Trabajo Investigativo de la Biblioteca

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN ARECIBO Departamento de Sistemas de Oficina

Gina Lama

María Pérez

Félix Ramos

SOFI 4417-L10

Profa. Miriam Cruz

11 de mayo de 2016

Introducción

En este trabajo investigativo visitamos a la biblioteca de la Universidad de Puerto

Rico en Arecibo el 3 de mayo de 2016 en el área de revistas. Entrevistamos a Víctor

Maldonado, Director Asociado, en la que nos enseñó el área que nos fue asignada para

realizar la entrevista y nos contestó todas las preguntas de investigación. Nos enseñó

los distintos lugares en el cual guardan los periódicos y las revistas que contienen

ediciones antiguas en casetts en formas horizontales y ordenadas por años, tarjeteros,

archivos de micropelículas. También nos presentó el equipo donde se colocan las

revistas y periódicos de la biblioteca. Nos habló sobre como se función el sistema de

archivo, cómo lo codifican, si lo archivan en el archivo vertical u horizontal. El propósito

del archivo de todas tarjetas de los libros de la biblioteca y también de las revistas.

Observamos el índice de revistas en español y el índice de periódicos de Puerto

Rico. Tuvimos la oportunidad de ver el lugar donde queda ubicado el archivo Histórico

de nuestra Universidad, archivo que contiene documentos de la región de Arecibo,

archivo de biografías, entre otros. Por otro lado, observamos algunas de las tesis de

los profesores y explicaron la razón por la cual están expuestas en la biblioteca.

También, nos mostraron las distintas certificaciones de la Junta de Síndicos y

Certificaciones de Justa Administrativa de la Universidad, en donde se guardan esos

expedientes.

Preguntas

1- ¿Ha tomado el curso de Administración de Documentos (Archivo)? ¿Qué

importancia ha tenido este curso en el desempeño de su trabajo?

“No tuve la oportunidad de tomar ningún curso de Administración de

Documentos. Sin embargo, considero fundamental el tomar un curso

especializado en la Administración de Documentos, ya que como parte del

personal de la Biblioteca, archivo documentos de mucho valor y organizo

distintos mecanismos de información para todo público que lo solicite”,

comentó Víctor Maldonado.

2- ¿Conoce el personal encargado de la administración de documentos las

leyes que regulan el uso de la información contenida en los documentos y

la conservación de documentos?

El personal encargado de la administración de documentos de la

Biblioteca sí conoce las leyes que regulan el uso de la información contenida en

los documentos y la conservación de los mismos. Por otro lado, nos comentó

que el Senado Académico emitió una certificación con respecto al procedimiento

y normas que deben regirse todos los archivos institucionales. Esta política

también establece los parámetros para la preservación y conservación de los

documentos que se administran.

3- Investigue el uso que le dan a los formularios comerciales.

Los formularios comerciales se utilizan en la oficina del Director de la

Biblioteca para la requisición de equipos y materiales que la biblioteca adquiera,

órdenes de compra y/o cualquier otro servicio que la biblioteca requiera para sus

usuarios.

4- ¿Qué clase de archivos de tarjetas usan y cómo los organizan?

El área de revistas y periódicos conservan el fichero de tarjetas donde se

desglosa la información bibliográfica de las revistas y periódicos en formato

impreso. Estos ficheros se organizan por autor, materia y título.

5- ¿Mantienen los registros en sistemas computadorizados? Si es así, ¿qué

programa de computadoras usan para ello? Explique.

Sí, se mantienen registros bibliográficos autorizados a través del

programa “Horizon” que ofrecen la información de los recursos que se

encuentran ubicados en el área de circulación, referencia, colecciones

especiales y colección juvenil. Por otro lado, también se puede acceder a los

registros mediante sistemas computadorizados de revistas electrónicas y los

índices de revistas puertorriqueñas (Conuco) y periódicos puertorriqueños PCIP

(Proyecto Corporativo de Indización de Periódicos de Puerto Rico).

6- ¿Qué reglas siguen al codificar para su archivo los nombres de los

individuos? Compare con las reglas discutidas en los capítulos 4 y 5 en

términos de similitudes y diferencias.

