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INFORME DE EVALUACION

DEL ESTADO DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014

ELABORO: Álvaro Plaza Vargas- Jefe de control interno

Ángela Patricia Bonilla O- técnico Operativo

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO.GENERAL

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

4. ALCANCE

5. FASE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

6. METODOLOGIA DE TRABAJO

7. EQUIPO AUDITOR

8. RESPONSBLES DE LOS PROCESOS Y AREAS

9. DIAGNOSTICO A TRAVÉS DE MATRIZ DOFA 9.1. PANORAMA DE LA MATRIZ DOFA POR ELEMENTO

10. RECOMENDACIONES

11. CONCLUSIÓN

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1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento al decreto 943 de 2014 el Gobierno Nacional determino la obligación de; ajustar, implementar la documentación necesaria y relevante para el aseguramiento de la sostenibilidad y el buen funcionamiento del sistema de control interno y gestión de calidad. Para tal fin la ESE HGYASM mediante resolución 083 de agosto 22 de 2016 se adoptó el sistema del Modelo Estándar de Control Interno segunda versión y realizo un diagnostico situacional del estado actual de los elementos con sus documentos necesarios en cada uno de los procesos como medios de evaluación y seguimiento al cumplimiento de la gestión institucional, logrando los principios de la administración pública de eficiencia, eficacia y efectividad en los servicios o productos generados por cada uno de los diferentes procesos o áreas de acuerdo al mapa de procesos institucional. Una vez elaboradas las encuestas, realizadas a una muestra representativa de los funcionarios de la entidad por los diferentes niveles, se tabulo dicha información y se consignó en un informe donde se muestran los avances en la documentación implementada y en la sostenibilidad y el valor agregado de este modelo en cumplimiento de lo determinado en la ley. Para el mejoramiento continuo y como resultado de las recomendaciones y conclusiones los diferentes líderes de los procesos, con sus equipos de trabajo realizaran los ajustes a las acciones correctivas dentro de un plan de mejoramiento por procesos suscritos y control interno realizara el seguimiento respectivo para lograr la efectividad del cierre efectivo de las mismas.

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2. OBJETIVO GENERAL

Presentar el cumplimiento del desarrollo del proceso de la actualización de los productos mínimos y documentos básicos establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, versión dos, conforme con la guía suministrada por el Departamento Administrativo de la Función Pública en cumplimiento del Decreto 943/2014.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.1. Medir el grado actual de las fases de implementación y documentación de los productos y documentos por cada uno de los diferentes elementos determinados en la estructura del Mecí 2014.

3.2. Determinar el grado de compromiso, apropiación por parte personal

directivo y de todos los niveles de la Institución, en relación a la aplicación de su normalización e interiorización del desarrollo, avance y el valor agregado del Sistema de control interno Institucional.

3.3. Establecer los ajustes para el mejoramiento continuo, mediante planes de capacitación, evaluaciones y auditorias, que permitan determinar acciones correctivas mediantes planes de mejoramientos, individual, por procesos e institucional.

4. ALCANCE DE LA EVALUCION

La actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, abarca todos los procesos de la E.SE Hospital Geriátrico y Ancianito San Miguel de Santiago de Cali. (Ver mapa de procesos Institucional).

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5. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

La evaluación y seguimiento del estado actual del sistema de control interno, se determinó, como una actividad específica y transversal dentro del plan de trabajo de la oficina de Control Interno aprobado por la actual Administración para la vigencia del año 2016 y como tarea complementaria de la fase de empalme de la misma, en relación al estado y desarrollo del sistema de control interno Institucional y de esa manera reorientar las tareas de ajuste y fortalecimiento en la etapa implementación y documentación de los productos mínimos requeridos para la efectividad de funcionamiento del desarrollo administrativo en cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos Institucionales.

6. METODOLOGIA DE TRABAJO La evaluación se inició con una fase de estudio, se establecieron los papeles de trabajo, se sacó una muestra representativa de los funcionarios para resolver la encuesta, se elaboró la relación de los funcionarios encuestados para lo cual se proyectó el plan con su cronograma respectivo, para la capacitación y desarrollo de evaluación, se realizó la tabulación y análisis de la información para lo cual se utilizó el instrumento del DOFA, para visualizar el grado de efectividad de la implementación y sostenibilidad del sistema de MECI 2014.

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Se estudió por parte del equipo auditor todo el marco legal tanto del nivel Nacional, Regional, Municipal e Institucional en varias jornadas y se tuvo como referencia central el manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014establecido por el DAFP, con base a esto se realizó la etapa de planeación y ejecución de la evaluación referida y el informe final.

EQUIPO DE CONTROL INTERNO PLANEANDO TODO EL TRABAJO DE LA EVALUACION

Se definieron los diferentes documentos entre algunos: la lista de funcionarios responsables de los procesos, los funcionarios encuestados, el cronograma de planeación y ejecución y la encuesta, para fundamentar el informe final de la evaluación.

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Se determinó por parte del equipo auditor sacar una muestra representativa de 37 funcionarios y contratistas de los diferentes procesos institucionales, los cuales respondieron las encuestas que soportaron el diagnóstico situacional del estado del sistema de control interno MECI 2014.

