ARCHIVOS EN DIFERENTES CIUDADES DE COLOMBIA

MARÍA ALEJANDRA VALENCIA DUQUE ELIANA ROCÍO MAYORGA BOHÓRQUEZ JACKELIN VÁSQUEZ SÁNCHEZ ADRIANA LÓPEZ CARDONAANITA CASTRO OTERO YOLIMA CANABAL VILLADIEGO

ARCHIVO DE ECOPETROLCarrera 7 # 39 – 65, Edificio Teusaca Teléfono : 4344000.

¿Cómo está organizado el archivo?

Este archivo es de gestión y se encuentra ubicado en el sótano del edificio teusaca, donde la información es conservada en carpetas, material de cartón, las tapas legajadoras separadas en tamaño carta y oficio destinada a albergar (reunir, almacenar, agrupar) y proteger los documentos. Es la unidad de conservación de uso oficial en ECOPETROL S.A., guardadas en cajas x 200, ubicadas en muebles rodantes. Con 5 profesionales en ciencia de la información quienes cumplen el papel de lideres y 30 auxiliares de archivo, se conservan historias laborales y contratos, y los procesos realizados son incluyen prestamos a funcionarios, custodia, digitalización y transferencias. ¿Existe un PGD?

Si, ya que como lo indica la ley general de archivo, exige la implementación a todas las entidades publicas o privadas de un programa de gestión documental, este programa es implementado y ejecutado por una empresa contratista llamada PYZ servicios Ltda. ¿Qué procesos administra?

En este archivo se manejan el proceso de recepción de documentos, actualización, conformación, foliación, prestamos, transferencias, digitalización y accesoria. ¿Qué software administra el archivo?

En este archivo se manejan 2 software, el primero de ellos fue creado por la empresa prestadora del servicio y su nombre es SIDRA, el segundo es la plataforma utilizada por Ecopetrol y es llamado P 8.

ELIANA MAYORGA

¿Cuál es?

SIDRA, P8 ¿Qué funciones maneja?

SIDRA: Este software consiste en una base de datos que brinda información de la ubicación física de cada expediente, cuantos capítulos conforman el expediente, y rinda el control de los prestamos y devolución de cada uno de los prestamos.

P8: Es la plataforma, en la cual se cargan las imágenes de los documentos escaneados para que los funcionarios logren tener el acceso a las imágenes, y lograr ir construyendo un archivo electrónico, ya que lo que esta en físico se encuentra en esta plataforma. ¿Qué características tiene? 

SIDRA: Sirve como inventario del archivo, controla los prestamos y la devoluciones, ayuda con las trasferencias.

P8:ofrece a los funcionarios obtener las imágenes de todo el expediente tal cual como el físico, programa exclusivo de: Es un archivo digital, Ecopetrol.

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¿Ventajas para la empresa después de su implementación?Ya que es una entidad tan grande y que tiene sedes en varias ciudades las ventajas son grandísimas ya que ha sido de gran utilidad, por que logra tener la información ordenada y el control estricto de la misma lo cual facilita la ubicación, control y por tal razón se logra prestar un servicio excelente a los usuarios y que agiliza los procesos.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

Ya que es una entidad tan grande y que tiene sedes en varias ciudades las ventajas son grandísimas ya que ha sido de gran utilidad, por que logra tener la información ordenada y el control estricto de la misma lo cual facilita la ubicación, control y por tal razón se logra prestar un servicio excelente a los usuarios y que agiliza los procesos.

ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL DPSCalle 17 A # 69 F – 59, Montevideo Teléfono : 2927821.

¿Cómo está organizado el archivo?

Es un Grupo de Trabajo denominado “Grupo de Trabajo Gestión Documental”, depende de la Subdirección de Operaciones y está integrado por 20 funcionarios (1 coordinador y 19 subalternos), solamente el 30% de este grupo posee conocimiento técnico e idóneo en archivística. Cuenta con el Manual Sistema de Gestión y Administración Documental adoptado por Resolución 787 de 2005. ¿Existe un PGD?