“Utilizamos la lista de encabezamiento por materia para la biblioteca

cuando son artículos de revistas tanto de Puerto Rico como extranjeras“,

comentó Maldonado. De igual forma, utilizan el mismo sistema de clasificación

para asignar los epígrafes o materias a los artículos de periódico. En cuanto a

los libros, se utiliza el sistema de clasificación decimal “Dewey“, además se

utiliza el encabezamiento de materia de la Biblioteca del Congreso. Por otro

lado, se hace uso de las tablas de “Culler“ para que se le asigne el número

correspondiente para asignar los autores de recursos de información. Las reglas

que utilizan para archivar son en orden alfabético (nombres de autores o

individuos), numérico y por asunto.

7- Describe el equipo utilizado. ¿Utilizan carpetas, archivos verticales, otros?

¿Hacen uso de los colores en sus archivos, cómo los usan?

En la biblioteca utilizan el sistema de archivos verticales y estos quedan

localizados en el área de las colecciones especiales donde se utilizan carpetas

para guardar documentos sueltos. Por ejemplo, las certificaciones que emiten

los distintos cuerpos de la Universidad y cartas circulares. No se utiliza un

sistema de colores en el archivo. Sin embargo, dentro de cada expediente se

escribe la materia o el autor correspondiente en el documento (marbetes).

8- Si utiliza el sistema numérico, ¿Cómo está organizado este sistema?

El sistema Dewey se organiza en la relación de las materias y en sistema

decimal, por lo que a cada cifra se le puede añadir una subdivisión de la anterior

con lo que se pueden hacer múltiples subdivisiones. En la biblioteca,

exclusivamente para los libros, hacen uso del sistema de clasificación Dewey.

9- Si utilizan el sistema de archivo por asunto, ¿cómo están organizadas las

gavetas del archivo por asunto y de cuántas partes consta el sistema?

Las gavetas de archivo que se encuentran en los dos pisos de la

biblioteca se organizan por asunto o epígrafe y el sistema cuenta de 3 a 5

partes. Por ejemplo, las gavetas de archivo por asunto si es de diccionario, se

siguen rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto. Si son de enciclopedia,

se agrupan de acuerdo a la relación que tengan entre sí. Por otro lado, cuando

hay números involucrados, este consiste en agrupar los asuntos o temas

aplicando el sistema Dewey. Si son duplicados, los asuntos se agrupan

lógicamente, asignándole a los títulos principales numeración secuencial y a las

divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas

cosas. Sin embargo, en el Archivo Histórico de UPRA archiva documentos

sobre que poseen información sobre el escudo, bandera e historia de la

Universidad. Los documentos se encuentran en este archivo histórico se

organizan de manera alfabética y por asunto.

10- Si utilizan el sistema geográfico, ¿por qué utilizan este sistema?, ¿cómo

organizan las gavetas?, ¿cómo están rotuladas las guías y las carpetas?,

¿cómo está organizado el tarjetero índice?

No utiliza el sistema geográfico en la biblioteca. Sin embargo, dentro del

archivo de la región de Arecibo se puede encontrar documentos relacionados a

temas e individuos de los pueblos que pertenecen al distrito de Arecibo. Los

archivos de micropelículas se organizan por orden alfabético por nombre del

periódico, de revista y por año. Las carpetas y las guías están rotuladas y

organizadas alfabéticamente y de igual forma el tarjetero índice. Por otro lado, la

biblioteca cuenta con un topográfico, que es un archivo de información

bibliográfica lleno de tarjetas que contienen información básica de cada uno de

los libros que se encuentran archivados. En el almacén de la oficina del director

se encuentra un archivo donde se almacenan documentos de comité, senado,

órdenes de compra. Además, se encuentra otro archivo con actas de las

reuniones, hoja de asistencia de las reuniones y con información de las

reuniones.

11- ¿Qué procedimientos siguen al prestar documentos? ¿Por cuántos días

los prestan? ¿Qué sistema de seguimiento utilizan?

En el área de la colección de Arecibo es donde se prestan los

documentos, la persona llena una boleta de servicio donde indica el tipo de

documento que solicita en calidad de préstamo. El material no puede salir fuera

de la biblioteca, se utiliza en la sala de la biblioteca y sin un tiempo límite. Se le

retiene la tarjeta de identificación de estudiante y si este no entrega el libro

prestado se procede a comunicarse con el estudiante. Siempre se coteja en el

sistema “Horizon” si el estudiante ha sacado o ha tomado prestado libros del

área de circulación.

12- ¿Qué procedimientos se siguen en la transferencia, retención y

disposición de documentos?

