República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada

Caracas – Dtto. Capital

NOMBRE DEL GRUPO: TECHNOLOGY SYSTEM

(PROYECTO) SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE PROFESORES EN LA CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA

Prof.: Esther burgos.

Gerencia de proyecto.

Caracas Febrero de 2016

INTEGRANTES

ACEVEDO WENDY CI: 20.127.994 LIDER

BALZA NORBELYS CI: 23.781.111 SUB-LIDER

ALVAREZ SOLMAIRA CI: 21.092.153

QUINTERO KISSBEL CI: 22.028.953

VALLEJO JAIME CI: 23.681.215

BLANCO YENIFER CI: 19.720.683

INTRODUCCIÓN

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que

se encuentran relacionadas y coordinadas, para ejecutar un proyecto de sistemas

se necesita la gestión y creación de un software que mejore los problemas de una

forma automatizada para cualquier institución, tan pronto surge el interés en un

proyecto, el analista de sistema se reúne con su equipo de trabajo para la toma de

decisiones y la determinación de factibilidad. Teniendo como objetivo principal

establecer una programación por medio de instrumentos como el Diagrama de

Gantt que llevara a cabo las actividades, en base al alcance de manera que el

proyecto finalice exitosamente. Una de las acciones más importantes para

garantizar la productividad en el desarrollo del proyecto, es la gestión

administrativa efectiva de las actividades programadas por los miembros del

equipo.

Así mismo el control y la evaluación del proyecto en la práctica, para ello se

integra el equipo de trabajo, realizando un seguimiento sobre las áreas

mencionadas anteriormente en el diagrama, especificando a cada integrante el rol

que le toca desarrolla corresponde a las actividades. El resultado de esta

interacción es un estudio completo acerca de la viabilidad técnica, económica y

operativa que sirve de base para decidir si es factible la implantación del sistema.

En este caso particular se propone desarrollar un sistema de información para el

control y registro de profesores en la carrera de Ingeniería de Sistemas en la

Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada

Planteamiento del Problema

El 26 de abril de 1.999 el Tcnel. Hugo Rafael Chávez Frías, Presidente de la

República, decreto la creación de la UNEFA, Universidad Nacional Experimental

Politécnica de la Fuerza Armada. Ofertando como carreras Ingeniería de

Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas, TSU En Comunicación y

Electrónica.

Teniendo en cuenta que en la UNEFA sus principales elementos para el

funcionamiento de la misma son los profesores, quienes propician las

herramientas necesarias y suficientes para que el estudiante construya sus

propios conocimientos a partir de los conocimientos impartidos por ellos, para la

formación de profesionales. Se ha detectado que actualmente, la carrera de

Ingeniería de Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas, TSU En

Comunicación y Electrónica presenta deficiencia para la contratación de

profesores y asignación de materias a impartir una vez culminado el semestre, uno

de estos factores es que la matricula estudiantil es variable lo que en ocasiones es

necesario dar apertura a secciones extras, por tal motivo hace necesario la

contratación de nuevos profesores, esto se realiza de manera presencial por el

coordinador llevando este proceso de forma manual. Haciéndose necesario para

los profesores un proceso de registro más dinámico, a través de un sistema de

información web, con el fin mejorar estos inconvenientes, postulando fácilmente

sus materias a impartir.

Partiendo del problema anteriormente planteado surge la interrogante:

¿Cómo mejorar el proceso de registro y control de profesores en la coordinación

de Ingeniería en sistema, Qué requerimientos tecnológicos humanos y financieros

se necesitan para llevar acabo este sistema de información?

Propuesta

En este capítulo se da a conocer la presentación, justificación, objetivos,

fundamentación, estructura, factibilidad y costo de la Propuesta para el Diseño de

un Sistema de información para el control y registro de profesores de la

coordinación de ingeniería en sistemas de la UNEFA, en busca del mejoramiento y

calidad del servicio.

Fase I: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

Presentación.

Para exponer la propuesta formulada fue necesario realizar una valoración

previa referente al actual proceso de registro de profesores que se lleva de forma

manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución de la

propuesta aquí presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la

necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva

el control del proceso de registro, pasando de un proceso manual a uno totalmente

automatizado, a través de una aplicación bajo un entorno que puede ser tanto

sistema operativo Windows como linux, desarrollado en el lenguaje de

programación PHP y utilizando como gestor de Base de Datos MySql.

