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TERCER INFORME PORMENORIZADO

DE CONTROL INTERNO

IMPLEMENTACION Y SOSTENIBILIDAD

MIPG, MECI Y PAMEC

SANTIAGO DE CALI, DICIEMBRE DE 2019

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INTRODUCCION

Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1499 de septiembre 11 de 2017

y complementariamente el Decreto 648 de abril 19 de 2017 y teniendo en cuenta

los instructivos emanados del Departamento Administrativo de la Función Pública,

nos permitimos presentar el tercer informe de evaluación y seguimiento a la etapa

de implementación y sostenibilidad del sistema de MIPG articulado con sistema de

Control interno y Mipg, para asegurar el cumplimiento de la misión y visión

Institucional.

OBJETIVO

Presentar en forma integral y específica el estado de la implementación, documentación y sostenibilidad de los requerimientos legales, establecidos en el Manual Operativo de MIPG, el MECI y el Programa de Auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud – PAMEC ordenados por el Gobierno Nacional.

ALCANCE

El nivel gerencial, nivel directivo, profesional técnico, asistencial y operativo, además el personal contratista y los diferentes usuarios que hacen parte integral del sistema organizacional del Hospital Geriátrico y Ancianato San Miguel E.S.E.

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AVANCES DEL DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACION Y SOSTENIBILDIAD DE LOS SISTEMAS DE MIPG, MECI Y PAMEC

1) ACTIVIDADES EJECUTADAS DEL SISTEMA MIPG 2019 En cumplimiento del Decreto 1499 de 2017 y los instructivos creados por el Gobierno Nacional a través del DAFP y el Comité para la Gestión y Desarrollo Institucional, el nivel gerencial estableció un cronograma y un plan de las actividades a ejecutar en la etapa de implementación de este sistema para la vigencia del 2019, logrando un avance, el cual se puede apreciar en el cronograma que a continuación se presenta:

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ACTIVIDADES EJECUTADAS EN LA FASE DE IMPLEMENTACION MIPG 2019

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La oficina de Control interno en cumplimiento de la circular externa No 005 de 2.019, efectuó la evaluación del Furag Institucional a través del aplicativo creado por el organismo de control Nacional y la oficina de planeación igualmente realizo el diligenciamiento del cuestionario correspondiente a lo de su competencia, este informe se envió el día 17 de Diciembre del 2.019 al DAFP y se espera el resultado de esta evaluación para trazar las mejoras respectivas.

2) ACTIVIDADES EJECUTADAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 2.019.

En cumplimiento del Decreto 943/2014, 648/2.017 y 1499/2.017, la oficina de control interno formulo un plan de acción para el 2.019 de auditorías y evaluaciones practicadas a un número importante de procesos y subprocesos del desarrollo administrativo institucional, se logró un cumplimiento del 85%, correspondiente a 30 actividades totalmente ejecutas de un total de 35,de las 5 faltantes, 3 se cumplirán en el mes de enero de 2020 (tercer Informe pormenorizado, austeridad del gasto público y seguimiento plan anticorrupción y atención al ciudadano), debido a que durante el segundo semestre de 2019 no se brindó la información a control interno ya que se estaban realizando ajustes al sistema financiero y por términos de ley y las otras 2 (Segundo y tercer seguimiento a planes de mejoramiento de auditorías y evaluaciones internas), no se ejecutaron debido a que no hubo disponibilidad de tiempo de un numero de líderes de los diferentes procesos por múltiples ocupaciones, (ver cuadro adjunto), es de anotar que se presentaron los informes finales de cada una de las auditorias y evaluaciones al nivel gerencial y a los líderes responsables de los procesos y subprocesos auditados y evaluados, para trazar las mejoras respectivas de las debilidades encontradas en las evaluaciones ejecutadas por la oficina de control interno.