Si, cuenta con un Programa de Gestión Documental en el cual se tienen en cuenta y aplican los procesos archivísticos. ¿Qué procesos administra?

El Grupo para el desempeño de su función y objetivos dentro del DPS desarrolla los siguientes procesos:

Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración

LUZ JACKELIN VÁSQUEZ

Qué software administra el archivo?

La entidad ha adquirido el Software Sistema de Gestión Documental Orfeo con el fin de organizar y optimizar el trámite de los documentos que gestiona la entidad ¿Cuál es?

Sistema de Gestión Documental ORFEO ¿Qué funciones maneja?

Recepción, trámite, consulta y conservación de la información. ¿Qué características tiene? 

Es flexible, económico y el más acertado como solución a los problemas de la gestión documental. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?• Contar con la información de manera inmediata • Direccionamiento inmediato al funcionario competente para su trámite.• Llevar el control de la totalidad de los documentos recibidos • Agilidad en las consultas

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

• Clave personal que administra y controla cada uno de los usuarios a quienes en virtud de su función se les habilita el aplicativo.

• Restricción en la consulta.• Restricción en la modificación de los datos capturados.• Realización de Backup periódicamente. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación

y privacidad?• Clave personal que administra y controla cada uno de los usuarios a

quienes en virtud de su función se les habilita el aplicativo.• Restricción en la consulta.• Restricción en la modificación de los datos capturados.• Realización de Backup periódicamente.

ARCHIVO DEL BANCO DE LA REPÚBLICACalle 13 # 35 – 25. Teléfono: 343 11 11

¿Cómo está organizado el archivo?

El archivo del Banco de la República se encuentra ubicado en la calle 13 No. 35 - 25, lleva sus documentos muy organizados y se preocupan por la preservación de estos. Cuentan con archivos físicos, electrónicos y microfilmado. La documentación es guardada en carpetas debidamente rotuladas, se van almacenando en una caja en cada dependencia para después enviarlas al archivo central, las cajas van marcadas de acuerdo al contenido. Por ejemplo: Soportes Contables, Enero 2013 de Bogotá y se realiza un reporte solicitudes autorizadas conservación en medio técnico.. ¿Existe un PGD?

Si, tienen implementado un Programa de Gestión Documental, el cual aplican. ¿Qué procesos administra?

Existen varios procesos según la dependencia y las transferencias. El programa detecta en el sistema la ubicación tanto del archivo físico como el digitalizado.

ADRIANA LÓPEZ CARDONA

¿Qué software administra el archivo?

El Banco de la República utiliza dos (2) software: SIAF Y EL ADOCS. , ¿Cuál es?

Sistema de Gestión Documental SIAF Y A-DOCS ¿Qué funciones maneja?

SIAF: “Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado”. Es un sistema de registro y gestión de información.

A-DOCS: Solución de gestión digitalizada para documentos originales. El sistema permite capturar mediante escáner los documentos originales guardando sus imágenes en una Base de Datos de rápido y fácil acceso. ¿Qué características tiene? • SIAF: Basado en el uso de la nueva tecnología informática y de

comunicaciones que permite manejar inmensos volúmenes de información y poner esta información a disposición de distintos usuarios en cualquier punto del territorio nacional con conexión a Internet., Es una tarea especializada que la debe ejercer personal calificado y autorizado.

• A-DOCS: Gestión del escáner desde el programa, acceso por navegador solo se instala en el servidor, la plataforma está programada para utilizar las ultimas técnicas de diseño y programación, generan actas de destrucción

¿Qué características tiene? • SIAF: Basado en el uso de la nueva tecnología

informática y de comunicaciones que permite manejar inmensos volúmenes de información y poner esta información a disposición de distintos usuarios en cualquier punto del territorio nacional con conexión a Internet., Es una tarea especializada que la debe ejercer personal calificado y autorizado.

• A-DOCS: Gestión del escáner desde el programa, acceso por navegador solo se instala en el servidor, la plataforma está programada para utilizar las ultimas técnicas de diseño y programación, generan actas de destrucción

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

Seguridad de la información, Documentación organizada, Fácil acceso para la consulta ¿Cómo se maneja el tema de seguridad,

alteridad, conservación y privacidad?• El acceso es restringido.• Cada perfil tiene su clave y permisos de modificar,

borrar, crear de acuerdo a su competencia.• Realización de Backup periódicamente.

