Auditoria Ent Salud

AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD

Luis Carlos Beltrán Pardo

1 Auditoría en Entidades de Salud - Profesor

Titular Luis Carlos Beltrán Pardo - Universidad Nacional de Colombia

OBJETIVOS

• Proporcionar conocimientos teórico-prácticos sobre el Control, Auditoría y Gestión de Entidades del Sector Salud, públicas y privadas, en desarrollo de las Leyes 100 y 87 de 1993, la Ley 1122 de 2007, la Ley 1438 de 2011 y del Decreto 1011 de 2006, y demás normas reglamentaria.



OBJETIVOS • Enfatizar en la responsabilidad que les

corresponde a las Entidades del Sector Salud, EPS e IPS, en desarrollo de las técnicas modernas de control y auditoría, tales como herramientas administrativas, organizativas y de control, incluyendo Manuales de Procedimientos, Protocolos, Funciones y demás normas que integran el Sistema de Control Interno y del Sistema de Calidad, con sus certificaciones de Habilitación y Acreditación.



OBJETIVOS

• Desarrollar modelos teórico-prácticos para evaluar el Sistema de Control Interno y aplicar auditorías de calidad y de Gestión a las Empresas del Sistema General de Salud con las técnicas de Auditoría Interna, Externa y Revisoría Fiscal, de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, con la legislación específica vigente y con un Sistema de Control de Gestión.

Auditoría en Entidades de Salud - Profesor Titular Luis Carlos Beltrán Pardo - Universidad Nacional de Colombia

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OBJETIVOS

• Analizar aspectos legales y teóricos sobre normas aplicadas a la salud, como las tutelas y sus resultados, así como el procedimiento básico de las IPS como es la Facturación en Entidades de Salud, tanto del sector público como privado .


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ALCANCE

Capacitar en la formación técnica adecuada que permita conocer el verdadero control que requiere cualquier organización de la salud, apoyados en la normatividad vigente en Colombia que establece el ejercicio del Sistema de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado. Se busca la aplicación de los aspectos científicos y técnicos de la administración para lograr el desarrollo y crecimiento de las empresas de salud con visión hacia el futuro.


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PROGRAMA • CAPÍTULO 1 • CAPÍTULO 2 • CAPÍTULO 3 • CAPÍTULO 4 • CAPÍTULO 5 • CAPÍTULO 6 • CAPÍTULO 7 • CAPÍTULO 8 • CAPÍTULO 9 • CAPÍTULO 10 • CAPÍTULO 11


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PROGRAMA

CAPÍTULO 1: Vigilancia y Control del Sistema de Seguridad Social en Salud. Ley 100 de 1993, Ley 1122 de 2007 y Ley 1438 de 2011

• Sistemas de Seguridad Social en Salud • Vigilancia y Control del Sistema • Sistema de garantía e calidad en salud. Decreto

1011 de 2006 Volver al programa


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PROGRAMA

CAPÍTULO 2: Entidades del Sistema General de Salud

• Empresa • Administración • Proceso administrativo

– Planeación Estratégica – Organización de entidades de salud ejemplo hospitales – Dirección – Control

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PROGRAMA

CAPÍTULO 3: El Control Interno en las entidades del Sistema de Salud

• La constitución Nacional y el Control Interno • Control Interno en Entidades de Salud • Fases para Implementarlo en Entidades de Salud

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Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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PROGRAMA

CAPÍTULO 4: El Manual de Procedimientos, de Funciones y Protocolos de entidades de salud

• Manual de Procedimientos y Protocolos • Reingeniería en Entidades de Salud • Aspectos organizativos y cambios que se

requieren Volver al programa


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PROGRAMA

CAPÍTULO 5: Evaluación y auditoría en Entidades de Salud

• Cómo mejorar el Control Interno • Sistema de Evaluación General y auditorías en

Entidades de Salud • Preguntas para evaluar procedimientos en

Entidades de Salud Volver al programa


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PROGRAMA

CAPÍTULO 6: El Sistema de Control de Gestión de una Entidad del Sistema General de Salud.

• Control de Gestión en Entidades de Salud • Desarrollo del control de gestión • Evaluación de una Clínica Infantil

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PROGRAMA

CAPÍTULO 7: Aspectos básicos de las Auditorías en Entidades de salud

• Auditoría en entidades de salud • Metodología de la Auditoría en entidades de salud • Presentación de informes • Auditoría de la administración de Recursos

Humanos en entidades de salud Volver al programa



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PROGRAMA

CAPÍTULO 8: Diseño de un Sistema Integral de Información para una Entidad de Salud

• Introducción • Algunas descripciones del Sistema de

Información • Clínico – Módulo Administrativo de Clínicas y

Hospitales Volver al programa


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PROGRAMA

CAPÍTULO 9: Facturación en Entidades de Salud • Facturación en Entidades de Salud CAPÍTULO 10: Sistemas de calidad del servicio CAPÍTULO 11: Nuevo Modelo Estandarte Control

Interno para entidades de salud, según Decreto 1599/05

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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Objeto: Garantizar los derechos de las personas

para obtener la calidad de vida acorde a la dignidad humana. (Art. 1)

Objetivo: Regular el servicio público esencial de

salud y crear condiciones de acceso en toda la población al servicio en todos los niveles de atención. (Art.. 152)


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PRINCIPIOS GENERALES • Eficiencia: Mejor uso de

recursos. • Universalidad: No

discriminación. • Solidaridad: Mutua ayuda. • Integralidad: Total cobertura. • Unidad: Articulación • Participación: Intervención de

la comunidad. (Art.. 2)


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL FUNDAMENTOS DEL SERVICIO PÚBLICO EN

SALUD • Equidad: Igual calidad del servicio para todos. • Obligatoriedad: : Afiliación es responsabilidad del

empleador y del Estado • Libre escogencia: : Los usuarios son libres para decidir. • Autonomía de instituciones. • Descentralización administrativa. • Participación social. • Concentración. • Calidad. (Art. 153)



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GARANTÍAS DE LOS AFILIADOS • Servicios del Plan Obligatorio de Salud. • Atención en todo el país (caso urgencia ). • Libre escogencia y traslado entre EPS e IPS • Participación dentro de las entidades rectoras,

promotoras y prestadoras. (Art. 159)


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL COBERTURA DEL SISTEMA DE SALUD

EN COLOMBIA


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AFILIADOS AL SISTEMA DE SALUD SOCIAL

Sistema Contributivo 24.300.000

Sistema Subsidiado 20.376.000

TOTAL 44.676.000


BENEFICIOS DEL SISTEMA

1. Plan Obligatorio de Salud (POS) Este Plan permitirá la protección integral de las

familias a la maternidad y enfermedad general, en las fases de promoción y fomento de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación para todas las patologías. Art.162.


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BENEFICIOS DEL SISTEMA 2. Cobertura familiar • Cónyuge o compañero(a) permanente del afiliado. • Hijos menores de 18 años que hagan parte del núcleo

familiar y dependan económicamente de éste. • Hijos mayores de 18 años que tengan incapacidad

permanente. • Hijos menores de 25 años que sean estudiantes con

dedicación exclusiva (Art. 163).



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BENEFICIOS DEL SISTEMA 3. Preexistencias 4. Atención básica 5. Atención materno infantil 6. Riesgos catastróficos y accidentes de tránsito 7. Atención inicial de urgencias 8. Planes complementarios


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DIRECCIÓN DEL SISTEMA El Sistema está bajo la orientación, regulación, supervisión, vigilancia y control del Gobierno Nacional y del Ministerio de Salud (Art. 170).

ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Entidades responsables de la afiliación, y el registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, por delegación del Fondo de Seguridad y Garantía. Su función básica será organizar y garantizar la prestación del Plan de Salud Obligatorio a sus afiliados (Art. 177).


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INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

Funciones: • Prestar servicios en su nivel de atención

correspondiente a los afiliados y beneficiarios. • Laborar con calidad y eficiencia. • Tener autonomía administrativa, técnica y

financiera. • Cumplir con las normas y requisitos expedidos por

el Ministerio de la Protección Social(Art.185).


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INFORMACIÓN REQUERIDA Las EPS deberán establecer sistemas de costos (presupuesto independiente), facturación (discriminando la cuantía subsidiada ) y publicidad (Art. 225).

INFORMACIÓN PARA VIGILANCIA DEL RECAUDO La afiliación al Sistema General de Seguridad Social de Salud podrá hacerse en forma independiente a la afiliación al Régimen General de Pensiones (Art. 226) La Superintendencia Nacional de Salud podrá solicitar información a las entidades rectoras de pensiones y a la Administración de Impuestos Nacionales, para determinar la evasión de los aportes por parte de los afiliados. (Art. 226)

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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA Es facultad del Gobierno Nacional expedir normas relativas a la organización de un sistema de calidad (auditoría médica) de obligatorio desarrollo en las EPS. (Art. 227.) Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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REVISORÍA FISCAL Las EPS deberán tener un Revisor Fiscal designado por la Asamblea General de Accionistas. Éste será posesionado por el Superintendente Nacional de Salud (Art. 228). El control fiscal de estas entidades, se hará por las respectivas Contralorías para las que tengan carácter oficial, y por los controles estatutarios para las que tengan un carácter privado (Art. 229).


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RÉGIMEN SANCIONATORIO La Superintendencia Nacional de Salud podrá imponer multas en cuantía hasta de 1.000 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes a favor del Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA).


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CAUSAS DE REVOCACIÓN DEL CERTIFICADO DE AUTORIZACIÓN

• Petición de la Entidad • Incumplimiento de requisitos • Ejecución practicas selección adversa. • Cuando no haya iniciado su actividad después de

tres meses. • Comprobar que no se prestan efectivamente los

servicios del Plan Obligatorio (Art. 230)


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VEEDURÍAS COMUNITARIAS La prestación bajo el régimen de subsidios será objeto de control por parte de veedurías comunitarias elegidas popularmente (Art. 231)


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INSTITUTO DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS

Creación del INVIMA como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Salud, con personería jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa. FUNCIÓN: Vigilancia sanitaria y de control de calidad (Art. 245). Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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PROGRAMAS EN EL ÁREA DE SALUD POR INSTITUCIONES EDUCACIÓN

SUPERIOR Las instituciones de Educación Superior deberán contar con un Centro de Salud propio o formalizar convenios docente - asistenciales (presentados al Ministerio de la Protección Social) (Art. 247).


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL TIPOS DE PARTICIPANTES EN EL SISTEMA

GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

A. Afiliados a Sistema de Seguridad Social 1. Mediante Régimen Contributivo: Personas con capacidad de pago.

2. Mediante Régimen Subsidiado: Sin capacidad de pago para cubrir el monto total de la cotización. Población más pobre y vulnerable del país en las áreas urbana y rural.


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TIPOS DE PARTICIPANTES EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD B. Personas vinculadas al sistema Personas que por incapacidad de pago y mientras logran ser beneficiarios del régimen subsidiado tendrán derecho a los servicios de salud (Art. 157).


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL

DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - RÉGIMEN CONTRIBUTIVO

El régimen contributivo se financia exclusivamente por medio de cotizaciones. La tasa de cotización es del 12.5% (8.5% para el empleador, 4% para el empleado, 12.5% para los independientes y pensionados). De la cual : • Un punto se va al sistema subsidiado • 0.5 puntos son para promoción y prevención • 10.5 puntos son para el propio sistema contributivo. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - RÉGIMEN

SUBSIDIADO El sistema subsidiado se financia con varias fuentes, a saber: • 45% proviene de un porcentaje de la nómina del país • 33% Corresponde a I.C.N (Ingresos Corrientes de la

Nación) • 10% está formado por el situado fiscal (Departamentos) • 9% esfuerzos propios (Municipios) • 3% Cajas de Compensación familiar


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL COBERTURA DEL SISTEMA DE SALUD

EN COLOMBIA


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AFILIADOS AL SISTEMA SOCIAL DE SALUD (Oct. 1.997)

ENTIDADES AFILIADOS

28 Entidades Promotoras de Salud. (E.P.S.) 3.220.000

Sistema 30 Entidades Adaptadas al Sistema (E.A.S.) 349.650

Contributivo Seguro Social 7.390.000

CAPRECOM 200.000

CAJANAL 430.000

16 Entidades Promotoras de Salud (E.P.S.) 2.930.000

Sistema 50 Cajas de Compensación Familiar 1.270.000

Subsidiado 175 Entidades Solidarias de Salud 2.240.000

TOTAL SISTEMA SOCIAL DE SALUD 18.029.650

VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD SOCIAL

EN SALUD • El Ministro de la Protección Social, quien lo presidirá. • El Ministro de Hacienda y Crédito Público, o su delegado. • Sendos representantes de las entidades departamentales y municipales de salud • Dos representantes de los empleadores, uno de los cuáles representará a la Pequeña y Mediana Empresa y otras formas asociativas. • Dos representantes por los trabajadores, uno de los cuales representará a los pensionados. • El representante legal del Instituto de Seguros Sociales. • Un representante por las Entidades Promotoras de Salud, diferentes del ISS. • Un representante de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. • Un representante de los profesionales del área de la salud, de la asociación mayoritaria. • Un representante de las asociaciones de usuarios de servicios de salud del sector rural.


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL FUNCIONES DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD • Definir el Plan Obligatorio de Salud para los afiliados. • Definir el monto de cotización de los afiliados al sistema. • Definir el valor de la Unidad de Pago por Captación. • Definir el valor por beneficiario del régimen de subsidios en salud. • Definir los medicamentos esenciales y genéricos que harán parte del Plan Obligatorio de Salud. • Definir los criterios generales de selección de los beneficiarios del régimen subsidiado de salud por parte de las entidades territoriales. • Definir el régimen de pagos compartidos. • Definir el régimen que deben aplicar las EPS para el reconocimiento y pago de las incapacidades.


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL FUNCIONES DEL CONSEJO NACIONAL DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD • Definir las medidas necesarias para evitar la selección adversa de

usuarios. • Recomendar el régimen y los criterios que debe adoptar el Gobierno

Nacional para establecer las tarifas de los servicios prestados. • Reglamentar los Consejos Territoriales de Seguridad Social en Salud. • Ejercer las funciones de Consejo de Administración del Fondo de

Solidaridad y Garantía. • Presentar ante las Comisiones séptimas de Senado y Cámara, un

informe anual sobre la evolución del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

• Adoptar su propio reglamento. • Las demás que sean asignadas por la Ley. (Art.172).