LISTADO PERSONAL CAPACITACION Y ENCUESTADO MECI – 2014

No. FUNCIONARIO AREA

1 ERIKA VEITIA COMPRAS

2 ROCIO ACOSTA CALIDAD

3 PATRICIA MURILLO ALMACEN

4 ANA RUTH FENANDEZ NOMINA

5 CLAUDIA VARELA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

6 TOBIAS GIL GESTION DOCUEMNTAL

7 VALERIA VILLAMIL CONTRATACION

8 ISABEL MOSQUERA FARMACIA

9 LILIANA LOBOA TRABAJO SOCIAL

10 YENNY ROSERO CONTADORA

11 MARCELA TAMAYO ESTADISTICA

12 GILMA QUINTERO PRESUPUESTO

13 CRISTINA BURBANO CONTABILIDAD

14 MARIA DEL PILAR ARAGON CONTABILIDAD

15 VERONICA HERNANDEZ CONTABILIDAD

16 GUMERCINDO ZUÑIGA SALUD OCUPACIONAL

17 ANA MARIA OSORIO RECEPCION

18 NATALIA LOAIZA GERENCIA

19 MAURICIO GOMEZ SISTEMAS

20 LORENA BETANCOURT SERVICIOS GENERALES- COCINA

21 EDUARD FEIJOO SERVICIOS GENERALES- ASEO

22 SANDRA TRUQUE ODONTOLOGIA

23 GERMAN PATIÑO CENTRO DIA

24 JHON A. RODRIGUEZ R. TERAPIA OCUPACIONAL

8

25 JENIFFER ANTERO SANTA CATALINA

26 MARIBEL JIMENEZ PENSION

27 ANDREA MORALES FISIOTERAPIA

28 KELLY GALLEGO TERAPIA RESPIRATORIA

29 JEFFERSON MENA MEDICO

30 TERESA IBARRA ENFERMERIA

31 CARLOS A. GARCIA GERONTOLOGIA

32 ESTHER JULIA OCAMPO FARMACIA

33 MARIA FRINNE VELASQUEZ ENFERMERA JEFE

34 MARTHA PATRICIA GOMEZ NUTRICION

35 JANETH ARELLANO S. FONOAUDIOLOGIA

36 CAMILO ZAPATA MEDICO

37 MAURICIO OCAMPO GERIATRIA

INSTRUMENTO PARA LA EVALUACION

Ver anexo (encuesta diagnóstico implementación y sostenibilidad MECI 2014) al final del informe.

En la etapa de planeación de la evaluación se elaboró un cronograma con el objetivo de armonizar todas las tareas y las fechas de las diferentes actividades de ejecución por parte de los funcionarios de la muestra.

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7. EQUIPO AUDITOR

El equipo evaluador estará conformado por: el jefe de la oficina de control interno y el técnico operativo adscrito a este proceso

Equipo auditor preparando el informe de la evaluación

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8. RESPONSABLES DE LOS PROCESOS DEL E.SE HGY ASM

No. MACRO

PROCESOS PROCESO RESPONSABLE

1 ESTRATEGICOS

DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO CLAUDIA LORENA VARELA PEREZ

GESTION DE CALIDAD ROCIO ACOSTA

GESTION JURIDICA Y CONTRATACION CARLOS CABALLERO

2 MISIONALES

AMBULATORIOS MAURICIO OCAMPO

HOSPITALIZACION MAURICIO OCAMPO

ATENCION AL USUARIO LILIANA LOBOA LIÑAN

AYUDAS DIAGNOSTICAS MARIA FRINNE VELASQUEZ

RESIDENCIA Y CENTRO DIA CARLOS A. GARCIA Y JHON A. RODRIGUEZ

3 DE APOYO

GESTION FINANCIERA CLAUDIA L. VARELA PEREZ Y YENNY L. ROSERO

GESTION DEL TALETENTO HUMANO ANA RUTH FERNANDEZ

GESTION DOCUMENTAL TOBIAS GIL

GESTION DE APOYO LOGISTICO Y RECURSOS FISICOS

ERIKA VEITIA Y PATRICIA MURILLO

4 EVALUACION CONTROL INTERNO ALVARO PLAZA VARGAS

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Se realizó por parte del equipo auditor, la tabulación de la encuesta diligenciada por los funcionarios seleccionados en la muestra, después de un análisis y teniendo en cuenta la tabla de valoración de los rangos de calificación, se estableció por cada elemento el grado de cumplimiento de la implementación, de la documentación requerida y su sostenibilidad de los productos mínimos de cada uno de los elementos determinados en el MECI 2014.

