HERRAMIENTAS TECNOLGICAS DE APOYO A LA GESTIN LOGSTICA1. PAPEL DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS:Con los avances tecnolgicos, experimentados en los ltimos aos, especialmente en el campo de las tecnologas de informacin han influido de forma muy directa en el rea de la logstica, lo que ha beneficiado en los mtodos de gestin y control de las diferentes operaciones realizadas, as como la relacin de la empresa con sus clientes y proveedores.Ventajas de las nuevas tecnologas: La tecnologa facilitara la organizacin logstica de la empresa operadora que puede, gracias a esta ventaja tecnolgica:

asumir compromisos de entregas rpidas

acceder a toda la informacin en tiempo real

tener la trazabilidad de todas las expediciones

conocer el volumen de produccin a recibir da a da Los inventarios se reducen para los operadores logsticos gracias a los sistemas tecnolgicos aplicados al almacn basados en radiofrecuencia, lectores de cdigo de barras donde est la informacin sobre la ubicacin de los productos, el nmero de unidades en existencias, nmero restante, lo cual minimiza errores de recuento de stock y reduce inventarios. Los perodos de entrega se reducen de manera notoria especialmente entre los operadores logsticos de grandes cargas, industriales, transporte nacional, etc. Mediante estas tecnologas se consigue un incremento efectivo en el seguimiento de los envos y sobre la actividad del operador. Se controlan las existencias, las empresas pueden estar constantemente conectadas con el almacn y conocer en el momento su situacin. Estas tecnologas aumentan la transparencia informativa. La informacin circula de manera fluida permitiendo que la gestin mejore y se adecue a las necesidades y demandas del cliente con lo cual aumentar tambin su grado de satisfaccin.Desventajas de las nuevas tecnologas: La primera desventaja planteada por stos sera que no resulta rentable la inversin inicial cuando el volumen de negocio no lo justifica, segn dicen, dada la desconfianza del cliente frente a estos medios virtuales e impersonales. Hay clientes que no estaran an preparados para funcionar con un nivel tecnolgico suficiente. Segn dicen, hay muchas empresas incluso grandes, que presentaran grandes dificultades para integrarse informticamente en los sistemas de los operadores.2. SOFTWARE DE APLICACIN LOGISTICAPara ofrecer un buen servicio y competir en el mercado nacional e internacional es necesario dar especial importancia a los sistemas y a la tecnologa en cualquier empresa, ms an si se manejan varios procesos desde distintos puntos geogrficos del planeta.El software en los procesos de logstica agiliza y hace efectivo el manejo de los productos en la cadena de distribucin, desde la recepcin de la carga, hasta su almacenamiento, distribucin, transporte y entrega, permitiendo realizar ms fcil la labor de quienes intervienen en el proceso. Si se maneja online, permite tomar decisiones en tiempo real, especialmente si la informacin es de libre acceso para el personal involucrado en el proceso.Beneficios de un software en procesos logsticos:En cuanto a beneficios generales, podramos enumerar los siguientes: Incrementos en la exactitud de inventario hasta en un 99%, en la productividad laboral hasta en un 100%, y en los despachos sin error de hasta un 99%.

Reduccin en el ciclo de orden, disminucin en los fraudes dentro del centro de distribucin, mejora en la visibilidad de las operaciones e incremento en el nivel de servicios.

En lo que tiene que ver con inventario, permite una mejor gestin y reduccin en stock de seguridad, carga perdida o mal localizada, rotacin y obsolescencia, mayor exactitud a travs de los inventarios fsicos y conteos cclicos, y mejora en la medicin de desempeo del control del inventario En el centro de distribucin se puede lograr mayor espacio utilizable y mejorar el almacenaje, al utilizar localizaciones donde se puedan mezclar diferentes materiales. En bodega se pueden obtener beneficios en reduccin del tiempo muerto y de productos mal localizados, mejora en la productividad laboral, ahorro de 50 a 75% en el tiempo de toma de inventario fsico, eliminacin de papeleo y digitacin, reduccin en el tiempo de bsqueda de materiales y en el nmero de devoluciones, as como ahorros en los costos de fletes de devoluciones.

Esto producir que el producto llegue a su destinatario en el menor tiempo posible y con la mayor seguridad, ahorrndole costos y problemas jurdicos a la empresa en caso de inconvenientes. Un aspecto importante tambin es la reduccin de papeleos, lo cual ayuda a proteger el medio ambiente.