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL FUNCIONES DE LAS ENTIDADES PROMOTORAS

DE SALUD • Ser delegatarias del Fondo de Solidaridad y Garantía para la captación de los aportes de los afiliados. • Promover la afiliación de grupos de población no cubiertos actualmente. • Organizar los mecanismos a través de los cuales los afiliados y sus familias puedan acceder a los servicios de salud en todo el país. • Definir procedimientos para garantizar libre el libre acceso de los afiliados y sus familias a las IPS. • Remitir al Fono de Solidaridad y Compensación la información relativa a la afiliación del trabajador y su familia. • Establecer procedimientos para controlar la atención integral, eficiente, oportuna y de calidad. • Las demás que determine el Consejo Nacional de Seguridad en Salud.

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SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD EN SALUD. DECRETO 1011 DE 2006

Conjunto de acciones y procesos regulados con que cuenta el Estado para la evaluación seguimiento y control para obtener calidad de la atención en salud.


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL COMPONENTES GENERALES DEL SISTEMA DE

GARANTÍA DE CALIDAD EN SALUD • Subsistema de Información. • Tecnología Biomédica. • Control De Gestión. • Idoneidad Del Recurso Humano. • Calidad De Otros Insumos. • Licenciamiento. • Acreditación. • Participación Del Usuario.


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COMPONENTES ESPECÍFICOS PARA EL SISTEMA EN LAS EPSs

• Subsistema de información. • Coordinación del sistema. • Auditoría medica. • Control de gestión. • Red de servicios. • Evaluación de satisfacción de usuarios. • Incentivos para un mejor servicio.


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL COMPONENTES ESPECÍFICOS MÍNIMOS PARA

EL SISTEMA EN LAS IPSs • Subsistema de información. • Coordinación del sistema. • Auditoría medica. • Comités técnico - científicos. • Mantenimiento hospitalario. • Control de gestión. • Satisfacción de usuarios. • Control de insumos. • Plan de desarrollo. Institucional.


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AUDITORÍA MÉDICA Evaluación sistemática de la atención en salud enfocada principalmente en su proceso y resultado. PRINCIPIOS • Objetividad. • Documentación. • Planeación. • Publicidad. • Continuidad. • Autonomía de la prestación de servicios de salud. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL MODALIDADES DE LA AUDITORÍA MÉDICA Funcionario Auditor: • Auditor principal. Consejo Médico Auditor: • Auditoría médica. Comités ad-hoc de auditoría • Comités temporales. Auditoría médica externa. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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VIGILANCIA Y CONTROL DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL DICTAMEN DE AUDITORÍA MÉDICA 1. Destinatario. 2. Descripción del problema. 3. Metodología adoptada. 4. Análisis de la información. 5. Concepto. 6. Recomendaciones. 7. Lugar y fecha de emisión. 8. Firma del auditor (es).


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GUÍAS DE ATENCIÓN INTEGRAL Todas las IPS deben contar con guías de atención integral, al menos para cada una de las cinco primeras causas de morbilidad y de mortalidad de la institución.

VISITAS DE INSPECCIÓN E INSTRUCCIÓN

DE LOS PROCESOS INVESTIGATIVOS Las Direcciones Seccionales, Distritales y Municipales deben ejercer inspección y vigilancia de la aplicación de las disposiciones.


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COMITÉ TÉCNICO – CIENTÍFICO FUNCIÓN: Análisis y expedición de un dictamen

de auditoría médica, en los casos que exista inconformidad por parte del usuario.

Este comité es convocado por la Dirección

Seccional de Salud. Volver al programa


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ENTIDADES DEL SISTEMA GENERAL DE SALUD

EMPRESA LA EMPRESA DE SALUD Definición: Colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (producción, tierra, mano de obra y capital), en una base común de producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizativo y bien administrado. Señalan rangos de autoridad, sistemas de planeación comunicación, información y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misión determinada.


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Características de las Empresas de Salud: • Son entidades programadas con relativa permanencia • Deben contar con una estructura: Necesaria pues para que las empresas cumplan su misión institucional, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarquización para la toma de decisiones. • Están orientadas hacia el logro de objetivos: Las empresas son creadas con una misión, unos propósito específicos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misión. • Deben utilizan la especialización de sus actividades y no la diversificación.


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Elementos de las Empresas de salud: • Recursos o elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, recursos físicos, financieros, etc. • Personas, que toman decisiones y las ejecutan. Son la parte más importante de la empresa. • Conocimiento Tecnológico, que es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios. • Conocimiento Administrativo, que es el requerido para hacer funcionar una organización de manera eficaz. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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Elementos de las Empresas de salud: • Medio ambiente interno o clima organizacional, que consiste en una serie de características inherentes a la empresa, las cuáles pueden ser percibidas por sus miembros y que pueden afectar la forma como trata a sus integran el medio ambiente que la rodea. • Medio ambiente externo general, compuesto por factores económicos, tecnológicos, jurídicos, políticos, sociales, culturales, ecológicos que afectan a las empresas que operan en la región geográfica o en una determinada sociedad. El M.A.E. general presenta oportunidades amenazas y restricciones a la organización para su funcionamiento. • Medio ambiente externo particular, se define como aquellas fuerzas específicas que pueden afectar el desarrollo y el éxito de una empresa, está compuesto por los proveedores, los clientes, consumidores, usuarios y ciudadanos en general, de los productos y servicios que ésta genera, la competencia y las instituciones que regulan las actividades de la empresa.



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Elementos de las Empresas de salud:


La Empresa como un Sistema Abierto: • Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los límites identificables de su medio ambiente externo o suprasistema. • Los sistemas pueden ser de dos tipos: cerrados y abiertos.


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La Empresa como un Sistema Abierto: • Un sistema cerrado no tiene intercambio de ninguna especie con su medio ambiente externo, mientras que el abierto está en interacción continua con el exterior. El sistema abierto recibe del medio los recursos necesarios para realizar sus operaciones y devuelve a éste los recursos transformados en la cantidad y forma necesarias para que el ciclo continúe. • Si se considera una empresa como un sistema abierto, ésta toma entradas -inputs- del medio ambiente externo (personas, equipos, materiales, información, dinero, etc.. ) las que transforma y regresa al medio ambiente externo en forma de productos -outputs- (bienes y servicios). La empresa en términos de un modelo general de sistema abierto, aparece en la Fig. 2.


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La Empresa como un Sistema Abierto:


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La Empresa como un Sistema Abierto: Se puede conceptualizar una empresa o un grupo de trabajo como un sistema. Cada sistema está compuesto de subsistemas. Cada sistema, a su vez, es parte o subsistema de un sistema mayor o un conjunto de sistemas llamado suprasistema. Por ejemplo, una empresa metalúrgica está compuesta por varios subsistemas: subsistema de producción, financiero, de personal, etc., y a su vez es parte o subsistema del sector metalúrgico. Igualmente, el comportamiento de un sistema dependerá de sus subsistemas y de su suprasistema y viceversa.


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Clasificación de las Empresas Las organizaciones pueden ser clasificadas con base en: • Su actividad (industriales, comerciales, de servicios) • Origen del capital (públicas, privadas, de economía mixta) • Magnitud o tamaño (pequeñas, medianas, grandes,

corporaciones, conglomerados) • Duración (temporales o permanentes) • Régimen jurídico (Sociedad Anónima, Sociedad Cooperativa,

Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad de Capital Variable, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad en Comandita por acciones, Sociedad en Nombre Colectivo

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ADMINISTRACIÓN Definición: La Administración, es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.


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ADMINISTRACIÓN Definición (Cont.): De lo anterior se deriva: • Objetivo: La administración siempre está encaminada hacia el

logro de fines o resultados. • Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la

planeación. • Eficiencia: Obtención de un producto o servicio en el menor

tiempo posible y al mínimo costo, mediante la adecuada utilización de los recursos.

• Grupo social: La administración solo puede darse en el marco de un grupo social.

• Productividad: Obtención de los mejores resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.


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Características: • La administración existe y puede ser aplicada dentro de

cualquier colectivo o grupo social. • La administración constituye un medio para lograr un fin

y no un fin en sí mismo. • La administración es un proceso dinámico en el que todas

sus fases o etapa existen en forma simultánea. • La administración puede ser aplicada a todos los sistemas

o subsistemas de la organización. • Los principios administrativos deben adaptarse a las

condiciones propias del grupo social donde se apliquen. La rigidez en la administración es inoperante.


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Importancia: • Con la universalidad de la administración se demuestra

que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando su importancia a medida que los grupos se hacen más complejos.

• Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia.

• La productividad de cualquier empresa está íntimamente relacionada con la aplicación de una buena administración.

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo un actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuáles se efectúa la administración.


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FASEMECANICA OESTRUCTURAL

FASEOPERATIVA O DINAMICA

PLANEACION

ORGANIZACION

DIRECCION OEJECUCION

CONTROL

PropósitosObjetivosEstratégiasPolíticasProgramasPresupuestosProcedimientos

División del Trabajo

Coordinación

JerarquizaciónDepartamentalizaciónDescripción de Funciones

Toma de DecisionesIntegraciónMotivaciónComunicaciónSupervisión

Establecimiento deestándaresMediciónCorrecciónRetroalimentación.

PROCESO ADMINISTRATIVO



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Que se quierehacer?

Có mo se vahacer?

MECANICA

Có mo se vahacer?

ORGANIZACION

Ver que sehaga

DIRECCION

Có mo se harealizado

CONTROL

ADMINISTRACION



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Etapas de la planeación


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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN • Propósitos: Aspiraciones fundamentales -

finalidades de tipo cualitativo que se orientan y persiguen a través de los objetivos - directrices que definen la razón de ser de la Empresa - Constituyen la MISIÓN que la identifica.

• Investigación: Apoya la PLANEACIÓN al brindarle objetividad, precisión, cuantificación flexible y certera, aplicando el método científico en general, al explicar, describir y predecir, a través de sus etapas el respectivo proceso científico, así:



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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN (Investigación Cont.) a. Definición del problema: Lo que se desea resolver b. Obtención de información (Datos: observación

experimentación - encuestas - muestreo) c. Determinación de la Hipótesis (Proposición de

respuesta - ideas para solucionar el problema) d. Comprobación de la Hipótesis (Aceptación o rechazo) e. Presentación del informe (Resultado para tomar

decisiones)


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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN • Premisas: Suposiciones futuras - Internas cambios al interior,

Fortalezas y Debilidades - Externas al entorno, Amenazas y Oportunidades, de carácter político, legal, económico, social, técnico y por otros factores

• Objetivos: Resultados que se esperan obtener a propósito de los propósitos o de la misión, son fines a lograr, con sus características: medibles cuantificables, claros, precisos, específicos y alcanzables,

Se clasifican en: Estratégicos o generales de toda la entidad a largo plazo. Tácticos o departamentales a corto y mediano plazo. Operacionales o específicos a niveles de sección, a corto plazo.

Para determinar objetivos se debe hacer preguntas claves de la Administración: Qué, Cómo, Cuándo, Dónde Y Por Qué


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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN • Estrategias: Cursos de acción general o alternativas de

utilización de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando y seleccionando alternativas

• Políticas: Guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones.

• Programas: Esquema que establece secuencias de actividades para realizar los objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando actividades.



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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN • Presupuestos: Plan a desarrollar en términos económicos o

monetarios, determinando el origen y la asignación de recursos para lograr los objetivos, en un periodo determinado

• Procedimientos: Secuencia para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de como llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evaluándolos permanentemente.

• Planes: Esquemas resultantes de la planeación, existiendo observaciones como Autorización - Preparación, ejecución y control.


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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN


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AMENAZAS (Inconvenientes para cumplir objetivos) OPORTUNIDADES (Proyecciones Posibilidades)

Medios Externos Entorno que se presenta para la efectiva organización y prestación de servicios a la comunidad.

Situaciones coyunturales y/o estructurales de la entidad en relación con tendencias que influyen en la organización y servicios en su grado de fuerza (mayores - menores).

a) Tendencias políticas, sociales, administrativas, económicas, tecnológicas, que afecten el futuro.

b) Análisis de las entidades con las que se tiene relaciones.

c) Análisis de aspectos inherentes a los servicios a ciudadanos.




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FORTALEZAS (Aspectos positivos, cualidades destacadas) DEBILIDADES (Aspectos negativos, inconvenientes)

Medios internos En cuanto a la organización y administración que presta un servicio midiendo sus resultados, positivos o negativos.

Guías : a) Organización b) Resultados c) Objetivos - Metas d) Satisfacción e) Recursos Físicos. Humanos Técnicos Administrativos.

f) Óptimos - Ideales




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FACTORES CRITICOS PARA LOGRAR EL ÉXITO

Areas, actividades, elementos indispensables para lograr el éxito de la entidad y hace bien para lograr resultados positivos.

Qué cosas actualmente y en el futuro se deben hacer bien para lograr los objetivos.

VISION DEL FUTURO IDEAL

Lo ideal en la prestación

del servicio y satisfacer al

usuario.

Expresar ideas, deseos y

sueños que buscan

armonía.


PLANILLA DE PLANEACION ESTRATEGICA COMO ELEMENTO BASICO DEL CONTROL INTERNO


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MEDIOS EXTERNOS MEDIOS INTERNOS Factores

críticos para l

Visión del

futuro.

Amenazas Oportunidades Fortalezas Debilidades lograr el éxito

DEFINIR : 1. MISION

2. VISION DEL FUTURO IDEAL

3. OBJETIVO

4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES


QUÉ ES D.O.F.A. ? • Debilidades • Oportunidades • Fortalezas • Amenazas


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QUÉ ES D.O.F.A. ? Debilidades Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. Por ejemplo falta de pertenencia y responsabilidad en la compañía por parte del personal. Oportunidades Son de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Por ejemplo acceso a tecnología más avanzada. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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QUÉ ES D.O.F.A. ? Fortalezas Son de carácter interno e involucra los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organización. Por ejemplo el personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo Amenazas Son de carácter externo e involucra los inconvenientes para cumplir los objetivos. Por ejemplo la competencia Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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CONTROL El control consiste en la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prevenir desviaciones, estableciendo las medidas correctivas necesarias. De lo anterior se desprende:


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(Control cont.) • Relación con lo planteado: El Control siempre existe para

verificar el logro de los objetivos establecidos en la planeación.

• Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

• Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevee y corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes



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(Control cont.) Es una parte de la función administrativa que se encarga de guiar correctamente los cursos de acción para dar cumplimiento tanto a la Misión como a los Objetivos empresariales, lo cual se logra previendo y detectando problemas, ofreciendo soluciones óptimas que permitan desembocar en planes exitosos, dentro del marco de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.


