras hojas de trabajo, por default se crean tres,pero les vamos a asignar nombres. Para este ejemplo, ddoble clicsobre el nombre de la hoja y elija otro, acorde a la informacinpresentada,en este caso, le llamaremos datos. La hoja 2 la nombraremosboleta, y la hoja 3,grfica.


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AL FINLAS MACROS


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Antes de iniciar conMacros , debemos configurar a excel para

permitir su ejecucin. Damos clic en lasOpciones de excel .


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Seleccionamos la opcinCentro de confianza


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En la opcinConfiguracin de macros , marcamos laopcinHabilitar todas las macros .


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IMPORTANTE : Las operaciones a realizar harn referencia aDatos deprueba, que es una seccin en la cual temporalmente secopiarn datos

para trabajar en lasMacros . Aunque la seccin no contenga datos, serequiere tomar los valores de esas celdas para el buen funcionamiento delasMacros .


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En la hojaboleta, tenemos un esquema o formato deboleta, que utiliza los datos de prueba de la hojadatos .Ahora hay que asignar los valores. En el ejemploutilizaremos la funcinCONCATENAR ; la idea esextraer el apellido paterno, apellido materno y nombre auna sola celda. Posicionamos el cursor donde deseamosel nombre completo, escribimos el signo =, y en el panelde funciones, seleccionamosMs funciones


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Seleccionamos la funcinCONCATENAR .


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Los datos a utilizar no estn en la misma hoja, recuerda que utilizaremoslos datos de la hojadatos . Deseamos extraer varias celdas quecorresponden al nombre completo, por lo tanto los parmetros deben ser

elegidos de la siguiente manera: texto1 debe hacer referencia al campo APMAT de datos de prueba dedatos, texto3 a AP MAT dedatos, texto5 aNOMBRE dedatos, todos separados por espacios en texto2 y texto4.


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Para asignar las calificaciones, es ms sencillo, escriba elsigno = donde desee el dato, y a continuacin seleccioneel dato a extraer, en este ejemplo, site en calificacin de

espaol


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y seleccione la celda que corresponde a la calificacin

de espaol en los datos de prueba de la hojadatos .PresioneENTER al finalizar.


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Para las calificaciones de Matemticas y Ciencias, comoen los ejemplos anteriores, podemoscopiar la frmula.Arrastre hacia abajo,desde la esquina inferior derecha.


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Ahora insertaremos autoformas en lahoja datos . Damos clic en el menInsertar , y seleccionamos la autoformade nuestro agrado. La intencin deagregar autoformas, es asignarles lafuncin de botn de accin, es decir, querealicen alguna funcin cuando se les dclic.


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Si ya insert la primera autoforma, puede realizar lamisma operacin para las dems celdas, o bien puedeabreviarlo de la siguiente manera: arrastre la autoforma a

otra posicin, presionando la teclaCONTROL ; vercomo seclona la autoforma.


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La macro consiste en copiar los datos de algn alumno en la regin deprueba. Vamos a realizar la macro del alumno CHRISTIAN. En el menVista elija el botnMacros , en la opcinGrabar macro


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Asgnele un nombre, en el ejemplose le asigna CHRISTIAN. Damosclic en Aceptar.


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Ahora copiaremos el contenido de la celda del alumno CHRISTIAN a lazona de prueba. Seleccionamos los datos, hacemos clic en copiar


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Nos posicionamos en la zona de prueba...


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Damos clic en pegar. Los datos debern aparecer en la zona deprueba. Posteriormente nos situamos en la hojaboleta,haciendo clic sobe ella.


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Una vez posicionados en la hojaboleta, y por cierto,

verificando que los datos contenidos corresponden a losasignados, damos clic enDetener grabacin.


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Para asignar estas acciones a una autoforma, en otras palabras, para asignala Macro, hacemos clic derecho sobre la autoforma deseada y elegimoAsignar macro


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Elegimos la Macro deseada dellistado existente, en este caso,CHRISTIAN. Damos clic enAceptar.