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ACTIVIDADES DE ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO EN EL ELEMENTO DE CULTURA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. Teniendo en cuenta las obligaciones de la oficina de control interno en referencia a lo determinado en el Decreto 943 de 2014, el proceso de control interno llevo a cabo la publicación de temas trasversales a los Sistemas MIPG y Control Interno, para lo cual se tienen ubicadas cuatro carteleras en sitios estratégicos de la planta física del H.G.Y.A.S.M, para su divulgación. Ver imágenes de los temas publicados en la vigencia 2019.

PANORAMA

FUNCIONAL DE LA

INSTITUCION

DISTRIBUCION OPERATIVA (Cadena de valor)

DE LA INSTITUCION

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3) ACTIVIDADES EJECUTADAS PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCION EN SALUD PAMEC 2.019.

El Hospital Geriátrico y Ancianato San Miguel, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto 1011/2.006 para la implementación y sostenibilidad de este importante instrumento regulador de la calidad de los servicios asistenciales acreditados, para lo cual se estableció un cronograma de las actividades a realizar en esta vigencia, con este instrumento se regularizo el control de seguimiento a la ejecución de las actividades programadas. Es importante resaltar que para esta vigencia, se logró evaluar el total de 100% de los estándares por cada componente como se muestra a continuación en el plan ejecutado.

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCION EN SALUD (PAMEC). En relación a este instrumento se evaluaron todos los estándares de acreditación determinados en el marco legal y como resultado de esta evaluación se definieron las autoevaluaciones y se realizaron los autodiagnósticos, el nivel gerencial priorizo un numero de mejoras, las cuales se ejecutaron en la actual vigencia, es de anotar que este trabajo se realizó mediante mesas de trabajo conjunto y se levantaron actas de estas jornadas con sus listas de asistencias como evidencias. Ver panorama de ejecución de actividades.

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RESULTADOS DEL RENDIMIENTO EN RELACION AL PAMEC DE LA ESE HGYASM COMPARATIVAMENTE CON LAS ESES DEL MUNICIPIO DE CALI

EVALUADO POR LA SECRETARIA DE SALUD PUBLICA MUNICIPAL DE CALI

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ACTIVIDADES REALIZADAS PARA LA MINIMINIZACION DE LOS RIESGOS FISICOS Y HUMANOS INSTITUCIONALES. En relación al tema de administración de los riesgos, la entidad ha emprendido una serie de aspectos muy importantes que inciden directamente en el buen manejo de la minimización de los riesgos, con la ejecución de acciones de mejoramiento continuo que apuntan a la buena administración de los riesgos y que por ende es importante resaltar en el siguiente panorama fotográfico dichas acciones ejecutadas por el nivel gerencial en adquisiciones de equipos modernos para mejorar los servicios misionales de manejo clínico de los adultos mayores residentes en la institución .

Bicicletas y

caminadoras

electricas para

fisoterapiafisiotera

pia de

Bascula para pesar

pacientes en sillas

de rueda

Bascula para

levantar

pacientes

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Camas para

pacientes crónicos

Ampliación de

pasillos

hospitalización

consultorios y

enfermería

Pasamanos de

pared en

varios sitios

del área de

hospitalización

y comedor

central

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Montaje de cámaras de

seguridad con la

plataforma del circuito

para el aseguramiento

de los servicios

hospitalarios y equipos.

Cámara

externa

corredor de

farmacia y

hospitalización

Cámara corredor

interno de

hospitalización

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Camas especiales

para Adultos

Mayores de la sala

Santa Catalina

Baños con

pasamanos sala

Santa Catalina

Duchas modernas

y con pasamanos

santa catalina

Pasamanos y

baños modernos

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ACTIVIDADES DE ACTUALIZACIÓN Y CAPACITACION

En el mes de septiembre de 2019 la doctora Luz Eneth Moreano Gómez, funcionaria

del Departamento Administrativo de la Funcion Publica, nos realizo una visita a

nuestras instalciones del H.G.Y A.S.M, con el objetivo de asesorarnos y

capacitarnos al nivel gerencial y los funcionarios asdcritos a la oficina de control

interno en lo concerniente a la interpretacion y analisis de los resultados del FURAG

2018 de nuestra institucion, donde se dio a conocer un amplio panorama por parte

de la funcionaria de este inportante organismo publico Nacional. Es de anotar que

con esta capacitacion logramos tener amplia claridad para socializar, con todo el

personal de los niveles de defensa este importante resultado de la evaluacion del

estado actualde la fases de implementacion y sostenibililidad de estos importantes

Sistemas los cuales le apuntan directamente al aseguramiento de los objetivos y

al cumplimiento de la Mision institucional.