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ELEMENTOS DEL CONTROL • Relación con lo planeado • Medición • Detectar desviación • Establecimiento de medidas correctivas


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PRINCIPIOS DEL CONTROL • Equilibrio • Objetivos • Oportunidad • Desviaciones • Excepción • De la función controlada


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ETAPAS DEL CONTROL


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ETAPAS DEL CONTROL


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TÉCNICAS DE CONTROLES


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ContabilidadEvaluación Financierao AUDITORÍA Administrativa/ MÉDICAPresupuestosReportes, informesFormasArchivos ( memorias, expedientes, etc. )ComputarizadosMecanizados

Proceso, procedimientos, Gantt, etc.Procedimientos, hombre-máquina,mano derecha, mano izquierda, etc.

Sistemasde

información

Gráficas Diagramas

TÉCNICASTÉCNICASDEDE

CONTROLES CONTROLES

Tiempos y movimientos,estándares, etc.

Estudio de Métodos

Métodos Cuantitativos

Redes Camino CríticoPERT

Modelos matemáticosInvestigaciones de operacionesEstadísticasCálculos probalibílísticosProgramación dinámica

Control Interno,Programas

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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD

LA CONSTITUCIÓN NACIONAL Y EL CONTROL INTERNO

Artículo 209 La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración pública, en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


92


Artículo 269 En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y a aplicar , según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer funciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas


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PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES • Igualdad: Implica no hacer discriminaciones de ningún tipo. • Moralidad: Actuar con honestidad en el desarrollo del proceso

administrativo y no en provecho propio. • Eficacia: Buscar que los procedimientos lleguen a feliz término mediante el

cumplimiento de los objetivos. • Economía: Propender para que la función administrativa se lleve en el menor

costo y menor tiempo posible. • Celeridad: Procurar que los procesos sean ágiles y breves. • Imparcialidad: Implica que la administración aplique procedimientos y

normas de manera objetiva y equitativa. • Publicidad: Hacer de conocimiento público la totalidad de las actuaciones,

para que sean juzgadas como prueba de transparencia de la gestión.

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CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD

Abarca el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas por la entidad para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la observancia de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.


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OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD 1. Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su

monto. 2. Comprobar la veracidad de los estados financieros. 3. Estimular la eficiencia operacional. 4. Salvaguardar los activos u obtener un control

efectivo sobre todos los aspectos de la entidad.


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD CÓMO PREVENIR EL FRAUDE EN ENTIDADES

DE SALUD Prevención de fraudes • Actualmente se involucra mas a los empleados dentro de

la organización para motivarlos a tener una visión mas amplia del negocio y evitar el fraude

• Como responsable de la implementación y la vigilancia del control interno en entidades de salud, sabe usted cuantos empleados están pensando en cometer un fraude?


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Generación del fraude: racionalizaciones comunes • “Lo necesito mas que la compañía” • “Lo voy a tomar prestado temporalmente” • “No voy a hacerle daño a nadie” • “Es por una buena causa” • “Las reglas fueron establecidas para otros no para mi”


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD Generación del fraude: presión • Nivel de vida fuera de la realidad • Altas deudas personales • Codicia • Hábitos costosos • Insatisfacción • Resentimiento con jefes o supervisores • Bajo salario • Inestabilidad emocional


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD Prevenir el fraude Para prevenir los fraudes, los auditores internos deben eliminar las oportunidades y reducir al máximo las presiones. Generación del fraude: control • Falta de un nivel de autorizaciones • Falta de verificaciones independientes del trabajo • Falta de líneas claras de autoridad • Inadecuada documentación • Falta de separación adecuada entre autorización y

custodia.


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN

ENTIDADES DE SALUD • El sistema forma parte del Sistema Contable - Financiero - de Planeación - de

Información y de sus operaciones (Manuales). • Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal su establecimiento,

mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misión Organización.

• En cada unidad, área o sección su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato.

• La Unidad de Control Interno en las entidades de salud se encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá recomendaciones al Gerente para mejorarlo.

• Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros.



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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD

• Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos. • Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones

facilitando que los funcionarios cumplan la misión institucional. • Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad. • Garantizar evaluación de la gestión Organización. • Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. • Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos. • Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y

evaluación. • Velar porque se disponga de procesos de planeación.


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN ENTIDADES DE SALUD. • Un plan de organización: Adecuada organización, incluyendo un organigrama

flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados.

• La contabilidad: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la entidad ( Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc..).

• Los presupuestos: Como elemento de control se fundamentará en la planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo.

• Las estadísticas: Para producir información y tomar decisiones adecuadas. • Información: Elemento para la toma de decisiones ( Información financiera,

económica, estadística, informes de labores de personal ). • Supervisión: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su

mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible.


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ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD.

• Los equipos y la tecnología: Utilizándolos en la administración produciendo más

seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos modernos. • El personal: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un Sistema de Control

Interno en las entidades de Salud para lo cual se requiere el establecimiento de políticas así: Selección: Mediante concursos. Inducción: Enseñar los objetivos de la entidad y explicar las obligaciones y los deberes. Capacitación: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener buenos resultados. Rotación de personal: Para evitar períodos largos en el mismo cargo. Políticas de vacaciones: Que las disfruten. Finanzas de manejo: Establecerlas. Adecuados sistemas de remuneración, condiciones de trabajo, prestaciones sociales, incentivos, asistencia

social para lograr mayor interés. Disciplina: Reglamentos y sanciones.


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COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

• Plan de la Organización • Información • Recursos Físicos • Recursos Humanos • Evaluación


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OTROS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD

• Objetivos definidos y concretos que puedan ser cuantificados y evaluados. • Sistemas de información interna y externa adecuados, que fundamenten las decisiones y proyecten una buena imagen de la entidad. • Asignación clara de funciones atribuciones, responsabilidades y procedimientos de trabajo a cada unidad y persona. • Adecuada cobertura de bienes y personas. • Planificación y coordinación de actuaciones. • Control de gestión. • Política de personal motivadora.


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AMBIENTE DE UN ADECUADO Y TÉCNICO CONTROLAMBIENTE DE UN ADECUADO Y TÉCNICO CONTROL

AMBIENTE DE CONTROL

PUBLICO PRIVADO

CONTROL INTERNO

Protección de los activos.Promover la eficiencia operacional.

Prevenir errores.Descubrir oportunamente los errores.

Obtener información financiera.

CORRECTA OPORTUNA

TOMAR DECISIONES CORRECTAS


NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD

1. Garantía razonable: Que los objetivos se cumplan 2. Actitud de respaldo: Todos los funcionarios respaldaran el Control

Interno. 3. Personal Competente: Integridad personal y profesionalismo Cumplir deberes asignados 4. Objetivos de control: Para cada actividad se desarrollaran objetivos

de control interno en forma lógica, aplicable y completa. 5. Técnicas de control: Las técnicas para lograr el control interno en

entidades de salud serán efectivas y eficientes para lograr los objetivos del control.


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES

DE SALUD • Documentación. • Registro de Transacciones y eventos. • Ejecución de Transacciones y eventos. • Separación de deberes. • Supervisión. • Acceso y responsabilidad de los recursos.

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN

Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de las entidades de salud para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran la institución.


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NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS • Planeación • Organización • Dirección • Control

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ANTES

Control Previo

Chulos de verificación

Imposición

Control policivo

AHORA

Autocontrol

Responsabilidad

Mejoramiento continuo

Evaluación de gestión .


FASES PARA IMPLEMENTARLO EN ENTIDADES DE LA SALUD

FASE I: AMBIENTACIÓN, MOTIVACIÓN Y CAPACITACIÓN: Nueva cultura del control en la división de salud. FASE II : PREPARACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN: Métodos: • Descriptivo • Cuestionarios • Entrevistas • Gráfico • Planillas • Observación Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD FASE III: CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN FASE IV: DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO: Permite conocer la situación con respecto a: • Objetivos y normas • Planeación, funciones, responsabilidades y políticas de personal • Manuales actuales


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD FASE V: REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS: De acuerdo a las normas legales, bajo los parámetros de reingeniería, Calidad Total, lineamientos administrativos y de conformidad con las directrices de la modernización. FASE 5.1: PLANTEAMIENTO DE RECOMENDACIONES • Eliminación de pasos y trámites innecesarios • Centralización de procesos repetitivos en las áreas • Comunicación, Etc.


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD FASE VI: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN: Establecer un modelo de evaluación de Control Interno y Gestión FASE VII: IMPLEMENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y AJUSTES: Introducción de correctivos ajustes finales. Mejoramiento continuo FASE VIII: DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN: Formular indicadores propios. Evaluar acciones.


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FASE IX: EVALUACIÓN DE INDICADORES Y AJUSTES: Determinar la pertinencia de los indicadores.


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OFICINA DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE

SALUD El Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno en las entidades de salud deberá presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o al Director de Departamento correspondiente. (Estado del Sistema de Control Interno en la entidad de salud, resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones). Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA

LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD

1. Estableciendo adecuadas técnicas de dirección: Reorganización hacia

estructuras y organigramas flexibles; técnicas de administración modernas 2. Elaborar o rediseñar manuales de procedimientos: De acuerdo con la naturaleza

de las entidad ágiles y simplificados, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O elaborar el manual de control interno que integra gran parte del mismo sistema.

3. Elaborar o revisar y actualizar manuales de funciones: Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatorio la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

4. Diseñar y establecer un sistema integral de información (s.I.I) en la entidad: Utilizando la sistematización en todas las áreas.

5. Organizar y aplicar adecuadas políticas en la administración de personal: Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA

LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD

6. Organizar y aplicar un sistema de control de gestión: Que permita medir,

promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol).

7. Aplicar en forma adecuada en la entidad los aspectos de la ley de control interno: Objetivos, características y elementos.

8. Utilizar en la gestión administrativa la planeación como elemento básico: Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas - debilidades y amenazas - oportunidades.

9. Crear o reorganizar la unidad de control interno: Aplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario.

10. Establecer el comité coordinador de control interno: Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno.


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EL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL SISTEMA DE SALUD COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE

CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD

11. Establecer medidas preventivas o de seguridad contra riesgos por perdidas,

errores y fraudes. Formando parte del manual de control interno 12. Organizar el sistema contable y financiero de la entidad: Contabilidad

sistematizada y analizada. 13. Elaborar planes de trabajo o manuales de auditoría médica: Que incluya

Auditoría Médica, Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios.

14. Diseñar métodos y mecanismos de control de gestión de la entidad por parte de la ciudadanía (usuarios) y su participación según mandato de la constitución y las leyes.

15. Propiciar y fomentar permanentemente la cultura de control hacia el mejoramiento continuo y la calidad total.


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LA CALIDAD TOTAL EN EL ESTADO • Directamente la alta gerencia publica liderará en forma participativa su gestión

administrativa. • Planeando permanentemente y sistemáticamente sus acciones y sus

procedimientos • Mediante: capacitación o educación • Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a

todos los empleados • Diseñando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los

ciudadanos (internos y externos), que les suplan sus necesidades y expectativas

• Para cumplir la misión institucional y lograr la supervivencia de la entidad, logrando beneficios satisfactorios, en lo económico y social a todos

• Los ciudadanos internos y externos (empleados + clientes + proveedores + familias + comunidad o sociedad en general

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EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, DE FUNCIONES Y PROTOCOLOS DE

ENTIDADES DE SALUD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN

ENTIDADES DE SALUD Es un documento integral que contiene en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, para ejecutar mas adecuadamente el trabajo, señalando y estableciendo los canales de comunicación entre sus distintas dependencias en forma coherente, integrando las exigencias de la ley 87 de 1993, la cual estableció las normas y el ejercicio del control interno en entidades de salud en el estado colombiano.


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ENTIDADES DE SALUD OBJETIVOS DEL MANUAL EN ENTIDADES DE SALUD

• Dar cumplimiento a la constitución y a la ley 87 de 1993. • Recopilar en forma organizada, ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se

realizan en las distintas dependencias. • Señalar la responsabilidad y precisar la autoridad de cada funcionario que participa en

la ejecución, control y evaluación de las actividades operacionales. • Establecer métodos y técnicas de trabajo para realizar las distintas operaciones o

actividades en forma adecuada y uniforme. • Salvaguardar los bienes contra el desperdicio, la pérdida, el uso no autorizado y el

propio fraude. • Garantizar el registro adecuado de las operaciones paras establecer controles e

informes. • Señalar medidas de protección o de seguridad y utilización de los recursos en cada una

de las actividades. • Permitir la evaluación y seguimiento de la gestión administrativa mediante la aplicación

de mecanismos de verificación.


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ENTIDADES DE SALUD CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD 1. Titulo del procedimiento – código 2. Introducción (Explicaciones) 3. Organización (estructura micro y macro) 4. Descripción del procedimiento: a) Objetivo del procedimiento. b) Base legal (normas aplicables). c) Requisitos, documentos y archivo. d) Pasos que se deben hacer y como (descripción rutinaria

de la operación y sus participantes). e) Gráfica o flujograma del procedimiento.


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ENTIDADES DE SALUD CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD 5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones de

proceso. 6. Medidas de seguridad y control interno en entidades de salud

aplicables al procedimiento. 7. Informes: a) Económicos b) Financieros c) Estadísticos d) De labores y autocontrol 8. Supervisión, evaluación, examen (auditoría interna ).

Volver al programa Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ENTIDADES DE SALUD REINGENIERÍA EN ENTIDADES DE SALUD

QUE ES REINGENIERIA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES? Repensar y rediseñar radicalmente los procesos de las es hospitales o clínicas, logrando cambios y mejoras en las medidas de desempeño como: • La totalidad del hospital, clínica, etc.; servicios que presta; atención

médica; manejo de personal, desempeño de las diferentes secciones. • Hay que ser ambiciosos en los cambios y lograr mejoras del 90% al

95%, no conformarse. • Reinvertida los procesos, reintentar la organización. • Romper reglas, mitos y paradigmas y finalmente hacer uso de la

tecnología de manera creativa.


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ENTIDADES DE SALUD QUIEN PUEDE HACER REINGENIERIA? • No se necesita ser un experto para rediseñar un

proceso. • Ser ajeno al proceso es muy conveniente. • Vea siempre las cosas a través de los ojos del

paciente. • Es no es un equipo de trabajo. • Difícil tener grandes ideas


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ENTIDADES DE SALUD PRINCIPIOS DE LA REINGENIERIA • Lidere desde arriba. • Diseñe de afuera hacia adentro. • Organice alrededor de los procesos, no de las tareas. • Resuma el proceso de información. • Trate los discursos dispersos como centralizados. • Interrelacione las actitudes paralelas en lugar de integrar

resultados. • Combine las iniciativas de arriba hacia abajo con las de

abajo hacia arriba.