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Hasta este momento ya hemos asignado Macros, incluso podemos probarel funcionamiento, haciendo clic en las autoformas a las que se hanasignado. Conviene guardar nuestro libro, sin embargo, se debe guardar demanera especial, ya que contiene Macros. En lugar de guardarlo como unlibro ordinario de excel, debemos seleccionarLibro de excel habilitadopara macros .


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LA SECCIN DE GRFICOS


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Insertaremos un grfico en la hoja denominadagrfica, nosposicionamos en ella, y para identificar el grfico, agregamosalgunos datos, en este caso, agregamos el nombre, de la maneracomo vimos anteriormente. Como el nombre ya lo hemosconcatenado en la hojaboleta, tomamos de ah el dato. En el

campo nombre, escribimos el signo =, y referenciamos al datoen la hojaboleta .


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En esta seccin referenciamos el valor deseado, presionamosENTER en cuanto se haya seleccionado.


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Seleccionamos el menInsertar , y elegimos el grfico de nuestroagrado,en este ejemplo, tipo columna 3D.


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Este es el aspecto del

grfico, ntese queaparece vaco, pues nose han seleccionadodatos de origen.


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Hacemos clic derecho

obre el rea del grfico,y elegimosSeleccionar datos


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Como ya sabemos queexcel permite tomardatos de otras hojas,tomaremos de la hojaque contiene los datos,en este ejemplo,precisamente se llamadatos .


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Seleccionamos los datos

que interesan.Tip : Para seleccionardatos no adyacentes,como en este caso, losde la columna nombre yla columna promedio,

utilizaremos la teclaCONTROL .


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Una vez seleccionados

los datos, seactualizar el grfico.


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EL eje que aparecetiene ciertos valorespor default, en este

caso, calificaciones de 0a 8. Sin embargosabemos que stasdeben ser de 0 a 10.Podemos personalizareste eje, haciendo clicderecho sobre l, yseleccionando la opcinDar formato a eje


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Nos aparece el cuadropara personalizarvalores, valor mnimo,mximo, unidad mayor y

unidad menor, los cualespodemos modificar encaso de ser necesario.


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Podemos cambiar los

colores de las barras,primero haciendo clicsobre las mismas,veremos los indicadoresde seleccin, ypodemos realizar los

cambios en los botonesde Diseo .


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Con ello lograremoscambiar el aspecto detodas las barras, sirequerimos cambiar elaspecto individual,debemos hacer clicnuevamente sobre cadabarra y verificar queslo esta seleccionadala deseada.


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Utilizamos elRelleno

de forma, de estamanera cambiamos elcolor a cada barra.


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Este es el aspecto de

modificacin de color a2 barras.


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Ahora ya tenemos organizados nuestros datos, con macros, ejemplo deboleta y grfico. Podemos probar el funcionamiento de las macros,haciendo clic sobre la autoforma a la que se le asign. En este ejemplo,ya estn creadas las macros para ANAHI y YETLANECI, mostraremos elresultado de la macro de esta ltima.


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Al ejecutar la macro se

muestra su boleta


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Y la boletacorrespondiente.??


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EJERCICIOS PROPUESTOS:


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MISIN 1

EN LA SECCIN DE FORMATO

CONDICIONAL, EL RESULTADO NOMUESTRA DE COLOR ROJO LASCALIFICACIONES REPROBATORIAS.DESCUBRA POR QU.


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MISIN 2

EN LA SECCIN DE GRFICOS, APESAR DE QUE SE MUESTRA UNGRFICO GENERAL, DE TODOSLOS ALUMNOS,SLOSE REQUIEREQUE SE MUESTREN LOS DATOSALUMNO ASIGNATURA

INDIVIDUAL, NO DE TODOS LOSALUMNOS. CMO LOGRO LOANTERIOR?


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SOLUCIN MISIN 1


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Verifique la condicin propuesta. Debe seleccionarDar formatonicamente a las celdas con Valor de celda Menor que 6 .


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SOLUCIN MISIN 2


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Los datos a utilizar

son los encabezados,y nicamente losdatos de los alumnosen Datos de prueba,que son los que seirn modificando.


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As requerimos nuestroresultado, grfico poralumno.

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