TABULACION ENCUESTAS Y RESULTADOS

VALORACION ELEMENTOS, COMPONENETES Y MODULOS

TABLA DE VALORACION

INSUFICIENTE 0% - 40%

ADECUADO 41% - 70%

SATISFACTORIO 71% - 90%

EXCELENTE 91% - 100%

RESULTADO DE DIAGNOSTICO POR ELEMENTO

No. ELEMENTO PUNTAJE

DEL ELEMENTO

INTERPRETACION

1,1,1 ACUERDOS COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS 8,9% INSUFICIENTE

1,1,2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 6,2% INSUFICIENTE

1,2,1 PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS 7,5% INSUFICIENTE

1,2,2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 6,7% INSUFICIENTE

1,2,3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 5,6% INSUFICIENTE

1,2,4 INDICADORES DE GESTION 4,8% INSUFICIENTE

1,2,5 POLITICA DE OPERACIÓN 5,8% INSUFICIENTE

1,3,1 POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO 4,7% INSUFICIENTE

1,3,2 IDENTIFICACION DEL RIESGO 5,0% INSUFICIENTE

1,3,3 ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO 4,5% INSUFICIENTE

2,1,1 AUTOEVALUACION DEL CONTROL Y GESTION 5,5% INSUFICIENTE

2,2,1 AUDITORIA INTERNA 5,9% INSUFICIENTE

2,3,1 PLANES DE MEJORAMIENTO 5,7% INSUFICIENTE

3

INFORMACION Y COMUNICACIÓN EXTERNA 7,0% INSUFICIENTE

INFORMACION Y COMUNICACIÓN INTERNA 7,0% INSUFICIENTE

SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN 9,2% INSUFICIENTE

100%

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DIAGNOSTICO GENERAL DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI 2014

No. MODULOS No. COMPONENTES No. ELEMENTOS PUNTAJE

DEL ELEMENTO

INTERPRETACION PUNTAJE DEL

COMPONENETE INTERPRETACION

PUNTAJE DEL

MODULO

PUNTAJE DEL

SISTEMA INTERPRETACION

1 MODULO DE

PLANEACION Y GESTION

1,1 TALENTO HUMANO 1,1,1

Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 8,9% Insuficiente

7,6% INSUFICIENTE

6,1%

14,4% I N A D E C U A D O

1,1,2 Desarrollo del Talento Humano 6,2% Insuficiente

1,2 DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

1,2,1 Planes, Programas y Proyectos 7,5% Insuficiente

6,1% INSUFICIENTE 1,2,2

Modelo de Operación por Procesos 6,7% Insuficiente

1,2,3 Estructura Organizacional 5,6% Insuficiente

1,2,4 Indicadores de Gestión 4,8% Insuficiente

1,2,5 Políticas de Operación 5,8% Insuficiente

1,3 ADMINISTRACION

DEL RIESGO

1,3,1 Políticas Administración del Riesgo 4,7% Insuficiente

4,7% INSUFICIENTE 1,3,2 Identificación del Riesgo 5,0% Insuficiente

1,3,3 Análisis y Valoración de Riesgo 4,5% Insuficiente

2 MODULO DE

EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2,1 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL 2,1,1

Autoevaluación del Control y de Gestión 5,5% Insuficiente 5,5% INSUFICIENTE

5,7% 2,2 AUDITORIA INTERNA 2,2,1 Auditoria Interna 5,8% Insuficiente 5,8% INSUFICIENTE

2,3 PLANES DE MEJORAMIENTO 2,3,1 Planes de Mejoramiento 5,7% Insuficiente 5,7% INSUFICIENTE

3 EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y

COMUNICACIÓN

Información y Comunicación Externa 7,0% Insuficiente

7,7% INSUFICIENTE 7,7%

Información y Comunicación Interna 7,0% Insuficiente

Sistemas de Información y Comunicación 9,2% Insuficiente

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8,9%

6,2%

7,5%

6,7%

5,6%

4,8%

5,8%4,7%5,0%

4,5%

5,5%

5,8%

5,7%

7,0%

7,0%

9,2%

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL ESTADO DE MECI 2014 POR ELEMENTO

Acuerdos, Compromisos y Protocolos Eticos Desarrollo del Talento Humano

Planes, Programas y Proyectos Modelo de Operación por Procesos

Estructura Organizacional Indicadores de Gestión

Politicas de Operación Politicas Administración del Riesgo

Identificación del Riesgo Análisis y Valoración de Riesgo

Autoevaluación del Control y de Gestión Auditoria Interna

Planes de Mejoramiento Información y Comunicación Externa

Información y Comunicación Interna Sistemas de Información y Comunicación

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9. DIAGNOSTICO A TRAVÉS DE MATRIZ DOFA

Mediante un análisis Dofa, hemos realizado un diagnostico situacional para la medición y evaluación del estado actual del sistema de control interno MECI 2014 segunda versión de la E.SE HGSM, para determinar el grado de implementación, sostenibilidad y su valor agregado o impacto por cada uno de sus productos mínimos y documentos legales exigidos y establecidos en los diferentes macro-procesos de mapa de procesos de nuestra Institución, de acuerdo a cada uno de los 13 elementos establecidos en la estructura del Modelo Estándar de Control Interno, según el Decreto ley 943/2014. MESAS DE TRABAJO CAPACITACION Y ENCUESTA PERSONAL DEL PROCESO

DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO Y APOYO

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MESA DE TRABAJO CAPACITACION Y ENCUESTA PERSONAL DEL PROCESO MISIONAL

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MESA DE TRABAJO PROCESO FINANCIERO Y AREA DE SISTEMAS

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9.1 PANORAMA DE LA MATRIZ DOFA POR ELEMENTO DEL MECI 2014

No. ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS

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Acuerdos, Compromisos y

Protocolos Éticos

Documento con los principios y valores de

la entidad

Falta socialización Que el personal de la institución se apropie de las directrices institucionales (todo lo relacionado con la ética pública)

se tienen documentados, aprobados y divulgados los principios y valores Institucionales a través de carteleras, boletín y página WEB

Alto riesgo de corrupción por la falta de conocimiento de los principios y valores institucionales. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Acto administrativo que adopta el documento

con los principios y valores de la entidad.