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ENTIDADES DE SALUD DIEZ FORMAS DE HACER REINGENIERIA A UN PROCESO EN UNA ENTIDAD DE SALUD • Elimine la burocracia • Elimine la duplicación • Evaluación del valor agregado • Reducción del tiempo del proceso • Prueba de errores • Sistematización de procesos • Eficiencia en el uso de equipo • Lenguaje simple • Estandarización • Alianzas con proveedores.


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ENTIDADES DE SALUD RESULTADOS • Organizaciones planas. • Alta tecnología combinada con alta calidad humana. • Mejorar en eficiencia, efectividad y adaptabilidad. • Quien no genere valor agregado desaparece.


129


ENTIDADES DE SALUD COMO HACERLE REINGENIERÍA A UN PROCESO?



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ENTIDADES DE SALUD ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE

REQUIEREN • Las entidades de salud deben ser sencillas y flexibles. • Debe haber mayor responsabilidad de todos los funcionarios para obtener resultados óptimos en las EPS, IPS, clínicas y hospitales. • Se debe lograr que en las organizaciones se experimente el cambio para desarrollar las funciones ágilmente, mas rápido y mejor, con criterios de modernización. • Dirigir estratégicamente todos los niveles en la entidad de salud. • Comprender íntegramente el objetivo de la entidad, por parte de sus directivas y de todos los funcionarios.


131



REQUIEREN

• Las acciones deben ser ágiles, afirmativas y sin tramitologías innecesarias en toda la gestión médica. • Se debe utilizar la planeación en toda acción como un proceso básico de la administración, en complemento con: la organización, la información y el control. • Los controles deben estar justificados en la relación con su costo - beneficio (ahorros > 0 igual que al costo de los controles ) • La dirección de las entidades de salud deben revisar su forma de pensar y desarrollar políticas de “ información” para que sea analizada. • Es esencial hacer énfasis en la conceptualización y manejo de los recursos humanos de las entidades de salud.


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REQUIEREN

• La mayoría de los funcionarios deberán desear y tener presente el éxito de la entidad a la cual prestan sus servicios. • Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan claros, los funcionarios se opondrán a ellos. • La capacidad para diagnosticar el control puede ser perfeccionada si los funcionarios pueden analizarlo y planearlo. • El cambio no planeado puede convertirse en un elemento destructivo para la organización. • En las entidades donde el cambio no ha sido anticipado, los funcionarios desarrollan destrezas para deshacerlo, sabotearlo o suprimirlo. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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REQUIEREN • Cualquier cambio que ocurra en alguno de los sistemas y subsistemas de una entidad de salud afectara su sistema entero. • Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios. • El cambio que exige menos costos para la entidad, involucra los niveles directivos de la misma. • El cambio básico se logra creando aquellas condiciones dentro de las cuales los funcionarios afectados por el, puedan lograrlo en forma significativa y sistemática.



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EVALUACIÓN Y AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD

CÓMO MEJORAR EL CONTROL INTERNO EVALUARLOS PERIÓDICAMENTE A. Cuestionarios B. Flujogramas C. Descriptivamente PROBARLOS PARA CERCIORARNOS SI OPERAN TAL COMO FUERON DISEÑADOS Con pruebas de cumplimiento


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MÉTODOS DE EVALUACIÓN PARA LA AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD

Muestreo estadístico En el proceso de la evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos. Es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de determinada operación. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual debe tener en cuenta lo siguiente: • La muestra (grupo de documentos) debe ser representativa del conjunto. • El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del C.I. • El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada. • Siempre habrá un riesgo latente de que la muestra no sea representativa y por lo tanto de que la conclusión no sea adecuada.


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Método de cuestionario Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas críticas de una manera uniforme. Método narrativo: (prosa ) Consiste en la descripción detallada de los procedimientos mas importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas de la entidad médica, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.


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Método gráfico: (flujogramas) Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. Ventajas: • Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. • Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad

médica. • Identifica desviaciones de procedimientos. • Identifica procedimientos que sobran o que faltan. • Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la

gerencia sobre asuntos contables o financieros Volver al programa


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SISTEMA DE EVALUACIÓN GENERAL Y AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD

OBJETIVO Definir fortalezas y debilidades de la institución de salud , mediante una cuantificación, a través de cuestionarios, calificaciones, planillas y observaciones, Recomendaciones y Gráficas. EVALUACIÓN Mediante el examen de objetivos y los elementos del sistema de control interno tales como, registros, estados financieros, integridad y exactitud de las operaciones administrativas, técnicas, etc, a: la EPS, clínica u hospital; sus divisiones, secciones; áreas. Ejemplo: servicio de urgencias, consulta médica programada, orientación al usuario.


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MECÁNICA Mediante la planilla de evaluación la cual está basada en principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas y manuales de control interno, la cual posee las siguientes columnas : • Tema o área a evaluar: Identifica el área que se pretende

evaluar en la planilla. • Número de la pregunta: Es el número de preguntas dentro

de cada área evaluada. • Principios básicos: Son las preguntas que se realizan para

lograr la evaluación adecuada. • Óptimo: Puntaje máximo que se puede obtener por pregunta.


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• Calificación: Calificación Asignada por el evaluador . Se asignará así :

4: Optimo 3: Algunas desviaciones sin consecuencias graves 2. Desviaciones frecuentes sin incidencias 1: Desviaciones frecuentes con consecuencias graves 0: Incumplimiento total. • Acumulado: Corresponde a la suma acumulada de la columna

Calificación. • Porcentaje: (Puntaje Individual/Optimo Individual)x100 • Gráfico: Muestra de forma gráfica los resultados obtenidos de la

evaluación. De acuerdo al porcentaje se identifica la marca del punto respectivo por medio de puntos o barras.



141


Al culminar un área determinada se obtiene un subtotal, que va a la planilla resumen, la cual permite observar los resultados de forma más generalizada. Si la calificación es menor de cuatro se elaborará un Memorando de Evaluación como:


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MEMORANDOS DE EVALUACIÓN ENENTIDADES DE SALUD

MEMORANDO DE EVALUACIÓN

REF. Recomendaciones formuladas en el área.REF. Recomendaciones formuladas en el área.

PARA:PARA:CIUDAD:CIUDAD:DE:DE:FECHA:FECHA:

CONCLUSIONES EVALUACIÓNCONCLUSIONES EVALUACIÓNDEPENDENCIA:DEPENDENCIA: FECHA:FECHA:

PLANILLA DE EVALUACIÓNPLANILLA DE EVALUACIÓN

DEPENDENCIA EVALUADA:DEPENDENCIA EVALUADA: FECHA:FECHA:Procedimiento actualProcedimiento actual Análisis con el áreaAnálisis con el área

auditadaauditada Recomendaciones Recomendaciones


INFORME 1. Indica los resultados de las pruebas de auditoría en entidades

de salud, así: • Referencia • Procedimiento actual • Análisis con el área auditada • Recomendaciones 2. Opinión de auditores y aspectos más relevantes de las pruebas.

Conclusiones 3. Informes especializados. (científicos, técnicos, financieros, de

personal y otros aspectos evaluados ) Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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CALIFICACIÓN DE RESULTADOS


144

NIVELES DE CONTROL SERVICIO GESTION

MENOR A 52 AUSENCIA PÉSIMO PÉSIMA

DE 52 A 63 DEFICIENTE DEFICIENTE DEFICIENTE

DE 64 A 74 REGULAR REGULAR REGULAR

DE 75 A 84 RAZONABLE BUENO BUENA

DE 85 A 93 DESTACABLE MUY BUENO MUY BUENA

MÁS DE 93 CALIDAD ASEGURADO ASEGURADA



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PLANILLA DE EVALUACION GENERAL PARA UNA ENTIDAD DE SALUD (CLINICA, HOSPITAL, IRS, ETC)

A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Etica 1.1 ¿ Al interior de la entidad se

definen claramente los conceptos de ética en todas las áreas?

4

1.2 ¿Se hace una vigilancia constante sobre el cumplimiento del comportamiento ético?

4

1.3 ¿Los parámetros sobre los cuales se establece la ética en la institución son los más adecuados?

4

1.4 ¿Dentro de la institución se han creado programas de educación continua para todo el personal con el fin de mantener actualizada la información con respecto a este aspecto?

4

1.5 ¿ La institución hace una vigilancia constante con el objeto de que se cumpla a cabalidad todo lo concerniente a la ética?

4



146


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1.6 ¿ En el momento de seleccionar

al personal de la institución, se establecen requisitos mínimos de ética a cumplir?

4

1.7 ¿Al momento de presentarse una situación extraordinaria de carácter ético. la institución está capacitada para adaptarse rápidamente?

4

1.8 ¿La institución ha nombrado un comité de ética que controle este aspecto?

4

1.9 ¿ La institución exige como norma, la ética en todos los actos?

4

1.10 ¿ En el proceso de selección de personal, se ha nombrado personas con el más alto nivel moral y ética?

4

1.11 ¿Los recursos de la institución se manejan de acuerdo a los principios establecidos de ética?

4



147


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1.12 ¿El personal que se encarga de

la atención al usuario, cumple con todas las disposiciones éticas encaminadas a la buena atención?

4

1.13 ¿La evaluación que la institución hace con respecto a la ética se desarrolla por personas del más alto nivel moral?

4

1.14 ¿ La atención prestada es humanizada?

4

1.15 ¿La institución cumple éticamente sus objetivos?

4

1.16 ¿ Las relaciones insterinstitucionales que tiene la institución se dan dentro de los más altos principios éticos establecidos para ello?

4

SUBTOTAL 64 Calidad 2.1 ¿La calidad en el servicio es

primordial para la institución? 4



148


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2.2 ¿Existen programas de

evaluación dentro de la institución que garanticen niveles mínimos de calidad?

4

2.3 ¿ La institución evalúa a los pacientes periódicamente en cuanto a la calidad de la atención con el fin de realizar ajustes para así prestar un mejor servicio?

4

2.4 ¿ La atención al paciente prestada por la institución se hace en el momento requerido en todos los casos?

4

2.5 ¿ El proceso de atención al usuario es continuo en todas su etapas?

4

2.6 ¿ La institución provee suficiente y oportunamente los recursos y elementos requeridos para atender en todos sus aspectos las necesidades del paciente?

4



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A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2.7 ¿ En la atención de los

problemas de salud, se utiliza enteramente el saber médico y la tecnología disponible?

4

2.8 ¿ Consideran los funcionarios que el usuario del servicio, con la atención prestada se siente totalmente satisfecho?

4

2.9 ¿ La atención al paciente se puede considerar como la mejor según el caso?

4

2.10 ¿ La atención en salud transcurriendo el tiempo ha aumentado el grado de mejoramiento del paciente reduciendo cada día los costos de atención, entrada o tratamiento?

4

2.11 ¿Los profesionales de la salud consideran que la calidad en el servicio prestado es óptima?

4

2.12 ¿ La atención en general se hace de conformidad con los principios que rigen el justo cuidado del paciente?

4



150


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 2.13 ¿ Se hace una evaluación

constante de la atención prestada para mejorar día a día la calidad?

4

2.14 ¿Dentro de la institución existe un sistema de garantía de calidad?

4

2.15 ¿ El servicio es de calidad para todos los usuarios?

4

2.16 ¿ La atención es idónea en todos sus aspectos?

4

2.17 ¿Existe una dependencia de quejas y reclamos?

4

2.18 ¿ Los objetivos establecidos en la institución están encaminados hacia la máxima calidad?

4

2.19 ¿ A los usuarios atendidos se le practican encuestas para evaluar la calidad de la atención prestada y estas son estudiadas?

4

SUBTOTAL 76



151


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Clínica 3.1 ¿ Dentro de la institución se

tiene muy en cuenta todas las disposiciones que reglamentan el ejercicio de la medicina y la cirugía, código de ética, etc.?

4

3.2 ¿ Existe una revisión sistemática y objetiva de la estructura del trabajo profesional y de la atención médica prestada?

4

3.3 ¿ Al interior del proceso clínico se evalúa si fue adecuado el estudio del paciente?

4

3.4 ¿ Al interior del proceso clínico se evalúa si los diagnósticos fueron razonables?

4

3.5 ¿ Al interior del proceso clínico se evalúa si el tratamiento fue adecuado?

4

3.6 ¿ Al interior del proceso clínico se evalúa si la práctica de los exámenes fue pertinente?

4

3.7 ¿El proceso clínico es actualizado constantemente?

4



152


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 3.8 ¿ La atención clínica busca que

se respete en todo momento los derechos de los pacientes?

4

3.9 ¿ Existe una suficiente reserva sobre las historias clínicas de la institución?

4

3.10 ¿ Se evalúa constantemente la pertinencia de los tratamientos establecidos?

4

3.11 ¿ Se determina periódicamente las necesidades de capacitación en el campo clínico?

4

3.12 ¿ El servicio se programa para un determinado período y con unos requisitos previamente definidos?

4

3.13 ¿ De acuerdo a la normatividad existente se definen las responsabilidades clínicas en la institución?

4

3.14 ¿ Existen manuales de protocolos de atención?

4



153


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 3.15 ¿ Existen mecanismos que

permitan detectar las deficiencias clínicas en la atención del servicio?

4

3.16 Los soportes del acto clínico se guardan y utilizan debidamente ?

4

SUBTOTAL 64 Recurso Humano

4.1 ¿ Existen en la institución manuales de funciones, técnicos y evaluados periódicamente?

4

4.2 ¿ La institución posee políticas de administración, selección y capacitación de personal definidas?

4

4.3 ¿ Existen líneas de autoridad y responsabilidad claramente definidas?

4

4.4 ¿ Los trabajos de los funcionarios dentro de la institución están correctamente definidos?

4



154


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 4.5 ¿ Los funcionarios conocen y

evalúan bien que es lo que deben hacer?

4

4.6 ¿ Están definidos y se conocen claramente los estándares de calidad, cantidad y desempeño en la institución?

4

4.7 ¿ Los problemas encontrados en relación a los recursos humanos se supervisan , se analizan frecuentemente y se solucionan oportunamente?

4

4.8 ¿ El personal de la institución ha tenido el entrenamiento o la inducción adecuada para desempeñar sus funciones?

4

4.9 ¿ Se evalúa y controla constantemente los trabajos de la institución para mejorar los resultados?

4

4.10 ¿ Se informa periódicamente a los funcionarios sobre los logros, problemas , necesidades y del desarrollo de la institución?

4



155


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 4.11 ¿ Los funcionarios y empleados

que ocupan posiciones directivas utilizan estrategias para tomar decisiones?

4

4.12 ¿ Los manuales existentes al interior de la organización son evaluados ,revisados y actualizados periódicamente?