Otros de los beneficios:

Mayor productividad laboral al evitar la escritura manual en documentos.

Disminucin en el tiempo de procesamiento y organizacin de los documentos.

Reduccin en los tiempos de viaje por mltiples tareas.

Reduccin en el tiempo de bsqueda y manejo de materiales.

Disminucin del tiempo usado en correccin de errores y en el tiempo de toma fsica de inventario.

Exactitud de los procesos de seleccin y envos, que reducen los costos asociados a inexactitud en la seleccin y envos, y a la validacin en tiempo real de la seleccin.

Implementacin

Como en todo proceso, la planeacin es decisiva. Es imprescindible tener en cuenta que el uso de software debe ser adaptable a las operaciones de la empresa, pues a veces se construyen programas monumentales cuyos componentes son subutilizados.En el proceso de implementacin tambin es necesario hacer pruebas antes de instalar el sistema o no sobrecargar al usuario, ya que un software puede componerse de muchos mdulos y no todos los funcionarios deben utilizarlos.Recomendaciones:

Tener claras las necesidades y expectativas sobre el sistema. Contar con un equipo interdisciplinario que asesore a los involucrados en el proceso.

Tener en cuenta que hay software genrico y a la medida; se debe escoger el que ms se adece a las necesidades de la empresa.

No usar software pirata.

Evaluar puestos de trabajo y sus requerimientos tecnolgicos.

Realizar un seguimiento progresivo del proceso de implementacin.

Es muy importante la etapa de pruebas y depuracin de errores. Tecnologas softwareAlgunas tecnologas y programas de utilidad son:

WMS (Warehouse Management Systems).

TMS (Sistema de Gestin de Transporte).

GPS (Global Positioning System).

RFID (Radio Frequency IDentification).

Voice Picking: software de comunicaciones.

ERP (Enterprise Resource Planning): gestin empresarial.

Mercurio: administracin de transporte de mercancas.

MensaWin: para el sector mensajera y transporte urgente.

RecoWin: trfico y comunicaciones.

Cube-IQ: optimizacin de carga

CAPE: optimizacin de paletizacin, envases y embalajes.

EDI: Intercambio Electrnico de Datos.

Sistemas de Optimizacin de Rutas (TMS)

Ya sea que la operativa de transporte sea realizada con flota propia o de terceros, los sistemas TMS proporcionan la posibilidad de colocar el producto a un menor costo y con mejores niveles de servicios. En una operacin de transporte propio, los costos se vern directamente reducidos al maximizar el uso de los recursos y lograr, por ende, cubrir el mismo nmero de despachos con una menor cantidad de vehculos, disminuyendo as la flota y los costos asociados a sta.Los sistemas TMS tradicionales permiten la planificacin considerando la georeferenciacin de los clientes destinatarios y de los centros de distribucin, niveles de prioridad de los despachos, restricciones de vas (sentido, horas de alto trnsito, etc), disponibilidad de vehculos, para generar rutas no slo ptimas en tiempo y distancia, sino que garanticen la entrega de cada despacho dentro de los requerimientos de horario de los clientes, sin importar su complejidad.

Warehouse Management Systems (WMS)La evolucin que han tenido los WMS ha sido notoria, ya que de slo manejar el movimiento e inventario dentro de un almacn, estas soluciones se estn ampliando a la administracin de transportes, rdenes y planes contables completos, operando de la mano, en algunos casos, con los ERPs que funcionan en las empresas.El propsito primario de un WMS es controlar el movimiento y el almacenaje de productos en una bodega, procesando las transacciones asociadas, para as determinar en qu lugar almacenar, dnde acudir y la secuencia en que se deben realizar estas operaciones. Ante estos requerimientos, un WMS debera ofrecer al usuario como mnimo un sistema de localizacin flexible, que utilice los parmetros definidos por l para dirigir las tareas del almacn, que genere la documentacin inmediata para ejecutar estas tareas y que, adems, tenga un cierto nivel de integracin con los otros sistemas que operan en la empresa.