Falta socialización El personal de la institución conozca los actos administrativos con los que se aprueba la documentación del MECI

Se adoptaron los principios y valores mediante resolución No. 075 de julio 13 de 2016.

Sanciones por no cumplimientos del marco legal. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Estrategias de socialización

permanente de los principios y valores de

la entidad

No contar con mecanismos para la divulgación y la cultura de control interno

Mantener permanentemente la actualización de los medios de información y comunicación.

Se cuenta con página WEB, boletín, carteleras y medios de comunicación internos.

Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

No. ELEMENTO PRODUCTOS

MINIMOS DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS

2 Desarrollo del Talento

Humano

Manual de Funciones y

competencias laborales

No esta socializado con todo el personal

Que todo el personal conozca el manual de funciones

Se actualizo mediante acuerdo de Junta Directiva No. 011 de julio 28 de 2016 dando cumplimiento al oficio 20162010121961 del 10 de mayo de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil

Incumplimiento del marco legal, que se contrate personal sin el perfil requerido para cada cargo y demandas laborales. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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Plan Institucional de

Formación y Capacitación

(Anual)

No se cuenta con un plan de capacitación acorde a la necesidad de las diferentes áreas de la institución.

Implementar y ejecutar un plan de capacitación y socializarlo.

Se han realizado capacitaciones en diferentes tópicos direccionado con los diferentes líderes de los procesos y el nivel directivo.

No se mide el grado de oportunidad, efectividad de las capacitaciones en forma armónica, integral y sostenida para medir el PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Programa de Inducción y reinducción

No se cuenta con un programa de inducción y reinducción.

Implementar y ejecutar las fases de inducción y reinducción a todo el personal, tanto los que ingresan como los que se retiran.

Se han ejecutado actividades de inducción a los estudiantes en práctica y a los Adultos Mayores que ingresan a la institución tanto al proceso de residencia, centro día y atención al usuario.

Incumplimiento del marco legal por no contar con el programa para la medición integral y seguimiento de las actividades del programa institucional.

Programa de Bienestar

(Anual)

No se cuenta con un programa para el desarrollo de actividades de Bienestar para los funcionarios de la institución.

Implementar y ejecutar el programa de Bienestar.

Se han ejecutado actividades de motivación y recreación durante fechas especiales de cada periodo e incentivos en distinciones por el tiempo de servicio a los funcionarios.

Incumplimiento del marco legal por no contar con el programa de bienestar. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Plan de Incentivos

(Anual)

No se cuenta con un plan de incentivos

Determinar un plan de incentivos para medir el grado de efectividad de estas actividades

Se han ejecutado mediante actos de condecoración a los funcionarios por su antigüedad laboral en diferentes vigencias

Incumplimiento del marco legal por no contar con el plan de incentivos. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Sistema de evaluación del

desempeño

No se está cumpliendo con todas las fases y los requisitos determinadas en la ley referente a este tema.

Cumplir a cabalidad con cada uno de los pasos determinados en sistema normativo para lograr el cumplimiento de este marco legal.

Se ha realizado la evaluación a todos los funcionarios de carrera y los soportes están archivados en las hojas de vida.

Incumplimiento del marco legal por no aplicar el ciento por ciento de los requisitos. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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3 Planes,

Programas y Proyectos

Planeación

No cuenta la institución con una oficina responsable de la orientación y sostenibilidad de todo el sistema de planeación institucional.

contar con un funcionario que tenga el perfil para orientar todo el sistema de planeación

En la actualidad las actividades las orienta y ejecuta el nivel gerencial.

No se da cumplimiento a la resolución No. 075 del 13 de julio 2016 y al fortalecimiento y sostenibilidad al sistema de planeación estratégica. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

La misión y visión

institucionales adoptados y divulgados

Falta de socialización a todos los funcionarios.

Socializar la Misión y Visión institucional.

Se tiene aprobadas mediante resolución No. 075 del 13 de julio de 2016

No cumplimiento de la Misión y la Visión.

Objetivos institucionales


Socializar el objetivo general y los objetivos específicos institucionales.

Se tiene aprobadas mediante resolución No. 075 del 13 de julio 2016

No cumplimiento de los objetivos institucionales. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Planes, programas y

proyectos

A la fecha no se cuenta con los planes, programas y proyectos para este cuatrienio.

Elaborar, documentar y aprobar estos instrumentos reguladores del sistema de planeación institucional

Se realizó una jornada de inducción y capacitación el día 03 de agosto de 2016, con funcionarios de Planeación Departamental

Incumplimiento del marco legal y deficiencias en el direccionamiento estratégico institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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4 Modelo de Operación

por Procesos

Mapa de Procesos


Socializar el Mapa de Procesos institucional.