4

4.13 ¿ Se evalúa constantemente el desempeño de los empleados y se toman correctivos?

4

4.14 ¿ La institución ha definido claramente el propósito de la evaluación del desempeño desde el punto constructivo?

4

4.15 ¿ Ayuda el programa de evaluación de la actuación al gerente de la organización a especificar las necesidades del desarrollo del personal?

4



156


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 4.16 ¿ Dentro del proceso de

evaluación del desempeño los resultados obtenidos son discutidos con el trabajador implicado para conocer la causa de las fallas existentes y tomando correctivos?

4

SUBTOTAL 64 Dotación 5.1 ¿ El hospital fue diseñado y

construido basándose en estudios de especialistas acorde con sus dotaciones?

4

5.2 ¿ Las áreas de la institución fueron diseñados de acuerdo a las labores a desarrollar?

4

5.3 ¿ La dotación de la institución permite el cumplimiento cabal de los objetivos?

4

5.4 ¿ La dotación de la institución permite garantizar la calidad en el servicio?

4

5.5 ¿ La adquisición de la dotación fue realizada por personal especializado y con análisis costo-beneficio?

4



157


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 5.6 ¿Para adquirir la dotación de la

institución se estudia el mercado con el fin de disminuir costos?

4

5.7 ¿ Se busca que la dotación de la institución garantice el servicio constante?

4

5.8 ¿ El personal encargado del manejo de los equipos es especializado en la materia?

4

5.9 ¿ Considera que la dotación de la institución es la adecuada para cumplir con la misión de ésta?

4

5.10 ¿ Existen programas que permitan la identificación de necesidades de dotación?

4

5.11 ¿ En el proceso de adquisición de equipos existen prioridades definidas?

4

5.12 ¿ La institución posee manuales de procedimientos relacionados con la adquisición, instalación, conservación, mantenimiento , recuperación y uso de equipos?

4



158


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 5.13 ¿ Se ha creado un comité

encargado para asesorar el manejo de Dotaciones?

4

5.14 ¿ Están claramente definidos los niveles de dotación mínima de la institución?

4

5.15 ¿ Se han creado programas de educación continua para el manejo adecuado de elementos y equipos?

4

5.16 ¿ La dotación posee pólizas de Garantías y cumplimientos de suministro de repuestos y mantenimiento?

4

5.17 ¿ Se mantiene un archivo constante de la información técnica de la dotación existente?

4

5.18 ¿ Se hacen inventarios periódicos para verificar la existencia y condiciones de la dotación?

4

SUBTOTAL 72



159


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Recursos Físicos

6.1 ¿ La infraestructura de la organización es la suficiente para suplir las necesidades de la comunidad?

4

6.2 ¿ Existen niveles de seguridad mínimos que permitan la prestación de los Servicios Asistenciales?

4

6.3 ¿ Son identificados los estándares en el diseño, construcción, funcionamiento y equipamento para cada una de las especialidades y servicios en cada nivel de atención?

4

6.4 ¿ La institución ha determinado estándares básicos con respecto a los edificios?

4

6.5 ¿ La institución ha determinado estándares básicos relacionados con la ubicación y calidad del terreno?

4

6.6 ¿ La institución ha determinado estándares básicos con respecto a la seguridad en la Institución?

4



160


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 6.7 ¿ La institución ha determinado

estándares básicos en cuanto a la capacitación del personal para el manejo de recursos Físicos?

4

6.8 ¿ La institución ha determinado estándares básicos sobre los servicios de emergencias?

4

6.9 ¿ La institución ha determinado estándares básicos acerca de la utilización de materiales y desechos peligrosos?

4

6.10 ¿ La institución ha determinado estándares básicos de la seguridad del edificio y las instalaciones?

4

6.11 ¿ La institución ha determinado estándares básicos relacionados con la seguridad contra incendio?

4

6.12 ¿ La institución ha determinado estándares básicos en relación con la comunicaciones?

4



161


A B C D E F GRAFICO


estándares básicos en los equipos del cuidado de los pacientes?

4

6.14 ¿ La institución ha determinado estándares básicos en los equipos eléctricos?

4

6.15 ¿ La institución ha determinado estándares básicos en relación a la distribución eléctrica?

4

6.16 ¿ La institución ha determinado estándares básicos con respecto a la planta eléctrica de emergencia?

4

6.17 ¿ La institución ha determinado estándares básicos para el transporte vertical y horizontal?

4

6.18 ¿ La institución ha determinado estándares básicos para la calefacción, ventilación y aire acondicionado de la institución?

4

6.19 ¿ La institución ha determinado estándares básicos para las instalaciones sanitarias?

4



162


A B C D E F GRAFICO


estándares básicos para la caldera y redes de vapor?

4

6.21 ¿ La institución ha determinado estándares básicos relacionados con el mantenimiento?

4

6.22 ¿ La institución ha determinado estándares básicos relacionados con la lavandería de la institución?

4

6.23 ¿ La institución ha determinado estándares básicos para el servicio de alimentación?

4

6.24 ¿ La institución ha determinado estándares básicos para los servicios de esterilización?

4

6.25 ¿ La institución ha determinado estándares básicos relacionados con el manejo de los gases médicos?

4



163


A B C D E F GRAFICO


estándares básicos relacionados con el sistema central de vacío de uso médico y quirúrgico?

4

6.27 ¿ La institución ha determinado estándares básicos con respecto a los dispositivos de seguridad para pacientes?

4

SUBTOTAL 108 Información Financiera

7.1 ¿La información financiera elaborada por la institución sirve como guía en la toma de decisiones de la administración?

4

7.2 ¿ La información financiera se establece utilizando normas y principios de aceptación general?

4

7.3 ¿ Se evalúan constantemente los factores de riesgo de la institución con el objeto de establecer el grado de confiabilidad de la información financiera?

4



164


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 7.4 ¿ Existen procedimientos

básicos que permiten la elaboración de la información financiera?

4

7.5 ¿ Se practican auditorías constantes para verificar que la información financiera corresponda?

4

7.6 ¿ Los informes emanados de la información financiera ayudan a la toma de decisiones de la institución?

4

7.7 ¿ Son guardados con el mayor recelo los soportes de la información financiera?

4

7.8 ¿ El personal encargado del manejo de la información financiera está capacitado constantemente?

4

7.9 ¿ Las transacciones hechas por la institución se registran y clasifican según los principios y normas de contabilidad aceptadas?

4

SUBTOTAL 36



165


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Acto Médico 8.1 ¿ La institución posee guías de

servicio? 4

8.2 ¿ Existe una evaluación constante del acto médico?

4

8.3 ¿ Se evalúa constantemente la responsabilidad médica?

4

8.4 ¿ Se evalúa constantemente la ética médica en la atención médico asistencial?

4

8.5 ¿ El diagnóstico se sustenta en la evolución del concepto de salud-enfermedad?

4

8.6 ¿ En la historia clínica se detalla minuciosamente toda la sintomatología, tratamientos, etc.?

4

SUBTOTAL 24 Planeación y Administración

9.1 ¿En la institución de salud, el sistema administrativo hospitalario ofrece altos estándares de eficiencia, efectividad y productividad?

4

9.2 ¿ La administración de la institución permite establecer fortalezas y debilidades?

4



166


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 9.3 ¿ La administración desarrolla

métodos concordantes con el desarrollo institucional?

4

9.4 ¿ La administración utiliza adecuadamente todos los recursos de la entidad?

4

9.5 ¿ La administración evalúa constantemente la misión, visión, objetivos, etc., de la institución para poder adecuarlas a las nuevas circunstancias?

4

9.6 ¿ Constantemente se elabora un plan de desarrollo , con objetivos claros y razonables?

4

9.7 ¿ Existen manuales de procedimientos, técnicos y evaluados periódicamente para mejorarlos?

9.8 ¿ Existen una Fundamentación legal que respalde toda la actuación de la institución?

4

9.9 Elaboran frecuentemente presupuestos con el fin de organizar que se va a realizar en un período determinado?

4



167


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 SUBTOTAL 32 Control Interno

10.1 ¿ Existe una oficina encargada de la evaluación del control interno en la institución?

4

10.2 ¿ Se realizan evaluaciones periódicas de los controles internos existentes?

4

10.3 ¿ Las personas encargadas de dichas evaluaciones están capacitadas suficientemente para ello?

4

10.4 ¿ Dentro de la Organización se tiene bien en claro las implicaciones del control interno?

4

10.5 ¿ Se fomenta entre los funcionarios de la institución el autocontrol, en dos direcciones, la primera para cada funcionario y la segunda para el jefe y sus colaboradores?

4

10.6 ¿ Se cumplen las disposiciones de carácter legal relacionadas con el control interno?

4



168


A B C D E F GRAFICO

Tema Principios Básicos Optimo Calificación Acumulado % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 10.7 ¿ La oficina de Control interno en la

institución ayuda a la administración en la toma de decisiones?

4

10.8 ¿ El mejoramiento de las actividades de la institución se ha debido a la existencia de la cultura de control nueva y moderna?

4

10.9 ¿ Se conoce claramente cuales son los objetivos del control interno en la institución?

4

SUBTOTAL 36



169


La calificación será: 4 = Optimo 3 = Regular 2 = Mal 1 = Muy mal 0 = Pésimo Nulo NOTA (2) Determinar porcentaje: Valor acumulado / 60 x 100= _______ % de aplicación Interpretación: De 0 a 52% pésimo De 53% a 63% Deficiente De 53% a 63% Deficiente De 64% a 73% Regular De 74% a 83% Razonable De 84% a 93 % Destacable De 94% a 100% Calidad Total NOTA (3) : Las calificaciones menores de 4 (todo < 4) = Observación / Recomendación/Problema/Efecto/Causas


CALIFICACIONES

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170


PREGUNTAS PARA EVALUAR PROCEDIMIENTOS EN ENTIDADES DE SALUD


171

NORMAS PARA APRENDER A PREGUNTAR PARA EVALUARPROCEDIMIENTOS EN UNA ENTIDAD DE SALUD

PREGUNTAS ADECUADAS HAY QUE HACERLAS SIN TEMOR

- PREGUNTAS CREATIVO PARTE ACTIVA- IDEAS PROFESOR/ESTUDIANTE- PROBLEMAS- INQUIETUDES PRODUCEN- INTERROGANTE RESULTADOS POSITIVOS

ESTIMACIÓN DEL ESTÍMULOSPROCESO MENTAL PENSAMIENTO

REFLEXIVO Y DESARROLLAN ELCREADOR ENTENDIMIENTO:

- NUEVOS CONCEPTOS- APLICAN INFORMES- ACTIVIDADES APRECIATIVAS- EVALUACIÓN DE RESULTADOS

DESCUBRIR LO FUNDAMENTAL - MODIFICAN CREENCIASDE UN INFORME - ATENCIÓN HACIA CAUSA- EFECTO- CUAL ES EL INTERÉS POR ALGO- QUE PROBLEMAS SE TIENENINDIVIDUALES O DE GRUPO- CREAR INTERÉS- DESPERTAR VOLUNTAD- DESARROLLAR LA DETERMINACIÓN

COMPRUEBA OBJETIVOS METAS OREALIZACIONES


CÓMO ES UNA PREGUNTA BUENA? • Que sea breve: Palabras precisas para expresar el

problema. • Que sea clara: Preguntar solo una cosa clara y

definidamente. • Que sea precisa: Preguntas sencillas y precisas. • Que sea original: Preguntas relacionadas con el

tema y que originen interés. • Pensar para hacerla (Incentivo)


172


CLASES DE PREGUNTAS • Para relacionar: Que tanto falta para lograr esto ? • Memoria: Quien fundó Cali? • Organización: Cómo se hace un documento? • Creadoras: De qué modo podemos mejorar el control? • Razonamiento fortuito: Por qué no se puede eliminar el

racionamiento de luz? • De evaluación: Es correcto y adecuado el procedimiento? • De inferencia: Le gusta la Administración actual de la

empresa?


173


CLASES DE PREGUNTAS • De información: Qué hace que los informes sean aplicables? • De comparación: Qué es más importante, el Control o la

Auditoría interna. • De análisis: Qué hace complicados los controles? • De interpretación: Qué quiere decir manual? • Sacar conclusiones: El procedimiento es el adecuado ? • Sacar aplicaciones: Ese método sería más conveniente ? • Otros usos: Qué pasa si se modifica? • Adoptar: Hay otros iguales a esta?, Qué ideas se sugieren?

Qué puede mejorar? Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


174


CLASES DE PREGUNTAS • Modificar: Qué pasa si se modifica?, Qué otros cambios se pueden hacer? • Aumentar: Qué se puede agregar?, Qué se puede exceder? • Reducir: Qué se puede quitar?, Cómo se puede reducir? • Subsistir: Qué otra cosa habría?, Qué otro proceso habría?, Qué otro

plan habría?, Qué otro enfoque habría? • Reordenar: Cuál sería otro esquema?, Cuál sería otra secuencia?, Sería

mejor antes?, Sería mejor después?, Sería mejor más tarde? • Invertir: Qué pasaría si fuera al revés?, Qué pasaría si lo volteáramos?,

Qué pasaría si se devolviera el proceso? • Combinar: Es posible unir estos dos procedimientos?, Es posible hacer

una mezcla?, Se pueden cambiar las unidades? Volver al programa


175

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDAD DEL SISTEMA GENERAL

DE SALUD CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE

SALUD


176

PLANEACIÓN

INFORMESPROYECTADOSPLAN DE DESARROLLOESTADOSFINANCIEROS (BALGENERAL, PyG)ÍNDICES/RAZONES/INDICADORESTABLEROS DE MANDO

VSEJECUCIÓN

INFORMES-REALES/EJECUTADOSPLAN DE DESARROLLOCUMPLIDOESTADOS FINANCIEROS(BAL GENERAL, PyG)ÍNDICES/RAZONES/INDICADORESTABLEROS DE MANDO

VARIACIÓN

O

ESTUDIAR/ANALIZAR

INVESTIGAR

COMPARAR/PROBAR

CAUSAS/EFECTOS

MEDIDAS

CONCLUSIONESRECOMENDACIÓNINFORMES DE EJECUCIÓN

MODIFICARCAMBIARMODERNIZARRETROALIMENTAR

•TOMAR DECISIONES•CAMBIAR LA PLANEACIÓN YSU INFORMACIÓN


DE SALUD CONTROL DE GESTIÓN EN

ENTIDADES DE SALUD Existe control sobre un proceso o actividad cuando este se desarrolla dentro de parámetros determinados, sujetos a un margen de error preestablecido y cuenta con un control sistemático, objetivo y oportuno para corregir posibles desviaciones del rumbo.