3. CODIGO DE BARRAS

El cdigo de barras es un cdigo basado en la representacin mediante un conjunto de lneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada informacin, es decir, las barras y espacios del cdigo representan pequeas cadenas de caracteres. De este modo, el cdigo de barras permite reconocer rpidamente un artculo de forma nica, global y no ambigua en un punto de la cadena logstica y as poder realizar inventario o consultar sus caractersticas asociadas. Actualmente, el cdigo de barras est implantado masivamente de forma globalImportanciaEl Cdigo de barras es una tecnologa que permite la captura automtica de informacin y permite identificar productos mediante un cdigo numrico que por lo general se combina con uno alfabtico. Este sistema es sencillo para ser implementado en cualquier tipo de organizacin, independientemente de su tamao o funcin. El cdigo de barras tiene dos caractersticas bsicas: la rapidez de su utilizacin, la estandarizacin y la seguridad en la transmisin de la informacin.Un cdigo de barras puede contener informacin de 20 caracteres, esta puede ser leda, decodificado e ingresada a una computadora en menos de un segundo, constituyendo un ahorro en tiempo de siete veces ms en comparacin a la forma manual. Actualmente, el cdigo de barras permite que cualquier producto pueda ser identificado en cualquier parte del mundo, de manera gil y sin posibilidad de error.Componentes del Cdigo de Barras

(1) Numeracin Estndar: Identificacin nica del producto, reconocido a nivel mundial.

(2) Smbolo: Representacin grfica que permite su lectura automtica, a travs de lectores pticos.

(3) Cdigo de Barras Estndar:

Conjunto de barras y espacios que representan la numeracin estndar, ambos son otorgados por GS1 Per.Tipos de cdigo de barras

CODIGOS DE BARRAS LINEALES: Son cdigos que se leen en una sola direccin (horizontal). La codificacin lineal permite representar un pequeo volumen de informacin, generalmente 20-30 caracteres. Los cdigos de barras lineales ms utilizados son: EAN, UPC, Code39, Code128, Codabar. EAN/UPC: Son especificados para utilizar en Punto de Venta de Retail (POS) debido a que estn diseados para alto volumen de lectura.CODIGOS DE BARRAS BIDIMENSIOINALES: Este tipo de cdigos fue implementado para representar grandes volmenes de informacin. La decodificacin de este tipo de cdigos se realiza en dos dimensiones (horizontal y vertical). En la actualidad el cdigo bidimensional mas usado es el Aztec.

QR (Quick response): Es un sistema para almacenar informacin en una matriz de puntos o un cdigo de barras bidimensional, requiere lectores con cmaras. Es el futuro de los cdigos de barras y se encuentra enfocado hacia el mercadeo.

Ventajas del cdigo de barrasEntre todas las primeras justificaciones de la implantacin del cdigo de barras se encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artculos en las cajas y la de evitar errores de digitacin. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son:

Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artculo sino simplemente en el lineal. Rpido control del stock de mercancas. Estadsticas comerciales. El cdigo de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia. El consumidor obtiene una relacin de artculos en el ticket de compra lo que permite su comprobacin y eventual reclamacin. Posee porcentajes muy bajos de error. Permite capturar rpidamente los datos. Los equipos de lectura e impresin de cdigo de barras son flexibles y fciles de conectar e instalar. Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos. Posibilidad de automatizar el almacn y mejorar el control sobre el almacenaje y la distribucin. Reduccin de errores en el reconocimiento del producto Obtencin de informacin confiable para el manejo del negocio.Los cdigos de barras son un recurso clave en la logstica de las empresas ya que permite la trazabilidad de los productos en cualquier lugar del mundo y agiliza las operaciones de su distribucin. Dejan abrir mediante un cdigo nico una base de datos en donde se encuentra la informacin del producto.4. SISTEMAS EDIIntercambio electrnico de datos:Segn AMECE (Miembro de GS1) en su manual dice que: El intercambio electrnico de datos (EDI) surge por la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa, desde la alineacin de datos, orden de compra y envo de mercancas, hasta la factura y el pago de la misma directamente a sus sistemas administrativos con intervencin mnima o nula del ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y tiempos haciendo ms productivas sus transacciones comerciales.

La forma de trabajar con la ayuda de esta tecnologa, en muchas ocasiones viene impuesta por los propios proveedores/clientes de la cadena de abastecimiento; es el mercado, por tanto, el que terminar imponiendo la implantacin del sistema EDI en la empresa, ya que puede llegar un momento en el que no tener implantada esta forma de comunicacin suponga una dificultad para operar con un determinado proveedor y/o cliente.