Los funcionarios adcritos al proceso de control interno de la institucion asistieron al

taller de capacitacion de trasferencia de capacidades sobre la intepretacion de los

resultados emitidos por este ente publico acerca del estado actual de

implementacion y sostenibilidad de los Sistemas MECI y MIPG, el cual se llevo

acabo el dia 16 de octubre del 2.019, solicitado por el jefe de control interno del

Hospital Geriatrico y Ancianato San Miguel, organizado y ejecutado por el DAFP.

Igualmente Los dias 5,6 y 7 de noviembrede 2019 asistieron los los funcionarios

adfcritos a la oficina de control interno y planeacion de nuestra instituciona, al

tercer congreso nacional de HERRAMIENTAS DE PLANEACION Y GESTION EN

EL SECTOR PUBLICO, anexamos certificados de este plan de capacitacion

recibido.

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RELACION CON ENTES EXTERNOS

En cumplimiento al rol de control interno establecido en el Decreto 648 de 2.017

sobre la relacion con entes externos de control, la oficina de control inteno de la

institucion apoyo el proceso auditor fiscal a las auditorias programadas y ejecutas

en la vigencia año 2.019 así:

a) AGI a la modernización en infraestructura, tecnologia y mobiliario de la

Secretaria de Salud y la Red de Salud Pública.

b) Visita Fiscal respecto a orden de servicios OS-013-2019

c) Visita Fiscal Verificación de los movimientos contables y pago de intereses

moratorios generados durante la vigencia 2018.

En cuanto a este tema la Secretaria de Bienestar Social y la Secretaria de Salud del

Municipio de Santiago de Cali, para asegurar las actividades estipuladas en los

objetos contractuales adquiridos con el HGYASM en relación al objetivo misional,

estas dependencias han realziado un numero importantes de auditorias de

evaluación donde se han dejado a planes de mejoramiento, los cuales se han

cumplido un numero importante con acciones correctivas implementadas durante la

vigencia del 2019, igualmente por parte de la Secretaria de Salud se ha evaluado el

PAMEC institucional para asegurar el cumplimiento de su marco legal donde se han

dejado novedades y se han solucionado mediante planes de mejoramiento.

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RECOMENDACIONES

SISTEMA INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION (MIPG).