177


DE SALUD PRINCIPIOS: • La responsabilidad sobre quien establece objetivos, • Verifica tendencias y desviaciones y toma acciones

correctivas que deben quedar claramente establecidas. • El punto esencial del control radica en la toma de

medidas correctivas. • El propósito fundamental del control de gestión en

entidades de salud es la búsqueda permanente de mayor eficiencia.



178


DE SALUD CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • Totalidad: No se miran aspectos parciales, sino el conjunto. • Equilibrio: Cada aspecto tiene su peso justo, sin dejara que la

formación técnica, comercial, del directivo, deforme la realidad dando más importancia al factor que él conoce mejor.

• Oportunidad: Las acciones correctivas deben realizarse a tiempo si se quiere que sean eficaces.

• Eficiencia: Se busca la consecución de los objetivos y se apunta al centro de los problemas.


179


DE SALUD CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • Integración: Los diversos factores se contemplan dentro de

la estructura de la empresa para ver las repercusiones de cada problema en el conjunto de la empresa.

• Creatividad: Continua búsqueda de ratios significativos y standards para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla más certeramente hacia sus objetivos.

• Impulso a la acción: Debe alertar al directivo forzándole a una toma decisiones sobre los aspectos negativos de las realizaciones e impulsar las acciones correctivas adecuadas.



180


DE SALUD REQUISITOS DEL CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE SALUD • Debe comparar constantemente los resultados reales obtenidos con los

previstos. • Debe permanecer apoyado en objetivos claramente establecidos que

permitan proyectar la empresa hacia el futuro. • Debe mantenerse lo suficientemente actual y flexible para cambiar el

rumbo de la empresa cuando se considere necesario. • Debe concentrarse en evaluar primordialmente la actividad productiva

que es la única que genera riqueza y prosperidad para la comunidad. • La información que se requiere para un correcto manejo del control de

gestión en entidades de salud puede estar representada en gráficos, cuadros de mando, índices e indicadores.



181


DE SALUD CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE SALUD • Concentra el énfasis de la gerencia en el como, o sea

lo dinámico, en contraste con el que, o sea lo establecido.

• Permite el desarrollo de la capacidad creadora y de la imaginación por encima del orden y la rutina.

• Proyecta la actividad de las personas en función del futuro y no del pasado.



182


DE SALUD CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE SALUD • Incorpora la información en su acepción mas amplia

como un importante factor de producción para proyectar el futuro, mas que para registrar el pasado.

• Enfoca los esfuerzos de la gerencia hacia la producción de rendimientos mas que hacia la consecución de resultados.

• Concentra el esfuerzo hacia la actividad productiva, en contraste con la actividad especulativa que no genera riqueza para la comunidad.



183


DE SALUD COMPONENTES DEL CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE SALUD • La informática de gestión: Relacionada con los Sistemas de

Información Gerencial que constituyen la base para definir objetivos y tomar decisiones.

• Técnicas de seguimiento y control: Permiten el desarrollo adecuado de los procesos de seguimiento y control.

• Técnicas de coordinación y gestión. Apoyados en los llamados cuadros de mando y se usan exclusivamente al nivel de la alta dirección.

• Técnicas de decisión: Se han desarrollado con la aparición de los modernos equipos de procesamiento y computación de datos.


184


DE SALUD ATRIBUTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE SALUD • Objetividad • Totalidad • Oportunidad • Eficiencia • Integración • Dinámica • Responsabilidad Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


185


DE SALUD INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN EN ENTIDADES DE SALUD • Índices • Indicadores • Cuadros de mando • Gráficas • Análisis comparativos • Control integrado Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


186


DE SALUD SISTEMA NACIONAL DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y GESTIÓN • Medir y promover la calidad de los resultados de los administradores

públicos. • Analizar la eficiencia de la administración en la formulación y ejecución

de políticas. • Generar información adecuada para la toma de decisiones. • Informe del cumplimiento de metas. AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS Todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Sector Público del nivel Nacional deben organizar al interior de sus dependencias un mecanismo de Autoevaluación de Gestión y Resultados.

Volver al programa


187


DE SALUD DESARROLLO DEL CONTROL DE GESTIÓN

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Solo se podrán evaluar los resultados si previamente se han determinado con precisión cuales son los objetivos que se quieren alcanzar. Comprende: • Que se quiere conseguir (diagnostico y definición de la meta ) • Asignar recursos y tiempos La utilización de los recursos no implica el logro de los objetivos.


188


DE SALUD MEDICIÓN DE RESULTADOS Concepto de indicadores: Cualquier elemento cuantitativo que establezca una relación entre dos cantidades relacionadas con cualquier operación, para conocer su comportamiento. Tipos de indicadores: • Costo • Calidad • Tiempo • Cantidad


189


DE SALUD Requisitos de los indicadores: • Cuantitativos • Lógicos • Objetivos • Confiables • Oportunos


190


DE SALUD Requisitos de los indicadores: • Coordinados • Adecuados • Económicos • Flexibles • Comparativos


191


DE SALUD COMPARACIÓN DE RESULTADOS CONTRA OBJETIVOS Es la información del avance hacia el logro de los objetivos (eficacia) y de la utilización de los recursos (eficiencia ). Características: • Permite la identificación de variaciones • Pueden ser por el periodo total o acumulado • Se combina normalmente con el reporte de resultados.


192


DE SALUD Recomendaciones • Utilización de proyecciones futuras • Presentación en forma clara (columna para los

resultados alcanzados, para las variaciones y para los estándares )

• Administración por excepción. Solo se recibe información si existen desviaciones.

• Comunicación con el fin de que exista una retroalimentación de ideas y redunde en el alcance de los objetivos.



193


DE SALUD ANÁLISIS DE LAS CAUSAS DE DIFERENCIAS ENTRE INDICADORES, PRESUPUESTOS OBJETIVOS Y RESULTADOS REALES Esfuerzo del análisis Normalmente debe hacerse por el responsable y solo ocasionalmente por los asesores. Grado de esfuerzo (investigación de causas inmediatas). Aplicar la regla de costo - beneficio. Base: muestreo dirigido - por excepción - Oportunidad de análisis: Su costo debe equilibrarse contra la perdida de valor por descubrimientos indebidamente atrasados. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


194


DE SALUD Técnicas de investigación para el análisis de variaciones: • Examen documental • Entrevista • Observación • Calculo • Inspección física • Confirmación. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


195


DE SALUD DETERMINACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA • Se debe reflexionar que sucede si no se hacen las

modificaciones (la acción correctiva se basa en una completa evaluación del futuro).

• Deben evaluarse las alternativas disponibles y tomarse la decisión por la persona que tiene la autoridad lineal de la operación.

• Actividades a desarrollar: complementación del análisis, si se requiere una prueba final sobre la calidad del análisis sobre todo si este fue delegado.



196


DE SALUD DETERMINACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA • Evaluación de alternativas: resultado a corto y a largo

plazo. Beneficios en una orientación versus restricciones • En otra. Evitar los estereotipos. • Decisión: debe evitarse crear nuevos problemas al

resolverse los actuales. • Debe eliminarse la tendencia a detenerse cerca de la

acción final.


197


DE SALUD TOMA DE ACCIÓN • El responsable de la operación • Cuando por presión del tiempo lo haga personal • Auxiliar o asesor se debe informar al

responsable de la operación.


198


DE SALUD IMPLEMENTACIÓN • Posibilidad de cumplimiento inmediato - mediato. • Debe explicarse por que se toma la acción para evitar la

resistencia al cambio y que se interprete como arbitraria. • Deben darse instrucciones necesarias para indicar: • Urgencia de la acción • Personal involucrado • Complejidad de las acciones a realizar. • Debe existir un control posterior para asegurar que la

acción se realizo como se esperaba (seguimiento) Volver al programa



199


DE SALUD EVALUACIÓN DE UNA CLÍNICA INFANTIL

OBJETIVO El objetivo de esta evaluación es estudiar el estado de todas las unidades de una entidad de salud, así: Para el ejemplo vamos a trabajar con una entidad prestadora de servicios social, que tiene como misión el asegurar servicios integrales de salud en las áreas de prevención, educación, asistencia y rehabilitación, a los niños de 0-16 años hijos de los trabajadores de afiliados. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


200


DE SALUD SERVICIOS: En las diferentes entidades de salud se prestan servicios de: 1. Urgencias. Se ofrece una atención oportuna y efectiva al

paciente en estado crítico, 24 horas al día, 365 días al año. 2. Consulta externa. Esta conformada por: a) Médica. Incluye atención en pediatría y otras

especialidades médicas y profesionales afines, tales como: Psicología, nutrición, terapia y la unidad de hidratación oral y el servicio de vacunación.

b) Odontológica: Con todas sus especialidades, enfatizando la prevención.



201


DE SALUD 3. Hospitalización. Esta sección se agrupa de acuerdo a la

enfermedad del niño y en lo posible por edad y sexo. Dentro del área hospitalaria se encuentran unidades especializadas de cuidados intensivos, quemados y recién nacidos.

4. Cirugía. Incluye cirugía pediátrica general, odontológica y todas las especialidades. El 80% de los procedimientos quirúrgicos realizados se llevan a cabo mediante el programa de cirugía Ambulatoria, el cual evita la hospitalización del niño.

5. Servicios de apoyo Diagnóstico y Terapéutico. Se cuenta con laboratorio clínico, de anatomía patología y electrodiagnóstico; imagines diagnosticas, rehabilitación y terapias.


202


DE SALUD ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Al hablar de la entidad de salud es necesario enumerar los diferentes departamentos dependientes de la Dirección la cual se constituye a través de una Junta Médico - Administrativa que controla el buen funcionamiento de una entidad como esta.


203


DE SALUD Como departamentos al interior de esta institución se enumerar los siguientes: • Administración • Informática • Hospitalización • Servicios ambulatorios • Servicios soporte • Mantenimiento • Contabilidad y cobranzas


204


DE SALUD Cada uno tiene unas funciones determinadas que al analizar tienen como finalidad única la mejor atención al usuario, eficaz, eficiente y rápida; necesaria en un tipo de servicio como este.


205


DE SALUD 1. Administración: Este departamento esta conformado por

varias divisiones como son: • Administración. Dirigida a la toma de decisiones en cuanto a la inversión de dinero, presupuestos para cada departamento y división, contratos de trabajo, contratación de médicos, revisión de labores. • Servicios Generales. Se encarga de controlar los servicios internos los cuales se subdividen a su vez en dos áreas la de hospitalización (habitaciones) y las exteriores (corredores y módulos de atención directa al publico). Se consideran incluidos en esta división: Aseo interno, levantaría, conserje de piso, farmacia, depósitos (de papelería y elementos relacionados).


206


DE SALUD 2. Informática: Cuenta con varios dos bases de datos diferentes: • Terremoto en red para identificar al instante al usuario

• Local con datos de una semana de diferencia.

Este departamento esta constituido por la sistematización de datos; información que esta para uso directo del publico. Esta conformado por las divisiones de:


207


DE SALUD a) Estadística. Mantiene al día el archivo de enfermedades, análisis de edades, lugares para proyectar el numero de usuarios, enfermedades, efectos etc. Es muy importante porque actúa como un banco de datos de información útil en el momento de tomar cualquier decisión que afecte tanto internamente a las personas que allí laboran, como extenso a los usuarios del servicio.


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DE SALUD b) Admisiones: Como tal, esta conformada por entradas y salidas de pacientes y hospitalización. Al realizar el ingreso del usuario lo que sigue inmediatamente es incluirlo dentro del sistema. Se realiza autorizaciones de hospitalización bajo unos principios de reglamento interno de la clínica. Se registra la estancia del paciente, su consumo de modo que con estos datos se elabora un informe actualizado con el fin de conocer el estado de cuenta y elaborar la cuenta de cobro liquidación final.


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DE SALUD Manipula una serie de documentos como: • Papeleta de ingreso de paciente. • Tarjeta de afiliación. • Autorización de hospitalización.

Es importante decir que el afiliado puede sólo identificarse con su cédula y así el numero de cédula que esta en la base de datos permitir la entrada del paciente.


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DE SALUD c) Citas: Es una división muy importante de este departamento pues coordina a consulta externa en lo referente a pediatría y odontología. Como requisito importante está la tarjeta de afiliación, pero se puede suplir esta con el numero de cédula de ciudadanía que es confrontado con la base de datos donde se ratifica su afiliación. También existe un formulario rosado de afiliación que es provisional e indica el tipo de estrato a que corresponde (A1, B2 y B4). Para facilidad y rapidez en el servicio del usuario se tiene una caja anexa a citas en la que se cancela el valor de estas.


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DE SALUD 3. Departamento de hospitalización: Este departamento fue creado para brindar un mejor servicio al usuario para los casos de estudio, cirugía y tratamientos; es importante en tanto colabora con la recuperación del paciente aportando un ambiente adecuado y guardando ciertas normas para una mejor atención. Se encuentra en los pisos tercero a sexto.


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DE SALUD 4. Servicios Ambulatorios: Se halla constituido por las Secciones de: • Consulta externa. En esta área encontramos pediatría general y especializada, bien sea chequeo o seguimiento que no requiera el internarlos allí. • Consulta interna. Se trabaja lo referente a servicio de hospitalización con respecto a pediatría y servicios especializados para la atención del paciente, por ejemplo neurología, cardiología, etc.


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DE SALUD 5. Departamento de servicios de soporte: A este departamento pertenecen todos los servicios especializados con respecto a exámenes, terapias y tratamientos en general. Podemos encontrar las divisiones: Laboratorio, Rayos X (R-X, Erogaría y Escanografía),Terapias (Ocupacional, Física y Respiratoria),Sicología, Nutrición, Ortopedia, Sala de Yesos, Óptica


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DE SALUD 6. Departamento de mantenimiento: Cuenta con todos los equipos y servicios para el mantenimiento y reparaciones locativas necesarias. Esta conformado por:

• División de equipos eléctricos • División de equipos de sistemas (Hardware)


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DE SALUD 7. Departamento de Contabilidad: Es de los mas importantes, ya que se encarga de brindar información a todos los niveles de la organización, especialmente a le administración; se halla dividida en: • Tesorería. Esta área se encarga de captar los ingresos recibidos a diario por las cajas menores, es función suya hacer el recuento de los mismos. Se encarga de comparar con respecto a las operaciones realizadas en la base de datos y consignadas en bancos, se encuentra estrechamente relacionado con Auditoría para evitar irregularidades en el manejo de las cuentas.