EDI - Intercambio Electrnico de Datos es el sistema que permite enviar, recibir, codificar y descodificar los documentos de tipo comercial y financiero que intercambian las empresas (pedidos, avisos de despacho, entre otros). Los mensajes estandarizados EDI permiten la transmisin entre sistemas de informacin, sin soporte del papel y con independencia de hardware y software interno de las empresas interlocutoras.

Desde el punto de vista estratgico, EDI significa un cambio de mentalidad, una nueva forma de hacer negocios, la oportunidad de fortalecer la empresa mediante la obtencin de mayores utilidades en la optimizacin de los procesos y el mejor aprovechamiento de los recursos e inversiones existentes.Diferencia entre EDI y Correo Electrnico

La principal diferencia entre el correo electrnico y EDI es que los datos transmitidos en un Proyecto EDI estn en formato estndar y los transmitidos en el Correo Electrnico estn en formato libre. Los mensajes que se transmiten va EDI se adhieren a estndares, y pueden ser entendidos en cualquier parte del mundo, ya que dichos estndares estn basados en normas internacionales. Adems los mensajes EDI son generalmente documentos que se transmiten de empresa a empresa, son ms seguros y confiables. Los mensajes que se transmiten por el Correo Electrnico son slo formas de comunicacin electrnica, que usualmente no implican estndares sino que son en formato libre, y generalmente son de persona a persona, ya que se tratan de documentos de carcter personal. Adems, mediante EDI, una persona en una empresa puede mantener correspondencia con otras personas de la misma empresa o de otra empresa en formato libre. Es decir tambin se puede usar bajo la filosofa de correo electrnico.

Beneficios de EDI

COSTOS

Reduccin en costos de inventarios.

Reduccin en costos administrativos.

Reduccin en costos de transportacin.

Reduccin en costos de oficina.

Reduccin en costos de operacin.

EFICIENCIA

Reduccin de los niveles de inventarios faltantes.

Mejor planeacin para recepcin/embarque.

Mejor utilizacin de espacios en almacn.

Proyeccin ms exacta de inventarios.

Reduccin de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes.

Menores situaciones de orden pendientes y devoluciones.

Incremento en el nivel de servicio al cliente y proveedores.

Automatizacin de informacinINCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD

Mejores decisiones del comprador.

Tiempo para que los vendedores "vendan", en lugar de recoger pedidos.

Menos tiempo en la solucin de discrepancia de rdenes/facturas.

Mejor informacin sobre el estado de los documentos.

Ms oportunidad en compras alternativas.TIEMPO

Reduccin directa en todo el ciclo de negocio.

Intercambio de informacin a cualquier hora.

Menor tiempo en las aclaraciones.

Reduccin de tiempo en el proceso para dar de alta la informacin en los sistemas administrativos.

Menos tiempo dedicado a la conciliacin de diferencias/errores.

Disminucin de tiempo administrativoVentajas EDI

Aumento de las actividades que generan valor en la empresa, ya que disminuir sensiblemente las necesidades de personal para tareas de introduccin de datos o de gestin de documentos.

Aumento en la disponibilidad de los datos.

Disminucin de los errores por digitacin. Aumento de la velocidad de los procesos logsticos.

Reduccin de gastos en los tratamientos de transacciones comerciales como pagos, solicitud de pedidos, procesamiento de rdenes, etc.

Su mercanca estar a tiempo en el piso de ventas.

Agilizacin en la recepcin de su mercanca al ir sta previamente etiquetada.

Reduccin de llamadas telefnicas y el envo de cartas, formas, faxes, etc.

Optimizacin del tiempo para su Grupo de Ventas.FuncionamientoEl EDI extrae directamente la informacin de las aplicaciones y transmite los documentos en formato entendible por ordenador, utilizando lneas de y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas informticos de la empresa receptora, cargan directa y automticamente los datos, procesndolos e interpretndolos. El bajo estndar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por esto, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionndolo.Componentes EDILos Componentes necesarios para implementar un Sistema EDI son los siguientes:

Mensajes EstndaresDentro de los elementos necesarios para efectuar el intercambio EDI, est la estandarizacin de mensajes, que marca la principal diferencia con el correo electrnico. El problema de los estndares no radica en su desarrollo, sino principalmente en su mantencin, es decir, su permanente adaptacin a la realidad y a las necesidades que la empresa va enfrentando, es por ello la necesidad de que exista un organismo, que asuma la tarea de coordinar la aplicacin del estndar a la realidad nacional.