Se tiene aprobado mediante resolución No. 075 del 13 de julio 2016.

Incumpliendo del marco legal y el Decreto 943 de 2014.

Divulgación de los

Procedimientos

No se cuenta en su totalidad con todos los procedimientos, políticas y protocolos determinados en la ley 872 de 2003 y en cada uno de los requisitos determinados en el decreto 4110 de 2004 complementariamente con el decreto 943 de 2014

Documentar, implementar y socializar todos los procedimientos, políticas y protocolos que se requieran en cada uno de los procesos para el cumplimiento de la ley.

La institución cuenta con un proceso debidamente establecido en el mapa de procesos de acuerdo a la resolución No. 075 del 13 de julio de 2016 Se cuenta con algunos protocolos y procedimientos actualizados y otros desactualizados. Además se cuenta con una oficina de control interno para el acompañamiento y aseguramiento del sistema de Meci y Calidad.

No cumplimiento de la norma, deficiencia en el fortalecimiento, sostenibilidad y valor agregado del sistema MECI y calidad. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

proceso de seguimiento y evaluación que

incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y

partes interesadas

Falta documentar y actualizar algunos procedimiento y políticas y para armonizar y sostener el direccionamiento de la gestión de este proceso

Documentar, actualizar e implementar todos los procedimientos

La institución cuenta con un proceso debidamente establecido en el mapa de procesos de acuerdo a la resolución No. 075 de julio 13 de 2016. Se cuenta con algunos protocolos y procedimientos actualizados y otros desactualizados. Además se cuenta con una oficina adecuada para la atención de los usuarios.

No contar con el total de los procedimientos y políticas debidamente aprobadas se presentarían deficiencias en el cumplimiento de los indicadores del plan de acción de este proceso. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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5 Indicadores de Gestión

Definición de indicadores de

eficiencia y efectividad,

que permiten medir y

evaluar el avance en la ejecución de los planes,

programas y proyectos

No se cuenta con los planes de acción por proceso ni plan de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.

Determinar un plan de acción y de indicadores para cada uno de los procesos

Se cuenta con equipos tecnológicos y el talento humano con perfil para realizar un trabajo armónico, integral y sostenido frente a los objetivos y la misión institucional.

No tener instrumentos medición y aseguramiento de las actividades, metas y objetivos por cada uno de los procesos, generando bajo nivel de productividad de gestión. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Seguimiento de los

indicadores

Bajo nivel del proceso de evaluación y seguimiento a los indicadores de gestión y resultado

Formalizar los planes de

indicadores por procesos y trazar una política para

asegurar el cumplimiento de la

formulación y seguimiento a los

indicadores de gestión y resultado

Se cuenta con equipos tecnológicos y el talento humano con perfil para realizar un trabajo armónico, integral y sostenido frente a los indicadores y objetivos trazados.

Deficiencia en el resultado de la gestión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Revisión de la pertinencia y utilidad de los

indicadores

Falta capacitación y apropiación a los funcionarios responsables de las actividades administrativa y operativas de los diferentes procesos

Realizar inducción y capacitación sobre el tema al personal adscrito a los procesos

En algunos procesos del área administrativa y asistencial se cuenta con algunos indicadores con los cuales se ha logrado algún grado de pertinencia y utilidad institucional.

No tener plan de capacitación e inducción se generaría deficiencia en la productividad de la gestión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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6 Políticas de Operación

Establecimiento y divulgación de las políticas de operación


Que todo el personal conozca las políticas de operación

Se cuenta con boletines como el de servicios y el de control interno, con medios electrónicos, carteleras institucionales a través de los cuales se han difundido las políticas institucionales.

Incumpliendo del marco legal: ley 87 de 1993, ley 872 de 2003 y sus decretos reglamentarios y en especial el decreto 943 de 2014. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Manual de operación o su

equivalente adoptado y divulgado

No está documentado y socializado el manual de operaciones institucional

Documentar y socializar el manual de operaciones.

Se cuenta con las directrices organizacionales debidamente documentadas y aprobadas, hay un mapa de procesos y un proceso de calidad y de control interno

Incumpliendo del marco legal: ley 87 de 1993 , ley 872 de 2003 y sus decretos reglamentarios y en especial el decreto 943 de 2014.

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7 Política de

Administración de Riesgo

Definición por parte de la alta

Dirección de política para el manejo de los

riesgos

No se cuenta con una política ni un mapa de riesgos actualizado.

Actualización de la política y mapa de riesgos.

La institución cuenta con talento humano de planta y contratistas, asignados a cada uno de los procesos, con sistema tecnológico adecuado.

No contar con este documento debidamente aprobado y divulgado, la institución estaría abocada a la materialización de hechos que afecten el buen el funcionamiento y cumplimientos de los objetivos y la misión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Divulgación del mapa de riesgos

institucionales y sus políticas

No esta actualizado, el mapa de riesgo por procesos y el de corrupción y atención al ciudadano.

Actualizar, el mapa de riesgo por procesos y el de corrupción y atención al ciudadano y socialización a todos los funcionarios.