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DE SALUD • Créditos y Cobranzas. Se encarga de brindar facilidades

de pago al afiliado en la respectiva hospitalización del paciente. Esta facilidad depende de tres tipos de créditos ofrecidos como son los Convenios empresariales, Convenios personales y Compañías de Seguros (social, accidentes y otros). Se encarga de verificar que los pagos se hagan de manera oportuna llevando también el registro por edades de cobro.

• Proceso de cobro: En esta subdivisión se encuentra lo relacionado a registros de ingresos y egresos de dinero a la clínica, se encuentra allí la contabilidad sistematizada.


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DE SALUD


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CUESTIONARIO DE EVALUACION PARA CLINICA INFANTIL A B C D E F

TEMA PRINCIPIOS BASICOS Optimo Calificación

Acumulado %

Estadística

1.1 El equipo de trabajo que recolecta la información está constituido por personas idóneas ?

1.2 Existen proformas que sirven para la recolección de información?.

1.3 Se verifica la información resultado de la recolección con la fuente ? 1.4 Hay una red de información con otras áreas de la clínica para

corroborar que los datos sean fidedignos ?

1.5 El digitador requiere de autorización previa para introducir los datos al sistema

1.6 Existe una persona idónea para examinar la concordancia de los datos que han sido introducidos ?

1.7 Se tiene una proforma prevista para agilizar y ordenar la entrada de datos ?

1.8 El tipo de sistema utilizado para la base de datos permite la rápida verificación de ellos ?

1.9 Se utiliza un tipo de base de datos que permita una verificación rápida ? 1.10 Se tiene definido el tipo de clasificación de los datos ?. 1.11 Se realizan los informes por solicitud específica ? 1.12 Se realizan los informes de manera global y periódica ? 1.13 Se mantiene unificado el tipo de presentación del informe ? 1.14 Se realizan correcciones posteriores ? 1.15 El director del área de estadística se responsabiliza por los informes


DE SALUD


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Acumulado %

SUBTOTAL Admisiones

2.1 La tarjeta de afiliación es necesaria para permitir la hospitalización ?

2.2 Es necesaria la remisión médica para generar la papelería de hospitalización ?

2.3 Existe una persona definida en cuento a información y cotizaciones ? 2.4 El encargado de admisiones exige la orden de salida para generar la

papeleta de egresos del paciente ?

2.5 Si es el caso de un crédito, se exige la autorización de este para entregar la papeleta de salida del paciente ?

SUBTOTAL

Citas 3.1 Se tiene un ordenador en la base de datos para mantener actualizada y ordenada la información ?

3.2 Se verifica la afiliación antes de asignar la cita ? 3.3 Se verifica la combinación de datos de la cita para que el cliente quede

satisfecho ?

3.4 Se realiza el registro correspondiente en la base de datos ? 3.5 Se entrega comprobante de pago en caja ? SUBTOTAL Caja 4.1 Caja es un área restringida ? 4.3 Se tienen definidos los horarios de atención al público ?


DE SALUD


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Acumulado %

4.5 Se expide recibo de pago a través de la base de datos ? 4.7 Se tiene algún control respecto al tipo de pago que se haga ? 4.8 Se elabora un comprobante de pago como soporte a cada cita ? 4.9 Al final del día se hace cuadre de caja ? 4.10 La planilla de Ingresos es elaborada diariamente ? 4.11 Tiene caja de seguridad para dejar el dinero mientras hace la

consignación ?.


DE SALUD MEMORANDOS DE EVALUACIÓN: Estadística


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MEMORANDO DE EVALUACION

PARA : CIUDAD : Bogotá D.C.

DE : Equipo de evaluación de C.I. FECHA : Noviembre 21 de 2010

REF : Recomendaciones formuladas en el área.

Es una buena opción tener personas que conozcan acerca del trabajo para así poder optimizar tiempo y lograr

buenos resultados.



DE : FECHA : Noviembre 21 de 2010

REF : Recomendaciones formuladas en el área.

Se deben realizar proformas para agilizar la recolección de datos y brindar una estandarización a los mismos antes de

la introducción a la base de datos.


DE SALUD


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Se deben tener bien definidos los informes por solicitud específica para el caso que sean necesarios, pero bajo ciertos

parámetro y autorizaciones.




Se debe tener un tipo de presentación de informes para darle mayor facilidad de entendimiento al usuario de estos.

Unificar por tipo de informe buscando la mayor homogeneidad.




La base de datos y la sistematización del trabajo brindan seguridad, pero no para considerar que se evitaron errores.

Una corrección posterior, ayudará a dar mayores precisiones.


DE SALUD Admisiones


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Se debe tener como requisito indispensable la presentación de la tarjeta como identificación del afiliado, para dar más

seriedad al proceso.




Debería tenerse una persona definida para brindar información y orientar a los afiliados para evitar perdida de tiempo

tanto por ello como por la clínica.


DE SALUD Citas Caja


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Es conveniente que se considere como parte del proceso la revisión inmediatamente posterior de la asignación de

citas, tanto por los empleados de la clínica como por los usuarios para evitar contratiempos posteriores al momento de

cumplir con la cita.




Debe ser labor del cajero dejar la relación de ingresos cuadrado y no esperar hasta la mañana siguiente para realizarla,

ya que a primera hora se debe entregar el dinero a la transportadora para que lo consigne en el banco.


DE SALUD


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La planilla de ingresos es fundamental realizarla al final de cada día junto con el cuadre de caja por parte del cajero, ya

que permite de manera ágil realizar una inspección de la operación del día.




Es conveniente que se tenga caja de seguridad, no basta con la máquina registradora para guardar el dinero mientras

se consigna, pues puede ser burlada fácilmente.




La experiencia del cajero no es suficiente para realizar la consignación, se hace necesario que otra persona verifique la

relación de consignaciones contra la planilla de ingresos para prevenir errores (fraudes).


DE SALUD DICTAMEN Dirigido: Dirección de la Entidad de Salud Fecha: A Diciembre 30 de 2010 Hemos realizado evaluación de la clínica infantil de manera especifica a todos los Departamentos de la entidad de salud que incluye: Administración, Consulta, Hospitalización, Urgencias, Farmacia, Médicos Especialistas y Odontología. Dirigiendo el análisis a los procedimientos, por medio de la observación directa y aplicando las etapas de la evaluación como es la elaboración de cuestionarios que permitan examinar las operaciones que realiza cada departamento, teniendo en cuenta las actividades plasmados en los Manuales de Control Interno, estudiando y analizando técnicamente sus elementos e informes existentes, además de realizar pruebas de documentación, confrontando, conciliando y demás elementos básicos de la evaluación, pruebas respaldadas con sus respectivos Papeles de Trabajo, calificando sus resultados como se resume en la planilla correspondiente.


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DE SALUD Nuestro estudio fue realizado a partir del análisis de las actividades de la entidad de salud estudiada, intercambiando ideas, realizando el análisis de los procedimientos a través de cuestionarios de evaluación, definiendo sus objetivos y desarrollo, para luego en base a lo anterior generar unas recomendaciones a la dirección. Nuestro estudio fue realizado por el período comprendido entre el 1o. de septiembre al 21 de Noviembre del año en curso. En general observamos fallas con respecto al manejo de ingresos diarios, por obviar la realización de la planilla de ingresos lo cual facilita descontroles en su manejo, posibles fraudes e incumplimiento en la entrega a la empresa encargada del transporte de valores. Sería recomendable terminar la labor estipulada y colocar lo ingresado en una caja fuerte, ya que la caja registradora no proporciona seguridad suficiente en caso de una eventualidad. Una mayor segregación de funciones lo cual llevara a un trabajo más ágil y menos riesgos. Aunque el sistema de información es eficiente puede ser mejorado eliminando tiempos muertos en conformidades del afiliado lo que se traducirá en un mejor flujo de información y servicios al afiliado, de acuerdo con las recomendaciones señaladas.


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DE SALUD Se debe realizar una mención especial por la atención brindada por el personal de la clínica, para la realización de la evaluación sin ningún contratiempo. Consecuentemente a lo anterior consideramos que el control interno es aceptable, según la respectiva planilla, no obstante puede ser mejorado. Esperamos sean tenidas en cuenta nuestras recomendaciones y se realice el seguimiento correspondiente para el funcionamiento y utilización de recursos óptimos y por ende lograr buenos resultados de la Clínica. Atentamente DIRECTOR OFICINA DE CONTROL INTERNO

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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD

AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD

CONCEPTO DE LA AUDITORIA EN ENTIDADES DE SALUD Por auditoria en entidades de salud debe entenderse: El servicio que presta la persona encargada cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad de salud. Este trabajo por lo general requiere un equipo multidisciplinario. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD OBJETIVO DE LA AUDITORIA EN ENTIDADES DE SALUD El objetivo de la auditoria en entidades de salud se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las entidades de salud a que se practique. Existen tres niveles en que la auditoría en entidades de salud puede participar en apoyo a las entidades de salud, a saber: • En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos) • En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación. • En la implantación de los cambios e innovaciones. (Implantación de sistemas, etc.) Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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La auditoría en entidades de salud persigue: • Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos

• Prever obstáculos a la eficiencia. • Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de primer nivel de apoyo a la administración de las entidades de salud, en la consecución de la optima productividad.


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El auditor en entidades de salud, al revisar las funciones de una entidad de salud investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. El auditor en entidades de salud hace las veces del médico general, que diagnostica las fallas (enfermedades) dando pie a la participación del especialista, que puede ser él mismo u otro auditor, el que promoverá las soluciones concretas.


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FUNCIONES GENERALES DE LA AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD • Asesorar a la dirección en la implementación del control interno. • Evaluar la organización de la entidad (eficiencia y logros de los objetivos ) • Evaluar prácticas, métodos y procedimientos (eficiencia, efectividad y economía ) • Verificar y opinar sistemáticamente sobre información contable y administrativa proporcionada a la administración. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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REQUISITOS PARA QUE UNA AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD SEA EFECTIVA • Adecuada delegación de autoridad por la dirección

• Respaldo de la dirección • Personal de auditoría eficiente. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR EN ENTIDADES DE SALUD • Cumplir con los estándares descritos en el manual de auditoría. • Mantener reserva de la información confidencial a la cual tiene

acceso • Obtener evidencia comprobatoria, suficiente y competente. • Determinar la extensión de las pruebas necesarias para la

formación y correcto fundamento de sus recomendaciones. • Mantenerse debidamente informado de las actividades de la

clínica. • Asistir a la dirección en revisiones especiales.


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EVIDENCIAS DE AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD Física: Actividades Documentos Hechos Fórmulas Historias clínicas


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Testimonial: Cartas Declaraciones Entrevistas Externos (Facturas y correspondencia) Internos (Registros contables y correspondencia)


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Analítica: Computaciones Comparaciones con normas y operaciones Raciocinio Análisis de Información


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APLICACIÓN DE LA AUDITORIA EN ENTIDADES DE SALUD La auditoría en entidades de salud puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.

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METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA EN ENTIDADES DE SALUD

DIRECTRICES DE ACTUACIÓN • La auditoría en entidades de salud puede realizarse interna o externamente Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es válido. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD • El auditor en entidades de salud debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditoría en entidades de salud, el auditor, en ocasiones, trabaja en coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Además, deberá indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales. • El auditor de las entidades de salud deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD OPERACIONES En la auditoría se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad de salud. En el enfoque de trabajo de la auditoría , las operaciones que realiza una entidad de salud deben considerarse de manera integral, independientemente de que, en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal encargado de la operación tiene capacidad para ejecutarla.


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La metodología se simplifica en tres pasos fundamentales: Familiarización: El auditor debe familiarizarse con la operación que se revisará dentro del contexto de la entidad de salud que se esta auditando a través del estudio de: • Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad en que se desenvuelve la entidad de salud y que inciden en la administración de la operación que se revisa.


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• La infraestructura específica establecida para hacer frente a la administración de la operación (planeación, organización, dirección y control), y • Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. Además se incluyen algunos lineamientos que permitirán al auditor de la entidad de salud sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la entidad de salud en general y con la operación que se revisará en general.


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Estudio ambiental: Se puede obtener información orientadora de gran valor que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad de esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar serán: • La importancia que para la entidad de salud representa la operación que se evalúa, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su eficiencia.


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• Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc. • Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa. • Reglamentación estatal y municipal que rigen las prácticas de manejo de la operación. • Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operación similar.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD VISITA A LAS INSTALACIONES Tiene por objeto observar directamente cómo se efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS El objeto de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión. En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentación, observaciones directas, actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc. Cualquiera sea el caso, el auditor deberá cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva posible. Esta característica común a cualquier revisión de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo mas objetivo posible.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD DIAGNÓSTICO Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarizarán los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia. FASE CREATIVA En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la entidad de salud. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los problemas (dicha solución corresponde a un trabajo de consultoría).


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Sumarizados los hallazgos se procederá así: • Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a la entidad de salud para la operación estudiada de acuerdo con las circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos; • Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior; • Considerar el costo - beneficio del modelo diseñado.


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REVERIFICACIÓN DE HALLAZGOS El modelo desarrollado en la fase creativa se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo así: • Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes; • Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que se habían listado al iniciarse la fase creativa; Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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• Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas; • Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen técnicas disponibles para ello; • Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no generarán mayores o más complejos problemas o agravarán los presentes. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ELABORACIÓN DEL INFORME Elaborado el borrador del informe, el auditor debe proceder a: • Discusión del borrador con los involucrados: Discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador. • Informe definitivo.



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PRESENTACIÓN DE INFORMES


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD INFORME El informe sobre la auditoría en entidades de salud es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la entidad de salud de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la entidad de salud y con los controles establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD NATURALEZA DEL INFORME Por las características de la auditoría en entidades de salud, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. El informe o diagnóstico de la auditoría no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible darle tal alcance. El informe de la auditoría en entidades de salud es distinto al producto terminado de un proyecto de consultoría en administración pues en este último, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ESTRUCTURA DEL INFORME El contenido básico del informe normalmente debe incluir los siguientes tres elementos: • Alcance y limitaciones del trabajo: Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades establecido; la contratación específica, en su caso; las limitaciones; la participación de los profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD • Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia operacional (presentar un resumen jerarquizado) • Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser específicas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general. Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.


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EVALUACIÓN Y EFECTO DE LOS PROBLEMAS El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, siempre que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarse.


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RESPONSABILIDAD La responsabilidad del auditor consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantación de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en términos generales, queda fuera del alcance del trabajo de la auditoría, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especificas. La solución de los problemas es responsabilidad directa de las directivas de la entidad de salud.