La estructura de un mensaje EDI, se compone de una serie de capas, que incluyen primeramente "Elementos de datos"; luego "Segmentos", que se configuran a partir de los elementos de datos; a continuacin vienen los "Mensajes" propiamente dichos, como por ejemplo las rdenes de compra, Facturas, Cotizaciones, y por ltimo se viene la "Transaccin" que consiste en el envo de mensajes del emisor al receptor. Esta estructura estndar permite que para cada mensaje, solo sea necesario crear una interfaz de EDI con los sistemas usados dentro de la empresa, de este modo con una sola interfaz, la empresa se puede conectar con cualquier socio.Software EDIEs requerido para comunicar aplicaciones internas con mensajes EDI entrantes y salientes, administra el proceso de la comunicacin.

Funciones Bsicas del Software EDI:

Conversin: Debe convertir los archivos de la empresa A, en mensaje estndares EDI, y estos mensajes EDI a los formatos de la empresa B, proceso que se conoce como traduccin.

Integracin de la aplicacin: Consiste en integrar los datos de un mensaje recibido, convertidos a un archivo plano por el software EDI, con una aplicacin interna, esta es la parte ms trabajosa y que ms tiempo requiere.

Gestin, informe y mantenimiento: El software debe ser capaz de controlar el flujo de mensajes. Seguridad: dependiendo de la naturaleza de la aplicacin de cada negocio. La seguridad puede ir desde el control bsico de acceso, por medio de un simple password, a la autenticidad de las partes involucradas en la transaccin comercial, el rechazo de mensajes recibidos, encriptacin de datos, firmas digitalizadas, etc.

Mensajes EDILos mensajes disponibles en el estndar EANCOM pueden clasificarse en cuatro clases diferentes:

Datos Maestros

Informacin del Usuario, constituye la tarjeta de presentacin entre los socios comerciales. Se provee las localizaciones funcionales y fsicas, identificadas mediante un cdigo de localizacin GTIN-13.

Catlogo de Precios/Ventas, provee al comprador de un catlogo de productos con su precio y otros detalles relacionados con los mismos, como condiciones especiales de precio. Puede incluir informacin logstica y financiera acerca de cada producto. En este mensaje a cada producto se le asigna un cdigo GTIN al cual se referirn los clientes en transacciones futuras y se volver a enviar cuando haya cualquier cambio, eliminacin o adicin en los productos del proveedor.

Transacciones Comerciales

Orden de Compra, es transmitido por el cliente a su proveedor para ordenar mercaderas o servicios y para especificar las cantidades, fechas de entrega y localizaciones pendientes. Este mensaje constituye el punto primario de contacto entre dos organizaciones, y es en muchas empresas el punto de partida para la implementacin de EDI. Un acuerdo de intercambio debe firmarse con cada socio comercial sobre los trminos y condiciones que rigen las rdenes de compra EDI.

Respuesta a la Orden de Compra, es enviado por el proveedor al cliente, es una especie de acuse de recibo a la orden de compra, confirmando su aceptacin, proponer cualquier cambio, o notificar la no aceptacin de toda o parte de la orden de compra.

Modificacin a la Orden de Compra, es enviado por el cliente al proveedor para especificar modificaciones de una orden de compra anteriormente enviada. El cliente puede pedir, cambiar o anular uno o ms servicios o artculos. El tiempo para aceptar estas modificaciones debe estar en el acuerdo de partes. Factura, es enviado por el proveedor al cliente, solicitando el pago por las mercaderas o los servicios proporcionados bajo condiciones acordadas por las partes.Reporte y Planeacin

Reporte de Inventarios, permite intercambiar informacin relacionada con inventarios almacenados y planeados. Permite diferenciar las clases de inventario como existencias iniciales, reales, de control de calidad, en un perodo de tiempo. Esto permite por ejemplo que los proveedores planeen sus futuros niveles de produccin.

Informe de Datos de Venta, enviado del vendedor al proveedor, proporciona datos de ventas por localizacin, producto, cantidad vendida, precios, promociones; puede usarse para la planeacin de la produccin o propsitos estadsticos.

Informe de Pronstico de Ventas, enviado del vendedor al proveedor, puede usarse para propsitos de planeacin, se requiere tener un nivel de sofisticacin tanto por el comprador como por el proveedor, para poder preveer sus futuros niveles de inventario.