El sistema permitirá realizar el almacenamiento de información mediante los

procesos requeridos por el usuario, también contará con una seguridad de acceso,

lo cual permitirá dar privilegios y permisos de administrador solo al usuario

encargado del mismo, con el fin de evitar pérdidas de información y ataques de

falsificación de los datos.

Objetivo general

Diseñar un sistema de Información para el Control y Registro de Profesores

en la carrera de ingeniería de sistemas de la Universidad Nacional Experimental

Politécnica de la Fuerza Armada y Determinar que requerimientos tecnológicos

humanos y financiero se necesitan para llevar acabo el sistema.

Objetivos específicos

Determinar las fallas en el proceso actual de registro de profesores de la

coordinación de ingeniería de sistemas.

Establecer un sistema que permita controlar el proceso de registro de

profesores evitando la pérdida de tiempo, lentitud en el proceso, pérdida de

información, agotamiento del personal y duplicación de registros.

Examinar si el proyecto en desarrollo cuenta con los requerimientos

tecnológicos, humanos y financiero para la implantación.

Seleccionar el personal de profesores activos e inactivos mediante reportes,

ya sea por pantalla o en PDF y Excel.

Identificar la cantidad de profesores disponibles para impartir las diferentes

asignaturas.

Ventajas

Verificación de documentos adjuntos como el currículum del profesor para

ser cargado en nómina.

Optimización del tiempo para la comunicación y publicación de información

Control de duplicidad y asignación directa de las asignaturas ofertadas

Organización de los datos de profesores con sus tiempos, para la

disponibilidad y reemplazo.

Facilitación de la creación de horarios académicos.

Respaldo de los datos en forma digitalizada

Justificación.

Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar

gran cantidad de datos, ya que de otra forma los datos procesados serían menos

confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta que

proporciona confiabilidad para el manejo y manipulación de información.

El sistema propuesto está orientado a mejorar el proceso de registro de

profesores para la coordinación de ingeniería en sistemas, brindándole al usuario

un control eficiente de dicho registro, permitiendo realizar tareas de manera

rápida, evitando así pérdida de tiempo y de información.

La iniciativa de incluir esta herramienta en la coordinación de ingeniería de

sistemas responde a la carencia de control de registros antes mencionados, sin

embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado, es el mayor y mejor

control en el manejo de los procesos de información, creando un ambiente

cómodo para el usuario.

La comunicación entre el usuario y el sistema propuesto será confiable y

amigable para así facilitar el efectivo funcionamiento del sistema y brindar un

avance tecnológico que vaya de la mano con las exigencias y procesos

tecnológicos de la actualidad.

Limitaciones

Las limitaciones son obstáculos que eventualmente pudieran presentarse durante

el desarrollo del estudio y que escapan del control del investigador (Arias, 1997:).

A los investigadores se les da acceso a la información de profesores

existente e información necesaria para el desarrollo del sistema no se le

niega el conocer la información que la Coordinación de Ingeniería de

Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas, TSU En Comunicación y

Electrónica posee y maneja.

Delimitaciones y Alcance de la Investigación.

Este proyecto se realizará en la Universidad Nacional Experimental

Politécnica de la Fuerza Armada Nacional, núcleo Caracas, Sede Chuao,

Coordinación de Ingeniería de Sistemas, TSU Análisis y Diseño de Sistemas,

TSU En Comunicación.

La coordinación no cuenta con un sistema automatizado para dar totalidad de

profesores. Se ha estipulado la duración del estudio de treinta días empezando en

el mes de marzo del 2016, para culminar en el mes de abril del mismo año.

Determinación de la factibilidad

La definición de factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos

necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señaladas en nuestro

proyecto. Para los proyectos de sistemas, la factibilidad se apoya en tres principios

básicos: operativo, técnico y económico. Un proyecto debe satisfacer los tres

principios para merecer el desarrollo posterior.

Factibilidad Técnica:

El analista o los encargados de esta fase deben indagar si el software puede

desarrollarse y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa

del diseño, de tal manera que satisfagan la necesidad considerada para

desarrollar el proyecto. Es aquí donde la experiencia de los analistas de sistemas

es de gran valor ya que, si se satisface la factibilidad técnica orientada a las

necesidades de los usuarios y es positiva, pasaría a estudiarse la factibilidad

económica.

Factibilidad Económica:

Este estudio de factibilidad incluye el análisis de costos, beneficios y tiempo

asociado con cada alternativa del proyecto, evaluando nuestra propuesta seria en

un enfoque de beneficio y tiempo.