Se evidencian algunos riesgos y se toman las medidas necesarias para mitigarlos como son la adquisición de pólizas, la ubicación de extintores, además existe programa de Pegir y de acuerdo al sistema obligatorio de la garantía de calidad en el eje de seguridad del paciente se establecen los riesgos para el paciente durante la práctica clínica, los cuales han sido evaluados dentro de la misión institucional.

Incumplimiento del marco legal por no actualizar y socializar este instrumento regulador del MECI. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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8 Identificación de Riesgo

Identificación de los factores

internos y externos de

riesgo

No se cuenta con una política de riesgos donde se identifiquen los factores de riesgo que estén articulados con acorde con los factores internas y externas.

elaborar las políticas que permitan identificar los riesgos internos y externos


Al no identificara los riesgo no se podría llevar a cabo la etapa de evaluación y seguimiento para atenuar, trasladar o erradicar los riesgos institucionales. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Riesgos identificados por procesos que puedan

afectar el cumplimiento

de objetivos de la entidad

No se cuenta actualizado y ajustado el mapa de riesgos por procesos

Actualizar y ajustar el mapa de riesgos por procesos que permitan minimizar los riesgos y con ello dar cumplimiento a los objetivos institucionales


La fase de análisis y medición deficiente.

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9 Análisis y

Valoración del Riesgo

Análisis del riesgo

No esta actualizado y ajustado el documento donde se tenga en cuenta la probabilidad de ocurrencias y el impacto de los riesgos.

Actualizar, ajustar y socializar el mapa de riesgos.


Al no estar documentada por procesos es se presenta debilidades en el análisis de la administración de los riesgos por procesos. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Evaluación de controles existentes

Falta de evaluación y seguimiento a los riesgos

Realizar evaluaciones de seguimiento para medir la efectividad de los controles.

Se realizan evaluaciones por parte del sistema obligatorio de la garantía de calidad en el eje de seguridad del paciente y con relación al plan anticorrupción y atención al ciudadano se realizó seguimiento para las vigencias anteriores.

Incumplimiento a la normatividad y el Decreto 943 de 2014.

Valoración del riesgo

No esta actualizado y ajustado el documento donde se tenga en cuenta la valoración de los riesgos.

Actualizar, ajustar y socializar el mapa de riesgos.

Cada proceso cuenta con un líder responsable y su equipo de trabajo


Controles

No esta actualizado y ajustado el documento donde se establezcan controles para mitigar los riesgos.

Actualizar, y ajustar el mapa de riesgos y socializarlo.

Existen oficina de control interno y gestión de calidad para hacer seguimiento y evaluación a los puntos de control.


Mapa de riesgos de proceso

No esta actualizado y ajustado el mapa de riesgos por procesos.

Actualizar, ajustar y socializar el mapa de riesgos por procesos.

Cada proceso cuenta con un líder responsable y su equipo de trabajo ejecutar las fases de del proceso de gestión del riesgo institucional


Mapa de riesgos

institucional

No están actualizados, ajustados y socializados el mapa de riesgos y el plan anticorrupción y atención al ciudadano.

Se deben actualizar, ajustar y socializar el mapa de riesgos institucional y el plan anticorrupción y atención al ciudadano.

El grado de responsabilidad para ejecutar todo lo concerniente al meci y gestión de calidad tan definidas en el manual de funciones.

Incumplimiento a la normatividad y al manual de funciones institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

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Auto Evaluación

del control y gestión

Actividades de sensibilización

a los servidores sobre la

cultura de la autoevaluación

Débil seguimiento, evaluación y control a la toda la gestión institucional

Asegurar las fases de evaluación indicadores de gestión y resultado por cada uno de los procesos institucionales.

La oficina de control interno establece un plan de auditorías y seguimientos a todo el sistema de MECI para evaluar el resultado de la productividad institucional generando valor agregado al cumplimiento de la misión.

No dar cumplimiento a los planes y objetivos institucionales en detrimento de la misión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Herramientas de

autoevaluación

No están determinados los documentos soportes para la autoevaluación por procesos.

Crear los documentos y políticas para orientar y asegurar el proceso de autoevaluación

Se realizó el informe ejecutivo anual de control interno 204 y 2015 y los informe pormenorizados.

No cumplimiento a la ley por no contar con herramientas de evaluación para la gestión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.



11 Auditoria Interna

Procedimiento de auditoría

interna

No están documentados y actualizado los procedimientos de auditorías internas

Establecer los documentos requeridos para el proceso de auditoría interna debidamente documentados, aprobados y socializados.

La oficina de control interno cuenta con un profesional especializado y un técnico

Incumplimiento a la ley y el Decreto 943 de 2014.

Programa de auditorías -

Plan de Auditorias

No están documentados el programa y el plan de auditorías internas de meci y calidad.

Documentar, aprobar y socializar el programa o plan de auditorías y evaluaciones.

En la vigencia 2016 efectivamente la oficina de control interno implemento y fue aprobado el nivel gerencial el plan de auditorías para esta vigencia

No cumplimiento de las actividades y productos determinados en el plan. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Informe Ejecutivo Anual

de Control Interno

No se socializo la elaboración y resultado de la encueta determina por DFAP para medir estado del sistema de control interno

Socializar el informe final de la evaluación del sistema de MECI y control interno contable.