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FORMA Los hallazgos de la auditoría en entidades de salud pueden irse comunicando en el curso del examen o su término; esta dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Es importante que el resultado de la auditoría se presente invariablemente por escrito. Debe ser tan versátil como sea necesario para lograr una adecuada comunicación.


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RECOMENDACIONES PARA ELABORAR EL INFORME • Definir cuál es el propósito del informe (final, parcial, de detalle, de panorama) • Qué le interesa al los a los lectores (No decir lo que se conoce) uso de síntesis (permite tener una idea general sin leer todo el informe). • Los comentarios deben jerarquizarse. • Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estadísticas y los números absolutos.



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• Enfatizar los aspectos más significativos que mejoren la operación de la entidad de salud. • Limitar el informe al mínimo necesario. • No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el leguaje que él está acostumbrado a usar. • No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que no estén respaldadas por hechos. • Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones.


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• En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como sugestiones conjuntas. • Si no cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegúrese que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan.. • Enviar copias del informe a todos los encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, así como al funcionarios superior responsable de la operación auditada. • No circular material que no contenga el propio informe.

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AUDITORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN ENTIDADES DE

SALUD La importancia de la administración de recursos humanos como una delas actividades administrativas básicas esta señalada por la necesidad de contar con el numero de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.


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CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS La administración de recursos humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa ; establecer las bases de remuneración mas adecuadas ; manejar con efectividad las relaciones entre la entidad de salud y los empleados y de estos entre si; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción de sus necesidades como individuos.


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La administración de recursos humanos abarca por lo menos las siguientes actividades: • Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos empleados, promociones y despido. • Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos correspondientes a cada categoría; el señalamiento de los procedimientos de evaluación para la determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y compensaciones adicionales y las políticas para su otorgamiento.


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD • Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la entidad de salud; la negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento de la entidad de salud y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal. • Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y las necesidades de capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar programas de desarrollo tendientes a que el personal pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su capacitación técnica.


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OBJETIVO DE LA AUDITORIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN ENTIDADES DE SALUD El objetivo de la Auditoría de la Administración de Recursos Humanos en una entidad de salud es examinar críticamente, las actividades y subactividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD METODOLOGÍA 1. FAMILIARIZACIÓN: El auditor debe familiarizarse con la Administración de Recursos Humanos de la entidad de salud que está examinando a través del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura específica establecida para la Administración de Recursos Humanos (planeación, organización, dirección y control) y (3) los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores


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Lineamientos que permiten al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con el proceso de administración de recursos humanos: A. Estudio Ambiental: En esta fase puede llegarse a obtener información orientadora de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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El grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor: • La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la entidad de salud. Un indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las nóminas y el costo de las prestaciones al personal. • Los resultados obtenidos en el manejo del personal, indicadores de los resultados son: La rotación de personal (por departamentos, por tipo de separación, etc.,); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, números de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.


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• Los programas establecidos, formales e informales, relativos a selección, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluación de puestos, etc. • Las políticas fijadas por la alta gerencia, tanto explícita como implícitamente para la Administración de Recursos. • La forma en que se ha interrelacionado la filosofía administrativa de la gerencia con las políticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia administración haya observado. • La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administración de Recursos Humanos.


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B. Planeación: El auditor deberá estudiar la forma en que la administración resuelve los siguientes problemas: • Previsión de las necesidades de personal a corto y mediano plazo. • Planeación coordinada de la administración de sueldos con las otras actividades (finanzas, producción, etc.) Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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• Previsión de problemas con el sindicato y el personal de confianza a través de instrumentos que permitan su inmediato señalamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.) • Anticipación de las necesidades de desarrollo de personal (Inventario de ejecutivos). • Programas de entrenamiento. • Anticipación de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad industrial, etc. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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ASPECTOS BÁSICOS DE LAS AUDITORÍAS EN ENTIDADES DE SALUD C. Organización: Estructura de organización del Departamento de Recursos Humanos y relaciones de autoridad con otros departamentos. • Líneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades clave (reclutamiento, contratación y terminación de empleo, mantenimiento de registros de personal, administración de sueldos, adiestramiento y desarrollo, negociación de contratos, etc. • Coordinación entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operación en cuanto a planeación y programación de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinación de las normas de competencia y habilidad del personal; políticas de evaluación, ascensos, y aumentos de sueldo y preparación y mantenimiento de descripción de labores. • Niveles jerárquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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2. DIAGNÓSTICO : Informe Definitivo. • Algunos ejemplos de hallazgos que podrían hacerse en el curso de una Auditoria de la Administración de Recursos Humanos y que servirían de base para la elaboración del informe final son: • No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad del personal. • La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.


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• Existe un grave problema de comunicación entre jefes y subordinados que hace peligrar la productividad y buena marcha de la entidad de salud. • La capacitación y desarrollo de la gerencia media, prácticamente no existe. • Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la productividad. • La filosofía para manejar personal, dada la alta rotación habida, es inadecuada.

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DISEÑO DE SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN PARA ENTIDAD DE

SALUD INTRODUCCIÓN

Para lograr una mayor competitividad de las entidades de Salud, se requiere que haya un manejo de oportuno y de la información de cada uno de las procedimientos que se realizan en las diferentes dependencias a áreas y que permitan su excelente y eficaz desarrollo dirigidos a lograr los siguientes objetivos:


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SALUD A. Control del gasto Médico. • Manteniendo una estructura de costeo, paciente por centro de costos. • Analizando dinámicamente las desviaciones sobre el presupuesto y utilización real de los servicios. B. Optimizando los procesos Operativos y Administrativos. • Eliminando cuellos de botella y repeticiones. • Manteniendo la integración de todas las áreas. • Realizando controles de contraposición.


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SALUD • Control de costos por productos, por servicios, centros de costos. • Eliminando los procedimientos operativos innecesarios. • Manteniendo costos de Administración y Operación bajos, mediante la utilización de tecnologías apropiadas. • Manteniendo en tiempo real el flujo de la información financiera tanto en ingresos como en gastos. • Asociando y comparando los pagos con la prestación de servicios. • Tener un flujo retroalimentando y comparativo a las operaciones que generan los gastos , los egresos generados por el consumo de suministros y una buena relación de inversión en activos y el retorno esperado.


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SALUD Generalidades De Un Sistema De Información Integ ral • Aplicativos altamente parametrizables para adaptarse a los cambiantes requerimientos de información de las Entidades y de la legislación. • Un generador de reportes para el usuario final. • Aplicativos que utilizan esquemas para reducir al máximo el “papeleo”, pues toda la información deberá tener programas que se transfieran electrónicamente. • Integración automática entre los diferentes Módulos, para brindar una solución completamente integrada. • Permiten definir perfiles de usuarios para controlar el uso del sistema y evitar operaciones indebidas con la información.


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SALUD En Módulos Podrían ser: Las Soluciones integral de salud • Historia Clínica - Módulo Integral de Salud. • Clínico - Módulo para manejo de clínicas y hospitales. • Contable- Contabilidad • Financiero - Sistema de Tesorería (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos). • Inventarios - Sistema de Inventarios, Compras y Suministros. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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SALUD El control financiero debe tener tres puntos claves de chequeo: El primero se refiere al análisis de costeo de productos, el segundo el control financiero de la entidad que tiene su corazón en la contabilidad, el tercero los reportes de análisis de control de gastos, como un sistema dinámico que permita efectivamente administrar o gerenciar la entidad en forma integral y eficiente.

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SALUD ALGUNAS DESCRIPCIONES DEL SISTEMA

DE INFORMACIÓN Por módulos sería: 3.1. SALUD Administración de citas, historia clínica, administración de centros públicos, análisis de costos y estadísticas, facturación de servicios a EPS e IPS.


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SALUD Objetivos • Reducir los costos directos e indirectos en administración de la medicina integral • Cumplir con las normas de las leyes, decretos, acuerdos etc. • Que sea especialmente diseñado para IPS o centros de salud. • Manejar el costo a nivel de Plan, Convenio, Centro Médico, Servicio, Médico, Paciente, Período. • Manejar el acto médico completo (Historia clínica, órdenes médicas, controles, manejo del programa de atención preventiva, incapacidades)


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SALUD • Manejar de preexistencias • Protocolos de manejo de pacientes • Máxima seguridad del manejo del sistema para evitar modificaciones a la Historia Clínica o evitar que sea vista por personal no autorizado. • Que permita manejar contratos de medicina POS, POS subsidiado, Planes de atención complementario, medicina prepagada o sus variantes. • Ayudar a controlar abusos en servicios por parte de los pacientes o médicos contratistas.


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SALUD • Permite manejar centralizadamente las historias clínicas de los pacientes y toda su información relacionada. • Manejar múltiples tipos de atención con restricciones definibles para cada uno de ellos. • Manejar múltiples contratos con configuración independiente para cada uno de ellos. • Manejar contratos por capitación. • Facturación de servicios y eventos.


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SALUD Alcances Control de Historia Clínica que incluye: • Historia Clínica definible para cada especialidad • Órdenes Médicas definibles al sistema tales como: Diagnósticos, Exámenes de Laboratorio, Imágenes Diagnósticas, Formulación, Plan Diagnóstico y Terapéutico, Evolución, Medidas Higiénico - Dietéticas. Estudios Histo - patológicos, Incapacidades, Remisiones de Pacientes, Orden Quirúrgica, Orden Hospitalaria, Labor Odontológica. Para cada orden médica, permite definir: Valores por convenio, restricciones, definir si es sólo para especialistas, definir si se requiere autorización. • Impresión de órdenes médicas, para ser firmadas por el médico y entregadas al paciente. Incluye control de consecutivos para cada una de ellas, y la posibilidad de imprimir mensajes institucionales. • Controla las autorizaciones por parte del médico coordinador , el cual puede revisar la Historia Clínica y decidir su autorización. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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SALUD • Control administrativo de: Cargos hospitalarios, detalles de costo, otros cargos, activación /desactivación de pacientes. • Control estadístico a nivel: • General • De convenios / planes • De médico • De centros médicos • De paciente


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SALUD • Control de órdenes de hospitalización • Cambios a las ordenes médicas los debe hacer el médico coordinador o el usuario con niveles de acceso especificado. • Control de ordenes pendientes de aprobación. • Generación de carnets para afiliados. • Búsqueda de pacientes por código y por orden alfabético • Estado o costo de un paciente en un período especificado e impresión de la misma.


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SALUD • Control de elementos devolutivos entregados a los pacientes. • Manejo odontológico. Incluye: Citas, labores odontológicas, manejo gráfico del cardiograma. • Manuales • Ayudas en línea • Incluir maestros con códigos de: Diagnóstico (códigos de la OMS), exámenes de laboratorio, imágenes diagnósticas, vademécum (genérico y comercial), etc. • Niveles de seguridad definidas • Integrado al sistema contable y financiero solamente Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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SALUD 3.2 CLÍNICO - MÓDULO ADMINISTRATIVO DE CLÍNICAS Y HOSPITALES Objetivos • Permitir una administración eficiente de los cargos a los pacientes, incluyendo la liquidación oportuna de servicios. • Brindar un soporte administrativo completo en: historias clínicas, manejo financiero, facturación de servicios a empresas afiliadas. • Brindar consultas de infamación ágiles sobre la información almacenada en el sistema. • Manejar diferentes precios por cada convenio (a pacientes o a EPS a las cuales se les prestan servicios) • Programas eficientemente las salas de cirugía que posee la institución. • Administrar los turnos para todos los empleados de la entidad. • Controlar adecuadamente la ocupación de las habitaciones y su disponibilidad.


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SALUD Alcances • Liquidación estado de cuenta del paciente, parcial o total. • Manejo integral del acto médico. • Generación de impresión de órdenes médicas e interacción automática con inventarios de farmacia. • Impresión de factura al paciente. • Facturación de servicios a empresas afiliadas


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SALUD • Manejo de tarifas por empresas • Generador de reportes para definir reportes especiales o estadísticas. • Costeo automático de cargos al paciente, liquidados de acuerdo a las tarifas por empresas. • Revaloración de servicios • Manejo de descuentos • Agenda para control de salas de cirugía.


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SALUD • Proyección de turnos por persona- grupos. • Control del Estado de cada habitación -cama. • Generación de Asiento Contable. • Administración de los turnos para todos los empleados de la institución. • Control adecuado de la ocupación de las habitaciones y su disponibilidad. • Firme manejo de la seguridad del sistema.


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SALUD 3.3 CONTABLE Objetivos • Permitir una administración eficiente de toda la información Contable • Brindar consultas de información ágiles. • Se entrega con el PUC o el PUCH ya incorporado, el cual puede ser modificado por el usuario. • Permitir a la gerencia financiera, evaluar mediante índices numéricos, el desempeño actual de la gestión de la entidad. • Análisis financiero horizontal y vertical. Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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SALUD Alcances • Plan contable completamente configurable • Manejo por centros de costo. • Producir información contable (balances, PyG, informes) por: • General, de la entidad • Centros de costo • Contabilización doble partida con doble descripción. • Permitir el manejo paramétrico de la estructura contable, lo cual permite utilizar las normas de contabilidad de Colombia. (PUC, PUCH, etc.)


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SALUD • Permitir cierres de año en cualquier periodo definido. • Manejo de centros de costo, terceros, tablas de impuestos, en las cuentas que los requieran. • Recibir directamente información de todos los módulos que conforman el sistema de salud. • Niveles de seguridad definibles. • Manejo de terceros. • Principales informes: • Balance y PyG Auditoría en Entidades de Salud - Profesor


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SALUD • Mayor y Balances • Libros auxiliares • Libro de cuenta y razón. • Generación de certificados de retención en la fuente • Reportes fiscales (resolución 1076) • Estados financieros comparativos • Manejo de reportes definidos por el usuario totalmente flexible.


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SALUD 3.4. FINANCIERO- Tesorería- Cuentas por Cobrar, pagar, caja y bancos. Objetivos • Que permita una administración eficiente de toda la información financiera de la empresa. (Cuentas por Cobrar, pagar, caja y bancos.) • Que brinde consultas de información ágiles sobre la información almacenada en el sistema.


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SALUD Alcances • Manejo de bancos y caja. • Facturación de servicios • Generación automática de cuotas de pago y/o cobro según sea el compromiso • Múltiple definición de compromisos, un compromiso puede ser de CxP y a su vez definirse a diferentes grupos (Ej: obligación financiera) y subgrupo (Ej: créditos especiales). • Control de pagos a cada compromiso tanto de CxC como de CxP. • Consultas de cualquier tipos de compromisos a diferentes niveles. • Impresión de cheques • Conciliación bancaria • Transacciones bancarias definibles. • Saldos en línea a las diferentes cuentas bancarias.

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