Considerado el tiempo invertido por el equipo y el beneficio obtenido, que es

satisface la necesidad del usuario, si desde el punto de vista estudiado el proyecto

es beneficioso en tiempo, resultado y cumple con la necesidad del usuario

entonces el sistema es viable y el proyecto trasciende a la siguiente etapa

operacional

Factibilidad Operativa:

La factibilidad operativa depende de los recursos humanos que participan durante

la operación del proyecto. Esto se refiere al pronóstico de, una vez instalado, el

sistema llegará a funcionar o utilizarse. La determinación de una factibilidad

operativa requiere de una imaginación creativa del equipo, así como de una hábil

capacidad de persuasión, para hacerle saber al usuario cómo dentro de los

posibles tipos de interfaces tendrá un proyecto que satisfaga sus necesidades.

Fundamentación.

El sistema propuesto está fundamentado sobre la base del desarrollo de

sistemas informáticos que vienen orientándose sobre el enfoque de la

sistematización progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo

diariamente, para obtener un flujo rápido de informaciones fiables, elevar la

cantidad y disminuir los costos operativos asociados, otorgando respuestas

inmediatas a las necesidades del usuario.

Para la adecuada terminación de requerimientos de sistema propuesto,

además de la comunicación de los usuarios directos del sistema de información –

comunicación realizada a través del cuestionario aplicado – fue necesario la

observación de los procesos de registro que se realiza actualmente (de forma

manual) en la coordinación de ingeniería de sistemas de la UNEFA. También se

observó los equipos, software, hardware instalados en la coordinación.

Fue a través de esta estrategia que se estableció e identifico que los fallos

evidenciados en la etapa de investigación preliminar, con los recursos necesarios

para realizar el diseño de información se podrá así optimizar el proceso de control

de forma eficiente y eficaz para el proceso de registro de profesores, es necesario

destacar que la coordinación cuenta con todos los elementos para realización y

puesta en funcionamiento del sistema propuesto.

Fase II: Determinación de los requerimientos de la Información

Se analizaron los documentos, manuales de programación y referencias de

equipos así como la bibliográfica sobre los enlaces existentes, mediante los cuales

se podrá:

Determinar los requerimientos de información, mediante el análisis de los

documentos involucrados.

Determinar los requerimientos de hardware, software y demás recursos

necesarios, para establecer las funciones y aplicaciones que se deben

satisfacer.

El proceso de evaluación anteriormente mencionado se conoce como estudio

de factibilidad. Este estudio consta de cuatro enfoques, que son organizacionales,

económicos, técnicos y operacionales Es de destacar que para efectos de esta

propuesta no es necesaria la factibilidad política y social.

Estudio Técnico

La tecnología de soporte necesaria para que el sistema de registro de

Profesores funcione correctamente está en la actualidad disponible en su totalidad

además está ya ha sido perfectamente aplicada en otras instituciones por lo que

su adquisición no representa dificultad alguna. En atención a lo expuesto se

detallan los recursos mínimos requeridos para el funcionamiento del sistema

propuesto

Requerimientos.

Tipo de Requerimiento Descripción cantidadHardware computador 1

Software Sistema operativo Windows o

Linux, Página web en Php y

Mysql para la base de datos

1

Humano Personal operador del sistema 1

En tal sentido, para el presente estudio en el área de Control de la

coordinación de ingeniería de sistemas, los requerimientos presentados son

viables y considerando lo expuesto por la coordinación en la entrevista realizada

en la fase de Identificación de problemas, oportunidades y objetivos., donde se

manifiesta que cuentan con la plataforma de hardware necesaria así como

también con el recurso humano capacitado que podría servir de apoyo para

cristalizar el presente proyecto. Concluyendo así que técnicamente dicho proyecto

es factible.

Estudio operativo.

Requiere de una imaginación creativa del analista así como de una hábil

capacidad de persuasión para hacerle saber al usuario cómo dentro de los

posibles tipos de interfaces tendrá una que satisfaga sus necesidades. Asimismo

el analista debe saber escuchar lo que el usuario desea y lo que parece que

llegará a utilizar, sin embargo, una buena parte de lo expresado anteriormente

puede quedar sólo en conjeturas.

Partiendo de este concepto se infiere, que el sistema propuesto busca

demostrar los beneficios que el mismo traerá a la coordinación de ingeniería de

sistemas.