ARCHIVO ALIANZA EDUCATIVA- SEDE ARGELIADATOS DE LA VISITA: Archivo CED Argelia-Bosa Calle 60 Sur No. 89 A-12 Bosa – Centro (Antigua) y Calle 63 Sur No. 81A - 31 (Nueva)

¿Cómo está organizado el archivo?

Consiste en un grupo de actividades académicas y administrativas que organiza los registros de la institución, a través de pasos conectados de tal forma que se pueda asegurar la facilidad y accesibilidad a los documentos. El archivo a académico está organizado de forma alfabética y cronológica. Este archivo es de gestión y el histórico que se encuentra ubicado en una bodega donde la documentación se organiza en carpetas colgantes contenidas en archivadores metálicos o estantería. Este archivo es manejado por una secretaria académica y una administrativa, para mayor seguridad y control. El archivo académico contiene historias académicas de estudiantes, solicitudes de cupo e inscripción, procesos de matrículas; el administrativo contiene hojas de vida docentes, contratos, mantenimientos, entre otros. ¿Existe un PGD?

No existe PGD, cada proceso es controlado desde la dirección administrativa financiera y académica de la oficina central Alianza Educativa. Se rige cada movimiento bajo los estatutos de la organización.

YOLIMA CANABAL

¿Qué procesos administra?

En la parte académica se desarrollan los siguientes procesos: Los Colegios en Concesión –CEC- son oficiales y ofrecen educación de alta calidad y deben cumplir con requisitos emanados de la SED

El archivo de gestión se encarga de recibir, ordenar, clasificar, custodiar, tramitar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación . Administra hoja de vida de estudiantes, procesos de inscripción y matrículas, trámites de documentos escolares solicitados como certificados, constancias, se expiden títulos de bachilleres, diplomas, grados académicos y demás documentos. Además, las diferentes actas de comité que se dan.

El archivo Histórico es el que custodia y gestiona fondos documentales que deben conservarse permanentemente. manteniendo el historial académico del estudiante una vez concluya sus estudios.

En la parte administrativa se desarrolla la gestión de contratación, mantenimientos, inventarios, control de entrada y salida del personal docente y administrativo ¿Qué software administra el archivo?

La entidad posee un software, el cual tiene como objetivo administrar datos; fue adquirido a SILEX, está segmentado por varios módulos. Además, a través de la oficina central se gestiona información por el correo institucional y una plataforma virtual share point que posee portal de gestión curricular para los docentes. A esta sección se podrá acceder a los servicios exclusivos para usuarios registrados en el sistema (personal que trabaja en la Asociación), es necesario ingresar nombre de usuario y contraseña para acceder a estos servicios

¿Cuál es?

Sistema integrado de recursos administrativos SIDRA. ¿Qué funciones maneja?

Administra datos, es alimentado a través de la recepción y trámite de la información que se genera con el proceso de inscripción, matrículas del estudiante, control de notas tanto cuantitativas como cualitativas, boletines, estadísticos, listados de estudiantes. ¿Qué características tiene? 

Es confiable, fácil de manejar y utilizar, práctico, rápido. Posee plataforma virtual. Se tiene acceso a través de su usuario y clave para las personas que lo alimentan o consultan. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?• Servir de apoyo en los procesos académicos permanentes• Disponer de forma oportuna de la información de los estudiantes,

expedición de certificados y constancias• Permite obtener información clara y oportuna de cada estudiante y

su nivel académico; ver el estado de cada uno • Genera estadísticos con el fin de llevar control de la cantidad de

estudiantes y exalumnos.• Agilidad en las consultas, sistematización y reportes.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

• SEGURIDAD: Cada funcionario posee su usuario y clave personal con la cual alimentan, consultan y generan información. El acceso y control a los archivos es administrado por una sola persona.