La oficina de control interno recomienda terminar de documentar todos los autodiagnóstico de las Dimensiones que a la fecha faltan por construir, igualmente se debe hacer un diagnóstico de aplicación y efectividad de las políticas que están determinadas y poder formular los ajuste a estas y establecer algunas nuevas para fortalecer la funcionalidad integral de la evaluación de la gestión institucional y asegurar los resultados, a través de la ejecución de auditorías internas y monitoreos de mejoramiento, aplicando los principios de control interno, de autocontrol, la autorregulación y la autogestión que aseguren la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la ética pública generando valores de cambio de actitud y aptitud en todos los funcionarios, reflejándose en la atención oportuna y de calidad de los servicios prestados por los diferentes procesos y subprocesos de nuestra institución para atender a nuestros clientes internos y externos en forma efectiva y oportuna y con alto grado de satisfacían por los servicios misionales prestados. Es importante que el proceso de implementación de MIPG y todas las actividades ejecutadas y documentos construidos se den a conocer por parte de los líderes de los diferentes procesos a todo el personal adscritos a los equipos de trabajo para crear conciencia y alto sentido de pertenecía y se dejen evidencias suficientes de esta actividad de socialización e interiorización. Para asegurar la trazabilidad del cumplimiento del compromiso de la socialización de todas las actividades y productos generados por el nivel gerencial y el comité Institucional de MIPG, en la etapa de implementación de este importante sistema, se recomienda que el líder de los procesos presente a la gerencia trimestralmente un informe, donde se dé a conocer las actividades ejecutadas frente a las tareas y compromisos asignadas en el comité de MIPG y dejarlas consignadas en un acta de la reunión que efectuó con sus colabores frente a este asunto. La oficina de Control interno recomienda al nivel gerencial y al comité de mipg, que es importante continuar con las fundamentación de la construcción de los instrumentos reguladores del sistema como son: todas las políticas establecidas por el marco legal de MIPG en relación a su formulación e implementación, los planes determinados por el decreto 612 de 2.018, los autodiagnósticos con todos sus planes de mejoramiento, es importante tener en cuenta para el 2.020, trazar un plan de mejoramiento a las respuestas no satisfactorias del cuestionario diligenciado y enviado al DAFP a través del Furag 2.019.

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CONCLUSION

En cumplimiento de la ley 1474 de 2011 y la circular externa N0 100-006 de diciembre 19

de 2.019 emanada del Dafp, en la vigencia del 2.019, la oficina de control interno de la

institucion realizo las tres evaluaciones de seguimiento y las plasmo en los informes

pormenorizados cuatrimestrales, donde determino el estado y mejoramiento de los

sistemas de regulacion y control de aseguramiento de la planeacion, la gestion y resultado

del Hospital Geriatrico y Ancianato San Miguel, como son el MIPG, el MECI y el PAMEC.

Es de anotar que esta vigencia del 2.019 hemos avanzado en MIPG Y PAMEC, mediante

la coordinación de los comités de MIPG y Control Interno, mesas de trabajo y reuniones

periodicas, de las cuales se cuentan con actas y asistencias de los participantes, como

evidencias se han programado capacitacion por el DAFP para fortalecer los conocimientos

y asegurar su interiorización en la formulación y seguimiento en la sostenibildiad de estos

importantes sistemas del desarrollo administrativo y cumplimiento a la misión instucional.

Para el cumplimiento y aplicación de los cinco roles establecidos en el Decreto 648/2017,

la oficina de control interno logro ejecutar el 85% del total de las auditorias y evaluaciones

programadas a un numero importante de procesos y subprocesos, las cuales estan

incluidas en el plan de accion aprobado por el nivel gerencial y el comité de coordinación

de control interno de la institucion para esta vigencia, se realizaron actividades de

asesoria y acompañamiento en los diferntes comités y a los lideres de los diferentes

procesos y externamente se apoyo y atendio los procesos auditores de la Contraloria

Municipal y demas organismo que hiciero requerimientos de control y se presentaron los

informes requeridos por ley oportunamente, para lo cual la oficina de control interno realizó

un monitoreo a la rendion en las fechas indicadas por la ley de estos infrmes, además

se trabajo el tema de la cultura del fomento del control interno y se publico el mapa de

riesgos de corrupcion y sus politicas y se realizo por parte de la oficina de control interno el

seguimiento de tratamiento a los riesgos y su administracion y se fijo en la página web

institucional para el respectivo control social.

Por ultimo es importante manifestarle al nivel Directivo, a los integrantes de los comités

Mipg y Control Interno y a los funcionarios del Programa Pamec, se tenga en cuenta las

recomendaciones y en la conclusion consignadas en el presente informe, para trazar

mejoras a corto plazo, las cuales apunten a cerrar las brechas que afectan el buen

desarrollo de la implementacion y sostenibilidad de los instrumentos reguladores y

armonizadores de la planeacion, gestion y del aseguramiento de la mision y vision de

nuestra entidad.

Firmado en original

ALVARO PLAZA VARGAS Jefe de Control Interno