Beneficios Tangibles.

Entre los beneficios tangibles que proporciona el sistema se pueden mencionar

los siguientes:

Una base de datos con la información de los profesores, coordinador, y

demás procesos que están inmersos en el sistema.

Seguridad en la información de los profesores.

Disminución del tiempo utilizado en la realización de las actividades.

Disminución de errores comunes en el registro operación y transcripción de

la información.

Eficiencia en los procesos.

Estudio Económico

La factibilidad económica tiene que ver con el hecho de si los ahorros

esperados en costos, el incremento en los ingresos y en las utilidades, las

reducciones en la inversión requerida y otros tipos de beneficios excederán los

costos de desarrollar y operar un nuevo sistema propuesto

Para los fines de este proyecto, la factibilidad económica es favorable, ya

que en la coordinación de ingeniería de sistemas, cuentan con todos los recursos

de hardware y software necesarios para la realización del mismo, así como

tampoco existe el requerimiento de personal extra para la manipulación del

producto final.

Fase III: Análisis de las Necesidades del Sistema.

En esta fase, se prepara formalmente una propuesta de un Sistema de

Registro de Profesores para la coordinación de la carrera de ingeniería de

sistemas de la UNEFA, el cual reúne todo lo que ha sido encontrado dándose de

esta manera recomendaciones de lo que se debe haber hecho.

En esta parte se estudia la funcionalidad del Sistema mencionado, es decir

todos los aspectos que debe cubrir el sistema para cumplir con las expectativas de

su propósito.

Definición de Requerimientos.

Esta fase se inicia con la especificación de los requerimientos de

información que los usuarios del nuevo sistema desean. Los requerimientos que el

sistema debe cumplir para satisfacer las necesidades se dividen en:

Requerimientos de Salidas:

Clasificados como reportes, gráficos, despliegue visual de información. Para

los reportes se debe especificar el tipo, formato, medio, frecuencia y volumen. El

sistema propuesto necesitara pantallas o formularios de consulta, Reportes por

pantalla e impresos con filtrado de información, los reportes se podrán realizar en

cualquier momento que el usuario lo solicite. El volumen de información

dependerá del tipo de filtrado que este realice.

Requerimientos de Entradas:

Los requerimientos de entradas del sistema son las pantallas o formularios

de captura de datos con controles que tiene asociados procedimientos de

validación de entradas de acuerdo al tipo de datos de entrada que corresponda,

los objetos son formulario, reportes y módulos para seleccionar la opción a

trabajar.

Los procedimientos de validación garantizan que los tipos de datos sean

adecuados, verifican que campos como la pantalla para validar la entrada del

usuario. Estos procedimientos de validación no permiten que el usuario forcé de

alguna manera la entrada incorrecta de datos. Estos están programados como

procedimientos o módulos de validación que son llamados por eventos que han

sido programados previamente para que estos se muestren en caso de una mala

entrada por parte del usuario. El sistema captura la información de los usuarios

desde un formulario que guardará el registro del profesor.

Requerimientos de Almacenamiento:

Los datos se almacenan directamente en la base de datos del sistema en

tablas que poseen campos, algunas de estas tablas están relacionadas por

campos claves. Los medios de almacenamientos disponibles son el disco duro, los

discos extraíbles o pendrive. También la base de datos se puede almacenar en

discos virtuales o unidades de la red LAN de la institución

La información que será almacenada en la base de datos corresponde a la

descargada en el formulario, la cual arrojará un código aleatorio para cada usuario

que se registre. Los usuarios del sistema contarán con un módulo correspondiente

al área en la que este se desenvuelva, el formulario estará enlazado por medio de

código Php a la base de datos Mysql, la descripción de los campos de la base de

datos estará relacionada a los campos del formulario. Una vez llenos se

descargaran en la mencionada base de datos.

Cabe destacar que es necesario contar con los mecanismos de respaldo de

la base de datos en disco duro o en cualquier medio extraíble disponible, las

relaciones entre bases deben ser con el objetivo de organizar los registros.

Fase IV: Diseño del sistema recomendado.

En esta fase se desarrollara el Sistema de Registro de Profesores, dicha

propuesta comprende los lineamientos generales que definen la estrategia a

seguir para alcanzar los objetivos del diseño de la propuesta.