• ALTERIDAD: El usuario y la clave permiten saber quién ingresa o modifica información, en cuanto a la parte física sólo expide y firma la persona encargada de este trámite.

• CONSERVACIÓN: Bodegas y archivadores adecuados para conservar y en un futuro consultar la documentación.

• PRIVACIDAD: Por su carácter académico no se permite consulta o acceso a la información a cualquier persona, previa autorización de los directivos.

DECEVAL S.A.DEPOSITO CENTRALIZADO DE VALORES DE COLOMBIA S.A.

¿Cómo está organizado el archivo?

La información se organiza luego de finalizado el trámite por parte de los responsables, una vez realizado este paso los documentos son remitidos al Centro de Gestión Documental mediante una planilla definida para dicho fin, se da numero de ingreso de los documentos, se procede a la identificación clasificación, numeración e inserto de los documentos en los expedientes. ¿Existe un PGD?

Existe un PGD claro y definido, ya que se respetan cada uno de los ocho procesos para así garantizar la integridad ,la eficiencia y la oportunidad de los documentos ¿Qué procesos administra?

Jurídicas, solicitudes, derechos de petición, contables, fiscales ¿Qué software administra el archivo?

DECEVAL S.A cuenta con un software llamado GestionDoc, el cual es administrado por SERTISOFT

MARIA ALEJANDRA VALENCIA

¿Cuál es?El archivo de DECEVAL, cuenta con un software comercial, llamado GestionDoc, esta herramienta permite radicar, visualizar la imagen previamente digitalizada del documento, en su respectivo radicado, permite controlar y acceder a la información por medio de la pestaña consultas, esto con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control.

¿Qué funciones maneja?Es un sistema desarrollado, con el objetivo de organizar, controlar y facilitar los procesos técnicos de los documentos que se reciben y se producen de manera tanto interna como externa, de igual manera esto aplica para documentos físicos y electrónicos; Gracias a su versatilidad y alto grado de desarrollo tecnológico, permite realizar la trazabilidad y la gestión de los documentos desde que ingresan o salen hasta su destino final, por medio del modelo cero papel. ¿Qué características tiene?• Registro de fecha y hora en la generación de numero de radicado• Clasificación de documentos• Impresión de rótulos• Escaneo de documentos• Asignación y reasignación electrónica• Planilla de distribución• Manejo de ciclos• Trazabilidad del documento• Cierre de radicados con causa• Manejo de vencimientos• Vinculación del documento originado con el radicado de entrada• Revisión y aprobación del documento electrónico• Rótulos con código de barra

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?Para garantizar la seguridad e integridad de la información contamos con herramientas de control, inventarios, bases de datos, para acceder a la información se debe realizar la consulta a través del sistema GestionDoc, con el fin de tener la trazabilidad de cada uno de los expedientes para su control; para algunos casos específicos es indispensable contar con autorización del productor de la información, dada la confidencialidad del contenido, por razones de seguridad de la información.

ARCHIVO HISTORICO DE CARTAGENA DE INDIASDirección: Palacio de la Inquisición. Plaza de Bolívar. Tel. (57) (5) 6644570

Se encuentra organizados por fondos y por secciones:

Sección 1 Gobernación Manuscritos Cartas Leyes del Estado Soberano de

Bolívar Gaceta Departamental Diario Oficial Fechas: 1834 a 1971 Sección 2 – Alcaldía Acuerdos Defunciones Gaceta Municipal Anales del Concejo Posesiones Contratos y prestaciones Licencias de construcción Nóminas Caja de Acción Social Control urbano Promotora de Turismo Hacienda

ANITA CASTRO OTERO

Consejo Municipal: ActasProyectos de AcuerdosCorrespondenciaFechas: 1889 a 1965

Sección 3 - Notarías Notaría Primera:• Matrimonios civiles• Registros de nacimiento• Registros de defunciones• Protocolos• Protocolos de municipios

Notaría Segunda:• Protocolos

Notaría Tercera:• Protocolos• Carmen de Bolívar• CalamarFecha: 1790 a 1981  

Sección 4 – Prensa Gran Formato• Diario de la Costa• El Fígaro• El Mercurio• El Liberal• El Porvenir• El Comercio• La Época• La Patria• Unión Comercial• Fechas: 1908 a 1960

Pequeño formato:• Tomos sueltos de Cartagena• Tomos sueltos de otros

municipios• MisceláneaFechas: 1889 a 1931

Sección 5 – Hemeroteca Revistas especializadas en

historia especialmente de Cartagena y archivística.