Se dio cumplimiento a la rendición de este informe al DAFP y la Contaduría General y Derechos de Autor.

No cumplimiento de la rendición de los informes a los órganos de control y la circular interna 012 se septiembre 05 de 2016 para tal fin. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

29



12 Plan de

Mejoramiento

Herramientas de evaluación definidas para la elaboración

del plan de mejoramiento

No existe un procedimiento para formulación y seguimiento de los planes de mejoramiento

Documentar y aprobar el plan de mejoramiento de las auditorías internas y externas.

Se cuenta con una oficina de control interno, gestión de calidad y un equipo interdisciplinario.


Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en el

plan de mejoramiento

No existe política para el seguimiento de las acciones correctivas de los planes de mejoramiento

Documentar y aprobar el plan de mejoramiento de las auditorías internas y externas

Se cuenta con una oficina de control interno, gestión de calidad y un equipo interdisciplinario.




13

Información y Comunicación

Interna y Externa

Identificación de las fuentes de información

externa

No estas determinados los usuarios y clientes internos y externos, del gobierno y del sector privado que estén relacionados con la misión institucional

Es necesario contar con un inventario de los usuarios y clientes gubernamentales y privados

Se cuenta con un proceso de atención al usuario y un profesional responsable


Fuentes internas de información

(manuales, informes, actas,

actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso

No esta armonizado e integrado el sistema de información interna y externa

Buscar el medio sistematizado para integrar toda la documentación requerida para el funcionamiento de la gestión institucional por procesos

Se cuenta con página web, software como los de contabilidad, nomina, compras, presupuesto, historias clínicas, medios de comunicación interno como el Pop Messenger, las páginas públicas, entre otros.

No tener un medio sistematizado de toda la documentación requerida en el proceso de información y comunicación de la gestión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Rendición anual de cuentas con la intervención de

los distintos grupos de

interés, veedurías y ciudadanía

No se socializa con todos los actores internos y externos de acuerdo al procedimiento establecido para cumplir con esta rendición

Cumplir a cabalidad con los pasos determinados en la norma de rendición de cuentas a la comunidad y veedurías ciudadana.

Se informa con los informes de los planes de acción y gestión institucional

Incumplimiento a la ley por no cumplir con todas las fases del procedimiento Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Política de Comunicaciones

No existe política de comunicación institucional

Elabora el procedimiento de información y comunicación con su respectiva política.

Se cuenta con el proceso de atención al usuario y un profesional responsable.

Incumplimiento al decreto 943 de 2014.

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Tablas de retención

documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad

Por no estar activo el comité de gestión documental, por ende no se a actualizado la tabla de retención documental.

Activar el comité de gestión documental

Hay un área establecida y un funcionario responsable

Incumplimiento a la ley 594 de 2000 y del Decreto 943 de 2014.

Sistemas de Información y Comunicación

Manejo organizado o

sistematizado de la

correspondencia

No existe ventanilla única

Formalizar la creación de la ventanilla única

Se cuenta con una persona responsable del proceso

Incumplimiento a la ley 594 de 2000 y del Decreto 943 de 2014.

Manejo organizado o

sistematizado de los recursos

físicos, humanos, financieros y tecnológicos

Dificultades en la organización y sistematización en los recursos tecnológicos y humanos por limitaciones de tiempo.

Ampliar el horario de la prestación del servicio del funcionario contratista del proceso de sistemas.

Lograr la efectividad del servicio permanentemente en la jornada laboral para minimizar las dificultades en la sistematización de los recursos.

Incumplimiento de la norma y no logro de la eficacia y eficiencia de la gestión institucional. Incumplimiento del Decreto 943 de 2014.

Mecanismos de consulta con

distintos grupos de interés para

obtener información

sobre necesidades y

prioridades en la prestación del

servicio

No contar con un medio tecnológico (chat) y un funcionario permanente para atender los requerimientos de quejas y reclamos y atención al ciudadano.

Crear mecanismos de consulta con distintos grupos de interés interinstitucional y comunitario.

La atención cuenta con un proceso de atención al usuario con un profesional responsable.

No cumplir con lo estipulado en el decreto 943 de 2014

Medios de acceso a la

información con que cuenta la

entidad

No esta creado el procedimiento de comunicación interna y externa

Crear el procedimiento y la política de comunicación interna y externa

Se cuenta con un proceso de atención al usuario y un profesional responsable y un técnico en área de sistemas.

No cumplir con lo estipulado en el decreto 943 de 2014

31

10. RECOMENDACIONES

Que el personal de la institución se apropie de las directrices institucionales (todo lo

relacionado con la ética pública).

El personal de la institución conozca los actos administrativos con los que se aprueba la documentación del MECI2014.

Mantener permanentemente la actualización los medios de información y comunicación.

Que todo el personal conozca el manual de funciones.

Implementar y ejecutar un plan de capacitación y socializarlo.

Implementar y ejecutar las fases de inducción y reinducción a todo el personal, tanto

los que ingresan como los que se retiran.