Dentro de este marco, en la propuesta se va a desarrollar el prototipo del

sistema completo, partiendo del diagnóstico realizado previamente, en virtud de

que todo diseño de sistemas de información parte del estudio de una situación

actual, para analizar su operación y detectar alguna debilidad con la cual se crea

la necesidad. Esto con lleva a que la información recopilada forma la base para

crear estrategias y alternativas para la elaboración del diseño. A continuación se

describen el funcionamiento del sistema propuesto utilizando como estrategias el

modelado del sistema y la descripción del lenguaje utilizado.

Lenguaje de Programación.

El lenguaje de programación utilizado para el desarrollo del Sistema de

Registro de Profesores será Php, debido a que es un lenguaje de programación

que corre bajo Windows o Linux. Entre las herramientas utilizadas esta también el

manejador de base de datos Mysql con el cual se construirá toda la base de datos

del sistema.

Php es un lenguaje de programación interpretado del lado del servidor y se

encuentra inmerso dentro de Html permitiendo de esta manera utilizar formularios

y datos de información de forma dinámica, además permite modificar propiedades

en tiempo de diseño y en tiempo de ejecución o por medio de código Php.

Modelo de KRUCHTEN 4 vistas + 1

Kruchten propone un sistema con 4 vistas bien diferenciadas y estas 4 vistas se han de relacionar entre sí con una vista más, que es la denominada vista “+1”. Estas 4 vista las denominó Kruchten como: vista lógica, vista de procesos, vista de despliegue y vista física y la vista “+1” que tiene la función de relacionar las 4 vistas citadas, la denominó vista de escenario.

Cada una de estas vistas ha de mostrar toda la arquitectura del sistema software que se esté documentando, pero cada una de ellas ha de documentarse de forma diferente y ha de mostrar aspectos diferentes del sistema software. A continuación, pasamos a explicar que información ha de haber en la documentación de cada una de estas vistas.

Vista Lógica

Diagrama de Comunicación de Administrador

Diagrama de Comunicación de Profesor

Diagrama de Secuencia de Administrador

Diagrama de Secuencia de Profesor

Vista de Despliegue

Diagrama de Componentes de Administrador

Diagrama de Componentes de Profesor

Diagrama de Paquetes de Administrador

Diagrama de Paquetes de Profesor

Vista Física

Diagrama de Despliegue de Administrador

Diagrama de Despliegue de Profesor

Vista de Procesos

Diagrama de Actividades de Administrador

Diagrama de Actividades de Profesor

+1 Vistas de Escenario

Caso de uso de Alto Nivel

Caso de Uso Extendido de Administrador

Caso de Uso Extendido de Profesor

Fase V: Desarrollo del Sistema propuesto

En esta fase se procedió a desarrollar el sistema de Registro de Profesores, es

decir, a la automatización del sistema. El cual se llevaba de forma manual,

logrando los siguientes objetivos:

Automatización en un 100 % del sistema para controlar el registro de

profesores y el proceso de consultas y emisión de listas de profesores con

su disponibilidad

Ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de obtener información de registros y

consultas y otros documentos

.

En esta fase se visualizarán las pantallas de entradas y salidas de los procesos

del sistema propuesto.

El uso de los diagramas de Gantt para la programación de proyectos

Una manera sencilla para programar actividades es mediante el diagrama de

Gantt. Esencialmente, es un diagrama que contiene barras que representan cada

una de las actividades, y cuya longitud representa la duración de la actividad

respectiva.

La ventaja principal del diagrama de Gantt es su sencillez. El analista de sistemas

no sólo encontrará fácil esta metodología, sino que también contará con un

excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales. Otra ventaja de

utilizar un diagrama de Gantt es que las barras que representan las actividades se

dibujan a escala; esto es, el tamaño de una barra indica la duración relativa de la

actividad.

Diagrama de Gantt

Gráficos de PERTFue desarrollado para evidenciar la interdependencia de las tareas de los

proyectos cuando se realiza la planificación de los mismos. En esencia, PERT es

una técnica de modelos gráficos interrelacionados.

Uso de Gráficos PERT

El PERT es útil cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez

de en secuencia. El analista de sistemas puede beneficiarse del PERT aplicándolo

a los proyectos de sistemas a una escala más pequeña, especialmente cuando

algunos miembros del equipo pueden estar trabajando en determinadas

actividades al mismo tiempo que los compañeros pueden estar trabajando en

otras.

El diagrama PERT permite: La identificación fácil del orden de precedencia y tiempo.

La identificación fácil de la ruta crítica y por lo tanto de las actividades

críticas.