• ¿Cómo está organizado el archivo?

¿Existe un PGD?• Es muy importante implementar un Programa de Gestión Documental en los

Archivos porque ayuda a preservar los fondos, facilita el acceso a los documentos y a la información, favorece el control por parte de las personas encargadas del archivo, ahorra horas de trabajo a los investigadores y usuarios y beneficia a los usuarios.

• Por ser Archivo Histórico los documentos que se llegan a nuestra custodia y conservación han pasado por un proceso de aplicación de Tablas de Retención, la cual va a definir que documentos deben ser trasladados a nuestro archivo para su conservación definitiva

• Existe un PGD en la Alcaldía Mayor de Cartagena, MECE calidad, pero solo se ha desarrollado en parte, todavía no se han elaborado las Tablas de Retención Documental.

¿Qué procesos administra?• Recepción: todos los documentos se reciben debidamente foliados.• Organización: se organizan en cajas especiales.• Conservación: se mantienen en un ambiente que facilite su conservación en

el tiempo• Consulta: de fácil acceso a quien desee consultarlos.

¿Qué software administra el archivo?WINISIS

¿Cuál es?WINISIS, es un sistema de almacenamiento y recuperación de información bibliográfica la cual es manipulada por una serie de menús que se diseñaron para ordenar las bases de datos.

¿Qué funciones maneja?• Definir bases de datos con los elementos datos requeridos por el usuario.• Ingresar nuevos registros en una determinada base de datos• Modificar, corregir o borrar registros existentes

• Construir automáticamente y mantener el rápido acceso a los archivos de cada base de datos, de cara a maximizar la velocidad de búsqueda

• Recuperar registros por su contenido, gracias a un sofisticado lenguaje de búsqueda

• Visualizar los registros o porciones de ellos de acuerdo a sus requisitos• Ordenar los registro en cualquier secuencia deseada• Imprimir catálogos parciales o totales y/o índices• Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de

programación

¿Qué características tiene?Fue diseñado para manejar campos de longitud variable lo que conlleva a poder configurar una BD alfanumérica acorde a las exigencias y requisitos de quien lo use.  ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?• Es gratuito, lo que permite economizar gastos• Permite la ubicación fácil y rápida del documento• Conservación del documento, ya que el usuario obtiene la información

directamente del sistema• Tiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar una base de datos

para bibliotecas• Fácil manejo para sus usuarios• Incluyen módulos de actualización, impresión, Importación y Exportación,

búsqueda, creación de bases de datos ilimitadamente, capacidad de almacenamiento de información.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

SEGURIDAD• Depósitos aislados de agentes físico-químicos• Constante mantenimiento de las instalaciones eléctricas e

hidráulicas• Monitoreo constante a través de cámaras de seguridad• Vigilancia permanente

CONSERVACIÓN• Limpieza permanente de los depósitos documentales• Limpieza interna de los documentos, con el objeto de

detectar cualquier agente degradante como hongos, insectos

• Fumigación periódica• Estanterías en buen estado• Unidades documentales almacenadas en cajas

archivadoras• Condiciones ambientales adecuadas. Control de la

humedad, temperatura y luz solar• Tomar medidas de precaución con los usuarios, como: No

escribir o tomar notas sobre los documentos, no pasar las páginas humedeciendo los dedos, no pasar bruscamente las hojas, evitar la manipulación de los documentos con lapiceros

• Uso obligatorio de guantes y mascarillas para los usuarios y trabajadores

PRIVACIDAD• Se pondrán en custodia los documentos que estén en un

proceso jurídico delicado.• Solo salen documentos del archivo por causa justificada y

previa autorización de su director