Según el Senado Académico de la Universidad, el senado establece los

procedimientos por el cual debe regirse todo departamento de la institución para

la retención o préstamo de documento y también para el propio manual de la

oficina del archivo institucional.

13- ¿Qué medios utilizan para mantener sus documentos inactivos: papel,

medios electrónicos o micro imágenes y por qué los utilizan?

El medio que utilizan para mantener los documentos inactivos de la

biblioteca son los periódicos, cuyos no solo se guardan impresos sino también

se mantienen en micropelículas y por razones de espacio0 y conservación, de

igual forma con las revistas.

14- ¿Qué medios y procedimientos siguen para proteger sus documentos?

Los medios y procedimientos que siguen para proteger sus documentos

son materiales, libros de ácido (acid free) para proteger los documentos.

Incluyen: cartapacios, marcadores y cubiertas libres de ácido, entre otros.

15- ¿Usa la empresa un manual de procedimientos para el sistema de

archivo? ¿Quién o quienes lo prepararon y qué importancia tiene?

La Biblioteca utiliza en todas las áreas un manual de procedimientos para

el sistema de archivo. Lo prepara una persona a cargo del área de archivo y los

encargados de las demás áreas. El personal que labora en el área lleva una

guía de las operaciones que se llevan a cabo en el área, de cómo realizar los

procesos y como canalizar situaciones dentro del lugar de trabajo.

Conclusión

Gina Lama

“Mi experiencia al realizar la entrevista junto con mis compañeros

al señor Víctor Maldonado, director asociado de la Biblioteca, fue muy

gratificante. Él nos llevó a realizar un recorrido completo por toda la Biblioteca,

parte por parte, fue explicándonos la función de cada área y de cada empleado.

Nos mostró todos los diferentes archivos que posee la Universidad, comenzando

desde el más antiguo hasta el más reciente. Pudimos apreciar los archivos de

micropelículas, los tarjeteros antiguos de madera hasta los más recientes,

archivos de periódicos y revistas, entre otros. Por otro lado, tuvimos acceso al

área donde se encuentran las tesis que varios profesores de esta institución han

autorizado publicar para la universidad para que estudiantes los utilicen con fines

educativos. También, tuvimos acceso a ver la sala de colecciones, los archivos

laterales, horizontales, móviles, entre otros. En fin, conocimos todo sobre como

dirigen la administración de documentos de la biblioteca. Me siento muy

satisfecha con el trato que nos dieron, el director Maldonado nos trató con

mucha cortesía, nos respondió todas las preguntas y hasta nos proveyó

información adicional. Nos contó un poco sobre la historia de la biblioteca, ya

que ha dedicado años laborando en este departamento y ha estudiado a fondo la

historia de la Biblioteca de la UPRA. Sin duda, para mí resultó ser una

experiencia que amplió mi conocimiento en base a la administración de

documentos”.

María Pérez

“En este proyecto aprendí más sobre la biblioteca del conocimiento que ya

tenía. No sabía que ellos archivaban revistas y periódicos de la manera que lo

hacen. Allí se pueden apreciar revistas y periódicos antiguos y me gustó mucho

esa experiencia. En la sala de Colecciones donde nos mostró las ilustraciones

antiguas, me quede sorprendida por los años que tienen y todavía están en

buenas condiciones. Lo más que me sorprendió fue las tesis de los diferentes

profesores de la universidad porque no sabía que hasta se podía utilizar como

referencia para trabajos de la universidad. También, el lugar donde colocan las

tarjetas de todos los libros de la biblioteca en un archivo bastante grande y

antiguo, pero nos dijeron que ya no se utiliza, ya que hoy día lo tienen en forma

electrónica. También, quedé sorprendida al conocer el proceso en como

conservan esas revistas y periódicos, pero fue una excelente experiencia”.

Félix Ramos

“Mi experiencia sobre la visita a la biblioteca resultó muy enriquecedora

para mi persona. Ya que pude apreciar las diferentes formas en que se archiva.

También, visite las diferentes salas donde se almacenan documentos

importantes y/o tales como, las órdenes de compras de libros y otros materiales

de la biblioteca, revistas y periódicos antiguos, entre otros. Además, pudimos

visitar la oficina del Director de la Biblioteca. Para finalizar estuvo muy

interesante la visita a la biblioteca por que pude adquirir conocimientos

adicionales sobre cómo funciona la Administración de Documentos”.

APENDICES