Implementar y ejecutar el programa de Bienestar.

Determinar un plan de incentivos para medir el grado de efectividad de estas

actividades.

Cumplir a cabalidad con cada uno de los pasos determinados en sistema normativo

para lograr el cumplimiento de este marco legal.

Contar con un funcionario que tenga el perfil para orientar todo el sistema de

planeación.

Socializar la Misión y Visión institucional.

Socializar el objetivo general y los objetivos específicos institucionales.

Elaborar, documentar y aprobar estos instrumentos reguladores del sistema de

planeación institucional.

Socializar el Mapa de Procesos institucional.

Documentar, implementar y socializar todos los procedimientos, políticas y protocolos

que se requieran en cada uno de los procesos para el cumplimiento de la ley.

Documentar, actualizar e implementar todos los procedimientos.

Determinar un plan de acción y de indicadores para cada uno de los procesos.

32

Formalizar los planes de indicadores por procesos y trazar una política para asegurar

el cumplimiento de la formulación y seguimiento a los indicadores de gestión y resultado.

Realizar inducción y capacitación al personal adscrito a los procesos.

Que todo el personal conozca las políticas de operación

Documentar y socializar el manual de operaciones.

Actualizar, el mapa de riesgo por procesos y el de corrupción y atención al ciudadano

y socialización a todos los funcionarios.

Actualizar, ajustar y socializar el mapa de riesgos institucional y su política.

Realizar evaluaciones de seguimiento para medir la efectividad de los controles.

Asegurar las fases de evaluación de indicadores de gestión y resultado por cada uno

de los procesos institucionales.

Crear los documentos y políticas para orientar y asegurar el proceso de

autoevaluación.

Establecer los documentos requeridos para el proceso de auditoría interna,

debidamente documentados, aprobados y socializados.

Documentar, aprobar y socializar el programa o plan de auditorías y evaluaciones.

Socializar el informe final de la evaluación del sistema de MECI y Control Interno

Contable.

Documentar y aprobar el plan de mejoramiento de las auditorías internas y externas.

Es necesario contar con un inventario de los usuarios y clientes gubernamentales y

privados.

Buscar el medio sistematizado para integrar toda la documentación requerida para

el funcionamiento de la gestión institucional por procesos.

Cumplir a cabalidad con los pasos determinados en la norma de rendición de cuentas

a la comunidad y veeduría ciudadana.

Elabora el procedimiento de información y comunicación con su respectiva política.

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Activar el comité de Gestión Documental

Formalizar la creación de la ventanilla única.

Ampliar el horario de la prestación del servicio del funcionario contratista del proceso de sistemas.

Crear mecanismos de consulta con distintos grupos de interés interinstitucional y

comunitario.

Crear el procedimiento y la política de comunicación interna y externa.

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11. CONCLUCIONES

En cumplimiento de la ley 87 de 1993 y sus Decretos reglamentarios y en especial el Decreto 943 de 2014, la institución tenía un plazo perentorio de 7 meses, a partir del 21 de mayo de 2014 para implementar, ajustar todos los documentos de los productos establecidos encada uno de los trece (13) elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014. En el mes de agosto del presente año la oficina de control interno elaboro el plan de Acción de Auditorias y Actividades de la Oficina de Control Interno para el periodo 2016 el cual fue aprobado por la gerencia, en el cual se estableció una actividad de: “evaluar el estado actual del sistema de control interno de la ESE Hospital Geriátrico y ancianato San Miguel”. Esta evaluación se realizó con la metodología del DOFA soportado en plantillas de trabajo: encuesta, capacitación y mesas de trabajo para el diligenciamiento de esta y posteriormente se hizo la tabulación y el análisis por parte de los funcionarios adscritos al proceso de control interno. Es importante mencionar que las administraciones anteriores y la actual y todo el personal de la institución, han logrado realizar actividades, protocolos, política, directrices, manuales y procedimientos que están determinados en el panorama de la matriz DOFA en el campo de las fortalezas. Las debilidades formuladas en los panorama de cada elemento del DOFA son los hallazgos de la evaluación del Sistema Actual de Control Interno MECI 2014 determinado en el Decreto 943 de 2014 y las oportunidades son las acciones correctivas que deben estipularse en un plan de mejoramiento institucional el cual anexamos como valor agregado para que logremos en forma mancomunada integral y sostenida el mejoramiento en tiempo oportuno de cada una de las acciones correctivas y podamos lograr contar con un sistema apropiado y ajustado a la ley. El plan de mejoramiento queda suscrito con la presentación de este informe y las acciones correctivas deben estar debidamente planteadas máximo en un (1) mes a partir de la fecha de recibo de esta evaluación y una vez formulado y aprobado por el nivel gerencia será enviado a la oficina de control interno para realizar el

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seguimiento parcial y definitivo al cierre efectivo de las acciones correctivas, en cumplimiento de la ley 87 de 1993 y sus Decretos reglamentarios 1537 del 2001 y 943 de 2014. El plazo máximo para el cierre definitivo de las acciones correctivas será de seis (6) meses y control interno podrá ampliar el plazo en seis (6) meses más para ajustar algunas que requiera inversión para la solución definitiva.

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